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Módulo 1 - Conceitos Básicos.pdf
Módulo
Conceitos Básicos1
Brasília - 2015
Gestão da Informação e Documentação
Conceitos básicos em Gestão Documental
© Enap, 2015
Enap - Escola Nacional de Administração Pública
Diretoria de Comunicação e Pesquisa
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira
Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres 
Joana Gonzaga Ronchi Reis 
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira
Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães
Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
 
1 Apresentação .............................................................................................. 5
2 Introdução ................................................................................................... 8
3 Conceitos básicos ...................................................................................... 15
4 Referências Bibliográficas .......................................................................... 26
5
1 Apresentação
Módulo
Conceitos Básicos1
6
7
8
2 Introdução
Essas são perguntas quase impossíveis de se responder, isso porque o 
homem registra as informações de seu dia a dia desde 4000 a.C. 
Os documentos em papel, com a forma como conhecemos hoje, 
tiveram seus primórdios nos primeiros manuscritos, sendo que, ao 
longo do tempo, foram se transformando até chegarem ao formato 
digital. O surgimento dos arquivos ocorreu em paralelo ao surgimento 
da escrita, e consequentemente à produção dos documentos.
A partir do Século XX, em virtude do enorme volume de documentos produzidos, a gestão da 
informação e documentação foi intensificada devido ao crescimento do setor privado e do 
setor público, ampliando a necessidade de gerenciar os arquivos de forma eficiente.
9
Veja como o arquivista Eugênio Casanova (1867-1951) expressava o conceito de gerenciamento 
de arquivos:
A acumulação ordenada de documentos criados por 
uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e 
preservados para a consecução de seus objetivos políticos, 
legais e culturais, e pela referida instituição ou pessoa.
Com a civilização grega e com a fixação das populações, foram criados os primeiros Arquivos 
como instituição, onde se guardavam os documentos oficiais, assentos glo contabilísticos, 
tratados, textos literários, leis, relatos históricos, contratos, testamentos, etc. 
Em Roma, o primeiro Arquivo chamou-se “Tabularium” e situava-se no Fórum romano. Era 
o arquivo oficial da Roma Antiga e também alojava os escritórios dos vários funcionários 
públicos.
Em Portugal, por volta do ano de 1325, foi criado o Arquivo do Estado Português, funcionando 
como “guardador” de memórias de documentos como: forais, livros de chancelaria, 
sentenças judiciais, testamentos, etc., situando-se numa das torres do Castelo de São Jorge, 
denominada Torre do Tombo (Torre do Arquivo), e que ali permaneceu até 1755, ano em que 
um grande terremoto atingiu Lisboa.
Com o crescimento das civilizações e o aumento da demanda do 
Estado, a organização das informações tornou-se essencial. Os 
agentes públicos passaram a compreender o valor da informação e a 
utilizá-la como instrumento elementar de pesquisa e planejamento, 
fornecendo dados para o processo decisório das organizações.
Você Sabia?
O escritor Carlos Drummond de Andrade foi funcionário Público, veja abaixo um trecho da 
biografia do autor:
Carlos Drummond de Andrade nasceu em Itabira do 
Mato Dentro - MG, em 31 de outubro de 1902. De 
uma família de fazendeiros em decadência, estudou na 
cidade de Belo Horizonte e com os jesuítas no Colégio 
Anchieta de Nova Friburgo - RJ, de onde foi expulso por 
“insubordinação mental”. De novo em Belo Horizonte, 
começou a carreira de escritor como colaborador do 
Diário de Minas, que aglutinava os adeptos locais do 
incipiente movimento modernista mineiro.
Ante a insistência familiar para que obtivesse um diploma, 
formou-se em farmácia na cidade de Ouro Preto, em 
10
1925. Fundou com outros escritores “A Revista”, que, apesar da vida breve, foi importante 
veículo de afirmação do modernismo em Minas. Drummond ingressou no serviço público e, 
em 1934, transferiu-se para o Rio de Janeiro, onde foi chefe de gabinete de Gustavo Capanema, 
ministro da Educação até 1945. Passou depois a trabalhar no Serviço do Patrimônio Histórico 
e Artístico Nacional e se aposentou em 1962. Desde 1954 colaborou como cronista no Correio 
da Manhã e, a partir do início de 1969, no Jornal do Brasil. 
Quer saber mais sobre o autor? Então acesse: http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
Como a informação está na base da geração do conhecimento no 
mundo atual, o acesso rápido e seguro constitui fase importante 
para o desenvolvimento integrado e para a consolidação da 
democracia, principalmente na esfera pública, na qual a informação 
permite a confirmação de direitos e deveres, garantindo ao cidadão 
o exercício da cidadania.
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
11
Gestão da Informação1 é um conjunto de estratégias que visa a identificar as necessidades 
de informação, prevendo o mapeamento dos fluxos formais de informação nos diferentes 
ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem 
e disseminação, com o objetivo de apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a 
tomada de decisão no ambiente corporativo.
Já a Gestão da Documentação ou Gestão Documental diz respeito à proposição e ao 
acompanhamento de políticas de gestão dos documentos pelos órgãos, com vistas à 
preservação e à integridadeglo dos documentos públicos, bem como a garantia de acesso a 
todo acervoglo documental.
A Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de 
arquivos públicos e privados e dá outras providências, em seu art. 3º, cita que:
“gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes 
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
1. Informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos 
em qualquer meio, suporte ou formato.
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Você sabia que a Gestão da Informação e Documentação está prevista na Constituição Federal? 
Veja só:
Art. 5º, Inciso XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu 
interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, 
sob pena de responsabilidade.
Art. 23 - É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios: 
III – proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, 
os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;
Art. 216, § 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da 
documentação governamental quanto as providências para franquear sua consulta a 
quantos dela necessitem.
A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados 
e dá outras providências, também prevê a Gestão da Informação e Documentação:
“Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a 
documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”
“Art.25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da 
legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente 
ou considerado como
de interesse público e social.”
13
Dessa forma, as organizações públicas necessitam de uma normatização e padronização 
das formas de guarda e posterior recuperação da informação, adotando procedimentos de 
controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade de seus documentos, bem como de 
seu acesso contínuo, conferindo à organização a capacidade de: 
• Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o 
controle social das informações;
• Apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
• Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros glo;
• Fornecer evidência em caso de litígios glo;
• Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos 
usuários ou clientes;
• Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem 
como a pesquisa histórica;
• Manter a memória corporativa e coletiva da organização.
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É fato que, em todas as épocas da história, a informação apresentou-
se como um instrumento importante para a sociedade, seja para a 
sua organização e funcionamento, para o aperfeiçoamento das suas 
instituições, para o exercício do poder ou para a conquista e ampliação 
de direitos.
Atualmente, diante das transformações econômicas, políticas e 
tecnológicas que o mundo vivencia, a informação vem se configurando como uma ferramenta 
ainda mais poderosa e essencial, principalmente para as organizações públicas.
A gestão da informação não pode ser dissociada da gestão da documentação, pois manter os 
arquivos organizados corretamente significa manter a informação organizada e à disposição 
para os fins que se fizerem importantes e necessários, das instituições e da sociedade.
Uma boa gestão favorece a recuperação da informação e fornece subsídios à tomada de decisão, 
além de manter a memória institucional. Todavia, para garantir essa eficiência, é preciso 
estabelecer um conjunto de práticas que garantam a organização e a preservação dos arquivos. 
 
A compreensão das práticas que norteiam a gestão da informação e da documentação começa 
com a apreensão dos conceitos sobre produção, organização e preservação dos documentos, 
além do entendimento sobre os prazos legais de guarda. Para que todos esses aspectos sejam 
assimilados e incorporados pelos órgãos, torna-se fundamental reconhecer as vantagens, os 
direitos e os deveres envolvidos na gestão dos documentos. Reconhecer, enfim, que os conjuntos 
documentais produzidos e/ou acumulados são, em última instância, patrimônio da instituição.
Para fazer bom uso da informação, é preciso que ela esteja disponível!
A fim de viabilizar essas capacidades, a Administração Pública Federal criou o SIGA - Sistema 
de Gestão de Documentos de Arquivo, que tem por finalidade garantir a todos os cidadãos e 
aos órgãos e entidades do Poder Executivo, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos 
de arquivo e às informações neles contidas, resguardadas as restrições administrativas ou 
legais; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas 
pelos órgãos setoriais glo e seccionais glo que o integram; disseminar normas relativas à gestão 
de documentos de arquivo; racionalizar a produção e armazenagem da documentação 
arquivística pública; preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública 
federal e articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da 
informação pública federal.
Conheça o SIGA, clique no link e saiba mais!
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/index.php/siga
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/index.php/siga
15
E para que é importante conhecer os conceitos sobre Gestão Documental? 
Para compreender por completo as ações que fazem parte da Gestão Documental, a fim de 
executar a gestão de forma eficiente, é necessário, sobretudo, conhecer os conceitos, as 
características e os instrumentos utilizados no gerenciamento dos documentos.
A Gestão da Documentação exige dos executores glo um conhecimento prévio sobre diversas 
regras, definições e métodos. Pensando nisso, este curso oferecerá o arcabouço glo conceitual 
que você precisará durante suas atividades.
3 Conceitos básicos
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Com certeza você já deve ter visto alguns termos técnicos concernentes a esse tema. Agora, 
você terá a oportunidade de estudá-los de forma mais aprofundada. Vamos lá?
a) O que é informação?
Veja a diferença entre dado e informação:
Dado é uma parte menor de um todo. Um dado pode ser entendido 
como uma unidade de conhecimento. Normalmente, no conceito 
geral, ele é definido como uma parte da informação.
Já informação é mais abrangente que o conceito de dado. Quando 
informamos, estamos repassando algo que desejamos comunicar. Assim, 
um conjunto de dados só se tornará uma informação se estiver organizado 
de forma a tornar-se uma ideia, um conceito, uma mensagem. 
A informação, em seu sentido amplo, abrange tudo o que comunica algo, nesses termos, 
podemos dizer que tudo o que fazemos, observamos e discutimos são fontes de informação 
para nossas vidas. Contudo, quando queremos nos referir à informação constante em um 
documento, o conceito de informação restringir-se-á a todo o conjunto de dados devidamente 
ordenados e organizados, de forma a ter um significado.
Dado X Informação
Dado Informação
Observação objetiva sobre algo. Conjunto de dados com relevância e propósito.
Facilmente estruturado;
Facilmente obtido por máquinas;
Frequentemente quantificado;
Facilmente transferível.
Requer unidade de análise;
Exige consenso em relação ao significado;
Exige necessariamente a mediação humana.
Fonte: Devenport, Prusak, 1998, p.18
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Então dados nunca serão informações? A resposta é: depende...
Muitas vezes, um dado isolado não é capaz de ser uma informação, contudo, quando o 
dado está inserido em um contexto, ele passa a representar uma informação. Veja um breve 
exemplo:
a) Quantidade de pessoas convidadas para uma festa= 18. O número 18 é um dado isolado e 
não representa qualquer informação. 
b) Resultado da pesquisa sobre gêneros em uma instituição= 20 mulheres e 25 homens. 
Aqui, os dados quantitativos informam a existência de mais homens do que mulheres.
b) O que é documento?
De uma forma ampla, documento é toda a informação registrada em um suporte material (papel, 
fita, disco óptico, etc.) e utilizada para consulta, estudo, prova ou pesquisa, pois comprova fatos, 
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época. Já quando 
falamos sobre os documentos utilizados no dia a dia do trabalho, podemos defini-los como 
o registro, em meio físico ou digital, que contém informações sobre assuntos de interesse 
da organização ou de um indivíduo. Trata-se de qualquer informação escrita, objeto ou fato 
registado materialmente, e que possa ser utilizado para estudo, consulta ou prova.
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É toda informação registrada em um suporte material, 
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois 
comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos 
do homem numa determinada época ou lugar.
Veja que gerir bem os documentos permite o controle sobre as informações das Organizações.
 
O autor Carlos Drummond de Andrade, em seu poema “Palavras”, demonstra a procura pelas 
palavras e pela informação. Vejam abaixo:
Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sítio: http://www.releituras.com/
drummond_bio.asp
Mas o que vem a ser suporte material?
Conceito de SUPORTE: é o material no qual são registradas as informações. O suporte mais 
conhecido é o papel, mas existem muitos outros (pergaminho, papiro, muito utilizados 
antigamente, fita magnética, disco magnético, disco ótico, disquete, filme de nitrato).
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
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SUPORTE + INFORMAÇÃO = DOCUMENTO
c) O que é um arquivo?
O arquivo funciona como o guardião das
informações existentes. É o 
conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, 
instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas 
em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o 
suporte da informação ou a natureza do documento.
Os arquivos abarcam a memória política, econômica, social e cultural de um país, e sua 
função deve ser não só de preservação, mas também a prestação de um serviço público, 
disponibilizando informação a todos aqueles que solicitarem.
Vimos até aqui a definição de DADO, INFORMAÇÃO, DOCUMENTO E ARQUIVO. Veja abaixo 
a ilustração do conteúdo estudado.
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d) O que é documento arquivístico?
O documento arquivístico é diferente de um documento comum. 
A palavra “arquivístico” dá ao documento a característica de estar 
incorporado a um sistema de arquivos. O documento arquivístico é 
utilizado para prestação de contas, para o registro das atividades e para 
que o cidadão possa exercer seus direitos. Dessa forma, documento 
arquivístico é o documento produzido e/ou recebido por uma pessoa 
física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer que seja 
o suporte que ela utilize, a fim de manter o registro da informação 
produzida no exercício de suas competências.
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 Veja um exemplo:
Um Diário Oficial é um documento arquivístico, pois emitir o Diário Oficial é uma atividade 
desenvolvida pela Imprensa Nacional.
Contudo, esse mesmo Diário Oficial, ao ser utilizado em um Ministério como um documento 
de consulta, pode não se constituir como um documento arquivístico.
Para compreender melhor a diferença entre dado, informação, documento e documento 
arquivístico, vamos ver o diálogo entre a Chefe Gisela e seu novo funcionário, chamado Doc:
e) O que é documento eletrônico?
De acordo com o arquivo nacional, documento eletrônico é uma unidade 
de registro de informações codificadas de forma analógica ou em dígitos 
binários glo, acessíveis por meio de equipamentos eletrônicos. Existem 
documentos eletrônicos analógicos e os documentos digitais, como as fitas 
videomagnéticas em formato VHS e as páginas na web, respectivamente.
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 Veja um exemplo:
Mas lembre-se! Essa não é a única forma de criar um documento eletrônico!
Podemos considerar como documento eletrônico toda informação armazenada em um 
dispositivo eletrônico (disco rígido, disquete, CD-ROM, fita magnética) ou transmitida através 
de um método eletrônico. 
Exemplos de documentos eletrônicos são os softwares, os bancos de dados, os arquivos 
de som, texto ou imagem disponíveis em CDs, discos ou fitas magnéticas, assim como as 
informações acessadas on-line — via Internet, o que inclui as mensagens eletrônicas pessoais 
(e-mails), fóruns de discussão, arquivos de hipertexto (http, em sítios da WWW), ou arquivos 
da Internet em formatos especiais, como FTP, Gopher, Telnet, entre outros, situados em seus 
respectivos sítios.
f) O que é documento híbrido?
Toda informação, registrada em qualquer suporte e sob qualquer tecnologia, desde que gerada 
no exercício das atividades e funções de uma pessoa física ou jurídica, integra o arquivo dessa 
pessoa. Nesse sentido, os arquivos podem ter, também, documentos digitais.
O documento digital é um documento “... codificado em dígitos binários glo produzido, 
transmitido e armazenado por sistema computacional.” 
 
 Os arquivos podem ter um caráter híbrido, contendo, nesse caso:
• documentos analógicos (convencionais); 
• documentos digitais.
Por exemplo: projetos arquitetônicos que apresentam a descrição em papel e as plantas em 
disco óptico, um dossiê formado por documentos digitais natos e digitalizados.
23
24
g) Diferença entre Documento digital e não digital:
A maior diferença entre documento digital e não digital está na forma 
de acesso. O documento digital é acessível e interpretável por meio de 
recursos computacionais, já um documento não digital é produzido, 
tramitado e armazenado em formato convencional, como, por exemplo, 
em papel.
São exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em 
movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas 
web, bases de dados, entre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.
Documento digital e documento digitalizado:
O documento digital é aquele produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, 
já o digitalizado é o documento produzido de modo convencional (papel, por exemplo), 
capturado e transferido para sistema computacional.
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h) O que é Assinatura Digital?
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica , resultado 
de uma operação matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com 
segurança, a origem e a integridade do documento. Serve para assinar 
qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica inquestionável, 
equivalendo a uma assinatura de próprio punho.
A assinatura digital pode ser utilizada, por exemplo: em contratos, procurações, laudos, 
certificados, formulários web, relatórios, imagens, mandatos, notificações, balanços, 
declarações, petições, resultados de exames, prontuários médicos, propostas e apólices de 
seguros e arquivos eletrônicos transferidos entre empresas.
i) O que é NUP?
Você certamente já deve ter ouvido falar do NUP, talvez em reuniões, ou ainda em alguma 
conversa de escritório. Mas, por fim, o que significa essa sigla tão utilizada? Clique na imagem 
e veja o significado.
NUP - Número Único de Protocolo - é um Código numérico que identifica, de forma única e 
exclusiva, cada documento, avulso ou processo, produzido, recebido ou autuado no âmbito da 
Administração Pública Federal, que necessite de tramitação, independentemente do suporte. 
Esse código não terá distinção entre processos e documentos avulsos. É composto de vinte e 
um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00).
Agora que você já descobriu a sigla, vamos entender um pouco mais sobre esse número.
 Veja um exemplo:
Quando um cidadão constitui uma demanda para o Serviço de Informação ao Cidadão – SIC, 
essa demanda gera um Número Único de Protocolo – NUP, que será respondido pelo órgão ou 
entidade responsável pelo esclarecimento.
26
PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 2.321, DE 30 DE DEZEMBRO DE 2014
Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal adotarão o NUP para os 
documentos, avulsos ou processos, produzidos ou recebidos, que necessitem de 
tramitação, independentemente do suporte desses documentos, observando-se os 
seguintes procedimentos:
quando da utilização dos códigos numéricos das unidades protocolizadoras, não 
haverá distinção entre processos e documentos avulsos
...
Art. 5º O NUP atribuído ao documento, avulso ou processo, será constituído de vinte 
e um dígitos, separados em grupos (0000000.00000000/0000-00), conforme descrito 
abaixo:
I - o primeiro grupo será constituído de sete dígitos referentes ao código de identificação 
da unidade administrativa no SIORG, que identificará a unidade protocolizadora do 
órgão ou entidade de origem do documento, avulso ou processo;
II - o segundo grupo, separado do primeiro grupo por um ponto, será constituído de 
oito dígitos e determinará o registro sequencial dos documentos, avulsos ou processos, 
sequência que deverá ser reiniciada a cada ano;
III - o terceiro grupo, separado do segundo grupo por uma barra, será constituído 
de quatro dígitos e indicará o ano de atribuição do NUP aos documentos, avulsos ou 
processos; e
IV - o quarto grupo, separado do terceiro grupo por hífen, será constituído de dois 
dígitos e indicará os dígitos verificadores, calculados de acordo com os procedimentos 
descritos no Anexo a esta Portaria.
 4 Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e 
conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques,
1924.
Módulo 2 - Características dos Documentos.pdf
Módulo
Características dos Documentos2
Brasília - 2015
Gestão da Informação e Documentação
Conceitos básicos em Gestão Documental
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Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira
Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres 
Joana Gonzaga Ronchi Reis 
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira
Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães
Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
1 Introdução ................................................................................................... 5
2 Valor ............................................................................................................ 5
3 Os Atributos dos Documentos ......................................................................8
4 Quanto ao gênero ........................................................................................9
5 Quanto à espécie ....................................................................................... 11
6 Quanto ao Tipo ......................................................................................... 11
7 Quanto à natureza do assunto ................................................................... 12
8 Referências Bibliográficas ........................................................................... 14
5
1 Introdução
As características de um documento são todos os atributos que o compõe, ou seja, aquilo 
que torna o documento substancial. Comecemos pelo seu valor: 
2 Valor
Basicamente os documentos possuem dois valores: o primário/imediato e o secundário/
mediato.
1) Valor primário ou imediato: é inerente à criação do documento, podendo 
apresentar valor administrativo, fiscal ou jurídico. Vamos ver cada um deles:
a) Valor administrativo: quando o documento é necessário às atividades 
cotidianas, correntes, de quem o criou, refere-se ao uso administrativo para o 
órgão, razão primeira da criação do documento. 
Módulo
Características dos Documentos2
6
 Um exemplo: um memorando circular do setor de RH informando sobre o ponto 
facultativo dos servidores. Esse memorando foi criado por uma razão, ou seja, 
informar aos servidores do órgão sobre o ponto facultativo. Esse é o seu valor 
primário. Um fim administrativo.
Todo documento nasce com valor primário, mas com o passar do tempo ele perde esse valor, 
ele prescreve administrativamente, podendo ser eliminado ou arquivado permanentemente 
se ele possuir valor histórico para a instituição.
No caso desse memorando, uma vez informado para todas as áreas o assunto sobre o qual 
trata, ele não precisará ser guardado para sempre, por não possuir um valor secundário ou 
histórico para a instituição. 
b) Valor fiscal: quando o documento é gerado para comprovar operações 
financeiras, dessa forma, seu valor cessa quando tal operação se conclui. 
c) Valor jurídico: são os documentos que comprovam direitos de curto ou longo 
prazo.
2) Valor secundário ou mediato: é identificado quando cessa o valor primário e a 
guarda do documento faz-se necessária permanentemente. 
Podemos classificar o valor secundário em três categorias: probatório, informativo e histórico. 
Conheça um pouco mais sobre cada uma delas:
a) Valor probatório: atribui-se quando o documento pode comprovar as ações 
de determinado indivíduo que o produziu.
b) Valor informativo: quando os documentos registram informações sobre 
pessoas, lugares, objetos, fatos ou fenômenos que aconteceram e que se 
pretende preservar.
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c) Valor histórico: quando temos um documento que representa um 
acontecimento, fato ou situação relevante para a história do órgão e da 
sociedade, bem como os de grande repercussão nos meios de comunicação.
O valor secundário ou histórico refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os 
quais os documentos foram criados. Um documento com valor histórico é considerado como 
fonte de pesquisa e conta a história e evolução do órgão com o passar do tempo.
Os documentos com valor secundário serão preservados na fase ou idade permanente, ou 
seja, nunca poderão ser eliminados. E é importante lembrar que, nessa fase, o documento 
pode ser acessível não somente pela administração que o produziu como também por 
pesquisadores e historiadores e pessoas diferentes daquelas que produziram o documento. 
O documento pode ou não ter valor secundário e, uma vez adquirido esse valor, ele jamais 
o perderá.
A definição desses valores é fundamental para determinar o tempo de guarda dos 
documentos, afinal, não se pode guardar todo e qualquer documento por toda vida! 
Fazendo um paradoxo ao que foi dito anteriormente, sobre o tempo de guarda de um 
documento, leia abaixo o poema “Memórias” do escritor Carlos Drummond de Andrade:
Quer conhecer mais as poesias Drummondianas? Acesse o sítio: 
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
http://www.releituras.com/drummond_bio.asp
8
3 Os Atributos dos Documentos
Ainda explorando as características dos documentos, encontramos 
também os seguintes atributos: proveniência, unicidade, organicidade, 
indivisibilidade, confiabilidade, autenticidade, acessibilidade glo.
Conheça abaixo um pouco mais sobre cada um deles:
Proveniência
P – A proveniência é o registro da identidade de quem produziu o documento, ou seja, de sua 
origem. Essa característica mostra que os arquivos devem ser organizados em obediência à 
competência da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação 
ou guarda do documento. 
Organicidade
O - A organicidade é a característica que recebe um documento por ser estruturado e ter 
funções e atividades definidas pela entidade produtora/acumuladora, em suas relações 
internas e externas. Os documentos são organizados a partir do Plano de Classificação (veremos 
mais adiante) e da Tabela de Temporalidade, uma vez que contextualizam o conjunto a que 
pertencem e definem o tempo de guarda dos documentos. 
Unicidade
U - Cada documento é único no conjunto documental ao qual pertence. Podem existir cópias 
em um ou mais grupos de documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, pois o conjunto 
de suas relações com os demais documentos do grupo é singular.
Indivisibilidade
I - Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva 
individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados 
a outros de origem distinta. Trata-se do respeito aos conjuntos documentais que guardam 
relações orgânicas entre si.
Confiabilidade
C - A confiabilidade está relacionada ao momento em que o documento é produzido e à 
veracidade do seu conteúdo. Para tanto, há que ser completo, ou seja, dispor de todos os 
elementos intrínsecosglo e extrínsecosglo exigidos pela organização produtora e pelo sistema 
jurídico - administrativo ao qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ter 
seus procedimentos de criação bem controlados. 
Autenticidade
AU - Um documento autêntico é aquele que é o que diz ser, independentemente de se tratar 
de minuta, original ou cópia, e é livre de adulterações. Um documento autêntico é aquele que 
9
se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de 
confiabilidade que tinha no momento de sua produção.
Acessibilidade
AC - Um documento acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e 
interpretado, ou seja, para assegurar a acessibilidade glo, a gestão deve garantir a transmissão 
de documentos para outros sistemas,
sem perda de informação e de funcionalidade. O sistema 
deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com a 
mesma forma que tinha no momento de sua produção.
Para finalizarmos as características dos documentos, veremos as definições quanto ao 
GÊNERO, ESPÉCIE, TIPO E NATUREZA DO ASSUNTO:
4 Quanto ao gênero
Quando ouvimos falar de gênero, logo nossa mente remete aos gêneros masculino e feminino, 
que se diferenciam pela forma, certo? 
Pois bem, quando falamos sobre gênero na gestão documental também estamos representando 
o documento de acordo com a sua forma, que também pode ser chamada de suporte.
Podemos citar alguns tipos de gêneros documentais bastante diferentes entre si, como o 
documento textual e o audiovisual. O primeiro tem como suporte o papel, livro, carta, etc. Já 
o segundo é constituído de imagens e registros sonoros. 
Além desses, também são exemplos de gêneros para gestão documental: documentos 
cartográficos, iconográficos, filmográficos, sonoros, informáticos e micrográficos. 
10
Conheça alguns tipos de gêneros documentais: 
Documentos textuais: são os documentos manuscritos, datilografados ou impressos. Ex.: 
atas, cartas, decretos, livros, etc. 
Documentos cartográficos: documentos que contêm representações gráficas da superfície 
terrestre ou de corpos celestes e desenhos técnicos. Ex.: mapas, plantas, perfis, etc.
Documentos audiovisuais: documentos que contêm imagens fixas, ou em movimento, e 
registros sonoros. Integram os iconográficos, filmográficos e sonoros.
Documentos iconográficos: que contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotogradas. 
Ex.: fotografias, desenhos, gravuras, etc. 
Documentos filmográficos: são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas 
de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, 
contendo imagens em movimento. Exemplo: Filmes e Fitas. 
Documentos sonoros: registros sonoros. Ex.: discos, fitas audiomagnéticas. 
Documentos micrográficos: são documentos em suporte fílmico resultantes da 
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Exemplo: Rolo, 
Microficha, Jaqueta e Cartão Janela.
Documentos informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em 
computador. Exemplo: disco flexível (disquete), disco rígido (winshester) e disco óptico.
11
5 Quanto à espécie
É a divisão documental de gênero que reúne tipos documentais pelo teor dos fatos. As 
espécies documentais, portanto, podem ser definidas em razão da natureza dos atos que 
lhes deram origem. 
Veja alguns exemplos de Espécies de Atos:
Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e 
deliberar sobre matérias específicas. Exemplo: Medida Provisória, Lei, Decreto, Estatuto, 
Regimento, Regulamento, Resolução, Portaria, Instrução Normativa, Ordem de Serviço, 
Decisão, Acórdão.
Atos enunciativos: são os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar 
uma solução. Exemplo: Parecer, Relatório, Voto.
Atos de assentamento: são aqueles que se destinam ao registro. São documentos que 
contêm assentamentos sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de 
infração. 
Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões, etc. Exemplo: 
Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica ou Idêntica.
Atos de ajuste: acordos em que a administração pública (federal, estadual, do Distrito Federal 
ou municipal) é parte. Exemplos: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste).
Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. 
Exemplo: Aviso, Ofício, Carta, Memorando, Circular, Mensagem, Edital, Intimação, Exposição 
de Motivos, Notificação, Telegrama, Telex, Telefax.
6 Quanto ao Tipo 
Tipo documental é a espécie de documento com o assunto ao qual se refere. A espécie 
documental considera a atividade que a gerou. O Tipo corresponde à divisão de espécie, que 
reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à formula, natureza de 
conteúdo ou técnica de registro. 
Veja o exemplo abaixo:
Na espécie documental memorando, são exemplos de tipos documentais: memorando 
circular, memorando conjunto. 
Na espécie documental decreto, são exemplos de tipos documentais: decretos-lei, decretos 
legislativos. 
12
7 Quanto à natureza do assunto
• Documento ostensivoglo: a classificação de ostensivo glo é dada aos documentos cuja 
divulgação não prejudica a instituição, podendo ser de domínio público. Não possui 
restrição de acesso glo. 
• Documento sigilosoglo: consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de 
seu conteúdo, são de conhecimento restrito e, portanto, requerem medidas especiais 
de salvaguarda para sua custódia e divulgação.
13
Quando classificados como sigilosos, os documentos não carregam, para sempre, essa
classificação. A partir da data de produção do dado ou informação, a classificação perdura por:
- 25 anos, no máximo, se ultrassecreto;
Esse prazo poderá ser prorrogado uma vez, por igual período.
- 15 anos, no máximo, se secreto;
- 5 anos, no máximo, se reservado.
Legislação 
A Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações, previsto 
no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da 
Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei 
nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 
1991; e dá outras providências, prevê que:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor 
e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá 
ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação 
prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
§ 2º As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-
Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como 
reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último 
mandato, em caso de reeleição. 
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser estabelecida como 
termo final de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que este 
ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classificação. 
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que defina o seu 
termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público. 
§ 5º Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo, deverá ser 
observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos restritivo 
possível, considerados: 
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e 
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu termo final. 
14
8 Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e 
conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques, 1924.
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Gestão da Informação e Documentação
Conceitos básicos em Gestão Documental
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Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
1 Fases da Gestão Documental .......................................................................................... 6
2 Teoria das Três idades: ..................................................................................................... 7
3 Código de Classificação e Tabela de Temporalidade .......................................................... 9
5
As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de procedimentos referentes à 
produção, à utilização e à destinação dos documentos, compreendendo desde a criação até a 
eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente, e têm como objetivos: 
• Assegurar, de forma eficiente, a produção, a utilização e a destinação dos documentos; 
• Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário;
• Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente, 
levando em conta o seu valor probatório, científico ou histórico;
• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, 
legal ou para a pesquisa; 
• Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros. 
As fases da gestão documental podem ser dividas em 3, clique para conhecer cada uma delas: 
Módulo
Ciclo de Vida dos Documentos3
6
1 Fases da Gestão Documental 
Primeira fase - PRODUÇÃO: 
Essa fase corresponde à produção dos documentos provenientes da execução das atividades 
de um órgão ou entidade. Nessa fase, é importante ter o cuidado de evitar a produção de 
documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de 
automação. A fase é composta pelos seguintes elementos:
• elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
• controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo;
• utilização de processadores de palavras e textos.
Segunda fase - UTILIZAÇÃO: 
Refere-se ao fluxo de trabalho percorrido pelos documentos, durante o cumprimento de sua 
função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. 
A segunda fase da gestão de documentos compreende: 
• os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas 
específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação 
da informação;
• a gestão de arquivos correntes e intermediários (que veremos mais adiante); e
• a implantação de sistemas de arquivo.
Terceira fase - DESTINAÇÃO:
Essa fase envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos 
documentos, ou seja, implica em decidir quais os documentos a serem eliminados e quais 
serão preservados permanentemente.
Para que a destinação dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:
 
• cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos;
• manter processos contínuos de avaliação, com aplicação dos prazos de guarda e 
destinação final dos documentos;
• promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos 
de guarda e não possuam valor secundário.
7
2 Teoria das Três idades:
A teoria das três idades define o valor temporal de um documento, ou seja, a necessidade de 
mantê-lo em virtude de sua importância no tempo. Esse processo avaliativo tem como objetivo 
determinar o tempo necessário de permanência nos arquivos (corrente e intermediário), até 
que seja dada a destinação final dos documentos: eliminação ou guarda permanente. 
Veremos, mais adiante, que essa destinação é realizada utilizando o código de classificação de 
documentos e a tabela de temporalidade. 
Veremos, mais adiante, que essa destinação é realizada utilizando o código de classificação 
documentos e a tabela de temporalidade. 
8
Conheça as características de cada idade:
1ª IDADE
ARQUIVO 
CORRENTE
Conjunto de documentos vinculados aos fins imediatos 
para os quais foram produzidos ou recebidos e que, 
mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto 
aos órgãos produtores em razão da frequência com 
que são consultados.
2ª IDADE
ARQUIVO 
INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, com uso pouco frequente, que aguardam 
sua destinação final.
3ª IDADE
ARQUIVO 
PERMANENTE
Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo, em função do seu valor, como prova, 
garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
Os documentos de idades CORRENTE e INTERMEDIÁRIA têm valor administrativo. Já os 
documentos PERMANENTES têm valor histórico. 
Um documento que se encontra em idade CORRENTE poderá ter 3 destinações:
 → Eliminação;
 → Transferência para o arquivo intermediário;
 → Recolhimento para o arquivo permanente.
Já um documento que está na idade INTERMEDIÁRIA poderá ter 2 destinações:
 → Eliminação;
 → Recolhimento para o arquivo permanente.
Por fim, um arquivo que se encontra em idade PERMANENTE jamais será eliminado, pois 
tem valor histórico.
Conhecendo mais sobre cada idade, temos:
a) 1ª idade - Arquivo Corrente
Nessa fase, encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite 
ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.
Os documentos em fase corrente são conservados nos locais onde foram 
produzidos, sob a responsabilidade do órgão produtor.
9
b) 2ª idade - Arquivo Intermediário
A idade intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso 
corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo, 
aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido 
em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou 
recolhidos ao arquivo permanente.
c) 3ª idade - Arquivo Permanente
Como o próprio nome sugere, arquivo permanente refere-se aos 
documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu 
valor histórico, probatório ou informativo.
Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico. Aqueles 
que o possuem serão recolhidos à idade permanente e jamais serão eliminados. Portanto, 
apenas os documentos históricos são recolhidos.
Você deve estar se perguntando...
E como saber quando um documento deve ser classificado em arquivo corrente, intermediário 
e permanente?
E por quanto tempo ele deverá ser arquivado? 
Essas informações você encontrará no código de classificação e na tabela de temporalidade!
3 Código de Classificação e Tabela de Temporalidade
O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos arquivísticos que 
tratam das regras utilizadas para definir a classificação dos documentos, bem como o tempo 
que eles permanecerão no arquivo.
Vimos anteriormente que existem 3 tipos de idades em que os documentos podem estar. São 
elas: corrente, intermediária e permanente. 
10
Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definição de qual é o 
tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Código de Classificação 
dos Documentos e a Tabela de Temporalidade. 
a) Código de Classificação de documentos
Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A 
classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente 
selecionar a categoria do assunto. Uma vez classificado, o documento poderá ser facilmente 
localizado e corretamente arquivado. 
O instrumento utilizado para essa análise é o Código de Classificação de Documentos, que 
estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido 
por um órgão no exercício de suas funções e atividades.
O ato de classificar refere-se ao processo de inserção dos documentos em classes.
A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-
se em referencial básico para sua recuperação. 
No Código de Classificação de Documentos, funções, atividades, espécies e tipos documentais 
genericamente denominados assuntos encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo 
com as funções. 
11
Um Plano de Classificação de Documentos é dividido em classes e subclasses, grupos e 
subgrupos. Para compreendermos o uso de um Plano de Classificação, vamos conhecer o 
Plano de Classificação para as Atividades-Meio da Administração Pública Federal, elaborado 
pelo Conarq:
Mas o que são atividades-meio e atividades-fim? 
Atividade-fim: designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma 
instituição. São as que identificam a área de um órgão, na qual são desenvolvidos processos de 
trabalho que dão características evidentes às ações que por definição constituem o objetivo 
para o qual a instituição foi criada.
Atividades-meio: designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de 
uma instituição, aquelas que se prestam a dar condições para que uma empresa atinja seus 
objetivos sociais, ou seja, as atividades desempenhadas pela empresa, que não coincidem 
com os fins principais.
O CONARQ regulamentou, por meio da Resolução Nº 14, de 24 de outubro de 
2001, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Atividades-Meio 
da Administração Pública, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes 
dos órgãos, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na 
Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos 
às Atividades-Meio da Administração Pública.
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública - 
Atividades-meio, elencado abaixo, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 
000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL, e a classe 900, correspondente a 
ASSUNTOS DIVERSOS.
12
Entretanto, as demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim 
do órgão. Essas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos a elaboração de 
seu próprio Plano de Classificação para as Atividades-fim, seguindo orientações da instituição 
arquivística na sua esfera específica de competência.
 Veja um exemplo com a estrutura organizacional:
Classes: 
• 000 – Administração Geral;
• 100 – Contas;
• 200 – Fiscalização;
• 300 – Denúncia; Representação; Consulta; Solicitação;
• 400 – Ato sujeito a registro;
• 500 – Coeficientes de participação constitucional;
• 600 – Vaga;
• 700 – Outros assuntos referentes a controle externo;
• 800 – Sessão do plenário e da Câmara;
• 900 – Assuntos Diversos – Incluem-se documentos de caráter genérico referentes à 
administração geral, cujos assuntos não possuem classificação específica nas demais 
classes do código.
A classe 000, Administração Geral, tem como subclasses:
010 - Organização e funcionamento;
020 - Pessoal;
030 - Material;
040 - Patrimônio;
050 - Orçamento e Finanças;
060 - Documentação e Informação;
070 - Comunicações;
080 - Ações correcionais, de controle interno e ouvidoria;
090 - Outros assuntos referentes à administração geral.
Cada subclasse pode possuir subgrupos:
Exemplo: 
Subclasse: 050 Orçamento e Finanças
 
 Grupo: 051 Orçamento
 
 Subgrupos: 051.1 Programação orçamentária
 051.11 Previsão orçamentária
13
Note que os códigos numéricos refletem uma relação de subordinação:
Classe 
 Subclasse 
 Grupo
 Subgrupo
Essa subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos 
tratados. 
Essas regras, para a atividade-meio, são definidas pela Administração Pública Federal, por 
meio do CONARQ, que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da 
Justiça, têm por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como 
órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa 
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Caso queira saber mais sobre o Conarq, acesse o link: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/legislacao/resolucoes-do-conarq/256-
resolucao-n-14,-de-24-de-outubro-de-2001.html
Vimos até aqui as regras para classificação dos documentos, mas como definir o tempo de 
guarda? 
A guarda dos documentos é definida pela Tabela de Temporalidade! Lembrando que há uma 
tabela para cada tipo de atividade: atividade-meio e atividade-fim!
Todo documento dentro da Administração Pública tem um tempo de vida útil. Esse tempo é 
denominado “prazo de guarda”, e não é possível determiná-lo de forma aleatória, existem 
parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/legislacao/resolucoes-do-conarq/256-resolucao-n-14,-de-24-de-outubro-de-2001.html
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/legislacao/resolucoes-do-conarq/256-resolucao-n-14,-de-24-de-outubro-de-2001.html
14
b) Tabela de Temporalidade
A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos glo, no qual 
devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao 
arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento 
ao arquivo permanente. 
A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa 
estar sempre atualizada, para inclusão dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser 
produzidos e as mudanças que normalmente ocorrem na legislação.
A Tabela de Temporalidade é construída a partir do Código de Classificação dos Documentos 
e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir 
prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso glo à informação. 
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar:
• Conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de 
suas atividades. 
• Assunto: os documentos de uma instituição serão organizados pela hierarquia de 
atividades e funções. Para isso, é utilizado um índice que contém todos os códigos e 
a sua referência, para facilitar na hora da procura.
15
• Prazos de guarda nas fases corrente e intermediária: o prazo de guarda representa o 
tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. 
Esse prazo é estipulado pensando-se, também, nas necessidades de quem elaborou 
os documentos. 
• Destinação final: eliminação ou guarda permanente.
• Observações: É o local destinado para incluir informações adicionais, justificativas e 
orientações sobre suporte à informação e o destino dos documentos na tabela 
necessária à sua compreensão e aplicação.
A Tabela de temporalidade e destinação para documentos de arquivo, que é elaborada 
em cada órgão ou entidade do Poder Executivo Federal, deve ser encaminhada ao Arquivo 
Nacional para aprovação e posterior divulgação, por meio de ato legal que lhe confira 
legitimidade. 
(Fonte: Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal – SIGA. Ministério da Justiça/
Arquivo Nacional)
16
A partir dos exemplos de classificação dos documentos, vimos que a destinação do documento 
Previsão Orçamentária, utilizando-se a Tabela de Temporalidade, é de 2 anos.
17
		3.3 Código de Classificação e Tabela de Temporalidade
		3.2 Teoria das Três idades:
		3.1 Fases da Gestão Documental 
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Revisor técnico:
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Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.
SUMÁRIO
1 Introdução ................................................................................................... 5
2 Recepcionar e registrar ................................................................................6
3 Classificar a documentação e Classificar a informação quanto ao grau de 
sigilo .............................................................................................................. 6
4 Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar .......................................8
5 Tramitar, acessar a documentação e restaurar ........................................... 10
6 Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação ......... 11
7 Avaliar, destinar e microfilmar ................................................................... 13
8 Referências Bibliográficas .......................................................................... 17
5
1 Introdução
recepção, registro, classificação da documentação e da segurança da informação, 
instrução, reconstituição, digitalização, tramitação, acesso, restauração, 
preservação, arquivamento, desarquivamento, avaliação, destinação e 
microfilmagem da documentação, precedidos da implementação e planejamento 
de diretrizes e políticas de gestão documental na organização.
O conhecimento de todas as funções do gerenciamento dos documentos arquivísticos 
proporciona à organização:
• proteção dos interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos 
usuários ou clientes;
• assegura e documenta as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem 
como a pesquisa histórica;
• mantém a memória corporativa e coletiva da organização;
• recupera documentos com segurança;
Módulo
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6
• proporciona respostas mais precisas e com melhor tempo de resposta;
• contribui na melhoria do atendimento ao cliente.
2 Recepcionar e registrar
Recepcionar
Consiste no recebimento dos documentos, processos ou dossiês, 
sejam eles externos ou internos, e que precisem ser tratados e 
distribuídos, quando for o caso. 
A entrada de documentos na instituição é realizada pelo setor de 
protocolo, ao qual compete, entre outras incumbências, receber os 
documentos e fomentar a sua expedição e tramitação.
Registrar
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de 
gestão arquivística, por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição 
informativa. Destina-se a facilitar sua recuperação, bem como controlar a movimentação do 
documento ou processo, e fornecer informações aos interessados por suas características 
fundamentais.
Para os documentos processuais, efetua-se também a autuação, termo que caracteriza 
a abertura do processo, observando os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a 
ações que requeiram análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades 
organizacionais.
3 Classificar a documentação e Classificar a informação quanto ao grau de sigilo
Classificar a documentação
7
Classificar é um processo que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e 
arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. 
Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a 
simplicidade, a flexibilidade, a fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo 
sempre um padrão.
Nessa etapa, será realizada a análise do conteúdo dos documentos produzidos ou recebidos 
no exercício de suas funções e atividades, efetuando-se a seleção da categoria de assuntos sob 
a qual serão classificados, a fim de serem arquivados e acessados. 
Tem por objetivo agrupar os documentos sob o mesmo tema como forma de possibilitar 
o controle e a rápida recuperação de informações e posterior aplicação da temporalidade 
documental, aumentando a eficiência, efetividade e agilidade no gerenciamento e controle 
das informações.
Classificar a informação quanto ao grau de sigilo.
Informação ou assunto restrito é tudo aquilo que necessita de 
proteção ou medidas especiais, pelo fato do conhecimento 
de seu conteúdo ser restringido a um determinado meio ou 
número de pessoas, cujo comprometimento possa trazer 
prejuízo à organização.
A proteção da informação não deve ser privilégio de 
organizações militares, serviços de espionagem ou indústrias de alta tecnologia, ela pode e 
deve ser aplicada até, por exemplo, a uma pizzaria, para evitar a perda da exclusividade de 
utilização de uma receita de massa da avó do proprietário, de excelente sabor, e que é seu 
diferencial de mercado.
A classificação da informação é de vital importância para que as organizações possam direcionar 
os seus recursos para ações e sistemas que promovam sua segurança.
Sabendo-se o nível de disponibilidade, confidencialidade e integridade das informações com as 
quais a organização trabalha, esta pode gerar políticas de segurança da informação específicas 
para cada recurso.
8
4 Instruir a documentação, reconstituir e digitalizar
Instruir a documentação
Nessa fase, acontece a organização na preparação de processos e dossiês glo. São as informações 
e métodos que descrevem como proceder com os processos e dossiês, de maneira a possibilitar 
a rápida solução dos mesmos. Tem por objetivo dar sustentação à formação da produção e 
gestão documental. As unidades organizacionais devem instruir seus processos e dossiês, cuja 
responsabilidade será do titular da unidade ou do servidor.
Na instrução, temos como exemplo as seguintes atividades:
Juntada por apensação glo: é a união provisória de um ou mais processos acessórios a 
um processo principal, destinada ao tratamento de matérias semelhantes, com o mesmo 
interessado, ou não. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público 
federal, apensado a outro referente à solicitação de revisão, ou recurso, constituirá um único 
processo, caracterizando a apensação glo do processo acessório ao processo principal.
Juntada por anexação: é a união de forma definitiva e irreversível de um ou mais processos a 
outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e que 
contenham o mesmo assunto. A juntada por anexação de processos será feita somente quando 
houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada 
quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.
Reconstituir
A reconstituição ocorre quando um documento, dossiê glo ou processo 
é danificado, extraviado, perdido ou roubado. No caso de extravio ou 
destruição dos autos de um processo ou dossiê, sua reconstituição será 
obrigatória, sendo de responsabilidade da Unidade Administrativa onde o 
processo extraviou-se.
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Digitalizar
A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o 
formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para a instituição 
pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais. 
Esse processo dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre 
os funcionários e colaboradores, com a visualização instantânea das imagens de documentos.
Essa
conversão também transforma o modo de armazenagem desses arquivos, que, uma vez 
digitalizados, poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias, como CDs, DVDs, 
Pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.
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Algumas vantagens e benefícios da Digitalização de Documentos:
 9 Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
 9 Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
 9 Redução de custo com recuperação e duplicação;
 9 Preservação do arquivo físico;
 9 Integração de dados ativos e históricos.
5 Tramitar, acessar a documentação e restaurar
Tramitar
O trâmite é o curso do documento, desde a sua produção ou recepção 
até o cumprimento de sua função administrativa.
Pode ser referido também como tramitação ou movimentação e 
caracterizado como distribuição, que é a remessa de documentos, 
processos ou dossiês às unidades que decidirão sobre a matéria neles 
tratada. Tem a finalidade de movimentar os documentos, processos ou 
dossiês de uma unidade à outra, seja internamente ou externamente.
Acessar a documentação
O acesso consiste na pesquisa e localização do documento, processo ou dossiê e na 
disponibilização do acesso a esses, verificando aqueles documentos que possuem restrições de 
acesso e os classificados com grau de sigilo. Tem por finalidade disponibilizar a documentação 
ou o acesso a ela, para análise e subsídio de decisão e encaminhamentos internos, bem como 
atender às requisições de informações dos clientes externos.
Restaurar
A restauração de um documento é feita a partir de um 
conjunto de medidas que tem como objetivo a reversão 
de danos físicos e químicos que um documento sofreu ao 
longo do tempo e do uso. Objetiva revitalizar a concepção 
do documento original por meio de intervenção técnica, 
de modo a não comprometer a integridade e o caráter 
histórico do material.
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6 Arquivar, preservar a documentação e desarquivar a documentação
Arquivar
Arquivar não é apenas organizar fisicamente os documentos produzidos por uma instituição, 
mas é, principalmente, a sua organização lógica e funcional. Arquivar, portanto, é organizar 
a documentação produzida e recebida por uma instituição de forma que a informação nela 
contida possa ser resgatada com agilidade. 
Os documentos produzidos por uma instituição podem receber ainda outra divisão, de 
acordo com a função que nela exercem. Assim, podem ser documentos de atividade-meio ou 
documentos de atividade-fim.
1- Documentos de atividade-meio: refletem um conjunto de operações que uma instituição 
leva a efeito para auxiliar e realizar o desempenho de suas atribuições específicas, o que 
resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.
Ex.: frequência de servidor.
2- Documentos de atividades-fim: refletem o conjunto de operações que a instituição leva 
a efeito para desempenho de suas atribuições específicas, o que resulta na acumulação de 
documentos de caráter substantivo para seu funcionamento.
Ex.: autos de infração.
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Os Métodos de arquivamento podem ser: alfabético, geográfico, numérico simples e 
cronológico e ideográfico.
Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome. 
Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, 
estado e país). 
Numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o 
número do documento e numérico-cronológico (quando o número do documento vier 
associado à data). 
Cronológico: O mais usado em sistemas de protocolo adotados em repartições públicas. 
Numera-se os documentos e não as pastas. Os documentos serão arquivados por ordem 
cronológica, ou seja, por data, seguida de uma ordem numérica. 
Ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. 
A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (de dicionário ou de 
enciclopédia) ou numérica (decimal ou duplex). 
Preservar a Documentação
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Trata-se de medidas de longo prazo, pois o acervo carece de cuidados ininterruptos. Desse 
modo, as instalações do acervo devem seguir, em grande parte, as especificações exigidas para 
a guarda de documentos: prevendo-se um local com condições adequadas, com controle de 
iluminação, umidade e temperatura, mobiliário e acondicionamento apropriados, laboratórios 
de reprodução, conservação e reparos.
Os suportes modernos apresentam, desde a sua produção, fatores intrínsecos de deterioração, 
pois não existe preocupação com a sua durabilidade. O papel moderno, por exemplo, é ácido e 
frágil, um disquete dura poucos anos e uma fotografia colorida perde rapidamente suas cores. 
Existem também fatores extrínsecos que, isolados ou conjugados, ocasionam a deterioração 
dos documentos, qualquer que seja o seu suporte.
São fatores extrínsecos:
• umidade e temperatura;
• radiações luminosas;
• poeira e poluição atmosférica;
• ataques biológicos (insetos e micro-organismos);
• catástrofes (enchentes, incêndios);
• manuseio e acondicionamento. 
Desarquivar a Documentação
No desarquivamento, ocorre a retomada de um documento, processo ou dossiê que se encontra 
finalizado e que deva voltar à atividade. Trata-se de retomar o trâmite de documentos que se 
encontram arquivados. Isso ocorre quando há necessidade de comprovar, analisar ou mesmo 
responder um documento. 
Mas deve-se ficar atento ao controle de desarquivamento, para que o documento não 
se perca, ou seja, conferir se solicitante tem autorização para requisitar, caso trate de 
documento que requeira autorização; conferir os dados do documento requisitado; 
informar ao solicitante os motivos da indisponibilidade do documento, e, se for o caso, 
informar quando este tiver grau de sigilo e restrição de acesso ou outras informações que 
impossibilite o desarquivamento.
7 Avaliar, destinar e microfilmar
Avaliar
A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para 
os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita 
magnética, o disquete, o disco óptico ou qualquer outro. 
A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de 
classificação, para evitar a acumulação desordenada, e segundo critérios temáticos, numéricos 
ou cronológicos.
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Destinar
Na destinação, há que se garantir o acondicionamento ou estocagem do ativo documental, 
acumulado em decorrência do exercício das atividades, visando a assegurar a preservação 
e o acesso de conjuntos arquivísticos, desde sua formação, na fase corrente, até a sua 
destinação final, que poderá provocar a eliminação daqueles destituídos de valor informativo 
ou recolhimento dos possuidores de valor informativo, histórico e probatório. Por exemplo: 
identificar os documentos que mudaram de mídia: de pen drive para CD; 
Microfilmar
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de 
informações, através da captação das imagens dos documentos por 
processo fotográfico.
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Vantagens e benefícios:
Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo;
Dificulta a ação de falsificadores;
O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua imagem é 
analógica;
As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de qualidade.
A solução possui amparo legal (Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, e Decreto n° 1.799, 
de 30 de janeiro de 1996), que permite a eliminação do documento em papel.
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Você pode aprofundar-se um pouco mais sobre esse conjunto de procedimentos em Gestão 
Documental com o http://www.mtps.gov.br/publicacoes-do-mtps/previdencia/outras-
publicacoes/item/324-manual-de-gestao-da-informacao-e-documentacao
O Manual de Gestão da Informação e Documentação - MGID, Módulo II - Gerenciar Documentos 
Arquivísticos, foi aprovado pela Portaria nº 157, de 2 de abril de 2013, e contempla
as 
atividades do Ministério da Previdência Social e de suas entidades vinculadas. O Manual tem 
por finalidade servir de instrumento de pronta consulta, visando a padronizar e a disciplinar 
a execução dos procedimentos referentes à recepção, instrução, reconstituição, registro, 
tramitação, digitalização, arquivamento, desarquivamento e acesso à documentação.
http://www.mtps.gov.br/publicacoes-do-mtps/previdencia/outras-publicacoes/item/324-manual-de-gestao-da-informacao-e-documentacao
http://www.mtps.gov.br/publicacoes-do-mtps/previdencia/outras-publicacoes/item/324-manual-de-gestao-da-informacao-e-documentacao
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8 Referências Bibliográficas
1. VALENTIM, M. L. P, Inteligência competitiva em organizações: dado, informação e 
conhecimento, ago. 2002, Rio de Janeiro, DataGramaZero.
2. CASANOVA, Eugênio, O manual Archivística, 1928, Siena.
3. LE GOFF, Jacques, 1924