Digitalização de Documentos

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Digitação de documentosDigitação de documentos
A Digitalização de Documentos é o
processo de conversão de
documentos físicos em formato digital.
Ou seja, trata-se da transformação
de um papel em um documento no
computador. Esse processo dinamiza
extraordinariamente o acesso e a
disseminação das informações entre
os funcionários e colaboradores, com
a visualização instantânea das
imagens de documentos. Esse é o
conceito geral sobre o que é a
digitalização de documentos.
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS 
Os documentos passam por um
processo de preparação para que se
tornem aptos à digitalização
(higienização, retirada de grampos ou
qualquer objeto que prejudique o
acesso do documento ao scanner). Em
seguida são escaneados, tratados e
indexados por lote de documentos, de
acordo com as especificações
determinadas pelo projeto.
As imagens e dados são migrados
para o Software, possibilitando o
acesso aos documentos sempre que
seja preciso. 
De forma detalhada, observe o
seguinte desenho sobre essas etapas: 
PARA QUEM É INDICADO? 
Facilidade de acesso e de
distribuição dos documentos; 
Redução de tempo das atividades
que requerem a análise de
documentos; 
Redução de custo com
recuperação e duplicação; 
Preservação do arquivo físico; 
Integração de dados ativos e
históricos.
Empresas/Órgãos que possuem
documentos que precisam ser
consultados e administrados de forma
rápida e organizada. 
Vantagens 
Equipamentos para a digitalização de
Documentos
Multifuncional (3x1)
SmartPhone Fax e Scanner do Windows 
Softwares para a Digitalização de
Documentos
Formatos de Arquivos Digitalizados
Geralmente, dá-se preferência a
formatos de padrões abertos, pois
estes apresentam liberdades para
quatro coisas: execução para
qualquer propósito, alteração do
código do arquivo do software,
liberdade para estudar e liberdade
para distribuir.
Scanner
Tablet
Acrobat Reader 
Vejamos alguns exemplos de softwares
(e não todos):
iScanner
SigaScan
O SigaScan é muito utilizado em
órgãos públicos. Ademais, o ideal é
que esses programas tenham
contabilidade com o OCR, que é um
software que consegue transformar a
digitalização de um documento em um
texto de documento de word. Ou seja,
o OCR consegue transformar a foto
em um texto editável, sendo possível
recortar, copiar e fazer a edição do
texto.
TIFF colorido
TIFF grupo IV 
Sigla para Tagged Image File Format.
É largamente utilizado para fotos que
exigem grande qualidade, como
impressão em grandes tamanhos e
profissionais de fotografia. É um tipo
de imagem que comprime os pixels
sem perder a qualidade do original,
mas o tamanho do arquivo fica muito
grande. 
Uma imagem, geralmente, é formada
por pontos de luz que apagam e
acendem (são os famosos pixels).
Padrão na indústria da digitalização
de documentos. É uma imagem em
preto e branco, mas possui simulação
de tons de cinza e por conter
somente 2 tipos de pixels (o preto e o
branco) permite um algoritmo de
compressão especializado e que tem
o melhor benefício dos formatos, pois
consegue mostrar perfeitamente a
imagem do documento original,
quando o que importa é a informação
que o documento contém e não
fotografias. Esse é o padrão utilizado
por causa do seu tipo de qualidade.
Ele consegue gerar um documento,
por exemplo, com texto, em um
formato quase perfeito com o original.
JPEG 
GIF 
PNG 
Formato de imagens mais utilizado
pelos usuários na internet. É capaz de
fazer uma altíssima taxa de
compressão, mas tem uma perda de
qualidade. Atualmente essa perda é
quase imperceptível para a maioria
dos usuários. Como exemplo, uma
imagem com resolução de 1920×1080
ocupa no formato TIFF mais de 20 MB,
enquanto essa imagem no formato JPG
tem aproximadamente 300 KB.
Sigla para Graphics Interchange
Format. O formato GIF se popularizou
bastante, pois em 1989 ele evoluiu e
passou a suportar animações de
imagens. Possui a capacidade de
armazenar somente 256 cores. Outra
característica importante é o fundo
transparente e a perda de qualidade
mínima. Infelizmente ele não deve ser
usado para digitalização de
documentos.
O formato PNG, sigla para Portable
Network Graphics, é uma evolução do
formato GIF. O GIF só permitia
armazenar 256 cores, enquanto o PNG
armazena milhões de cores. O formato
permite fazer animações. Ele possui
uma boa taxa de compressão e pouca
perda de qualidade, podendo ser
utilizado para salvar fotos. 
PDF 
Criado pela Adobe Systems e
aperfeiçoado durante os últimos 17
anos, o formato Portable Document
Format (PDF) está crescendo
rapidamente e tem se tornado um
padrão no mundo dos documentos
eletrônicos. Suas grandes vantagens
são a alta taxa de compressão, a
possibilidade de assinatura eletrônica
e a dificuldade de edição, permitindo
uma trava contra fraudes. Além disso,
o PDF pode colocar uma camada de
texto sobre a imagem, permitindo a
busca textual dentro de um
documento. 
É por isso que, por meio do CTRL + F,
em um PDF, é possível fazer uma
busca. O PDF adiciona uma camada de
texto. O documento não é uma mera
foto; além de ser uma imagem, ele
também apresenta o texto. 
É válido salientar que, para abrir o
PDF, não é preciso ter programas
específicos. O PDF pode ser aberto
por meio do navegador. 
Observações para a Digitalização de
Documentos 
A resolução linear é determinada pelo
número de pixels utilizados para
apresentar a imagem, e expressa em
pontos por polegada (dpi) ou pixels
por polegada (ppi) da vertical e
horizontal da imagem digital (eixo
X,Y). Quanto maior o número de pixels
utilizados no processo de captura
digital de imagem, mais elevada será
a resolução linear e, portanto, a
possibilidade de representar a
imagem original com a riqueza de
detalhes do documento original. A
profundidade de bit (também
chamada de resolução tonal,
resolução de cor ou variação
dinâmica), é uma medida do número
de bits utilizados para definir cada
pixel. Quanto maior — número de
bits para compor cada pixel, maior
será a escala de tonalidades de cinza
(greyscale) – em que há um bit por
pixel para as cores (modo de cores) a
serem apresentadas. Quando só se
utiliza um bit por pixel denominamos
de bitonal, ou seja, há apenas o preto
e o branco. A compressão não deve
afetar a qualidade da imagem digital
em relação a sua fidelidade com o
original na recomendada escala 1:1.
Scanners que possuam: 
1. OCR (Optical Character
Recognition) — tecnologia que
permite converter tipos diferentes de
documentos em dados pesquisáveis e
editáveis. Pelo menos 300 DPI de
resolução. 
2. Certificação digital — emitido no
âmbito da Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira — ICP — Brasil. 
Recomendações para a captura
digital, de acordo com o tipo de
documento original, indicando o tipo
de reprodução (modo de cor),
formato de arquivo digital e
resolução mínima em dpi: