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O Modelo de Excelência da Gestão® (MEG) O Modelo de Excelência da Gestão® (MEG) surgiu como conseqüência de um estudo que buscou identificar o que as empresas de sucesso tinham em comum. Realizado, inicialmente, na década de 80 identificou um conjunto de conceitos, comuns a essas empresas. Qualquer empresa, independente do tamanho ou segmento pode ser beneficiada pelo MEG®. Segundo a FNQ (2014), o MEG reflete a experiência, o conhecimento e o trabalho de pesquisa de diversas organizações e especialistas do Brasil e do Exterior”. É uma metodologia de autoavaliação, avaliação, e reconhecimento das boas práticas de gestão das empresas. (FNQ, 2014). O MEG e os Fundamentos da Excelência O MEG é alicerçado por 11 Fundamentos, denominados Fundamentos da Excelência, que são a base teórica de uma boa gestão e 8 critérios. Da mesma forma que o mercado e as empresas, os Fundamentos são dinâmicos e atualizados sistematicamente. De acordo com a FNQ (2014), os 11 Fundamentos da Excelência são conceituados como segue: 1. Pensamento Sistêmico: entendimento das relações de interdependência entre os diversos componentes de uma organização, bem como entre a organização e o ambiente externo. 2. Aprendizado Organizacional: busca e alcance de um novo patamar de conhecimento para a organização por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências. 3. Cultura de Inovação: promoção de um ambiente favorável à criatividade, experimentação e implementação de novas ideias, que possam gerar um diferencial competitivo para a organização. 4. Liderança e Constância de Propósitos: atuação de forma aberta, democrática, inspiradora e motivadora das pessoas, visando o desenvolvimento da cultura da excelência, a promoção de relações de qualidade e a proteção dos interesses das partes interessadas. Partes Interessadas: indivíduo ou grupo de indivíduos com interesse comum no desempenho da organização e no ambiente em que opera. . Clientes . Força de Trabalho . Acionistas e os proprietários . Fornecedores . Sociedade 5. Orientação por Processos e Informações: compreensão e segmentação do conjunto das atividades e processos da organização que agreguem valor para as partes interessadas, sendo que a tomada de decisões e execução de ações deve ter como base a medição e análise do desempenho, levando-se em consideração as informações disponíveis, além de incluir os riscos identificados. 6. Visão de Futuro: compreensão dos fatores que afetam a organização, seu ecossistema e o ambiente externo no curto e no longo prazo. 7. Geração de Valor: alcance de resultados consistentes pelo aumento de valor tangível e intangível de forma sustentada para todas as partes interessadas. 8. Valorização das Pessoas: criação de condições para que as pessoas se realizem profissional e humanamente, maximizando seu desempenho por meio do comprometimento, do desenvolvimento de competências e de espaços para empreender. 9. Conhecimento sobre o Cliente e o Mercado: conhecimento e entendimento do cliente e do mercado, visando a criação de valor de forma sustentada para o cliente e, consequentemente, gerando maior competitividade nos mercados. 10. Desenvolvimento de Parcerias: desenvolvimento de atividades em conjunto com outras organizações, a partir da plena utilização das competências essenciais de cada uma, objetivando benefícios para ambas as partes. 11. Responsabilidade Social: atuaçãoo que se define pela relação ética e transparente da organização com todos os públicos com os quais ela se relaciona. Refere-se também à inserção da empresa no desenvolvimento sustentável da sociedade, preservando recursos ambientais e culturais para gerações futuras; respeitando a diversidade e promovendo a redução das desigualdades sociais como parte integrante da estratégia da organização. Os Critérios de Excelência Os Fundamentos são colocados em prática por meio de 8 Critérios, conforme o Modelo de Excelência em Gestão da FNQ, representado na Figura 1. Figura 1 – Modelo de Excelência em Gestão Fonte: FNQ (2014) A figura 1 representa os Critérios de Excelência e simboliza a organização, considerada como um sistema orgânico adaptável ao ambiente. O MEG foi construído buscando lembrar uma célula viva e representa a organização e sua relação com o todo. Conforme a FNQ (2014), podemos descrever cada critério da seguinte forma: Critério 1 – Liderança Este critério aborda: � os processos gerenciais relativos à orientação filosófica da organização e controle externo sobre a sua direção; � o engajamento, pelas lideranças, das pessoas e partes interessadas na sua causa; � o controle de resultados pela direção. Critério 2 – Estratégias e Planos Este critério aborda: � os processos gerenciais relativos à concepção e à execução das estratégias; � os processos referentes ao estabelecimento de metas; � a definição e o acompanhamento de planos necessários para o êxito das estratégias. Critério 3 – Clientes Este critério aborda: � os processos gerenciais relativos ao tratamento de informações de clientes e mercado; � e a comunicação com o mercado e clientes atuais e potenciais. Critério 4 - Sociedade Este critério aborda: � os processos gerenciais relativos ao respeito e tratamento das demandas da sociedade e do meio ambiente; � os processos relativos ao desenvolvimento social das comunidades mais influenciadas pela organização. Critério 5 – Informações e Conhecimento Este critério aborda: � os processos gerenciais relativos ao tratamento organizado da demanda por informações na organização; � o desenvolvimento controlado dos ativos intangíveis geradores de diferenciais competitivos, especialmente os de conhecimento. Critério 6 - Pessoas Este critério aborda: � os processos gerenciais relativos à configuração de equipes de alto desempenho; � o desenvolvimento de competências das pessoas e à manutenção do seu bem-estar. Critério 7 - Processos Este critério aborda: � os processos gerenciais relativos aos processos principais do negócio e aos de apoio; � os processos relativos aos fornecedores; � os processos econômico-financeiros. Critério 8 - Resultados Este critério aborda: � os resultados da organização na forma de séries históricas e acompanhados de referenciais comparativos pertinentes, para avaliar o nível alcançado; � os níveis de desempenho associados aos principais requisitos de partes interessadas, para verificar o atendimento. O MEG e o Ciclo PDCA Conforme Tavares (2007), o Ciclo PDCA Planejar, Desenvolver, Checar e Agir), foi criado por Walter A. Shewhart e se tornou amplamente conhecido através da divulgação por Willian Deming. É uma ferramenta que auxilia o controle do processo, podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização De acordo com a FNQ (2013), o sucesso de uma empresa relaciona-se diretamente com sua capacidade de atender necessidades e expectativas de seus clientes. Estas necessidades e expectativas devem ser identificadas e entendidas, possibilitando que sejam traduzidas em valor necessário para captar e reter clientes. Conforme a FNQ (2013), para que possa se estabelecer no mercado, a empresa também precisa identificar, entender e satisfazer necessidades e expectativas da sociedade e dos públicos com os quais interage – de forma ética, cumprindo leis e preservando o ambiente. Estas informações possibilitam que a liderança estabeça os princípios da organização, que coloque em prática e vivencie os fundamentos da excelência. Através do exemplo da liderança é possível estabelecer uma cultura de excelência na organização. Os líderes sistematizam a análise do desempenho e definem as açõesde melhoria, sempre que necessário, desta forma consolidando o aprendizado organizacional. A FNQ (2013) aponta que os líderes são responsáveis pela formulação das estratégias que direcionam a organização para o seu desempenho, determinando sua posição competitiva. Estas estratégias são desdobradas em todos os níveis da organização, através de planos de ações de curto e longo prazo. Os recursos necessários são destinados, assegurando sua implementação. A organização avalia permanentemente a implementação das estratégias e monitora os planos de ações, respondendo rapidamente às mudanças nos ambientes interno e externo. Considerando os quatro critérios apresentados, tem-se a etapa de planejamento (P) do ciclo PDCA. De acordo com a FNQ (2013), as pessoas que fazem parte da organização precisam ser capacitadas, acompanhadas, motivadas e satisfeitas, encontrando um ambiente propício à busca constante pela cultura da excelência. Desta forma, os processos são executados e gerenciados de forma adequada, o que permite criar valor para o cliente, aperfeiçoar o relacionamento com estes e com seus fornecedores. Os custos e investimentos são planejados e controlados e, assim, os riscos financeiros são calculados, quantificados e monitorados. Conclui-se, neste momento, a etapa referente à execução (D) no PDCA. Para efetivar a etapa do Controle (C), os resultados são mensurados em relação a: situação econômico-financeira, clientes e mercado, pessoas, sociedade, processos principais do negócio e processos de apoio, e fornecedores. Para a FNQ (2013), implementar práticas de gestão e acompanhar a dinâmica dos ambientes internos e externos, possibilitam o acompanhamento de metas e eventuais correções de rumo, gerando efeitos e resultados positivos para os negócios. Os resultados, apresentados sob forma de informações e conhecimento, retornam à organização, complementando o ciclo PDCA, com a etapa referente à ação (A). A FNQ (2013) aponta, que é nesta etapa que é formulada a inteligência da organização, viabilizando a análise do desempenho e a execução das ações necessárias em todos os níveis. A gestão das informações e dos ativos intangíveis é um elemento essencial à jornada em busca da excelência. Ter conhecimento da empresa, através de uma visão sistêmica e com profundidade oportuniza a melhoria da gestão. Através do SEBRAE, MBC (Movimento Brasil Competitivo), Gerdau e FNQ (Fundação Nacional da Qualidade), foi desenvolvida uma metodologia de avaliação de gestão das empresas, padronizada nacionalmente, que reconhece e premia as melhores práticas de gestão, estimulando a competitividade empresarial: o MPE Brasil – Prêmio de Competitividade para Micro e Pequenas Empresas. O objetivo do projeto é promover uma maior sensibilização dos conceitos sobre competitividade, qualidade, gestão, inovação e produtividade, ajudando no desenvolvimento das micro e pequenas empesas brasileiras. De acordo com a FNQ (2014), a avaliação se dá por meio da utilização de um questionário de autoavaliação, que tem como base o MEG - Modelo de Excelência da Gestão®. O MEG é um instrumento de mudança de realidade, dando ao empresário e à empresa a visao do antes e depois, possibilitando a tomada de decisões e visualização de novas oportunidades de negócios. O Programa ALI tem como premissa aplicar o diagnóstico que visa avaliar o grau de maturidade em gestão das MPEs, através de um instrumento consolidado que é o questionário do MPE Brasil e que também subsidia o Prêmio MPE. Este questionário será detalhado na Unidade Temática 5 que abordará “Diagnósticos e Plano de Ação”, durante a Capacitação. Referências: EAD Pré Curso – Interpretação dos Critérios de Avaliação - Compromisso e Rumo à Excelência. Disponível em <www.mbc.org.br/mbc/pgqp/hot_sites/sa2014/.../precurso_ica_2014.ppt >. Acesso em 15 jun. 2014. FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. Modelo de Excelência em Gestão. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/avalie-se/metodologia-meg/modelo-de- excelencia-da-gestao>. Acesso em 25 mai. 2014 FNQ - Fundação Nacional da Qualidade. Modelo de Excelência em Gestão. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/avalie-se/metodologia-meg/modelo-de- excelencia-da-gestao>. Acesso em: 25 mai. 2014. FNQ – Fundação Nacional da Qualidade. Modelo de Excelência em Gestão. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/parcerias/mpe-brasil>. Acesso em 20 mai. 2014 TAVARES, M. C. Gestão Estratégica. São Paulo: Atlas, 2007. Anexo 2 A Visão Sistêmica na Pequena Empresa Conforme Rocha (2011), gestão é uma prática integrada que interage com todas as áreas da organização. Deve, necessariamente, alinhar os propósitos, as pessoas e os processos da empresa, gerando sincronia entre todos. Uma gestão bem sucedida leva à diferenciação competitiva da empresa, num ambiente em que a mudança é permanente. O contexto do ambiente empresarial e a velocidade das mudanças dificulta a percepção por parte do empresário de que a organização é um sistema vivo e que é preciso entendê-la sistemicamente. As organizações e seu ambiente de negócio devem viver em total sincronia. Entender este contexto dinâmico, antecipar-se as necessidades dos clientes, identificando mudanças de expectativas e se adptando a elas, são caminhos importantes para que as empresas busquem a diferenciação. Para isso, devem desenvolver em seu ambiente interno a cultura da inovação, apresentando novas alterantivas de produtos e serviços através da utilização de materiais diferenciados, atendendo melhor e mais rápido o dinamismo do mercado, diferenciando-se da concorrência e promovendo ganhos de competitividade para as empresas. Chamamos à isso de sincronismo da organização em relação ao ambiente de negócios. De acordo com Rocha (2011), para que ocorra o sincronismo organizacional, três fatores fundamentais devem estar alinhados para o sucesso: estratégia, processos e pessoas, apresentados na Figura 2. Figura 2: Visão Geral do Sincronismo Organizacional Fonte: Rocha (2011) Ainda, de acordo com Rocha (2011), o alinhamento destes três fatores é essencial para que as áreas de uma empresa trabalhem de forma sincronizada, tendo grande comprometimento, resultando em eficiência e eficácia para o negócio, aumentando, em muito, as possibilidades de atingir o sucesso. Com base no conceito apresentado, de nada adianta uma estratégia clara se os processos da empresa não estiverem bem estruturados. Da mesma forma, ter uma estratégia alinhada aos processos, mas não ter pessoas preparadas e capacitadas para executá-los, levará a empresa a obter sempre os mesmos resultados, continuando a ter os mesmos problemas. Orientar e preparar as pessoas para as ações que desempenham, tem sido uma das formas que os gestores das diversas funções que compõem o contexto organizacional, encontraram para aumentar a competitividade e produzir melhores resultados. Muitos empresários ainda detêm uma visão cartesiana no processo de gestão, atribuindo problemas e dificuldades aos outros e não olhando para si e para o contexto onde se encontram. Indicadores+ Integrados+ Estratégia+ Processos+ Pessoas+ De acordo com Senge (1990) e Capra (1996), a visão cartesiana introduzida por René Descartes entende o conhecimento derivado apenas da racionalidade, observando as coisas de forma isolada. Já a visão sistêmica é apresentada como um todo integrado, onde as partes são interdependentes umas das outras. As diferenças entre as duas visões estão apresentadas na Figura 3. Figura 3 – Visão Cartesiana e Visão Sistêmica Fonte: o autor, 2014. No momento em que as empresas passam a adotar a visão sistêmica, também passam a entender os impactos das decisões entre as funções organizacionais. Estasfunções devem caminhar juntas, visando a consecução dos objetivos da empresa. Processos Visão de um único processo Visão Cartesiana Visão Sistêmica Processos Visão integrada de todos os processos, identificando o impacto de cada um no Todo da Organização. Marketing Produtos básicos concebidos e vendidos para o mercado de massa. Marketing Trabalha a concepção do produto junto ao cliente, para que a venda seja uma consequência, considerando o cliente um ser completo, inteligente, composto por corpo, mente e espírito Finanças Apenas paga as contas Finanças Fator decisivo para a tomada de decisão, interagindo diretamente com todas as áreas da empresa. Pessoas Funcionário desempenha bem apenas uma atividade, de forma isolada, preocupando com seu resultado. Pessoas Funcionário desempenha bem suas atividades, entendendo o impacto destas nos seus resultados e nos da empresa em que atua. É fundamental ter conhecimento do fluxo das informações e saber que a qualidade das mesmas influeciam na etapa seguinte. Por exemplo, se uma nota fiscal for registrada com valor incorreto na sua entrada, é provável que o pagamento da mesma seja efetuado de forma errada, gerando problemas para a empresa e para o fornecedor. Ações isoladas, como um planejamento de marketing, sem considerar a empresa como um todo, podem produzir pouco ou nenhum resultado e ainda gerar um desembolso significativo de recursos, sejam eles financeiros ou humanos. O MEG e a Visão Sistêmica De acordo com a FNQ (2014), uma das formas de se colocar em prática a visão sistêmica de uma Organização é através do Modelo de Excelência da Gestão®, que alinha de forma harmônica e integrada pessoas com processos voltados para a geração de resultados e informações e conhecimento para a Organização. Este modelo também envolve a liderança enquanto negócio, definindo as estratégias e planos ou a liderança desempenhando seu papel de gestor. Exige que a empresa seja capaz de atender as necessidades dos clientes, bem como satisfazer as necessidades da sociedade e dos públicos com os quais interage, sempre agindo de forma ética na busca da sustentabilidade social, ambiental e econômica (FNQ, 2014). Referências: CAPRA, F. A Teia da Vida. São Paulo: Cultrix, 1996. CHIAVENATO, I. Administração: Teoria, Processo e Prática. 4. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007. ROCHA, P.; ALBUQUERQUE, A. Sincronismo Organizacional. 1. ed. digital. Saraiva, 2011. SENGE, P. A Quinta Disciplina – Arte e Prática da Organização que Aprende. Editora Best Seller, 2006. FNQ - Fundação Nacional da Qualidade. Modelo de Excelência em Gestão. Disponível em: <http://www.fnq.org.br/informe-se/artigos-e- entrevistas/artigos/uma-visao-sistemica-da-gestao-organizancional>. Acesso em: 15 jun. 2014. Anexo 3 A Gestão e o Planejamento na Pequena Empresa O mundo vive tempos de intensa competitividade e para as empresas em geral, manter ou ampliar seu espaço no mercado globalizado não é tarefa fácil. Para as pequenas empresas os desafios são ainda maiores, face às dificuldades encontradas, sejam elas em termos de recursos físicos, humanos ou financeiros. Crescer e se manter competitiva passa a ser um objetivo constante, onde é preciso ousar para ocupar um espaço diferenciado no mercado. É importante conhecer a realidade das pequenas empresas brasileiras. Conforme o Guia do Educador do Programa Negócio a Negócio do SEBRAE (2010), pesquisas do IBGE, apontam que a maioria das pequenas empresas brasileiras, reúne características comuns, assim identificadas: - Gestão informal – a falta de separação entre o patrimônio pessoal e o empresarial, compromete a formulação de estratégias e análise detalhada da situação em que se encontra a empresa; - Gestão centralizadora – a presença de colaboradores com laços familiares dificulta a racionalização de cargos, funções, salários e responsabilidades; - Pouco conhecimento de processos e controles – o empresário dedica tempo maior para a operação e menor para o desenvolvimento de estratégias competitivas. O grande desafio é estabelecer vínculos, através de um atendimento e acompanhamento continuados, que possibilite o crescimento das empresas e o desenvolvimento empresarial dos empresários, levando à melhoria contínua. Conforme Araújo e Gava (2011), em tempos de incerteza, empresas que buscam estar à frente e ter uma performance de sucesso, precisam estar constantemente em movimento, em busca de novos conhecimentos, adotando um comportamento estratégico diferenciado onde a atualização permanente é fundamental. Para fazer frente aos novos desafios, é preciso acessar novas técnicas e ferramentas, definindo novas formas de criar vantagens competitivas. O crescimento e desenvolvimento exigem conhecimentos e habilidades específicas e nem sempre as empresas estão preparadas. Todo negócio tem um ciclo de vida, que inicia com o sonho de seu fundador, passa por erros e acertos, aproveitamento de oportunidades e o momento onde é preciso dar o próximo passo, profissionalizando e criando condições favoráveis e sustentáveis para permanecer no mercado, de forma consolidada e sustentável. Empresas só serão selecionadas pelo mercado, quando este entender que há agregação de valor. Quem agir de forma proativa e com maior agilidade, certamente, estará à frente, plantando hoje, mas com um olhar no futuro. O Planejamento na Pequena Empresa Segundo Peter Drucker (2009), planejamento é uma tomada de decisão antecipada. Um processo contínuo de, sistematicamente e com maior conhecimento possível do futuro, tomar decisões atuais que envolvem riscos. Organizar, de forma sistemática as ações necessárias à execução dessas decisões e através de uma retro alimentação organizada e sistemática, medir o resultado dessas decisões em confronto com as expectativas alimentadas. É importante ampliar conhecimentos quanto à prática do planejamento, buscando saber por que as “coisas” estão sendo feitas, como estão sendo medidas e onde está se querendo chegar, agindo-se deste ou daquele modo. A realidade da pequena empresa é que na maioria das vezes não há um planejamento formal e a empresa vai tomando decisões sem ter uma visão de todo o contexto. Conforme Milagres (2011), o planejamento tem a ver com fazer planos, parar para pensar antes de fazer as coisas, vem antes da ação. Estratégia tem a ver com fazer escolhas, priorizando o que é mais importante e relevante. Aqui o parar para pensar também é essencial e uma das formas que as empresas o fazem é através de reuniões mensais, onde conversam sobre estratégia, como estão fazendo as coisas e se estão se aproximando dos objetivos estabelecidos. Tipos de Planejamento Segundo Oliveira (2002), podemos considerar três tipos de planejamento: estratégico, tático e operacional. Estes se referem aos níveis de decisão dentro de uma organização, conforme representado na figura 4. Figura 4 – Niveis de decisão e tipos de planejamento Fonte: Oliveira (2002) De acordo com Oliveira (2002), o conceito para cada um dos tipos de planejamento é: O Planejamento Estratégico foca a empresa como um todo e é um processo onde se define uma direção a ser seguida e seu desenvolvimento é de responsabilidade dos níveis mais altos. É aqui que se definem os objetivos estratégicos de longo prazo e as ações que permitirão a empresa alcançá-los. O Planejamento Tático tem foco em uma determinada área ou resultado da empresa e o objetivo principal é a utilização dos recursos de forma eficiente para o alcance dos objetivos estabelecidos. Já o Planejamento Operacional, prevê a formalização, com bases nos planos de ação ou planos operacionais. O Planejamento Estratégico e suasEtapas Podemos definir o planejamento em três etapas: 1. Análise - Diagnóstico e entendimento do contexto atual da empresa; - Definição ou revisão do direcionamento estratégico da empresa (ideologia): Valores, Negócio, Missão e Visão de Futuro; - Avaliação estratégica – ambiente interno e externo; - Definição da postura estratégica. 2. Formulação - Identificar objetivos estratégicos: o que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da empresa; - Determinar indicadores e metas; - Planejar ações para alcançar as metas. 3. Execução e Acompanhamento - Disseminar o planejamento; - Implantar e acompanhar o planejamento. Etapa 1 – Análise 1. O Direcionamento Estratégico (Ideologia) Também conhecido como Ideologia, é a definição ou a revisão da identidade da empresa. - Valores à são eternos, no que acreditamos. São princípios ou crenças relativos a modelos de comportamento desejáveis que orientam a vida da empresa e estão ao serviço de interesses individuais, coletivos ou mistos. Exemplo: Fé, Lealdade, Amor, Humildade, Segurança, Retorno financeiro, Alegria, Honestidade, Liberdade, Poder, Integridade, Beleza, Fraternidade, Aprendizado, Crescimento, Reconhecimento. - Negócio à é o presente e orienta a atuação da empresa no mercado. Pode estar focado no produto (restrita) ou no benefício (ampla). Exemplo: - Missão à representa o presente – quem somos hoje? É o propósito da existência da empresa em seu negócio. Deve ter como componentes: - Negócio (benefício para o cliente) - Forma de atuar, e - Competências distintas. - Visão de Futuro à é a busca do crescimento e desenvolvimento. A expressão do que a empresa deseja ser. Produto Benefício Fedex: Encomendas Montblac: Canetas Coca-Cola: Bebidas Petrobras:`Petróleo Copenhagen: Chocolates Natura: Cosméticos Fedex: Paz de espírito Montblac: Personalidade Coca-Cola: Conveniência Petrobras: Energia Copenhagen: Sentimento Natura: Bem estar Diretrizes para definição de uma Visão de Futuro: 1) Deve ser clara, mas não tão limitada a ponto de restringir a iniciativa; 2) Deve ser desejável, no sentido de atender aos interesses e aos valores de todos os interessados; 3) Deve ser possível de implementar; 4) Deve exigir esforço, tirando a empresa da zona de conforto. 2. A Avaliação Estratégica A avaliação estratégica é realizada através do cruzamento de cenários para se identificar quais serão os objetivos estratégicos da empresa, com maior possibilidade de assertividade. A ferramenta utilizada é a Matriz SWOT, criada por Kenneth e Cristensen, professores da Harvard Business School. A SWOT é uma sigla que estuda a competitividade das organizações considerando quatro variáveis: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Oportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Em português esta ferramenta é chamada de Matriz FOFA, assim chamada porque é o resumo das palavras Forças (F), Oportunidades (O), Fraquezas (F) e Ameaças (A). De acordo com Chiavenato e Sapiro (2003), a função da Matriz FOFA é fazer o cruzamento entre as oportunidades e ameaças externas à organização, com seus pontos fortes e fracos. A Matriz FOFA é uma das ferramentas mais utilizadas na gestão estratégica competitiva. Conforme Oliveira (2002), os pontos fortes e fracos compõem a análise interna da empresa e são as variáveis controláveis. Os pontos fortes são as diferenças que a empresa consegue, os quais proporcionam uma vantagem operacional no ambiente em que atua. Os pontos fracos são situações inadequadas da empresa que vêm a proporcionar uma desvantagem operacional no ambiente empresarial. Oliveira (2002), dispõe que as oportunidades e ameaças compõem a análise externa da empresa e são variáveis incontroláveis, que podem favorecer as suas ações estratégicas, desde que conhecidas e aproveitadas enquanto durarem. As ameaças criam obstáculos para a empresa, à sua ação estratégica, mas poderão ser evitadas desde que conhecidas em tempo hábil.. É importante o olhar da empresa para fora de si, para o ambiente onde estão as oportunidades e ameaças. Esta análise deverá ser realizada pela empresa como um todo, devendo focar em determinados aspectos como: evolução tecnológica, fornecedores, aspectos econômicos e financeiros, aspectos sócio-econômicos e culturais, aspectos políticos, órgãos governamentais, mercado de mão-de-obra, concorrentes, entre outros. A análise realizada através da matriz FOFA, representada na figura 5, deve distinguir onde a empresa está hoje e onde ela estará no futuro. Figura 5 – Matriz FOFA Fonte: o autor, 2014. 3. Postura Estratégica De acordo com Oliveira (2002) a análise FOFA possibilita identificar o tipo de postura estratégica a adotar, diante de seu ambiente, de acordo com alguns cruzamentos: - Oportunidades + forças = postura estratégica de Desenvolvimento - Oportunidades + fraquezas = postura estratégica de Crescimento - Ameaças + forças = postura estratégica de Manutenção - Ameaças + fraquezas = postura estratégica de Sobrevivência É importante que as empresas aproveitem todas as oportunidades possíveis, através da estratégia certa no momento certo. ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! OPORTUNIDADES ! ! ! ! ! ! AMEAÇAS ! ! ! ! ! ! FRAQUEZAS FORÇAS ! ! ! ! ! ! ! ! ! FATORES EXTERNOS FATORES INTERNOS Matriz FOFA Postura Estratégica de Sobrevivência Quando o cruzamento das ameaças e das fraquezas prevalecer na matriz FOFA, a postura estratégia apontada é a de Sobrevivência e só deve ser adotada quando não houver outra alternativa, pois as ações indicadas para esta situação são o desinvestimento e redução de custos ou até mesmo o encerramento do negócio. Postura Estratégica de Manutenção É apontada quando o cruzamento entre as forças e ameaças for o mais representativo. A empresa apresenta vários pontos fortes, o que possibilita que ela mantenha sua posição no mercado. Deve, neste caso, manter investimentos de forma moderada, procurando manter uma estabilidade e equilibrar o fluxo de receitas e despesas, para alcançar o resultado estabelecido e melhorar sua participaçãoo no mercado. É característico de uma empresa que está em fase de maturidade, já tem conhecimento e experiência em relação à empresa e ao mercado. Neste caso sugere-se, também, trabalhar com uma segmentação de mercado, buscando uma especialização, possibilitando obter vantagens sobre os concorrentes. Avaliar também se algum produto ou serviço deverá ter descontinuidade. Postura Estratégica de Crescimento Embora as fraquezas, neste caso, sejam representativas, o ambiente mostra possibilidade de se obter boas oportunidades. É comum neste tipo de postura, que a empresa lance novos produtos e/ou serviços e procure aumentar suas vendas. Estratégias de inovação também são recomendáveis. Postura Estratégica de Desenvolvimento Os pontos fortes e as oportunidades se destacam neste tipo de postura e é o momento da empresa buscar desenvolvimento, através da busca de novos mercados ou clientes e também de novas tecnologias, o que permite ampliar os negócios no mercado. Etapa 2 - Formulação Identificação dos Objetivos Estratégicos, Indicadores, Metas e Ações 1. Objetivos Estratégicos Segundo Oliveira (2002), Objetivos Estratégicos são os resultados que a organização pretende atingir. É a revelação de onde a empresa pretende chegar. Perguntas que devem ser feitas para a definição dos objetivos estratégicos: • Qual é o meu negócio? • Como quero ser nos próximos 12 ou 24 meses? • Como quero trabalhar? • Em que mercado? Para quais clientes? É importante ter critérios quantificáveis (fatia de mercado, faturamento total,número de clientes), que possam depois ser medidos por indicadores. Assim os resultados poderão ser avaliados na etapa de controle. Os objetivos estratégicos podem ser definidos com foco em quatro áreas da empresa: finanças, mercadológica, processos e pessoas, para que a visão sistêmica aconteça e todos busquem um resultado comum, sempre visando o alcance da Visão de Futuro da Empresa. Alguns exemplos de objetivos estratégicos: - aumentar o faturamento - ampliar mercados - reduzir custos - aumentar a lucratividade - alinhar as pessoas à estratégia - reduzir rotatividade 2. Indicadores e Metas “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia.” (Deming, 1990) Após a construção dos objetivos estratégicos, é preciso definir o que e como será medido e acompanhado de cada um dos objetivos estratégicos definidos. Estabelece-se então, indicadores para este processo, que devem atender aos seguintes aspectos, conforme Kaplan e Norton (2004): - Ser claro e transmitir informação confiável sobre o que se vai analisar; - Fácil de obter; - Coerente com os fins estabelecidos, com a Visão e Missão da organização, medindo e controlando os resultados alcançados; - Adequado e oportuno, estando disponível para a tomada de decisão; - Ter a sua unidade de medida corretamente identificada: números absolutos (n.º), percentagens (taxas de crescimento, pesos) (%), dias, horas, valores; - Ter um responsável designado capaz de atuar sobre os indicadores. No quadro 1, são apresentados alguns exemplos de indicadores por função empresarial. Quadro 1 – Indicadores por função empresarial Fonte: o autor, 2014. As metas representam o nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessária. Devem ser claras e amplamente divulgadas, para que fique bem entendido o que deve ser feito e que esta é a melhor escolha. Devem conter estímulo e desafio, mas sempre sendo possível alcançá-las. Conforme Drucker (1999), o uso de uma ferramenta chamada SMART, que é uma sigla derivada das iniciais das palavras citadas a seguir, pode auxiliar no estabelecimento de metas para os objetivos estratégicos já definidos na fase anterior do planejamento. S (specific) – específica – uma meta deve ser clara, objetiva e detalhada. M (mensurable) – mensurável – uma meta deve possibilitar uma forma de medição. A (achievable) – realizável – a meta deve ser desafiadora, mas possível de ser atinigida. Áreas� &&&&&&&&&&&&&Exemplos&de&Indicadores� Financeiro� •Lucratividade (lucro líquido, % de redução de custos e despesas) � •Crescimento (aumento de vendas ou do lucro) � •Receita(vendas totais) � Mercadológico� •Participação no mercado � •Receita com novas regiões� •Receita com novos produtos ou serviços� •Índice de Avaliação da marca pelo mercado •Índice de satisfação � •Índice de fidelização� •Prazo de Entrega � � Processos� •Índice de Produtividade�•Número de novos produtosou serviços desenvolvidos� Pessoas� •Gap de competência� •% Rotatividade� •% Absenteísmo � R (relevant) – relevantes – a meta deve ser relevante para o trabalho, devendo para a missão da empresa e os resultados estabelecidos. T (time-based) - (temporalmente definida) - a meta deve incluir cronogramas específicos e prazos finais. Os objetivos estratégicos e as metas estabelecem o que será alcançado e quando, mas não dizem como. Uma vez definidos objetivos, indicadores e metas, é chegado o momento de definir as ações que serão necessárias para que o planejamento aconteça, conforme o previsto. 3. O Plano de Ação O plano de ação é o planejamento de todas as ações necessárias para alcançar os objetivos e metas estabelecidos. É um momento importante para a empresa pensar sobre a sua Missão e Visão de Futuro, identificando e relacionando as atividades prioritárias, tendo em vista os resultados esperados. O plano de ação deve ser construído por todos os envolvidos na execução das ações, comprometendo à todos para assegurar o atingimento dos resultados esperados. Um plano de ação deve conter além de outros dados: O que Fazer – Ação Ações específicas que deverão ser realizadas dentro de um período determinado. É onde a empresa deverá concentrar seus esforços. Como Fazer – Estratégias Sinaliza de que forma a empresa pretende realizar as ações e qual o caminho para se chegar ao objetivo. Quando Fazer - Prazos Define os tempos e prazos para que as ações aconteçam, dentro de um determinado período. Quem irá Fazer – Responsável Define e indica o responsável pelas ações. Com que Faremos - Recursos Necessários Define os recursos necessários para a execução das ações. Etapa 3 - Acompanhamento e Execução Após definidos os objetivos estratégicos, metas, indicadores e construídos os planos de ações, é chegado o momento de executar e acompanhar os resultados. Este acompanhamento deve ser feito através de reuniões mensais de resultados, requer o comprometimento da liderança principal da empresa e a participação das pessoas-chave envolvidas no processo de planejamento, visando ao aprimoramento contínuo. É desejável que os resultados sejam divulgados (gestão à vista) para que todos os colaboradores da empresa possam acompanhar e sentir-se para da organização, cada um contribuindo para o alcance do Todo. Referências: ARAUJO, L.; GAVA, R. Empresas Proativas – Como Antecipar Mudanças no Mercado. 1a ed. Rio de Janeiro: Campus, 2011. CHIAVENATO, I.; SAPIRO, A. Planejamento Estratégico: Fundamentos e Aplicações. 1. ed. 13° tiragem. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. DRUCKER, P. Introdução à Administração. São Paulo: Pioneira, 1999. Kaplan, R.; Norton, D. Kaplan e Norton na Prática. 11a ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. KOTLER, P. Marketing de A a Z – 80 Conceitos que Todo Profissional Precisa Saber. 14a ed. Campus, 2003. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento Estratégico. 18a edição. São Paulo: Atlas, 2002. SEBRAE. Guia do Educador do Programa Negócio a Negócio. 2010. Anexo 4 As Funções na Pequena Empresa Segundo Oliveira (2002), a visão de que todas as áreas de uma empresa devem convergir para a evolução harmônica e dinâmica, gera sinergia e torna a empresa um organismo vivo. Seu sucesso depende da ação integrada de quatro funções, conforme representado na Figura 6. Figura 6 – As funções empresariais Fonte: o autor, 2014. As empresas não estão mais competindo localmente, mas com concorrentes globais, que estão localizados em qualquer parte do mundo, adquirindo materiais e fornecendo seus produtos globalmente. Então, o entendimento das funções essenciais da organização contribui para que a empresa desenvolva suas estratégias. Também, possibilita o entendimento de sua missão e competências para superar a concorrência e se perpetuar no mercado. As funções organizacionais são as seguintes: • Aspectos) relacionados)à) mercado))e) marke3ng) • Gestão)das) pessoas)da) organização.) • Administração) dos)recursos) financeiros) • Relacionada)à) produção)de) bens)ou)serviços) Produção( Finanças( Mercadológico(Recursos(Humanos( As Funções na Pequena Empresa Gestão)Estratégica) - Mercadológica – segundo Kotler (2003) a função mercadológica deve gerenciar todo o planejamento do mercado a fim de fazer a ligação entre a empresa e seus clientes ou público-alvo. É uma função ampla e abrange várias atividades de marketing, desde os 5Ps (preço, praça, produto, promoção e pessoas), até as atividades de venda, pós-venda e fidelização de clientes. - Pessoas – de acordo com Chiavenato (2010), a área de gestão de pessoas tem a função estratégica de atrair, reter e motivar as pessoas necessáriaspara o bom andamento dos negócios e o sucesso da organização. - Produção ou Operações – esta função organizacional está ligada às operações de fornecimento da empresa e seu objetivo é fornecer produtos e/ou serviços para o mercado. Desta forma, conforme Slack (2002), é uma função de grande importância para as organizações. - Finanças – é responsável por administrar os recursos financeiros da organização. Segundo Abreu (2008), esta função é responsável por tarefas como orçamento, previsões financeiras, gestão do caixa, de crédito e cobrança, análise de investimentos e apresenta subsídios para tomada de decisão no que tange ao aspecto financeiro. Referências ABREU FILHO, J. C. F., et al. Finanças Corporativas. Série Gestão Empresarial FGV. 10a ed. Rio de Janeiro: FGV, 2008. CHIAVENATTO, Idalberto. Gestão de Pessoas. 3ª edição, Ed. Elsevier, 2010. KOTLER, P. Marketing de A a Z – 80 Conceitos que Todo Profissional Precisa Saber. 14a ed. Campus, 2003. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento Estratégico. 18a edição. São Paulo: Atlas, 2002. SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da Produção. Atlas, 2002. Anexo 5 Função Pessoas A Gestão de Pessoas em Ambientes Dinâmicos e Competitivos Segundo Chiavenato (2010), gestão de pessoas pode ser definida como um conjunto integrado de atividades de especialistas e de gestores, que tem como função agregar, aplicar, recompensar, desenvolver, manter e monitorar pessoas, proporcionando competências e competitividade à organização. É a área que constrói talentos por meio de um conjunto integrado de processos e cuida das pessoas que fazem parte das organizações. Estas pessoas constituem o elemento fundamental do seu capital intelectual e a base do seu sucesso. (Chiavenato, 2010). De acordo com Chiavenato (2010), o mercado competitivo e dinâmico afeta de forma intensa as empresas e especialmente a área de Gestão de Pessoas. A participação global nos mercados e a velocidade das informações faz com que as empresas procurem se adaptar e criar uma interconectividade entre pessoas e as organizações. As mudanças e as transformações na área de gestão de pessoas têm sido muitas ao longo do tempo. Hoje, já se considera que é ela a maior responsável pela excelência e sucesso das empresas bem sucedidas, pois estas passaram a perceber nas pessoas um grande diferencial, que representa vantagem competitiva atualmente. Valorizar as pessoas que nelas trabalham é fundamental. É preciso que as empresas sejam flexiveis às mudanças e para isso devem contar com pessoas com características e comportamentos para tal, como o empreendedorismo, a inovação, a capacidade de liderança e a tomada de decisões mais acertadas para cada situação. Desenvolvimento da Equipe e das Lideranças Conforme Chiavenato (2009), um bom funcionário poderá ser escolhido e escolher trabalhar em uma empresa pelos benefícios oferecidos, treinamento e os desafios. Sua permanência e seu desempenho dependerão de vários fatores, especialmente a qualidade de gestão que receber. A gestão de pessoas não é tarefa exclusiva do RH, mas de cada uma das áreas da empresa. É comum ouvirmos falar nas empresas que existe a falta de comprometimento e motivação. Liderar é dar o exemplo, começar por si mesmo e através de seus próprios comportamentos, mostrar o que se espera dos comportamentos das pessoas que fazem parte de uma equipe. Criar um ambiente positivo e estar próximo dos liderados, oportuniza que estes se desenvolvam e cresçam como pessoas e como profissionais. Deixar claro o que se espera de cada um, estar disponível para ajudar, acompanhar e cobrar resultados. A liderança tem o papel de desenvolver pessoas e equipes, para que alcancem metas e resultados e conquistem novos desafios, possibilitando o crescimento de todos. Conforme Chiavenato (2009), alguns aspectos que devem ser considerados no que diz respeito a liderança e equipes: Percepção – é como as pessoas interpretam as mensagens. Pessoas diferentes podem ver a mesma situação de maneiras diferentes. É importante deixar claro o que se espera e confirmar se a mensagem foi recebida. A percepção é uma variável importante na equipe e influencia no processo de motivacão. Confiança - é a certeza existente entre os membros da equipe de que as intenções dos colegas são boas e de que não há necessidade de se proteger ou ficar cheio de dedos dentro da equipe. Motivação – a própria palavra significa motivo + ação. A motivação não acontece sozinha e é necessário que se crie ambiente e condições propícias. Pessoas são únicas e é necessário abordar de forma singular e personalizada, conhecendo-as e entendendo o que as motiva. O que se percebe nas empresas é que pessoas mais motivadas e que alcançam maiores resultados, vêem sentido nas atividades que realizam, tem seus valores pessoais alinhados com os da empresa, possuem autonomia (liberdade para agir, sem medo), são reconhecidas pelo que fazem, tem relações saudáveis no ambiente de trabalho e acima de tudo gostam do trabalho que realizam, tem prazer em trabalhar na empresa. É importante incentivar a colaboração das pessoas, delegar com acompanhamento, envolver as pessoas nas decisões, desenvolver habilidades e competências, demonstrar confiança, agradecer, ouvir e celebrar. Desta forma, é possível construir e manter uma “sinergia motivacional”, que fará toda a diferença para a empresa e para as pessoas. Comunicação – é preciso saber ouvir as pessoas e transmitir as informações de forma clara e adequada. Ter objetividade e assertividade. Ao conversar com um funcionário, ouvir com atenção. Muitas vezes o líder está tão ocupado que não ouve realmente o que o funcionário está falando. Feedback – ter a apacidade de se expressar de forma clara, direta e respeitosa, a respeito da percepção sobre a atuação do outro e de como isso reflete no ambiente. Se as pessoas não sabem que seu trabalho não está satisfatório e não recebem feedback, continuam fazendo as coisas como sempre fizeram. Por outro lado, se o resultado é positivo também devem receber esta informação. A criação de sinergia para a formação de equipes, passa pelas questões já mencionadas, mas de forma geral, reúne os seguintes aspectos: - As pessoas confiam umas nas outras; - Envolvem-se em conflitos de ideias sem qualquer censura; - Comprometem-se com as decisões e os planos de ação; - Chamam uns aos outros a responsabilidade quando alguma coisa não sai de acordo com os planos; - Concentram-se na solução dos resultados coletivos. Tudo isso exige um alto nível de disciplina e persistência, que quando adequado, conseguem reunir e formar equipes de alto desempenho. Política de Recursos Humanos Conforme Chiavenato (2009), definir uma política de recursos humanos, onde constem os principais processos para o bom desempenho e desenvolvimento das pessoas e empresa é essencial. Apresentamos um modelo que reúne estes processos principais na figura 7. Figura 7 – Gestão Integrada de Recursos Humanos Fonte: o autor, 2014. !! Gestão' Integrada'de' Recursos' Humanos' (Polí7cas)' Recrutamento' e'Seleção' !! !! !! !! !! !! Treinamento'e' Desenvolvimento' Avaliação'de' Desempenho' Remuneração'e' BeneCcios' Carreira'e'' Sucessão'' !! Saúde,'Segurança'e' Meio'Ambiente'' 1. Recrutamento e Seleção Segundo Chiavenato (2009), o processo de recrutamento e seleção pode ser definido como um conjunto de atividades que visa atrair e selecionar pessoas adequadas às diversas funções de uma empresa. Estas atividades devem estar alinhadas às políticas e diretrizes da organização. É um processo de grande importância, pois toda boa contratação começa com um bom processo de recrutamento e seleção, que leveem consideração os aspectos comportamental e técnico. Deve considerar também que o profissional: - Tenha competências adequadas ao cargo e à organização; - Goste do trabalho que vai realizar; - Se identifique com os valores da organização e com as pessoas com quem vai trabalhar. As empresas com uma nova visão, atentas ao mercado, incorporam novas práticas que vão do saber como fazer para o saber por que fazer. Inicia-se aí o desenvolvimento sistemático de habilidades reunidas, denominadas “competências”. A gestão de pessoas por competências é uma tendência organizacional e vem contribuir para a criação de um novo ambiente para gerir pessoas e alcançar resultados. É um tema relevante, que vem sendo trabalhado cada vez mais por empresas de todos os portes. Segundo Fleury e Fleury (2000), competência é um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes (CHA) que influenciam a maior parte do trabalho de uma pessoa e que tem influência direta no seu desempenho. O CHA reúne o que uma empresa precisa para identificar o profissional certo para o lugar certo e fazer uma gestão adequada junto ao mesmo. O CHA significa: C à é o saber e representa os conhecimentos que as pessoas adquirem em sua vida, através da participação em cursos, eventos, a escola, universidade, entre outros. H à representa o saber fazer, que é o conhecimento adquirido ao longo da vida somado à habilidade. A à é como as pessoas de comportam diante de situações e tarefas vividas e desenvolvidas cotidianamente. É o querer fazer. Outro ponto importante é a maneira que as pessoas são avaliadas. Na forma tradicional leva-se em conta o que as pessoas são, suas funções ou atividades, e o que realmente nos interessa é o que elas realizam seus atos dentro da empresa. Esta é uma mudança profunda na gestão de pessoas. Uma ferramenta importante para recrutar, selecionar e contratar as pessoas certas para os lugares certos, além do que já foi abordado anteriormente, é ter uma descrição de cargo ou função, que reúna as informações essenciais para isso. A figura apresenta um modelo simples que pode ser utilizado pelas empresas. Figura 8 – Modelo de descrição de cargo Fonte: o autor, 2014. Descrição de Cargo Doc 000 Página 1 de 1 Revisão: nº Data: Elaboração: Aprovado por: Cargo: Assistente Financeiro/Contábil CBO: 4110-10 Tipo de Cargo: Administrativo Responsabilidades Auxiliar nas atividades financeiras e contábeis para a efetividade das atividades da área. Realizar atividades referentes a título bancário como atualizações, baixas, prorrogações, abatimentos. Atuar na cobrança dos títulos pendentes através de ligações telefônicas, buscando a efetividade dos pagamentos. Organizar e manter arquivos dos documentos e procedimentos pertinentes a esta área. Efetuar a compra de material de expediente para a empresa, garantindo recursos para desenvolvimento das atividades de todos. Competências Técnicas Obrigatórias Competências Comportamentais Informática básica Trabalho em equipe Organização Concentração Competências Técnicas Desejáveis Rotinas financeiras/fiscal Formação Experiência Superior/técnico incompleto em Ciências Contábeis ou com afinidade. Não é necessária vivência na função. ALTERAÇÕES: Revisão Descrição Responsável Data 01 02 2. Treinamento e Desenvolvimento Há muitas conceituações a respeito do tema “treinamento e desenvolvimento”. De acordo com Chiavenato (2009), em termos de treinamento pode-se considerar o processo de aquisição ou desenvolvimento de conhecimentos e habilidades e de mudanças de atitudes, particularmente relacionado ao desempenho de uma atividade ou de um cargo. Ao se tratar de desenvolvimento, o foco é para o crescimento integral do ser humano, que pode ser observado em suas mudanças comportamentais, na expansão de suas habilidades e seus conhecimentos, para a solução de novas e diferentes situações ou problemas. Treinamento e Desenvolvimento são complementares e uma atividade-meio para o alcance dos objetivos das organizações. Segundo Chiavenato (2009), numa visão sistêmica, este processo apresenta quatro etapas: - Diagnóstico: levantamento das necessidades de treinamento de acordo com as competências identificadas x as competências exigidas para o cargo ou função; - Planejamento: busca do melhor formato para a realização do treinamento e que atenda às necessidades identificadas; - Execução: a realização efetiva do treinamento; - Avaliação: análise dos resultados alcançados e revisão crítica de todo o processo, através do estabelecimento de indicadores de desempenho do processo e de aprendizagem do público-alvo. Avaliação de Desempenho Para Chiavenato (2009), a avaliação de desempenho é um dos instrumentos gerenciais mais importantes que a empresa dispõe para analisar os resultados, com base na atuação dos colaboradores e também para prever movimentos futuros. Contribui para que a empresa possa definir um sistema adequado de retenção de talentos. Tem como objetivo, também: - Dar suporte para a tomada de decisão em relação a promoções, mudança de função, identificação de talentos e desligamento; - Identificar o incentivo mais adequado ao colaborador; - Estimular a produtividade; - Divulgar os padrões de desempenho da empresa; - Oferecer feedback para o avaliado; - Avaliar a eficiência dos programas de gestão de pessoas. A avaliação de desempenho é uma ferramenta que propicia a visão sistêmica das práticas de recursos humanos, fornece dados e informações para a tomada de decisão e apoia no desenvolvimento dos talentos das empresas. 3. Remuneração e Benefícios Com a competitividade do mercado cada vez mais acirrada e a disputa de bons profissionais, as empresas identificaram a necessidade de modernizar suas formas de remuneração e benefícios, pois perceberam que este pode ser um diferencial competitivo para atração, retenção de talentos e alcance de bons resultados. De acordo com Chiavenato (2009), aliar a remuneração aos objetivos estratégicos é uma forma de atrair resultados, fazendo com que cada pessoa se comprometa com as estratégias da empresa. Pesquisas comprovam que este tipo de remuneração estratégica, apresenta uma melhoria acentuada de resultados para as empresas que a adotam. Os colaboradores se sentem parte do processo, gerando maior comprometimento com a empresa, aumentando também o nível de desempenho individual. Para Chiavenato (2009), a remuneração pode ser definida num formato misto, considerando um salário fixo e parte variável ou em formato de bônus, sempre alinhada aos objetivos estratégicos e as metas estabelecidas. Pode também estabelecer algum tipo de premiação, não financeira, como viagens, capacitações, entre outros. 4. Carreira e Sucessão Dutra (2009), dispõe que um plano de carreira e sucessão é uma ferramenta que tem por objetivo estruturar o desenvolvimento profissional dos colaboradores e incentivá-los a ter uma melhor performance, sabendo o que precisam fazer para assumir novos desafios. O plano dá clareza e transparência para o profissional quanto a onde está, onde pode chegar, em quanto tempo e quais as competências necessárias para sua evolução. O colaborador precisa conhecer o plano de carreira, que será um norte para a definição de sua trajetória. É preciso pensar muito bem antes de apresentar um plano de carreira, pois o mesmo deverá ser cumprido, caso contrário, poderá gerar frustração e insatisfação. Um grande problema enfrentado pelas empresas é criar planos que não são praticados, gerando desmotivação e rotatividade nas empresas. Para que o plano de carreira possa ser implantado,antes dele deve existir a avaliação e os critérios estabelecidos para o crescimento profissional. Dutra (2009), afirma que um plano de sucessão é importante para oferecer evolução nos cargos, pois ao promover um colaborador, seu lugar ficará vago e se não houver ninguém preparado poderá gerar um novo problema para a empresa. Este plano pode ser simples e claro, dando transparência ao processo e credibilidade pela efetivação do mesmo. O plano de carreira está focado no desenvolvimento individual do colaborador; já o plano de sucessão está centrado no futuro da empresa. Ela age antecipadamente, identificando as competências e profissionais necessários para que sua estratégia seja executada e produza resultados. O plano de carreira e o plano de sucessão estão intimamente ligados, pois o primeiro leva ao segundo. Deve ser atrativo e oferecer benefícios para a empresa e para o colaborador. 5. Saúde, Segurança e Meio Ambiente Segundo o MTE – Ministério do Trabalho e Emprego (2014), implantar um sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional e a preocupação com o meio ambiente são fatores críticos de sucesso para a empresa que deseja seguir os princípios de desenvolvimento sustentável. Além de aumentar a produtividade, diminui o custo dos produtos ou serviços, pois causa menos interrupções dos processos de trabalho, reduz a incidência de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. As soluções encontradas podem ser práticas e economicamente viáveis. Mais do que cumprir a legislação, é questão de sustentabilidade para a continuidade e perenidade das empresas, que passam a proporcionar um ambiente de trabalho seguro e saudável. Boas práticas de relacionamento ajudam a construir um ambiente de proatividade no que se refere à prevenção e proteção da saúde do trabalhador, através de um compromisso e colaboração entre empresa e funcionário. Conforme o MTE – Ministério do Trabalho e Emprego (2014), um programa obrigatório para as empresas que possuem a partir de um funcionário é o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional. É um procedimento legal, estabelecido pela CLT e visa proteger a saúde dos trabalhadores. O PCMSO é regulado pela Normativa número 07 do Ministério do Trabalho e Emprego e suas exigências básicas são: - Exame admissional; - Eexame periódico; - Exame de retorno ao trabalho (após afastamento por doença ou acidente); - Exame de mudança de função; - Exame demissional. O Programa que regula o item Segurança é o PPRA (Programa de Prevenção de Risco Ambiental), regido pela Normativa número 9 do MTE - Ministério do Trabalho e Emprego (2014). É obrigatório para as empresas que possuem a partir de um funcionário e deve ter um laudo assinado por um técnico em segurança do trabalho, que irá verificar riscos de acidente de trabalho à que os trabalhadores estão expostos no desempenho de suas funções. As etapas deste processo são: - Antecipação ou reconhecimento: é a identificação dos fatores de risco; - Avaliação qualitativa e quantitativa do risco: laudo PPRA, mapa de risco, entre outras medições; - Controle: substituição de materiais/processos, eliminação de fatores de risco de acidente, redução de emissão/dispersão de poluentes ou causadores de acidente, medidas administrativas como treinamento, redução do tempo de exposição, mudança de procedimentos, implantação de EPIs e EPCs (equipamentos de proteção individual e/ou coletiva); - Monitorização: acompanhar e avaliar periodicamente a eficiência das medidas adotadas. O Meio Ambiente se refere ao cuidado com as relações e com o ambiente de trabalho. Este item se dá através da mudança de comportamento, da importância da liderança e sua orientação e influência e do relacionamento. Algumas ações que podem ser realizadas pelas empresas: - Pesquisa de clima organizacional que mede a satisfação dos colaboradores quanto ao ambiente de trabalho, relacionamento, remuneração, benefícios, condições gerais de trabalho; - Melhorar o relacionamento através da criação de ambiente favorável; - Ser uma liderança que influencia de forma positiva, sempre focando o desenvolvimento dos colaboradores da empresa. A Construção da Política de Gestão de Pessoas As empresas devem sistematizar seus processos de gestão de pessoas e isto pode ser feito através da construção de uma Política de Gestão de Pessoas. Segundo Chiavenato (2009), os itens que compõem um roteiro básico para a elaboração de uma política de recursos humanos são: 1. Introdução Relatar um breve histórico da empresa, apresentar a ideologia (visão, missão, valores), as Políticas de RH da empresa, ressaltando a preocupação com a valorização das pessoas e a importância de um quadro de pessoal motivado e de uma equipe de colaboradores com alto desempenho. 2. Política de Recrutamento e Seleção Detalhar a forma como a empresa irá realizar o recrutamento e seleção. Esclarecer que o processo de seleção da empresa deverá se fundamentar na busca de profissionais que possuam os valores da empresa e as competências comportamentais e técnicas estabelecidas, assim como quais os critérios que serão adotados. 3. Política de Treinamento e Desenvolvimento Informar como a empresa realiza este processo, desde a integração do colaborador, o levantamento das necessidades de treinamento e quais os critérios para a participação nos mesmos. 4. Política de Avaliação de Desempenho Descrever o sistema de avaliação de desempenho, deixando claro que este deverá constituir-se em oportunidade de crescimento para o colaborador e fonte de aproximação e melhoria do relacionamento entre líder e funcionário. 5. Política de Remuneração e Benefícios Descrever a política de remuneração e benefícios da empresa, o fixo, variável, se há bônus e quais os critérios para obter a remuneração. Da mesma forma quais são os benefícios oferecidos e para quem e como podem ser obtidos. 6. Política de Plano de Carreira e Sucessão Descrever a política, como é formatado o plano de carreira, o que é necessário para alcançar novos desafios, quais os prazos e até onde pode chegar na empresa. Referências CHIAVENATO, I. Desempenho Humano nas Empresas. São Paulo: Manole, 2009. CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas. 3ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. DUTRA, J. S.; FLEURY, M. T. L.; RUAS, R. L. Competências – Conceitos, Métodos e Experiências. São Paulo: Atlas, 2009. FLEURY, A.; FLEURY, M. T. Estratégias Empresariais e Formação de Competências. São Paulo: Atlas, 2000. MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. Disponível em: <http://portal.mte.gov.br/seg_sau/seguranca-e-saude-no-trabalho.htm>. Acesso em 15 jun.2014. MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. Disponível em: <http://portal.mte.gov.br/legislacao/norma-regulamentadora-n-07.htm>. Acesso em 15 jun.2014. MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. Disponível em: <http://portal.mte.gov.br/legislacao/norma-regulamentadora-n-09.htm>. Acesso em 15 jun.2014. Anexo 6 Função Produção A Administração da Produção e o Planejamento, Programação e Controle de Produção (PPCP) A administração da produção tem como foco a gestão dos recursos diretos, necessários para a obtenção dos produtos e/ou serviços de uma organização. A estratégia de produção especifica como a empresa irá alocar suas capacidades de produção para apoiar a estratégia corporativa. Nesta linha, podemos estabelecer outros exemplos dentro de uma organização, como é o caso da função finanças, que deverá sempre buscar a melhor forma de alocar os recursos financeiros. A administração da produção vem recebendo reconhecimento crescente nos últimos anos. Segundo Slack (2002) a administração da produção é composta pelo mesmo conjunto de fatorespara empresas de qualquer porte. São eles: - A aplicação de seus conceitos em operações de serviços; - Uma definição expandida de qualidade; - A utilização dos conceitos de administração da produção em áreas como marketing, finanças e recursos humanos. Tudo isso faz com que a administração da produção seja elevada a outro patamar e a uma nova visão, que converge para a agregação de valor ao produto final. Para obter sucesso no ambiente cada vez mais competitivo, onde os ciclos de renovação de produtos e/ou serviços, são cada vez mais rápidos e curtos, as empresas precisam estar atentas e comprometidas com seus clientes, melhorando continuamente, buscando inovar e renovar-se, assim como o que é oferecido ao mercado, reunindo atributos como qualidade, agilidade na produção e na entrega, cumprimento de prazos e preços competitivos. Em alguns casos, as empresas acabam não dando a devida importância à administração da produção e não reconhecem a relevância que a mesma tem para o processo global. Isto pode acarretar perdas significativas, como a redução de lucro e a perda de mercado. O Planejamento, Programação e Controle de Produção (PPCP), segundo Chiavenato (2008), é uma função que programa a produção e as operações da empresa, bem como as controla de forma adequada, com o objetivo de aumentar a eficiência e a eficácia, através da administração da produção. A diferença entre Administração da Produção e o Planejamento, Programação e Controle de Produção é que a administração da produção abrange desde a entrada do pedido até a entrega para o cliente, fazendo a interface com as demais áreas envolvidas no processo. É um processo sistêmico, que tem abrangência e envolvimento de todas as áreas da empresa. Já o Planejamento, Programação e Controle de Produção, têm como foco dar condições para que a produção aconteça, através dos componentes necessários, a identificação e acompanhamento dos fornecedores no mercado, as questões de logística, entre outros. A Função Produção é também chamada de Operações e está presente em todas as empresas, independente de setor ou porte. Processos ou Operações representam uma sequência de atividades que converte entradas (matérias-primas, informações e insumos) em saídas (produtos e serviços), conforme representado na figura 9. Figura 9 – Operações / Processos Fonte: Corrêa (2010) De acordo com Slack (2002), os recursos transformados são aqueles que serão convertidos por meio de um processo de produção e podem ser representados pelos materiais necessários para a produção ou prestação de serviços, as informações necessárias e obtidas nos mais diversos meios e os clientes que são os que demandam os produtos ou serviços. Para Slack (2002), os recursos transformadores são aqueles que agem sobre os recursos a serem transformados. Fazem parte do processo de produção, mas não sofrem transformações diretamente, apenas permitem que a transformação aconteça. São representados pelas instalações (prédios, máquinas e equipamentos), o conhecimento (a tecnologia do processo de produção) e as pessoas que dele são parte essencial. Os Recursos Transformados e os Transformadores passam pelo Processo de Transformação, onde se pode e deve agregar valor ao produto ou serviço, sempre estando atento à visão do cliente. A Saída é representada pelo produto ou serviço pronto, sendo entregue, gerando satisfação, resultados positivos e diferencial competitivo no mercado, garantindo sustentabilidade e crescimento para as empresas. Objetivos e Medidas de Desempenho De acordo com Slack (2002), a partir dos Processos ou Operações, algumas vantagens de mercado podem ser obtidas. Isto se dá através das chamadas “Medidas de Desempenho”. É importante que a empresa estabeleça padrões de desempenho e realize mensurações períodicas, fazendo o acompanhando e análise dos números obtidos em relação aos padrões estabelecidos. Sendo necessário, deverá adotar ações corretivas, sempre em busca da melhoria e o atingimento dos objetivos estabelecidos. Conforme Slack (2002), tradicionalmente, as medidas de desempenho das operações enfatizavam a eficiência (uma herança do paradigma da produção em massa). Às vezes, realmente, é necessário maximizar a eficiência para ser eficaz. Por exemplo, em situações de competição por preço. Em outros casos, é necessário que a empresa busque a eficácia, através de escolhas rápidas que precisam ser feitas, em busca da resolução de um determinado problema. Ser eficiente ou eficaz? A resposta está em quais são os objetivos de desempenho que a empresa define para sua operação e como ela decide competir no mercado. Vale destacar que uma situação ideal é ser eficiente e eficaz, o que aumenta muito as possibilidades de sucesso contínuo no mercado, pois: Segundo Slack (2002), os significados de eficiência e eficácia são os seguintes: Eficiência significa utilizar os recursos o mais economicamente possível para atingir a eficácia – fazer certo as coisas. Eficácia significa o foco no objetivo. O quanto perto ou longe se está dos objetivos e atingí-los – fazer a coisa certa. Lembrando que não se gerencia, o que nao se mede, o uso de indicadores é fundamental para o acompanhamento e os resultados das empresas. Estas medidas são representadas através dos indicadores de desempenho. Indicadores de Desempenho Para Kaplan e Norton (2004), os indicadores têm o objetivo de comunicar e mensurar o alcance da estratégia, através da comparação do desempenho atual com a meta definida para o indicador. A utilização de indicadores é fundamental para o acompanhamento da empresa como um todo, com foco na melhoria de seus resultados e para a tomada de decisões seguras e bem fundamentadas, com base em fatos e não em suposições. A definição de indicadores, segundo Kaplan e Norton (2004), deve atender aos seguintes critérios: - Simplicidade: fácil de ser entendido; - Disponibilidade: facilidade de acesso para a coleta, estando disponível no tempo necessário; - Estabilidade: permanência no tempo, permitindo a construção de um histórico e o comparativo da medicão; - Rastreabilidade: facilidade da identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção; - Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender as etapas críticas dos processos, serem importantes e abrangentes. Tipos de Indicadores: Slack (2002), apresenta três tipos de indicadores: - Indicadores de Eficiência (produtividade): medem a proporção de recursos consumidos com relação às saídas dos processos; - Indicadores de Eficácia (qualidade): medem a satisfação dos clientes e as características do produto e/ou serviço; - Indicadores de Efetividade (impacto): vinculado ao valor agregado, à transformação produzida no contexto em geral. As principais medidas de desempenho e seus indicadores, de acordo com Slack (2002) são: Qualidade à fazer certo as coisas e entregar bens e/ou serviços isentos de erro e “adequados a seus propósitos”. Exemplos de indicadores de qualidade: - índice de satisfação de clientes - % reclamação de clientes - % defeitos Velocidade à ter agilidade nos processos, fazer rápido, minimizando o tempo entre a solicitação do cliente e o atendimento do mesmo. Exemplos de indicadores de velocidade: - prazo de atendimento - frequência das entregas - tempo de ciclo (entrada do pedido até a entrega ao cliente) Confiabilidade à fazer as coisas no tempo certo, para manter os compromissos de entrega assumidos com os clientes. Exemplos de indicadores de confiabilidade: - entrega no prazo (%) - atraso médio (%) - proporção de produtos em estoque Flexibilidade à estar preparado para mudar o que faz, adaptando rapidamenteas atividades para enfrentar situações inesperadas e/ou dar um atendimento personalizado aos clientes. Exemplos de indicadores de flexibilidade: - diversidade de produtos - tempo de Desenvolvimento - tempo de troca Custo – ter preços competitivos, adequados ao Mercado, otimizando custos, permitindo retorno para a empresa. Exemplo de indicadores de custo: - custo médio - eficiência - produtividade Alguns benefícios que podem ser obtidos pelas empresas que implantam indicadores de desempenho: - Melhor entendimento do negócio, identificando e atuando nos riscos que podem estar comprometendo a vida da empresa; - Garantir o faturamento da empresa hoje e no futuro; - Conhecer os custos operacionais e poder atuar preventivamente, otimizando os mesmos; - Avaliar o grau de satisfação dos clientes; - Atender os prazos de entrega; - Melhorar a qualidade dos produtos e serviços. A Qualidade e Suas Ferramentas Segundo Mendes (2012), sobreviver em um mercado cada vez mais competitivo representa o grande desafio de empresas de todos os setores. O tempo de sustentação das vantagens competitivas é cada vez menor, fazendo-se necessário que as empresas quebrem paradigmas e passem a inovar, seja em produtos, processos, novos modelos de gestão e de negócios. A prática intensiva e constante de conceitos de qualidade amplia as possibilidades, não só de permanência de uma empresa no mercado, mas também em relação ao seu crescimento sustentável e sustentado. O desafio das empresas é o de adotar ações criativas e ágeis, soluções novas para velhos e novos problemas, flexibilidade e gestão participativa, onde os colaboradores fazem parte das ações e decisões. Níveis hierárquicos cortados e tarefas multiplicadas fazem com que as pessoas tomem significativo destaque. É preciso eliminar práticas dos tempos em que para gerenciar bastava apenas dar ordens, segundo curso de manufatura enxuta da USCS – Universidade Municipal de São Caetano do Sul (2014). De acordo com Kotler (2003), a competitividade empresarial está ancorada no tripé: atendimento, custo e qualidade. O ciclo de vida dos produtos é cada vez mais curto e a exigência de variedade é maior. O grande desafio é fazer além do que mercado quer, excedendo sua expectativa, sendo mais rápido do que os competidores. É preciso reduzir custos e aumentar valor. O desperdício faz com que as empresas percam competitividade, despendendo tempo e recursos desnecessários e perdendo o foco na satisfação dos clientes. Chiavenato (2004), elenca alguns exemplos de desperdício: - Estoque com excesso de produtos; - Grandes períodos de inatividade das pessoas; - Não uso de talentos e conhecimento humano; - Não ouvir as pessoas envolvidas nos processos: elas podem apresentar soluções ainda não percebidas. É preciso criar um processo de inovação sistêmica, onde cada área da empresa pense e respire o “fazer diferente”, de forma simples, mas clara, permitindo que o valor surpreenda o mercado, gerando resultados positivos e duradouros. Alguns exemplos de como agregar valor, segundo Kotler (2003): - Ser ágil: os clientes querem ter suas necessidades rapidamente atendidas. Acelerar o ritmo, mantendo a qualidade é agregar valor para o público alvo; - Fazer melhor: entregar mais, oferecendo preço compatível com o mercado e acompanhando o comportamento do consumidor; - Mostrar mais: o cliente precisa perceber que os produtos e/ou serviços apresentam qualidade, são entregues de forma ágil e que a empresa acrescenta valor à vida dele ou de sua empresa. Investir na marca é uma forma de se mostrar para o mercado; - Oferecer mais: dar benefícios, exclusividade e oportunidades reais aos clientes, otimizando o tempo deles e facilitando a vida dos mesmos, sempre atribulada nos dias de hoje; - Melhorar sempre: aprimorar processos, produtos, serviços, de forma que a mudança se reflita em melhorias para o cliente e para o mercado. A satisfação dos clientes sejam eles internos ou externos é a base da Qualidade Total. É o meio pelo qual as empresas atingem seus objetivos e resultados. Para isso, se utiliza de um conjunto de técnicas e ferramentas integradas ao modelo de gestão. Segundo Deming (1990), que é reconhecido no mundo todo como quem difundiu o conceito no Japão, a qualidade total tem como base o uso de técnicas estatísticas que visam reduzir custos e aumentar a produtividade e a qualidade nas empresas. Sob a ótica de Juran (1991), o enfoque está na empresa como um todo, na excelência com que as atividades serão executadas, resultando em um produto final com qualidade. Esta abordagem tem como base a melhoria continua, realizada através das pessoas que fazem parte da organização, sob o formato de equipes de projeto. As atividades propostas por Juran (1991), são o planejamento, o controle e o aperfeiçoamento da qualidade, representados na figura 10. Figura 10 – Trilogia Juran para a Qualidade Fonte: Pearson (2011) Juran e Deming foram os dois pioneiros do movimento da qualidade, sendo considerados pelos japoneses inspiradores do seu milagre industrial iniciado na década de 50 e que permanence inabalado até hoje. As empresas utilizam as ferramentas da qualidade para mensurar, analisar e propor soluções para os problemas que afetam o desempenho de seus processos e/ou para apoiar na tomada de decisões. A seguir são apresentadas ferramentas da qualidade que são usadas em empresas de todos os portes e setores. MASP – Método de Análise e Solução de Problemas Conforme Slack (2002), métodos de solução de problemas são os que proporcionam melhoras no desempenho de uma operação, a medida que procuram melhorar o desempenho operacional. Para Slack (2002), a utilização de metodologias de análise e solução de problemas (MASP), melhora a estruturação e organização do planejamento do desvio investigado, direcionando para o melhor caminho da solução. O MASP é composto por 8 passos estruturados para analisar, planejar, executar, verificar, padronizar e documentar a solução de um problema, conforme representado na figura 11. Figura 11 – Os 8 passos do MASP Fonte: Total Qualidade (2010) Detalhando os 8 passos do MASP: 1. Identificar - definir claramente o problema para que o mesmo possa ser trabalhado nas etapas posteriores. 2. Observar - realizar uma observação profunda sobre o problema para que a etapa de análise seja efetuada com o máximo de informações possíveis. 3. Analisar – identificar as possíveis causas principais do problema. 4. Planejar / Plano de Ação - elaborar plano de ação para agir sobre as causas identificadas anteriormente, definindo responsabilidade, prazo, custo, formas de execução e indicadores para monitorar a eficácia da ação. 5. Agir - colocar tudo em prática. 6. Verificar – controlar as ações, verificado se os planos de ação e cronogramas foram executados, acompanhando os resultados obtidos. 7. Padronizar – Com a solução do problema alcançada, deve-se registrar o resultado, através de algum tipo de procedimento, com o objetivo de evitar que o problema volte a acontecer. 8. Concluir - documentar e fazer uma reflexão sobre os problemas, usando-a como insumo para o planejamento de futuros projetos e processos. É através da conclusão e análise que se consegue melhorar continuamente. Isto é fazer a gestão do conhecimento. PDCA Abordado anteriormente no anexo 1, juntamente com o MEG – Modelo de Excelência da Gestão®, o PDCA é detalhado a seguir, por ser uma ferramenta que pode auxiliar muito as empresas na resolução de problemas, sendo um processo de melhoria e de aprendizado continuado. Só melhoramos quando entendemos
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