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Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |1| NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |2| Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |203| NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO 1 Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentalização. 2 Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. 3 Organização administrativa: centralização, descentralização, concentração e desconcentração; organização administrativa da União; administração direta e indireta; agências executivas e reguladoras. 4 Gestão de processos. 5 Gestão de contratos. 6 Planejamento estratégico. 7. Inovações introduzidas pela Constituição de 1988: agências executivas; serviços essencialmente públicos e serviços de utilidade pública; delegação de serviços públicos a terceiros; agências reguladoras; convênios e consórcios. 9. Relações humanas no trabalho. 10. Ética e cidadania. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |204| Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |5| ADMINISTRAÇÃO GERAL NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA / ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO 1 Características básicas das organizações formais modernas: tipos de estrutura organizacional, natureza, finalidades e critérios de departamentali- zação. 2 Processo organizacional: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação. 4 Gestão de processos. 5 Gestão de contratos. 6 Planejamento estratégico. PROCESSO ADMINISTRATIVO NA VISÃO DE FAYOL Conceito de administração Fayol define o ato de administrar como: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. As funções administrativas envolvem os elementos da administração, isto é, as funções do administrador: 1. Prever: visualizar o futuro e traçar o programa de ação. 2. Organizar: constituir o duplo organismo material e social da empresa. 3. Comandar: dirigir e orientar o pessoal. 4. Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os atos e esforços coletivos. 5. Controlar: verificar que tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e as ordens dadas. Esses são os elementos da administração que constituem o chamado processo administrativo – são localizáveis no trabalho do administrador em qualquer nível ou área de atividade da empresa. Em outros termos, tanto o diretor, o gerente, o chefe, como o supervisor – cada qual em seu respectivo nível – desempenham atividades de previsão, organização, comando, coordenação e controle, como atividades administrativas essenciais. PROCESSO ADMINISTRATIVO NA VISÃO MODERNA Processo significa uma sequência de ações que se sucedem para chegar a um determinado ponto. Uma maneira sistemática de fazer as coisas. É um meio, método ou maneira de conduzir certas atividades. A administração é um processo, posto que todos os administradores, independentemente de seus níveis ou funções, se engajam continuamente em certas atividades inter-relacionadas – como planejar, organizar, dirigir e controlar – para alcançar os objetivos desejados. Assim, o processo administrativo é o conjunto e sequência das funções administrativas. Segundo descreve Chiavenato (2003), quando consideradas em um todo integrado, as funções administrativas formam o processo administrativo. Quando consideradas isoladamente, o planejamento, a organização, a direção e o controle constituem funções administrativas. PLANEJAMENTO Planejamento é o processo administrativo que determina antecipadamente o que um grupo de pessoas deve fazer e quais as metas que devem ser atingidas. O planejamento administrativo significa decidir adiantado o que deve ser feito para alcançar determinado objetivo ou metas. Ele apresenta algumas características de como estabelecer um processo permanente e contínuo, que se preocupa com a racionalidade de tomada de decisões, sendo voltado para o futuro selecionando entre várias alternativas disponíveis um curso de ação onde é sistêmico e interativo. ORGANIZAÇÃO Segundo Chiavenato (2000), “a palavra organização denota todo empreendimento humano moldado intencionalmente para atingir determinados objetivos”. De acordo com Chiavenato (2000), “a importância da organização entre outras é basicamente a de agrupar pessoas e estruturar todos os recursos organizacionais para atingir os objetivos predeterminados”. Com a organização a empresa reúne e integra os recursos, define a estrutura de órgãos que deverão administra-los. Estabelecendo então a divisão do trabalho por diferenciação, possibilita os meios de coordenar as diferentes atividades pela integração de seus setores e define os níveis de autoridade e de responsabilidade. Verifica-se então que as empresas definem os seus domínios, objetivos que pretendem alcançar e seu ambiente de atuação onde procuram a sobrevivência e o crescimento, ou seja, “estabelecem estratégias para melhor aproveitamento e aplicação de seus recursos”. (Chiavenato, 2000). DIREÇÃO Para Hampton (1990) direção designa o processo pelo qual os gerentes procuram lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. Os outros processos administrativos – planejamento, organização e controle – podem ser vistos como interpessoais. Um gerente poderia praticá-los sozinho em seu escritório. Porém, liderar, ou a liderança, é diferente. A liderança refere-se ao processo interpessoal por meio do qual um gerente procura influenciar os empregados para que eles cumpram as tarefas. A liderança acontece não isoladamente, mas na inteiração. De todas as funções da administração, a liderança parece ser a mais estudada, e possivelmente a menos compreendida. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |6| CONTROLE Pressupõe em um trabalho coordenado, que facilite a troca de informações, estabelece princípios de acordo com o programa adotado, a função administrativa do controle tem por objetivo medir e corrigir o desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos da organização e os planos estabelecidos possam ser alcançados. A finalidade do controle e assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle está na veracidade se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos determinados e os resultados desejados. A figura abaixo demonstra o ciclo composto pelas quatro funções administrativas: Chiavenato (2004) aponta que o processo administrativo apresenta as seguintes características básicas: • É cíclico e repetitivo: o processo é permanente e contínuo e está sempre sendo completado e repetido continuamente. Em cada ciclo, o processo tende a melhorar e aperfeiçoar-se continuamente; • É interativo: isto é, cada função administrativa interage com as demais, influenciando-as e sendo por elas influenciada; • É iterativo: o processo administrativo é uma sequência de passos que, embora não sejam rigidamente seguidos, formam o itinerário sujeito a ajustamentos e correções, avanços e recuos, ao longo de sua implementação; e • É sistêmico: o processo não pode ser analisado em cada uma de suas partes tomadas isoladamente, mas em sua totalidade e globalidade. Para entender cada uma das funções administrativas, é necessário conhecer todas as demais. Nenhuma delas pode ser administrada sem uma estreita vinculação com as outras. A imagem a seguir representaos passos básicos do Processo Organizacional. Planejar "Administrar as relações com futuro" Definir missão, objetivos, políticas e re- cursos. Avaliar a situação atual (interna e ex- terna). Formular planos (meios) para alcançar os objetivos. Definir mecanismos de controle e avalia- ção. Organizar "Dispor/Alocar os recursos em uma estrutura que facilite a realização dos objetivos" Desenhar a estrutura organizacional e alocar recursos. Dividir o trabalho – especializar. Agrupar atividades e cargos – departa- mentalizar. Definir hierarquia (autoridade) e respon- sabilidades. Dirigir “Administrar pessoas para alcançar objetivos” Designar pessoas Liderar, orientar, coordenar esforços Incentivar, motivar Comunicar Controlar “Assegurar a realização de objetivos” Definir padrões de desempenho. Monitorar o desempenho. Comparar resultados com previsões – avaliar. Corrigir falhas e melhorar. PLANEJAMENTO 1. CONCEITO DE PLANEJAMENTO Chiavenato afirma que [...] O planejamento figura como a primeira função administrativa, por ser aquela que serve de base para as demais funções. [...] determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. [...] começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível. (CHIAVENATO, 2004, p.126). Planejamento é a função administrativa que define os objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessárias para alcançá-los adequadamente. A principal consequência do planejamento são os planos, estes não somente demonstram uma organização bem sucedida na realização de suas metas e objetivos, como também funciona como verdadeiros guias ou balizamentos (OLIVEIRA, 2007). Segundo Stoner e Fremann (1999, p. 136) planejamento “é o processo de estabelecer objetivos e as linhas de ação adequada para alcançá- los”. Já para Bateman e Snell (2009, p. 117) planejamento “é o processo consciente, sistemático de tomar decisões sobre metas e atividades que um indivíduo, gruo, uma unidade de trabalho ou uma organização buscarão o futuro”. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |7| Resumo Planejar significa olhar para frente, visualizar o futuro e o que deverá ser feito, elaborar bons planos, é ajudar as pessoas a fazer hoje as ações necessárias para melhor enfrentar os desafios do amanhã. Em outros termos o planejamento constitui hoje um componente essencial em qualquer tipo de organização ou atividade. QUESTÕES DE CONCURSOS 01. Sobre planejamento, considere os itens abaixo: I. Planejamento é definido como um processo de estabelecer objetivos e decidir o modo como alcança-los. II. O planejamento produz planos que se baseiam em objetivos e nos melhores procedimentos para alcança-los adequadamente. III. Planejamento é o processo de estabelecer objetivos e o curso de ação adequado para alcançar esses objetivos. IV. O planejamento é a primeira função administrativa, definindo os objetivos para o futuro desempenho organizacional e decidindo sobre os recursos e tarefas necessários para alcança-los adequadamente. Está(ão) correta(s): a) apenas um dos itens acima. b) apenas dois dos itens acima. c) apenas três dos itens acima. d) nenhum dos itens acima, e) todos dos itens acima. GABARITO: 1 – E Na lição de Chiavenato (2006), o planejamento pode ser considerado como um processo constituído de uma série sequencial de seis passos: 1. Definição dos objetivos: O primeiro passo do planejamento é o estabelecimento dos objetivos que se pretende alcançar, ou seja, os objetivos da organização devem orientar todos os principais planos, servindo de base os objetivos departamentais. Os objetivos devem especificar resultados desejados e os pontos finais a que se pretende chegar, para se conhecer quais os passos intermediários para chegar lá. 2. Verificação da situação atual em relação aos objetivos: Simultaneamente à definição dos objetivos deve-se avaliar a situação atual em contraposição aos objetivos desejados, verificar onde se está e o que precisa ser feito. 3. Desenvolver premissas quanto às condições futuras: Premissas constituem os ambientes esperados dos planos em operação. Como a organização opera em ambientes complexos. Trata-se de gerar cenários alternativos para os estados futuros das ações, analisando o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em relação aos objetivos. 4. Analisar as alternativas de ação: O quarto passo do planejamento é a busca e análise dos cursos alternativos de ação. Trata-se de relacionar e avaliar as ações que devem ser empreendidas. 5. Escolher um curso de ação entre as várias alternativas: O quinto passo é selecionar o curso de ação adequada para alcançar os objetivos propostos. Trata-se de uma tomada de decisão, em que se escolhe uma alternativa e se abandona as demais. A alternativa escolhida se transforma em um plano para alcance dos objetivos. 6. Implementar o plano e avaliar os resultados: Fazer aquilo que o plano determina e avaliar cuidadosamente os resultados para assegurar o alcance dos objetivos, seguir através do que foi planejado e empreender as ações corretivas à medida que se tornarem necessárias. 2. CONCEITO DE ESTRATÉGIA. A palavra estratégia tem origem grega. Provém de stratego, que significa literalmente a arte da liderança. Era utilizada para designar a função do chefe do exército. Durante vários séculos os militares utilizaram esta palavra para designar o caminho que era dado à guerra, visando a vitória militar. Assim, a elaboração de planos de guerra passou a ser denominada estratégia. [...] A estratégia é a ação ou o caminho mais adequado a ser executado para alcançar, preferencialmente desafios e metas estabelecidos, no melhor posicionamento da empresa perante seu ambiente. É importante procurar substabelecer estratégias alternativas para facilitar as alterações dos caminhos ou ações de acordo com as necessidades (OLIVEIRA, 2007, p. 53). CHIAVENATO e SAPIRO (2003, p. 41) conceitua o termo estratégia como “um padrão ou plano que integra as principais políticas, objetivos, metas e ações da organização”. Nessa mesma linha de raciocínio CHIAVENATO e SAPIRO (2003, p. 41) descreve que “uma boa estratégia pode assegurar a melhor alocação dos recursos em antecipação aos movimentos, planejados ou não, dos oponentes ou às circunstancias do ambiente”. Características do planejamento estratégico, tático e operacional: Planejamento estratégico De acordo com Bateman e Snell (2009, p. 121) planejamento estratégico é o “conjunto de procedimentos para tomada de decisão sobre os objetivos e as estratégias de longo prazo” Para Peter Drucker (apud Stoner, 1985, p.86) o planejamento estratégico é no campo de sua eficácia e eficiência identificada como fazer a coisa certa em relação a seleção de seus objetivos e depois na determinação de como atingi-los, pois, se não observados podem influenciar demasiadamente na sobrevivência e no crescimento de uma organização. Segundo Oliveira (2004) planejamento estratégico é o processo administrativo que estabelece a melhor direção a ser adotada pela empresa, visando otimizado grau de interação com os ambientes externo e interno, operando de forma inovadora e diferenciada, sendo capaz de influenciar todos da empresa. Conforme Schermerhorn (2008, p.144) plano estratégico “identifica diretrizes de longo prazo para a organização” O planejamento estratégico é de forma geral entendido como um processo no qual a instituição determina seu futuro desejado e as formas efetivas de fazê-lo acontecer (ANSOFF; MCDONNELL, 1993). Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |8| Pereira(2010, p.47) assegura que Planejamento estratégico: “é um processo que consiste na análise dos pontos fortes (competências) e fracos (incompetências ou possibilidades de melhorias) da organização e das oportunidades e ameaças do ambiente externo, com o fim de formular (formar) estratégias e ações estratégicas com a intenção de aumentar a competividade e seu grau de resolutividade¨. O planejamento estratégico é um processo organizacional compreensivo de adaptação através da aprovação, tomada de decisão e avaliação. Procura responder a questões básicas, como: por que a organização existe, o que ela faz e como faz. O resultado do processo é um plano que serve para guiar a ação organizacional por um prazo de três a cinco anos. Portanto, Planejamento estratégico, pode ser conceituado como um processo continuado e adaptativo por meio do qual uma organização define (e redefine) sua missão, seus objetivos e suas metas, escolhe as estratégias e meios para atingi-las em um determinado período de tempo, através de constante influência com o ambiente externo (MEYER JUNIOR, 1988). Planejamento tático O planejamento tático tem como finalidade melhorar determinada área de resultado e não a empresa como um todo, trabalhando com decomposições dos objetivos, estratégias e políticas estabelecidas no planejamento estratégico (OLIVEIRA, 2004). Conforme Bateman e Snell (2009, p. 122) planejamento tático é o “conjunto de procedimentos para traduzir objetivos estratégicos abrangentes em objetivos e planos específicos relevantes para determinada parte da organização”. De acordo com Pereira (2010, p.54) o planejamento tático: Relaciona-se com os objetivos de médio prazo; Tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a organização como um todo; Trabalha com decomposições das estratégicas e ações estratégicas estabelecidas no planejamento estratégico; É de responsabilidade da administração de nível médio. Assim, o planejamento tático é o planejamento focado no médio prazo e que enfatiza as atividades correntes das várias unidades ou departamentos da organização. O médio prazo é definido como o período que se estende por um ano. O administrador utiliza o planejamento tático para delinear o que as várias partes da organização, como departamentos ou divisões, devem fazer para que a organização alcance sucesso no decorrer do período de um ano de seu exercício. Os planos táticos geralmente são desenvolvidos para as áreas de produção, marketing, pessoal, finanças e contabilidade. Para ajustar-se ao planejamento tático, o exercício contábil da organização e os planos de produção, de vendas, de investimentos etc. abrangem geralmente o período anual. Os planos táticos geralmente envolvem: 1. Planos de produção: Envolvendo métodos e tecnologias necessárias para as pessoas em seu trabalho, arranjo físico do trabalho e equipamentos como suportes para as atividades e tarefas. 2. Planos financeiros: Envolvendo captação e aplicação do dinheiro necessário para suportar as várias operações da organização. 3. Planos de marketing: Envolvendo os requisitos de vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender ao cliente. 4. Planos de recursos humanos: Envolvendo recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades dentro da organização. Recentemente, as organizações estão também se preocupando com a aquisição de competências essenciais para o negócio através da gestão do conhecimento corporativo. Contudo, os planos táticos podem também se referir à tecnologia utilizada pela organização (tecnologia da informação, tecnologia de produção etc.), investimentos, obtenção de recursos etc. Planejamento Operacional Para Bateman e Snell (2009, p.122) planejamento operacional é o “processo de identificar procedimentos e processos específicos requeridos nos níveis mais baixos de uma organização”. O planejamento operacional pode ser verificado como uma formalização dos dois anteriores, através de documentos escritos, das metodologias de desenvolvimento e implantação estabelecidas (OLIVEIRA, 2004) O nível de influência operacional importa nas estratégias táticas, ou ações tomadas por partes menores de uma empresa, que se adaptam aos instrumentos administrativos básicos para o dia a dia do executivo, visto que enfoca em um curto prazo, abordando apenas uma tarefa, ou uma operação (KICH; PEREIRA, 2011). Assegura Stoner e Fremann (1999, p.166) que plano operacional é o “plano que descreve os detalhes necessários para se incorporar a estratégia nas operações do dia a dia”. O planejamento operacional é focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com “o que fazer” e com o “como fazer” as atividades quotidianas da organização. Refere-se especificamente às tarefas e operações realizadas no nível operacional. Como está inserido na lógica de sistema fechado, o planejamento operacional está voltado para a otimização e maximização de resultados, enquanto o planejamento tático está voltado para a busca de resultados satisfatórios.. O planejamento operacional é constituído de uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas e funções dentro da organização. Cada plano pode consistir em muitos subplanos com diferentes graus de detalhamento. No fundo, os planos operacionais cuidam da administração da rotina para assegurar que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, a fim de que esta possa alcançar os seus objetivos. Os planos operacionais estão voltados para a eficiência (ênfase nos meios), pois a eficácia (ênfase nos fins) é problema dos níveis institucional e intermediário da organização. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |9| Apesar de serem heterogêneos e diversificados, os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos, a saber: 1. Procedimentos: São os planos operacionais relacionados com métodos. 2. Orçamentos: São os planos operacionais relacionados com dinheiro. 3. Programas (ou programações): São os planos operacionais relacionados com o tempo. 4. Regulamentos: São os planos operacionais relacionados com comportamentos das pessoas. Resumidamente, encontram-se abaixo as definições destes níveis de planejamento: PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Planejamento estratégico é um conjunto de atividades realizadas por meio de análise do que foi feito no passado, idealizando-se, assim, um objetivo adequado para o futuro. É uma ferramenta de trabalho que facilita para as organizações lidarem com situações de mudanças. O planejamento estratégico envolve vários fatores, que devem ser pensados de forma a alcançar o que a empresa deseja. Deve-se, então, planejar o que deve ser feito, como deve ser feito, quando, quanto, para quem, por que, por quem e onde (AMORIM, 2012). Tudo que for realizado no planejamento para a empresa deve decorrer de decisões presentes e que irão surtir efeito no futuro. É uma atividade que analisa a organização como um todo, verifica quais são suas oportunidades e ameaças, por meio de estudos sobre seus pontos fortes e fracos, buscando criar métodos corretos a serem seguidos pela organização, a fim de executar a missão da empresa e fazer com que a empresa siga na direção do que ela pretende ser (OLIVEIRA, 2004). A criação do planejamento estratégico da empresa é uma atividade complexa, posto que se trata de uma atividade que determina os estados futuros e a avaliação das ações realizadas pela empresa para se alcançar os objetivos. É um processo contínuo. Entretanto, não segue a mesma linha, já que a empresa sofre várias influências internas e externas, sobre as quais, muitas vezes, ela não pode interferir (CHIAVENATO e SAPIRO, 2009).No entanto, Matos e Chiavenato (1999) lecionam que o planejamento estratégico apresenta cinco características fundamentais: O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável: Ou seja, sujeito à incerteza a respeito dos eventos ambientais. Por se defrontar com a incerteza tem suas decisões baseadas em julgamentos e não em dados concretos. Reflete uma orientação externa que focaliza as respostas adequadas às forças e pressões que estão situadas do lado de fora da organização. O planejamento estratégico é orientado para o futuro: Seu horizonte de tempo é o longo prazo. Durante o curso do planejamento, a consideração dos problemas atuais é dada em função dos obstáculos e barreiras que eles possam provocar para um almejado lugar no futuro. O planejamento estratégico é compreensivo: Ele envolve a organização como uma totalidade, abarcando todos os seus recursos, no sentido de obter efeitos sinergéticos de todas as capacidades e potencialidades da organização. A resposta estratégica da organização envolve um comportamento global, compreensivo e sistêmico. A participação das pessoas é fundamental nesse aspecto, pois o planejamento estratégico não deve ficar apenas no papel, mas na cabeça e no coração de todos os envolvidos. São eles que o realizam e o fazem acontecer. O planejamento estratégico é um processo de construção de consenso. Devido à diversidade dos interesses e necessidades dos parceiros envolvidos, o planejamento deve oferecer um meio de atender a todos na direção futura que melhor convenha para que a organização possa alcançar seus objetivos. Para isso, é preciso aceitação ampla e irrestrita para que o planejamento estratégico possa ser realizado através dessas pessoas em todos os níveis da organização. O planejamento estratégico é uma forma de aprendizagem organizacional. Por estar orientado para a adaptação da organização ao contexto ambiental, o planejamento constitui uma tentativa constante de aprender a ajustar-se a um ambiente complexo, competitivo e suscetível a mudanças. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |10| Etapas do planejamento estratégico As etapas do planejamento estratégico representam uma verdadeira polêmica. Não há um consenso entre os autores. ETAPAS DO PLANEJAMENTO EM DIVERSOS CONTEXTOS Para Maximiano, o planejamento estratégico é uma sequência de análises e decisões que compreende os seguintes componentes principais: Por seu turno, Chiavenato descreve sete etapas do planejamento estratégico: Ademais, Djalma Rebouças de Oliveira, dispõe que o planejamento estratégico compõe-se por quatro fases básicas: Entendimento da missão. (Em que ponto estamos?) Análise do ambiente externo. (Quais são as ameaças e oportunidades do ambiente?) Análise do ambiente interno. (Quais são os pontos fortes e fracos dos sistemas internos da organização?) Definição do plano estratégico. (Para onde devemos ir? O que devemos fazer para chegar lá?) Determinação dos objetivos; Análise ambiental externa; Análise organizacional interna; Formulação de alternativas; Elaboração do planejamento; Implementação e execução; Avaliação dos resultados. Fase I – Diagnóstico estratégico – também denominada auditoria de posição, deve-se determinar “como se está”. As pessoas representativas devem analisar os aspectos inerente à realidade interna e externa da empresa. Essa fase pode ser dividida em cinco etapas básicas: (a) identificação da visão; (b) identificação dos valores; (c) análise externa; (d) análise interna; e (e) análise dos concorrentes. Fase II – Missão da empresa – nesse momento, deve ser estabelecida a razão de ser da empresa, bem como o seu posicionamento estratégico. Essa fase divide-se em cinco etapas: (a) estabelecimento da missão da empresa; (b) estabelecimento dos propósitos atuais e potenciais; (c) estruturação e debate de cenários; (d) estabelecimento da postura estratégica; e (e) estabelecimento das macroestratégias e macropolíticas; Fase III – Instrumentos prescritivos e quantitativos – nessa fase, deve-se estabelecer “de onde se quer chegar” e de “como chegar na situação que se deseja”. Assim, pode-se dividi-la em dois instrumentos perfeitamente interligados: (a) instrumentos prescritivos (explicitação do que deve ser feito pela empresa); e (b) instrumentos quantitativos (projeções econômico-financeiras do planejamento orçamentário); Fase IV – Controle e avaliação – deve verificar “como a empresa está indo” para a situação desejada. Componentes/Elementos do Planejamento Estratégico DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO O diagnóstico é um estudo detalhado de toda a organização, tanto estudo interno, quanto externo da empresa. A estratégia empresarial será criada por meio de uma análise de todos os pontos fortes, fracos e oportunidades e ameaças que a empresa tiver, a fim de diagnosticar qual é a real situação da empresa perante o ambiente em que se encontra (TAVARES, 2010). Um eficiente diagnóstico irá estudar a competitividade da organização, seu portfólio de produtos e serviços, o grau de vulnerabilidade em relação às ameaças, os recursos disponíveis para a realização de suas atividades, sua estrutura e os processos de se conquistar os objetivos propostos. Após isso, é feita uma avaliação dos dados e será possível verificar se há problemas na estratégia da empresa ou se está tudo de acordo para uma gestão adequada (OLIVEIRA, 2004). Para a elaboração do diagnóstico estratégico são necessárias várias análises, tais como: a identificação da missão empresarial, visão, análise do ambiente em que a empresa está inserida, o estabelecimento dos seus objetivos e, posteriormente, elaborar as ações estratégicas a serem seguidas (AMORIM, 2012). É a partir do diagnóstico estratégico que o executivo saberá quais as prioridades de ação, que dará um direcionamento para a organização saber por onde começar para se alcançar o que deseja (CHIAVENATO e SAPIRO, 2009). CONCEITO DE MISSÃO “A missão é a razão de ser da empresa. Nesse ponto procura-se determinar qual o negócio da empresa, por que ela existe, ou, ainda, em que tipos de atividades a empresa deverá concentrar-se no futuro. Aqui se procura responder á pergunta básica: “Aonde se quer chegar com a empresa? ” OLIVEIRA (2007, p.126). CHIAVENATO e SAPIRO (2003, p. 56) descreve o conceito de missão é que a declaração da “missão (mission statement) de uma organização incorpora o mercado nas considerações sobre a concretização da visão de negócios. A missão deve estar clara a todos os integrantes da organização, ela deve ser entendida como uma identificação a ser seguida. Ao estipular a missão da empresa, os gestores devem se atentar para os diversos fatores que compõem o desenvolvimento de sua missão, ela deve ser focalizada no sentido da satisfação das necessidades dos clientes, uma vez que, a satisfação do cliente trará benefícios para a empresa e ela conseguirá o sucesso. A missão deve ser capaz de refletir as aptidões essenciais da empresa, devem ser compreensíveis por todos, realistas e motivadoras, cativando os envolvidos a cumprirem com o determinado (OLIVEIRA, 2004). Entendemos que a Missão é o horizonte ao qual a organização prevê seu futuro, sendo a razão do existir no qual o gestor, no processo de elaboração da missão deverá responder as seguintes perguntas: Quem somos? Por que existimos? Quais são as necessidades que satisfazem na sociedade? Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |11| Sabendo-se aonde chegar com a empresa, deve-se estabelecer o caminho que a organização se propõe a fazer e assim com as lideranças relacionadas a cada setor mostrar aos colaboradores o por que a organização existe , o que é propostopara empresa fazer e para quem executar serviços de qualidade, assim interagindo e seduzido principal alvo, o cliente, de forma que, o mesmo se sinta acolhido e retorne aquela instituição. Conforme OLIVEIRA (2008), Missão é a maneira de determinar os valores, crenças, ou áreas básicas de atuação, conforme filosofias e tradições da empresa. CONCEITO DE VISÃO A visão relaciona-se diretamente com os objetivos gerais, de longo prazo, descrevendo as aspirações da Instituição para o futuro, sem especificar os meios para alcançá-las. É o que se espera ser num determinado tempo e espaço. Descreve o que a organização quer realizar objetivamente nos próximos anos da sua existência, normalmente a longo prazo. A visão com mais efeito é aquela que cria inspiração e esta inspiração é normalmente querer mais, melhor e maior. Assim, ela deve ser ambiciosamente voltada para o futuro e simultaneamente inspiradora, clara, concisa, coerente com a missão, de modo a que todos a compreendam e a sintam. A visão deve, ainda, ser suficientemente atrativa e constituir um desafio, ao mesmo tempo, atingível, por forma a motivar todos os colaboradores. Descrevo que a Visão é a explicitação do que se realiza para alcançar um determinado objetivo organizacional no futuro, sendo o desejo e a intenção do direcionamento da instituição. A visão, literalmente, significa uma imagem. Visão de negócio ou visão organizacional ou, ainda, visão de futuro é o sonho acalentado pela organização. É a imagem com a qual ela se vê no futuro. É a explicação do por que, diariamente, todos se levantam e dedicam a maior parte dos seus dias ao sucesso da organização onde trabalham, onde investem ou fazem negócios (CHIAVENATO e SAPIRO 2009, p. 87). BATEMAN (2006, P. 125) relata que “a visão estratégica vai além da declaração da missão para promover uma perspectiva em relação ao direcionamento da empresa e em que a organização pode transformar- se. A visão da empresa pode ser conceituada das seguintes formas: Articulação das aspirações de uma empresa a respeito do seu futuro (Hart, 1994:8); Clara e permanente demonstração, para a comunidade, da natureza e da essência da empresa em termos de seus propósitos, do escopo do negócio e da liderança competitiva, para prover a estrutura que regula as relações entre a empresa e os principais interessados e para os objetivos gerais de desempenho da empresa (Hax e Majluf, 1984:17) Algo que se vislumbre para o futuro desejado da empresa (Quigley, 1993:4); Idealização de um futuro desejado para a empresa (Collins e Porras, 1993:10) Afirma-se também que a visão expressa a previsão da alta direção de como a empresa deve estar durante certo período, por exemplo, daqui a 10 anos. Deve ser elaborada pela alta direção, e deve ser criada observando o mercado em que se insere e os valores e princípios que a organização deseja chegar. A visão também deve ser divulgada por toda a empresa. Essa visão precisa ser respiradora para todos os membros da organização, ou seja, uma ponte norteadora do compromisso organizacional em prol do futuro a ser alcançado. Cenários Refere-se à etapa de diagnóstico estratégico, considerando variáveis do ambiente interno e externo à organização, referenciais obrigatórios para a definição de estratégias e objetivos. A ferramenta mais utilizada para a definição de cenários é a matriz de análise SWOT. O termo vem do inglês e representa as iniciais das palavras Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). A análise de cenário se divide em ambiente interno (Forças e Fraquezas) e ambiente externo (Oportunidades e Ameaças). As forças e fraquezas são determinadas pela posição atual da empresa e se relacionam, quase sempre, a fatores internos. Já as oportunidades e ameaças são antecipações do futuro e estão relacionadas a fatores externos. O ambiente interno pode ser controlado pelos dirigentes da empresa, uma vez que ele é resultado das estratégias de atuação definidas pelos próprios membros da organização. Desta forma, durante a análise, quando for percebido um ponto forte, ele deve ser ressaltado ao máximo; e quando for percebido um ponto fraco, a organização deve agir para controlá-lo ou, pelo menos, minimizar seu efeito. Já o ambiente externo está totalmente fora do controle da organização. Mas, apesar de não poder controlá-lo, a empresa deve conhecê-lo e monitorá-lo com frequência, de forma a aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças. Evitar ameaças nem sempre é possível, no entanto pode-se fazer um planejamento para enfrentá-las, minimizando seus efeitos. CONCEITO DE VALORES São ideias fundamentais em torno das quais se constrói a organização. Representam as convicções dominantes, as crenças básicas, aquilo em que as pessoas da organização acreditam. Os valores permeiam todas as atividades e relações com os clientes. Os valores descrevem como a organização pretende atuar no cotidiano enquanto busca realizar sua visão. Os valores são elementos motivadores que direcionam as ações das pessoas na organização, contribuindo para a unidade e a coerência do trabalho. Sinalizam o que se persegue em termos de padrão de comportamento de toda a equipe de colaboradores na busca da excelência. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |12| CONCEITO DE NEGÓCIO Aponta a área de atuação à qual a organização pública ou empresa privada quer se dedicar, considerando o universo de possibilidades existentes no ambiente empresarial em que se insere. Exemplos: O negócio da IBM é informação; O da Xerox é automação de escritórios; O dos estúdios de Hollywood é entretenimento. Fatores críticos de sucesso Fatores críticos de sucesso (do inglês Critical Success Factors - CSF) são os fatores que definem o sucesso ou o fracasso de uma empresa. São pontos sobre os quais você deve redobrar a atenção, pois não se pode falhar. Quando bem definidos, os fatores críticos de sucesso tornam-se ponto de referência para as pessoas que admiram o seu trabalho, os seus produtos/serviços. CONCEITO DE OBJETIVO Os objetivos são resultados a serem alcançados pela instituição no contexto de seu ambiente para concretizar a sua visão do futuro e cumprir sua missão. Segundo a norma ISO 9001, os objetivos devem ser consistentes com a política e comprometidos com a melhoria contínua, e seus resultados devem ser mensuráveis e atingíveis. OLIVEIRA (2007, p.159) também define Objetivo como: Objetivo é o alvo ou ponto quantificado, com prazo de realização e responsável estabelecidos, que se pretende atingir através de esforço extra. Esse aspecto, também, está relacionado ao fato de o objetivo poder ter dois tipos básicos de valor: Instrumental: permite a obtenção ou retenção de algo de valor. Como exemplo, pode-se citar a situação da empresa que tem como objetivo aumentar o volume de vendas e manter a atual participação de mercado diante de seus concorrentes; Estilístico: tem o valor por si mesmo. Como exemplo pode-se ter o objetivo de diversificação, que reflete um estilo de administração. Logo, a missão, a visão e objetivo devem ser usadas de forma que conquista não só os colaboradores da empresa mas também seus clientes, tornando assim uma empresa competitiva no mercado. Metas e indicadores Indicadores são formas de representação quantificáveis de características de produtos e processos, utilizadas para acompanhar e melhorar os resultados e o desempenho da organização ao longo do tempo. A partir dos indicadores são traçadas as metas, que representam os resultados a serem alcançados para atingir os objetivos propostos. Elas podem ser definidas, ainda, como o padrão ideal de desempenhoa ser alcançado ou mantido. O estabelecimento de metas permite um melhor controle dos resultados, pois as mesmas devem ser observáveis, quantificadas por meio dos indicadores, conter prazos de execução e definição de responsabilidade. É importante frisar que a definição das metas deve estar focada na análise das necessidades, expectativas e satisfação do cliente. Características das metas: - desafiantes, para estimular os executores; - significado particular à organização, gerando comprometimento e motivação; - relevantes, importantes para o alcance dos objetivos; - claras, precisam evitar ambiguidades e todos devem entender; - específicas, metas genéricas não geram resultados observáveis, claros; - mensuráveis, precisam ser quantificadas por meio dos indicadores; - temporais, com prazo bem definido, contendo dia, mês e ano; - viáveis, precisam ser alcançáveis. ANÁLISE SWOT No planejamento estratégico a análise de cenários é de suma importância para a vida de uma organização. A análise SWOT que na sua tradução é força, fraqueza, oportunidade e ameaça, é uma técnica utilizada para a gestão e o planejamento das empresas, seja ela de pequeno ou grande porte. A origem segundo Fagundes (2010), modelo da "Matriz SWOT", surgiu na década de 1960, em discussões na escola de administração, que começaram a focar a compatibilização entre as "Forças" e "Fraquezas" de uma organização, sua competência distintiva, e as "Oportunidades" e "Ameaças". O SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats) é uma técnica que auxilia a elaboração do planejamento estratégico das Organizações que começou a ser desenvolvido nas escolas americanas. O objetivo é focalizar a combinação das forças e fraquezas da organização com as oportunidades e ameaças do mercado. ULRICH (2002, p. 212) finaliza a contextualização mencionando: A análise SWOT é uma das técnicas mais utilizadas em investigação social, quer na elaboração de diagnósticos, quer em análise organizacional ou elaboração de planos. No entanto a sua utilização, nem sempre se traduz em contributos efetivos para os processos, sendo que, muitas vezes, ela surge mais como um ritual ou uma tentativa desprovida de conteúdo real, de sermos mais científicos ou técnicos nos processos de planejamento e/ou avaliação. Na realidade, devido a sua aparente simplicidade, esta técnica emergiu como uma das preferidas por técnicos de todas as áreas. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |13| Os pontos fracos e fortes de uma empresa são constituídos dos seus recursos, que incluem os recursos humanos (experiências, capacidades, conhecimentos, habilidades); os recursos organizacionais (sistemas e processos da empresa como estratégias, estrutura, cultura, etc.); e os recursos físicos (instalações, equipamentos, tecnologia, canais, etc.). Já as oportunidades são situações externas e não controláveis pela empresa, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pela empresa, podem influencia-la positivamente. Quanto as ameaças são situações externas e não controláveis pela empresa, atuais ou futuras que, se não eliminadas, minimizadas ou evitadas pela empresa, podem afetá-la negativamente. Na concepção de Oliveira (2007, p. 37) define a análise SWOT da seguinte forma: 1. Ponto forte é a diferenciação conseguida pela empresa – variável controlável – que lhe proporciona uma vantagem operacional no ambiente empresarial (onde estão os assuntos não controláveis pela empresa). 2. Ponto Fraco é a situação inadequada da empresa – variável controlável – que lhe proporciona uma desvantagem operacional no ambiente empresarial. 3. Oportunidade é a força ambiental incontrolável pela empresa, que pode favorecer sua ação estratégica, desde que conhecida e aproveitada, satisfatoriamente, enquanto perdura. 4. Ameaça é a força ambiental incontrolável pela empresa, que cria obstáculos à sua ação estratégica, mas que poderá ou não ser evitada, desde que reconhecida em tempo hábil. O objetivo da SWOT é levantar estratégias para, no contexto do planejamento estratégico, manter pontos fortes, reduzir a intensidade de pontos fracos, aproveitando-se de oportunidades e protegendo-se de ameaças. A análise também é útil para revelar pontos fortes que ainda não foram plenamente utilizados e identificar pontos fracos que podem ser corrigidos. Diante da predominância de pontos fortes ou fracos, e de oportunidades ou ameaças, podem-se adotar estratégias que busquem a sobrevivência, a manutenção, crescimento ou desenvolvimento da organização. As definições de pontos fortes e fracos da organização são uns dos principais desafios dessa técnica. Para solucionar esse problema busca-se identificar quais aspectos da organização são duradouros e imutáveis durante períodos relativamente longos e quais aspectos são necessariamente mais responsivos às mudanças no mercado e às pressões de forças ambientais. A função principal da análise SWOT é levar ao estabelecimento de objetivos para a organização. Analisando-se as variáveis incontroláveis do ambiente externo, tais como de aspectos socioeconômicos, políticos, de legislação entre outros, pode-se esperar um cenário otimista ou pessimista. Tal cenário é então confrontado com a capacidade da empresa e assim avalia-se os meios para competir em mercados concorridos. Desse modo, são estabelecidos os objetivos que irão definir o que deverá ser feito para os próximos anos. É, pois, nesse sentido, que se afirma que a estratégia e a Inteligência Competitiva devem andar juntas (Stollenwerk, 2005) Há várias vantagens na utilização desta técnica, dentre elas estão: Auxiliar a empresa a identificar o que a torna mais efetiva (forças), aumentando a confiança nas ações a serem tomadas, indicando um caminho mais seguro para sua ação no mercado; Planejar ações de correção e ajuste, identificando os pontos de melhoria da empresa (fraquezas); Usufruir das oportunidades identificadas; Diminuir os riscos referentes às ameaças identificadas; Alcance de um maior grau de conhecimento diante do negócio, ambiente e do nicho de mercado da empresa. Domínio do Problema ESQUEMAS DE AULA Ambiente interno (variáveis controláveis): Pontos fortes (strengths) - são competências, fatores ou características internas positivas que a organização possui – Ex.: funcionários capacitados; e Pontos fracos (weaknesses) - são deficiências, fatores ou características internas negativas que prejudicam o desempenho e o cumprimento da missão organizacional – Ex.: funcionários não capacitados. Ambiente externo (variáveis não controláveis): Oportunidades (opportunities) - as oportunidades são as forças externas à organização que influenciam positivamente no cumprimento da missão, mas que não temos controle sobre elas – Ex.: mercado internacional em expansão; e Ameaças (threats) - são aspectos externos à organização que impactam negativamente no desempenho e no cumprimento da missão – Ex.: governo cria um novo imposto. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |14| Exemplos de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças da Matriz SWOT TIPOS DE ESTRATÉGIAS O executivo poderá escolher determinado tipo de estratégia que seja o mais adequado, tendo em vista a sua capacitação e o objetivo estabelecido. Entretanto, deverá estar ciente de que a escolha poderá nortear o seu desenvolvimento por um período de tempo que poderá ser longo. As estratégias podem ser estabelecidas de acordo com a situação da empresa: podem estar voltadas à sobrevivência, manutenção, crescimento ou desenvolvimento, conforme postura estratégica da empresa. A combinação de estratégias deveser feita de forma que aproveite todas as oportunidades possíveis, e utilizando a estratégia certa no memento certo. Estratégia de sobrevivência Este tipo de estratégia deve ser adotado pela empresa quando não existir outra alternativa para a mesma, ou seja, apenas quando o ambiente e a empresa estão em situação inadequada com muitas dificuldades ou quando apresentam péssimas perspectivas (alto índice de pontos fracos internos e ameaças externas). Em qualquer outra situação, quando a empresa adota esta estratégia como precaução, as consequências podem ser desastrosas, pois numa postura de sobrevivência, normalmente a primeira decisão do executivo é parar os investimentos e reduzir, ao máximo, as despesas. A sobrevivência pode ser uma situação adequada como condição mínima para atingir outros objetivos mais tangíveis no futuro, como lucros maiores, vendas incrementadas, maior participação no mercado, etc, mas não como um objetivo único da empresa, ou seja, estar numa situação de “sobreviver por sobreviver”. Os tipos que se enquadram na situação de estratégia de sobrevivência são: Redução de custos: utilizada normalmente em período de recessão, que consiste na redução de todos os custos possíveis para que a empresa possa subsistir. Desinvestimento: quando as empresas encontram-se em conflito com linhas de produtos que deixam de ser interessantes, portanto, é melhor desinvestir do que comprometer toda a empresa. Se nenhuma estratégia básica de sobrevivência der certo, o executivo penderá para a adoção da estratégia de - Liquidação de negócio: estratégia usada em último caso, quando não existe outra saída, a não ser fechar o negócio. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |15| Estratégia de manutenção Neste caso, a empresa identifica um ambiente com predominância de ameaças; entretanto, ela possui uma série de pontos fortes (disponibilidade financeira, recursos humanos, tecnologia, etc.) acumulados ao longo dos anos, que possibilitam ao administrador, além de querer continuar sobrevivendo, também manter a sua posição conquistada até o momento. Para tanto, deverá sedimentar e usufruir ao máximo os seus pontos fortes, tendo em vista, inclusive, minimizar os seus pontos fracos, tentando ainda, maximizar os pontos fracos e minimizar os pontos fortes dos concorrentes. A estratégia de manutenção é uma postura preferível quando a empresa está enfrentando ou espera encontrar dificuldades, e a partir dessa situação prefere tomar uma atitude defensiva diante das ameaças. A estratégia de manutenção pode apresentar três situações: Estratégia de estabilidade: procura, principalmente, a manutenção de um estado de equilíbrio ameaçado, ou ainda, o seu retorno em caso de sua perda. Estratégia de especialização: a empresa busca conquistar ou manter a liderança no mercado através da concentração dos esforços de expansão numa única ou em poucas atividades da relação produto/mercado. Sua vantagem é a redução dos custos unitários e a desvantagem é a vulnerabilidade pela alta dependência de poucas modalidades de fornecimento de produção e vendas. Estratégia de nicho: a empresa procura dominar um segmento de mercado que ela atua, concentrando o seu esforço e recursos em preservar algumas vantagens competitivas. Pode ficar entendido que este tipo de empresa tem um ambiente ecológico bem restrito, não procura expandir-se geograficamente e segue a estratégia do menor risco, executando-se aquele que é inerente a quem se encontra num só segmento. Assim a empresa dedica-se a um único produto, mercado ou tecnologia, pois não há interesse em desviar os seus recursos para outras atenções. Estratégia de crescimento Nesta situação, o ambiente está proporcionando situações favoráveis que podem transformar-se em oportunidades, quando efetivamente é usufruída a situação favorável pela empresa. Normalmente, o executivo procura, nesta situação, lançar novos produtos, aumentar o volume de vendas, etc. Algumas das estratégias inerentes à postura de crescimento são: Estratégia de inovação: a empresa procura antecipar-se aos concorrentes através de frequentes desenvolvimentos e lançamentos de novos produtos e serviços; portanto, a empresa deve ter acesso rápido e direto a todas as informações necessárias num mercado de rápida evolução tecnológica. Estratégia de joint venture: trata-se de uma estratégia usada para entrar em novo mercado onde duas empresas se associam para produzir um produto. Normalmente, uma empresa entre no negócio com capital e a outra com a tecnologia necessária. Estratégia de internacionalização: a empresa estende suas atividades para fora do seu país de origem. Embora o processo seja lento e arriscado, esta estratégia pode ser muito interessante para empresas de grande porte, pela atual evolução de sistemas, como logísticos e comunicação. Estratégia de expansão: o processo de expansão das empresas devem ser muito bem planejados, pois caso contrário, podem ser absorvidas pelo Governo ou outras empresas nacionais ou multinacionais. Muitas vezes a não-expansão na hora certa pode provocar uma perda de mercado, onde a única providência da empresa perante esta situação seja a venda ou a associação com empresas de maior porte. A decisão em investir na expansão é mais comum que na diversificação, pois esta última envolve uma mudança mais radical dos produtos, e dos seus usos atuais, enquanto a expansão aproveita uma situação de sinergia potencial muito forte. Estratégia de desenvolvimento Neste caso a predominância na situação da empresa, é de pontos fortes e de oportunidades. Diante disso, o executivo deve procurar desenvolver a sua empresa através de duas direções: podem-se procurar novos mercados e clientes ou então, novas tecnologias diferentes daquelas que a empresa domina. A combinação destas permite ao executivo construir novos negócios no mercado. Desenvolvimento de mercado: ocorre quando a empresa procura maiores vendas, levando seus produtos a novos mercados. Desenvolvimento de produto ou serviços: ocorre quando a empresa procura maiores vendas mediante o desenvolvimento de melhores produtos e/ou serviços para seus mercados atuais. Este desenvolvimento pode ocorrer através de novas características do produto/serviço; variações de qualidade; ou diferentes modelos e tamanhos (proliferação de produtos). Desenvolvimento financeiro: união de duas ou mais empresas através da associação ou fusão, para a formação de uma nova empresa. Isto ocorre quando uma empresa apresenta poucos recursos financeiros e muitas oportunidades; enquanto a outra empresa tem um quadro totalmente ao contrário; e ambas buscam a união para o fortalecimento em ambos aspectos. Desenvolvimento de capacidades: ocorre quando a associação é realizada entre uma empresa com ponto fraco em tecnologia e alto índice de oportunidades usufruídas e/ou potenciais, e outra empresa com ponto forte em tecnologia, mas com baixo nível de oportunidades ambientais. Desenvolvimento de estabilidade: corresponde a uma associação ou fusão de empresas que procuram tornar as suas evoluções uniformes, principalmente quanto ao aspecto mercadológico. Entretanto a estratégia mais forte do desenvolvimento de uma empresa corresponde à diversificação, que são divididas em dois modelos: Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |16| Diversificação horizontal: através desta estratégia, a empresa concentra o seu capital, pela compra ou associação com empresas similares. A empresa atua em ambiente econômico que lheé familiar, porque os consumidores são do mesmo tipo. O potencial de ganhos de sinergia neste tipo de diversificação é baixo, com exceção da sinergia comercial, uma vez que os mesmos canis de distribuição são usados. Diversificação vertical: ocorre quando a empresa passa a produzir novo produto ou serviço, que se acha entre o seu mercado de matérias- primas e o consumidor final do produto que já se fabrica. Diversificação concêntrica: diversificação da linha de produtos, com o aproveitamento da mesma tecnologia ou força de vendas, oferecendo-se uma quantidade maior de produtos no mesmo mercado. A empresa pode ter ganhos substanciais em termos de flexibilidade. Diversificação conglomerada: consiste na diversificação de negócios em que a empresa não aproveitará a mesma tecnologia ou força de vendas. Diversificação interna: corresponde a uma situação em que a diversificação da empresa é, basicamente, gerada pelos fatores internos, e sofre menos influência dos fatores externos. Diversificação mista: trata-se de uma situação em que a empresa apresenta mais que um tipo anterior de diversificação ao mesmo tempo. Resumo dos tipos básicos de estratégias: Ambient e Interno Ambiente Externo Cruzamentos Tipos de Estratégias Ponto Forte(S) (+ ou MÁXIMO ) Oportunidade s (O) (+ ou MÁXIMO) Pontos Fracos + Ameaças Estratégias de Sobrevivência Redução de custos Desinvestimento Liquidação de negócio Pontos Fracos + Oportunidade s Estratégia de Crescimento Inovação Internacionalizaçã o Joint venture Expansão Ponto Fraco (W) (- ou MÍNIMO) Ameaças (T) (- ou MÍNIMO) Pontos Fortes + Ameaças Estratégia de Manutenção Estabilidade Nicho Especialização Pontos Fortes + Oportunidade s Estratégias de Desenvolvimento Mercado Produção Financeiro Capacidades Estabilidade Diversificação Matriz BCG (ou matriz de crescimento-participação) Bruce Henderson, fundador do BCG e criador da matriz afirma que por meio da utilização desta ferramenta é possível prever a lucratividade, a capacidade de endividamento, o potencial de crescimento e a força competitiva da empresa (Mintzberg, 2010). A matriz BCG possui o pressuposto de que a empresa precisa ter um portfólio de produtos com diferentes taxas de crescimento e diferentes participações de mercado. A matriz tem duas dimensões: taxa de crescimento do mercado e participação de mercado (que é a participação da empresa em relação à participação de seu maior concorrente). Ao observar a matriz BCG pode-se notar que suas dimensões são: Crescimento de mercado: basicamente é como o produto lançado atingiu o público-alvo, ganhou força com o aumento das vendas e consegue ampliar a fatia de consumidores com um esforço relativamente algo em seu início, mas que irá diminuir ao longo do tempo; Participação relativa de mercado: é a fatia conquistada, quanto mais consumidores estiverem adquirindo o produto, melhor, mas há o risco do produto tornar-se um problema para a empresa. Este portfólio deve ser composto em função do equilíbrio entre fluxos de caixa. Produtos de alto crescimento exigem injeções de dinheiro para crescer. Por outro lado, produtos de baixo crescimento devem gerar excesso de caixa. A matriz BCG deve ser usada para auxiliar a organização a equilibrar estes pontos. Existem quatro regras que determinam o fluxo de caixa de um produto, conforme explica Mintzberg (2010): As margens e o caixa gerado são funções da participação de mercado. Esta relação é explicada pela curva de experiência. O crescimento requer recursos para financiar os ativos adicionais. Esses recursos são uma função das taxas de crescimento. Uma alta participação de mercado precisa ser conquistada ou comprada. Nenhum produto ou mercado pode crescer indefinidamente. A matriz BCG de crescimento-participação foi considerada como uma aplicação de estratégia decisiva. As "vacas-leiteiras" são expressas por produtos de alta participação no mercado e crescimento lento. Em geral, produzem excessos de caixa, os quais não precisam e não devem ser reinvestidos nestes produtos. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |17| Os "cães" são produtos com baixa participação de mercado e baixo crescimento. Por mais que estes produtos possam apresentar um lucro contábil, este lucro acaba sendo necessário para manter a participação, não restando nada em caixa. As "crianças-problema" são produtos que possuem uma baixa participação no mercado, mas um alto potencial. Por isso, exigem muito mais investimento do que são capazes de gerar, ou seja, acabam sendo um passivo. Por fim, os produtos "estrelas" possuem uma alta participação no mercado e alta taxa de crescimento. Quase sempre apresentam lucros, mas podem ou não gerar o seu próprio caixa, em função do alto crescimento e dos consequentes investimentos necessários. Com o tempo, um produto estrela pode se tornar uma "vaca-leiteira" ao ter ser crescimento e a taxa de reinvestimento reduzidos. Ao deixar de ser estrela este produto pode vir a ser um grande gerador de caixa. Todos os produtos acabam se tornando vacas-leiteiras ou cães. O valor de um produto depende totalmente da obtenção de uma participação dominante em seu mercado, antes de o crescimento desacelerar (Mintzberg, 2010). MATRIZ ANSOFF Um dos fatores mais importantes para o sucesso de uma organização ou de qualquer outro negócio é a análise estratégica do mercado. Igor Ansoff, professor e consultor russo, desenvolveu em 1965, uma ferramenta de análise e de definição dos problemas estratégicos. A matriz de produtos e mercados de Ansoff tem como foco principal mostrar a expansão de produtos e mercados visando criar oportunidades de crescimento para as empresas. Você pode usar essa matriz no momento em que estiver mapeando o portfólio da sua organização. Neste momento, você vai analisar a receita criada pelos produtos existentes, e vai compará-la com a receita que a sua organização pretende alcançar. A matriz permite estruturar e definir a estratégia para esse crescimento. A matriz Ansoff é um quadrante composto por duas dimensões: produtos e mercados. Do lado direito encontram-se os produtos novos; e do esquerdo, os existentes. Essa combinação forma quatro estratégias para o crescimento e o desenvolvimento da empresa. Essas estratégias são: o desenvolvimento do mercado, a penetração no mercado, a diversificação e o desenvolvimento do produto. A definição desse quadro mostra em qual mercado sua organização deseja atuar. Desenvolvimento do mercado No desenvolvimento de mercado, a empresa deseja vender seus produtos existentes em um mercado novo. Essa estratégia de desenvolvimento de mercado deve analisar os mercados parecidos com o seu, e pensar na expansão de seus negócios. Essa expansão deve analisar alguns fatores como localização geográfica e idade. Imagine uma loja de camisas on-line que vende apenas em um estado. Ela pode expandir suas vendas para outras unidades federativas, incluindo outros serviços de entrega. Se o público-alvo dessa loja for homens de uma determinada faixa etária, ela pode aumentar esse público ao incluir outras idades. Penetração de mercado A penetração de mercado visa vender os produtos existentes em um mercado existente, ou seja, pretende-se desenvolver uma estratégia para aumentar sua presença onde ela já atua. Essa estratégia pode ser feita por meio de liquidações, fidelização de clientes, promoções, entre outras ações. Diversificação A diversificação é uma estratégia que objetiva criar produtos, para atuar em novos mercados. Essa estratégia busca a inovação que inevitavelmente proporciona riscos, pois a empresa está entrando em um campo desconhecido. Logo, não tem muito como fugirdesse fator. Criar uma estratégia para crescer e desenvolver nesse mercado é inerente a uma organização na maioria das vezes. Desenvolvimento do produto Essa estratégia sugere o desenvolvimento de novos produtos em mercados existentes. Isso pode ser feito por meio de aperfeiçoamento do produto e de melhorias tecnológicas. Um bom exemplo é a ação de empresas de refrigerantes que incluem em seu MIX de sucos e refrigerantes, versões diet e light. Análise competitiva e estratégias genéricas de Michael Porter Para que a empresa se destaque no mercado é necessário que ela tenha estratégia competitiva, sendo essa entendida como um conjunto de planos, políticas, programas e ações desenvolvidas para ampliar ou manter, de modo sustentável, suas vantagens frente aos seus concorrentes. Essa estratégia deve nascer de um conhecimento detalhado da estrutura da indústria e da maneira pela qual esta se modifica. Segundo Porter (1986) a natureza da competição está materializada em cinco forças competitivas que são: 1. Novos entrantes, 2. Poder de barganha dos fornecedores, 3. Poder de barganha dos clientes, 4. Produtos substitutos e 5. Concorrentes. As empresas podem adotar três tipos de estratégia competitiva: 1. Liderança em custos, 2. Diferenciação e 3. Enfoque. Muitas estratégias têm sido adotadas no setor fotográfico e audiovisual baseadas na competitividade e na busca pela excelência. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |18| Michael Porter desenvolveu um modelo de cinco forças competitivas. Esses fatores são os seguintes: Ameaça de Novos Entrantes – Alto investimento necessário e economias de escala são alguns dos fatores que podem dificultar a entrada de um novo competidor em um mercado. Naturalmente, é mais difícil abrir uma nova indústria aeronáutica do que uma nova loja de roupas. Dessa forma, as empresas que estão em setores com altas barreiras à entrada sofrem menos competição dos que as que estão em mercados com baixas barreiras de entrada. Poder de Negociação dos Clientes – Quanto mais informados estão os clientes, mais eles normalmente podem exigir das empresas qualidade, preço e serviços. Os clientes são poderosos quando são poucos, ou compram em grande quantidade, quando os custos de trocar de fornecedor são baixos, quando eles conhecem as estruturas de custos das empresas e quando podem deixar de consumir os produtos ou fabricá-los internamente. Poder de Negociação dos Fornecedores – Muitos dos fatores que podem deixar os clientes fortes podem deixar os fornecedores poderosos se forem invertidos! Os fornecedores são fortes quando: são poucos e/ou dominam o mercado, quando o custo de trocar de fornecedor é alto, quando os clientes são pouco importantes e quando podem se tornar competidores, ou seja, passar a concorrer no mercado do cliente. Ameaça de Produtos Substitutos – Um produto é substituto quando satisfaz a mesma necessidade dos clientes (exemplo: manteiga e margarina). Se existem muitos produtos que podem substituir o produto que sua empresa fornece, a posição estratégica é difícil e o setor será menos atraente e lucrativo. Rivalidade entre os Concorrentes – Se existem muitos concorrentes em um mercado e se a força deles é semelhante, pode ocorrer uma guerra de preços, levando a uma queda na atratividade do setor. Outros fatores que levam a isso são: custos fixos elevados, que podem levar as empresas a buscar operar com capacidade total, e uma grande barreira de saída, como instalações caras, de difícil venda, maquinário específico e altas indenizações que podem levar empresas a continuar investindo e operando em mercados com lucratividades baixas. A partir das características de cada um dos fatores acima, as empresas podem tomar uma das três estratégicas genéricas propostas por Porter: liderança em custo, diferenciação e foco (também chama da enfoque ou estratégia de nicho). Liderança em custos – Nessa estratégia, a empresa busca ser a mais eficiente na produção de produtos e serviços em seu mercado, de modo que tenha vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes. Pode-se alcançar isso com: economias de escala, acesso a matérias-primas mais baratas, entre outras. Essa posição de custo mais baixo que seus concorrentes permite uma série de vantagens, como operar com lucratividade quando seus concorrentes estão perdendo dinheiro, por exemplo. Diferenciação – Uma empresa também pode ter vantagens competitivas tendo produtos com características únicas na percepção de seus clientes, que lhe possibilitem cobrar um preço mais alto sem perder sua clientela. Um exemplo atual é a Apple. Essa empresa, com seus produtos inovadores como o iPhone e o iPad, tem conquistado uma maior lealdade de seus clientes e maior lucratividade. A diferenciação pode ocorrer na qualidade do produto, no atendimento, no estilo do produto, na marca etc. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |19| Foco ou Enfoque – Também é chamada de estratégia de nicho. Nessa situação, a empresa foca seus esforços em um mercado pequeno (seja geográfico, produto ou clientela) de modo a conseguir uma vantagem específica naquele mercado, que não tenha como conseguir em todo o mercado (a Ferrari buscou essa estratégia com o foco em carros de alto desempenho, pois era pequena para concorrer no mercado de automóveis populares, muito maior, antes de ser comprada pela Fiat). Em síntese, Porter identificou cinco forças competitivas que devem ser analisadas pelas empresas para que escolham uma de suas três estratégias genéricas. BALANCED SCORECARD O Balanced Scorecard é um Painel Balanceado de Indicadores, conceito desenvolvido por Robert Kaplan e David Norton que detectaram que o controle dos resultados baseados em indicadores financeiros não mais atendia. A geração de valor dependia do acompanhamento do desempenho estratégico organizacional através da medição de indicadores de desempenho. Serve como instrumento de alinhamento entre o planejamento estratégico e o operacional. Compreende a tradução da visão e da estratégia de uma organização em um conjunto integrado de objetivos e indicadores de desempenho que formam a base para um sistema de gerenciamento estratégico e de comunicação. Na opinião de Martins (1998), a empresa deve criar riqueza e isso requer que as informações possibilitem aos executivos fazer julgamentos informados, tanto acerca de diagnósticos da situação quanto à respeito de questionar a estratégia e as suposições da empresa sobre o negócio dela. O sistema de informação de gestão torna possíveis diagnósticos, estratégias e decisões e também destaca a necessidade da informação preditiva para focalizar os fatores que irão conduzir ao desempenho futuro desejado e, dessa forma, será possível atingir a melhoria com êxito maior. O modelo de avaliação de desempenho Balanced Scorecard desenvolvido por Kaplan e Norton (1997), teve como objetivo desenvolver um novo modelo de medição de desempenho para as organizações que refletisse o equilíbrio entre objetivos de curto e longo prazo, entre medidas financeiras e não financeiras e, também, medisse o desempenho sob as perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos e do aprendizado e crescimento. Para Neely et al., citado por Bond e Carpinetti (1999) a medição de desempenho pode ser compreendida como a técnica usada para quantificar a eficiência e a eficácia das atividades de negócio. Considerando as mudanças ocorridas, ao longo dos anos anteriores, nos métodos existentes de avaliação do desempenho empresarial, que se baseavam apenas em indicadores contábeis e financeiros, e que, gradativamente, vinham se tornando insuficientes, Rocha (2002), nos coloca que o BSC surge com a utilidade de manter sempre o dia-a-diados gerentes conectados diretamente à estratégia empresarial. Esta conexão se dará através da visualização dos indicadores de desempenho sobre o comportamento de cada área e de cada ponto relevante escolhido pela organização. O BSC é um sistema de gestão, baseado em indicadores que impulsionam o desempenho, proporcionando à organização visão do negócio atual e futura, de forma abrangente. Como Stewart (1998, p. 46) expôs, “as empresas estão no negócio para ganhar dinheiro e seu sucesso ou fracasso final são expressos em termos financeiros, mas a linguagem da gerência é, cada vez mais, não financeira”. O Balanced Scorecard deve traduzir a missão, visão e a estratégia da organização em objetivos e medidas tangíveis. As medidas representam o equilíbrio entre indicadores externos voltados para acionistas e clientes, e as medidas internas dos processos críticos de negócios, inovação, aprendizado e crescimento (KAPLAN e NORTON, 1997). As empresas criativas usam o BSC como um sistema de gestão estratégica uma vez que o método introduz uma nova forma de abordar e chamar a atenção dos gerentes para os quatro aspectos mais importantes que, separada ou complementarmente, contribuem para conectar os objetivos estratégicos a longo prazo aos resultados e ações a curto prazo, segundo Campos (1998). “O BSC surge com o objetivo de resolver os problemas que existem em se ter uma única visão, ou perspectiva como preferem os autores, na condução das tomadas de decisão em uma organização, contrapondo a contabilidade tradicional, que usa uma linha exclusivamente financeira”. (ROCHA, 2002, p. 48) Perspectivas do BSC Kaplan e Norton (2004) apresentam quatro perspectivas de mensuração do desempenho: financeira, do cliente, dos processos internos da empresa e de aprendizagem e crescimento, que serão vistas a seguir. Perspectiva financeira: Conforme Kaplan e Norton (2004) as medidas de desempenho financeiro informam se a estratégia da empresa, bem como sua implementação e execução, estão contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros. Ao iniciar o desenvolvimento das medidas financeiras, os gestores devem identificar as mais adequadas à sua estratégia, os objetivos e as medidas precisam exercer um duplo papel: primeiro definir o desempenho financeiro esperado e, segundo servir de meta principal para os objetivos e metas de todas as outras perspectivas (KAPLAN e NORTON, 2004). Os objetivos financeiros podem diferir muito em cada fase do ciclo de vida de uma empresa. Em função do tipo de organização várias estratégias de negócios poderão surgir. Módulo Online NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E ÉTICA NO SERVIÇO PÚBLICO |20| Para Kaplan e Norton (2004) existem temas estratégicos para a perspectiva financeira a partir das estratégias de crescimento e sustentação, são eles: crescimento e mix de receita, redução de custos e melhoria de produtividade e utilização dos ativos e estratégias de investimentos. Perspectiva do cliente: De acordo com Kaplan e Norton (2004), a estratégia da empresa é definida de acordo com o segmento de cliente e mercado e pode ser formulada através de pesquisa de mercado. Os segmentos de mercado e as preferências do cliente podem dimensionar o preço, qualidade, funcionalidade, serviço e outros. O grupo de medidas essenciais dos clientes mostra a relação de causa e efeito através de indicadores como a participação de mercado, retenção de clientes, capacitação de clientes, satisfação de clientes e lucratividade de clientes. Essa perspectiva permite que os gestores traduzam a declaração da missão da empresa em serviço ao cliente e em medidas especificas que refletem os fatores preocupantes dos mesmos, que foram agrupadas por Kaplan e Norton (2004) em três categorias distintas: tempo, qualidade e preço. Perspectiva dos processos internos da empresa: A perspectiva dos processos internos da empresa deve ser desenvolvida depois da perspectiva financeira e do cliente para que as empresas focalizem as metas dos processos internos de acordo com os objetivos dos clientes e acionistas. Para Kaplan e Norton (2004, p. 97-98): Recomendamos que os executivos definam uma cadeia de valor completa dos processos interno que tenha início com o processo de inovação – identificação das necessidades atuais e futuras dos clientes e desenvolvimento de novas soluções para essas necessidades -, prossiga com os processos de operações – entrega dos produtos e prestação dos serviços aos clientes existentes – e termine com o serviço pós-venda – oferta de serviços pós-venda que complementem o valor proporcionado aos clientes pelos produtos ou serviços de uma empresa. Os sistemas convencionais se preocupam apenas em monitorar e melhorar os indicadores de custos, qualidade e tempo dos processos. O BSC, ao contrário, faz com que os requisitos de desempenho decorram das expectativas de participantes externos específicos (KAPLAN e NORTON, 2004). Perspectiva de aprendizagem e crescimento: A quarta perspectiva do BSC tem como objetivo apresentar os resultados das demais. Para Kaplan e Norton (2004) a capacidade dos funcionários, capacidade dos sistemas de informação, a motivação, empowerment (delegar poder) e alinhamento são as categorias principais dessa perspectiva. Um grupo essencial de três indicadores focados nos funcionários – satisfação, produtividade e retenção – monitora resultados a partir dos investimentos feitos em funcionários, sistemas e alinhamento organizacional. Os vetores desses resultados são, até o momento, um tanto genérico e menos desenvolvidos do que os das outras três perspectivas do Balanced Scorecard. Eles incluem índices agregados de cobertura de funções Estratégicas, disponibilidade de informações estratégicas e nível de alinhamento pessoal, de equipe e de departamento com os objetivos estratégicos (KAPLAN e NORTON, 2004, p. 152). Em síntese, o Balanced Scorecard traduz a estratégia em objetivos e medidas através de um conjunto equilibrado de perspectivas. “O Scorecard inclui medidas dos resultados desejados e dos processos capazes de assegurar a obtenção desses resultados desejados no futuro” (MARTINS e TURRIONI, 2002, p. 3). ESQUEMATIZANDO OS ESTUDOS!!!!!! Processo de elaboração do BSC O processo de elaboração do Balanced Scorecard descrito por Christiane Ogassawara (2009) possui cinco princípios: • Traduzir a estratégia em guias operacionais: cria-se um referencial para a descrição e implementação das estratégias: o mapa estratégico. Esse mapa descreve a estratégia e fornece os fundamentos que guiarão o projeto de um BSC. • Alinhar a organização à estratégia: as áreas ou unidades de negócio se ligam à estratégia corporativa. • Transformar a estratégia em tarefa de todos: essa transformação ocorre por meio da comunicação da estratégia (de cima para baixo), que deve ser traduzida em linguajar claro para que todos os colaboradores da organização a entendam e direcionem sua atuação para ela. São necessários treinamentos para transmitir aos funcionários os conceitos estratégicos e demais informações relacionadas à remuneração por incentivos e ao trabalho em conjunto para a execução da estratégia. • Converter a estratégia em processo contínuo: na implementação do processo de gerenciamento da estratégia nas empresas três passos foram identificados: a conexão da estratégia ao processo orçamentário, objetivando conciliar as iniciativas de longo prazo com o desempenho esperado no curto prazo; a realização de reuniões gerenciais para avaliação da estratégia; e o aprendizado organizacional, com adaptação da estratégia. • Mobilizar a mudança por meio da liderança executiva: a implementação da estratégia demanda trabalho contínuo e em equipe. Caso a alta direção da organização não se envolva ou atue com pouca dedicação, a estratégia não será
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