Design e Organização de Eventos 9

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Disciplina: Design e Organização de Eventos
Aula 9: Planejamento e organização de eventos – parte 2
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Apresentação
Iniciaremos a aula explorando a importância e a função do checklist. Apresentarei um modelo que pode ser adequado de
acordo com a necessidade do seu evento.
Em seguida, detalharemos a logística, sua função, seus objetivos e apontaremos as áreas e os setores que em um evento
necessitam de planos de logística.
Na última parte da aula, conheceremos as principais documentações, taxas e impostos necessários para que seja autorizada
a realização do evento. Eles podem variar de estado para estado.
Bons estudos!
Objetivos
Elaborar um checklist;
Exempli�car a logística de eventos;
Reconhecer documentação e leis para eventos.
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O checklist em eventos
Imprevistos acontecem, mas devemos estar atentos e preparados para enfrentá-los. A improvisação é válida, e em alguns casos
torna-se a grande saída para a continuidade do evento, mas vale ressaltar que ela é uma exceção.
 Fonte: Shutterstock
A melhor forma de prevenção contra o imponderável é a checagem de todos os itens
do evento. Podemos utilizar o checklist desde o planejamento do trabalho até a
execução do evento em si.
Existem várias formas de você realizar a lista de checagem do evento. Uma delas é fechar os olhos e imaginar o evento
acontecendo, passando por todos os itens. Outra, mais e�ciente, seria a elaboração de uma lista detalhada, onde cada item seja
especi�cado com a função e o responsável da equipe organizadora.
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Saiba mais
Acesse o checklist <galeria/aula9/img/anexo/pdf-cheklist.pdf> e adéque de acordo com as necessidades do seu evento.
Logística em eventos
A palavra logística é de origem francesa, do verbo loger “alojar”, termo militar que signi�cava a arte de transportar, prover e
acomodar as tropas. O signi�cado foi ampliado do uso militar para o industrial. Pode ser aplicado a eventos como a arte de
administrar o �uxo de materiais e produtos, da fonte para o usuário.
 Fonte: Montagem de palco | Shutterstock
O que você entende por logística?
Logística é transporte?
Logística é armazenagem?
Logística é compra?
Logística é gestão estratégica?
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https://estacio.webaula.com.br/cursos/go0053/galeria/aula9/img/anexo/pdf-cheklist.pdf

Logística é o processo de planejamento, implementação e controle eficiente e eficaz do
fluxo e armazenagem de mercadorias, serviços e informações relacionadas desde o
ponto de origem até o ponto de consumo, com o objetivo de atender às necessidades
do cliente.”
BOWERSOX e CLOSS, 2004
A logística se concentra em suprir os consumidores de produtos e de instalações para o evento. Só percebemos e lembramos da
importância da logística quando algo dá errado em um evento.
Cronograma em Eventos - Grá�co de Gantt - Para que serve?
Cada evento vai necessitar de cronogramas distintos, porém abaixo mostraremos um exemplo geral que ajuda a observar
visualmente as datas para execução das tarefas.
01 Programação – grá�co de barras – grá�co de Gantt.
02 Resume visualmente o projeto do evento.
03 Comunica de forma e�caz.
04 Aponta áreas de con�ito.
05 Fornece resumo do evento.
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Na �gura temos os momentos em que precisam ser criados os planos de logística:
Mas a�nal, quais são os objetivos da logística?
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Lista de áreas que necessitam de planejamento de logística:
Cronograma de montagem para não haver con�ito de entrada de material;
Saber horário do início da montagem das instalações. Veri�car se o local que foi alugado vai cobrar para começar a
montagem um dia antes. Isso pode aumentar o custo do cliente;
É preciso observar se existe local seguro para armazenagem de produtos;
Transporte dos participantes;
Sobre o Ingresso, vai ser vendido na hora ou antecipado?
Sobre os alimentos & bebidas, que horas podem ser estocados?
Sobre a segurança, quando ela deve começar a atuar? Checar para não pagar seguranças extras sem necessidade;
Os Procedimentos de emergência foram checados? A brigada de incêndio é treinada?
1
Desenvolver métodos que garantam e�ciência nas ações.
2
Elaborar ações.
3
Prever alternativas.
4
Determinar métricas.
5
Veri�car na visita técnica, antes de assinar o contrato com o
local, os itens: localização, facilidade de acesso, estrutura, �uxo
de pessoas, e se o local é seguro.
6
Conseguir criar mecanismos para entregar os produtos no
tempo mais curto possível, reduzindo os custos.
7
Estudar rotas de circulação, meios de transporte, locais de
armazenagem (depósitos) entre outros fatores que in�uenciam
na área. Em todas as atividades que realizamos existe uma
logística. Fazemos logística no dia a dia sem saber que estamos
fazendo.
Quais áreas necessitam de planejamento de logística?
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No gerenciamento do lixo devemos ter uma planilha de horário de recolhimento das caçambas. Vai ter reciclagem de lixo?
No local vai ser separado o lixo? No evento podemos chamar catadores de cooperativas?
Veri�car a quantidade de �las adequadas para o evento com a equipe do local;
O pessoal do local já tem experiência com a entrada e saída de público? É importante sempre ouvir as sugestões de quem
trabalha no local. Essas informações ajudam a não cometermos erros de logística;
Cronograma de desmontagem: o cliente vai cobrar o dia de desmontagem? Ou podemos negociar com ele para ser gratuito?
Você já ouviu falar nas etapas de um projeto de Logística?
Veja a seguir 4 etapas importantes deste processo:
Clique nos botões para ver as informações.
Nesta etapa é de�nida a melhor estratégia para que o material do evento seja transportado de maneira segura, podendo ser
via terrestre ou aérea. Decide-se também a quantidade necessária de veículos para o transporte.
Etapa 1 – Planejamento 
Conforme o cronograma, nesta etapa a carga é retirada e pode ser coletada em localidades diferentes, de acordo com a
necessidade. Depois de checado o material, ele é embalado e seguem viagem.
Etapa 2 – Coleta e conferência 
Na logística de eventos, quando solicitado pelo cliente, há um responsável que acompanha o material até o seu destino.
Etapa 3 – Acompanhamento de entrega 
Após o evento �nalizado, os equipamentos precisam ser retirados para serem transportados ao local de origem ou para
outra localidade que for de�nida pelo cliente.
Etapa 4 – Retorno do material 
Logística de montagem de palco
Em um evento que seja necessária a montagem de um palco, é preciso saber o horário de chegada dos equipamentos porque
existe uma sequência adequada para que não tenhamos pessoal ocioso no local sem necessidade:
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 Fonte: Conceito de logística|Shutterstock.
01 Primeiro: Palco.
02 Depois: grid (estrutura) de luz tem que subir no palco.
03 Roadies (a�nam e cuidam dos instrumentos) e equipe técnica que só precisa chegar depois, não precisa �car esperandoo palco ser montado.
04 Depois é que começam as montagens do back line (instrumentos dos artistas e músicos).
05 Planeje sua montagem pensando na desmontagem do evento. Observe os acessos da sua carreta para a saída após oshow e �que atento a se os carros não vão fechar seu caminho.
06 Todos os itens acima são observados e coordenados pelo departamento de logística.
07 Em eventos de pequeno porte, a logística pode ser atribuição do gerente de eventos, no entanto, para eventos maiores ede maior a�uência de público deve ser designado um gerente de logística.
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Exemplo
Assista ao vídeo e veja um Modelo de grid de luz em vídeo <https://www.youtube.com/watch?v=RJeec_KPdTU>
Funções dogerente de logística em um show
Você sabe quais são as funções do gerente de logística em um show?
 Fonte: Conceito de logística|Shutterstock.
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https://www.youtube.com/watch?v=RJeec_KPdTU
As funções exercidas por esse pro�ssional são:
01 Cuidar da viagem, acomodação da equipe, exigências de montagem e equipamentos;
02 Acompanhamento e veri�cação do local - palco, auditório etc.;
03 Liberação de recursos, cronograma de pagamento, adiantamento;
04 Controla voluntários, requisitos e treinamento de voluntários;
05 Exigências da mídia, vips e artistas;
06 Requisitos comerciais;
07 Acompanhamento de montagem e desmontagem do evento e do controle da limpeza;
08 Retirada do material do local.
Neste contexto, vamos compreender que o gerenciamento de logística desenvolve-se
tanto em recinto aberto quanto em recinto fechado. Veja a seguir alguns
detalhamentos sobre eles.
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Dimensão recinto fechado
Normalmente esses espaços já constam com uma
infraestrutura ou podem ser adaptados
propositadamente para a realização dos mais
diversos tipos de eventos. 
Dimensão recinto aberto
No recinto aberto, na maioria das vezes, é
necessário contratar serviços de banheiros
químicos, iluminação, eletricidade, toldo, se for o
caso. Teremos necessidade de um tempo maior
para montagem e desmontagem do evento.
Agora que você já conhece as etapas de um gerenciamento de logística saiba
quais são os passos para desenvolver a segurança em eventos.
Segurança em eventos
A seguir, ações importantes para segurança em eventos:
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Clique nos botões para ver as informações.
Centro de Controle Local – CCL é o local do controle de ações e vigilância. Ficam aqui instalados a direção do
coordenador da segurança, que centraliza todas as informações dos sistemas e alarmes dos diversos locais;
Eventos corporativos, festas particulares infantis ou para idosos: Pode-se contratar 1 segurança para cada 50 pessoas.
Essa quantidade é uma média, porém o melhor sempre é conversar com a equipe de segurança contratada e do local;
Saber ouvir é uma das habilidades que devemos cultivar na área de eventos. Aprender com pessoas que trabalham no
local é uma forma de minimizarmos os erros de logística;
Devemos considerar homens em pontos estratégicos como acesso, saídas de emergência, palco, áreas reservadas,
entre outros. A quantidade e per�l do público também in�uenciam nessa estimativa.
Organização 
A segurança e o controle do espaço aéreo merecem atenção especial, pois ele deve ser fechado ou controlado nas
cerimônias maiores (como abertura e encerramento de grandes e megaeventos);
A artilharia antiaérea deve estar devidamente posicionada nessas datas;
Os helicópteros também precisam ser controlados para evitar a di�culdade de deslocamento das forças de segurança,
caso seja necessário agir com rapidez;
Nas vias terrestres e outras áreas de concentração, deve-se controlar e limpar as vias, restringindo o acesso com níveis
de privilégio, como moradores do local, tanto para pessoas quanto para veículos;
Organizar o acesso dos participantes;
Varrer a área em busca de possíveis armas químicas, nucleares ou biológicas;
Limitar o entorno para pousos e decolagens.
Segurança aérea e terrestre 
Acesso ao evento
O acesso do evento é uma das primeiras impressões que você oferece ao consumidor. É primordial disponibilizar diversidade de
transportes para que ninguém �que de fora do evento.
Saiba mais
No Rock in Rio houve um problema de acesso no primeiro dia, porém foi solucionado com a abertura de mais uma estação do
BRT (ônibus) no dia seguinte. Veja mais detalhes desta informação na noticia “Noite de rock in rio tem mais de 70 mil
passageiros”. 1
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https://estacio.webaula.com.br/cursos/go0053/aula9.html
Brie�ng e debrie�ng
Em eventos de médio e grande porte é sugerido realizar uma reunião antes do início dos turnos (manhã e tarde) com os
coordenadores ou gerentes de área.
Brie�ng
Consiste em listar informações que devem ser
disseminadas para o desenvolvimento correto de uma
operação. Geralmente, ele é feito antes do início da
operação de cada turno com os coordenadores de área.
Debrie�ng
Reunião no �m do turno onde são listados erros e
acertos do dia. As observações e metas são transmitidas
de maneira bastante breve, sucinta e clara.
Logística para PcD (Pessoas com De�ciência)
É importante sinalizar para os participantes o tipo de atendimento que você dará para os PcD.
 Fonte: Conceito de PCD|Shutterstock.
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Aqui são sugeridos alguns serviços, contudo coloque na placa somente os serviços oferecidos no seu evento:
Área de embarque e desembarque;
Área reservada;
Audiodescrição;
Banheiros adaptados;
Comunicação em braile ou audiobook;
Equipe orientada;
Estenotipia;
Guia vidente;
Guia intérprete de língua de sinais;
Obstáculos nivelados por rampa;
Vagas de estacionamento reservadas;
Website adaptado.
Problemas em logística de eventos
Durante a realização de um evento, alguns imprevistos poderão aparecer. Apresentamos a seguir algumas situações. Veja:
Incêncdio: Lona do palco pega fogo no Show de Maiara e
Maraísa.
É necessário contratar empresas que utilizem material
não in�amável para que não ocorram problemas de
incêndio nas instalações. Incêndios podem fazer com que
as pessoas corram e acabem causando um problema
maior para os espectadores.
Estrutura e edi�caçõs: Estrutura de Show de Wesley
Safadão cai em Minas Gerais.
É prudente contratar empresa que tenha o ART.
- Anotação de Responsabilidade Técnica que deve ser
emitida por um arquiteto ou engenheiro responsável. Com
isso, você garante a segurança do público.
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Aprovações e Documentação necessária para realização de
shows
A lista com a documentação necessária para seu evento pode ser solicitada na prefeitura de cada cidade. Neste contexto, a
prefeitura tem a função de:
Avaliar o local do show em termos de contingente de
público;
Expedir alvarás de funcionamento;
Aprovar projetos de cenogra�a;
Aprovar projetos de pirotecnia de shows;
Atestar o bom funcionamento das instalações do venue
(local de apresentação).
Apresentaremos a seguir os itens solicitados e mais importantes para realização de shows:
Clique nos botões para ver as informações.
Aprovação de projetos de pirotecnia;
Atestado de Brigada de Incêndio;
AVCB - Atestado de Vistoria de Corpo de bombeiros;
Elaboração de Projetos;
Vistoria de geradores, eletricidade, barricadas, extintores de incêndio e saídas de emergência.
Bombeiros 
Autorizações especiais;
Regulamentação e �scalização de classi�cação etária.
Juizados de menores 
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Para �nalizar esta aula, vamos tratar sobre três itens importantes a etapa de
planejamentos: cálculo ocupacional, documentos necessários e principais taxas e
impostos . Veja:
 Fonte: Shutterstock
Cálculo ocupacional (quantas pessoas cabem no local do evento)
O cálculo básico é feito com a metragem quadrada do espaço x 2. O aceitável internacionalmente são 2pax (pessoas) por
metro quadrado, mas esse número varia por cidade, estado, país e legislação vigente;
O cálculo �nal é feito com a metragem linear total das saídas de emergência x �uxo de pessoas por minuto, por metro
quadrado. Em saídas com escadas, o �uxo médio é de 80pax por minuto, por metro quadrado. Em saídas lineares (rampas
por exemplo), o �uxo médio é de 60pax por minuto, por metro quadrado.
 Fonte: Shutterstock
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Documentos necessários
Vistos de trabalho
ART - Anotação de Responsabilidade Técnica
Laudo dos Bombeiros
Principais taxas e impostos
ISS - Imposto Sobre Serviços de Qualquer Naturezaé pago por prestadores de serviços e sua alíquota é de 5%. O valor é
descontado direto da receita de bilheteria em casos de shows;
ECAD – Escritório Central de Arrecadação e Distribuição de Direitos Autorais. É um escritório privado brasileiro que tem seus
associados. Calcula os valores que devem ser pagos pelos usuários de música de acordo com os critérios do Regulamento de
Arrecadação desenvolvido pelos próprios titulares por meio de suas associações musicais. A alíquota é de 5% da receita da
bilheteria, mas pode ser pago também com base na previsão do tamanho do evento;
BOMBEIRO - O laudo de vistoria dos bombeiros é um documento pago, e de muita importância, pois sem ele, o evento pode ser
interditado. O pagamento é feito por metro quadrado da planta apresentada;
Imposto de Renda – O promotor de shows e precisa pagar o IR sobre cada show que realiza;
ART - O pagamento varia de acordo com a empresa que presta esse serviço e emite o documento;
OMB / SINDICATO DOS MÚSICOS - Tanto a Ordem dos Músicos do Brasil quanto o Sindicato dos Músicos recolhem taxas a
serem pagas sobre o valor do contrato entre promotor e artista. Portanto, a base do cálculo geralmente é o valor do cachê do
artista;
Saiba mais
Em relação a visto de trabalho, um exemplo disso aconteceu com uma cantora brasileira. Para entender melhor o caso, leia a
matéria: Anitta cancela shows nos Estados Unidos após ter visto negado
<https://musica.uol.com.br/noticias/redacao/2015/05/26/anitta-cancela-shows-nos-estados-unidos-apos-ter-o-visto-
negado.htm> .
Relembre o caso de uma boate em Santa Maria (RS), que pegou fogo devido a uma série de falhas dessa natureza. Para saber
mais sobre o assunto, leia a matéria: Dois anos depois, veja 14 erros que contribuíram para a tragédia na Kiss
<//g1.globo.com/rs/rio-grande-do-sul/noticia/2015/01/dois-anos-depois-veja-24-erros-que-contribuiram-para-tragedia-na-
kiss.html> .
Para entender a importância desse alvará, cuja ausência pode até cancelar um evento, leia a matéria: Por falta de licenças,
prefeitura interdita estabelecimentos na Barra <https://oglobo.globo.com/rio/bairros/por-falta-de-licencas-prefeitura-interdita-
estabelecimentos-na-barra-22786198> .
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https://musica.uol.com.br/noticias/redacao/2015/05/26/anitta-cancela-shows-nos-estados-unidos-apos-ter-o-visto-negado.htm
https://g1.globo.com/rs/rio-grande-do-sul/noticia/2015/01/dois-anos-depois-veja-24-erros-que-contribuiram-para-tragedia-na-kiss.html
https://oglobo.globo.com/rio/bairros/por-falta-de-licencas-prefeitura-interdita-estabelecimentos-na-barra-22786198
Atividade
1. Em todos eventos que realizamos precisamos procurar saber que tipo de documentação é necessária para sua realização. No
caso, para que serve o ECAD?
2. Por que deve ser emitida a documentação ART?
3. Nesta aula, falamos na importância do checklist para organização das tarefas do nosso evento. Sobre o assunto, leia o texto:
Por que usar uma checklist para planejar uma conferência garante um excelente evento? <https://br.eagles�ight.com/blog/por-
que-usar-uma-checklist-para-planejar-uma-conferencia-garante-um-excelente-evento> O autor cita uma ferramenta que pode ser
usada para nos ajudar a ter ideias criativas. Que ferramenta é essa? Explique.
Notas
“Noite de rock in rio tem mais de 70 mil passageiros”1
Disponível em: //brtrio.com/noticia/noite-de-rock-in-rio-tem-70-mil-passageiros-transportados-pelo-brt <//brtrio.com/noticia/noite-
de-rock-in-rio-tem-70-mil-passageiros-transportados-pelo-brt > Acesso em: 3 abr. 2019.
Anitta cancela shows nos Estados Unidos após ter visto negado.2
Disponível em: https://musica.uol.com.br/noticias/redacao/2015/05/26/anitta-cancela-shows-nos-estados-unidos-apos-ter-o-
visto-negado.htm <https://musica.uol.com.br/noticias/redacao/2015/05/26/anitta-cancela-shows-nos-estados-unidos-apos-ter-o-
visto-negado.htm> Acesso em: 3 abr. 2019.
Dois anos depois, veja 14 erros que contribuíram para a tragédia na Kiss.3
Disponível em: //g1.globo.com/rs/rio-grande-do-sul/noticia/2015/01/dois-anos-depois-veja-24-erros-que-contribuiram-para-
tragedia-na-kiss.html <//g1.globo.com/rs/rio-grande-do-sul/noticia/2015/01/dois-anos-depois-veja-24-erros-que-contribuiram-
para-tragedia-na-kiss.html> Acesso em: 3 abr. 2019.
Por falta de licenças, prefeitura interdita estabelecimentos na Barra.4
Disponível em: https://oglobo.globo.com/rio/bairros/por-falta-de-licencas-prefeitura-interdita-estabelecimentos-na-barra-
22786198 <https://oglobo.globo.com/rio/bairros/por-falta-de-licencas-prefeitura-interdita-estabelecimentos-na-barra-22786198>
Acesso em: 3 abr. 2019.
Referências
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https://br.eaglesflight.com/blog/por-que-usar-uma-checklist-para-planejar-uma-conferencia-garante-um-excelente-evento
https://brtrio.com/noticia/noite-de-rock-in-rio-tem-70-mil-passageiros-transportados-pelo-brt
https://musica.uol.com.br/noticias/redacao/2015/05/26/anitta-cancela-shows-nos-estados-unidos-apos-ter-o-visto-negado.htm
https://g1.globo.com/rs/rio-grande-do-sul/noticia/2015/01/dois-anos-depois-veja-24-erros-que-contribuiram-para-tragedia-na-kiss.html
https://oglobo.globo.com/rio/bairros/por-falta-de-licencas-prefeitura-interdita-estabelecimentos-na-barra-22786198
ALLEN, J. et al. Organização e gestão de eventos. Tradução de Marise Philbois Toledo. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.
BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas,
2004.
GIACAGLIA, M. C. Organização de eventos: teoria e prática. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.
MATIAS, M. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 6. ed. Barueri: Manole, 2013.
Próxima aula
Pro�ssional de eventos - per�l e desa�os;
Chegada do grande dia;
Rock in Rio 2017 – ativação das marcas.
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