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39 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Unidade II A presente unidade reunirá informações a fim de propiciar ao profissional um conhecimento mais aprofundado a respeito de temas fundamentais na área de investigações sobre fraudes, como ambientes e fatores que podem propiciar as fraudes, considerações sobre o perfil dos fraudadores e a detecção e prevenção das ocorrências de fraudes. É importante lembrar ao gestor de segurança que a eficiência e a eficácia em qualquer área de gestão somente é obtida por meio do estudo dedicado e da pesquisa ampla. 3 AMBIENTES E FATORES FAVORÁVEIS A GOLPES CORPORATIVOS Diversas são as vertentes que podem estimular os golpes corporativos. O gestor deve observar que eles podem ter as mais variadas motivações: • Motivação financeira: é a motivação clássica, ou seja, a obtenção de vantagens indevidas (pecuniárias) através de expedientes ilícitos, por exemplo, negociação com clientes e fornecedores “por baixo do pano” ou tráfico de influência, “eu te contrato se você me pagar XXX”. • Insatisfação pessoal: muitos indivíduos podem estar insatisfeitos com a sua função ou o seu cargo no trabalho. A grande maioria deles busca alternativas lícitas para mudar tal situação, como estudar para ocupar novas posições, ou simplesmente procurar um novo emprego. Mas existem pessoas que, inconformadas, buscam prejudicar o ambiente de trabalho, com iniciativas, por exemplo: fraudar um processo de produção; vender informações confidenciais para outras organizações; atrasar uma entrega, entre outros. Observe-se que tais atitudes podem estar vinculadas a pagamentos (de concorrentes, por exemplo) ou simplesmente suprir a insatisfação pessoal dos funcionários. Observação Os funcionários contratados sob o regime celetista (ou seja, cujo regramento advém da CLT – Consolidação das Leis de Trabalho) podem ser demitidos por justa causa se cometer algum dos itens relacionados no artigo, que são (BRASIL, 1943): a) ato de improbidade; b) incontinência de conduta ou mau procedimento; 40 Unidade II c) negociação habitual por conta própria ou alheia sem permissão do empregador, e quando constituir ato de concorrência à empresa para a qual trabalha o empregado, ou for prejudicial ao serviço; d) condenação criminal do empregado, passada em julgado, caso não tenha havido suspensão da execução da pena; e) desídia no desempenho das respectivas funções; f) embriaguez habitual ou em serviço; g) violação de segredo da empresa; h) ato de indisciplina ou de insubordinação; i) abandono de emprego; j) ato lesivo da honra ou da boa fama praticado no serviço contra qualquer pessoa, ou ofensas físicas, nas mesmas condições, salvo em caso de legítima defesa, própria ou de outrem; k) ato lesivo da honra ou da boa fama ou ofensas físicas praticadas contra o empregador e superiores hierárquicos, salvo em caso de legítima defesa, própria ou de outrem; l) prática constante de jogos de azar. m) perda da habilitação ou dos requisitos estabelecidos em lei para o exercício da profissão, em decorrência de conduta dolosa do empregado. (Incluído pela Lei nº 13.467, de 2017) Parágrafo único – Constitui igualmente justa causa para dispensa de empregado a prática, devidamente comprovada em inquérito administrativo, de atos atentatórios à segurança nacional. Lembrando que a assessoria jurídica é fundamental ao lidar com direitos trabalhistas. Todos os procedimentos devem ser devidamente documentados e a participação de um advogado trabalhista permite que sejam assegurados os direitos, tanto da organização, quanto do funcionário demitido. Há ainda os casos nos quais os funcionários contratados pela CLT trabalham em empresas públicas. Apesar de funcionários públicos, se contratados pela CLT, estão submetidos a esse regramento. Contudo, 41 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES nada impede que além de outras apurações nas áreas cível ou criminal (como aquelas a que todos estão sujeitos), tais funcionários possam ser arrolados em apurações administrativas de órgãos constituídos para esse fim, como a Corregedoria Geral da Administração (CGA), do Governo do Estado de São Paulo (CGA). Funcionários públicos concursados estão submetidos ao regramento administrativo da instância e do Estado a que prestaram concurso (Prefeituras, Estados da Federação, Distrito Federal ou Governo Federal, se do Poder Executivo; ou, ainda, dos regramentos específicos de órgãos do Poder Legislativo ou do Poder Judiciário). • Psicopatas corporativos: a classificação de psicopata naturalmente envolve conhecimentos específicos de psicologia e psiquiatria. Contudo, no mundo corporativo algumas atitudes de certos funcionários podem sugerir que eles possuam desvios deste tipo. O pessoal de recursos humanos muitas vezes possui um psicólogo capaz de fazer observações na área com maior pertinência. De qualquer forma, o profissional deve conhecer toda e qualquer vertente que possa ensejar fraudes em ambientes corporativos. Uma obra clássica e frequentemente referenciada por autores da área é The mask of sanity: an attempt to clarify some issues about the so-called psychopathic personality, que foi escrita em 1941, pelo doutor em medicina Hervey Milton Cleckley (1903-1984), médico psiquiatra e professor no Medical College of Georgia. Sendo sua última edição no ano de 1988. Na obra são citadas algumas características dos psicopatas (CLECKLEY, 1988, p. 338-339): 1. Aparência superficial agradável e boa “inteligência” 2. Ausência de delírios e outros sinais de pensamento irracional 3. Ausência de “nervosismo” ou manifestações psiconeuróticas 4. Sem confiabilidade 5. Mentira e insinceridade 6. Ausência de sentimentos de remorso, culpa ou vergonha 7. Comportamento antissocial 8. Desprezo pela experiência empírica; dificuldades em análises 9. Egocentrismo patológico e incapacidade de amar 10. Poucas e fracas reações afetivas 11. Falta de reflexões internas 42 Unidade II 12. Insensibilidade nas relações interpessoais em geral 13. Comportamento inadequado com bebida ou não 14. Ausência de práticas suicidas 15. Vida sexual impessoal, trivial e mal integrada 16. Falha em seguir qualquer plano de vida Para o gestor de segurança, o que importa é uma observação criteriosa de determinadas atitudes capazes de gerar situações prejudiciais à organização. Indivíduos psicopatas mentem com facilidade e podem gerar situações de crises para a empresa, especialmente se o objetivo for prejudicar alguém que lhes tenha frustrado, seja na área profissional, seja na área pessoal. O surgimento de fraude ou golpe corporativo possui certas motivações bastante claras. Perera, Freitas e Imoniana (2014, p. 18) desenvolveram uma escala em que são classificadas as motivações para a fraude. Observem-se alguns dos fatores da citada escala: • Capacidade: é a propriedade daquele capaz de perpetrar a fraude. Envolve o conhecimento necessário para, por exemplo, falsificar um lançamento contábil, desenvolver uma retirada bancária sem o competente registro na empresa ou a contabilidade falsificada de algum item no estoque. É preciso conhecer alguns aspectos próprios do negócio para efetivamente desenvolver o golpe. • Racionalização: é a desculpa para que a fraude seja executada. Trata-se da lógica encontrada pelo fraudador para justificar sua ação. Por exemplo: meu chefe não reconhece meu trabalho, portanto merece ter prejuízo ou eu deveria ter sido promovido, mas não fui... Por tal motivo, fiz isso. • Pressão: a pressão pode surgir das mais diferentes fontes, sendo originada de uma situação pessoal, por exemplo, dívidas; originada de chefes que manipulam funcionários para o cometimento de irregularidades. Por exemplo: se você me ajudar, eu te promovo depois; e, até mesmo, em função de sentimentos subjetivos, como o de se sentir injustiçado ou pouco prestigiado na organização. • Oportunidade: é a situação aleatória, muitas vezes não planejada, mas que propicia uma determinada açãoque parece absolutamente segura ao fraudador. Por exemplo: a oportunidade de ter algum lucro, que justifique o risco de cometer a fraude. A figura a seguir representa essas quatro motivações no estudo desenvolvido por Perera, Freitas e Imoniana: 43 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Capacidade Racionalização 58,7% 0 20% 40% 60% 80% 100% 58,7% 72,0%72,0% 86,0%86,0% Pressão Oportunidade Figura 4 – Fatores que favorecem as fraudes Observe-se que as quatro motivações estão representadas nos percentuais estabelecidos. Naturalmente, mais de uma motivação foi levada em conta nas ações de fraude. Um ponto importante é a porcentagem maior obtida pela oportunidade: ou seja, independentemente de falhas nos controles administrativos. Por meio de falha operacional de sistemas, seja na oferta de colegas ou superiores, a oportunidade é a maior vertente no cometimento de fraudes, seguida por pressão e, empatados, a seguir, com capacidade e racionalização. Ao gestor cabe acompanhar os processos organizacionais com o objetivo de buscar eventuais falhas que possam ensejar oportunidades de fraude. Lembrete A oportunidade é a maior vertente no cometimento de fraudes, seguida por pressão e, empatados, a seguir, com capacidade e racionalização. Saiba mais Algumas providências precisam ser tomadas nas empresas com o objetivo de desenvolvimento, busca de novas formas de ganhar dinheiro ou ampliação de atividades, no entanto elas podem confrontar leis específicas e gerar responsabilizações. Uma das grandes preocupações atuais é a relação com o meio ambiente. Leia o artigo a seguir para compreender melhor essa problemática. DOMINGOS, I.; MACIEL-LIMA, S. O compliance e a responsabilização empresarial por dano ambiental. Percurso, Curitiba, v. 5, n. 36, p. 37-39, 2020. Disponível em: https://bit.ly/3l9Qxp0. Acesso em: 11 mar. 2021. 44 Unidade II Complementando as ponderações de Perera, Freitas e Imoniana (2014, p. 19), os autores também abordaram situações que podem estimular ou ensejar fraudes. Entre as mais encontradas estavam: conflito de interesses, desvios de vários tipos (como a receita de vendas, por exemplo), manipulação de documentos internos e externos e desembolsos fraudulentos. Essas e outras situações relacionadas ensejam certas providências necessárias: • Todos os procedimentos administrativos precisam passar por revisões periódicas. Os funcionários devem ser estimulados a reportar eventuais erros ou imperfeições, inclusive com premiação – se for o caso. Algumas organizações desestimulam tais críticas, pois acreditam que elas possam desmerecer aspectos administrativos ou de liderança. Ao desestimular a correção de erros, estimulam-se possíveis fraudes. • O departamento jurídico da organização precisa acompanhar as revisões com o objetivo de auxiliar a prevenção de possíveis brechas capazes de originar ilicitudes administrativas ou ilegalidades. • O trabalho do profissional da área deve ser prioritariamente preventivo. Quanto mais mecanismos que permitam a rastreabilidade de pessoas e de processos na organização, mais dificilmente as fraudes serão perpetradas. E, quando ocorrem, a investigação é mais facilitada. A figura a seguir representa tais situações e a porcentagem específica atribuída a cada uma delas: Ma nip ula ção de do cu me nto s (i nte rno s/e xte rno s) De svi os (ve nd as, re ceb íve is e re sti tui çõ es) Co nfl ito de in ter ess e De sem bo lso s f rau du len tos Su bo rno Gr ati fic açõ es ile ga is Ati vo /re cei ta sup era va lia da Ro ub o o u f urt o ( cai xa) Ro ub o o u f urt o ( be ns tan gív eis ) Pa ssi vo /de spe sas su ba va lia da Ext ors ão ec on ôm ica 0% 20% 40% 60% 80% 10% 30% 50% 70% 90% 100% 66% % d as re sp os ta s 56,4% 54,5% 41,0% 39,7% 33,3% 32,1% 28,8% 28,2% 16,7% 3,2% Figura 5 – Situações que propiciam as fraudes 45 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Constam na sequência algumas situações que permitem a identificação da falta de controle adequado e, consequentemente, do estímulo a situações de fraude: Controle de estoques O controle de estoques é sempre desenvolvido por um princípio básico: o cômputo daquilo que entrou em detrimento do que saiu, gerando o resultado atualizado dos elementos que estão no estoque. Contudo, é necessária uma fiscalização constante tanto nos processos de contagem da entrada e saída, como dos resultados apurados. Por exemplo, se em um determinado dia saíram 30 elementos do estoque, para onde foram? Foram utilizados no setor produtivo? Foram adquiridos por consumidores? A conferência dos resultados (produtos produzidos ou entrada de recursos relativos à venda dos itens) constitui elementos de verificação que devem sempre ser desenvolvidos. Lembrete O controle de estoques é sempre desenvolvido por um princípio básico: o cômputo daquilo que entrou em detrimento do que saiu. Controle de compras Verificação dos processos que geraram as escolhas de fornecedores. Aspectos como qualidade, preço e adequação às necessidades da empresa e dos consumidores finais são sempre itens distintivos. A importância de tais verificações têm a ver tanto com aspectos de combate a possíveis fraudes como relacionam-se à competitividade de qualquer organização. Outros aspectos devem ser identificados de acordo com: • Tipo de empresa: indústria, comércio, prestadora de serviço, além de especificidades próprias de cada segmento. • Tipo de atividade: algumas atividades exigem mecanismos de controle mais específicos, principalmente se a empresa desenvolve práticas em áreas sensíveis (como a indústria armamentista, de remédios especiais, nuclear, entre outras). Saiba mais Com o objetivo de conhecer melhor os chamados psicopatas corporativos, leia o artigo na sequência: TURRIONI, J. B.; SILVA, P. G. Psicopatas corporativos: eles existem e deterioram o clima organizacional. Research, Society and Development, v. 1, n. 1, p. 20-42, jan./jul. 2016. 46 Unidade II 4 ANÁLISE DO PERFIL PSICOLÓGICO DO AGENTE FRAUDADOR Um dos pontos importantes no combate às fraudes corporativas é entender o perfil dos fraudadores. Netto (2018) lembra que: “existem dois principais tipos [de fraudadores], o predador e o oportunista, sendo que este pode ser acidental ou atuar de forma contínua”. Observem-se algumas características de cada um deles: O tipo predador, que age de forma estruturada e sistêmica, se caracteriza como uma pessoa que tem relacionamentos superficiais, é geralmente manipulador e narcisista. É frio, não sente culpa ou remorso e não é empático. Age impulsivamente e de forma imprudente, visto que corre riscos e toma decisões ousadas e ainda, não estabelece metas a longo prazo, segundo Robert Hare (2003). Por ter estas características, que são peculiares de um psicopata, este tipo de fraudador, não necessita de pressão nem de racionalização para a prática do crime. [...] Já uma pessoa considerada por muitos como responsável e que exerce suas obrigações com integridade, pode fraudar por sucumbir à pressão, se houver uma oportunidade, porém, tenta racionalizar sua ação, ou seja, justificar seu ato. Este é tipo de fraudador oportunista, que pode cometer a fraude uma vez só ou de forma continuada, já que “não foi descoberto” e na maioria das vezes, não há punição, já que existe dificuldade em provar os atos fraudulentos dentro das organizações. Tais avaliações devem ser permeadas pelo pessoal de recursos humanos, pelo departamento jurídico e, claro, pelo setor administrativo e gerencial. É importante lembrar que o acompanhamento das atividades e rotinas da organização é um compromisso permanente, haja vista que problemas de fraude podem se instalar de forma abrupta e inesperada. O setor de RH pode e deve estabelecer uma série de providências que auxiliam na gestão de riscos relacionada às possíveis fraudes corporativas. Algumas providências são relacionadas por Netto(2018): • Realização de treinamentos e capacitações com objetivo de qualificar e desenvolver habilidades e competências na prevenção e detecção de fraudes, motivar a cultura ética e proporcionar melhor relacionamento entre as pessoas. • Segregação de função, rodízio de profissionais, de cargos ou de funções. • Investigação social dos funcionários de áreas/setores sensíveis. 47 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Observação Cada empresa tem suas especificidades relacionadas ao quadro de funcionários, às organizações internas, ao ambiente operacional e administrativo, entre outras vertentes. Soluções devem ser individualizadas para que possam atender ao perfil organizacional. Por exemplo, uma indústria metalúrgica que funcione 24h precisa disponibilizar uma agenda adequada a fim de que todos os funcionários possam ser treinados e conscientizados nos temas de compliance. Situação certamente diferente de um escritório de advocacia ou de uma clínica médica. A melhor solução para a definição de critérios que atendam às necessidades de cada empresa é a reunião de vários componentes dos diversos setores para estabelecer as soluções adequadas para cada caso. Outra referência importante no trabalho de Netto (2018) é uma pesquisa desenvolvida em 2014 pela Association of Certified Fraud Examiner (ACFE), cujos resultados auxiliam na identificação do perfil dos fraudadores: Uma pesquisa realizada pela ACFE em 2014 constatou que os colaboradores em geral e a média gerência respondem por 78,9% do volume de fraudes. Os altos executivos e/ou os proprietários são responsáveis por apenas 18.9% do número das fraudes, no entanto, os valores destas irregularidades são muito maiores. O autor da fraude tende a ser do sexo masculino, com idade entre 31 e 50 anos, porém quanto mais velho for o fraudador, maior o prejuízo. No que diz respeito à escolaridade, 47.3% tem curso completo universitário. Com relação aos departamentos envolvidos, 77% de das fraudes originam-se do departamento de contabilidade, operacional, vendas, executivo/alta gerência, atendimento ao cliente, compras ou financeiro e geralmente, trabalha junto à organização vítima por mais de 1 ano e quanto mais antigo for o fraudador, maior o prejuízo. De acordo com a pesquisa citada: • Quase 80% das ocorrências de fraudes são protagonizadas pelo nível tático da organização (média gerência). • O fraudador tende a ter entre 31 e 50 anos, sendo predominantemente do sexo masculino. 48 Unidade II Alguns detalhes podem orientar um monitoramento mais estreito: por exemplo, mais de dois terços das fraudes (77%) têm origem: • Contabilidade: setor que tradicionalmente desenvolve o balanço patrimonial e outros relatórios importantes, como os bens e as dívidas da organização. • Operacional: departamento que desenvolve a produção, coordena a logística. • Vendas: relaciona-se com compradores, estabelece contratos. • Alta gerência: nível estratégico da empresa que decide os caminhos a serem percorridos pelos outros departamentos. • Atendimento ao cliente: preocupa-se com as necessidades e desejos dos clientes desde a pré-venda, durante o processo de venda e a pós-venda. • Compras: relacionam-se com fornecedores, estabelece contratos. • Financeiro: recebe e paga contas, controla o dinheiro da organização, administra dívidas e/ou investimentos. Cada um desses departamentos e setores tem a importância identificada no universo da organização. Dependendo do tamanho da empresa e da sua área de atuação, eles terão maior ou menor relevância. Outras pesquisas foram desenvolvidas com o objetivo de identificar o perfil dos fraudadores. Por exemplo, para a KPMG Internacional, o autor da fraude tende a ser do sexo masculino, com idade entre 36 e 55 anos, que trabalha junto à organização vítima por mais de seis anos, e que mantém uma posição executiva em operações, finanças ou gestão geral (MARAIS; OSTWALT, 2016, p. 7). Em relação ao sexo, a pesquisa da KPMG citada por Marais e Ostwalt (2016) também aponta o sexo masculino como predominante, conforme a figura a seguir: 49 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Figura 6 – Gênero do fraudador (4% restantes sem informações de gênero) Foram ainda pesquisadas as possíveis faixas etárias, expressas a seguir: 1% 14% 37% 31% 8% 18-25 anos 26-35 anos 36-45 anos 46-55 anos Acima de 55 anos Figura 7 – Idade do fraudador (9% restantes sem informações de idade) Tanto nos aspectos idade como no gênero do fraudador, ambas as pesquisas apresentam dados bastante aproximados. Observe-se, ainda, que tais pesquisas não devem servir para estabelecer quaisquer discriminações. O objetivo delas é orientar decisões administrativas e amealhar dados e informações que, depois de analisados, possam se transformar em conhecimento. Mas cuidado com as generalizações: nem todo indivíduo com a idade ou o sexo apontados como de maior incidência entre fraudadores pode ser considerado fraudador. 50 Unidade II Observação A respeito da relação do fraudador com a empresa, Marais e Ostwalt (2016, p. 8) apresentam os seguintes dados por meio da pesquisa da KPMG que realizaram: • 65% dos fraudadores são empregados pela organização vítima e um número adicional de 21% é composto de ex-empregados. • Em 62% das fraudes, o autor compactuou com terceiros. Também em relação à mesma pesquisa há dados que auxiliam na identificação do perfil de um possível fraudador (MARAIS; OSTWALT, 2016, p. 8): Anos de trabalho na organização: • Menos de um ano: 2% • De um a quatro anos: 19% • De quatro a seis anos: 14% • Mais de seis anos: 38% Observação Quando as pesquisas não apontam 100% significa que alguns fatos relacionados e abordados não continham o elemento pesquisado, como o gênero do fraudador identificado, a sua idade e/ou o seu tempo de empresa. Saiba mais Para obter um enfoque maior em pesquisas sobre o perfil de fraudadores, leia os seguintes trabalhos: MARAIS, P.; OSTWALT, P. Perfil global do fraudador: a tecnologia viabiliza e os controles deficientes estimulam a fraude. KPMG Consultoria Ltda., 2016. Disponível em: https://bit.ly/3bCbZjj. Acesso em: 11 mar. 2021. NETTO, S. C. F. Fraude Corporativa, como prevenir. Gestão de Riscos, v. 123, jul. 2018. Disponível em: https://bit.ly/3teo1W0. Acesso em: 11 mar. 2021. 51 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES 4.1 Detecção e prevenção a fraudes Deter e prevenir fraudes são atividades conexas. Em primeiro lugar, prevenir, que é tomar as providências possíveis para que as fraudes não consigam proliferar. Caso ocorra, apesar da prevenção, os sistemas de detecção precisam funcionar adequadamente, para interromper o quanto antes o processo fraudulento. Algumas ferramentas são fundamentais nesse processo, por exemplo, a auditoria interna: O trabalho desenvolvido na auditoria interna serve como ferramenta gerencial, possibilita a eficiência dos demais controles da instituição. Nesse ponto fica evidente sua importância ao fomentar administradores em assistência e aconselhamentos. Com este fator chave, o núcleo gerencial tem mais clareza em quais passos dar para alavancar a instituição ou até mesmo onde retroceder, sem que prejudique delegações fiscais (DEZEN JUNIOR; BEDUSCHI; BORÇATO, 2018, p. 294). Outro aspecto relevante nas organizações e que pode permitir a detecção e a prevenção de fraudes é a atividade de inteligência. Tal prática é baseada na produção de conhecimento desenvolvida como resultado da análise de dados e informações pertinentes a uma determinada área. Ela tem por objetivo subsidiar as decisões da alta direção. O conhecimento produzido pode, em tese, orientar ações profiláticas que previnam, evitem ou corrijam ações ilícitas. Lembrete Deter e prevenir fraudes são atividades conexas. Uma das áreas de atividade da inteligência é a contrainteligência, cuja finalidade é, conforme Espuny (2020, p. 216): neutralizar o efeito de atividades que pretendam impedir o sucessoda organização, seja por meio de fraudes (ou outras práticas criminosas e/ou não éticas), seja por meio de atitudes indevidas produzidas por funcionários ou outros stakeholders. Portanto, a auditoria constante e a atividade de inteligência são diferenciais importantes nas organizações que pretendam prevenir fraudes e detectá-las rapidamente. Os controles administrativos internos também se constituem em diferenciais importantes, contudo: As constantes mudanças do mercado fazem que não haja, na mesma proporção, o acompanhamento dos controles e processos internos de uma organização, expondo-a à vulnerabilidade e ameaça de fraude. Assim, é necessária a vigilância rigorosa e oportuna das estruturas e dos processos de controle interno para coibir, detectar e responder de forma apropriada à ocorrência de fraudes (DAL MAGRO; CUNHA, 2017, p. 470). 52 Unidade II Os meios utilizados pelos fraudadores são desenvolvidos rapidamente e nem sempre os controles internos conseguem se antecipar. Comer (2011, p. 657-696) cita dezenas de estratégias de controle nas empresas. Além da inteligência, já citada, menciona outras, como: • Avaliação de riscos: é uma ferramenta indispensável para a segurança de qualquer organização. Entender e estudar as vertentes de risco e conhecer as maneiras de evitar ou mitigar os riscos é fundamental. Além da análise de riscos, há estudos para lidar com os efeitos do problema, caso a situação de risco se instale. O gestor moderno precisa entender essa ferramenta e efetivamente aplicá-la. • Resolução alternativa de litígios: uma forma de mediação coordenada pela própria empresa. Pode ser utilizada para encerrar determinados conflitos internos e, com isso, diminuir a tensão entre pessoas e/ou setores da organização. Outras soluções também são propostas de acordo com o tamanho e a característica da organização. É necessário enfatizar novamente a importância da assessoria e do acompanhamento do departamento jurídico da organização ou do advogado contratado para desenvolver tal atividade. Saiba mais A atividade de inteligência permite que as empresas estabeleçam estratégias adequadas para competir no mercado. Leia o artigo a seguir e conheça mais a respeito do tema: RODRIGUES, L. C.; RISCAROLLI, V.; ALMEIDA, M. I. R. Inteligência competitiva no Brasil: um panorama do status e função organizacional. Revista Inteligência Competitiva, São Paulo, v. 1, n. 1, p. 63-85, abr./jun. 2011. Disponível em: https://bit.ly/3liw1m2. Acesso em: 11 mar. 2021. O auditor interno, o investigador de fraudes corporativas e/ou o pessoal de governança corporativa compliance têm cada vez mais responsabilidades de observar eventuais evidências de fraudes ou de situações que possam ensejar fraudes. Para Dal Magro e Cunha (2017, p. 470), o aumento na ocorrência de fraudes tem ampliado a responsabilidade do auditor interno sobre sua detecção e prevenção. Desse modo, os red flags são mecanismos que podem ser utilizados pelos auditores internos para a antecipação na detecção de possíveis fraudes. O termo red flag que aparece na citação anterior, traduzido do inglês, significa – literalmente – “bandeira vermelha”. Para a área da segurança corporativa, esse termo sinaliza um alerta de que algo errado possa estar ocorrendo. Posteriormente, tal conceito será abordado e explicado em detalhes. 53 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Pereira e Nascimento (2005, p. 55) alertam que as formas de se detectar as fraudes corporativas estão arvoradas em quatro vertentes. Tais vertentes conseguem identificar e indicar para a devida apuração 92% das fraudes. Os 8% restantes representam fraudes não identificadas e, portanto, não apuradas. São elas: • Utilização de procedimentos de auditoria: as auditorias podem e devem ser regulares. Não devem ocorrer quando há apenas suspeita de irregularidades. Podem acontecer auditorias regulares, feitas periodicamente, de forma rotineira e, também, as auditorias extraordinárias, promovidas em função de alguma irregularidade identificada ou de suspeita. • Trabalhos de investigação: algumas investigações internas, geralmente motivadas por alguma informação de departamentos ou funcionários da própria organização, podem detectar fraudes em desenvolvimento ou já perpetradas. É importante que todo e qualquer funcionário, seja dos níveis estratégico, seja tático ou operacional, saiba que investigações e auditorias podem ocorrer a qualquer momento e que as satisfações pertinentes de suas atividades devem ser fornecidas sempre que solicitadas. A cultura organizacional precisa incorporar alguns valores como o da transparência e da necessidade de sempre apresentar satisfações das práticas. O trabalho na organização não pode envolver cultos à personalidade de quem quer que seja, pois o trabalho é coletivo e todos necessitam trabalhar de forma orgânica e coordenada. Essa visão já é suficiente para que o funcionário compreenda que pode ser inquirido a qualquer momento e tem de fornecer as explicações solicitadas. • Uso de softwares específicos: as investigações e auditorias podem ser estimuladas e facilitadas com o uso de softwares adequados e pertinentes. Por exemplo, software que consiga relacionar dados e informações em torno de um determinado assunto ou que relacione fatos das diversas filiais da organização pode auxiliar bastante. O pessoal de Tecnologia da Informação (TI) consegue desenvolver softwares exclusivos que atendem as demandas específicas da organização. Por exemplo, se a empresa é do ramo de venda de cachorros-quentes e possui carrinhos para a venda, um software que pesquise as ruas mais violentas ajudaria no dia a dia dos vendedores. A informatização em geral propicia ainda um controle maior de todas as atividades, haja vista a rastreabilidade possível nos sistemas informatizados, ou seja, a possibilidade de saber quem imputou determinado dado, em que horário específico e quem tinha autorização para fazê-lo. Portanto, para evitar a ocorrência de ilícitos, cabe aos gestores investir cada vez mais na implantação de sistemas informatizados capazes de detectar a ocorrência de erros ou fraudes que prejudiquem o desenvolvimento da empresa, trabalhando sempre de forma preventiva, assim como colocando como princípio da sua empresa a ética e a moral, tanto para com os próprios gestores, como para os colaboradores. Essa visão deve fazer parte da história da empresa como sendo uma peça-chave para o crescimento mútuo (FREITAS; SENA, 2019, p. 590). 54 Unidade II • Denúncias: muitas fraudes são identificadas e reprimidas através de denúncias. Um canal adequado pode ajudar na detecção e apuração das fraudes em geral. Um fator importante é a garantia de sigilo nos canais de denúncias, pois dificilmente um funcionário denunciaria um colega se não tivesse tal garantia. E essa situação não é incomum: quem efetivamente conhece o fraudador é – via de regra – aquele que trabalha com ele. A figura a seguir representa tais situações: Denúncias 16% Uso de softwares específicos para a auditoria 27% Utilização de procedimentos de auditoria 33% Não apurou 8% Trabalhos de investigação – Inquéritos/sindicância 16% Figura 8 – Formas de detecção das fraudes Lembrete A informatização em geral propicia ainda um controle maior de todas as atividades, haja vista a rastreabilidade possível nos sistemas informatizados. É importante salientar que o encarregado por investigar fraudes deve compreender que muitas vezes as evidências não representam exatamente uma ocorrência de fraude. Por exemplo, denúncias anônimas muitas vezes surgem em função de desentendimentos entre funcionários, inveja ou outra motivação qualquer. Em função disso: • A equipe de investigação deve manter sigilo sobre as apurações em curso. • Os procedimentos devem ser organizados de forma que não intimidem ou causem constrangimento a nenhum funcionário ou colaborador. • O envolvimento do departamento jurídico ou de advogado que assessorea empresa é fundamental nessas apurações. 55 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Observação Além do departamento jurídico, é importante lembrar que, normalmente, quaisquer investigações envolvem conhecimentos variados, pois esses transitam nos diversos departamentos e/ou atividades da organização, como as áreas administrativa, operacional, produtiva, e, com especial ênfase, a área contábil, que pode subsidiar investigações pelos conhecimentos dos recursos da organização. As organizações normalmente contam com sistemas de controle interno. Eles contribuem para que as atividades sejam fiscalizadas e não saiam dos padrões estabelecidos, além de propiciarem a detecção e prevenção de fraudes. Afora a auditoria interna já abordada, alguns dos principais sistemas são: • Auditoria externa: é contratada com o objetivo de verificar se as informações e ações registradas na organização são corretas e confiáveis. Tais registros têm a ver, por exemplo, com a área contábil da empresa ou a vida financeira dela. O auditor externo é independente, não está vinculado à hierarquia da organização e por essa razão transforma a auditoria externa em um excelente sistema de controle interno. No quadro a seguir constam as principais diferenças entre as auditorias interna e externa: Quadro 5 Auditoria interna Auditoria externa A auditoria é realizada por um funcionário da empresa. A auditoria é realizada através de contratação de um profissional independente. O objetivo principal é atender as necessidades da administração. O objetivo principal é atender as necessidades de terceiros no que diz respeito à fidedignidade das informações financeiras. A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para desenvolver aperfeiçoamento e para induzir ao cumprimento de políticas e normas, sem estar restrito aos assuntos financeiros. A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para determinar a extensão do exame e a fidedignidade das demonstrações financeiras. O trabalho é subdividido em relação às áreas operacionais e às linhas de responsabilidade administrativa. O trabalho é subdividido em relação às contas do balanço patrimonial e da demonstração do resultado. O auditor diretamente se preocupa com a detecção e prevenção de fraude. O auditor incidentalmente se preocupa com a detecção e prevenção fraudes, a não ser que haja possibilidade de substancialmente afetar as demonstrações financeiras. O auditor deve ser independente em relação às pessoas cujo trabalho ele examina, porém subordinado às necessidades e desejos da alta administração. O auditor deve ser independente em relação à administração, de fato e de atitude mental. A revisão das atividades da empresa é contínua. O exame das informações comprobatórias das demonstrações financeiras é periódica, geralmente semestral ou anual. Adaptado de: Lisboa (2015). 56 Unidade II • Compliance: outra ferramenta importante de controle interno. Ela será analisada posteriormente com o conceito de governança corporativa. • Canal de denúncias: conforme já comentado, o canal de denúncias é importante na medida em que disponibiliza um meio de comunicação entre o denunciante e a organização. Antigamente era normal a utilização de uma linha telefônica para tal fim. Hoje em dia é possível disponibilizar outros meios, por exemplo, um e-mail. Ressalte-se que o fator mais importante é a garantia absoluta de sigilo. Caso um denunciante seja identificado sem que ele queira ser revelado, tal ferramenta perde sua credibilidade. • Comitê de auditoria: de acordo também com o que já foi citado, o comitê de auditoria pode ter outros nomes, por exemplo, comitê de compliance ou, ainda, comitê de controle interno. Independentemente da nomenclatura, o conceito seria o de um grupo de pessoas da organização que possa planejar, organizar e implantar investigações internas. Os componentes devem representar cada setor da empresa nas investigações. Nesse contexto, a participação de um advogado especializado na área ou do departamento jurídico da companhia (se for o caso) garantem que todas as providências estejam dentro de parâmetros legais. • Gerência de controles internos: pode haver, ainda, uma gerência ou diretoria específica de controles internos. Nesta seara uma instância não anula necessariamente a outra: o comitê pode ser responsável pelas decisões estratégicas e a gerência, pelas providências operacionais. Enfim, tais disposições dependem fundamentalmente das características da empresa, como porte, número de funcionários, especificidades técnicas, entre outras. A figura a seguir sintetiza o sistema de controles internos: Auditoria interna Sistema de controles internos Canal de denúncias ComplianceComitê de auditoria Auditoria externa Ger. de controles internos Figura 9 – Sistema de controles internos 57 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Saiba mais A fim de entender na prática como prevenir e detectar fraudes, leia: SILVA, C. A. et al. Consciência, prevenção e detecção contra fraude: estudo com auditores internos e contadores do setor público brasileiro. In: USP CONFERENCE IN ACCOUNTING. 10., 2020, São Paulo. Anais [...]. São Paulo: USP, 2020. Disponível em: https://bit.ly/3eGEBtL. Acesso em: 11 mar. 2021. Outras providências podem ajudar o controle interno. Por exemplo, o rodízio de empregados (conforme a área e as possibilidades do contexto da organização) pode trazer a ideia de que a atividade e o setor são da empresa e não de algum grupo específico, evitando que atitudes corporativas de maus funcionários busquem atitudes ilícitas para prejudicar outros. Outra vertente interessante é a assistência a funcionários. Problemas como endividamentos ou carências emocionais, por exemplo, quando apoiados com ajuda específica da empresa, podem fazer com que as possibilidades de fraude sejam efetivamente menores. A figura a seguir mostra possíveis providências elencadas, como a instituição de um código de conduta na empresa e a recompensa para denunciantes. Pode-se recompensar e, se necessário, manter também o sigilo. Auditoria externa s/demonstrações financeiras Recompensa para denunciantes Comitê de auditoria Treinamento de combate a fraudes Auditoria surpresa Auditoria interna Auditoria investigativa Monitoramento de transações suspeitas 86,8%86,8% 80,7%80,7% 79,8%79,8% 79,7%79,7% 75,8%75,8% 75,7%75,7% 74,8%74,8% 70,0%70,0% 69,8%69,8% 65,0%65,0% 61,5%61,5% 55,5%55,5% 55,5%55,5% 52,8%52,8% 45,0%45,0% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Programas de assistência a empregados Código de conduta Rodízio de empregados (job rotation) Política antifraude Revisão gerencial dos processos Avaliação de risco de fraude Canal de denúncias Figura 10 – Probabilidade de mitigar fraudes 58 Unidade II A figura anterior apresenta uma pesquisa realizada com 156 profissionais de controle interno e a pergunta que gerou os percentuais apontados no gráfico foi qual seria o melhor meio de mitigar a probabilidade de ocorrência de fraude (PERERA; FREITAS; IMONIANA, 2014, p. 20). Os respondentes poderiam selecionar mais de um item. Observe-se que os oito primeiros itens têm relevância, na opinião dos respondentes, em mais de 70%. Por fim, é sempre importante relembrar que o controle interno é consequência da complexidade das organizações modernas. Enquanto as empresas eram pequenas, os próprios donos ou seus administradores, em tese, conseguiam estabelecer controles eficientes. Contudo, a partir do crescimento das organizações, o controle interno passou a demandar outras providências: Com o crescimento das organizações e também da sua complexidade, ocorreu o distanciamento do administrador na execução do processo administrativo, tendo o mesmo que descentralizar e delegar poderes, implantando um sistema de controle interno para garantir a eficiência das operações. Através do plano de organização, pode se elaborarum sistema de controle, com características, classificações e etapas apresentadas a seguir. O Controle Interno está dividido em duas modalidades: Controle Administrativo que visa à eficiência operacional e a adesão política estabelecida pela organização, através de procedimentos e registros que se referem aos processos de decisão ligados à autorização de transações pela administração. E o Controle Contábil, está ligado diretamente aos procedimentos e métodos relacionados na proteção do ativo e à veracidade dos registros contábeis (LIMA et al., 2012, p. 8). O profissional da área deve priorizar o controle interno como forma de valorizar a instituição, tanto em relação ao público externo quanto à sociedade, criando e mantendo a credibilidade no mercado. Resumo Na presente unidade apresentamos os ambientes e fatores favoráveis a golpes corporativos, enfocando motivações como a de caráter financeiro, insatisfações pessoais e os psicopatas corporativos. Vimos também outros fatores, como a capacidade dos que desenvolvem a fraude, a racionalização, a pressão e a oportunidade são determinantes no processo de fraude, bem como alguns exemplos que ilustraram tais situações. Na sequência, analisamos o perfil do fraudador. Aspectos como idade, gênero e tempo de empresa foram discutidos, fundamentados em pesquisas desenvolvidas por especialistas da área. Identificamos ainda que a maioria das fraudes tem origem no nível tático da organização. 59 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Por fim, abordamos vertentes de detecção e prevenção a fraudes, como ferramentas indispensáveis, por exemplo; as auditorias interna e externa (assim como a diferença ente elas); o comitê de auditoria; o canal de denúncias; a gerência de controle interno; entre outros. Apresentamos uma pesquisa desenvolvida com profissionais de controle interno, que elencaram as providências mais pertinentes para mitigarem as ocorrências de fraude. Exercícios Questão 1. Leia o texto a seguir. Operação que investiga fraudes em concursos prende servidor público de Perobal Foram cumpridos dois mandados de prisão preventiva, sendo um contra um empresário e outro contra o servidor público municipal de Perobal Postado em: 18/12/2020 às 15:14 Figura 11 – Um dos favorecidos teria sido o próprio servidor investigado que, em contrapartida a uma licitação vencida pela empresa, veio a ser aprovado em primeiro lugar em um dos processos seletivos O Ministério Público do Paraná deflagrou nesta sexta-feira (18) a Operação Gabarito, que investiga fraudes em concursos públicos e licitações em diversos municípios da região Noroeste, com possível envolvimento do Consórcio Intermunicipal de Urgência e Emergência do Noroeste do Paraná (Ciuenp), responsável pelo Serviço de Atendimento Móvel de Urgência (Samu-192) da região. A ação é conduzida pelo Núcleo de Umuarama do Grupo Especializado na Proteção do Patrimônio Público e no Combate à Improbidade Administrativa (Gepatria) e pelo Núcleo de Cascavel do Grupo 60 Unidade II de Atuação Especial de Combate ao Crime Organizado (Gaeco), em conjunto com a 5ª Promotoria de Justiça de Umuarama. Foram cumpridos dois mandados de prisão preventiva, sendo um contra um empresário e outro contra um servidor público municipal de Perobal. Também foram executados três mandados de busca e apreensão, sendo um no gabinete do servidor e outros dois na residência e no escritório comercial do empresário. Os mandados foram expedidos pela 2ª Vara Criminal da Comarca de Umuarama. Investigações De acordo com as investigações do MPPR, editais de licitações continham cláusulas que restringiam a concorrência e eram manipulados pelos investigados e, eventualmente, por outros envolvidos, de modo a favorecer a empresa para torná-la vencedora dos certames. Em contrapartida, a instituição beneficiada asseguraria vagas em cargos públicos para pessoas indicadas. Um dos favorecidos teria sido o próprio servidor investigado que, em contrapartida a uma licitação vencida pela empresa, veio a ser aprovado em primeiro lugar em um dos processos seletivos. A apuração demonstrou que, entre 2013 e 2019, a empresa investigada celebrou pelo menos 33 contratos com o poder público, que garantiram retorno financeiro de R$ 2.205.204,75. Disponível em: https://bit.ly/3fG7p69. Acesso em: 12 jan. 2021. Com base na leitura, avalie as asserções e a relação entre elas. I – As investigações do MPPR sugerem que houve manipulação nas regras presentes nos editais de licitações com a intenção de favorecer determinada empresa. Porque II – As empresas favorecidas nas licitações garantiam que os envolvidos nas fraudes (ou pessoas por eles indicadas) ganhariam vultosos valores em espécie. Acerca dessas asserções, assinale a opção correta. A) As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II justifica a I. B) As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II não justifica a I. C) A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa. D) A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira. E) As asserções I e II são proposições falsas. Resposta correta: alternativa C. 61 AUDITORIA E INVESTIGAÇÕES SOBRE FRAUDES Análise da questão Justificativa: segundo o texto, “de acordo com as investigações do MPPR, editais de licitações continham cláusulas que restringiam a concorrência e eram manipulados pelos investigados e, eventualmente, por outros envolvidos, de modo a favorecer a empresa para torná-la vencedora dos certames”. No entanto, é dito que “em contrapartida, a empresa beneficiada asseguraria vagas em cargos públicos para pessoas indicadas”. Questão 2. (UFG 2010, adaptada) A auditoria interna, encarada como um controle gerencial que funciona medindo e avaliando a eficiência dos outros controles existentes, permite fornecer assistência e aconselhamento a todos os níveis da empresa, o que é praticado por intermédio de: A) Avaliação do controle interno. B) Execução das técnicas de auditoria. C) Recomendações e sugestões. D) Programas de treinamento. E) Novas contratações. Resposta correta: alternativa C. Análise da questão Justificativa: a realização da auditoria interna é uma prática fundamental para a entidade e visa auxiliá-la nas atividades de gestão por meio de orientações, recomendações e sugestões. Podemos dizer que esse tipo de auditoria funciona como uma espécie de assessoria à gestão institucional.
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