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Sistema de Informação Gerencial Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Prof. Ms. Marcelo Bernardino Araújo Revisão Textual: Profa. Ms. Luciene Oliveira da Costa Santos A contabilidade e o uso de tecnologias de informação • Introdução • A evolução do conceito de tecnologia de informação • Tecnologia de informação e o processo de tomada de decisão • Sistemas de informação de apoio operacional e gerencial • Sistemas e visão sistêmica • Conceitos relacionados à informação e seu uso · Apresentar conceitos e a evolução ligados a sistemas e tecnologias da informação no contexto globalizado. OBJETIVO DE APRENDIZADO Olá, aluno(a)! Nesta unidade, vamos aprender um pouco mais sobre um importante tema: a contabilidade e o uso de tecnologias de informação. Então, procure ler, com atenção, o conteúdo disponibilizado e o material complementar. Não esqueça! A leitura é um momento oportuno para registrar suas dúvidas, por isso não deixe de registrá-las e transmiti-las ao professor-tutor. Além disso, para que a sua aprendizagem ocorra num ambiente mais interativo possível, na pasta de atividades, você também encontrará avaliação, atividade reflexiva e videoaula. Cada material disponibilizado é mais um elemento para seu aprendizado. Por favor, estude todos com atenção! É importante também respeitar os prazos estabelecidos no cronograma. Bons estudos! ORIENTAÇÕES A contabilidade e o uso de tecnologias de informação UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informação Contextualização Em qualquer atividade profissional sempre nos deparamos com alguma novidade, uma nova tecnologia, novos ramos. Mas será que estamos preparados para aceitar as mudanças (individuais, familiares, profissionais e matrimoniais) e nos atualizarmos? “Você está atento às ameaças para a continuidade da sua atividade? ” Esse é o título de um artigo publicado pelo Contador Gilmar Duarte, no portal Contábeis, de 20/05/2016. Disponível em: http://goo.gl/f38PIU Ex pl or A psicoterapia pode ajudá-lo nesse processo de conscientização, que envolve a aceitação de mudanças, seja fornecendo recursos para que a pessoa aceite suas dificuldades e limitações, seja confrontando seus medos. 6 7 Introdução Informação é essencial em qualquer área, atividade, direito e dever. Sem informação estaremos sujeitos à influência daqueles que detêm o conhecimento. Nesse sentido, Beuren (1998) citando Martin nos ensina que as informações contábeis devem ser necessariamente significativas a fim de resolver os problemas de decisão do usuário (importância) e não custar mais para ser produzida do que o valor esperado de sua utilização (financeiramente). Por outro lado, como uma atividade decisória específica determina as necessidades, a importância está em direta inter-relação (adaptação) com o contexto decisório dessa decisão e com as atitudes e preferências de quem assumirá a decisão. Mas como gerenciar um universo de informações físicas, financeiras e econômicas no acompanhamento da evolução do patrimônio das entidades públicas e privadas? A reunião das informações deve ser organizada em um sistema de informação gerencial. A evolução do conceito de tecnologia de informação A tecnologia de informação (TI), inicialmente, apresentada sob a forma de setor de processamento de dados, abrangia computadores e softwares voltados para armazenamento, processamento e análise de informações. Na década de 1980, quando se popularizaram os computadores pessoais (PC), particularmente pelo uso de softwares de entretenimento e planilhas eletrônicas, como o Lotus 1-2-3, surgiu a TI de escritório, composta pelos sistemas de automação de escritório, voltada ao gerenciamento de documentos, de agendas e à comunicação. Ainda naquela década, a automação industrial ganhou forca, levando a TI ao chão de fábrica, interligando desde o projeto até à manufatura. Equipamentos fabris (robôs, sensores e outros dispositivos) passaram a receber comandos diretamente dos softwares. Contou-se com o avanço da mecânica de precisão, equipamentos mecânicos passaram a ser programáveis e a executar processos com maior precisão (GONÇALVES e RICCIO, 2009). A partir da década de 1990, uma tecnologia de rede de computadores tornou-se padrão mundial: o conjunto tecnológico TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) e WWW (World Wide Web) deu origem à Internet como conhecemos atualmente, que passará a ser denominada de Internet ou de “a rede”. Com a Internet não apenas foram disponibilizadas carreiras, isto é , a infraestrutura para comunicação rápida, mas também o conceito de “estar” na rede. Sites e portais de conteúdo jornalístico, de entretenimento e de bate-papo aliados a ferramentas de busca (Google, Bing, Yahoo etc.) e a inúmeras outras funcionalidades criaram o conceito de “ficar” online. 7 UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informação As empresas iniciaram sua presença na rede, primeiramente, trazendo apenas informações em seus sites, depois interagindo com seus clientes e fornecedores, com chat de atendimento. Transações bancárias (e-banking) vieram para a rede, com segurança e muita comodidade a seus usuários, que não precisam mais se deslocar até sua agência de relacionamento. O conceito de ficar em rede, hoje, tem beneficiado o usuário com uma série de atrações que vão desde o entretenimento (músicas, fotos e vídeos), da formação de grupos sociais e de comunidades (redes sociais como Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp etc.), até a disponibilização de diversos serviços de utilidade pública, inclusive de agendamentos para se evitar filas, pelos governos (e-government). Portanto, ficar na rede gera audiência. Segundo Gonçalves e Riccio (2009), beneficiando-se do padrão Internet, foram desenvolvidas facilidades de comunicação intra-empresa (intranets) que facilitam o fluxo de comunicação e trabalho (workflows); facilidades de comunicação remota (videoconferências etc.). Conceitos como o telecommuting, que é o desempenho de um trabalho em qualquer ambiente, em casa, por exemplo, ganham uma implementação relativamente a baixo custo e segura. O artigo intitulado “Impacto da tecnologia de informação na gestão de pequenas empresas” tem como objetivo identificar algumas características sobre o uso da tecnologia de informação em pequenas empresas. Confira em: BERALDI, Lairce Castanhera; ESCRIVÃO FILHO, Edmundo. Impacto da tecnologia de informação na gestão de pequenas empresas. Ciência da Informação, Brasília, v. 29, n. 1, p. 46-50, 2000. Disponível em: http://goo.gl/ZSE0lz Ex pl or Para Gonçalves e Riccio (2009), não é fácil prever quantos conceitos se beneficiarão do padrão Internet, nem quantos conceitos novos serão criados a partir da Internet, tampouco como o padrão Internet evoluirá. Hoje, contamos com serviços de streaming de vídeo, como o Netflix, vídeos e músicas na Apple Store e na Google Play. Acredita-se que dentro do padrão Internet haja a popularização da TV digital e do acesso móvel, em tablets e em celulares. Assim, independentemente de onde você estiver, estará conectado à Internet. Estar na Internet significará estar em todos os lugares. Segundo Gonçalves e Riccio (2009), a adoção de TI pode ser compreendida medindo-se sua intensidade nas organizações, e classificando-a em quatro fases: Na primeira fase, há a automatização e reorganização de funções básicas. Esta é uma fase superficial de adoção de TI, representada basicamente pela aplicação de sistemas de informação em atividades administrativas rotineiras. Na segunda fase, a TI torna-se força produtiva e veículo para a reorganização das estratégias produtivas. Introduzir a TI na produção é um passo importante, principalmente em processos produtivos mais elaborados e que exijam maior flexibilidade. Destaca-se que a partir da segunda fase considerações estratégicas devem mesclar-se as opções de TI. 8 9 Na terceira fase, a TI torna-se a maior interfaceda organização com o mercado, monitorando mudanças nas cadeias de fornecedores e de clientes. A Internet e suas tecnologias e-commerce, e-procurement têm simplificado tal integração. Na quarta fase, as mudanças organizacionais viabilizadas com o uso da TI são radicais. A TI torna-se inspiração para novas estratégias (novos negócios, novos produtos etc.). Empresas passam a ser organizadas em redes de competências. Cada um dos nós dessa rede, pessoas ou times de trabalho, possui grande conhecimento, especialização e autonomia. Tecnologia de informação e o processo de tomada de decisão Nas grandes corporações, o processo de tomada de decisão é influenciado pela atuação direta da controladoria através de informações de planejamento e de controle, que exigem sistemas de informações que suportem estas decisões (PEREZ JUNIOR et al., 1997). Nessa perspectiva, a missão da contabilidade gerencial, ou da controladoria, é, portanto, a de otimizar os resultados econômicos da empresa através da definição de um modelo de informação baseado no modelo de gestão. O processo no alcance do objetivo da contabilidade, que é a de fornecer uma série de informações úteis para diversos usuários (internos e externos), consiste em entrada de dados, processamento dos dados, saídas de informações (relatórios contábeis), análise das demonstrações financeiras (contábeis), que são distribuídas conforme a necessidade do usuário da informação. Tabela 1: Funções das informações contábeis Função Característica Controle Operacional Fornecer informações (feedback) sobre a eficiência e a qualidade das tarefas executadas. Controle dos Gastos Mensurar os custos dos recursos para se produzir, vender e entregar um produto ou serviço aos clientes. Controle Administrativo Fornecer informações sobre o desempenho de gerentes e de unidades operacionais. Controle Estratégico Fornecer informações sobre o desempenho financeiro e competitivo de longo prazo, condições de mercado, preferências dos clientes e inovações tecnológicas. Fonte: Adaptado de Atkinson et al., (2000, p. 45). Os gestores, em todos os níveis, necessitam de informações produzidas pela contabilidade para auxiliá-las no processo de tomada de decisão, para então comunicar, adequadamente, a terceiros e partes interessadas, o estado patrimonial e suas mutações, em decorrência da gestão dos negócios. 9 UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informação Dessa forma, o sistema de informações contábeis subsidia a administração, fornecendo informações estruturadas para que ela proceda ao planejamento em curto, médio e longo prazos, bem como no desenvolvimento e controle das atividades previstas. Para que isso ocorra da melhor maneira é necessário o planejamento de uma política contábil é estruturado todo um sistema de informações, que sejam úteis para a administração, que vai desde os processos e procedimentos de classificação e escrituração até a obtenção e interpretação de dados para diferentes usos internos e externos. Segundo a Resolução CFC nº 1.179/2009, que aprovou a NBC TG 23: “Políticas contábeis são os princípios, as bases, as convenções, as regras e as práticas específicas aplicados pela entidade na elaboração e na apresentação de demonstrações contábeis”. Tabela 2: Características da informação útil dos relatórios contábil-gerenciais Características Definições PRECISA A informação precisa não tem erros. Em alguns casos, a informação imprecisa é gerada pela entrada de dados incorretos no processo de transformação. Isto é comumente chamado de entra lixo, sai lixo (ELSL). COMPLETA A informação completa contém todos os fatos importantes. Por exemplo, um relatório de investimento que não inclui todos os custos importantes não está completo. ECONÔMICA A informação também deve ser de produção relativamente econômica. Os tomadores de decisões devem sempre fazer um balanço do valor da informação com o custo de sua produção. FLEXÍVEL A informação flexível pode ser usada para diversas finalidades. Por exemplo, a informação de quanto se tem de estoque disponível de uma determinada peça pode ser usada por representantes de vendas no fechamento de uma venda, por um gerente de produção para determinar se mais estoque é necessário, e por um diretor financeiro para determinar o valor total que a empresa tem investido em estoques. CONFIÁVEL A informação confiável pode ser dependente. Em muitos casos, a confiabilidade da informação depende da confiabilidade do método de coleta dos dados. Quer dizer, a confiabilidade depende da fonte da informação. RELEVANTE A informação relevante é importante para o tomador de decisões. A informação de que os preços da madeira de construção devem cair, pode não ser relevante para o fabricante de chips de computador. SIMPLES A informação deverá ser simples, não deve ser exageradamente complexa. A informação sofisticada e detalhada pode não ser necessária. Na verdade, informações em excesso pode causar sobrecarga de informações, quando um tomador de decisões tem informações demais e não consegue determinar o que realmente é importante. EM TEMPO A informação em tempo certo é enviada quando necessária. Saber as condições do tempo da semana passada não ajudará a decidir qual agasalho deve vestir hoje. VERIFICÁVEL Finalmente, a informação deve ser verificável. Isto significa que se pode checá-la para saber se está correta, talvez checando várias fontes da mesma informação. Fonte: Adaptado de Stair e Reynolds (2006). 10 11 Sistemas de informação de apoio operacional e gerencial Para o gestor, conhecer e saber utilizar sistemas de informação é essencial, pois a maioria das empresas precisa deles, em função da quantidade de informações internas e externas, para sobreviver à concorrência e gerar lucratividade. Segundo Gonçalves e Riccio (2009), O sistema de informações de apoio operacional e gerencial é um sistema que integra usuários e TI com o fim de fornecer informações e dar suporte às operações e funções de administração, à tomada de decisão e ao controle, em quaisquer dos níveis da gestão empresarial: operacional e/ou gerencial e/ou estratégico. Dessa forma, os sistemas de informação podem auxiliar as entidades a estender seu alcance global, oferecer novos produtos e serviços, reorganizar fluxos de tarefas e trabalho e, talvez, transformar radicalmente o modo como conduzem os negócios (LAUDON e LAUDON, 2005). A principal característica de um sistema de informações contábil integrado é a “navegabilidade” dos dados. A partir do momento em que um dado é coletado, este deverá ser utilizado em todos os segmentos do sistema de informações contábil. Dessa forma, o dado navega por todos os segmentos do sistema de informação contábil. Portanto, não haverá necessidade de reclassificação para outros sistemas, assim, como de reintrodução do dado em algum sistema particular de outro setor ou departamento da empresa. A informação integrada será sempre fornecida pelo mesmo e único sistema contábil de informação (PADOVEZE,1997). No momento em que os dados são inseridos (inputs) e integrados ao sistema de informações gerenciais, estes são processados e transformados de forma que possam diversificar os relatórios apresentados (outputs) para atender às necessidades dos usuários. Não havendo, dessa forma, a necessidade de reintroduzir os dados no sistema para processar outros relatórios, pois os dados ficam em um banco de dados intercambiável. O fi lme “Amor por contrato” dirigido por Derrick Borte, mostra uma família aparentemente perfeita, que se muda para um novo bairro e imediatamente passa a ser o centro das atenções, sempre pelos melhores motivos. Mas, por trás desta perfeição, esconde-se um segredo. A família perfeita na verdade é uma farsa, parte de uma campanha de marketing que pretende vender diversos produtos luxuosos a famílias de todo o mundo. Ex pl or 11 UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informaçãoSistemas e visão sistêmica Os sistemas organizados devem vir ao encontro da missão, visão e valores organizacionais. A organização que antecede à informatização deve ser uma preocupação de todos os gestores, independentemente da entidade e nível hierárquico em que atua. Dessa forma, a contabilidade gerencial ou a controladoria deve assessorar a gestão da empresa, fornecendo mensuração das alternativas econômicas e, através da visão sistêmica, integrar informações e reportá-las para facilitar o processo decisório. Assim, ela desempenha então um papel fundamental no fornecimento de informações gerenciais integradas para apoio aos gestores no processo de informações baseada em modelo de gestão que facilita o processo de tomada de decisões, com visão sistêmica para a obtenção de resultados. Portanto, as metas do sistema gerencial e de controle são: a) Auxiliar a empresa a planejar para o futuro; b) Monitorar os eventos do ambiente externo e seus efeitos no projeto e funcionamento do Sistema de contabilidade gerencial e de controle; c) Medir e registrar os resultados das atividades que ocorrem dentro da empresa para assegurar que os tomadores de decisões estejam bem informados; d) Avaliar o desempenho dos funcionários e grupos da empresa (ATKINSON et al. 2000, p. 763). Assim, como os colaboradores estão envolvidos com cada uma dessas metas, o estudo dos métodos e sistemas da contabilidade gerencial deve estar conectado ao estudo do comportamento humano com envolvimento e participação da equipe, na implantação e desenvolvimento do planejamento e, principalmente, nos objetivos do sistema de informação gerencial da entidade, de forma a estimular, ouvir e considerar as opiniões Isso como uma forma de incentivar a equipe ao envolvimento e concentração de esforços para atingirem seus objetivos, proporcionando, assim, melhor desempenho das atividades e melhorias do resultado geral da organização. Conforme Cruz (1998), é necessário usar tecnologia da informação como instrumento de suporte ao desenvolvimento do sistema de organização (processos), ou seja, a tecnologia usada deve estar alinhada com o plano estratégico e diretamente ligada ao dia a dia da organização, como forma de garantir que cada atividade do sistema seja executada da melhor forma possível. Para poder ajudar na tarefa da escolha da melhor tecnologia da informação, ou seja, aquela que melhor se ajusta às necessidades da empresa, é preciso aprender uma metodologia que possibilite planejar e executar um plano e agir com correções, como, por exemplo: · Organizar as necessidades para que cada uma delas possa ser considerada dentro de um contexto de importância e prioridade; · Planejar cada uma das soluções com base na análise das necessidades; · Executar os planos sem atropelos; 12 13 · Revisar periodicamente a execução do plano para que as correções de rumo sejam tomadas imediatamente às necessidades; · Agir sobre toda e qualquer ocorrência. Jamais esperar que as soluções aconteçam por geração espontânea; · Realizar o plano original, atualizando-o com as correções que se fizerem necessárias. Dessa forma, o processamento da informação contábil e financeira passa por um sistema de informação, que, segundo Stair e Reynolds (2006), é um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam (processamento) e disseminam (saídas) os dados e a informação e fornecem um mecanismo de feedback para atender a um objetivo. Esse objetivo, ou função da informação, é o controle. A necessidade de controle é fundamental no gerenciamento de qualquer negócio. Ele pode se dar em todos os níveis da entidade, estratégico, tático e operacional. ENTRADAS SAÍDAS ANÁLISE DISTRIBUIÇÃOPROCESSAMENTO Documentos Contábeis Balanço Demonst. L & P. Outros Demonstrativo Analítico do Resultado Demonstrativo de Estoque Outros Acompanhamento do Orçamento Orçamento Econômico Planos de Investimentos Orçamento Financeiro Projeção do Balanço Contr. Materiais e Serv. Terc. Controle de Produção Controle de Vendas Previsões Fiscais Previsões de Valores CONTABILIDADE GERAL CONTABILIDADE ANALÍTICA COORDENAÇÃO E ANÁLISE DE INFORMAÇÕES SISTEMA ORÇAMENTÁRIO Diretoria Governo Acionistas Órgãos Subalternos Estudos Especiais Figura 1: Integração da contabilidade gerencial para fi ns decisoriais Fonte: PARANHOS (1992, p.11). Já para Laudon e Laudon (2005), um sistema de informação pode ser definido com um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para: coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em qualquer entidade. Complementamos os conceitos acima com o conceito de sistema de informação de O’Brien (2004) “[...] é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização”. 13 UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informação Portanto, para se implantar um sistema de informações na entidade, faz-se necessário utilizar recursos tecnológico, bem como os planejamentos, processos e procedimentos que deverão ser executados pelo sistema, com acompanhamento constante dos resultados, envolvimento e treinamento dos colaboradores e aplicar ações corretivas quando necessário. Sistemas de Informação Sistemas de Apoio às Operações Apoio às Operações Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de Informação Executiva Sistemas Colaborativos Sistemas de Controle de Processos Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Apoio Gerencial Apoio à Tomada de Decisão Gerencial Figura 2: Tipos de sistemas de informação Fonte: Adaptado de O’Brien (2004). São Sistemas de Apoio às Operações: 1. Sistemas de Processamento de Transações (TPS): Concentram- se no processamento de dados produzidos por transações e operações empresariais. Os sistemas de processamento de transações registram e processam dados resultantes de transações empresariais (vendas, compras, alterações de estoque); 2. Sistemas de Controle de Processo (PCS): Os sistemas de controle de processo são sistemas que utilizam computadores para o controle de processos físicos contínuos. Esses computadores destinam-se a tomar automaticamente decisões que ajustam o processo de produção físico; 3. Sistemas Colaborativos: Os sistemas colaborativos são sistemas de informação que utilizam uma diversidade de tecnologias de informação a fim de ajudar as pessoas a trabalharem em conjunto. Já os Sistemas de Apoio Gerencial são: 1. Sistemas de Apoio Gerencial (MSS): Os sistemas de apoio gerencial se concentram em fornecer informação e apoio para a tomada de decisão eficaz pelos gerentes. Eles apoiam as necessidades de tomada de decisão da administração estratégica (principal), administração tática (média) e administração de operação (supervisora). Podem ser: Sistemas de Informação Gerencial (MIS), Sistemas de Apoio à Decisão (DSS) e Sistemas de Informação Executiva (EIS); 14 15 2. Sistemas de Apoio à Decisão: Os sistemas de apoio à decisão fornecem informações aos usuários finais gerenciais em uma seção interativa em uma base ad hoc (quando necessário). Os gerentes criam as informações que necessitam para tipos mais desestruturados de decisões em um sistema interativo de informação computadorizado que utiliza modelos de decisão e bancos de dados especializados para auxiliar os processos de tomada de decisão dos usuários finais gerenciais; e 3. Sistemas de Informação Executiva (EIS): Os sistemas de informação executiva fornecem acesso imediato e fácil à alta e média administração a informações seletivas sobre fatores que são críticos para a que os objetivos estratégicos de uma firma sejam alcançados. O eSocial é o instrumento de unifi cação da prestação das informações referentes àescrituração das obrigações fi scais, previdenciárias e trabalhistas e tem por fi nalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional, que, em um futuro próximo, eliminará a necessidade de envio de diversas obrigações acessórias como GFIP, RAIS, CAGED e DIRF. http://www.esocial.gov.br/ Ex pl or O sistema de uma organização, em sua estrutura organizacional, pode ser subdividido em seis funções organizacionais, também denominados subsistemas: 1. Produção ou serviços: projetar produtos (CAD), fabricar itens (CAM), e integrar várias partes de equipamentos ou máquinas (CIM), custos de produção ou serviços, sistemas de qualidade e produtividade; 2. Comercial ou marketing: público alvo, pedidos, faturamento, exportação; 3. Materiais ou logística: fornecedores, compras ou suprimentos, estoque, importação; 4. Financeiro: contas a pagar, contas a receber, movimentos bancários, fluxo de caixa; 5. Recursos humanos: recrutamento e seleção, administração de pessoal, folha de pagamento, cargos e salários; e 6. Jurídico-legal: contabilidade, tributos e recolhimentos, livros fiscais e demais obrigações assessórias. Os funcionamentos dessas atividades organizacionais fazem parte de uma abordagem sistêmica integrativa. Essa abordagem sistêmica e integrada diz respeito ao funcionamento em conjunto com as funções organizacionais presentes em todas as partes. Partindo-se do pressuposto de que a organização é o maior dos sistemas, suas funções organizacionais devem ser dependentes e integradas entre si. Essas relações entre as funções organizacionais ficam evidentes à medida que se observa que todas geram informações umas para as outras e quando uma destas funções 15 UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informação parar, para-se, portanto, o sistema organização. Assim, as funções organizacionais formam a base para o desenvolvimento dos sistemas de informação dentro da organização, expressando os dados de forma detalhada, conforme a necessidade do usuário. Muitas empresas ainda acreditam que o simples ato de informatizar a entidade, espalhando computadores e impressoras pelas unidades departamentais, ligando-os em rede e instalando sistemas aplicativos, possa organizar as mesmas. Sem o mapeamento e a modelagem dos processos isso nunca ocorrerá. A tecnologia da informação e seus recursos nem sempre resolvem os problemas nas organizações e muito menos as organizam. Sem planejamento, sem gestão e sem ação efetiva, a tecnologia da informarão não trará contribuições para a organização. Para que ele gere contribuições, é necessário elaborar a organização interna e externa da organização, primeiramente as funções organizacionais básicas, ou seja, revendo processos e procedimentos que podem ser eliminados ou substituídos após a implantação do sistema de informação para se evitar desperdícios, principalmente com retrabalho. Depois de concluída essa etapa é que devemos informatizar a organização. Portanto, a ação, sem organização antecipada por parte da TI, não atingirá seu principal objetivo que é auxiliar a organização em todos os seus processos e níveis de ação. O software, o computador e seus periféricos são apenas meios de organizar/gerenciar e não um fim em si mesmo. Conceitos relacionados à informação e seu uso Segundo Stair (2006), para ser um administrador eficiente em qualquer área de negócios, é preciso entender que a informação é um dos recursos mais importantes e valiosos de uma organização, porém, muitas vezes, este termo é confundido com o termo dados. Neste momento, você está se perguntando: qual é a diferença entre dados e informação? Eles fazem parte de um sistema? Esses elementos compõem o conhecimento organizacional? Nessa seção, veremos as diferenças entre cada um desses elementos. Dados são os fatos em sua forma primária, que quando estão organizados ou arranjados de uma forma significativa, se torna uma informação, a qual pode ser definida como um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si, ou seja, a informação é criada definindo-se e organizando as relações entre os dados, sendo que a definição de diferentes relações resulta em diferentes informações (STAIR, 2006). Já segundo Davenport e Prusak (2003), a diferença entre dado e informação é que os dados são os componentes básicos a partir dos quais a informação é criada e as informações são dados inseridos em um contexto, ou seja, uma situação que está sendo analisada. 16 17 Em muitas entidades os sistemas de informação servem apenas para registro das transações, como controle de estoque, contabilidade, controle de produção, atuando de maneira isolada, ou seja, integração. O grande problema de uma entidade que conta apenas com estes sistemas tradicionais é que ela tem muitos DADOS, mas com pouca INFORMAÇÃO, gerando, de acordo com Davenport e Prusak (2003), alto volume de dados e necessidade de respostas rápidas, análises complexas e questões impossíveis de se prever, e ainda, em um ambiente de negócio em que ocorre mudança constantemente. Para Barbieri (2001), existem dados que são operacionais e existem dados que são informacionais, cada qual com seu objetivo específico. Os dados operacionais estão relacionados basicamente aos sistemas tradicionais de informações, implementados sobre bases de dados operacionais. Já os dados informacionais estão relacionados basicamente aos sistemas de informações executivas, implementados sobre Data Warehouse (DW) ou Data Marts (DM). Ainda conforme Barbieiri (2001), no início, a informática fez os dados, depois os transformou em informação, mas o seu objetivo atual é transformar a informação em conhecimento. Portanto, percebe-se que é a partir da informação que vem o conhecimento, o qual permite tomar decisões adequadas, trazendo assim a tão necessária vantagem competitiva (DAVENPORT e PRUSAK, 2003). Segundo Forrester (1973), “Um sistema é um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham juntos rumo a uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação”. Segundo O´Brien (2004), um sistema, ou sistema dinâmico, possui três componentes ou funções básicas de interação: 1. Entrada (inputs): envolve a captação e reunião de elementos que entram no sistema para serem processados; 2. Processamento (process): envolve processos de transformação que convertem insumo (entrada) em produto; 3. Saída (outputs): envolve a transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino final. Por exemplo, para que seja realizado um lançamento contábil no sistema, é preciso que haja antes da digitação (entrada) a correta classificação das contas contábeis a débito e a crédito, a devida conciliação para fechamento do período de competência (processamento) para que gere uma demonstração financeira (saída) com os saldos corretos. 17 UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informação Para que a informação seja adequada, dois conceitos adicionais envolvendo um sistema (entrada, processamento e saída) são necessários: o feedback e o controle. Um sistema dotado de componentes de feedback e controle às vezes é chamado de um sistema cibernético, ou seja, um sistema automonitorado ou autorregulado. Segundo O´Brien (2004), feedbacks, são dados sobre o desempenho de um sistema. Já controle, envolve monitoração e avaliação do feedback para determinar se um sistema está se dirigindo para a realização de sua meta; em seguida, a função de controle faz os ajustes necessários aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcançada a produção adequada. Setzer (1999) caracteriza de uma maneira simples e objetiva a diferença entre: dado, informação, conhecimento e competência. Dado: como uma sequência de símbolos quantificados ou quantificáveis; Informação: é uma abstração informal(isto é, não pode ser formalizada através de uma teoria lógica ou matemática), que representa algo significativo para alguém através de textos, imagens, sons ou animação; Conhecimento: é uma abstração interior, pessoal, de alguma coisa que foi experimentada por alguém; e Competência: é uma capacidade de executar uma tarefa no “mundo real”. O campo de sistemas de informação engloba muitas tecnologias complexas, conceitos comportamentais abstratos e aplicações especializadas tanto em áreas organizacionais, quanto em áreas não organizacionais. Como gerente/ administrador ou usuário final da entidade não é necessário assimilar todo esse conhecimento, mas concentrar seus esforços em cinco áreas do conhecimento, que conforme O´Brien (2004) são: 1. Conceitos Básicos: Conceitos comportamentais, técnicos e administrativos fundamentais sobre os componentes e papéis dos sistemas de informação, derivados da teoria geral dos sistemas ou conceitos da estratégia competitiva utilizados para desenvolver sistemas de informação em busca de vantagem competitiva; 2. Tecnologias da Informação: Os principais conceitos, avanços e questões gerenciais na informática (hardware, software, redes, gerenciamento de banco de dados e outras tecnologias de processamento de informação); 3. Aplicações Organizacionais: As principais utilizações dos sistemas de informação para as operações, administração e vantagem competitiva de um empreendimento (SPT, SIG, SSD, SIE, SE), incluindo comércio eletrônico e colaboração, utilizando a Internet, intranet e extranet; 4. Processos de Desenvolvimento: Como os usuários finais ou especialistas em informação desenvolvem soluções de sistemas de informação para problemas nas organizações utilizando metodologias específicas; e 5. Desafios Gerenciais: Os desafios de administrar efetiva e eticamente os recursos e estratégias de negócios envolvidas na utilização da tecnologia da informação ao nível do usuário e do empreendimento e ao nível global de um negócio. 18 19 Dessa maneira, algumas questões devem ser observadas por qualquer gestor: · Qual é o uso correto dos recursos de informação de uma organização? · O que é necessário para ser um usuário final responsável? · Como você pode se proteger do crime com o uso do computador e outros riscos? O sigilo de algumas informações é fundamental para a sobrevivência de uma empresa em relação aos seus concorrentes. Dessa forma, as dimensões éticas visam garantir que a TI e os sistemas de informação não sejam utilizados de um modo impróprio ou irresponsável. O maior desafio para uma sociedade, moderna, usuária de informação globalizada é gerenciar seus recursos de informação a fim de beneficiar todos os membros da sociedade, enquanto ao mesmo tempo cumpre as metas estratégicas de corporações e de países. Encerramos aqui mais uma unidade. Para finalizar, deixamos uma citação de Walter Benjamin (filósofo alemão) que disse: “A informação só tem valor no momento em que é nova”. 19 UNIDADE A contabilidade e o uso de tecnologias de informação Material Complementar Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade: Sites O papel da contabilidade no provimento de informações para a avaliação do desempenho empresarial GASPARETTO, Valdirene. O papel da contabilidade no provimento de informações para a avaliação do desempenho empresarial. Revista Contemporânea de Contabilidade, v. 1, n. 2, p. 109-122, 2004. https://goo.gl/lVHnCj Teoria das restrições e contabilidade gerencial: interligando contabilidade a produção MARQUES, José Augusto Veiga da Costa; CIA, Joanília Neide de Sales. Teoria das restrições e contabilidade gerencial: interligando contabilidade a produção. Revista de Administração de Empresas, v. 38, n. 3, p. 34-46, 1998. http://goo.gl/fDD536 Negociação, administração e sistemas: três níveis a serem inter-relacionados MARTINELLI, Dante Pinheiro. Negociação, administração e sistemas: três níveis a serem inter-relacionados. Revista de Administração da Universidade de São Paulo, v. 41, n. 4, 2006. http://goo.gl/Ne3R4m O papel da contabilidade gerencial no processo empresarial de criação de valor PADOVEZE, Clóvis Luiz. O papel da contabilidade gerencial no processo empresarial de criação de valor. Caderno de Estudos, n. 21, p. 01-16, 1999. http://goo.gl/emPbpn 20 21 Referências ATKINSON, Anthony A.; BANKER, Rajiv D.; KAPLAN, Robert S.; YOUNG, Mark. Contabilidade gerencial. São Paulo: Atlas, 2000. BARBIERI, Carlos. BI – Business Intelligence – Modelagem e Tecnologia. Rio de Janeiro: Axcel Books, 2001. BEUREN, Ilse M. Gerenciamento da informação: um recurso estratégico no processo de gestão empresarial. São Paulo: Atlas, 1998. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Resolução nº 1.179 de 24 de julho de 2009. Aprova a NBC TG 23 (NBC T 19.11) - Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, 04 ago. 2009. CRUZ, Tadeu. Sistemas, métodos & processos: administrando organizações por meio de processos de negócios. São Paulo: Atlas, 2005. DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Laurence. Conhecimento Empresarial: como as organizações gerenciam seu capital. 12. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. FORRESTER, Jay W. 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