Antonio_de_Loureiro_Gil_Uma_abordagem_ge (1)

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Antonio de Loureiro Gil
César Augusto Biancolino
Tiago Nascimento Borges
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES
CONTÁBEIS
Uma abordagem gerencial
DEDICATÓRIAS
A minha esposa Maria Tereza e a meus filhos
Antonio, Ricardo, Eduardo dedico este meu
décimo sexto livro.
Antonio de Loureiro Gil
A minha esposa Josefa Laudeir e aos meus pais
Inês e Adilson, com amor.
César Augusto Biancolino
A minha amada esposa Barbara Svalov.
Tiago Nascimento Borges
AGRADECIMENTOS
Somos gratos às centenas de profissionais que conosco trabalharam ao
longo de décadas no âmbito das ciências contábeis e da tecnologia da
informação, dentro e fora do universo acadêmico.
Na nossa trajetória profissional e acadêmica devemos reconhecer as
inúmeras oportunidades que nos foram oferecidas por organizações privadas
ou governamentais e por instituições de ensino superior.
Agradecemos aos revisores pela dedicação e qualidade do trabalho e
muito especialmente à Juliana Rodrigues de Queiroz pela brilhante condução
das atividades editoriais do nosso querido livro “Sistemas de Informações
Contábeis”.
O aprendizado com as equipes profissionais e acadêmicas proporcionou o
conteúdo deste livro.
Muito obrigado e que Deus abençoe a todos.
Os autores.
SOBRE OS AUTORES
Antonio de Loureiro Gil
Doutor em Controladoria e Contabilidade pela Universidade de São Paulo
(USP); mestre em Controladoria e Contabilidade pela USP; graduado em
Administração de Empresas pela Escola Naval do Rio de Janeiro.
Atualmente, é professor titular da Universidade Federal do Paraná (UFPR).
Tem experiência na área de Administração, com ênfase em administração de
empresas, atuando principalmente nos seguintes temas: gestão, auditoria,
tecnologia da informação e comunicações (TIC), sistemas de informações,
balanço intelectual, contabilidade, controladoria, capital intelectual,
sustentabilidade, qualidade, segurança de informática e dos negócios. Foi
executivo de empresas de grande porte. É autor de dezesseis livros no Brasil
e em Portugal; é consultor, palestrante e possui artigos publicados no Brasil e
em vários países.
César Augusto Biancolino
Doutor em Contabilidade pela Faculdade de Economia, Administração e
Contabilidade da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e mestre em
Controladoria e Contabilidade Estratégica pela Fundação Escola de Comércio
Álvares Penteado (FECAP). Bacharel em Ciências Contábeis pela FEA-USP;
licenciado em Matemática pelas Faculdades Oswaldo Cruz. Foi professor
assistente do Departamento de Contabilidade e Atuária da FEA-USP.
Atualmente, é professor do MBA Executivo de Gestão Integrada da
Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP) e gerente de
projetos especialista na área de TI, atuando há mais de 10 anos em empresas
como Quanam Brasil, PeopleSoft do Brasil e J. D. Edwards do Brasil.
Tiago Nascimento Borges
Doutor em Contabilidade pela Faculdade de Economia e Administração
da Universidade de São Paulo (FEA-USP); mestre em Controladoria e
Contabilidade Estratégica pela Fundação Escola de Comércio Álvares
Penteado (FECAP). Coordenador e professor do curso de Ciências Contábeis
da Universidade de Sorocaba (UNISO). Palestrante do Conselho Regional de
Contabilidade do Estado de São Paulo (CRCSP), SESCON/SP, IOB e
Contmatic; consultor em implantação de Enterprise Resource Planning
(ERP) pela Gerbo Tecnologia da Informação. Tem publicações em periódicos
e em congressos nacionais e internacionais nas áreas de Contabilidade e de
Tecnologia da Informação.
Contato com os autores:
gil@editorasaraiva.com.br
APRESENTAÇÃO
Este livro traz a experiência dos autores com ênfase no valor de uso da
tecnologia da informação (TI) aplicada à ciência da informação contábil
quando dos processos decisórios dos negócios privados ou governamentais.
A ênfase na “gestão dos negócios informatizados com o Sistema de
Informação Contábil (SIC)” é uma tendência internacional no século XXI.
As competências e as habilidades necessárias aos profissionais da área de
controladoria são apresentadas a partir da reflexão de como a TI está
mudando a maneira de se fazer contabilidade.
A teoria geral de sistemas, os Sistemas de Informações, os Sistemas de
Informações Contábeis, a tecnologia da informação e a gestão são momentos
do conhecimento humano interligados no contexto deste livro, considerando
as diferentes interações das áreas organizacionais e o fluxo das informações
contábil – financeiras nos processos de negócio das empresas.
A participação dos processos de tributação na modelagem do SIC é fato
constatado na figura do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) –
Fiscal.
As justificativas e os desdobramentos da adoção do Sped no Brasil
demonstram claramente a evolução do SIC e, principalmente, a perspectiva
de alcance de mudanças drásticas na área contábil-financeira.
Os profissionais de controladoria, logística, recursos humanos e
tecnologia da informação, quando da análise efetuada nas falhas agressivas
ao desempenho de suas atribuições e atividades, necessitam das informações
monetárias e do conhecimento associado para efetuar mudanças nas suas
práticas.
A maximização do desempenho e a minimização das falhas no
“processo/produto” das áreas organizacionais trazem a robustez do SIC como
sistema consolidador das informações corporativas aliada ao poder de
integração da tecnologia da informação como fator preponderante e
indissociável para a formação e a gestão de negócios sustentáveis.
A certeza de contribuição decisiva para a utilização das práticas contábil-
financeiras, com uso da TI, para o sucesso organizacional traz para nós
convicção da realização de um trabalho significativo e útil aos profissionais e
acadêmicos do Brasil.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
1 TEORIA GERAL DOS SISTEMAS
INTRODUÇÃO
1.1. Teoria geral dos sistemas
1.2. Características e propriedades dos sistemas
1.3. Componentes do sistema
1.4. Enfoque sistêmico
1.4.1. A flexibilidade dos modelos com enfoque sistêmico
1.4.2. Modelos para sistemas de gestão abrangentes
QUESTÕES
2 EMPRESA ESTRUTURADA COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
INTRODUÇÃO
2.1. Sistemas fechados e sistemas abertos na empresa
2.1.1. Sistemas fechados
2.1.2. Sistemas abertos
2.1.3. Fluxos de informação para gestão de negócios
2.1.4. Eficácia, eficiência, efetividade e produtividade do sistema
empresa
QUESTÕES
3 COMPONENTES DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
3.1. Dados, informações e conhecimentos e o processo de comunicação
na gestão dos negócios
3.2. Valoração da informação e do conhecimento no ambiente
empresarial
3.3. Banco de dados e o sistema de informação contábil
3.4. Informações estruturadas e não estruturadas
3.5. Planejamento e controle das informações: ciclo administrativo
3.6. Componentes de um sistema de informação — tecnologia da
informação e sua interação na organização
3.6.1. Recursos de um sistema de informações
QUESTÕES
4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL (SIC)
4.1. Características naturais do sistema de informação contábil
4.2. O sistema de informação contábil como sistema consolidador
4.3. Objetivos do sistema de informação contábil
4.4. Ambiente do sistema de informação contábil
4.5. Informações no sistema de informação contábil
4.6. Funcionalidades do sistema de informação contábil
4.7. Sistema de informação contábil como base para o reporting
financeiro
4.8. Sistema de informação contábil como base para o reporting
gerencial
4.9. Sistema de informação contábil como base para o reporting fiscal
4.10. O contador e o sistema de informação contábil
4.10.1. Gestão dos recursos materiais e tecnológicos dos SIC
4.10.2. Gestão dos recursos humanos dos SIC
4.10.3. Gestão do conhecimento
4.10.4. Sintomas de má gestão do conhecimento
4.10.5. Capital intelectual
QUESTÕES
5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA EMPRESA (SI)
INTRODUÇÃO
5.1. Características naturais do sistema de informação empresarial
5.2. O SIC como “viga mestra” do sistema de informação empresarial
5.3. Estrutura do sistema de informação empresarial
5.3.1. A definição de informação no âmbito do SI
5.3.2. Oplano de contas
5.4. A tecnologia da informação e a integração dos componentes do SI
5.4.1. A tecnologia da informação (TI) no âmbito do SI
5.5. Estrutura tecnológica do sistema de informação empresarial
5.5.1. Dispositivos de entrada
5.5.2. O banco de dados
5.5.3. Processamento de dados
5.5.4. Dispositivos de saída
5.5.5. Comunicação de dados e redes
5.5.6. Tecnologia da informação versus estratégia da empresa
5.5.7. Métricas da sustentabilidade em TI
5.6. Desenho de processos como base para o SI
5.6.1. A TI e o gerenciamento de mudanças (Change management)
5.7. Principais macroprocessos atendidos pelo SI
5.7.1. PTP – Procure to Pay – Comprar a Pagamento
5.7.2. OTC – Order to Cash – Pedido a Recebimento
5.7.3. CC – Corporate Control – Controle da Corporação
5.8. Arquitetura interna do sistema de informação empresarial
5.8.1. Primeira camada: Banco de dados (Data Base – DB)
5.8.2. Segunda camada: Data Warehouse (DW)
5.8.3. Terceira camada: Sistemas aplicativos
5.8.4. Quarta camada: Redes de comunicação
5.8.5. Service Oriented Architecture (SOA)
5.8.6. Quinta camada: Portais Web
QUESTÕES
6 SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI): ABORDAGEM PRÁTICA
INTRODUÇÃO
6.1. ERP (Enterprise Resource Planning)
6.2. CRM (Customer Relationship Management)
6.2.1. CRM operacional
6.2.2. CRM colaborativo
6.2.3. CRM analítico
6.2.4. Integração de dados do CRM
6.3. SCM (Supply Chain Management)
6.3.1. As funcionalidades de SCM e a vantagem competitiva
6.4. HCM (Human Capital Management)
6.4.1. Automação das rotinas de RH (Human Capital Management)
6.4.2. Tratamento de processos associados à gestão do capital
humano
6.4.3. O HCM e a administração de pessoal
6.4.4. O HCM e as rotinas de treinamento e desenvolvimento
6.4.5. O HCM e o plano de objetivos e metas
6.4.6. O HCM e os processos de recrutamento e seleção
6.5. GRC (Governance, Risk and Compliance)
6.5.1. Vantagens advindas da adoção do conceito de “GRC”
6.5.2. A tecnologia da informação aplicada aos frameworks de GRC
6.5.3. Exemplo de uma suíte de sistemas especialistas em GRC
6.5.4. Aplicativos de informações executivas (GRC Business
Inteligence)
6.5.5. Aplicativos para gestão de processos, riscos e controles
6.5.6. Aplicativos para controle das rotinas de GRC
6.5.7. Aplicativos de infraestrutura de TI (GRC)
6.5.8. As funcionalidades dos sistemas GRC no quotidiano das
empresas
6.6. BI (Business Intelligence)
QUESTÕES
7 AS FERRAMENTAS APLICADAS AO AMBIENTE CONTÃBIL
INFORMATIZADO
7.1. A ferramenta “Sped Contábil” e “Sped Fiscal”
7.1.1. O banco de dados das informações contábeis segundo o
Código Civil
7.1.2. A primeira referência normativa regulamentando a escrituração
em meios eletrônicos para fins de fiscalização
7.1.3. Antecessores do Sped – IN86 (SINCO) e MANAD
7.1.4. Validação e entrega dos arquivos para a fiscalização
7.1.5. Documentos digitais com validade jurídica (Certificação
digital)
7.1.6. Mudanças na gestão de informações da fiscalização no Brasil
7.1.7. Instituição do sistema público de escrituração digital
7.1.8. Ratificação do Sped pelo Conselho Federal de Contabilidade
7.1.9. O Sped Contábil
7.1.10. O Sped Fiscal
7.1.11. Autenticação da escrituração contábil digital
7.2. A ferramenta “Audeq” – Auditoria do Ambiente “Sistema Integrado
de Gestão – Sistema de Informação Contábil – Tecnologia da
Informação e Comunicações” (Aud-Sig-Sic-Tic)
7.2.1. A lógica do projeto de auditoria
QUESTÕES
REFERÊNCIAS
INTRODUÇÃO
A contabilidade, como ciência especializada na mensuração dos ativos e
no registro das transações das empresas, é um dos mais antigos Sistemas de
Informações especializados que objetiva a gestão empresarial. Por séculos e
séculos, por meio de suas propriedades naturais – as partidas dobradas e a
prova zero –, o Sistema de Informação Contábil (SIC) constitui-se desde a
sua concepção como a ferramenta informacional perfeita para a tomada de
decisão por parte dos gestores das empresas, das menores e mais simples até
as maiores e mais complexas.
O registro manual e quase “artesanal” dos eventos operacionais das
empresas – base do primeiro Sistema de Informação Contábil – com o lento
advento de novas metodologias de apuração contábil para atender o aumento
da complexidade e do número de transações das empresas, com o tempo
passou a ser substituído pelo registro cada vez mais automatizado e integrado
das transações monetárias das organizações.
Apesar de o Sistema de Informação Contábil ser exatamente o mesmo em
essência, desde os primórdios de sua existência, atualmente a frenética rotina
operacional das empresas exige uma eficácia e uma eficiência sem
precedentes na história da contabilidade. A exigência de demonstrações
contábeis cada vez mais transparentes, com a mínima possibilidade de
incorreção, aliada à enorme quantidade de transações e grande complexidade
operacional – em prazos de divulgação cada vez menores – faz o “moderno”
Sistema de Informação Contábil operar integralmente em um relativo “novo”
ambiente tecnológico, totalmente computadorizado, quando analisa-se toda a
trajetória da contabilidade no decorrer do tempo.
Dessa forma, atribuindo-se o correto dimensionamento do Sistema de
Informação Contábil no atual ambiente informacional das organizações e
inserindo no contexto recente uma grande utilização da tecnologia da
informação – TI no ambiente empresarial, procura-se estudar o SIC como um
dos principais componentes do Sistema de Informações – SI da empresa.
Essa abordagem, a nosso ver, faz toda a diferença, na medida em que, para se
entender toda a potencialidade e toda a importância do SIC, é necessário
compreender qual é o papel dele na constituição do SI e como se relaciona
com os demais Sistemas de Informações Empresariais.
Essa abordagem holística, portanto, é o grande diferencial deste livro.
Qualquer profissional ligado à administração empresarial – seja ele um
contador, um administrador, um economista ou um engenheiro – dentre
outros perfis profissionais – necessitam obrigatoriamente conhecer a
dinâmica de um Sistema de Informação Empresarial para só depois avaliar e
compreender a fundamental importância do Sistema de Informação Contábil
– foco deste livro.
Mais do que isso, além da definição teórica que é necessária à definição
de conceitos e ao estudo do SIC e do SI, esta obra conduz os estudantes da
sala de aula diretamente ao ambiente empresarial, na medida em que
apresenta os sistemas teóricos como sistemas utilizados no mercado, pelas
grandes empresas, de forma que o aluno possa identificar no futuro exercício
de sua vida profissional a ambientação e a nomenclatura dos aplicativos de TI
de maior utilização no mercado.
Essa transposição natural dos conceitos teóricos vistos em sala de aula,
traduzidos para a ambientação dos departamentos das empresas no ambiente
de TI, tem sido aplicada com muito sucesso em diversos cursos de graduação
no campo das ciências sociais aplicadas. Por meio dessa abordagem teórica-
prática, o aluno é capacitado a reconhecer nos principais Sistemas de
Informação computadorizados utilizados pelas empresas as principais
funções a que se destinam os sistemas teóricos abordados em sala de aula.
Para cumprir com esse objetivo, este livro está dividido em sete capítulos,
definidos da seguinte forma:
◗ O Capítulo 1 – Teoria Geral dos Sistemas – traz o enfoque sistêmico
como agente propulsor da formação de sistemas. Pelo estudo das
propriedades e dos componentes de sistemas genéricos, torna-se possível
compreender como o SIC está arraigado nas características dos sistemas;
◗ O Capítulo 2 – Empresa Estruturada como Sistema de Informação –
define os fluxos informacionais como base para o planejamento
estratégico empresarial e conceitua a empresa como uma entidade que
opera com base em um sistema-empresa, o que torna possível mensurar
suas operações com base em parâmetros de eficiência e de eficácia;
◗ O Capítulo 3 – Componentes do Sistema de Informação – contextualiza
os significados de dados e informações no processo de comunicaçãoda
empresa e analisa a constituição dos tipos de informação estruturada e não
estruturada encontrados no ambiente empresa. Por meio da análise da
estrutura do Sistema de Informação da empresa, define-se o planejamento
e o controle informacional como geradores da sustentabilidade
informacional e operacional das empresas;
◗ O Capítulo 4 – Sistema de Informação Contábil – SIC – traz as
características naturais do Sistema de Informação Contábil como agentes
capazes de posicionar o SIC como um sistema consolidador de
informações. Pela análise das potencialidades, dos objetivos, das
funcionalidades e do ambiente em que está posicionado o SIC, torna-se
possível compreender a aderência que esse tipo de sistema pode
proporcionar às atividades características dos contadores no ambiente
empresarial;
◗ O Capítulo 5 – Sistema de Informação da Empresa – SI – traz uma visão
holística de todos os mecanismos informacionais de software e hardware
mais amplamente utilizados pelas empresas atuais. Por meio da análise
das características naturais do Sistema de Informação Empresarial, enfim,
posiciona-se o SIC como “viga mestra” do SI e o plano de contas como
“viga mestra” do SIC. Essa abordagem é complementada pela
apresentação da tecnologia da informação como um recurso de grande
utilidade no âmbito do SI, sem a qual as empresas não poderiam alcançar
os atuais níveis de produtividade informacional;
◗ O Capítulo 6 – Sistema de Informação (SI): Abordagem Prática – realiza
a transposição da teoria sobre Sistemas de Informação apresentada e
discutida nas salas de aula para a prática da utilização da tecnologia da
informação pelas empresas modernas. Pela apresentação dos principais
aspectos de sistemas especialistas, como ERP, HCM, CRM, SCM, GRC e
BI, costura-se e são apresentados os diversos tipos de aplicativos
operados pelas empresas na busca de uma melhor prática informacional,
destacando as principais funcionalidades desses aplicativos e
considerando aspectos típicos de mercado, complementando-se a teoria
por meio de uma abordagem prática;
◗ O Capítulo 7 – As Ferramentas Aplicadas ao Ambiente Contábil
Informatizado – traz uma visão atualizada de algumas abordagens
contemporâneas e práticas derivadas do SIC. São apresentados os
conceitos relacionados ao Sped Fiscal e Sped Contábil, além de tópicos
direcionados à auditoria do SIC. Esses tópicos dão subsídios às modernas
aplicações do SIC como instrumento de gestão e de compliance que
atualmente são utilizados nas empresas brasileiras.
Por meio dessa abordagem teórica, na qual se compõe a estruturação do
conceito de sistemas desde a sua origem, passando-se pelos principais
conceitos relacionados à constituição da informação e do conhecimento como
base da tomada de decisão, fecha-se o “ciclo” de definições que permite ao
aluno agregar conhecimentos adquiridos em outras disciplinas de curso de
graduação, para reconhecer o SIC como o único sistema informacional
consolidador capaz de gerar informações precisas e de máxima
confiabilidade.
Entretanto, com a adoção quase que maciça da tecnologia da informação
pelas empresas de todos os tamanhos e setores da economia, o estudo
pormenorizado dos SIC e do SI, por meio de uma abordagem prática,
capacita o aluno a conhecer antecipadamente as principais estruturas
informacionais em utilização nas empresas encapsuladas no formato de
aplicativos especialistas em diversas áreas da empresa.
Figura I.1 Teoria geral dos sistemas
1 TEORIA GERAL DOS SISTEMAS
INTRODUÇÃO
Por ser o Sistema de Informação Contábil (SIC) um sistema consolidador,
baseado essencialmente no método das partidas dobradas e no denominador
comum monetário, a lógica teórica e operacional do SIC remonta a séculos de
desenvolvimento e refinamentos sucessivos.
Essas características do SIC devem ser exploradas a contento sob o
prisma da ciência contábil, enquanto ciência provedora de recursos
informacionais necessários ao registro patrimonial e às operações da empresa.
Assim, neste capítulo, procurar-se-á explorar o SIC em termos de sua
constituição, propriedades e características, por meio da exposição
pormenorizada de conceitos, fundamentos e demais referenciais teóricos que
possam descrever, com exatidão, suas características, propriedades e
potencialidades enquanto sistema informacional preciso, consolidador e
fundamental para a gestão das empresas.
A visão do SIC como componente do Sistema de Informação da Empresa
é decisiva para compreensão de seu papel integrador dos fluxos de
informação e da gestão do conhecimento necessários aos processos decisórios
quando da gestão dos negócios privados ou governamentais.
1.1. TEORIA GERAL DOS SISTEMAS
Uma visão mais atenta do ambiente de negócios deixa claro que a
complexidade nas relações organizacionais extrapola um ambiente de
variáveis previsíveis. Fatores essenciais dos problemas empresariais, dos
projetos e ações a implementar devem ser sempre considerados e avaliados
como componentes interdependentes de um sistema total.
A cada dia, nas organizações, as pessoas se deparam com cenários
complexos, com totalidades ou sistemas em todos os campos de
conhecimento. Isso implica uma fundamental reorientação do pensamento
gerencial.
Na teoria geral dos sistemas, a ênfase é dada à inter-relação e
interdependência entre os componentes que formam um sistema, que é visto
como uma totalidade integrada, sendo impossível estudar seus elementos
isoladamente. É disso que tratam os conceitos de transação e globalidade – o
primeiro se refere à interação simultânea e interdependente entre os
componentes de um sistema e o segundo diz que um sistema constitui um
todo técnico, assim, qualquer mudança em uma das partes afetará todo o
conjunto.
1.2. CARACTERÍSTICAS E PROPRIEDADES DOS
SISTEMAS
Sistema pode ser entendido como: todo organizado ou complexo;
conjunto ou combinação de coisas ou partes que formam uma entidade
complexa ou unitária; conjunto de objetos unidos entre si por alguma forma
de interação ou interdependência, desde que a relação entre as partes e o
comportamento do todo seja o foco da atenção.
Enfim, pode-se definir sistema como “conjunto de partes diferenciadas
em inter-relação umas com as outras, formando um todo organizado que
possui uma finalidade, um objetivo constante”.
Um sistema é uma totalidade integrada, implicando que a compreensão da
sua natureza e de seu funcionamento não pode ser alcançada pela simples
análise das partes que o compõem (as propriedades sistêmicas são destruídas
quando um sistema é dissecado – física ou teoricamente – em elementos
isolados).
Portanto, um conjunto de elementos que se atraem mutuamente, como o
sistema solar, um grupo de pessoas em uma organização, uma rede industrial,
um circuito elétrico, um computador ou um ser vivo, podem ser visualizados
como sistemas.
Realmente, é difícil dizer onde começa e onde termina determinado
sistema. Os limites (fronteiras) entre o sistema e seu ambiente admitem certa
arbitrariedade. É possível não só passar de um sistema para outro pelo qual é
abrangido como também passar para uma versão menor e nele contida.
Um sistema é um conjunto de unidades que estão relacionadas entre si e
sustentadas por dois conceitos, os quais retratam suas duas características
básicas:
1. o de propósito (ou objeto);
2. o de globalismo (ou totalidade).
As observações científicas mostram que os sistemas recebem do meio
ambiente fluxo de matéria, de energia e de informações. Essas observações
mostram, ainda, que os elementos que compõem um sistema mudam
constantemente, mas que a estrutura permanece idêntica. Pode-se afirmar que
um sistema continua em equilíbrio com o meio ambiente, mesmo sendo
atravessado constantemente por diversos fluxos.
Há dois tipos de sistemas:
◗ Os Fechados, que não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que
os circunda, pois são herméticos a qualquer influência ambiental ou
externa. Assim, os Sistemas Fechados não recebem nenhuma influência
do ambiente e, no entanto, também não o influenciam, não recebem
nenhum recursoexterno e nada produzem que seja enviado para fora;
◗ Os Abertos, que apresentam relações de intercâmbio com o ambiente,
por meio de entradas e saídas. Os Sistemas Abertos trocam matéria e
energia regularmente com o meio ambiente. Eles são eminentemente
adaptativos, isto é, para sobreviverem devem reajustar-se constantemente
às condições do meio e manter um jogo recíproco com as forças do
ambiente.
A qualidade da estrutura dos Sistemas Abertos é otimizada quando o
conjunto de elementos do sistema se organiza, aproximando-se de uma
operação continuada e a característica de adaptabilidade desses sistemas
tende a um contínuo processo de aprendizagem e de auto-organização. Tais
sistemas não podem viver em isolamento.
Já os Sistemas Fechados estão isolados de seu meio ambiente e tendem a
crescer indefinidamente, ou seja, a aumentar a um máximo.
Os Sistemas Abertos são mantidos em um contínuo fluxo de entrada e
saída, com manutenção e sustentação dos componentes, nunca estando ao
longo de sua vida em estado de equilíbrio perfeito. Portanto, esses sistemas
podem utilizar como forma de regulação dois mecanismos: feedback
negativo e feedback positivo.
Por meio do feedback negativo, o sistema tende a anular as variações do
meio ambiente, recusando qualquer informação que ponha em jogo seu
equilíbrio, a fim de mantê-lo invariante. No entanto, o feeedback positivo
tende a amplificar o fluxo vindo do meio ambiente, levando o sistema a um
novo estado de equilíbrio, o que caracteriza a capacidade de mudança e de
adaptação de um organismo.
Os Sistemas Abertos podem se desenvolver em direção a um estado de
crescente ordem e organização. Segundo Bertalanffy1, por meio da interação
ambiental, tais sistemas “restauram a própria energia e reparam perdas em
sua própria organização”.
1.3. COMPONENTES DO SISTEMA
Os Sistemas de Informações fazem parte de um sistema maior, o sistema
empresa. Dessa forma, os componentes organizacionais e as pessoas não
podem ser considerados isoladamente.
Cabe lembrar também que todo sistema é um conjunto de partes
(componentes) que interagem para atingir um determinado objetivo. Logo, a
tecnologia não pode, sozinha, compor um Sistema de Informação e se
transformar em um fim em si mesma.
Assim, o Sistema de Informação é o produto de três componentes,
tecnologia, organizações e pessoas, os quais devem interagir para que o
sistema atinja seu objetivo.
Sistemas de Informações não se resumem ao aspecto tecnológico, mas,
para serem relevantes, devem adequar-se à estrutura e à cultura da empresa e
ser flexíveis o bastante para se acomodarem aos estilos de trabalho dos
indivíduos que o utilizarão. Percebe-se, então, que os Sistemas de
Informações são compostos por pessoas, tecnologia e organizações.
As características individuais, o estilo cognitivo de cada profissional e seu
nível educacional são exemplos de recursos humanos, enquanto a estrutura
organizacional, o estilo de gerência e a cultura são exemplos de recursos
organizacionais. O melhor aproveitamento e a interação mais eficiente desses
recursos são decisivos para que o sistema atinja seus objetivos. Esse é o
maior desafio dos Sistemas de Informações.
1.4. ENFOQUE SISTÊMICO
Desde Galileu, a ciência moderna tem sido dominada pelo enfoque
analítico ou reducionista, que se caracteriza pela redução de problemas a
componentes menores, visando facilitar a sua análise.
O paradigma reducionista tem vantagens evidentes, sendo responsável
pelo ferramental metodológico que proporcionou os gigantescos
desenvolvimentos científico e tecnológico experimentados pela humanidade
nos últimos séculos.
No entanto, o enfoque analítico ou reducionista se mostra inadequado
para lidar com situações mais complexas, em que os fenômenos devem ser
entendidos não só em termos dos seus componentes, mas também em termos
do conjunto integral das relações existentes entre eles.
A mudança do enfoque analítico dos problemas para o estudo dos
problemas como um todo pode ser visto como uma mudança metodológica,
uma mudança para o enfoque holístico ou sistêmico, usado pelos estudiosos
da Teoria Geral dos Sistemas – TGS.
Esse novo campo de conhecimento trazido pela TGS tem se revelado
muito importante, pois revolucionou muitos campos da ciência e tem
impactado de forma considerável a vida das pessoas.
1.4.1. A flexibilidade dos modelos com enfoque sistêmico
Além de proporcionar os meios para entender o todo sem se perder em
detalhes, a análise sistêmica tem a vantagem de ser flexível, propiciando à
empresa uma visão com todos os níveis de detalhamento – pois basta ser
definido o nível do subsistema que se quer analisar.
Outro aspecto resultante da flexibilidade da análise sistêmica é a
aplicação do enfoque sistêmico não apenas na empresa toda mas também a
cada uma de suas partes. Dessa forma, um departamento específico pode ser
visto como um sistema focal o qual está representado pelos demais
departamentos e pelo meio externo que cerca a empresa como um todo.
Um terceiro aspecto, talvez o mais importante de todos, é a flexibilidade
decorrente da “modularidade” resultante da modelagem da empresa como
um sistema hierárquico.
Um sistema consiste em subsistemas que podem ser priorizados em uma
lista em relação às suas contribuições para alcançar o objetivo; assim, olhar
cada um dos múltiplos subsistemas como um módulo dá ao usuário liberdade
para priorizar suas ações segundo os interesses envolvidos.
Particularmente, é importante priorizar a implantação de um sistema
gerencial em que, via de regra, as carências são maiores do que os recursos
disponíveis para atendê-las.
Priorizar dá ao usuário também a flexibilidade necessária para lidar com a
complexa dinâmica dos mercados atuais, a qual demanda mudanças
contínuas, sem perder a coerência e a integridade do sistema como um todo.
A flexibilidade advinda das prioridades confere ao modelo sistêmico
proposto o potencial para ser usado em qualquer empresa,
independentemente do seu estágio atual. E é essa mesma flexibilidade que
permite que o modelo proposto possa ser usado como um guia lógico para
orientar a condução de mudanças na qualidade dos sistemas.
1.4.2. modelos para sistemas de gestão abrangentes
As duas maiores contribuições da TGS estão sendo compreendidas
apenas agora.
A primeira contribuição é fornecer a qualquer pessoa uma maneira de
construir uma visão clara sobre como o sistema focal funciona, sem se
preocupar com o estudo dos detalhes de todos os assuntos.
A segunda é a TGS fornecer uma maneira de interligar os problemas
grandes e confusos da vida real, que não se encaixam em nenhuma
especialidade, em um momento em que é enfrentada uma gama enorme de
problemas tão sérios que ameaçam a sobrevivência da nossa sociedade.
Segundo Bertalanffy2, a visão de um “todo integrado visando o
desempenho de funções globais” é um instrumento de conhecimento útil nos
dias de hoje em que é comum as pessoas lidarem com estruturas complexas,
isto é, formadas por diversos elementos conectados entre si.
Isso é particularmente importante no desenvolvimento de modelos de
gestão, uma vez que as empresas são sistemas bastante complexos em que
elementos internos de diferentes naturezas (a saber, tecnológicos,
administrativos e humanos) se interagem dinamicamente entre si e com os
elementos do seu ambiente, resultando em uma multiplicidade de demandas a
serem atendidas, muitas delas potencialmente conflitantes entre si.
Algumas empresas já perceberam a inexistência de fórmulas
simplificadoras, pois, instrumentalizadas pela TGS, elas buscam entender as
mudanças ocorridas internamente e nos seus mercados à luz de novas
disciplinas, como o pensamento complexo emprestado às áreas de filosofia e
de epistemologia.
Portanto, mercê da sua capacidade de integração, o enfoque sistêmico é o
indicado para lidar com realidades complexas, inclusive porque permite a
construção de modelos de gestão mais abrangentes, sem com isso
comprometer a sua inteligibilidade.
Vale destacar que quanto mais abrangente é um modelode gestão, maior
o número de elementos (ou seja, de “variáveis”) contemplados e, por
conseguinte, maior a aproximação da modelagem com a realidade.
QUESTÕES
1 Discuta a visão do SIC como componente do Sistema de Informação da
Empresa. Apresente “causas” e “efeitos”.
2 Apresente os conceitos de “transação” e de “globalidade” inerentes à
teoria geral dos sistemas – TGS.
3 Explicite as características e propriedades dos sistemas.
4 Apresente os três componentes dos Sistemas de Informações.
5 Discuta a ideia de “modularidade” dos sistemas.
2 EMPRESA ESTRUTURADA COMO SISTEMA
DE INFORMAÇÃO
INTRODUÇÃO
Dentro das empresas, o enfoque atual dos sistemas está direcionado
principalmente ao negócio empresarial e com o objetivo de auxiliar os
respectivos processos decisórios.
Em geral, os sistemas procuram atuar como:
◗ ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua
abrangência e complexidade;
◗ facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas
intensidades e relações;
◗ meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica
organizacional;
◗ geradores de modelos de informação para auxiliar os processos decisórios
empresariais;
◗ produtores de informações oportunas e geradoras de conhecimento;
◗ valores agregados e complementares à modernidade, perenidade,
lucratividade e competitividade empresarial.
2.1. SISTEMAS FECHADOS E SISTEMAS ABERTOS NA
EMPRESA
A empresa, ao atuar como Sistema Fechado, carece de requisitos para
uma existência contínua e longa, pois tem grandes dificuldades no seu
relacionamento empresarial e na obtenção de talentos humanos para sua
expansão e sobrevivência.
A empresa, para ser vista como um Sistema Aberto, implica realizar
ações transparentes, límpidas e cristalinas dos seus negócios, nas suas
operações cotidianas de entradas, processamentos e saídas e respectivos
relacionamentos.
Para atender esse requisito de Sistema Aberto, devem ser envolvidos
todos os escalões da empresa, respeitando, evidentemente, o tipo e forma de
distribuição de informações.
2.1.1. Sistemas fechados
Nos Sistemas Empresariais Fechados não existem permutas da empresa
com o meio ambiente externo que está ao seu redor. Essas organizações são
insensíveis e indiferentes a qualquer influência ambiental, não integrando ou
interagindo com o mundo, inviabilizando, assim, sua existência.
O conceito de Sistema Fechado segue a mesma ideia: é isolado,
hermético, independente e sem abordagem sistêmica, sem receber influência
qualquer ao mesmo e também sem permitir influenciar o meio ambiente
externo.
2.1.2. Sistemas abertos
Nos Sistemas Empresariais Abertos existem permutas da empresa com o
meio externo que está ao seu redor. Tais permutas são dependentes e
necessitam da influência das entidades do ambiente externo com o qual
vivem plenamente integradas, interagindo com o mundo, viabilizando,
portanto, sua existência e perenidade.
Nesse caso, o conceito de Sistema Aberto também tem relações de troca e
interdependência com os demais sistemas ao seu redor, possibilitando receber
influências e também influenciar os outros sistemas externos a ele.
As empresas devem ser Sistemas Abertos, com integridade,
planejamento, normas, procedimentos, regras, envolvimento das pessoas,
tudo de forma estruturada e organizada, possibilitando uma dinâmica de
funcionamento sistêmico e integrativo.
Os Sistemas Abertos propiciam muitos facilitadores na condução
cotidiana, na manutenção e no crescimento da empresa, favorecendo e
destacando:
◗ a gestão e a administração participativa;
◗ as mudanças e as adaptações internas;
◗ a produtividade e a qualidade nos serviços e produtos;
◗ a capacidade de administrar diferenças ambientais, organizacionais e
comportamentais;
◗ a perenidade e a melhoria dos negócios;
◗ o lucro e a competitividade empresarial.
Pode-se fazer analogia dos Sistemas Abertos com a gestão moderna de
tecnologia da informação no foco empresarial. Frequentemente, os Sistemas
Abertos estão vinculados a um modelo de gestão participativa.
2.1.3. Fluxos de informação para gestão de negócios
São três os grandes fluxos de informação da empresa:
◗ fluxo da informação coletada externamente à empresa e utilizada por ela;
◗ fluxo da informação produzida pela empresa e destinada à própria
empresa;
◗ fluxo da informação produzida pela empresa e destinada ao mercado.
Figura 2.1 As informações e a gestão empresarial
A globalização dos mercados acirrou a competitividade entre as
empresas.
A facilidade de acesso dos investidores ao mercado de ações, a
praticamente todos eles, também aumentou a competitividade nesse
seguimento.
Cada vez mais a empresa precisa apresentar solidez e rentabilidade. Para
conseguir melhorar sua rentabilidade de forma constante e reduzir seus
riscos, as empresas necessitam de um sistema de gestão que proporcione o
desenvolvimento de ações direcionadas a realizar, da melhor forma, as
atividades que realmente geram valor para ela.
O sistema de gestão precisa, para realizar suas funções da melhor
maneira, usufruir do conhecimento de seus colaboradores e promover a
criação do conhecimento corporativo, pois, cada vez mais, as empresas são
valorizadas pela capacidade de agregar conhecimento aos seus produtos e
serviços.
Para promover a criação do conhecimento é imprescindível identificar os
que a empresa necessita, atendendo, dessa forma, aos novos desafios; é
preciso buscar as fontes fornecedoras destes conhecimentos após eles serem
identificados.
Depois de conhecer necessidade e as fontes de conhecimento, o passo
mais complexo consiste em impulsionar a comunicação e a incorporação
dele, promovendo um ambiente para sua criação e disseminação.
Os administradores frequentemente suspeitam que o conhecimento que
desejam existe em algum lugar. O que lhes falta é uma maneira de acessar
seu ambiente e de identificar seus tipos específicos, tanto internos como
externos.
Para promover o ciclo de aprendizagem organizacional e, assim, a criação
de conhecimento, é necessário entender como os fluxos de informações são
gerados na empresa.
O problema identificado é que os fluxos de informações não fluem de
maneira adequada nas organizações e impedem que tais as informações
produzam conhecimento, o que não contribui, muitas vezes, com a melhoria
do processo.
Considerando que gestão consiste na inter-relação de ideias estratégicas e
ações táticas, controle e aprendizado, estabilidade e mudança, estruturar um
modelo de gestão contribui para a orientação e organização dos diferentes
conhecimentos da organização.
Os modelos de gestão têm sido amplamente utilizados como ferramentas
para definir e atingir objetivos e metas de resultados superiores nas grandes
corporações.
Esses resultados são atribuídos ao alinhamento das ações táticas de
mudança ou às práticas operacionais dos colaboradores para atender às
expectativas dos stakeholders (pessoas e entidades partícipes dos negócios e
envolvidas com a sustentabilidade das entidades privadas ou
governamentais).
Ao se analisar o processo de concepção e utilização do modelo de gestão,
percebe-se a existência de um intenso fluxo de informações. Esse fluxo nasce
da caracterização dos problemas-objeto da estratégia ao impor o uso da
gestão do conhecimento para solução como maximização do desempenho ou
minimização das falhas do ambiente organizacional.
Essa solução é apresentada na forma de ação de mudança para elevação
do nível da qualidade do sistema ou da instalação de ação operacional para
conformidade do processo – produto ao patamar tecnológico desejado e
vigente.
Os fluxos de informação buscam, em primeiro lugar, comunicar as
estratégias e, posteriormente, identificar as oportunidades e as ações a instalar
para atender ou cumprir as estratégias, como forma de solução dos problemas
identificados para a obtenção de resultados superiores.
Quando um resultado é analisado, discutido e definido e uma
contramedida ou um novo conhecimento é identificado, transcrito, difundido
e assimilado pelaequipe, ocorre a multiplicação do conhecimento.
Esse processo de multiplicação do conhecimento ocorre em quatro tipos
de versão: socialização, externalização, combinação e internalização1.
Os fluxos de informações promovem a criação do conhecimento na
organização via especulação quanto à “causa e efeito” de cada evento
organizacional, objeto das informações obtidas.
Uma análise sobre a criação do conhecimento, por meio dos fluxos de
informação, possibilita o entendimento da sistemática de sua criação,
auxiliando os gestores nos processos decisórios, proporcionando, assim,
melhor utilização desse conhecimento para que as metas organizacionais
sejam atingidas.
2.1.4. Eficácia, eficiência, efetividade e produtividade do
sistema empresa
Enfocar a empresa como um sistema facilita a melhor compreensão das
noções de eficácia e eficiência.
Até meados da década de 1950, os administradores estiveram muito mais
orientados para problemas de eficiência. Mergulhados internamente no
sistema, procuravam resolver todos os problemas por meio de medidas
organizacionais, modificações de sistema e de métodos tecnológicos e
administrativos, em busca de maior rapidez nas operações, menores custos
etc.
Movimentos do tipo “administração por objetivos” e outros trabalhos na
linha de eficácia gerencial e estratégia empresarial procuraram, especialmente
a partir da década de 1960, preparar a ação dos administradores na busca de
resultados.
Surge, assim, mais preocupação com o ambiente externo e com o intenso
nível de mudanças sociais, políticas, econômicas, tecnológicas. Mais ênfase é
considerada na ideia de eficácia.
Assim, eficácia diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma
atividade qualquer. Trata-se da escolha da solução certa para determinado
problema ou necessidade.
A eficácia é definida pela utilidade dos resultados obtidos, tanto no
tocante ao atendimento às especificações desses resultados quanto ao nível de
satisfação dos usuários, quando do uso ou consumo desses mesmos
resultados ou produtos. Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume
pretendido do produto certo para determinada necessidade.
A empresa como um Sistema Aberto tem sua eficácia compreendida
como a capacidade de atender quantitativa e qualitativamente a determinada
necessidade de seu mercado.
Eficiência diz respeito ao método para realizar processos, ao modo certo
de fazer as coisas. É definida pela alocação e uso dos recursos certos e com a
lógica certa para trabalhar o sistema.
Eficiência refere-se à quantidade de recursos despendidos no processo
interno ao Sistema de Informação. Também pode ser definida pela qualidade
na alocação dos recursos a uma série de tarefas, atividades, procedimentos,
ou seja, a um processo.
Dois outros conceitos são inerentes ao assunto “fluxos de informação
para gestão dos negócios”:
Efetividade
É a ideia da relação dos resultados obtidos em face dos resultados
pretendidos.
A efetividade diz respeito a “cumprir o prometido”.
As informações geradas e o conhecimento alcançado acerca do evento
organizacional devem bastar à análise da efetividade das decisões adotadas
para solução do problema estudado.
Produtividade
É a ideia da relação de eficácia com eficiência, de benefício em relação
aos custos incorridos para sua obtenção.
Na perspectiva dos fluxos de informações, a produtividade implica a
produção de melhores resultados com processos de consumo de menores
recursos.
Uma organização produtiva é aquela que consegue atingir seu volume de
produção com menor dispêndio possível de recursos, ou seja, ao menor custo
por unidade produzida.
Produtividade é a relação entre volumes produzidos e recursos
consumidos.
QUESTÕES
1 Apresente a atuação dos Sistemas de Informações na perspectiva dos
negócios empresariais.
2 Explicite o que são Sistemas Fechados e Sistemas Abertos.
3 Discuta a natureza dos fluxos de informações na perspectiva da gestão
dos negócios (Figura 2.1).
4 Exponha a importância dos Sistemas de Informações para os
stakeholders.
5 Discuta os conceitos de “eficácia”, “eficiência”, “efetividade” e
“produtividade”.
3 COMPONENTES DO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO
3.1. DADOS, INFORMAÇÕES E CONHECIMENTOS E O
PROCESSO DE COMUNICAÇÃO NA GESTÃO DOS
NEGÓCIOS
No processo de tomada de decisão, é importante ter disponíveis dados,
informações e conhecimentos, mas esses normalmente estão dispersos, são
fragmentados e armazenados apenas nos pensamentos dos indivíduos,
sofrendo, portanto, interferência de seus modelos mentais.
Nesse momento, o processo de comunicação e o trabalho em equipe
desempenham papéis relevantes para resolver algumas das dificuldades
essenciais no processo de tomada de decisão.
Pelo processo de comunicação pode-se buscar a convergência das ideias
que permitirá prever a adequação dos planos individuais de ação em função
do convencimento, e não da imposição ou manipulação.
Pelo trabalho em equipe pode-se conseguir obter o maior número de
informações e perspectivas de análise distintas, sendo validada a proposta
mais convincente no confronto argumentativo dos demais.
Os conceitos de dados, informações e conhecimentos estão estritamente
relacionados com sua utilidade no processo decisório e ligados ao conceito de
comunicação.
O processo de comunicação é uma sequência de acontecimentos no qual
dados, informações e conhecimentos são transmitidos de um emissor para um
receptor.
Segundo Davenport e Prusak1, uma das características da informação
consiste na dificuldade de sua transferência com absoluta fidelidade; sendo o
conhecimento a informação dotada de valor, consequentemente, a
transmissão é ainda mais difícil.
A informação é precisamente valiosa porque alguém proporcionou a ela
um contexto, um significado, acrescentou a ela sua própria sabedoria,
considerou suas implicações mais amplas, gerando o conhecimento.
O conhecimento, consequentemente, é inerente às pessoas (tácito) e
difícil de explicitar. Quem quer que já tenha tentado transferir conhecimento
entre pessoas ou grupos sabe como é árdua a tarefa. Os receptores devem não
apenas usar a informação, mas também reconhecer o que de fato constitui
conhecimento.
Para melhorar a qualidade da comunicação, o ser humano precisa
desenvolver algumas habilidades, como se expressar e ouvir corretamente.
Normalmente, as pessoas estão predispostas a defender seus pontos de
vista sem antes se certificar da real intenção do discurso da outra pessoa.
Assim, quando um interlocutor está falando, o outro, não atento ao que ele
está dizendo, já se prepara para argumentar para defender seu ponto de vista,
interferindo na qualidade da comunicação.
A ação comunicativa somente ocorre quando as pessoas, livres de
autodefesas, buscam chegar a um acordo sobre determinada situação de
decisão, ouvindo e respeitando outros pontos de vista.
A comunicação pressupõe que um conjunto de pessoas, com preparação
intelectual, informações e interesse em chegar a um acordo, debata todas as
alternativas possíveis até constituir um plano de ação coletivo e aceitável
pelas partes interessadas na solução de um problema.
Esse processo de comunicação inicia-se com as normas de educação, mas
podem chegar até a ausência de desvios patológicos, os quais possam impedir
a percepção do sentido geral de uma discussão, ou a revisão pessoal de
comportamentos e conceitos quando confrontados com argumentos distintos.
A decisão é, dessa forma, considerada como um sistema linguístico, um
processo essencialmente coletivo no qual impera a multirracionalidade, ou
antirracionalidade, caracterizada pela interferência das diferenças individuais
na coleta e interpretação da informação, impossibilitando a existência de
apenas uma decisão: “a correta”.
Se não existe uma única alternativa para determinada situação de decisão,
pode-se haver a racionalidade?
Para diminuir as interferências individuais, um dos caminhos sugeridos é
o da decisão em equipe.
As definições de dados, informações e conhecimentos são pré-requisitos
para qualquer discussão sobre organizaçõesdo conhecimento e gestão da
informação e do conhecimento.
Pode-se conceituar os dados como registros estruturados de transações
organizacionais, que criam a ilusão de exatidão científica, sem fornecer
julgamento nem interpretação para a tomada de decisão. Os dados devem ser
avaliados em relação ao custo, velocidade de obtenção e capacidade de
armazenamento da organização.
Em relação ao conhecimento, Davenport (1998) o define como “a
informação mais valiosa e, consequentemente, mais difícil de gerenciar”. Seu
valor é adicionado pelo ser humano ao agregar à informação a própria
interpretação, a própria sabedoria. Para o autor, o conhecimento compreende,
portanto, a síntese de múltiplas fontes de informação a partir de uma reflexão
pelo ser humano.
O conhecimento representa a informação dentro da mente das pessoas.
Logo, sem o ser humano não há conhecimento.
O conhecimento é valioso porque os seres humanos criam ideias,
percepções e interpretações a partir das informações, aplicando-os no
processo de tomada de decisão.
Por informação compreende-se o tratamento de “dados dotados de
relevância e propósito”. Entende-se a informação como todo dado trabalhado,
útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um
sentido natural e lógico para quem a usa.
Dados transformados por pessoas, ou seja, dados dotados de relevância e
propósito, requerem unidade de análise e exigem compreensão coletiva em
relação ao significado.
A informação corresponde à representação simbólica e formal de fatos ou
ideias, sendo diretamente afetada pela rede de relações, no contexto em que
se encontra inserida, que lhe dá significado.
As informações correspondem aos dados transformados, quando de sua
interpretação e contextualização pelos seres humanos, constituindo-se em
veículo para expressar e comunicar conhecimento cujo estado tem capacidade
de alterar. Portanto, as informações têm mais valor que os dados e, ao mesmo
tempo, maior ambiguidade, já que estão sujeitas às interpretações
diferenciadas.
Uma informação é considerada de qualidade quando os dados são
completos e quando o processo utilizado para transformá-los em informação
é eficiente. Garantir a qualidade das informações possibilita à organização
obter vantagem competitiva perante seus concorrentes.
O valor da informação é definido como a relação entre a qualidade de
uma informação, no sentido de atendimento às suas especificações, e o
desempenho que proporciona, sob a ótica de facilidade e utilidade de seu
consumo, já que uma informação pode ser considerada relevante mesmo
gerando baixo impacto decisório para a organização.
O lucro proporcionado, o tempo para obtenção da informação, a
previsibilidade e a antecipação de resultados constituem os indicadores mais
comuns para a mensuração do valor da informação.
3.2. VALORAÇÃO DA INFORMAÇÃO E DO
CONHECIMENTO NO AMBIENTE EMPRESARIAL
O grau de importância e a qualidade da informação e do conhecimento
para a tomada de decisão estão na perspectiva de quem os geram e de quem
os utilizam.
A sintonia do “emissor” com o “receptor” da informação e do
conhecimento é fundamental para a qualidade da gestão organizacional.
Os profissionais ou a equipe de profissionais quando geram informações
e conhecimento o fazem não apenas na ótica de cumprimento dos requisitos
estabelecidos para transformação dos dados em informação, mas também das
necessidades estabelecidas para o conhecimento a ser gerado. Esses
requisitos são gerados pelos próprios usuários da informação ou do
conhecimento necessários às decisões no ambiente de negócios.
A condição de fortes e constantes mudanças na sistemática operacional
das organizações acarreta rápida degradação da natureza das informações e
do conhecimento útil aos processos decisórios, tornando, lamentavelmente, a
valoração da informação e do conhecimento tarefa árdua no ambiente
empresarial.
No entanto, há necessidade da valoração da informação e do
conhecimento para atender ao requisito de prioridade no tocante à eficácia,
eficiência, efetividade e produtividade dos fluxos de informação e do
conjunto de conhecimentos indispensáveis ao sucesso dos processos
decisórios do século XXI.
Existem diferentes métodos para a valoração da informação. São eles:
abordagens qualitativas, quantitativas e mistas, algumas compostas de
cálculos e fórmulas herméticas — por vezes tão confusas que causam
suspeita aos homens de espírito prático.
A avaliação pessoal de quem tem a informação e do usuário do
conhecimento, frequentemente, é suficiente para processos decisórios de
qualidade superior.
Uma alternativa é a criação de questionário com escala de pontuação,
segundo o qual os parâmetros eficácia, eficiência, efetividade e produtividade
da informação e do conhecimento gerados por fluxos de informação ou
práticas para criação do conhecimento sejam quantificados e avaliados.
3.3. BANCO DE DADOS E O SISTEMA DE INFORMAÇÃO
CONTÁBIL
A harmonização ou a convergência das normas contábeis internacionais,
a Lei Sarbanes-Oxley para governança corporativa (visão da transparência
dos negócios privados ou governamentais), o balanço social, o passivo
ambiental são, entre outros tantos, temas que ocupam atualmente a atenção
dos contadores – os profissionais especializados na ciência contábil. Essas
ideias são motivadoras de novas abordagens no campo dos Sistemas de
Informações Contábeis – SIC quanto à arquitetura tecnológica que permita o
contínuo desenvolvimento da ciência contábil.
Em 1987, Johnson e Kaplan2 afirmavam que os sistemas contábeis para a
administração dos negócios eram incompletos para o meio ambiente futuro.
Essa afirmação visava questionar o papel dos Sistemas de Informações
Contábeis à medida que abordava a relevância das informações produzidas
face sua utilização pelos usuários dos Sistemas de Informações Contábeis
quando dos processos decisórios.
Em outro exemplo de distanciamento do contexto tecnológico e da
atuação da contabilidade, verifica-se comumente a aplicação de modelos de
mensuração contábil da era industrial. Nesses modelos, havia a
predominância do capital físico de máquinas e equipamentos não compatíveis
com o modelo atual de Gestão da Informação, pois o conhecimento é o
principal ativo organizacional.
É possível verificar também as consequências dessas decisões ao se
observar o valor patrimonial das organizações, cada vez apresentando maior
distância entre o valor contábil apurado e o fair value, valor atribuído pelo
mercado considerando as variáveis não alcançadas pelos modelos contábeis
tradicionais.
Além disso, caso o valor contábil apurado não seja o real, de que valem
as modernas técnicas de auditoria e o emprego de controles informatizados
mais complexos e robustos, quando a fonte de dados analisada não é a
melhor?
A validação e a avaliação da qualidade da coleta dos dados associada à
verificação da utilidade das informações, geradas a partir de especificações
ou requisitos definidos para cada Sistema de Informação Contábil, garantem
a importância do controle interno sistêmico e da auditoria voltados:
◗ aos recursos aplicados aos Sistemas de Informações dos negócios
privados ou governamentais;
◗ às informações contábeis contidas nos bancos de dados organizacionais.
O conhecimento dos eventos organizacionais é monitorado por práticas
de controle interno e confirmado conforme o uso da auditoria de sistemas.
3.4. INFORMAÇÕES ESTRUTURADAS E NÃO
ESTRUTURADAS
Gerir conhecimento envolve organização e gerência de todo o legado de
informações – sejam eletrônicas ou físicas – e o estabelecimento de
parâmetros para inclusão de novos dados no ecossistema de informações da
empresa.
Atualmente, principalmente após a informatização e, especialmente, com
o uso da Internet e do e-mail, o ecossistema de informações das empresas
tornou-se extremamente complexo. Com grande volume de informações
gerado tanto dentro quanto fora das organizações, elas podem ser estruturadas
ou desestruturadas.
As informações estruturadas são aquelas que já estão armazenadasem
bancos de dados e seu gerenciamento é atendido por sistemas como ERP,
CRM, entre outros.
As informações não estruturadas correspondem a documentos físicos,
como contratos, comprovantes de entrega e boletos de cobrança, impressos
em papel e são, normalmente, armazenados em armários ou depósitos. Essa
forma de armazenamento gera custos de localização e transporte, resultando
ainda em desperdício de tempo. Além disso, há ainda a degradação do
documento em papel, o alto custo de geração e manutenção de várias cópias;
muitas vezes, o tempo e o custo da “recriação” de documentos que já
existiam na organização e foram perdidos é alto.
3.5. PLANEJAMENTO E CONTROLE DAS
INFORMAÇÕES: CICLO ADMINISTRATIVO
A importância do planejamento e controle das informações na
organização pode ser percebida empiricamente em qualquer análise
organizacional. Essa relação é tão estreita que é impossível pensar a
organização sem considerar a ocorrência constante do processo decisório.
As atividades realizadas nas empresas, nos seus diversos níveis
hierárquicos, são essencialmente atividades de tomada de decisão para
resolução de problemas.
A discussão da existência de disfunções e de oportunidades, a
determinação de itens que necessitam de atenção do tomador de decisão, a
definição de objetivos e a escolha de ações alternativas exequíveis são
denominadas “resolução de problemas”.
A definição de critérios de avaliação e a utilização de ações alternativas
são denominadas “tomada de decisões”.
A tomada de decisão quanto às informações trabalhadas nos Sistemas de
Informações Contábeis é objeto dos seguintes parâmetros:
◗ utilidade da informação no sentido da sua pertinência para consumo pelos
usuários das informações contábeis – financeiras;
◗ nível da informação em face dos momentos organizacionais estratégicos,
táticos, operacionais;
◗ segurança da informação quanto à sua confidencialidade e integridade
lógica.
O processo de decisão compreende, pois, questionamentos e definição de
ações concretas. Dentre os elementos que compõem o processo decisório,
cabe destacar as informações, que embasam os questionamentos e a definição
de ações alternativas, e o tomador de decisão, que concretiza as atitudes.
Pesquisadores teóricos e empíricos, bem como os administradores, têm
dedicado seus esforços no intuito de melhor compreender e conduzir o
processo de tomada de decisão.
Todas as organizações, sejam elas públicas ou privadas, se defrontam
com a questão “tomada de decisão”. As decisões dentro da organização
podem, entre outras formas, ser classificadas quanto à atividade
administrativa a que elas pertencem, segundo três níveis3:
◗ Nível operacional – é o uso eficaz e eficiente das instalações existentes e
de todos os recursos para executar as operações. A decisão no nível
operacional é um processo pelo qual se assegura que as atividades
operacionais serão bem-desenvolvidas.
O planejamento e o controle operacional utilizam procedimentos e práticas
preestabelecidas para monitorar o processo decisório.
Muitas decisões são alcançadas via programas de computador, os quais são
regidos segundo regras de negócio estabelecidas.
Os procedimentos operacionais a serem seguidos são, geralmente, muito
estáveis; as decisões operacionais e suas ações na maioria das vezes
resultam em uma resposta imediata.
As informações operacionais dizem respeito aos ciclos diários ou
semanais, de curto prazo, do “processo – produto” do negócio, por
exemplo: sistema de contas correntes ou de movimentação das transações
financeiras diárias.
◗ Nível tático – engloba a aquisição genérica de recursos e as táticas para a
aquisição, localização de projetos e novos produtos. As decisões no nível
tático são normalmente relacionadas com o controle administrativo e são
utilizadas para decidir sobre as operações de médio prazo (mensais ou
anuais), formular novas regras de decisão que serão aplicadas por parte da
gerência média (chefes, encarregados de setor, gerente de áreas) para o
trabalho do pessoal de operação e designação de recursos.
No nível tático, são necessárias informações sobre o funcionamento
planejado (normas, expectativas, pressupostos) e variações a partir de um
funcionamento planejado; a explicação destas variações é a análise das
possibilidades de decisão no curso das ações, por exemplo: sistema
estatístico de contas a receber mês a mês durante o ano ou de
movimentação mensal da tesouraria.
◗ Nível estratégico – engloba a definição de objetivos, políticas e
macrocritérios para planejar e controlar o curso da organização a longo
prazo.
O propósito das decisões no nível estratégico é estabelecer linhas de
atuação, diretrizes, planos para que a organização seja capaz de atingir seus
objetivos maiores.
As atividades neste nível não possuem um período com ciclo uniforme;
elas podem ser eventuais, ainda que alguns planos estratégicos se façam a
partir de planejamentos anuais ou em períodos preestabelecidos.
Embora bastante aceita, essa classificação não define de maneira clara as
fronteiras entre um nível e outro. Pode-se ter decisões em que sua
classificação não esteja bem definida, sendo difícil classificá-la de acordo
com o modelo de Anthony.
No nível estratégico, as informações dizem respeito a um horizonte maior
do que um ano ou com forte participação ou interesses pelas informações
dos agentes externos aos negócios privados ou governamentais, por
exemplo: sistema orçamentário plurianual ou sistema de análise de
recebimentos dos últimos cinco anos.
Cada um desses níveis tem suas próprias características e
responsabilidades e todos colaboram para que a organização atinja seus
objetivos.
A hierarquia entre os três níveis – operacional, tático e estratégico – pode
ser representada por meio da pirâmide organizacional que também representa
a abrangência e importância das decisões dentro da organização, que
aumentam na medida em que a decisão acontece e ascende a seus níveis
superiores.
Outro ponto importante na tomada de decisão refere-se à previsibilidade
da necessidade de se tomar uma decisão. Algumas decisões são repetitivas e
acontecem, inclusive, em um determinado ciclo de tempo. Outras acontecem
inesperadamente.
As decisões de caráter intempestivo são oriundas da ocorrência de
contingências que devem ser objeto de estudo via informações disponíveis
das operações dos negócios.
As decisões programáveis (também denominadas de estruturadas) se
aplicam mediante um conjunto de regras e procedimentos preestabelecidos.
Elas são tomadas em um ambiente de certeza ou de baixa incerteza em razão
de quase todas as variáveis já serem conhecidas de antemão. Esse tipo de
decisão pode ser facilmente delegado.
As decisões não programáveis (também denominadas não estruturadas),
por sua vez, não têm regras a seguir e nem possuem um esquema específico
para ser utilizado. Podem ser conhecidas ou inéditas.
Nas decisões não programáveis conhecidas, o tomador de decisão já
esteve envolvido em um problema igual ou parecido. Embora todas as
variáveis não sejam conhecidas, já existe experiência de situações
semelhantes.
Nas decisões não programáveis inéditas, o tomador de decisão se vê
diante de uma situação completamente nova e não pode contar com nenhuma
regra preestabelecida para auxiliá-lo. É o evento inusitado que impõe ao
tomador de decisão novas inferências ou racionalidades para solução dos
problemas defrontados.
Nas decisões não programáveis, dificilmente todas as variáveis estão
disponíveis ou existe muita dificuldade para que elas sejam reunidas e
organizadas em tempo hábil, com a finalidade de se montar um modelo.
Outro fator importante a ser considerado no momento da tomada de
decisão diz respeito ao conhecimento prévio dos possíveis resultados, ou seja,
a previsibilidade das alternativas disponíveis em determinada situação dentro
da organização.
Para a tomada de decisão no nível operacional, os resultados,
praticamente em sua totalidade, agrupam-se na situação de certeza. À medida
que o nível da decisão se desloca para o táticoe o estratégico, aumenta a
frequência, tanto da incerteza como do risco de sucesso ou de insucesso das
decisões para solução dos problemas enfrentados.
As decisões de nível estratégico são geralmente tomadas em uma situação
de incerteza e risco.
A questão seria, então: até que ponto pode-se considerar uma situação de
“certeza” para a solução direcionada ao ambiente no qual a organização está
inserida, principalmente, quando as decisões dizem respeito a eventos no
nível tático e estratégico?
3.6. COMPONENTES DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO
— TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA INTERAÇÃO
NA ORGANIZAÇÃO
Segundo Gil4, “um sistema pode ser definido como uma entidade
composta de dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para
atingir um objetivo comum”.
Conforme Bio5, “considera-se sistema um conjunto de elementos
interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando
um todo unitário e complexo”.
É possível inferir que um Sistema de Informação é constituído por uma
pluralidade de partes constitutivas, que têm em comum o elemento
“informação”. Quando processada, podemos dizer que a “informação”
representa a totalidade do “Sistema de Informação”.
Dessa forma, Moscove, Simkin e Bagranoff6 lembram que um Sistema de
Informações existe com ou sem o auxílio de um computador, consistindo-se
de três componentes principais: entradas, processos e saídas.
As entradas são entendidas por informações em “estado bruto” que, após
serem processadas, saem do sistema para atender as diversas necessidades
dos seus usuários.
Atribui-se ao processamento das informações os diversos recursos que
compõem o ambiente dos Sistemas de Informações.
3.6.1. Recursos de um sistema de informações
Para realizar o processamento das informações são necessários diversos
recursos, dentre eles:
3.6.1.1. Recursos humanos
Segundo Gil7, no contexto dos Sistemas de Informações, “os recursos
humanos são os profissionais que constroem e utilizam Sistemas de
Informações”. Esses profissionais são classificados como:
◗ usuários da informação – ou seja, os gestores dos Sistemas de
Informações, que possuem como característica principal o acesso à
informação com adequada tempestividade;
◗ desenvolvedores da solução conceitual – representados por equipes
com conhecimentos específicos nos aspectos do negócio (missão,
operações e relações entre áreas, entre outros) que permitam desenhar a
modelagem do Sistema de Informações;
◗ desenvolvedores da solução aplicada – são as pessoas capazes de
materializar, em linguagem de programação, os Sistemas de Informações
concebidos;
◗ mantenedores e provedores da solução – os provedores são os
profissionais que garantem a operação do sistema.
Esses profissionais – usuários da informação, desenvolvedores da solução
conceitual, desenvolvedores da solução aplicada, mantenedores e provedores
da solução – devem reunir condições técnicas, humanas, de relacionamento
etc., tanto do ponto de vista da organização quanto em relação aos conceitos e
às tecnologias embutidas na solução. Deve ocorrer de maneira que tenham o
mínimo de conhecimento a fim de que possam operar e interagir com as
diversas partes da própria solução.
Já os mantenedores são os profissionais capazes de realizar as
manutenções no sistema enquanto adequações em parametrizações,
retificações de equações e alterações em fórmulas e funções, entre outros.
A atuação dos recursos humanos nos Sistemas de Informações deve ser
vista sob todos os ângulos de atuação, uma vez que sua interferência no
sucesso ou fracasso desse sistema é tão importante quanto os recursos
materiais e tecnológicos disponíveis.
3.6.1.2. Recursos materiais
Máquinas, equipamentos, instalações e insumos físicos diversos
compõem os recursos materiais no ambiente manual ou computadorizado.
Evidentemente, o distanciamento da maneira como as tarefas são
realizadas manualmente e o processamento computadorizado é bastante
significativo no momento da operação dos SIC.
Para entender o fluxo de processamento da contabilidade informatizada,
Gil8 decompõe o processamento computadorizado de informações contábeis
em sete elementos básicos:
1. observação – coleta de dados;
2. codificação – transição da informação para o ambiente computacional;
3. transmissão – após codificada, a informação deve ser transmitida para
processamento, por meio de batch (transferência em lotes) ou on-line
(transferência automática);
4. processamento – processamento lógico da informação;
5. armazenamento – manutenção das informações nas mídias magnéticas
de computadores para posterior recuperação das informações;
6. recuperação – meio de acesso à informação;
7. apresentação – meio de saída da informação.
Exemplifica-se, na tabela a seguir, a utilização dos recursos materiais
atribuídos ao processamento da informação de um Sistema de Informação de
compras de supermercado.
Tabela 3.1 Recursos materiais aplicados ao Sistema de Informação de
compras de supermercado
Componente do processamento Recurso material
Observação Coletor de dados
Codificação Identificação digital por
radiofrequência – RFID
Transmissão Tecnologia wireless
Processamento Caixa registrador – UCP
Armazenagem Midia magnética (HD)
Recuperação Terminal de consulta
Apresentação Impressora (cupom fiscal)
Verifica-se, pois, que o primeiro passo para a evolução do processamento
nos ambientes informatizados é a aquisição de equipamentos de informática
(hardware) que busquem atender determinada demanda de processamento
(por exemplo, a utilização de uma planilha eletrônica cujos dados podem ser
captados via um equipamento chamado “coletor de dados”).
Com o advento de novas aplicações ou novas demandas de
processamento, mais equipamentos são incorporados à estrutura existente,
gerando a necessidade de alinhar continuadamente as possibilidades de
processamento com os recursos materiais disponíveis.
É importante destacar que está cada vez maior o número de equipamentos
e componentes de hardware para tratar informações com softwares
embarcados para envio e recebimento dessas informações por meio do uso da
tecnologia “wireless”.
Dessa forma, é vital para os modernos Sistemas de Informações sua
integração com sistemas de comunicação de dados para maior agilidade e
confiabilidade das informações tratadas nos processos de tomada de decisão.
3.6.1.3. Recursos tecnológicos
Segundo Gil9, os recursos tecnológicos são os recursos intangíveis dos
Sistemas de Informações, normalmente agregados aos recursos humanos e
materiais.
Assim, um software pode ser considerado um recurso tecnológico, pois é
um conhecimento aplicado viabilizado como um recurso agregado, tanto aos
recursos humanos quanto aos recursos materiais.
Da mesma forma, do ponto de vista tecnológico, a continuidade de um
Sistema de Informações é um processo evolutivo, que agrega novas
necessidades informacionais e competências dos usuários (enquanto conjunto
de conhecimentos, atitudes, capacidades e aptidões técnicas e pessoais).
Segundo Cornachione10, “documentação técnica e operacional,
combinada com treinamentos, podem conferir a estas pessoas maior
efetividade no desempenho de suas funções”.
Assim, além de softwares, a definição de processos, documentações e
atividades são recursos tecnológicos que possuem muita significância no
contexto dos Sistemas de Informações.
3.6.1.4. Recursos financeiros
Os gastos com Sistemas de Informações, considerados por sua natureza
de retorno em médio prazo, envolvem tanto custos internos como externos.
Normalmente, além dos gastos com hardware e software, outros gastos
são necessários, tais como: consultorias, assessorias, auditorias, serviços
terceirizados, pessoas internas envolvidas para as diversas fases do projeto
etc.
Os principais gastos envolvidos em um projeto de implementação de
Sistema de Informação são:
◗ software(s) principal(is);
◗ softwares complementares;
◗ hardwares principais;
◗ hardwares complementares;
◗ manutenção anual de hardware e software;
◗ assessoria para a decisão de compra;
◗ consultoriapara implementação do sistema;
◗ serviços de terceiros para implementação;
◗ consultoria para treinamento dos usuários;
◗ horas de mão de obra interna das equipes de implementação;
◗ horas de mão de obra interna para treinamento dos usuários;
◗ gastos com despesas e materiais na implementação;
◗ gastos com despesas e materiais no treinamento;
◗ auditorias do processo de implantação e treinamento;
◗ equipamentos e softwares para comunicação de dados etc.
O ponto mais importante a ser destacado, por parte do gestor, é prever
adequadamente esses gastos e controlá-los, devido à relevância dos gastos
com tecnologia atualmente.
QUESTÕES
1 Discuta o conceito de “comunicação” em face dos conceitos de “dado”,
“informações” e “conhecimento”.
2 Debata a ideia de valoração da informação e do conhecimento no
ambiente empresarial.
3 Discuta os Sistemas de Informações Contábeis – SIC em face dos novos
temas organizacionais, convergência às normas contábeis internacionais,
governança corporativa, balanço social e passivo contingente.
4 Exponha os parâmetros para tomada de decisão quanto às informações
trabalhadas pelos Sistemas de Informações Contábeis.
5 Explicite os três níveis das decisões dentro das organizações segundo
Anthony.
6 Explique a importância dos recursos humanos no contexto dos Sistemas
de Informações.
7 Exponha a natureza e utilidade dos recursos materiais para o
funcionamento adequado dos Sistemas de Informações.
8 Qual o tipo e a natureza dos recursos tecnológicos de uso ligados aos
Sistemas de Informações?
9 Explicite recursos financeiros e sua utilidade para os Sistemas de
Informações.
4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL
(SIC)
4.1. CARACTERÍSTICAS NATURAIS DO SISTEMA DE
INFORMAÇÃO CONTÁBIL
No ambiente empresarial dos Sistemas de Informações, a ciência contábil
se estabelece como um sistema completo e dinâmico que incorpora todos os
eventos financeiramente mensuráveis da organização, com o propósito de
informar, com exata totalidade, o valor patrimonial da empresa.
Nesse sentido, o SIC está atrelado à contabilidade pela geração de
informação e conhecimento a respeito do valor patrimonial da empresa,
inclusive, com utilidade para tomada de decisão nas organizações privadas ou
governamentais.
Considerando essa premissa, observa-se a Deliberação da Comissão de
Valores Mobiliários – CVM, n. 29, de 05 de fevereiro de 19861, que aprovou
e referendou o pronunciamento do Instituto Brasileiro de Contadores –
Ibracon, sobre a Estrutura Conceitual Básica da Contabilidade, definindo que:
A Contabilidade é, objetivamente, um Sistema de Informação e
avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e
análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade,
com relação à entidade objeto de contabilização. [...] Conceitua-se
como usuário toda pessoa física ou jurídica que tenha interesse na
avaliação da situação e do progresso de determinada entidade, seja tal
entidade empresa, ente de finalidades não lucrativas, ou mesmo
patrimônio familiar.
O Ibracon2, ao transcrever o pronunciamento da Federal Internacional de
Contadores (International Federation of Accountants – Ifac) sobre o estudo e
avaliação do sistema contábil e de controles internos aplicáveis para efeito de
auditoria, apresenta a definição de sistema contábil: “Pode-se definir um
sistema contábil como uma série de tarefas em uma entidade, por meio das
quais são processadas transações como meio de serem mantidos os registros
contábeis”.
Tal sistema deve reconhecer, calcular, classificar, lançar, sumarizar e
relatar estas transações.
Para Boockholdt3, o estudo de um SIC analisa como as organizações
registram, resumem e divulgam os eventos empresariais. Esses eventos são
registrados por meio dos sistemas humanos e computacionais da organização,
e são resumidos pelos métodos contábeis e divulgados por meio de relatórios
destinados aos usuários da informação contábil.
Começa-se a observar, a partir do pronunciamento referido, que o
conceito básico dos Sistemas de Informações pode ser observado nos
objetivos primordiais do sistema contábil.
Considerando o sistema contábil como uma série de tarefas em uma
entidade que, por meio do reconhecimento, cálculo, classificação, lançamento
e sumarização, informam aos usuários, pelas demonstrações e análises de
natureza econômica, financeira, física e de produtividade, a situação e o
progresso de determinada entidade.
4.2. O SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL COMO
SISTEMA CONSOLIDADOR
Conforme a concepção e estrutura de sua implementação, o SIC torna-se
um sistema consolidador de todos os processos, demonstrando, de forma
estruturada, o desempenho e os resultados econômico-financeiros das
empresas.
Visualizando-se o SIC de forma sistêmica e trazendo ao plano a
contribuição de Riccio4, que o descreve como sistema consolidador, no
sistema são consolidadas todas as transações financeiras ou monetárias da
empresa.
Ao imaginar que cada segmento ou setor pode ser consolidado no SIC,
por que não utilizar esse papel integrador como um instrumento estratégico
para a empresa?
O sistema contábil pode ser interligado a outros Sistemas de Informações,
principalmente os que dizem respeito aos fatores externos, propiciando
informações de extrema relevância para os objetivos estratégicos da empresa.
O SIC possui a característica de consolidar os demais sistemas contábeis
de outras áreas da empresa (arquitetados em uma visão ERP), inclusive os de
missões operacionais (compras, contas a pagar, contas a receber, tesouraria,
faturamento etc.), os quais são subsistemas daquele.
Uma vez que ocorre um fluxo de informações desses subsistemas
contábeis para o sistema de contabilidade, todas essas informações contábil-
financeiras são úteis para o processo decisório.
Assim, para otimizar a utilização dos Sistemas de Informações Contábeis
(sistema de contabilidade mais os subsistemas contábeis), as empresas
dividem esses sistemas em duas grandes áreas, quais sejam: as áreas
legal/fiscal e gerencial.
4.3. OBJETIVOS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO
CONTÁBIL
Pode-se atribuir à Contabilidade as características de um Sistema de
Informações o qual é apresentado como o Sistema de Informações Contábeis
– SIC.
Os SIC são os sistemas mais antigos e generalizados utilizados nos
negócios, registrando e relatando transações comerciais e outros eventos
econômicos baseados no conceito de contabilidade de partidas dobradas e em
outros conceitos contábeis mais recentes, como contabilidade por
responsabilidade e custeio baseado em atividade.
Além das citações de Riccio (1989), enumeram-se a seguir outras
definições para o SIC.
Segundo Bio5,
Sistema de Informação Contábil-Gerencial – no atual estado da arte da
tecnologia de custos, orçamentos, sistemas, pesquisa operacional – é
poderoso instrumento para a melhoria dos níveis de eficiência e
eficácia da organização. No entanto, para que cumpra com este papel, o
processo de mudança deve conduzir a um novo estágio de capacitação
organizacional, possibilitando o aproveitamento de todo o potencial do
sistema para gestão econômico-financeira da empresa.
Segundo Padoveze6,
O Sistema de Informação Contábil são os meios que o contador geral,
o contador gerencial ou o controller utilizarão para efetivar a
contabilidade e a informação contábil dentro da organização, para que
a contabilidade seja utilizada em toda a sua plenitude.
Segundo Gil7,
Os Sistemas de Informações Administrativo/Contábil/Financeiros
(SIACFs) buscam dados em todas as atividades empresariais, executam
o processamento e geram informações representativas da dinâmica
organizacional.
Segundo Gelinas, Sutton e Oram8,
Os Sistemas de Informações Contábeis são subsistemas que compõem
o Sistema de Informações Gerenciais da Organização, com o propósito
de coletar, processar e informar transações financeiras.
Segundo Romney, Seinbart e Cushing9,
O Sistema de Informações Contábeis processa os dados e as transações
para prover aos usuários informações que estes necessitam para o
planejamento, controle