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64 Lição 6 - Funções Administrativas Para administrar um empreendimento, os gestores necessitam de várias ferramentas. Falamos de instrumentos fundamentais que, no dia a dia, possibilitam o gerenciamento dos negócios, a estruturação, a correção de eventuais problemas, o acompanhamento e demais tarefas administrativas. Nesta lição estudaremos as funções principais da Administração, que são: planejamento, organização, direção e controle. Você conhecerá não apenas a importância destas funções, mas principalmente como se desenrolam du- rante a operacionalização dos negócios. Podemos então considerar a administração como uma tarefa que possibili- ta alcançar objetivos previamente definidos, com maior eficiência. Para tal, temos o PODC: planejamento, organização, direção e controle. Para conhe- cer as funções de um administrador de empresas, vamos estudar sobre o que cada função administrativa significa. Ao término desta lição, você deverá ser capaz de: • Entender os princípios do PODC: planejamento, organização, direção e controle. 1. Algumas Considerações Este é um dos temas mais básicos da disciplina de administração: o PODC, uma sigla que representa os princípios de planejamento, organização, dire- ção e controle, e as quatro funções administrativas estão divididas entre as teorias Clássica e Neoclássica. Sabemos que existem basicamente dois tipos de trabalho, o trabalho técnico e o trabalho administrativo, falaremos aqui do trabalho administrativo. Quan- do falamos em administração o que vem à mente é: gerenciar, tomar conta, e é exatamente isto que o trabalho administrativo faz, aplica o esforço físico e mental de uma pessoa para conseguir resultados gerenciando outras pes- soas, quando estudadas separadamente são denominadas funções adminis- trativas, quando estudadas em conjunto compõem o processo administrativo. 1.1 Planejamento Administrativo Planejamento é uma palavra que significa o ato ou efeito de planejar, criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. Esta palavra pode abranger muitas áreas diferentes. O planejamento consiste em uma im- portante tarefa de gestão e administração, que está relacionada com a prepa- 65 ração, organização e estruturação de um determinado objetivo. É essencial na tomada de decisões e execução dessas mesmas tarefas. Posteriormente, o planejamento também, e a confirmação se as decisões tomadas foram acer- tadas (feedback). Por exemplo, um indivíduo que utiliza o planejamento como uma ferramenta no seu trabalho, demonstra um interesse em prever e organizar ações e pro- cessos que vão acontecer no futuro, aumentando a sua racionalidade e eficá- cia. Existem três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional. O estudo dos sistemas, proposto por L. Bertalanffy, originou grandes avanços na área tecnológica do planejamento, revolucionando a educação, a organização militar e a forma como são tratados os problemas ecológicos. No Brasil, o Ministério do Planejamento foi criado em janeiro de 1962, e o seu nome foi alterando ao longo dos anos, até se tornar no Ministério do Plane- jamento, Orçamento e Gestão – MPOG. Este ministério tem como alguns dos seus objetivos fazer o planejamento e a coordenação de políticas de gestão da administração pública federal e viabilizar novas fontes de recursos para planos do Governo. 1.2 Planejamento Estratégico O planejamento estratégico é um importante componente do planejamento empresarial, que facilita de forma substancial a gestão de uma empresa. Pen- sar e fazer planos de uma maneira estratégica é essencial no contexto do em- preendedorismo, porque facilita na determinação de objetivos e estratégias para alcançar esses objetivos. Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis de forma efi- ciente, aumentando a produtividade de um indivíduo ou empresa. A gestão do tempo é crucial para qualquer empresa, pois é um dos recursos mais va- liosos à nossa disposição. A gestão estratégica dos riscos também é uma área importante para qualquer empresa. O planejamento financeiro também pode ser incluído em uma forma de pla- nejamento estratégico. É de grande importância para a empresa, sendo que remete para a previsão das receitas e despesas, criando uma estimativa dos meios financeiros que serão necessários para o futuro e manutenção da em- presa. 1.3 Planejamento Tático O conceito de mais valor para este nível de decisão é “administrar”. No nível tático os envolvidos têm o objetivo de criar metas e condições para que se alcance sucesso na administração. É o nível que intermedeia os outros dois (estratégico e operacional), ou seja, é o nível de gerência intermediária. 66 Entre os ocupantes deste nível de gestão estão os gerentes, coordenadores, supervisores, líderes de projetos, dentre outros. Eles têm o objetivo de cuidar para que as pessoas, os processos e os recursos estejam em ação e alinhados às decisões estratégicas. 1.4 Planejamento Operacional Nesse nível da administração estão as pessoas que executam as ações e metas traçadas pelo nível tático para atingir os objetivos das decisões estratégicas. São os que estão em contato com a “ponta”, ou seja, com o final do processo. Como se percebe, os três níveis são igualmente importantes e contam com seus objetivos e agentes envolvidos para que a organização alcance seus re- sultados. 2. Mais Considerações Sobre Estratégia 2.1 Estratégia Organizacional Estratégia organizacional é a criação, implementação e avaliação de decisões dentro de uma organização, que lhe permitem atingir os seus objetivos em longo prazo. A estratégia organizacional especifica a missão da organização, visão e objetivos, e desenvolve políticas e planos, muitas vezes, em termos de projetos e programas, criados para atingir as metas da organização. 2.2 Processos de Estratégia A estratégia organizacional está relacionada a estudos organizacionais, um campo acadêmico que analisa as organizações e o que as torna um sucesso ou um fracasso. Ela fornece orientações gerais para a organização. Formular uma estratégia é a combinação dos três processos principais seguintes: O primeiro processo é realizar uma análise da situação da organização inter- na e externa, micro e macro ambiental. Isso significa descobrir tanto o que está acontecendo com seus concorrentes quanto com cada parte da organi- zação. O segundo processo envolve a definição de objetivos, tanto de curto prazo quanto de longo prazo. Isto significa criar declarações de visão e missão. O processo final é o desenvolvimento de um plano estratégico que fornece detalhes sobre a forma de alcançar os objetivos da organização. 67 Exercícios Propostos 1. Assinale a alternativa correta: ( ) a) Planejamento é uma palavra que significa o ato ou efeito de planejar, criar um plano para otimizar a alcance de um determinado objetivo. ( ) b) Planejamento é a forma de se antecipar aos problemas financeiros da organização. ( ) c) Planejamento é a forma de agir após o ocorrido, sendo ele positivo ou negativo para a empresa. ( ) d) Planejamento é toda ação que envolve a área operacional da empresa, visando facilitar os processos de produção. ( ) e) Planejamento é o processo corretivo diante das ações em andamento, visando corrigir possíveis problemas existentes. 2. Assinale a alternativa que contém as vantagens de se fazer um planeja- mento: ( ) a) Não existe vantagem, pois gera muita ociosidade na empresa. ( ) b) A principal vantagem é de identificar os problemas atuais, para agir em curto prazo. ( ) c) Um indivíduo que utiliza o planejamento como uma ferramenta no seu trabalho, demonstra um interesse em prever e organizar ações e pro- cessos que vão acontecer no futuro, aumentando a sua racionalidade e eficácia. ( ) d) Um indivíduo que utiliza o planejamento como uma ferramenta no seu trabalho, precisa entender que isso irá gerar prejuízos, pois o planeja- mento só funciona em empresas que buscam lucro em longo prazo.( ) e) As vantagens são mais reais pra empresas do ramo financeiro, pois a mesma irá ganhar rentabilidade devido ao prazo de espera. 3. Sobre o conceito de planejamento estratégico: ( ) a) Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis em longo prazo, reduzindo os custos com funcionários. ( ) b) Planejar estrategicamente significa guardar os recursos disponíveis de forma eficiente. ( ) c) Planejar estrategicamente significa distribuir os recursos com empre- sas públicas ou privadas, visando o aumentando da produtividade e rentabilidade da empresa. ( ) d) Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis de forma eficiente, aumentando a produtividade de um indivíduo ou empresa. ( ) e) Planejar estrategicamente significa aplicar os recursos disponíveis em mercado de ações, visando planejar sua utilizar em longo prazo. 68 4. Sobre estratégia organizacional: ( ) a) É a criação de processos dentro de uma organização, que lhe permitem reduzir os custos na produção em curto prazo. ( ) b) É a criação, implementação e avaliação de decisões dentro de uma or- ganização, que lhe permitem atingir os seus objetivos em longo prazo. ( ) c) É a e avaliação de decisões dentro de uma organização, que lhe permi- tem atingir os seus objetivos em curto prazo. ( ) d) É a implementação de decisões dentro de uma organização, que lhe permitem atingir os seus objetivos em médio prazo. ( ) e) É a forma que a empresa determina os investimentos e demissões nos momentos difíceis. 5) Sobre o objetivo do processo de estratégia organizacional: ( ) a) Tem o objetivo de facilitar o processo de produção e fabricação, diante dos custos da matéria prima. ( ) b) Tem o objetivo de ligar os departamentos estratégicos com o operacio- nal, visando reduzir os custos. ( ) c) É um facilitador no processo de divulgação da marca, visando facilitar o planejamento estratégico. ( ) d) Fornece orientações simples para a organização, além de formular uma ação diante dos concorrentes. ( ) e) Ela fornece orientações gerais para a organização, além de formular uma estratégia é a combinação dos três processos principais.
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