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Sistemas de Apoio à Decisão Processo de Tomada de Decisão em uma Organização Os conceitos apresentados neste arquivo baseiam-se nas referências indicadas e não substitui os textos originais. Notas de aula 2 CAPÍTULO 5 – Processo de Tomada de Decisão em uma Organização. 1. Processo de Tomada de Decisão em uma Organização. 1.1 Decisão em uma organização. Uma organização frequentemente se encontra diante de problemas sérios de decisão. Uma pessoa física poderia analisar o problema e escolher a melhor alternativa de decisão de modo inteiramente informal. Em uma organização, os problemas são muito mais amplos e complexos, envolvendo riscos e incertezas. Necessitam da opinião e participação de muitas pessoas, em diversos níveis funcionais. O processo de decisão de uma empresa ou organização deve ser estruturado e resolvido de modo formal, detalhado, consistente e transparente. Para uma empresa, talvez não seja interessante ter apenas a melhor decisão no momento, mas também conhecer as outras alternativas possíveis de decisão. A empresa poderia contentar-se com uma boa decisão dentro de suas possibilidades, ou a segunda melhor decisão. Essa análise da variação das possibilidades em torno de uma decisão escolhida será possível por meio de uma análise de sensibilidade das estratégias ou alternativas de decisão. Em geral, a empresa ou o decisor gostaria de fazer a seguinte pergunta (denominada pergunta do tipo what-if?): “Que aconteceria com a decisão escolhida, se o panorama ou a condição fossem outros? Para Herbert Simon (1997), o processo de tomada de decisão em uma organização é complexo porque: “uma decisão complexa é como um grande rio que traz de seus afluentes as premissas incontáveis que constituem ou formam um processo de decisão (...) muitos indivíduos e unidades organizacionais contribuem em qualquer decisão importante e a questão da centralização ou descentralização é um problema de arranjar este sistema complexo em um esquema eficiente”. 3 1.1.1 Modelo de Decisão Homem Economista (Economic Man) e do Administrador (Administrator) Continuando com Simon (1997), “ nas ciências sociais, em um extremo temos os economistas que atribuem ao homem economista uma racionalidade preponderantemente onisciente. O homem economista possui um sistema completo e consistente de preferências de alternativas para efetuar a escolha. Ele sabe quais são essas alternativas, não existe limite para a dificuldade computacional a fim de executar e escolher a melhora alternativa, e os cálculos das probabilidades (incertezas) não constituem obstáculo. No outro extremo, temos as tendências baseadas na escola Freudiana, que tenta reduzir toda a forma de percepção ou conhecimento como sendo proveniente de afeto, sugerindo que as pessoas não são tão racionais, como pensam que são. Entretanto, vamos descrever as pessoas como seres humanos racionais mas com racionalidade menos grandiosa do que aquela proclamada pelo homem economista. Ou seja, passamos a admitir a existência de uma racionalidade limitada. Parece óbvio que o comportamento humano nas organizações é, se não for totalmente racional, pelo menos em boa parte intencionalmente racional. Muitos comportamentos nas organizações são ou parecem ser ‘orientados por tarefas’, escolhidas de modo a atingir determinados objetivos. Parece aparente também que a racionalidade exibida nas organizações não possui nenhum tipo de onisciência global atribuída ao homem economista. Podemos considerar então o Administrador que trabalha com um modelo simplificado da realidade, considerando que muitos aspectos da realidade são substancialmente irrelevantes em um dado instante. Ele efetua sua escolha de alternativa usando um quadro simplificado da situação real, considerando apenas alguns dos fatores mais relevantes e cruciais.” 4 Resumindo: 1. O homem economista trabalha com o mundo real com toda sua confusão e complexidade; 2. O homem economista adota um padrão ótimo da realidade, selecionando a melhor alternativa existente. Entretanto, não é difícil perceber que estes modelos completos ou perfeitos do mundo real são na prática difíceis de serem formulados ou mesmo manipulados, devido às dificuldades de obter conhecimento completo do problema sob esse ponto de vista e também às dificuldades computacionais acarretadas. O modelo do homem economista considera todas as alternativas possíveis, sendo a grande maioria delas supérfluas ou de pequena importância em relação à decisão a ser tomada. Sendo assim, o processo de tomada de decisão é quase sempre efetuado por meio de estratégias e modelos preconizados pelo homem administrador. 1. O Administrador trabalha com um modelo drasticamente simplificado da realidade, pois percebe que a maior parte dos fatos desse mundo real não tem grande relevância à situação particular que ele enfrenta e que o elo entre a causa e o efeito deve ser simples; 2. O Administrador adota um padrão satisfatório do mundo formado por determinado número de alternativas de escolha que atendem satisfatoriamente a seu problema e contenta-se em achar soluções satisfatórias ou adequadas. Que seria um modelo drasticamente simplificado? Que se entende por padrão satisfatório? 1.2 Modelo de decisão baseado na teoria comportamental da empresa. O modelo de empresa a ser apresentado especifica um conjunto alternativo de variáveis e relações que procura obter uma representação moderna de uma empresa. Essa representação moderna, ao contrário da representação dada pela teoria clássica da empresa, corresponde a uma firma ou empresa de grande porte que manipula múltiplos produtos e opera sob incerteza em um mercado imperfeito. 5 Conceitos relacionados adotados Para definir um processo de tomada de decisão, foram elaborados os seguintes quatro conceitos que representam a essência da teoria da tomada de decisão nas empresas apresentadas neste trabalho. Os quatro conceitos são (Cyert e March, 1963): 1. Quase resolução do conflito entre os objetivos da organização. Ao considerar a dimensão dos objetivos ou metas mediante a coligação de organizações, é inevitável que cada membro da coligação almeje objetivos diferentes. Na solução clássica, essa diferença pode ser uniformizada por meio da adoção de valores monetários correspondentes aos objetivos de cada membro da coligação. Na nova concepção, os objetivos da organização correspondem a uma série de restrições impostas por níveis de aspiração independentes dos membros das organizações coligadas. Após enumerar e listar todas as exigências que incluem as exigências não essenciais, as exigências esporádicas, as exigências não operacionais, apenas os objetivos essenciais, contínuos e operativos são considerados. Sendo assim, o problema do conflito de objetivos é resolvido: a) Considerando apenas os objetivos que são essenciais, contínuos e operativos; b) Usando um raciocínio localizado e bem claro, como, por exemplo, vendas só diz respeito ao departamento de vendas; c) Com regras aceitáveis de decisão facilitadas pelo raciocínio localizado; d) Adotando atenção à sequência e a prioridade dos objetivos: por exemplo, para poder racionalizar a produção e satisfazer aos clientes, devemos atender primeiro a um dos objetivos e depois ao outro. 2. Minimização da incerteza e do risco Qualquer organização moderna vive constantemente sob a condição de risco causado por incertezas de vários tipos, e tais incertezas devem ser evitadas ou minimizadas por meio de: a) Ênfase na resposta imediata e retroalimentação a curto prazo, evitando as incertezas decorrentes dos eventos ou estratégias a longo prazo; 6 b) Adoção de decisões do dia-a-dia e planejamentos que não dependem de previsões futuras e das incertezas do mercado: por exemplo, decisão sobre produção é, muitas vezes, efetuadamediante previsões baseadas na experiência, mesmo que existam dados resultantes de previsões efetuadas cientificamente; c) Um ambiente de negociação com as unidades da organização, com o cliente com o fornecedor, com o competidor, com o financiador etc. As negociações minimizam os riscos, embora nem sempre estejam maximizando os ganhos. 3. Busca de solução na vizinhança do objetivo principal A busca de solução é um problema não deve ser aleatória ou exaustiva. A busca de solução dentro da organização deve ser orientada ao redor do objetivo principal do problema, e as possíveis soluções alternativas devem ser buscadas nas circunvizinhanças das alternativas correntes. Se a busca da solução não apresentar resultados satisfatórios, a empresa vai buscar soluções cada vez mais complexas ou soluções em áreas distantes das do problema original, ou em último caso, solução para áreas vulneráveis da empresa, como, por exemplo, treinamento de profissionais competentes ou prestígio da atividade de pesquisa. 4. Aprendizagem constante e adaptação da organização Uma organização sempre exibe um comportamento adaptativo no decorrer do tempo. Podemos assumir que as organizações mudam seus objetivos, desviam suas atenções e revisam o procedimento de busca de resolução de problemas baseadas em suas experiências. A aprendizagem na organização pode ocorrer de diversas formas tais como: a) Adaptação nas regras ou focos de preferência ou atenção, em que a organização prefere alguns critérios, ignorando outros, ou os resultados de fatores ambientais obrigam a organização a prestar mais atenção a determinados problemas; e b) Adaptação nas regras de busca de solução que decorre à medida que a organização experimenta sucesso ou falha com as alternativas escolhidas. 7 A organização pode sentir que os métodos de decisão devem ser alterados (para outro método alternativo ou mais complexo), à medida que sente que existem incompatibilidades entre os objetivos almejados e os resultados obtidos. Por exemplo, um problema local pode tornar-se global, um problema de objetivo único pode tornar-se um problema de objetivos múltiplos, um problema com incerteza que usa probabilidade clássica só poderá ser explicado por novas regras da Teoria da Utilidade, que, por sua vez, necessita de explicações adicionais, para resolver alguns problemas, apresentados em forma de paradoxos. 1.3 Tipos de Problemas e Níveis de Decisão Mesmo adotando a simplicidade imposta pela racionalidade limitada, os problemas e métodos de decisão precisam ser classificados e analisados com detalhe. Sob o ponto de vista da tomada de decisão, os problemas podem ser classificados em três categorias: problemas estruturados, semiestruturados e não estruturados (Turban e Aronson, 1998). Um problema é considerado estruturado ou bem definido se sua definição e fases de operação para chegar aos resultados desejados estão bem claros e sua execução repetida é sempre possível. Temos como exemplo de problemas bem estruturados: folha de pagamento, lançamento contábil e operação de processamento de dados em geral. Os problemas semiestruturados são problemas com operações bem conhecidas, mas que contêm algum fator ou critério variável que pode influir no resultado, como acontece com o problema de previsão de vendas ou problema de compras. Nos problemas não estruturados, tanto os cenários, como critério de decisão, não estão fixados ou conhecidos a priori. Um exemplo de problema não estruturado, mencionado por Turban, é a operação de escolha da capa de uma revista semanal (ou primeira página de um jornal de circulação diária), na qual diversas alternativas estão previstas, mas podem ser substituídas, na última hora, se algum fato importante ocorrer. 8 Além disso, a decisão sobre qualquer um dos três tipos de problema (estruturado, semiestruturado ou não estruturado) pode ser diferenciada por nível de decisão: a) Estratégico (em geral, decisão para dois a cinco anos); b) Tático (decisão para alguns meses a até dois anos); c) Operacional (alguns dias ou alguns meses); e d) Despacho ou liberação (decisão para algumas horas ou alguns dias). Existem superposições entre os tipos de problemas e os níveis de decisão, mas a responsabilidade de decisão cabe a grupos distintos de decisores. Por exemplo, o problema da escolha da capa de uma revista semanal pode ser decidido em nível operacional, se as opções para escolha da capa da revista foram decididas em uma reunião semanal dos editores, ou pode receber decisão do tipo despacho, se a necessidade de alteração ocorrer durante a impressão da revista. Um problema não estruturado, como investimento em P&D, não pode ter uma decisão em nível operacional, mas apenas em nível estratégico. Muitos problemas semiestruturados ou não estruturados de grande porte só podem ser analisados e resolvidos, de maneira satisfatória, mediante decisão que envolva sistemas especialistas, rede neural ou algoritmos difusos. Por outro lado, Ansoff (1977) define a decisão estratégica como a que se preocupa principalmente com problemas externos, ou com a empresa e seu ambiente. As decisões táticas preocupam-se com a estruturação dos recursos da empresa, de modo a criar alternativas de execução que visam aos melhores resultados. As decisões operacionais visam a maximizar a eficiência do processo de conversão dos recursos, a rentabilidade das operações correntes. Embora distintas, todas as decisões interagem entre si, são interdependentes e complementares. Saaty (1994) julga que muitos excelentes decisores não utilizam uma teoria para ajudá-los a decidir e lança a seguinte dúvida: “As boas decisões são acidentais, ou existem princípios lógicos que guiam o raciocínio no processo de decisão? Estes princípios são completos e consistentes?” 9 No processo de tomada de decisões, existem vários enfoques sobre decisão empresariais individuais ou em grupo. Ansoff (1977) afirma que as decisões estratégicas tendem a ser tomadas por grupos, e as operacionais, por indivíduos. Kusnic (1992) estabelece uma matriz que confronta a decisão individual e a decisão de grupo, e a visão única com a múltipla. A escolha do modelo depende da finalidade da decisão, da limitação do tempo e custo, e da complexidade do problema. Um problema pode ser considerado como complexo quando: a) O número de variáveis e/ou objetivos aumenta (são os problemas multidimensionais com múltiplos objetivos); b) A ocorrência dos valores das variáveis e/ou dos objetivos está sujeito a riscos ou incertezas; e c) Os valores das variáveis e os objetivos são definidos de modo impreciso, nebuloso ou difuso (fuzzy). O quadro 1.1 apresenta um quadro resumido dos tipos de problemas e níveis de decisão que podem ser adotados. Quadro 1.1 Tipos de problemas e níveis de decisão (adaptado de Turban e Aronson, 1998) Nível de Decisão Problemas Operacional Tático Estratégico Estruturados Características Bem definido. Repetitivo. Processo definido, Resultado variável Objetivo bem definido, Alternativas a serem escolhidas Duração/Frequência Dias/um mês Meses/ um ano Um a cinco anos Decisor Chefe de seção Gerente Diretoria Exemplos Contabilidade, folha de pagamento Análise do orçamento, previsão a curto prazo Investimentos, logística Complexidade Nenhuma Baixa Média 10 Quadro 1.1 Tipos de problemas e níveis de decisão (continuação) Nível de Decisão Problemas Operacional Tático Estratégico Semiestrutura- dos Características Bem definido, rotina variada. Definido em níveis diferentes Novos serviços, planejamentos Duração/Frequência Dias/semana Meses a um ano Anos Decisor Chefe de seção Gerente/ Diretoria Diretoria Exemplos Programação da produção, controle de estoque Financiamento s, prêmios, preparar PCP ou orçamento Novafilial, fusão/aquisição. Complexidade Baixa Média Alta Não estruturados Características Rotina sujeira a imprevistos Não rotineiras Novos empreendimen- tos. Duração/Frequência Dias/por período Caso a caso Anos Decisor Chefe de seção/ Gerente Gerente/ Diretoria Diretoria/Acionis- tas. Exemplos Capa de revista, layout de jornal, compra de software Contratações, demissões, negociações, compra de equipamentos Novo produto, planejamento de P&D, nova tecnologia. Complexidade Média Alta Muito Alta 1.4 Classificação dos problemas de decisão O quadro 1.2 classifica os problemas de decisão de acordo com o nível de incerteza (envolve possibilidades de risco e descrição imprecisa ou difusa do problema) e o nível de conflito de objetivos (envolve problemas complexos e não estruturados). 11 Não existe fronteira bem delimitada entre os modelos. Muitos problemas apresentam as características de mais de um modelo. Alguns exemplos: Modelo racional: decisão com certeza, decisão com otimização, decisão que usa heurísticas e meta-heurísticas, decisão na administração da produção, planejamento econômico que usa análise de entrada/saída de Leontief e decisão em planejamento de cadeia de suprimentos. Modelo processual: decisão em situação de incerteza ou risco e decisão que usa processo estocásticos. Modelo político: decisão com incerteza, múltiplos objetivos e múltiplos cenários, decisão com competidor ou com conflito (teoria dos jogos), decisão em portfólio de ações, decisão em problemas da tecnologia da informação e decisão por grupos ou negociação. Modelo ambíguo: modelo da lata de lixo (decisão por vista grossa ou oversight e por passagem ou flight), decisão pelo voto, decisão que usa sistemas especialistas difusos e decisão por negociação. 1.5 Conclusão: Como resolver um problema de tomada de decisão Discutimos porque um problema de decisão não pode ser resolvido apenas por meios científicos e que, para definir um modelo de tomada de decisão, é necessário adotar o modelo satisfatório do administrador. Sabemos também que, para viabilizar 12 o processo de tomada de decisão, devemos adotar conceitos baseados em um raciocínio limitado como quase resolução de problema ou minimização da incerteza. Quais são as conclusões obtidas até agora? A Teoria da Decisão que será apresentada a seguir classifica as pessoas ou organizações em três tipos: a) As que têm preferência pelo risco; b) As que são neutras ao risco; e c) As que têm aversão ou evitam o risco. Essa variação do comportamento resulta na tomada de decisão conservadora baseada em valores médios dos ganhos, ou correndo risco maior na tentativa de conseguir o valor máximo do ganho. As crises financeiras mundiais provocadas pelos especuladores financeiros deixaram claro que os conhecimentos teóricos de PhD (doutor) em economia ou finanças vindo de universidade do primeiro nível ou até mesmo o conhecimento de ganhadores de prêmio Nobel não foram suficientes para enfrentar o mercado de especulação financeira. O que se mostrou necessário foi a experiência e o gabarito para enfrentar as alternativas de operação financeira do dia-a-dia ou do momento a momento de um conhecedor da mesa de operação financeira. Resumindo as considerações efetuadas, podemos listar alguns fatores que podem contribuir para o sucesso no processo de tomada de decisão: a) Responsabilidade e transparência: existem leis e penalidades que devem ser obedecidas pelas decisões tomadas pelas pessoas; b) Especialização: cada tomada de decisão deve estar baseada em conhecimentos profundos de um especialista; c) Coordenação: as melhores alternativas de decisão não são suficientes, se não existir coordenação para transmitir as ordens que devem ser cumpridas e coordenação do processo de decisão. 13 d) Cacife: uma decisão pode dar resultado negativo, ou uma batalha pode ser perdida, mas, no final de uma guerra, em uma sucessão de processos de decisão, a força do poder econômico aliada ao bom-senso nas decisões pode cobrir eventuais fracassos em algumas batalhas (como costuma acontecer com os megainvestidores) ou lutar com o competidor mais poderoso que possui maiores recursos; e) Tempo: a abundância de tempo atua com o poder similar do fator econômico, permitindo aguardar o aparecimento de uma oportunidade favorável. Por outro lado, o tempo curto pode minimizar a incerteza, mas pode aumentar o risco de uma decisão apressada. O planejamento a longo prazo envolve sempre maior nível de incerteza. 2. Estrutura e Modelo Básico do Problema de Decisão 2.1 Formulação e estruturação de um problema de decisão O primeiro passo a ser seguido no processo de decisão é a formulação do problema. É possível que uma formulação inadequada do problema leve a um resultado que reduz a eficiência e a eficácia, pois a formulação incorreta pode definir o problema errado. Simon (1997) salienta que a solução de qualquer problema de decisão em atividades empresariais, científicas ou artísticas pode ser visualizada em quatro etapas: percepção da necessidade de decisão ou oportunidade, formulação das alternativas de ação, avaliação das alternativas em termos de suas respectivas contribuições e escolha de uma ou mais alternativas para fins de execução. O responsável para estruturar um modelo de decisão na empresa está encarregado de (Luftman et al., 1993): “fazer as perguntas certas; detectar os elementos relevantes; identificar os parâmetros significativos; determinar os relacionamentos significativos entre os elementos e parâmetros selecionados; especular sobre o ‘tamanho certo’ e a ‘formulação certa’ do problema; avaliar a característica temporal do problema (ciclo de vida, duração, estabilidade e descontinuidade)”. 14 Procedimento sistemático para estruturar o processo de decisão O processo de decisão deve seguir os passos seguintes (Monks, 1985): Fase um – Formulação 1. Definir o problema e suas variáveis relevantes (parâmetros); 2. Estabelecer os critérios ou objetivos de decisão; 3. Relacionar os parâmetros com os objetivos, ou seja, modelar o problema; 4. Gerar as alternativas de decisão e as alternativas dos cenários possíveis, para diferentes valores dos parâmetros; Fase dois – Tomada de Decisão 5. Avaliar as alternativas e escolher a que melhor satisfaz aos objetivos (método de decisão); 6. Implementar a decisão escolhida e monitorar os resultados por meio de: a) Análise de sensibilidade dos resultados, para poder responder a pergunta do tipo “what-if?”; e b) Aprendizagem pela retroalimentação dos resultados, para poder alterar ou melhorar o modelo. Coleta, análise estatística e análise da qualidade dos dados Existe um procedimento de extrema importância que antecede e acompanha as Fases um e dois. Trata-se do processo de análise e organização dos dados coletados em problemas reais. Esse processo é variado, extenso, mal definido e complexo. Um problema importante e sujeito a muita discussão refere-se à objetividade e a qualidade dos dados utilizados na decisão. Outro problema que deve ser analisado com extremo cuidado é a organização e a validade estatística dos dados coletados. 15 Construção do modelo Um modelo descreve, representa e imita o procedimento que ocorre no mundo real, estabelecendo o relacionamento das variáveis com os objetivos, da melhor maneira possível, obedecendo à limitação de tempo e de custo. Os modelos podem ser de vários tipos, a saber: a) Verbais: quando descritos e representados por palavras e sentenças (Exemplos: questionários, sistemas especialistas, etc.) b) Físicos: quando representado por algum tipo de material ou hardware, alterando-se duas dimensões, formato e custo (Exemplos: maqueta, protótipos). c) Esquemáticos: quando representados por meio de gráficos, tabelas, diagramasou árvores de decisão; d) Matemáticos: quando representados por equações e valores numéricos ou valores da lógica simbólica (Exemplos: Programação Linear, Rede Neural, etc.) Um modelo matemático pode ser visto como uma caixa preta que recebe as entradas (parâmetros, variáveis exógenas e decisões), e processa essas informações para produzir saídas (variáveis endógenas ou resultados da decisão). 2.2 Metodologias de decisão A escolha de um modelo depende da finalidade da decisão, da limitação do tempo e custo e da complexidade do problema. Um problema pode ser considerado complexo quando: a) O número de variáveis e/ou objetivos aumenta (são os problemas multidimensionais de grande porte, com múltiplos objetivos); b) A ocorrência das variáveis e/ou dos objetivos está sujeita a risco ou incerteza; e c) As variáveis e/ou objetivos são definidos de modo impreciso, nebuloso ou difuso (fuzzy). 16 Os problemas podem ser classificados, segundo o nível de incerteza, em: a) Problemas com certeza completa, quando os valores das variáveis e objetivos são conhecidos; b) Problemas com risco ou incerteza, quando os valores das variáveis e os objetivos dependem de uma lei da probabilidade; e c) Problemas com incerteza extrema, quando os valores das variáveis e os objetivos não são conhecidos e devemos usar algum tipo de sorteio para efetuar a decisão. Referência Bibliográfica: Shimizu, Tamio. Decisão nas organizações. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2006. Roteiro de Processo de Tomada de Decisão em uma Organização. 1. Como se caracteriza o processo de decisão em uma organização. 2. Quais as principais características do modelo de decisão homem economista? 3. Quais as “dificuldades práticas” do modelo homem economista? 4. Quais as principais características do modelo de decisão homem administrador? Quais as principais diferenças em relação ao modelo homem economista? 5. Quais as principais características do modelo de decisão baseado na teoria comportamental da empresa? 6. Caracterize os quatro conceitos que representam a essência da teoria da tomada de decisão nas empresas. 7. Caracterize as três categorias de classificação dos problemas. 8. Quais são os níveis de decisão dos problemas? 9. Como os problemas de decisão são classificados? 10. Como resolver um problema de tomada de decisão? 11. Qual a importância da formulação e estruturação de um problema de decisão?
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