ANÁLISE DESCRITIVA DOS PROCESSOS DE ESTOCAGEM DA EMPRESA ITOFIOS LTDA

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FACULDADE MUNICIPAL DE PALHOÇA
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
LUCAS SOUZA DA ROSA
ANÁLISE DESCRITIVA DOS PROCESSOS DE ESTOCAGEM DA
EMPRESA ITOFIOS LTDA
Palhoça
2017
LUCAS SOUZA DA ROSA
ANÁLISE DESCRITIVA DOS PROCESSOS DE ESTOCAGEM DA
EMPRESA ITOFIOS LTDA
Trabalho de Conclusão de Curso de Graduação em Administração da Faculdade Municipal de
Palhoça, apresentado com vistas à obtenção de título de Bacharel em
Administração.
Prof. Orientador: Antonio José Bicca.
Palhoça
2017
RESUMO
Com um mercado cada dia mais competitivo, as empresas de todo mundo
necessitam cada vez mais, realizar técnicas que otimizem os seus processos,
podendo alocar melhor cada processo, buscando o foco nas principais atividades, as
mais lucrativas.
Uma gestão de estoque estratégica pode proporcionar melhorias em relação a
diminuição de custos e tempo, e proporcionalmente aumentado o lucro, e
utilizando-se dessa linha de raciocínio, será realizada uma análise descritiva dos
processos relacionado a gestão de estoque da empresa ITOFIOS LTDA,
identificando os principais pontos fortes e fracos desses processos, sempre
buscando melhorias para os mesmos. Neste estudo foram utilizados o método
indutivo, pesquisa do tipo exploratória e descritiva, as técnicas bibliográfica,
documental e a observação participante, com abordagem qualitativa.
A empresa ITOFIOS LTDA foi fundada em 01 de Novembro de 2005, esta á 12 anos
atendendo seus 80 clientes em carteira, com a melhor agilidade e seu estoque
sempre atualizado e diverso. Tem sua sede situada no bairro Bela Vista em Palhoça,
está com planos de expansão para um galpão com maior espaço físico. ITOFIOS
LTDA é uma organização do ramo varejista, onde comercializa materiais elétricos
para construções, tendo desde pequenos empreendedores a grandes construtoras
em sua carta de clientes fidelizados. A atual operação que a empresa exerce supre
as expectativas, porém há algumas melhorias a serem sugeridas, que pode
proporcionar a otimização dos processos atuais, tais como: a atualização dos dados
no software de controle, que atualmente não é utilizado como processo de
controladoria.
Palavras Chave: Estoque, Armazenagem, Administração de Materiais.
ABSTRACT
With an competitive market, companies around the world need to develop techniques
that optimize their processes, allowing them to better allocate each process, focusing
on the main activities, the most profitable.
A strategic inventory management can provide improvements in relation to the
reduction of costs and time, and proportionally increase the profit, and using this line
of reasoning, a descriptive analysis of the processes related to the inventory
management of the company ITOFIOS LTDA will be carried out, identifying the main
strengths and weaknesses of these processes, always seeking improvements for
them. In this study we used the inductive method, research of the exploratory and
descriptive type, the bibliographic, documentary and participant observation
techniques, with a qualitative approach.
ITOFIOS LTDA was founded on November 1st, 2005, and has been serving its 80
clients in the portfolio for 12 years, with the best agility and always updated and
diverse inventory. It has its headquarters located in the neighborhood Bela Vista in
Palhoça, is with plans of expansion for a shed with greater physical space. ITOFIOS
LTDA is an organization in the retail sector, where it sells electrical materials for
constructions, ranging from small entrepreneurs to large construction companies in
its charter of loyal customers. The current operation that the company performs
meets expectations, but there are some improvements to be suggested, which can
provide the optimization of current processes, such as: updating the data in the
control software, which is not currently used as a control process.
Keywords: Inventory, Warehousing, Materials Management.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 – Fórmula da Acuracidade...........................................................................30
Figura 2 – Gráfico da curva ABC................................................................................33
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO......................................................................................................................7
1.1 TEMA E PROBLEMA DA PESQUISA............................................................................7
1.2 OBJETIVOS....................................................................................................................8
1.2.1 Objetivo Geral.........................................................................................................8
1.2.2 Objetivos Específicos............................................................................................8
1.3 JUSTIFICATIVA...............................................................................................................9
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.........................................................................................10
2.1 ADMINISTRAÇÃO.........................................................................................................10
2.1.1 Teorias Gerais da Administração.............................................................................11
2.1.2 Funções Administrativas..........................................................................................17
2.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS...............................................................................23
2.2.1 Gestão de Estoques..............................................................................................26
2.2.1.1 Controle Físico e Acurácia.................................................................................28
2.2.1.2 Sistema ABC......................................................................................................30
3 FUNDAMENTAÇÃO METODOLÓGICA............................................................................34
3.1 CARACTERÍSTICAS DA PESQUISA.............................................................................34
3.2 MÉTODO DA PESQUISA..............................................................................................34
3.3 TIPOS DE PESQUISA...................................................................................................35
3.4 TÉCNICAS DE PESQUISA...........................................................................................36
3.5 ABORDAGEM DA PESQUISA......................................................................................37
REFERÊNCIAS......................................................................................................................38
1 INTRODUÇÃO
Com a evolução do mercado mundial, novas técnicas de gestão surgiram, a
fim de aprimorar os processos administrativos das organizações. O planejamento
passou a orientar as ações estratégicas, obrigando as empresas a utilizar novos
métodos, ou ainda otimizar os antigos, buscando a melhoria contínua dos
processos.
Quando o assunto é o avanço da sociedade, o mercado de bens e serviços
possui um papel importante, de suprir as necessidades para seu crescimento.
Porém, uma distribuição mal planejada de materiais, tornar-se um empecilho para as
empresas. Esse fato já foi concluído à milhares de anos atrás, no momento em que
a sociedade começa a desenvolver técnicas que tratam com métodos estratégicos
os processos de logística dentro do comércio.
Com início nas antigas civilizações, através do escambo, a sociedade
percebe a existência de métodos e processos a serem seguidos, que podem vir a
trazer maiores lucros quando o assunto é administração de materiais, como por
exemplo a alocação estratégica dos produtos estocados. Realizando um salto até o
período da revolução industrial, a utilização de máquinas, aumentou as quantidades
produzidas, por consequência, inclinando a necessidade de uma maior utilização
dos materiais, assim gradativamente crescendo o interesse dasorganizações, por
novas técnicas de gestão que aprimorem os processos logísticos.
Utilizando como base o âmbito da administração de materiais, buscou-se
analisar os processos logísticos da empresa ITOFIOS LTDA, por meio de variáveis
como, periodicidade, qualidade, quantidade e demanda dos pedidos da mesma, com
o interesse de propor melhorias para uma otimização das atividades designadas.
No próximo item, para orientação da pesquisa, apresenta-se o tema e o
problema de pesquisa.
1.1 TEMA E PROBLEMA DE PESQUISA
Atualmente, pode-se analisar um aumento na construção de edifícios e
residências, o que fomenta a teoria de que o mercado da construção civil está tendo
um crescimento gradativo, conforme nossa sociedade evolui e aumenta sua
natalidade.
Com o aumento da demanda no setor da construção civil, tornou-se mais
complexo o processo distribuição dos materiais, adicionado a dificuldade das
organizações em manter os estoques atualizados, e assim conseguir suprir as
necessidades dos clientes no instante que os mesmos procuram estes produtos.
Uma gestão estratégica dos materiais, possibilitará a organização aumentar
sua gama de atendimento, fidelizando mais clientes, reduzindo o custo com compras
indevidas e fora de programação, além do fato da diminuição do tempo disposto à
realização de tais atividades.
A pesquisa será desenvolvida por meio de temas discorridos por diversos
autores, que servirão de embasamento teórico para a posterior aplicação em um
estudo de caso prático, disponibilizando o conhecimento necessário para a
resolução do seguinte questionamento: Como aprimorar os processos de
administração de estoques da empresa ITOFIOS LTDA?
Para proporcionar parâmetros à uma futura resolução desse questionamento,
o item seguinte traz o Objetivo Geral e os Objetivos Específicos do estudo.
1.2 OBJETIVOS
Os objetivos tratam-se de informações que proporcionam parâmetros para o
desenvolvimento do estudo. São divididos em objetivo geral e objetivos específicos,
conforme descrito a seguir.
1.2.1 Objetivo Geral
Analisar descritivamente os processos de administração de estoques da
empresa ITOFIOS LTDA.
1.2.2 Objetivos Específicos
a) Proporcionar uma revisão das informações sobre o tema de estudo;
b) Descrever os processos relacionados à administração de materiais da
empresa, no que se concerne a gestão de estoques;
c) Identificar os pontos conflitantes do atual modelo de administração de
estoques utilizado;
d) Propor melhorias para o modelo de gestão de estoques utilizado pela
empresa atualmente.
1.3 JUSTIFICATIVA
A disponibilidade de bens e serviços, fomentam a economia e aumentam a
oferta e demanda em nosso mercado. O presente estudo poderá ser utilizado para
que a empresa crie planos de contingências para as variações econômicas, o que
deve começar a ser realizado na organização interna.
Com a realização de métodos estratégicos para o setor logístico da empresa,
entre outros setores, a empresa otimiza seu tempo alocado para cada atividade
desse setor, além de realizar cortes em seus custos e despesas. Com o tempo
otimizado, o que foi retirado de certa atividade ociosa, poderá ser alocado em outra
que por fim aumentará o desempenho e os lucros da empresa. Não deixando de
citar o fato da economia de capital que será proporcionada para a empresa,
podendo ser distribuída em futuros investimentos que agreguem mais riqueza à
organização.
Para o acadêmico, o estudo realizado permitirá colocar em prática os
ensinamentos passados em sala, além de proporcionar uma alavancagem
profissional caso seja implementado.
Para a instituição Faculdade Municipal de Palhoça, futuramente servirá para
fonte de consulta, caso outros estudantes resolvam realizar um trabalho de
conclusão de curso com um foco semelhante a esta pesquisa que foi desenvolvida.
A sociedade irá beneficiar-se do presente estudo, quando houver a
necessidade das organizações em implementar as soluções sugeridas, buscando o
aprimoramento dos processos de gestão de estoques. Essa situação proporcionará
a criação de novos postos de trabalho, além de a disponibilização de serviços e
produtos com melhor qualidade e rapidez.
O próximo capítulo irá abordar alguns temas pertinentes para a
fundamentação teórica que será o pilar do estudo.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste Capítulo, são citados autores que escrevem ou escreveram sobre o
assunto ao longo do seu desenvolvimento, dando sustentação ao estudo. Dentre os
tópicos abordados, podemos citar: Administração, administração de materiais,
gestão de estoque, tendo início no tópico sobre administração.
2.1 ADMINISTRAÇÃO
Segundo Maximiano (2010), a administração vem sendo influenciada por
diversas passagens históricas para seu desenvolvimento até os dias atuais. Com a
mudança constante dos contextos, mesmo as situações administrativas sendo
parecidas, se fez necessário novos métodos para a resolução dos problemas
administrativos.
Porém as práticas administrativas mais voltadas para o nosso mercado atual,
começaram a pouco mais de 100 anos atrás com a revolução industrial, sendo
baseada nos processos produtivos. Já nos últimos 50 anos do século XX, a maior
parte da atividade econômica provinha de serviços prestados e não mais das
indústrias, o que criou a necessidade de novos métodos estratégicos para o novo
setor dominante. (MAXIMIANO,2010).
Segundo Souza (2015, p. 12), a administração é recente, sendo ela:
[...] um produto típico do século XX. Na verdade, a Administração tem pouco mais de cem anos e
constitui o resultado histórico e integrado da contribuição cumulativa de
vários precursores, filósofos, físicos, economistas, estadistas e empresários
que, no decorrer dos tempos, foram, cada qual em seu campo de atividades,
desenvolvendo e divulgando suas obras e teorias. Por isso, a moderna
administração utiliza conceitos e princípios empregados nas ciências
matemáticas (inclusive a estatística), nas ciências humanas (como
psicologia, sociologia, biologia, educação, etc.), nas ciências físicas (como
física e química, etc.), como também no direito, na engenharia na tecnologia
da informação, etc.
A sociedade é moldada por diversas interações realizadas em seu meio. Para
que essas interações sejam sustentadas e supridas, nosso âmbito social necessita
das organizações que possuem o papel de fornecer, a um grupo de indivíduos,
meios para a realização de suas necessidades. Sendo assim, Maximiano (2010, p.
5), afirma que “As organizações transformam recursos para fornecer produtos e
serviços, com o objetivo de resolver problemas de seus usuários e das pessoas que
as criaram”.
Na administração, Drucker (2001) afirma que, podemos ter diversos modos de
interação, tanto individual, como familiar. A administração nos auxiliar a distribuir
melhor nossos recursos, como por exemplo, as contas do mês, a fim de que haja
alguma sobra para outros investimentos.
Sendo assim, as organizações de qualquer segmento, em teoria, não existem
para satisfazer seus interesses próprios, mas exclusivamente aos da sociedade ou
dos indivíduos presentes nela. Existem com uma finalidade social, trazendo meios
para que as necessidades dos cidadãos sejam saciadas. (DRUCKER, 2001).
Com o avanço da globalização e os mercados cada vez mais parecidos e
apresentando produtos e serviços novos, as organizações da atualidade se viram
frente a um impasse. Como iremos nos destacar? Foi através dessa necessidade de
atualização que os administradores começaram a repensar os métodos utilizados no
dia a dia da administração. Nas organizações atuais, os erros não são mais
criticados ou tratados como algo negativo. (DRUCKER, 2000)
Para Drucker (2000), hoje utilizam uma abordagem de aprendizado, pois
através do erro podemos solucionar um problema que não irá mais atrapalhar no
bom andamento da organização. Assim as organizações da atualidade são
compostas por administradores que dirigem e disciplinam o desempenho da mesma,
tanto quanto seu próprio desempenho,através de feedbacks sistemáticos, de seus
clientes interno e externos.
2.1.1 Teorias Gerais da Administração
Teorias são um conjunto de ideias que buscam explicar como ocorrem certos
fatos na prática. Torna-se um termo amplo, pois não somente constitui a realização
de uma realidade prática, mas também um conjunto de princípios e doutrinas que
serão utilizadas para a resolução de certos problemas. (MAXIMIANO, 2009).
Em relação a evolução das teorias administrativas, Maximiano (2009, p. 32),
afirma que:
As pessoas que criam e dirigem organizações sempre precisaram de teorias para entender e resolver
problemas da realidade. No entanto, foi somente nos últimos 150
anos que a administração tornou-se um corpo organizado de
conhecimentos ou teorias, assumindo a estatura de uma disciplina
com vida própria. Esse processo de formação de teorias acelerou-se
no século XX.
Segundo Kwasnicka (2011), com a evolução do processo de produção, no
século XX, métodos que servem para otimizar a produção no chão de fábrica, foram
o foco, porém com a evolução dos estudos relacionados à administração essas
teorias começaram a interligar diversos outros setores da organização, até chegar
nesse sistema de cocriação atual.
A administração científica, segundo Souza (2015), foi um marco histórico em
relação às ideias de produção, riqueza e relação entre empregadores e
empregados. Basicamente a abordagem da Escola de Administração Científica
baseia-se nas tarefas realizadas diariamente nas organizações da época com
ênfase na produção, buscando uma validação científica através de métodos que
otimizem as atividades produtivas.
Essa evolução, obrigou as organizações a utilizar novos métodos, o que não
era discutido na época, então começou a criar-se técnicas e princípios que serviriam
de base para uma administração mais eficiente. A pessoa que conseguiu juntar
esses princípios e métodos, foi Frederick Winslow Taylor, que tornou-se líder do
movimento da administração científica, e serviu de inspiração para diversos outros
autores. (MAXIMIANO, 2009).
Começando por Frederick Taylor, o mesmo obteve a experiência de tornar-se
engenheiro-chefe da Midvale Steel Company em 1884. Ali percebeu que havia uma
certa arrogância e menosprezo da chefia perante seus subordinados, e que na
verdade isso não deveria ocorrer, já que os trabalhadores operacionais é que faziam
a empresa produzir. (KWASNICKA, 2011).
Os estudos de Taylor realizados na empresa Midvale Steel, levaram a
melhorias imensuráveis nas atividades desempenhadas pelos trabalhadores,
resultando em grandes economias no custo com a mão de obra. (SOUZA, 2015).
Segundo Kwasnicka (2011), sua primeira contribuição científica perante a
administração, foi o trabalho intitulado A piece-rate system. Nesse trabalho ele
questionava o salário fixo por jornada de trabalho e por peça produzida, pois os
funcionários acabavam produzindo menos, temendo cortes.
Haviam duas formas de remuneração na época de Taylor. Em uma era pago o
salário fixo por jornada de trabalho, o que levava o trabalhador a produzir menos, já
que o maior beneficiado pela produção era o empregador. A outra se preocupava em
remunerar os trabalhadores por peça produzida, e quando o volume aumentava o
empregador diminuía o valor unitário das peças, o que levava os trabalhadores a
produzir uma quantidade fixa de peças para não receberem menos. (MAXIMIANO,
2010).
Segundo Motta e Vasconcelos (2006), citado por Souza (2015, p. 37):
[...] os patrões procuravam ganhar o máximo na hora de fixar o preço da tarefa, enquanto os
operários reduziam o ritmo de produção para contrabalançar o
pagamento por peça determinado pelos patrões, o que levou Taylor a
estudar o problema de produção para tentar uma solução que
atendesse tanto aos patrões como aos empregados.
Procurando uma medida preventiva, segundo Maximiano (2010), começaram
na época a questionar a possibilidade de adoção de um novo método de
remuneração, que faria do trabalhador um membro com um valor mais notável,
recebendo parcelas do lucro, incentivando assim os trabalhadores a produzirem
mais.
Taylor contra argumentava que, caso a organização soubesse o tempo
designado a resolução de uma certa atividade, e fixasse o salário baseado na
produção do trabalhador, sem alterações, eles iriam trabalhar mais arduamente,
para receber um salário mais razoável e não se faria necessário a inclusão de
cortes. (KWASNICKA, 2011).
Em 1903, segundo Maximiano (2011), houve a divulgação da tese de Taylor,
intitulada Shop Management (Administração Fabril), que era constituído de uma
filosofia de administração, apresentando 4 princípios a serem seguidos: Começando
pelo objetivo da boa administração, que deveria pagar salários altos e ter menos
custos de produção. Seguindo esse objetivo a organização deveria realizar estudos
e determinar o melhor método para a resolução das tarefas.
Após o estudo da organização, a mesma deverá selecionar os trabalhadores
que cientificamente se encaixam no quadro proposto da tarefa e devem proporcionar
o treinamento adequado ao mesmo. Por fim, deverá existir um ambiente de
cooperação, cordial, que faria a integração entre administração e trabalhadores,
garantindo um local de trabalho psicologicamente saudável e produtivo.
(MAXIMIANO, 2011).
Nesse estudo realizado em 1903, Taylor implantou o método de tempos e
movimentos (Motion-time study), começando pelos cargos no nível de execução,
realizando uma análise minuciosa das tarefas dos operários. Decompôs cada
movimento e processo procurando, aperfeiçoar cada movimento realizado pelos
operários. Esse momento foi chamado de o primeiro período de Taylor. (SOUZA,
2015).
Segundo Chiavenato (2006), citado por Souza (2015), em seu segundo
período, Taylor, publicou o estudo através do livro The Principles of Scientific
Management, em 1911, concluindo que a racionalização do trabalho operário deveria
ser incluído numa análise geral da empresa, incluindo os outros setores da
organização. A partir desse raciocínio começou a gerar ideologias sobre a
Administração geral, onde à denominou de administração científica, sem esquecer a
preocupação em relação às tarefas dos operários.
Pelo fato de ter sido desenvolvido em uma época, de constante evolução da
indústria com ideias inovadoras, o taylorismo influenciou diversos outros autores
com métodos novos. Um deles é o notável Henry Ford. Foi ele que elevou os
princípios da produção em massa para o nível mais alto. (MAXIMIANO, 2009).
Maximiano (2009) aponta que os princípios da produção em massa, são a
fabricação de produtos iguais em grande quantidade, com peças padronizadas, e
um trabalhador especializado.
A primeira inovação de Henry Ford, foi implantar um sistema de reposição no
posto de trabalho evitando que seus funcionários andassem o dia todo a procura de
peças no estoque. Após esse fato decidiu que cada funcionário iria executar uma
única tarefa, se movendo de um carro para outro. (MAXIMIANO, 2010).
O tempo médio de montagem após a implementação desse métodos,
segundo Maximiano (2010), caiu para de 2 a 3 minutos. Porém não demorou e o fato
de alguns funcionários mais ágeis, serem atrapalhados por alguns mais lentos fez
com que Ford evoluísse o processo ainda mais.
Segundo Marujo, Rodrigues, et al. (2014, p. 21):
Ford foi o criador da linha de montagem móvel para a produção em massa. Eram linhas de
montagens que trabalhavam em série, de forma que o produto em
fabricação se deslocava por diferentes estágios (estações de
montagem), porém a sua eficiência ficava na dependência da total
integração dos demais estágios de montagem.
A linha de montagem disposta com tais características, possibilitou que Ford
implementasse um um padrão de organização, capaz de obter uma coordenação
mais eficiente dos processos produtivos, e assim interligar todo ele universalmente.
(MARUJO, RODRIGUES, et al., 2014).
Por meio dessa produção em massa, segundo Marujo, Rodrigues, et al.
(2014),Ford proporciona a seus funcionários salários dignos, junto com a
possibilidade de compra de tal carro produzido. Ao mesmo tempo, produzia muitos
automóveis com custos e preços mais baixos, passando a também liberar ações de
sua empresa e participações nos lucros para seus funcionários. Essas vertentes
foram intituladas de Fordismo.
Atualmente, com todas as descobertas realizadas através de estudos focados no
desenvolvimento do processo administrativo, que a importância das organizações
formais, vem influenciando diversos cientistas a se dedicarem mais a esse ramo
administrativo. (MAXIMIANO, 2010).
Segundo Maximiano (2010), um dos pioneiros nesses estudos, Max Weber, com seu
trabalho que defendia que organizações formais modernas deveriam se basear em
leis, pois as pessoas envolvem-se mais arduamente no trabalho acreditando ser
uma parte maior do processo ao seu redor, e não simplesmente atender a uma
vontade de um superior.
Para Kwasnicka (2011, p. 37), a burocracia:
Foi primeiramente descrita como tipo ideal de estrutura organizacional por Max Weber, um sociólogo
alemão, que escreveu A teoria social e econômica da organização,
em 1947. Quando Weber desenvolveu seu modelo de burocracia,
não tinha a intenção de que fosse um modelo para uma organização,
mas, muitos mais, a identificação das características típicas de
determinado tipo de organização.
Algumas pessoas que integram as organizações modernas, tendem a aceitar
figuras de autoridade, desde que este superior zele pelo cumprimento das leis
vigentes. A obediência é gerada através do cumprimento das leis, tanto dos
integrantes quanto das pessoas que representam a supervisão da jurisdição.
(MAXIMIANO, 2010).
O tipo ideal de modelo organizacional, para Weber, segundo Maximiano
(2009), possui três características marcantes: A formalidade, a impessoalidade e o
profissionalismo, sendo um modelo que procura analisar todos os elementos que
constituem qualquer organização formal do mundo real.
As organizações burocráticas possuem um regimento baseado em normas
escritas que determinam os atos dos integrantes e decisões administrativas. São
regras que vão além dos indivíduos e os cargos que ocupam, permitindo assim a
continuidade do trabalho e definindo o grau hierárquico de poder. Weber enfatiza a
qualificação dos envolvidos na organização para que o modelo se desenvolva
normalmente com poucos empecilhos. (KWASNICKA, 2011).
Segundo Maximiano (2010, p. 100), a “formalidade significa que as
organizações são constituídas com base em normas e regulamentos explícitos,
chamados leis, que estipulam os direitos e deveres dos participantes.”
A impessoalidade, implica na não diferenciação das pessoas, não
transformando-as em empregados de outros membros dentro da organização. A
interação entre os integrantes das organizações são estabelecidas através do nível
hierárquico de seu cargo e das responsabilidades designadas a cada um.
(MAXIMIANO, 2009).
Para Kwasnicka (2011, p. 38), o modelo burocrático, “procura caracterizar a
profissionalização de seus membros.”
O profissionalismo, proporciona ao membro da organização uma carreira
profissional e meios para sua subsistência. O funcionário desempenha certas
funções baseado no retorno monetário, e essas funções são designadas conforme
suas qualificações, que podem ser aprimoradas através de treinamentos
especializados. Através desse ciclo o modelo burocrático traz subsistência aos seus
integrantes. (MAXIMIANO, 2009).
Sobre Henri Fayol, Kwasnicka (2011, p. 35) afirma que o mesmo:
Trabalhou nos níveis organizacionais de cúpula administrativa, buscando uma definição das
responsabilidades em todos os níveis organizacionais. Ele provou
também a aplicabilidade de seus princípios tanto em organização de
transformação (indústria), como na área governamental.
Para Fayol, a administração é uma prática comum em todos os
empreendimentos humanos, por exemplo a família, o governo. Elas sempre exigem
algum grau de planejamento, organização, comando, coordenação e controle. Ele
defendia a ideia de que todos deveriam aprender às práticas administrativas e
começou a trabalhar em um método didático. (MAXIMIANO, 2010).
Segundo Maximiano (2010), Fayol segregou a empresa como constituída
através de seis atividades ou funções distintas: Técnica, comercial, financeira,
segurança, contabilidade e administração. Assim, afirmou que a mais importante
função era a administração e separou seus componentes, como planejamento,
organização, comando, coordenação e controle. Assim criando um sistema didático,
usado até os dias atuais, chamado funções administrativas.
2.1.2 Funções Administrativas
Devemos realizar tomadas de decisões sensatas e que tragam algum lucro
no futuro, devemos tratar minuciosamente o processo de análise, podendo se
basear em 5 pilares funcionais: O planejamento, organização, execução, controle e
liderança. (MAXIMIANO, 2004).
A necessidade de planejar, segundo KWASNICKA (2011, p. 199), surgiu no
começo dos anos 60, em contrapartida a ansiedade das empresas da época em
localizar-se no ranking de melhores organizações do mercado, ultrapassando seus
competidores diretos.
Para Fayol (1994, p. 65) planejar “significa ao mesmo tempo calcular o futuro
e prepará-lo; é, desde logo, agir”. O processo de planejamento é constituído pelas
relações administrativas no futuro. São criadas metas a serem realizadas, ao mesmo
tempo em que são analisados os possíveis cenários e gerenciadas as principais
decisões para cada um deles. O planejamento é constituído basicamente em três
partes, onde cada uma delas é analisada e são criados planos para a realização do
que foi pressuposto ocorra perfeitamente.
Primeiramente, na visão de Maximiano (2010), obtém-se os dados de
entrada, depois os mesmos serão processados e analisados e por fim o gestor irá
criar um plano de ação para aquela devida situação. Esses planos podem ser
divididos em 3 níveis principais, dependendo de sua abrangência, em estratégicos,
funcionais e operacionais.
Os planos estratégicos são abrangem as relações de toda organização após
definida com seu devido ambiente, estabelecendo a missão da empresa, os
produtos ou serviços prestados, os mercados e seus clientes clientes, entre outros
objetivos. Também existem os planos funcionais, mais envolvidos com as decisões
de recursos humanos, marketing, finanças e operações. Por último, temos os planos
operacionais, que realizam objetivos estratégicos ou funcionais quando definiremos
as atividades e os recursos alocados. (MAXIMIANO, 2010).
De acordo com Oliveira (2009, p. 120), o planejamento é:
[...] a metodologia administrativa que permite diagnosticar e analisar situações atuais, de estabelecer
resultados - objetivos e metas - a serem alcançados pelas empresas
e de delinear ações - estratégicas - para se alcançar estes
resultados, bem como de leis e normas - políticas - que servem de
sustentação a esse procedimento administrativo.
Para que no futuro possamos executar as decisões geradas no planejamento,
antes devemos organizar os recursos de modo que consigamos otimizar o processo
administrativo em um todo. Para Maximiano (2010, p. 83), o processo de organizar:
[...] tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divisão de um todo em partes
ordenadas, segundo algum critério ou princípio de classificação. Um conjunto
organizado segundo algum tipo de critério tem uma estrutura. Organização é
um atributo de qualquer conjunto estruturado ou ordenado segundo algum
critério.
Organização é um termo que vem do grego, organon, que significa “aquilo
com que se trabalha”, “utensílio”. A palavra organização representa duas referências
básicas, por um lado é usada para referir-se a uma espécie de ordenamento, à ação
de organizar os processos ou organizar algo. Por outro lado remete ao termo de
organização sobre aquele sistema que foi desenhado para atingir as metas e/ou
objetivos com maior efetividade. (MARUJO, RODRIGUES,et al., 2014)
Segundo Maximiano (2010), para que possamos realizar uma organização
eficiente, estruturando todos os recursos com a estratégia perfeita para cada
situação, devemos seguir alguns métodos que tornam-se cruciais nesse ponto do
processo de decisão na organização.
Na divisão do trabalho, temos distribuição de certas atividades à uma pessoa
ou um grupo. Essa distribuição aos poucos vai moldando a estrutura da empresa,
criando os departamentos, que realiza parte do trabalho total, o que facilita o
desenvolvimento de atividades mais complexas realizadas pela organização.
(MAXIMIANO, 2010).
Segundo Kwasnicka (2011, p. 234), o termo departamentalização refere-se à,
“diferenciação horizontal da organização - divisão, filiais, unidades regionais,
subsidiárias e similares, assim como os departamentos divididos em funções
principais, tais como marketing, produção e pessoal.”
Organizar é o sub processo administrativo que nos possibilita definir melhor a
disposição do trabalho a ser realizado e também determinar a responsabilidade para
cada uma dessas atividades. Nesse processo também alocamos os recursos
disponíveis segundo o critério criado no planejamento. Trata-se de uma forma
otimizada de ordenar os recursos da empresa, sejam eles humanos, financeiros ou
materiais. (MARUJO, RODRIGUES, et al., 2014).
Na visão de Maximiano (2010), após a alocação dos departamentos, será
realizada a definição das responsabilidades, que trata-se da designação das
obrigações e dos deveres de cada pessoa envolvida no processo. Sendo essas
responsabilidades em certas atividades, como um todo, chamadas de cargo.
Geralmente os departamentos são um conglomerado de cargos, salvo em pequenas
organizações, que possuem o departamento reunido em um único indivíduo.
Departamentalização envolve, Segundo Kwasnicka (2011, p. 234) “o processo
de estabelecer unidades compostas de grupos com funções relacionadas. à medida
que a empresa cresce, a dimensão horizontal expande automaticamente pelo
surgimentos de novas unidades.”
Passado o processo de distribuição das atividades, chega o momento em que
o administrador necessita de uma definição nos níveis de autoridades de cada
departamento. Assim é moldado o direito legal dos chefes e gerentes, dirigindo e
controlando seus subordinados, junto com o poder de decisão que é dado a eles.
Essa autoridade pode ser representada por uma pessoa, certos departamentos de
uma organização, e até por uma organização como um todo. (MAXIMIANO,2010).
Para realizarmos a atribuição da autoridade, Maximiano (2010) afirma que, a
organização tem dois conceitos importantes a serem utilizados. A hierarquia, sendo
estruturada através de uma cadeia vertical de comando, enquanto a amplitude de
controle traz departamentos divididos em gerentes, onde o nível de poder e decisão
dos mesmos concerne diretamente na quantidade de subordinados que respondem
à ele.
Caso tenhamos interesse em elaborar uma estrutura hierarquizada bem feita,
segundo Kwasnicka (2011, p. 232), “é essencial dar ênfase à responsabilidade e
autoridade”. Estar empregado significa possuir um contrato ativo, que exige
responsabilidade perante as atividades designadas, sempre optando pelo bem do
andamento da organização. Essas atividades serão designadas e controladas, por
um chefe que detém a autoridade sobre as mesmas e quem as realiza.
Na visão de Maximiano (2010), após todas as decisões em relação a divisão
do trabalho, responsabilidades e autoridade, formamos a nossa estrutura
organizacional. Demonstrando as responsabilidades, tanto quanto a autoridade dos
envolvidos, sendo como indivíduos ou incluídos em um certo grupo, nos dando um
parâmetro de como funciona a comunicação entre os diversos cargos dentro dessa
estrutura. A estrutura organizacional é relacionado a um conceito, porém pode ser
representado por um gráfico chamado organograma.
Utilizando-se de uma combinação de critérios estratégicos de
departamentalização, assim a organização vai moldando a estrutura que lhe é mais
favorável, e que num futuro próximo trará uma grande riqueza. (MAXIMIANO, 2010).
A escolha da estrutura organizacional adequada às características da
estratégia que a empresa está implementando é crucial para o sucesso ou o
fracasso dessa ação. Essa estrutura fornece papéis e status, sempre relacionados
às atividades relacionadas a cada indivíduo dentro da estrutura formal. É necessário
que a organização desenvolva e cultive valores que trarão aos funcionários
significados pessoais e farão com que os mesmos saibam da sua importância para a
empresa. (SOUZA, 2015).
Segundo a visão de Maximiano (2010), o processo de executar, consiste na
realização dos objetivos que foram planejados, envolvendo a disponibilização de
energia e intelecto das pessoas envolvidas nesse processo, podendo ter sua
natureza alterada dependendo de cada caso e tipo de organização.
Sempre há um plano explícito ou implícito em cada atividade realizada com
gasto de energia e intelecto dos envolvidos, não diferenciando-se das demais
funções, que sempre utilizam-se da execução, assim inter-relacionando todas elas.
Podemos citar como exemplo de atividades de execução, a elaboração de planos, a
organização de uma equipe, a preparação de um trabalho escolar, etc. Para
Maximiano (2010, p. 90), a execução de atividades baseia-se:
Nos processos de planejamento e de organização, que são seus dados de entrada. Os resultados do
processo de execução são produtos ou serviços. Muitas vezes,
planejamento e execução se sobrepõem. Os planos evoluem à
medida que a execução avança, sendo detalhados e modificados,
para incorporar novas decisões e para implementar ações corretivas.
Controle é, segundo Souza (2015), o estabelecimento de padrões e medidas
de desempenho que servem de segurança para a comparação do que foi planejado
e o que está ocorrendo na prática. Esse controle das atividades permite que sejam
regularizados situações divergentes do planejamento, possibilitando a maximização
das possibilidades de otimização das atividades e recursos.
Segundo Maximiano (2010), o processo de controle está ligado à produção de
objetivos. Para que possamos realizar nossos objetivos, precisamos apresentar
informações dos próprios e das atividades para o alcance dos mesmos. Podemos
exemplificar o controle com o simples fato, de um motorista querendo chegar em seu
objetivo, comparando o caminho percorrido com o que havia sido planejado
anteriormente. Caso haja algum imprevisto, o motorista poderá lidar com o mesmo
de forma mais eficiente.
Como etapas do processo de controle, podemos citar alguns momentos
específicos: A definição de padrões de controle, a aquisição de informações,
comparação e ação corretiva e por último o recomeço do ciclo de planejamento.
(MAXIMIANO, 2010).
Segundo Maximiano (2010), para que possamos controlar certas atividades,
devemos de antemão criar alguns padrões que irão auxiliar o gestor no momento de
tomadas de decisão. Os padrões de controle resultam do processo de planejamento
e refletem os objetivos que foram delimitados. Após definidos os padrões, devemos
como segunda etapa buscar informações sobre o andamento das atividades que
estão sendo executadas e seus devidos resultados.
Na etapa seguinte, devemos realizar a comparação da performance das
atividades com os objetivo planejado. Caso o andamento não esteja ocorrendo
conforme o que foi planejado, pode-se começar alguma medidas corretivas para
tentar alcançar os objetivos. Por fim iniciaremos novamente o ciclo de planejamento,
agora possuindo embasamentos para futuras tomadas de decisão em outros
objetivos. (MAXIMIANO,2010).
Segundo Kwasnicka (2011, p. 262), o “controle é um processo ativo que
procura manter o planejamento dentro de seu curso inicial.”
Para Maximiano (2010), o foco do processo de controle e o formato do
sistema, dependem diretamente do nível hierárquico em que o processo é realizado.
São assim distinguidas pela sua origem,como o controle estratégico, os controle
administrativos e o controle operacional.
Souza (2015, p. 220) afirma que a, “eficiência e eficácia são excelentes
parâmetros para a medida de desempenho organizacional, pois indicam ênfase nos
meios utilizados para alcançar um objetivo e ênfase no alcance do objetivo.”
O controle no nível estratégico, possui em sua essência duas finalidades:
Acompanhar e avaliar o desempenho da organização no que diz respeito às suas
missões e acompanhar os fatores externos que estão influenciando a organização. É
por meio do controle estratégico que conseguimos ter a visão dos pontos fortes e
fracos do ambiente interno da organização, além das ameaças e oportunidades em
relação ao ambiente externo da mesma. (MAXIMIANO, 2010).
Relacionado ao plano estratégico, as ações corretivas podem vir tarde
demais, quando comparado ao controle sobre atos passados, embasado em
estratégias. Se o plano utilizado anterior foi eficiente em certa situação, isso não
garantirá o êxito em situações parecidas. deve haver uma análise minuciosa antes
da tomada de decisão. (KWASNICKA, 2011).
Já os controles administrativos, segundo Maximiano (2010) dentro do âmbito
da organização, possui o foco em áreas mais funcionais da organização, como por
exemplo o setor de produção, setor financeiro, etc. São controles que trazem ao
gestor uma maior clareza para a tomada de decisões dentro de cada setor.
Para Kwasnicka (2011, p. 262), “uma boa definição de controle administrativo
é o processo por meio do qual os administradores sabem que as atividades efetivas
estarão de acordo com as atividades planejadas.”
Por último, o controle operacional foca nas atividades e o consumo de
recursos das áreas funcionais em que enquadram-se as mesmas. Por exemplo, os
orçamentos são umas das principais ferramentas no planejamento e do controle,
pois nos trazem informações comparativas com a prática. (MAXIMIANO, 2010).
Para Kwasnicka (2011, p. 271), os controles operacionais envolvem:
Desempenhos diários e podem ser corrigidos imediatamente para poder atingir os padrões
esperados. Tipos de medidas são volume de produção diária,
qualidade de produção, problemas com abastecimento de
matéria-prima, e as correções devem ser rápidas para não diminuir o
volume de produção esperado.
Em todas as áreas de uma organização, existem pessoas envolvidas direta
ou indiretamente com os processos. Para que possamos realizar todos as funções e
chegar aos objetivos planejados, devemos levar em conta a particularidade de cada
indivíduo envolvido no processo dentro desse ambiente interpessoal. Esse processo
de gerir o trabalho das pessoas chama-se liderança. (MAXIMIANO, 2010).
Souza (2015, p. 94) afirma que:
É importante ressaltar que nem todos os chefes são líderes. A liderança não se baseia somente na
autoridade formal imposta pelo cargo, mas em diversos
fatores que geram obediência e respeito dos liderados.
Segundo Maximiano (2010), cada gestor deve possuir algumas
especificações e competências que englobam uma boa liderança, sendo elas por
exemplo, a coordenação, a direção, a motivação, a comunicação e a participação.
2.2 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
Hoje a corrida para o sucesso cada vez mais impulsiona as organizações, a
descobrirem novos setores e novos métodos para que seja realizada uma maior
economia e obtenção de lucro demasiado. Um fator muito utilizado é o ato de
planejar e controlar, porém, o meio mais eficiente de economizar e otimizar os
processos empresariais é o controle do fluxo de materiais. (ARNOLD, 2008).
Em relação ao ato de administrar os materiais, Gonçalves (2010, p. 4) afirma
que:
Uma administração de materiais bem estruturada permite a obtenção de vantagens competitivas por
meio da redução de custos, da redução dos investimentos em
estoques, das melhorias nas condições de compras mediante
negociações com os fornecedores e da satisfação de clientes e
consumidores em relação aos produtos oferecidos pela empresa.
Para Arnold (2008), a administração de materiais nasceu quando as
empresas começaram a adotar um departamento para regular o fluxo de materiais,
visto a oportunidade de economia através da otimização dos processos. O processo
começa na análise dos processos desde o fornecedor, passando pela produção e
chegando até o consumidor. Mesmo se tratando de um processo que traz a
minimização dos custos totais e provém uma melhor entrega, em relação ao nível de
serviços prestados ao cliente, é uma prática nova, ainda não adotada por todas as
organizações.
Segundo Gonçalves (2010), algumas das técnicas para otimizar o processo
de administração de materiais, são utilizadas com mais frequência, e possuem um
impacto maior na qualidade da administração. Muitas empresas já utilizam os
chamados “bancos de preços”, onde procuram entre os fornecedores, melhores
preços na aquisição de seus materiais.
A necessidade de diminuir o tempo de atendimento ao cliente, fez com que
nos anos 90, onde o tempo médio de suprimento era de 15 à 30 dias. Tornou-se
comum então, as organizações começaram a obter estoques extensos para atender
esse longo prazo de entregas. Mesmo assim os atrasos nas entregas eram comuns,
devido em partes, ao grande números de variações no produto. (BOWERSOX,
CLOSS e COOPER, 2007).
Segundo Nogueira (2012), o controle do fluxo de materiais tem dois objetivos
básicos: A melhoria do serviço prestado ao cliente e a maximização de lucros.
Ambos possuem importância na obtenção de uma administração de materiais
otimizada, porém o atendimento ao cliente deve ser colocado em foco,
anteriormente a maximização dos lucros.
Unindo-se com outros métodos de diminuição de custos, sem dúvida a
escolha dos processos estratégicos, que mais beneficiam a organização é o correto
a se fazer. Isso envolve com maior incidência a consolidação de alguns
fornecedores parceiros, a busca intensiva da melhoria e otimização dos fluxos de
suprimentos e a constante inovação, com a visão de que sempre existirá um método
novo para otimizar a administração de materiais. (GONÇALVES, 2010).
Já no que concerne o planejamento e controle da produção, segundo Arnold
(2008), o setor que administra os materiais deve atender a demanda vinda do
mercado, sempre procurando a maneira mais produtiva de realizar o atendimento.
Começando por estabelecer as prioridades corretas e certificar que a capacidade
produtiva condiz com a demanda. O pessoal envolvido no planejamento deve
realizar uma previsão da demanda, um plano-mestre, um planejamento de
necessidades de material e por último o planejamento de capacidade.
Após os planejamentos realizados, os responsáveis devem realizar a
implementação e controle das atividades, sempre zelando pelo bom andamento do
que foi previamente planejado, por meio do controle da atividade produtiva e da
otimização do setor de compras. Por último deve haver uma administração de
estoque extensiva, pois dele provém os materiais que serão realizados no
atendimento ao cliente, e caso haja alguma divergência de disponibilidade o pedido
pode atrasar ou pode haver perdas na lucratividade total. (ARNOLD, 2008).
Segundo Arnold (2008), o processo de planejamento da capacidade se dá
através da seguinte sequência: Primeiramente se determina a capacidade máxima
em cada posto de trabalho por um determinado período de tempo. Depois
determina-se a quantidade de carga que cada posto de trabalho utilizará neste
período de tempo. Por último, a resolução das diferenças entre a capacidade
disponível e a exigida no planejamento, que se possível deve ser ajustada para
atender a quantidade da carga disponível. Caso contrário mudam-se as premissas.
Gonçalves (2010) afirma que, em 1991 foi publicado pela Gazeta Mercantil,
um estudo que apontava que mais de 50% dos custos de uma empresa industrial,
são de investimentos e serviços relacionados ao andamento da produção. Portanto,
caso haja um planejamento prévio tanto nas aquisições de materiais, quantono
controle e dimensionamento dos estoques e sua distribuição, a empresa poderá
minimizar os custos otimizando os processos e aumentando seu lucro final.
Há três segregações de áreas na administração de materiais que facilitam o
entendimento do assunto e são as mais importantes entre todas as outras,
merecendo um foco diferenciado, a área de gestão de compras, a área de gestão
dos estoques e a área de gestão do(s) centro(s) de distribuição. (GONÇALVES,
2010).
Segundo Gonçalves (2010), compra é a palavra designada para representar a
obtenção de materiais, que serão utilizados na produção. O âmbito estratégico deve
estar presente nesse processo, pois é nele que através da procura de valores
menores e fornecedores com maior qualidade, que conseguimos suprir a demanda
de produtos e a fidelização do cliente através de um bom atendimento.
Arnold (2008, p. 207), afirma que:
Em média, as empresas gastam 50% de sua renda proveniente das vendas na compra de
matérias-primas, componentes e suprimentos. Isso confere à função
de compras um enorme potencial de aumentar os lucros.
Antigamente o setor de compras era constituído por administradores ou
gerentes de baixa habilidade, que se tornavam responsáveis por disponibilizar
materiais solicitados por outros setores, com o preço mais baixo entre os
fornecedores. Nas últimas décadas esse processo vem sendo modificado e virou um
setor estratégico da empresa, buscando diminuição de custos em relação ao valor
total e buscando fidelidade com certos fornecedores. (BOWERSOX, CLOSS e
COOPER, 2007).
Para Nogueira (2012), a principal função da armazenagem é:
[...] administrar espaço e tempo. O espaço dependerá do tipo de produto a ser manuseado, assim os
operadores usam o espaço disponível efetivamente e algumas
ferramentas logísticas que ajudam na flexibilização desse espaço.
O gestor pode optar em terceirizar uma empresa especializada em
armazenagem de materiais ou pode utilizar as próprias instalações. Caso utilize o
próprio espaço, o gestor deve possuir uma atenção maior com o manuseio do
material. Os materiais devem ser recebidos, movimentados, armazenados,
classificados e montados para atender às exigências feitas pelo cliente. Caso haja
um manuseio realizado de modo inferior pelos colaboradores, há uma maior
possibilidade de avaria e perda de capital. (BOWERSOX, CLOSS e COOPER,
2007).
Envolvendo uma visão mais generalizada do processo de distribuição,
Gonçalves (2010) afirma que, quem opera essa atividade, deve ter um controle
maior para não prejudicar os outros setores que dependem dele. O centros de
distribuição devem possuir um sistema com gestão do fluxo de entrada, juntamente
com a análise da movimentação interna e controle das saídas dos materiais.
A gestão de estoque é o foco desta monografia, portanto logo abaixo
começaremos a transcrever sobre o assunto, possibilitando um maior destaque.
2.2.1 Gestão de Estoques
Desde os primórdios da sociedade, o ser humano utiliza-se do ato de estocar
para facilitar sua vida. O primeiro relato histórico da utilização da gestão de estoque
foi na bíblia, onde um faraó utilizava da estratégia para alocar melhor suas
produções onde evitasse a perda de materiais. já na era moderna, após a criação da
fórmula do lote econômico, feita por Harris em 1915, começou-se a dar mais
atenção às previsões de estoque, pois os produtos ficaram mais complexos e a
demanda aumentou. (ACCIOLY, AYRES e SUCUPIRA, 2008).
Segundo Accioly, Ayres e Sucupira (2008), em 1934, R. H. Wilson criou a
fórmula de cálculo do ponto de reposição estatístico. Com o aumento da demanda
após a II guerra mundial, as carteiras de clientes aumentaram, e fez-se necessário a
criação de um novo método. Foi nesse momento que surgiu o sistema de ordens
trimestrais baseado nos pedidos de clientes versus previsão de vendas.
Em meados de 1960, foi iniciado a utilização de calculadoras mecânicas que
“explodiam” as listas de materiais feitas em cartões perfurados, às combinando com
a técnica de ponto de reposição. Essa técnica que utiliza listas de itens críticos,
ainda hoje é utilizada por empresas com baixa demanda ou que não possuem
sistemas MRP instalados. (ACCIOLY, AYRES e SUCUPIRA, 2008).
Um divisor de águas no caminho da gestão de estoques, afirma Accioly, Ayres
e Sucupira (2008), foi a definição de demanda dependente e independente criada
por, Joseph A. Orlicky em 1965. Esse método definiu que a demanda independente
deveria ser realizada através do método do ponto de reposição estatístico (ROP), e
a dependente analisada pelo planejamento de necessidades de material (MRP).
Orlicky trabalhava na época, em uma empresa de tecnologia que estava
desenvolvendo softwares para planejamentos e controle de indústrias. O conjunto
dessas técnicas com os programas de computador ficou conhecido como,
Production Information and Control System (PICS). (ACCIOLY, AYRES e
SUCUPIRA, 2008).
Nessa mesma época no Japão, segundo Accioly, Ayres e Sucupira (2008),
era desenvolvido o famoso sistema de estocagem Just-in-time, que aborda uma
produção através de pedidos realizados previamente, e defende a ideia de que o
estoque parado, pode gerar desperdício.
Segundo Arnold (2008, p. 265), os estoques são:
Materiais e suprimentos que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer
insumos ou suprimentos para o processo de produção. Todas as
empresas e instituições precisam manter estoques. Frequentemente,
os estoques constituem uma parte substancial dos ativos totais.
Manter um estoque torna-se muito arriscado para a instituição, dependendo
da sua posição no canal de distribuição. Os estoques possuem medições típicas
para realizar o investimentos no estoque, como tempo de duração, profundidade e
extensão do comprometimento. Para os fabricantes, o risco do estoque é a longo
prazo, pois além dos materiais utilizados para fabricação, ainda tendem a guardar o
produto final aumentando mais o comprometimento do produtor e aumentando sua
duração. (BOWERSOX, CLOSS e COOPER, 2007).
Para Bowersox, Closs e Cooper (2007), um atacadista procura obter grandes
quantidades de produtos de certos fabricantes, para realizar a venda de quantidades
menores aos varejistas. Quando a compra de certo produto é sazonal, os
atacadistas aumentam o estoque por períodos de tempo maiores, para adiantar-se
sobre a demanda vinda do varejista, o que aumenta a profundidade e a duração do
risco em relação ao estoque.
Já para um varejista, o tamanho e duração do seu estoque se dá pela
velocidade de compra e venda. Como adquirem um estoque com maior variedade
de produtos, podem assumir um risco maior de perda de capital. Esse risco do
estoque varejista pode ser visto como amplo, mas não profundo. Os varejistas dão
muita ênfase no seu giro de estoque, calculando o valor de produtos a ser adquirido
pela razão das vendas de um determinado período sobre o estoque médio.
(BOWERSOX, CLOSS e COOPER, 2007).
Para Gonçalves (2010), mesmo o estoque sendo algo indispensável para o
bom funcionamento da empresa, tanto quanto para equacionar o volume de
produção e vendas, ele possui um custo. Esse custo pode variar conforme são
utilizados alguns componentes, o que ocasiona muitas vezes alguns conflitos dentro
do setor administrativo.
Segundo Gonçalves (2010, p. 69), para resolver essa situação conflituosa:
A administração de estoques tem por objetivo encontrar um equilíbrio entre os diversos pontos de
vista das gerências quanto à manutenção do suprimento regular dos
materiais e aos seus níveis de estoques.
2.2.1.1 Controle físico e acurácia
Alguns itens acabam se perdendo durante o passar das operações dentro da
empresa, devido a diversos motivos, então manter um estoque bem registrado e
localizado em pontos estratégico, pode fazer o diferencial em uma gestão de
estoque eficiente. Segundo Arnold (2010), devemos seguir 4 passos essenciais para
a otimização da gestão de estoque das organizações:
1. Diversos erros acontecemdiariamente pela não identificação correta
dos itens de um estoque. Quando recebemos os materiais devemos
realizar uma identificação adequada do pedido de compra, do número
da peça e da quantidade. Quando forem alocados no estoque, os
produtos devem possuir seus locais específicos para facilitar sua
localização.
2. A quantidade deve ter um foco especial, onde será realizado a
contagem física, tanto quanto a pesagem, portanto em casos de
conferência por peso, a utilização de containers com peso padrão pode
contar como um diferencial facilitador.
3. Antes de qualquer movimentação física, deve-se realizar
primeiramente o cadastro dos itens, para que não haja divergência
mais a frente no registro do mesmo.
4. Por último será realizado a alocação dos itens para, internamente ou
para fora do armazenamento.
Para Gonçalves (2010, p. 328), “a classificação de materiais tem por objetivo
estabelecer um processo de identificação, codificação, cadastramento e catalogação
dos materiais de uma empresa.”
Existem três sistemas de codificação de materiais utilizados mais
frequentemente nas organizações. O Sistema Alfabético trás uma identificação
através de letras que facilitam a diferenciação de produtos parecidos porém não
iguais. O sistema alfanumérico que diferencia os itens por letras e números, sendo
um sistema muito utilizado por empresas de comercialização de peças. O sistema
numérico que consiste em, realizar uma composição lógica para, a identificação dos
produtos. (GONÇALVES, 2010).
Gonçalves (2010, p. 330), afirma que:
Após a codificação dos materiais, é necessário fazer o seu cadastro cujo objetivo é o registro do item
com todas as suas características em um sistema em banco de
dados. Uma vez que os dados de cada item de material são inseridos
no sistema, o catálogo vai se formando e, se o sistema for acessado
por todos os usuários, o catálogo também vai estar disponível para
consultas pelos interessados.
Em termos gerais o cadastro envolve três operações básicas: A realização da
inclusão dos itens no cadastro de materiais criado pela organização; Modificar os
items no cadastro, caso haja alguma modificação nas características do mesmos; A
exclusão do item no cadastro caso, o mesmo não seja mais utilizado dentro da
organização. (GONÇALVES, 2010).
Para Nogueira (2012), uma das melhores técnicas para conferência de itens,
é intitulada de acuracidade. Acurado significa, realizar algo com muito cuidado, com
tratamento especial. Torna-se uma técnica indispensável, pois nos possibilita a
conferência do inventário físico realizado, comas informações que foram registradas
anteriormente em sistema.
Figura 1 – Fórmula da acuracidade
Fonte: Adaptado de Nogueira (2012, p. 125).
2.2.1.2 Sistema ABC
Segundo Nogueira (2012, p. 104), muitas empresas ainda:
Mantém vários itens em estoque por medo de que os mesmos faltem na sua linha de produção ou no
estoque do centro de distribuição, comprometendo assim a entrega
do produto ao cliente. Para manter um controle melhor de estoque e
reduzir seu custo, sem comprometer o nível de atendimento, é
importante classificar os itens de acordo com sua importância relativa
no estoque.
A utilização do sistema ABC, comumente entre estudiosos, chamada de
classificação ABC, foi embasada nos estudos realizados de Vilfredo Pareto
(1842-1923). Pareto foi um economista italiano que realizou estudos relacionados à
distribuição de renda. Já em 1950, os engenheiros da General Eletric, começaram a
estudar os efeitos dessas distribuições dentro do quesito estocagem de materiais.
(GONÇALVES, 2010).
Segundo Gonçalves (2010), o resultado desses estudos de distribuição, foi a
conclusão de que uma porcentagem pequena dos produtos, era equivalente a uma
parte representativa do valor de consumo, e deveriam ter uma atenção maior na
gestão de estoques dos mesmos.
A maioria das empresas possuem um estoque elevado. Para se obter um
maior controle de estocagem, e uma diminuição considerável no custo de tal ato,
devemos classificar pela importância cada produto em estoque. Geralmente essa
medição é feita através dos valores monetários anuais de cada produto, porém
outros critérios poderão ser utilizados. (NOGUEIRA, 2012).
Para Gonçalves (2010, p. 170), o principal objetivo da análise ABC é:
Identificar os itens de maior valor de demanda e sobre eles exercer uma gestão bem mais refinada,
especialmente porque representam altos valores de investimentos e
seu controle mais apurado vai permitir grandes reduções nos custos
dos estoques.
O sistema ABC é baseado na análise de um pequeno número de produtos
que domina os resultados atingidos em qualquer situação. Quando aplicada na
gestão de estoques observa a seguinte relação entre a porcentagem de itens e a
porcentagem da utilização anual em valores monetários:
a) Aproximadamente 20% dos itens correspondem a cerca de 80% da
utilização monetária.
b) Aproximadamente 30% dos itens correspondem a cerca de 15% da
utilização monetária.
c) Aproximadamente 50% dos itens correspondem a cerca de 5% da
utilização monetária.
Sendo essas porcentagens aproximadas, não devemos utilizá-las como valor
absoluto. Este tipo de distribuição demonstrado acima pode ser utilizado para o
controle de estoque. (ARNOLD, 2008).
Segundo Nogueira (2012), a classificação para os itens dentro do sistema
ABC são divididos em 3 classes. Os de classe A são o que devem ter maior atenção
do gestor, pois são equivalentes a 20% dos itens do estoque, chegando a 80% do
valor monetário do mesmo. Já os de classe B equivalem a 30% dos itens em
estoque e 15% do valor monetário do mesmo, portanto devem ter um cuidado
mediano perante os gestores.
Por último, mas não podendo ser descartado, vem os de classe C, que
recebem pouca atenção dos gestores de estoque, pois equivalem a 50% dos itens,
mas possuem um valor monetário muito baixo, de 5% do total estocado.
(NOGUEIRA, 2012).
Para Gonçalves (2010), o processo de implementação do sistema ABC pode
ser dividido em oito fases:
1. Identificar todos os itens do estoque conjuntos em uma lista, seguido
de seus respectivos consumos e preços devidamente atualizados.
2. Calcular o valor do consumo multiplicando-o pelo respectivo preço
atualizado.
3. Reorganizar a lista, levando agora em consideração o valor de
consumo calculado, e ordenar os itens em ordem decrescente.
4. Criar uma nova coluna de dados logo ao lado, onde serão inclusos os
valores acumulados de consumo, ou seja, a próxima coluna será igual
a anterior só que com o aditivo do valor de consumo do item posterior.
5. Realizar o cálculo dos percentuais de valores acumulados da
demanda.
6. Estabelecer a divisão dos produtos em classes A,B e C. Dependendo
do perfil da empresa os valores percentuais de consumo podem estar
entre 75% e 80% para os itens da classe A e por volta de 5% para os
de classe C. Por consequência a participação dos itens de classe B
fica intermediária entre os de classe A e C.
7. Podemos de forma geral separar as classes dentro do seguinte critério:
Os de classe A possuem até 75%, do valor acumulado de consumo. Já
os de classe B possuem, entre 75% e 95% do valor acumulado de
consumo. Os de classe C possuem, de 90% a 100% do valor
acumulado de consumo.
8. Vale ressaltar que os valores exemplificados pelo item 7, não são fixos,
e podem sofrer alterações dependendo do perfil da empresa e
modificação da curva ABC.
Figura 2 – Gráfico da curva ABC
Fonte: Adaptado de Arnold (2008, p. 287).
Como controle baseado na classificação ABC, Arnold (2010) afirma que
possuem 2 regras gerais a serem seguidas:
1. Possuir um maior número de itens de baixo valor em seu estoque. Os
itens de classe C representam por volta de 5% do valor total do
estoque. Optar em manter um estoque extra de itens classe C não
agregará muito no valor total do estoque. Esses itens tornam-se
importantes quando não há itens estocados, portanto um estoque de
segurança se torna um ponto estratégico cruciala se seguir.
2. Utilizar o capital e o esforço designado no controle do estoque
economizados para reduzir o estoque de itens de alto valor. Os itens
de classe A representam próximo de 20% dos itens e
aproximadamente 80% do valor total de estoque. Sendo esses itens de
extrema importância e devem ter um controle mais extensivo e
preocupado.
Segue disposto no próximo capítulo, a fundamentação metodológica, que
busca validar o estudo como cientifico.
3 FUNDAMENTAÇÃO METODOLÓGICA
Neste capítulo serão abordados os procedimentos, aspectos e fundamentos
da metodologia utilizada para a criação deste trabalho.
3.1 CARACTERÍSTICAS DA PESQUISA
O presente estudo tem como característica a aplicação da pesquisa no setor
de estocagem da empresa ITOFIOS LTDA.
Em um sentido amplo, podemos citar a pesquisa como sendo toda atividade
voltada à resolução de alguma problema. Sendo ela atividade de busca, indagação,
é a atividade que vai nos permitir analisar determinada situação com dados
científicos, para que possamos nos embasar no momento das tomadas de decisão.
Um levantamento. (PÁDUA, 2004).
Segundo Marconi e Lakatos (2003, p. 155), “A pesquisa, portanto, é um
procedimento formal, com método de pensamento reflexivo, que requer um
tratamento científico e se constitui no caminho para conhecer a realidade ou para
descobrir verdades parciais.”
Segundo Pádua (2004), toda pesquisa tem a intenção de levantar dados para
compreender e modificar certa realidade.
A pesquisa por tratar-se algumas vezes de um processo maçante, necessita
que o pesquisador esteja totalmente envolvido com o projeto e que tenha tempo
para realizar o levantamento dos dados. Essa realização de levantamento de dados
com o aumento de informações, acaba modificando as conclusões científicas do
entrevistado. (BONAT, 2009).
Após um levantamento de informações sobre o que é pesquisa,
continuaremos intitulando seus métodos.
3.2 MÉTODO DA PESQUISA
Buscando classificar o método utilizado e normatizar o estudo perante os
padrões científicos, a pesquisa foi classificada como indutiva.
Segundo Souza, Santos e Dias (2013, p. 31), o método indutivo é:
um procedimento do raciocínio que, a partir de uma análise de dados particulares, encaminhamos
para as noções gerais. [...] partindo da observação empírica de que a
prata é minério condutor de eletricidade e que se inclui no grupo dos
metais, ela faz, por sua vez, parte dos minérios. Disso se infere, por
análise indutiva, que a prata é condutor de eletricidade.
A indução é um levantamento de dados que propicia a análise geral de certa
situação particular, aumentando as informações necessárias para a tomada de
decisões. São proposições concretas e descrevem como são os fenômenos
estudados, sua causas e efeitos reais. (MIRANDA NETO, 2005).
Richardson (1999, p. 35) afirma que, “a indução é um processo pela qual
partindo de dados ou observações particulares constatadas, podemos chegar a
proposições gerais.”
Para Matias- Pereira (2012, p. 36), o método indutivo considera que:
[...] o conhecimento é fundamentado na experiência, não levando em conta princípios
preestabelecidos. No raciocínio indutivo a generalização deriva de
observações de casos da realidade concreta. As constatações
particulares levam à elaboração de generalizações. Assim, o método
indutivo realiza-se em três etapas: observação de fenômenos;
descoberta da relação entre eles; generalização da relação.
3.3 TIPOS DE PESQUISA
A tipologia utilizada nesta pesquisa foram a exploratória e descritiva,
buscando localizar os itens em divergência e propor melhorias para os processos.
Segundo Kahlmeyer-Mertens (2007), afirma que a pesquisa exploratória deve
ser utilizada quando não há maiores informações, que geram a conclusão científica
ao pesquisador. Vale ressaltar que esse tipo de pesquisa não embasa a formulação
de uma hipótese inicial, porém pode por meio dela aparecerem as conclusões ao
longo da pesquisa.
Em relação a pesquisa exploratória, Koche (2008) afirma que, nela não se
trabalha a relação entre as variáveis, pois após o levantamento das mesmas, se
trabalha o âmbito qualitativo e quantitativo.
Segundo Lakatos e Marconi (2003), as pesquisas exploratórias são, a
formulação de pesquisas empíricas, com o objetivo de formular questões ou algum
problema, com três finalidades: Desenvolver hipóteses, deixar o pesquisador mais
familiarizado com o ambiente pesquisado, fato ou fenômeno, para o
desenvolvimento de uma pesquisa futura mais clara e precisa.
Em uma pesquisa descritiva, trabalhamos a relação das variáveis, sem
manipulá-las. Para poder ilustrar esse tipo de pesquisa, podemos selecionar vários
trabalhadores com faixas de produtividades diferentes, e analisar e identificar os
alimentos ingeridos por eles durante o dia. (KOCHE, 2008).
Segundo Lakatos e Marconi (2003, p. 187), a pesquisa descritiva, “consiste
em investigações de pesquisas empíricas cuja principal finalidade é o delineamento
ou análise das características de fatos e fenômenos, avaliação e programas, ou o
isolamento de variáveis principais ou chave.”
3.4 TÉCNICAS DE PESQUISA
As técnicas escolhidas para a realização da pesquisa foram as seguintes:
bibliográfica, documental e observação participante.
Lakatos e Marconi (2001, p. 43), descrevem que a pesquisa bibliográfica e
documental, “serve-se de fontes de dados coletados por outras pessoas, podendo
constituir-se de material já elaborado ou não. Dessa forma, divide-se em pesquisa
documental (ou de fontes primárias) e pesquisa bibliográfica (ou de fontes
secundárias).”
A pesquisa bibliográfica, tem como objetivo conhecer as diversas influências
científicas, que são geradas sobre determinado assunto ou fenômeno. (OLIVEIRA,
2001).
Segundo Gil (1991, p.49), a pesquisa documental:
[...] assemelha-se muito a pesquisa bibliográfica. A diferença essencial entre ambas está na natureza
das fontes. Enquanto a pesquisa bibliográfica se utiliza
fundamentalmente das contribuições dos diversos autores sobre
determinado assunto, a pesquisa documental vale-se de materiais
que não receberam ainda um tratamento analítico, ou que ainda
podem ser reelaborados de acordo com o objetivo da pesquisa.
As características da pesquisa documental e da coleta de dados resumem-se
em processos documentais, transcritos ou não, constituindo as fontes primárias.
(LAKATOS e MARCONI, 2003).
Segundo Roesch (2006, p. 161), “A observação participante de forma aberta
ocorre quando o pesquisador tem permissão para realizar sua pesquisa na empresa
e todos sabem a respeito de seu trabalho”.
O próximo tópico demonstra a abordagem utilizada na pesquisa.
3.5 ABORDAGEM DA PESQUISA
A abordagem escolhida para esse estudo foi a qualitativa.
Segundo Roesch (2006), a pesquisa qualitativa é a melhor escolha para
avaliações formativas, quando o assunto for melhorias de processos ou planos a
serem realizados. O pesquisador deve coletar os dados do entrevistado, tendo um
análise crítica não preestabelecida.
Quase nenhuma ciência estuda um único indivíduo, pois não poderiam tirar
conclusões exatas sobre um fenômeno particular, mas por outro lado também não
podemos descartar o mesmo, pois ele faz parte de um conjunto que pode ser o foco
dos estudos. A pesquisa qualitativa entra nesse contexto, tentando normatizar o
estudo com um âmbito científico, (DEMO, 2001).
No próximo capítulo serão analisados os dados coletados, durante a
realização das pesquisas, para o desenvolvimento do estudo.
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