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UNIP – UNIVERSIDADE PAULISTA ADMINISTRAÇÃO PROCESSOS DECISÓRIOS ALINE MELO BOTELHO JOSÉ ROBERTO RODRIGO SANTOS MODELO DE TOMADA DE DECISÃO E SUA RELAÇÃO COM A INFORMAÇÃO ORGÂNICA & A EVOLUÇÃO DO PROCESSO DECISÓRIO CASTANHAL-PÁ 2021 ALINE MELO BOTELHO JOSÉ ROBERTO RODRIGO SANTOS MODELO DE TOMADA DE DECISÃO E SUA RELAÇÃO COM A INFORMAÇÃO ORGÂNICA & A EVOLUÇÃO DO PROCESSO DECISÓRIO ANÁLISE APRESENTADA AO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO COMO RESIQUITO PARA OBTENÇÃO DE NOTA PARCIAL DAS ATIVIDADES DO 4º SEMESTRE DA MATERIA DE PROCESSOS DECISÓRIOS ORIENTADOR: CARLA CRITINE SANTOS DO NASCIMENTO CASTANHAL-PÁ 2021 Modelo de tomada de decisão e sua relação com a informação orgânica O artigo fala sobre o processo decisório e sua relação com a informação orgânica, sendo apresentado alguns modelos trazidos por choo (2003), como racional, processual, anárquico e político, bem como a proposta de um novo modelo denominado pelos autores o chamaram de ´´modelo orgânico´´. A importância das reflexões sobre essa temática é indiscutível para a sociedade contemporânea, uma vez que as organizações necessitam, cada vez mais, de decisões acertadas, em um espaço de tempo mais reduzido. Importância do uso dos modelos de tomada de decisão: O uso de modelos de tomada de decisão permite aos gestores compreender a estrutura organizacional e as relações complexas inerentes aos processos desenvolvidos nesse âmbito. Cuja base é a informação, visto que se constitui em recurso fundamental para o referido processo. A organização que não tem informação para subsidiar suas decisões estratégicas, bem como a sua gestão, estará em desvantagem em relação às outras organizações do mesmo segmento, além disso não será capaz de analisar, de forma rápida, as alternativas de decisão. Modelos de tomada de decisão: >Modelo Racional >Modelo Processual >Modelo Anárquico >Modelo Político >Modelo Orgânico (novo) Modelo racional O modelo de tomada de decisão racional é o mais sistematizado e estruturado entre todos, pois pressupõe regras e procedimentos pré-definidos, que devem ser seguidos para que se possa atingir um bom resultado. Neste tipo de modelo, predomina em sistemas fechados, cuja estrutura organizacional é altamente burocrática e as diretrizes da organização são definidas através de regras formais. Trata-se de um ato orientado para se atingir os objetivos, por meio da solução de problemas, ou seja, é um comportamento regulado por normas e rotinas, de modo que a organização possa agir de uma maneira procedimental e intencionalmente racional. March (1994) explica que este modelo foi inicialmente desenvolvido por March e Simon (1975), ajustado por Cyert e March (1992) e novamente ajustado por March (1994). Modelo processual O modelo processual elucida as fases e os ciclos que subsidiam as atividades decisórias, aparentemente complexas e dinâmicas. Foi desenvolvido, inicialmente, por Mintzberg, Raisinghani e Théorêt (1976). Modelo anárquico No modelo anárquico, tanto os objetivos quanto os procedimentos são ambíguos. Não há clareza em relação aos problemas e às decisões; é também conhecido como modelo “lata de lixo”. Foi primeiramente desenvolvido por Cohen, March e Olsen (1972). Modelo político Como o próprio nome já diz, tem na política o mecanismo de apoio à decisão, ou seja, os atores ocupam diferentes posições e exercem diferentes graus de influência, de modo que as modelos de tomada de decisão e sua relação com a informação orgânica decisões não resultam em uma escolha racional, mas, ao contrário, resultam da influência dos atores. Modelo orgânico Nomeamos a informação produzida internamente a uma determinada organização como informação orgânica, visto que é gerada em decorrência do cumprimento das funções organizacionais, pelos próprios colaboradores da organização que, ao mesmo tempo, são produtores e consumidores. Por essa razão, a organização deve ter clareza quanto ao valor da informação orgânica, visto que ela se constitui em um recurso importante para os processos organizacionais, inclusive o decisório. Destacamos alguns tipos de informação orgânica em ambientes organizacionais: diretivas, relatórios, planejamentos, programas, normas, procedimentos, orçamentos, balanços financeiros, atas, contratos, processos de clientes, processos de contratação de pessoal, entre outros. Seja qual for o modelo de tomada de decisão adotado pelos gestores, todos os modelos dependem de informações. No entanto, a busca e o uso da informação variam de acordo com o modelo. Evidenciamos que a informação orgânica é inerente ao processo de tomada de decisão e observamos certo consenso na literatura analisada sobre o entendimento de que os gestores que tomam decisões rápidas estão, provavelmente, utilizando informações de algum tipo. Ressaltamos que mesmo que um modelo não admita usar este recurso, como no caso do modelo anárquico, há a utilização de informação de maneira inconsciente pelos decisores. No modelo racional todas as fases exigem informações. O decisor necessita ter em informações que tenham relação com o objetivo que se pretende alcançar. As informações são obtidas internamente em diferentes setores da organização, ou seja, no modelo racional todos os tipos de informações orgânicas produzidas podem servir para a tomada de decisão. No modelo processual a busca da informação é mais intensa do que no modelo racional, “em parte porque a coleta de informações expande-se com o tempo e repete-se em muitos ciclos, e em parte porque uma parcela substancial da busca precisa ser feita durante a fase de desenvolvimento do processo” (CHOO, 2003, p. 302). Sem dúvida, há maior utilização da informação orgânica, pois se trata de um modelo que privilegia o uso da informação gerada internamente à organização e relacionada aos distintos fazeres organizacionais. No modelo anárquico a busca intencional de informação ocorre em um nível mais baixo. “Não há controle do uso da informação, as soluções ligam-se a problemas por acaso ou por interesse individual, e as decisões são tomadas mais por fuga ou inadvertência do que por resolução racional” (CHOO, 2003, p. 300-301). Neste modelo, são usados todos os tipos de informação orgânica. Contudo, o tomador de decisão não se dá conta de que utiliza a informação para embasar suas decisões. No modelo político, a busca de informação possa é seletiva e orientada para informações que confirmem as opções preferidas. O uso da informação é fortemente controlado e dirigido, a informação é processada seletivamente, de modo que informações que contrariem pressupostos ou expectativas são ignoradas ou reinterpretadas” (CHOO, 2003, p. 301- 302). Pode -se que todos os modelos apresentam algum tipo de similaridade, pois todos utilizam a informação como recurso para conhecer pontos fortes e fracos, diminuir as incertezas e os riscos reconhecer oportunidades no momento da decisão. Contudo, após a análise dos modelos, notamos que nenhum modelo apresenta a informação orgânica como recurso principal do processo decisório. Compreendemos que a tomada de decisão é inerente ao trabalho de qualquer pessoa. No caso dos gestores, a tomada de decisão faz parte de sua função, ou seja, é tão importante quanto qualquer outra atividade sob sua responsabilidade. Nessa perspectiva, a Informação orgânica é fundamental para o processo decisório de qualquer organização, porquanto vem colaborar com o desenvolvimento e aperfeiçoamento do trabalho dos gestores. Referências ALLISON, G. T. Essence of decision: explaining the Cuban missilecrisis. Boston: Harper Collins, 1971. 338p. BEUREN, I. M. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. São Paulo: Atlas, 2000. 104p. CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: SENAC, 2003. 425p. COHEN, M. D.; MARCH, J. G.; OLSEN. A garbage can model of organizational choice. Administrative Science Quarterly, Ithaca (NY), v. 17, n. 1, p. 1-25, 1972. CYERT, R. M.; MARCH, J. G. Behavioral theory of the firm. 2.ed. Oxford: Blackwell, 1992. LOPES, L. C. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói: EDUFF; São Carlos: EDUFSCar, 1996. 142p. LOUSADA, M.; VALENTIM, M. L. P. Informação orgânica como insumo do processo decisório empresarial. In: VALENTIM, M. L. P. (Org.) Gestão da informação e do conhecimento no âmbito da Ciência da Informação. São Paulo: Polis: Cultura Acadêmica, 2008. 268p. MARCH, J. G. A primer on decision making: how decisions happen. New York: Free Press, 1994. 290p. MARCH, J. G.; SIMON, H. A. Limites cognitivos da racionalidade. In: ______. Teoria das organizações. Rio de Janeiro: FGV, 1975. p.192-220. MELTSNER, A. J. Policy analysts in the bureaucracy. Berkeley: University of California Press, 1976. p. 77-79. apud CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. São Paulo: SENAC,2003. 425p. A evolução do processo decisório O processo de tomada de decisão deve ser conduzido de forma organizada e estruturada para atingir seus objetivos, por isso, primeiro é proposto o processo de tomada de decisão, ou seja, um método de ação, um método de tomada de decisões, o que comprovará e estar em um processo puramente racional. Mudar escolhas no processo e esclarecer as questões, metas, padrões e resultados esperados ao tomar decisões. Nesse processo, com base na pesquisa racional que subsidia a tomada de decisão, bem como o estilo dos tomadores de decisão e as principais características da tomada de decisão, foi discutido o modelo de tomada de decisão e, por fim, foram propostas três opções de ferramentas que podem ajudar os tomadores de decisão a escolher a melhor solução, considerando o processo e modelo apresentados. As decisões refletem diferentes aspectos da empresa. Para obter os melhores resultados, eles precisam passar por um processo cuidadoso de planejamento e análise para construir um caminho estruturado voltado para a tomada de decisões. A palavra Processo originou-se do latim procedee, que significa método, sistema, ação ou uma série de medidas tomadas para atingir determinado objetivo. Segundo Russo & Schoemaker (1993), todo bom tomador de decisões estabelecerá, consciente ou inconscientemente, um método de análise de alternativas e uma forma de chegar a uma solução. Estabelecendo o processo de tomada de decisão Almeida (2013) destacou que a simplicidade do processo tem um efeito relevante, embora deva enfrentar sua precisão, ou seja, deve ser simples, organizado e eficaz. Existem vários métodos na literatura para ajudar os gerentes a tomar decisões. Ambos enfatizam a importância dos processos racionais e lógicos, que podem ser resumidos em 5 etapas: análise ambiental, estrutura de tomada de decisão, coleta de informações, tomada de decisão e análise de resultado Análise de ambiente O processo de tomada de decisão inicia com a análise de ambiente, isto é, a análise da empresa com o objetivo de compreender a sua estrutura organizacional, cultura organizacional, como também o ambiente externo e interno da empresa, afim de identificar os riscos e oportunidades presentes e futuras que refletem no processo de tomada de decisão. Alguns exemplos de variáveis no ambiente que influenciam na decisão são: • Participação no mercado; • Qualidade dos produtos e grau de satisfação dos clientes; • Grau de diferenciação e estrutura de preços dos produtos oferecidos aos clientes; • Fluxo de caixa e disponibilidade de capital; • Capacidade de produção; • Rotatividade da equipe; • Fornecedores versus disponibilidade de matéria prima; • Tendências de crescimento econômico; • Tendências do seu setor (aspectos legais e regulamentadores); • Impostos; • Disponibilidade de estrutura logística; As variáveis utilizadas no exemplo não foram classificadas de acordo com os seus níveis, demonstram algumas características organizacionais, de mercado, do microambiente e do microambiente. Indica que a análise de ambiente é composta por todos os níveis da organização e tem como objetivo comparar a situação atual e em seu ambiente, com o estágio desejado e, com isto, desenvolver uma estrutura de decisão que é fundamental para o tomador de decisões, seja em nível estratégico, tático ou operacional. (Almeida, 2013) Estrutura da decisão Partindo do conceito, estruturar quer dizer organizar as diversas partes que compõem a estrutura de (alguma coisa concreta ou abstrata); prover de estrutura; construir. Quanto se relaciona a definição com a decisão entende-se que a etapa está ligada à construção da decisão. Segundo Russo & Schoemaker (1993) estruturar a decisão significa definir o que será decidido e determinar de forma preliminar, quais são os critérios deliberados. A partir desta estruturação o tomador de decisão organiza, de forma lógica, as questões envolvidas, determinando os objetivos e critérios e os resultados esperados. Segundo Almeida (2013) uma condição básica para a existência de uma estrutura de decisão passa pela escolha dos critérios e a existência de alternativas para que o gestor possa fazer uma escolha. Assim, para uma decisão tem-se um conjunto de alternativas para comparar e contextualizar com os demais itens estruturados para ter uma posição clara. Com base nos conceitos de Russo &Schoemaker (1993) e Almeida (2013), organizar- se a estruturação da decisão em 4 perguntas: • Quais são os objetivos desta decisão? • Quais os critérios para decidir? • Quais são os resultados esperados a partir da decisão? • Quais são as alternativas de decisão? Por exemplo, o diretor de uma grande empresa tem em suas mãos uma vaga para gerente de produção, um cargo bem remunerado e que é fundamental para o desempenho operacional e estratégico da empresa. O gestor pode simplificar a escolha e definir que este funcionário deve ser uma pessoa, com liderança para o melhor desempenho para si e a equipe de trabalho. Ao simplificar, o gestor acaba deixa de lado diversas variáveis fundamentais no processo de decisão, tais como: relacionamento interno e externo, capacidade de gerir, conhecimento de processos, dos procedimentos de qualidade e produção, conhecimento do produto e da empresa, capacidade de estabelecer conexões dentro e fora da empresa, etc. Ao tomar a sua decisão baseado no conceito de estrutura, o processo de planejamento torna a escolha racional, voltada para resultados e que atendem “as reais” necessidades da empresa. Tomada de decisão Decisio vem do latim. A decisão é uma determinação que se toma acerca de uma determina coisa, o motivo pelo qual estrutura-se o pensamento organizando um mapa mental, para racionalizar a escolha e definir a melhor opção. No processo da tomada de decisões, o gestor ou decisor ao chegar nesta fase, já possui as informações e conhecimentos necessários para julgar. Segundo o processo na primeira fase (análise de ambiente) já foram analisados os dados da empresa com o objetivo de compreender a sua estrutura organizacional, cultura organizacional, como também o seu ambiente externo e interno. Na segunda fase (estrutura da decisão) foram organizadas de forma logica, as questões envolvidas, definindo os objetivos, os critérios, e os resultados relacionados à decisão,também foram clarificadas as alternativas em torno do problema, e na terceira fase (coleta de informações) foram feitos os levantamentos das informações, tanto primárias quanto secundárias que lhe possibilitaram fundamentar a decisão. Mesmo baseadas em um método racional, e estruturadas de forma lógica as boas decisões não são garantidas, mas as margens de erros são diminuídas. Segundo Almeida (2013) o processo decisório pode ser composto por apenas um decisor, ou um grupo de decisores dependendo do nível da empresa. Para compor esta estrutura diversos atores são envolvidos: coletores de dados, gerentes de áreas, encarregados de departamentos, enfim, todos aqueles que têm relação direta ou indireta com o que problema a ser resolvido. Referências ALMEIDA, M.S., FREITAS, C.R., SOUZA, I. M., Gestão do Conhecimento para a tomada de decisão. São Paulo: Atlas, 2011. ALMEIDA, Adiel Teixeira, Processo de Decisão nas Organizações. São Paulo: Atlas, 2013. BELMIRO, A.G.B.;OLIVEIRA, J.F.C.;AZEVEDO, S.C.;LAGE, J.N. Administração Estratégica. 3ª Ed., Rio de Janeiro: GEN, 2014. CASSARO, Antonio Carlos.Sistema de informação para a tomada de decisões. 3ª ed. São Paulo: Thonson, 2001. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. Editora Campus, Ed.Revisada e atualizada, 2003. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7ª Edição. São Paulo: Ed. Elsevier, 2004. CHOO, Chun Wei. A Organização do Conhecimento. São Paulo: Editora SENAC São Paulo, 2003. DEAL, Terrence E.; KENNEDY, Allen A. Corporate cultures: The rites and rituals of corporate life.Readin: Addison-Wesley, 1983.
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