Apostila - MS Project 2019 Avançado

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MS PROJECT 2019 AVANÇADO - 
FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E 
GESTÃO DE PROJETOS
 
 
 
 
 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO - 
FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E 
GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
São Paulo 
setembro/2019 
 
 
 
 
Nome do aluno 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ADMINISTRAÇÃO REGIONAL DO 
SENAC NO ESTADO DE SÃO PAULO 
 
Gerência de Desenvolvimento 
Claudio Luiz de Souza Silva 
 
Coordenação Técnica 
Richard Martelli 
 
Apoio Técnico 
Abraão Gomes de Godoy 
Pedro Henrique Carvalho de Assis 
 
Elaboração do Recurso Didático 
Roberto Antonio Spiandorim 
Maria Cecilia Ferreira 
 
Coordenação de Preparação e 
Revisão de Texto 
Luiza Elena Luchini 
 
Preparação e Revisão de Texto 
Amanda Lassak 
 
Editoração Eletrônica 
Sandra Regina Santana 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© Senac São Paulo, 2019 
Proibida a reprodução sem autorização expressa. 
Todos os direitos reservados ao Senac São Paulo. 
SENAC SÃO PAULO | 5 
 
 
 
 
 
Sumário 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SENAC SÃO PAULO | 9 
 
 
NOTA: antes de iniciarmos os estudos do Project Avançado, faremos um nivelamento em relação 
ao Project Básico, revendo as principais funcionalidades na criação de projetos. No capítulo 1 
vamos abordar os principais itens na elaboração de projetos. 
 
1. Criando otimizações no 
MS Project 
OBJETIVOS 
• Criar a EAP do projeto 
• Criar o cronograma do projeto 
• Gerenciamento de projetos 
• Definições do projeto 
• Etapas ou fases 
• Tarefas 
• Recursos 
• Duração 
• Predecessores 
• Calendário 
• Execução 
• Finalização 
• Criar campos personalizados 
• Efetuar cálculos 
• Criar novas tabelas 
• Criar filtros 
• Criar modos de exibição combinados 
• Criar relatórios 
• Criar vínculo com o Excel 
• Criar subprojetos 
• Comparar projetos 
• Criar macro 
 
 
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VISÃO GERAL DA GESTÃO DE PROJETOS 
O conceito de gerenciamento de projetos tem se consolidado cada vez mais, na medida em que 
diversas empresas e profissionais estão se capacitando para essa nova função. O gerenciamento de 
projetos é a aplicação de um conjunto de conhecimentos, técnicas, habilidades e ferramentas para 
a realização de um projeto e sua missão. 
A ferramenta Microsoft Office Project é utilizada para o gerenciamento de projetos e também pode 
ser aplicada nas fases de planejamento, execução, controle e monitoramento, englobando os pro- 
cessos de gerenciamento de projetos difundidos pelo PMI (Project Management Institute). 
O objetivo deste curso é abordar tais conceitos durante a elaboração de um projeto na ferramenta 
MS Project. Priorizando o uso dessa ferramenta, para iniciar e facilitar o estudo, dividimos o geren- 
ciamento do projeto em várias áreas de conhecimento, conforme a seguir: 
Escopo: define o propósito do projeto e abrange todas as tarefas necessárias. É o conjunto das 
atividades e esforços que envolvem a realização do projeto. A representação do trabalho identifi- 
cado é chamada de Estrutura Analítica do Projeto (EAP), também conhecida com Work Breakdown 
Structure (WBS). O escopo abrange todo o planejamento: início, meio e fim. 
Tempo: prazo estabelecido para o início e a conclusão do projeto. Seu controle é geralmente feito 
por meio de um cronograma resultante da análise dos prazos de cada atividade, isto é, de todas 
as fases e tarefas envolvidas. O tempo envolve também os recursos disponíveis para execução do 
projeto. 
Recursos: a equipe de projetos, a identificação das funções e dos profissionais capacitados, quali- 
ficados e disponíveis para a realização das atividades, além do acompanhamento do seu desempe- 
nho. Por recursos compreendemos tanto indivíduos quanto materiais. 
Custo: quanto será gasto no projeto; nesse ponto, é feita a orçamentação do projeto, que apresenta 
as diretrizes e o controle de custos. 
Qualidade: o controle do conjunto de características inerentes que satisfazem as necessidades que 
motivaram a execução do projeto. 
Comunicação: o controle dos processos que garantem a geração, a coleta, a distribuição, o arma- 
zenamento, a recuperação e a destinação final das informações sobre o projeto. O MS Project ofere- 
ce inúmeros relatórios que podem ser customizados, partindo do princípio de que boa comunicação 
é sempre essencial. 
Riscos: área que inclui os processos de identificação, análise qualitativa e quantitativa, identifica- 
ção das respostas aos riscos, monitoramento e controle da probabilidade do impacto dos eventos 
positivos ou negativos ao projeto. 
Aquisições: gerenciamento de contratos ou pedidos de compra de tudo o que a empresa executora 
do projeto não tem; é o controle dos processos de compra de produtos e serviços. 
Integração: área de conhecimento que tem a visão de como o projeto deve ser gerenciado e em 
quais decisões o gerente de projetos deve se empenhar com sua equipe de projeto. 
 
CRIAR A EAP DO PROJETO 
Projetos são compostos de processos. O processo é uma série de ações que geram um resultado. 
Por alimentarem os dados na ferramenta, alguns processos já devem estar predefinidos mesmo 
antes de iniciar o cronograma. 
O termo de abertura, por exemplo, é um processo que autoriza formalmente o projeto, sendo geral- 
mente seu primeiro documento oficial. Após essa autorização, procede-se à fase de planejamento 
detalhado do projeto para só então definir, juntamente com a declaração de escopo, a EAP (Estru- 
tura Analítica do Projeto), que inicia o planejamento das principais entregas e suas respectivas ativi- 
dades. A criação da EAP deve ser subdividida pelas principais entregas do projeto, fases e tarefas 
(atividades). 
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Para exemplificar o conceito de EAP, imagine a estrutura bem simples de um projeto cujo escopo 
básico seja a construção de uma casa de campo, em que os construtores já têm um terreno apro- 
priado e nivelado para a construção e todo o material já está incluído no fornecimento dos serviços. 
A partir das informações apresentadas, monta-se a estrutura normalmente na forma de árvore. Para 
fins didáticos, considere um desenho de EAP desenvolvido por uma ferramenta complementar usa- 
da na gestão de projetos, a WBS Chart Pro, lembrando que também é possível usar o SmartArt ou 
Visio. 
 
JANELA DO MS PROJECT 
Ao abrir o aplicativo, a janela inicial é muito parecida com a versão 2013, tendo as opções Abrir novo 
documento, Abrir documentos existentes e Mais recentes que foram usados. A diferença está na 
opção “Diga-me o que você deseja fazer”, que permite pesquisar alguma funcionalidade do Project 
em caso de dúvidas. 
Nota: por considerar como pré-requisito o conhecimento em Windows, não abordaremos detalhes 
para abrir o aplicativo, salvar, fechar, copiar e colar; de qualquer forma, essas ações são revisadas e 
abordadas no MS Project Básico. 
Abra o MS Project 2019, clique na opção Novo, dê duplo clique na opção Projeto vazio. 
 
TABELA DE ENTRADA 
É a tabela que permite digitar dados do projeto como em uma tabela do Word ou uma planilha do 
Excel. Antes da inserção de dados, os números das linhas não aparecem; à medida que os dados 
são digitados os números das linhas aparecem e cada linha é entendida como uma tarefa. A figura 
a seguir mostra a tabela de entrada de dados, em que o lado esquerdo é a tabela de dados e o lado 
direito é a representação do gráfico de Gantt. Após a digitação é que surgem as barras horizontais 
referentes ao tempo (ou duração). 
 
 
 
PROJETO 
Para rever as funcionalidades básicas do Project, veja um exemplo de projeto referente à construção 
de uma casa de campo. É um projeto simples, mas útil para entender as tarefas e as sequências 
envolvidas. 
Antes de iniciar, é necessário criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), ou seja, planejar todas asfases e definir todas as tarefas em cada fase. Veja como ficou a EAP: 
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NOTA: é interessante identificar as propriedades do projeto para guardar as informações do arqui- 
vo digital. A janela exibida permite armazenar as seguintes informações: título, assunto, autor do 
arquivo, nome do gerente, empresa, categoria, palavra-chave. 
 
 
 
PROJETO CASA DE CAMPO 
 
ATIVIDADE 1 – CONFIGURAÇÃO DO MS PROJECT 
 
Objetivos 
• Configurar a ferramenta para a criação do cronograma. 
• Configurar a guia de exibição do projeto. 
• Configurar a guia de cronograma com tipos de tarefas e modos de atribuição. 
• Criar o cronograma conforme EAP. 
• Definir início do projeto, atividades, duração, predecessoras e recursos. 
 
Tarefa 
• Configurações. 
Para criar esse projeto no MS Project, alguns ajustes são necessários, a começar por algumas con- 
figurações iniciais. Esse recurso tem a função de configurar uma série de parâmetros do MS Project 
e é fundamental que a parametrização ocorra antes do início do trabalho de digitação, evitando 
conflitos e situações desagradáveis no decorrer da execução. Essa correção nas configurações é 
feita com o projeto em branco aberto. 
 
 
1. Para acessar essa janela, abra o MS Project e clique na guia Arquivo. 
2. À direita, em Informações do projeto, clique na seta de drop down e selecione Propriedades 
avançadas. 
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Com isso, a janela Propriedades será exibida; na guia Resumo você pode preencher as informações 
desejadas. 
3. Preencha com as informações e clique no botão OK. 
4. Retorne à janela principal. 
 
ALTERANDO INFORMAÇÕES NA GUIA CRONOGRAMA 
Outra configuração interessante e necessária é criar o projeto no modo automático ou manual. Por 
padrão, a configuração está no agendamento manual. No entanto, se o projeto for digitado no modo 
manual, após digitar as tarefas, as datas de início e término não são alocadas e o gestor precisa 
inserir a data manualmente. Para que isso não ocorra, é importante deixar o Project configurado no 
agendamento automático para todos os novos projetos. 
1. Para acessar essa janela, clique na guia Arquivo e depois em Opções. 
2. Clique em Cronograma. 
Observe que nas Opções de agendamento está o nome do projeto aberto e em Novas tarefas cria- 
das está Agendada manualmente. Para corrigir a configuração, clique na lista drop down de Opções 
de agendamento desse projeto e deixe a opção Todos os novos projetos; em seguida, na opção 
Novas tarefas criadas deixe Agendada automaticamente. Após essa configuração, todos os novos 
projetos serão abertos com o agendamento automático, mais prático e lógico. 
 
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NOTA: para todas as opções de agendamento, deixe sempre “Todos os novos projetos”; caso 
contrário, sempre que um novo projeto for iniciado será necessário alterar toda a configuração 
novamente. 
 
 
 
 
Ainda na guia Cronograma, você pode alterar o tipo de atribuição e o tipo de tarefas. 
1. No item Opções de calendário, altere os itens conforme abaixo: 
• A semana começa na segunda-feira 
• Hora de início padrão: 09:00 – altere para 08:00 
• Hora de término padrão: 18:00 
• Horas por dia: 8 
• Horas por semana: 40 
• Dias por mês: 20 
2. No item Cronograma, altere conforme abaixo: 
• Mostrar unidade de atribuição como Porcentagem. 
3. No item Opções de agendamento, altere conforme abaixo: 
• Tipo de tarefa padrão: Duração fixa 
• A opção “Novas tarefas são controladas pelo empenho” deve estar desmarcada. 
 
 
4. Clique em OK. 
Feche o projeto sem salvar e abra um novo projeto, verificando se as configurações alteradas fica- 
ram padronizadas. 
 
ATIVIDADE 2 – DIGITAÇÃO DO PROJETO E MODOS DE VISUALIZAÇÃO 
 
Objetivos 
• Digitar o projeto. 
• Salvar. 
• Visualizar em diferentes modos. 
 
Tarefa 
• Digitar o projeto. 
 
DIGITAÇÃO DO PROJETO 
A digitação é simples como em uma tabela do Word ou no Excel. Após digitar cada atividade ou 
tarefa, pressione Enter. 
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NOTA: a extensão ou tipo normal do Project é MPP; assim como nos outros aplicativos, basta 
digitar o nome, pois a extensão é automática. 
 
 
 
 
Nome da tarefa 
Projeto: Casa de campo 
Gerenciamento do projeto 
Projetos 
Planejamento 
Documentação 
Construção da casa 
Fundações 
Paredes 
Telhados 
Instalações 
Acabamentos 
Área de lazer 
Piscina 
Churrasqueira 
Jardim 
Acessórios alterar a janela 
Portões 
 
 
Salvar o projeto 
Ao salvar um projeto, o procedimento é o mesmo utilizado em outros aplicativos. 
• Clique na guia Arquivo 
• Clique em Salvar ou, na faixa de opções, na opção Salvar 
• Ou, ainda, pressione CTRL + B 
• Como nome digite Casa de campo e salve. 
 
 
Observe como ficou após a digitação: 
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EXIBIR MODOS 
Após digitar o projeto, é interessante alternar os modos de visualização, que são opções diferentes 
com vários tipos de compreensão do projeto. Para alternar os modos de visualização existem duas 
alternativas: pela Barra de visões ou pela guia Tarefa > grupo Exibir > opção Gráfico de Gantt. Para 
ativar a Barra de visões, siga as seguintes etapas: 
1. Clique com o botão direito à esquerda da planilha de dados e ative a opção Barra de visões. 
2. Outra alternativa: clique na guia Tarefa, grupo Exibir e no modo desejado. 
 
Modo Calendário 
• É a visualização das tarefas em relação ao tempo das tarefas e do projeto, referentes ao mês, 
semana ou personalizado, por período. 
 
Modo Diagrama de rede 
• O projeto é visualizado como diagrama, incluindo etapas, tarefas e predecessoras. As caixas 
apresentam o nome da tarefa e outras identificações. 
 
Modo Gráfico de Gantt 
• O gráfico de Gantt é a tela padrão em que o projeto geralmente é digitado. À esquerda está a 
planilha de dados e, à direita, as barras em azul que indicam a duração de cada tarefa e de cada 
etapa. 
 
Modo Linha do tempo 
• Apresenta o início e o término do projeto, além de permitir também outros agendamentos. 
 
Modo Planilha de recursos 
• É a tabela em que os recursos são cadastrados; nesse modo, é possível visualizar todos os 
recursos ao mesmo tempo, com suas devidas referências. 
 
Modo Uso da tarefa 
• Nesse modo é possível visualizar cada tarefa e quem é o responsável por sua execução ou de 
que forma será executada. 
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Modo Formulário de recursos 
• É possível cadastrar os recursos ou visualizar cada um de forma independente. 
 
Modo Formulário de tarefas 
• É um formulário com os campos definidos, em que cada item está em um campo específico, 
incluindo nome da tarefa, duração, porcentagem de conclusão, etc. 
 
Modo Gantt de controle 
• Pelo modo Gantt de controle é possível visualizar o caminho crítico (barras de Gantt em ver- 
melho). Quando a barra está com a cor azul, a tarefa está sem problemas, mas quando mostra 
a barra em vermelho, alguma tarefa/projeto está com problema para finalização, indicando um 
caminho crítico. A Linha de base também é visualizada nesse modo. 
 
Modo Gráfico de recursos 
• É um gráfico propriamente dito, como um gráfico em Excel. Esse gráfico mostra se o recurso 
está alocado adequadamente, se está superalocado, com tempo de alocação restrito ou não. O 
recurso com superalocação é indicado pela coluna em vermelho. 
 
Modo Planejador de equipe 
• Esse modo permite visualizar na tela (com caixas) os recursos e suas devidas tarefas. 
 
Modo Planilha de tarefas• As colunas de Gantt não são visualizadas, apenas a tabela de dados. 
 
Modo Uso dos recursos 
• Esse modo apresenta os recursos e as tarefas a serem executadas. Acontece o agrupamento 
do recurso e o grupo de tarefas executadas por ele. 
 
Modo Mais modos de exibição 
• Nesse modo é possível habilitar outros modos de visualização ou criar novas tabelas. 
 
 
 
ATIVIDADE 3 – CRIAR O CRONOGRAMA DO PROJETO NO MS PROJECT 
 
Objetivos 
• Verificar o calendário 
• Definir etapas e tarefas 
• Definir duração e predecessoras 
• Cadastrar recursos e alocá-los nas atividades 
• Linha de base 
 
Tarefa 
• Criar o cronograma. 
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CRIAR O CALENDÁRIO DO PROJETO 
Um dos maiores problemas enfrentados na elaboração de projetos, pois deve-se criar um calendário 
levando em conta as particularidades do meio em que o projeto está inserido, tais como: feriados 
nacionais, regionais, jornada de trabalho, recessos, entre outros. 
Nesse treinamento, não serão abordados os aspectos básicos da elaboração do calendário do 
projeto. 
No entanto, para relembrá-lo, você pode criar ou configurar o calendário acessando a guia Projeto 
e, no grupo Propriedades, clicar em Alterar período de trabalho. Em Exceções são cadastrados os 
feriados e demais particularidades. Em Semana de trabalho, o tempo de trabalho. 
 
DEFINIR FASES E TAREFAS 
Essa parte do projeto é extremamente importante, em que se definem as fases (etapas) e as tarefas 
(atividades) do projeto. 
Para o Project calcular automaticamente o tempo e o custo total, define-se a macroetapa. 
1. Abra o projeto Casa de campo 
2. Selecione o intervalo da segunda até a última tarefa, ou seja, da tarefa (2) até a tarefa (18). 
3. Clique na guia Tarefa, grupo Cronograma, e clique no recuo à direita (setinha verde). 
Observe na figura a seguir: a tarefa (1) ficou recuada à esquerda e as outras ficaram recuadas à 
direita. 
 
 
Então, todas as tarefas do projeto serão definidas. Selecione somente as tarefas, pois as etapas são 
definidas automaticamente. Para selecionar somente as tarefas, pressione a tecla CTRL e selecione 
pelo mouse. 
1. Selecione os intervalos das seguintes tarefas: (3 até 5) de (7 até 11) de (13 até 15) e a tarefa (17). 
2. Clique na guia Tarefa, grupo Cronograma, e clique no recuo à direita (setinha verde). 
Observe que as tarefas selecionadas ficaram recuadas à direita e as etapas ficaram à esquerda e 
em negrito. 
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ATENÇÃO! Digite apenas nas tarefas. A duração total do projeto ainda não foi contabilizada pois 
as predecessoras não foram definidas. 
 
 
 
 
 
 
 
DEFINIR A DURAÇÃO DO PROJETO 
O próximo passo é definir a duração de cada tarefa do projeto. Não é necessário definir o tempo das 
etapas ou fases, pois o Project calcula automaticamente. 
Para definir a duração é importante ter conhecimento prático das tarefas executadas dentro de cada 
etapa e a duração de cada uma, pois isso determinará a duração total do projeto, o tempo de exe- 
cução, os recursos utilizados e, consequentemente, os custos. 
Digite a duração conforme a figura. A duração será definida em dias, então digite apenas a quanti- 
dade ou número. 
 
 
 
 
DEFINIR AS PREDECESSORAS 
As predecessoras ligam uma tarefa à outra, ou seja, amarra o projeto, cria a dependência entre as 
tarefas, determinam automaticamente início e término do projeto. Defina as predecessoras: 
• Clique na coluna Predecessora, na linha da tarefa (4) e digite 3; isso significa que a tarefa (4) só 
será iniciada após o término da tarefa (3). 
• Clique na linha da tarefa (5) e digite 4II; isso significa que a tarefa (5) e (4) iniciam ao mesmo 
tempo. 
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• Clique na linha da tarefa (7) e digite: 4; 5; isso significa que a tarefa (7) só será iniciada após o 
término das tarefas (4 e 5). 
• Clique na linha da tarefa (8) e digite: 7; isso significa que a tarefa (8) só será iniciada após o tér- 
mino da tarefa (7). 
• Clique na linha da tarefa (9) e digite: 8; isso significa que a tarefa (9) só será iniciada após o tér- 
mino da tarefa (8). 
• Clique na linha da tarefa (10) e digite: 9; isso significa que a tarefa (10) só será iniciada após o 
término da tarefa (9). 
• Clique na linha da tarefa (11) e digite: 10; isso significa que a tarefa (11) só será iniciada após o 
término da tarefa (10). 
• Clique na linha da tarefa (13) e digite: 11; isso significa que a tarefa (13) só será iniciada após o 
término da tarefa (11). 
• Clique na linha da tarefa (14) e digite: 13; isso significa que a tarefa (14) só será iniciada após o 
término da tarefa (13). 
• Clique na linha da tarefa (15) e digite: 14; isso significa que a tarefa (15) só será iniciada após o 
término da tarefa (14). 
• Clique na linha da tarefa (17) e digite: 15TT; isso significa que as tarefas (15) e (17) terminam ao 
mesmo tempo. 
• Clique na linha da tarefa (18) e digite: 17 TI+1 dia; isso significa que a tarefa (18) só será iniciada 
um dia após o término da tarefa (17). Ou dê duplo clique na tarefa (18), em Informações da tarefa 
clique em Predecessoras; em Latência, deixe com (1 dia). 
Observe na figura abaixo a coluna com as predecessoras. 
 
 
 
Após definir as predecessoras, é importante entender o gráfico de Gantt, em que as barras determi- 
nam a duração de cada tarefa e as setas indicam início e término. As linhas pretas indicam a duração 
do projeto e das etapas ou fases. 
 
ALOCANDO OS RECURSOS NAS TAREFAS 
Para alocar os recursos nas tarefas, utilize a planilha de recursos para efetuar o cadastro (obs.: não 
abordaremos todos os detalhes da planilha de recursos). 
1. Clique na guia Tarefas, grupo Exibir; em gráfico de Gantt, clique na opção Planilha de recursos 
e faça o cadastro conforme a seguir. 
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Após efetuar o cadastro, retorne para o gráfico de Gantt e atribua os recursos nas devidas tarefas. 
Clique na coluna Nomes dos recursos e faça as atribuições. 
 
 
Após alocar os recursos nas devidas tarefas, a planilha do gráfico de Gantt deve ficar como na figura 
abaixo. 
 
 
 
DEFINIR A LINHA DE BASE 
A Linha de base é de extrema importância para o projeto, pois é por meio dela que se mantém o 
histórico. Altere o modo de visualização para Custo. 
1. Clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Tabelas, Custo. 
Observe a figura abaixo. A coluna Linha de base está (zerada), pois ainda não foi criada. 
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NOTA: por padrão, o MS Project tem 11 linhas de base; é interessante criar linhas de base sempre 
que ocorrer alguma alteração significativa no projeto. Primeiro crie a linha de base, depois faça a 
alteração desejada e, assim, a informação anterior será mantida. 
 
 
 
 
 
 
Para criar a Linha de base: 
• Clique na guia Projeto, grupo Cronograma, opção Definir Linha de base. 
 
 
Na figura a seguir, a Linha de base já foi criada. Então, a data programada para o início do projeto 
será mantida, mesmo acontecendo alguma alteração na data. A coluna Custo total refere-se ao 
custo atual do projeto, e a coluna Linha de base também está com o mesmo valor, mas se algum 
valor for alterado, a coluna Custo total será recalculada, mas a Linha de base será mantida, ou seja, 
o histórico permanecerá. 
 
 
Salve o projeto como: Casa de campo_Linha de base 
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2. Campos personalizados e 
cálculos 
OBJETIVOS 
• Definir campos personalizados 
• Criar lista de valores 
• Definir indicadores gráficos 
• Criar campos com cálculos 
 
ATIVIDADE 1 – CRIAÇÃO DECAMPOS PERSONALIZADOS 
 
Objetivos 
• Conhecer os procedimentos para criar campos personalizados. 
• Criar lista de valores. 
 
Tarefa 
• Criar campos personalizados. 
O MS Project conta com diversos campos que podem ser preenchidos com valores e que não in- 
terferem nos campos internos do programa. São campos nos formatos custo, data, duração, início, 
sinalizador, número, término e texto. Esses campos são úteis para criar uma personalização para o 
projeto e para efetuar cálculos. 
A principal característica dos campos personalizados é que eles podem ser manipulados pelo usu- 
ário a fim de criar várias situações inerentes ao projeto. 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Linha de base (caso não esteja aberto). 
2. Na guia Projeto, no grupo Propriedades clique em Campos personalizados. 
Escolha o tipo de campo na caixa Tipo, que vai fornecer a lista de valores, neste caso será o tipo 
Texto (veja figura abaixo). 
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LISTA DE VALORES 
É possível definir uma lista de valores para um campo. Assim, a tarefa de entrada de dados em um 
campo pode ser facilitada pela visualização das opções disponíveis apresentadas em uma lista. A 
escolha é feita clicando na seta de drop down, na lateral do quadro, quando se ativa o campo. Essa 
lista também é útil para pontuar uma situação do projeto. Exemplo: 1 equivale a Bom, 2 equivale a 
Ruim, e assim por diante. 
1. Na guia Projeto, grupo Propriedades, clique em Campos personalizados. 
2. Escolha o tipo de campo que vai fornecer a lista de valores; você utilizará o campo Texto1. Des- 
taque esse campo. 
3. Clique no botão Pesquisar para abrir a janela Editar tabela de pesquisa. 
4. Entre com a lista de valores na coluna Valor, conforme figura abaixo; na coluna Descrição, digite 
a referência de cada valor. Exemplos utilizados: 
• Coluna Valor, linha (1) Gerente do Projeto, coluna Descrição: Engenheiro responsável pela cons- 
trução. 
• Coluna Valor, linha (2) Empreiteira 1, coluna Descrição: Contratados da equipe 1. 
• Coluna Valor, linha (3) Empreiteira 2, coluna Descrição: Contratados da equipe 2. 
• Coluna Valor, linha (4) Equipamentos, coluna Descrição: Tipos de equipamentos utilizados. 
Esse exemplo de lista pode ser utilizado em várias situações, principalmente com a função IIF. 
 
 
5. Após digitar os valores e suas respectivas descrições, clique em Fechar. 
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NOTA: para ocultar uma coluna, basta selecionar pelo título e pressionar a tecla Delete. O Project 
não exclui colunas, apenas as oculta. 
 
 
 
 
6. Altere o nome da coluna Texto1 para Lista1. 
7. Clique em OK. 
8. No Gráfico de Gantt, selecione a coluna Nome da tarefa. 
9. Com o botão direito do mouse, clique em Inserir coluna e insira a coluna Lista 1. 
10.Para cada tarefa, selecione seus respectivos responsáveis. 
A criação dessa lista ajuda a definir informações específicas do projeto e também a criar algum tipo 
de cálculo relacionado com os itens da lista. 
 
 
 
INDICADORES GRÁFICOS 
Os indicadores gráficos são sinalizadores ou símbolos que podem ser utilizados para chamar a aten- 
ção para algumas tarefas, como orçamento estourado, início atrasado, meta atingida, etc. 
Nesse exemplo, você utilizará o campo Custo total. O objetivo é avaliar o custo do projeto. Quando o 
custo for maior ou igual a R$ 10.000, será exibida uma elipse vermelha. Se o custo for maior ou igual 
a R$ 5.000, será exibida uma elipse azul e, caso contrário, será exibida uma elipse verde. A elipse 
azul é para o intervalo de 5.000 a 10.000. 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Linha de base (caso não esteja aberto). 
2. Clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Tabelas, Custo. 
3. Clique na guia Projeto, grupo Propriedades, opção Campos personalizados. 
4. Em Campos personalizados, clique em Texto2. 
5. Clique no botão Fórmula e, em seguida, no botão Campo (lista drop down). 
6. Clique em Custo e na opção Custo (representa a coluna Custo total). 
7. Clique no botão OK. Altere o nome do campo para: Custo sinalizador. 
Observe a figura abaixo. À esquerda está a janela com o campo Custo e à direita está a janela com 
os campos personalizados e o botão com Indicadores gráficos. 
 
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NOTA: simule outras situações com os sinalizadores; por exemplo, se a porcentagem concluída 
ultrapassou 70%, o projeto está dentro do prazo. Então, defina o sinalizador desejado, simule com 
data de início e término, recurso superalocado e assim por diante. 
 
 
 
 
8. Clique no botão Indicadores gráficos. 
9. Selecione na coluna à esquerda a condição desejada, na coluna do meio o critério, e na coluna 
à direita o tipo de sinalizador ou símbolo. 
Observe como os critérios foram definidos. 
 
 
10. Clique no botão OK para fechar o quadro e clique em OK novamente para finalizar a edição do 
Campo personalizado. 
11. Posicione o mouse sobre a coluna Custo total e, com o botão direito, clique em Inserir coluna. 
12.Clique na coluna Custo sinalizador. 
Veja como cada sinalizador corresponde aos critérios definidos. Se os valores da coluna Custo total 
forem alterados, o sinalizador também será atualizado. 
 
 
 
 
SENAC SÃO PAULO | 27 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
NOTA: todos os exemplos a seguir se referem a valores de colunas (campos), coluna Custo total 
(menos) coluna Linha de base ou coluna Custo total (multiplicado por 5%), etc. 
 
 
 
ATIVIDADE 2 – CAMPOS PERSONALIZADOS COM FÓRMULAS 
 
Objetivo 
• Criar campos com fórmulas. 
 
Tarefa 
• Criar fórmulas. 
É possível efetuar operações matemáticas em campos personalizados com fórmulas de vários tipos: 
matemáticas, manipulação de textos, funções, condicionais. Os operadores são iguais aos normal- 
mente usados em operações matemáticas e Excel. 
 
BOTÕES 
 
 
• Adição (+): adiciona um valor a outro. Por exemplo: 6 + 3 = 9 (6 mais 3 é igual a 9), ou coluna 
Custo (menos) a coluna Linha de base; o correto é sempre trabalhar com os valores referentes 
às colunas. 
• Subtração (-): subtrai um valor de outro. Por exemplo: 6 – 3 = 3 (6 menos 3 é igual a 3). 
• Multiplicação (*): multiplica um valor por outro. Por exemplo: 6 x 3 = 18 (6 multiplicado por 3 é 
igual a 18). 
• Divisão (/): divide um valor por outro. Por exemplo: 6 / 3 = 2 (6 dividido por 3 é igual a 2). 
• Concatenação de sequência (&): combina duas ou mais sequências em uma única. Por exem- 
plo: “data”&”hora”=”datahora”. 
• Módulo (divisão modular – MOD): exibe o resultado após dividir dois inteiros. Por exemplo: 7 
MOD 2 = 1, enquanto que 7 / 2 = 3,5. 
• Divisão por inteiro (\): exibe o resultado inteiro da divisão de dois inteiros, ignorando qualquer 
restante. Por exemplo: 7 / 2 = 3 (sem restante), enquanto 7 / 2 = 3,5. 
• Exponenciação (^): indica potência. Por exemplo: 2^3 = 8 (2 elevados ao cubo é igual a 8). 
• Parênteses de abertura: junto com os parênteses de fechamento <) >, ajuda a especificar a 
ordem das operações na fórmula. Você pode cercar qualquer operando entre parênteses sem 
alterar o tipo ou o valor da expressão entre parênteses. Por exemplo: na expressão: (10 + 5) / 5, 
os parênteses ao redor de 10 + 5 significam que o valor de 10 + 5 é avaliado antes e se torna o 
operando esquerdo do operador de divisão (/). O resultado de (10 + 5) / 5 é 3. Sem os parênte- 
ses, 10 + 5 / 5 seria 11. 
• Parênteses de fechamento: junto com o parêntese de abertura (ou fechamento), ajuda a es- 
pecificar a ordem das operações na fórmula. Você pode cercar qualquer operando entre parên- 
teses sem alterar o tipo ou o valor da expressão entre parênteses. Por exemplo: na expressão: 
(10 + 5) / 5, os parênteses ao redor de 10 + 5 significamque o valor de 10 + 5 é avaliado antes 
e se torna o operando esquerdo do operador de divisão (/). O resultado de (10 + 5) / 5 é 3. Sem 
os parênteses, 10 + 5 / 5 seria 11. 
• É igual a (=): especifica se o valor resultante da equação ou da fórmula deve ser exatamente o 
mesmo que o valor resultante. Por exemplo: 2 + 3 = 5 (2 mais 3 é igual a 5). 
• Não é igual a (<>): especifica se o valor resultante da equação ou da fórmula não deve ser o 
mesmo comparado a outro valor. Por exemplo: 2< >5 (2 não é igual a 5). 
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• É menor do que (<): especifica se o valor resultante da equação ou da fórmula deve ser menor 
do que outro valor comparativo. Por exemplo: 2 < 5 (2 é menor do que 5). 
• É maior do que (>): especifica se o valor resultante da equação ou da fórmula deve ser maior do 
que outro valor comparativo. Por exemplo: 6 > 4 (6 é maior do que 4). 
• É lógico (AND): compara logicamente duas expressões. Se ambas forem verdadeiras, a compa- 
ração resultará em Verdadeiro, mas se a expressão for falsa, a comparação resultará em Falso. 
• Ou lógico (OR): compara logicamente duas expressões. Se nenhuma for verdadeira, a compa- 
ração resultará em Verdadeiro. 
• Não lógico (NOT): nega o valor lógico da expressão que precede, tornando uma expressão 
verdadeira Falsa ou uma expressão falsa Verdadeira. 
 
FÓRMULAS 
Trabalhar com fórmulas é especificar dados no projeto que fogem do padrão do Project. O programa 
automaticamente gera uma série de cálculos, mas em determinados projetos é necessário aprimorar 
as análises a serem apresentadas. 
 
FÓRMULA COM O CUSTO TOTAL E LINHA DE BASE 
Nessa atividade, você irá calcular a diferença entre a coluna Custo total e a coluna Linha de base. 
A atividade/tarefa Documentação está sem valor, então será acrescido o valor de R$ 1.000,00 na 
coluna Custo fixo (ao inserir um valor na coluna Custo fixo, a coluna Custo total é recalculada 
automaticamente), mas na coluna Linha de base esse valor permanece vazio. 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Linha de base e salve como Projeto Casa de campo_ 
Cálculos. 
2. Clique na guia Tarefa, grupo Exibir, opção Gráfico de Gantt. 
3. Em seguida, clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Tabelas, opção Custo (não é necessário 
acessar esse modo de visualização, é só para facilitar a visualização em relação aos custos). 
4. Na guia Projeto, grupo Propriedades, selecione Campos personalizados. 
5. Escolha o tipo Custo. 
6. Selecione o campo Custo1. 
7. Clique no botão Fórmula. 
 
 
8. No botão Campo, clique na lista drop down. 
9. Clique no campo Custo; no novo painel que se abre, clique em Custo (coluna Custo total, ou 
seja, custo atual do projeto). 
SENAC SÃO PAULO | 29 
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NOTA: o total da coluna Diferença foi totalizada; esse procedimento deve ser utilizado para todas 
as colunas que forem calculadas. 
 
 
 
 
 
 
 NOTA: digite o sinal de (-) menos. 
 
10. Clique no campo Custo e, em seguida, Custo da linha de base. 
11.Clique em Linha de base. 
Observe que, pelo padrão do Project, os nomes dos campos firam entre colchetes. O valor da colu- 
na Custo total subtrai o valor da coluna Linha de base. Fórmula: [Custo] - [Custo da linha de base]. 
 
 
12.Para finalizar o cálculo, clique no botão OK. Confirme a mensagem. 
13.Clique no botão Renomear e digite Diferença. 
14. Clique no botão OK para confirmar. 
15. Clique em OK novamente para finalizar o processo. 
Para visualizar o resultado, posicione o mouse na coluna Custo total, pressione o botão direito e 
clique na opção Inserir coluna, insira a coluna Diferença. Ao inserir a coluna que foi calculada, o total 
geral não está visível. Para isso, 
• clique na guia Projeto, grupo Propriedades, opção Campos personalizados. 
• Em Tipo, clique em Custo e Custo1 Diferença. 
No meio da janela, observe a opção Cálculos das linhas de resumo de tarefas e de grupo. Logo 
abaixo, a opção Nenhum está ativada. Ative a opção Acúmulo, na lista drop down ao lado, e clique 
em Soma. 
• Clique em OK para confirmar. 
 
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Observe a figura a seguir. O custo fixo está com o valor de R$ 1.000,00; esse valor foi inserido e 
calculado automaticamente em Custo total, mas a Linha de base está zerada, pois quando ela 
foi criada esse valor não existia. Quando a Linha de base foi criada, o total do projeto era de R$ 
66.420,00. Agora a coluna Custo total está atualizada para R$ 67.420,00 e, portanto, a diferença é 
de R$ 1.000,00. 
 
 
FÓRMULAS COM CÁLCULO DE REAJUSTE EM PORCENTAGEM 
Devido às constantes alterações de preços, você deve calcular um aumento nos custos de seu pro- 
jeto em 10%, que é um reajuste relacionado ao Custo total. 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Cálculos. 
2. Clique na guia Tarefa, grupo Exibir, opção Gráfico de Gantt. 
3. Em seguida, clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Tabelas (em Tabelas, clique na opção 
Custo; não é necessário acessar esse modo de visualização, é só para facilitar a visualização 
em relação aos custos). 
4. Na guia Projeto, grupo Propriedades, selecione Campos personalizados. 
5. Escolha o tipo Custo. 
6. Selecione Custo2. 
7. Clique no botão Fórmula. 
8. No botão Campo clique na lista drop down. 
9. Clique no campo Custo e, em seguida, Custo total (ou seja, custo atual do projeto). 
 
 NOTA: digite o sinal de multiplicação (*) – asterisco. 
 
10. Digite 1,1 (10% sobre o valor total). Exemplo: [Custo] * 1,1. 
 
 
11. Para finalizar o cálculo, clique em OK. Confirme a mensagem. 
12.Clique no botão Renomear e digite Reajuste. 
13. Clique no botão OK para confirmar. 
14. Clique em OK novamente para finalizar o processo. 
SENAC SÃO PAULO | 31 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
 
Para visualizar o resultado, posicione o mouse na coluna Custo total, pressione o botão direito e 
clique na opção Inserir coluna. Insira a coluna Reajuste. (Ative o custo total da coluna). 
Analise o resultado (coluna Custo total com a coluna Reajuste). 
 
 
 
FÓRMULAS COM CÁLCULO DE DATAS E % CONCLUÍDA 
No exemplo, você deve criar o campo personalizado Replanejar, que tem como objetivo indicar se a 
tarefa precisa ter suas datas replanejadas. 
A condição para ele ser verdadeiro é que a tarefa não esteja concluída e a sua data de Término seja 
anterior à Data de status (data de atualização do projeto na fase de acompanhamento), ou seja, se 
até o momento não foi finalizada, a tarefa precisa ser replanejada, mudando sua data de início (caso 
ainda não tenha começado) ou aumentando a sua duração. 
1. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, selecione Campos personalizados. 
2. Selecione o Tipo sinalizador (ele indica (Sim ou Não)). 
3. Altere o nome do campo para Replanejar. 
4. Clique no botão Fórmula. 
5. Para criar a fórmula, você deve selecionar os campos e seus operadores conforme exemplo a a 
seguir. 
6. Clique no botão Campo e selecione o campo Número; a seguir, o campo % Concluída. 
 
 
7. Insira a fórmula. 
O campo Data de status está no item Projeto, Data. Exemplo: [% Concluída] <> And [Término]< 
[Data de status]. 
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8. Clique em OK. 
Para visualizar, você deve exibir os campos Replanejar, Início real e Término real. 
9. Selecione a coluna Nome da tarefa. 
10. Clique com o botão direito e, então, clique em Inserir coluna. 
11. Selecione o campo Replanejar. 
12. Repita o procedimento inserindo as colunas com o campo Início real e Término real. 
Para visualizar melhor, selecione a tarefa Projetos e deixe como concluída (100%). Observe que 
o campo Replanejar já sealterou para Não. Conforme simulação, as datas de início e término fo- 
ram atualizadas. Deixe a tarefa Planejamento com 50% de conclusão. O campo Replanejar não foi 
alterado: a data de início foi atualizada, mas o término não. 
Veja como ficou o campo na tabela: 
 
 
15. Salve o arquivo com as alterações. 
 
FÓRMULAS COM CÁLCULO E CONDICIONAL IIF 
 
Exemplo 1 
A função IIF (SE) permite simular várias condições. Primeiro é necessário definir os critérios deseja- 
dos para, então, calcular. Nesse exemplo, a condição será sobre a % concluída. Se a % concluída 
for maior ou igual a 50%, o resultado será “OK”; caso contrário, o resultado será “Verificar”. (Apenas 
duas condições). 
Abra o arquivo: Projeto Casa de campo_Cálculos. 
1. Deixe como Gráfico de Gantt. 
2. Clique na guia Projeto grupo Propriedades, opção Campos personalizados. 
3. Campo Tipo texto. 
4. Clique em Texto1, ou o que estiver disponível, e clique em Fórmulas. 
Após digitar a função IIF, clique na lista drop down do botão Campo, Número, opção % Concluída, 
conforme figura a seguir. Quando o resultado for texto, é necessário digitar entre aspas (“”). Exem- 
plo: iif ([% concluída] >= 50; “OK”; “Verificar”) 
SENAC SÃO PAULO | 33 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
NOTA: para testar o resultado, insira a coluna de % Concluída e, em seguida, a coluna Condi- 
ção_% Concluída. Na coluna % Concluída, altere uma das tarefas para 50%. Observe que na co- 
luna com a condição o resultado foi alterado. Altere outras porcentagens para simular o resultado. 
 
 
 
 
 
 
5. Para confirmar, clique em OK. 
6. Em Renomear, digite Condição_% Concluída e clique em OK. 
7. OK novamente para finalizar. 
 
 
Exemplo 2 
Você precisa apresentar o projeto com critérios em relação aos custos. A condição será em relação 
ao Custo total. Se o custo total for maior ou igual a R$10.000,00, o resultado será orçamento alto; se 
for maior ou igual a R$ 5.000,00, ou seja, entre R$ 5.000,00 e R$ 10.000,00, o resultado será orça- 
mento médio; caso contrário, o resultado será orçamento normal. (Três condições). 
1. Deixe como Gráfico de Gantt. 
2. Clique na guia Projeto grupo Propriedades, opção Campos personalizados. 
3. Campo Tipo texto. 
4. Clique em Texto2 ou no que estiver disponível e clique em Fórmulas. 
Após digitar a função IIF, clique na lista drop down do botão Campo, Custo, Custo total. Deixe como 
a figura abaixo. Exemplo: iif ([Custo] > + 10000;” Orçamento alto”; iif ([Custo]>= 5000;” Orçamento 
médio”; “Orçamento normal”)). 
 
5. Para confirmar, clique no botão OK. 
6. Em Renomear, digite Condição_Custo, e clique em OK. 
7. OK novamente para finalizar. 
Para testar o resultado, insira a coluna Condição_Custo e a coluna Custo. Observe o resultado em 
relação aos custos de cada tarefa. 
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Exemplo 3 
Em caso de algum atraso no projeto, você precisa simular multa. A condição será em relação à % 
concluída. Se a % concluída for menor que 50%, paga-se uma multa de 5% sobre o valor do proje- 
to; caso contrário, não terá multa. 
1. Deixe como Gráfico de Gantt. 
2. Clique na guia Projeto, grupo Propriedades, opção Campos personalizados. 
3. Campo Tipo custo. 
4. Clique em Custo3 ou no campo disponível e clique em Fórmulas. 
Após digitar a função IIF, clique na lista drop down do botão Campo, clique em Custo, opção Custo 
(é o custo total). Deixe como a figura abaixo. Exemplo: iif ([% concluída] <50; [Custo]*1,05; [Custo] *0) 
 
 
5. Para confirmar, clique em OK. 
6. Em Renomear, digite Condição_Custo_Concluído e clique em OK. 
7. OK novamente para finalizar. 
Para testar o resultado, insira a coluna Condição_Custo_Concluído e a coluna Custo. Observe o 
resultado em relação aos custos de cada tarefa. Altere uma tarefa para 50% ou mais. As tarefas com 
conclusão inferior a 50% estão com um custo adicional (multa), as outras não. 
 
 NOTA: simule várias situações em relação às necessidades reais de seus projetos. 
 
 
COMANDO SWITCH 
O comando Switch permite que o campo criado assuma um valor, dependendo de várias condições. 
Assemelha-se ao IIF citado anteriormente, mas não é necessário repetir o nome da função (como 
acontece com a função IIF), pois a função Switch é repetida apenas uma vez. 
Nesse exemplo, você criará um campo do tipo texto que será chamado de Lista. 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Cálculos. 
2. Na guia Exibir, grupo Dados, selecione Tabelas e, a seguir, Entrada (caso tenha alterado o modo 
de visualização). 
3. Na guia Projeto, grupo Propriedades, clique em Campos personalizados. 
4. Selecione o campo do Tipo texto. 
5. Clique em Texto4 ou o que estiver disponível. 
 
 NOTA: será criada uma lista com a seguinte sequência: 1, 2, 3, 4. 
 
6. Clique no botão Pesquisar e, na coluna Valor, digite a sequência 1, 2, 3 e 4. 
7. Clique no botão Fechar, confirme a alteração. 
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8. Renomeie com o nome Lista e clique no botão OK para encerrar o processo. 
9. Com o botão direito, clique em Inserir coluna e insira a coluna Lista. Teste o resultado. 
 
 
A função Switch será efetuada sobre a coluna Lista anteriormente criada. 
10.Na guia Projeto, grupo Propriedades, clique em Campos personalizados. 
11.Selecione o campo do Tipo texto. 
12.Clique em Texto5 ou o que estiver disponível. 
13.Clique no botão Fórmula. 
14. Clique no botão Função, item Geral e selecione a função Switch: 
 
 
Nesse exemplo, quando o usuário escolher o número (1) da coluna Lista, o resultado será Concluído. 
No número (2), o resultado será Andamento; no número (3), Não iniciado; (4) Atrasado. É um exemplo 
simples e de fácil compreensão. 
15. Insira a fórmula a seguir: 
Os campos selecionados para compor a sintaxe da função estão no botão Campo, item Texto. Se- 
lecione Texto personalizado, Lista (Texto4). Exemplo: Switch ([Texto4] =1; “Concluído”; ([Texto4] =2; 
“Andamento”; ([Texto4] =3; “Não iniciado”; ([Texto4] =4; “Atrasado”). 
 
 
16. Clique em OK para finalizar e renomeie a coluna como Lista_Condição. 
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NOTA: para automatizar ainda mais, o campo Lista pode ser associado com o campo de % con- 
cluída; ao atualizar a % concluída, os valores da coluna Lista são alterados e, consequentemente, 
a coluna Lista_Condição também será recalculada. 
 
 
 
 
17. Clique em OK para fechar a janela Campos personalizados. 
18. Clique com o botão direito e clique em Inserir coluna; insira a coluna Lista_Condição. 
Agora você vai testar os resultados. Altere os números na coluna Lista e observe que na coluna Lis- 
ta_Condição os dados foram alterados. 
 
 
 
 
FÓRMULAS USANDO CONCATENAÇÃO ENTRE MENSAGENS 
A função concatenar tem por objetivo unir dois ou mais campos. O exemplo será simples, apenas 
para entender a lógica da função. O sinal de concatenação é “&”, e permite que o campo use men- 
sagens. 
Nesse exemplo, você criará um campo do tipo texto utilizando o sinal de concatenação “&”. O cam- 
po se chamará Mensagem e informará o nome da tarefa e as anotações referentes à ela. 
1. Abre Projeto Casa de campo_Cálculos (caso não esteja aberto). 
2. Na guia Projeto, grupo Propriedades, selecione Campos personalizados. 
3. Na janela que se abre, selecione o Tipo texto. 
4. Clique em Texto6 ou o que estive disponível. 
5. Altere o nome do campo para Mensagem. 
6. Clique no botão Fórmula. 
7. Na janela de fórmula, digite as instruções conforme a seguir. 
Os campos selecionados para compor a mensagem estão no botão Campo, item Texto. Em texto os 
itens Anotações e Nome (Nome é o nome da tarefa). O sinal & foi repetido duas vezes porque entre 
um campo e outro deve existir um espaço.Nesse caso, o espaço contém dois pontos (:). Exemplo: 
[Nome] & “:” &[Anotações]. 
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MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. Clique em OK. 
9. Deixe no modo Gráfico de Gantt e insira a coluna Mensagem. Arraste a coluna e deixe-a pró- 
xima à coluna Nome da tarefa. Observe que as tarefas (3) e (8) estão com anotações. A coluna 
Mensagem está com o nome das tarefas e com as anotações, ou seja, as duas foram concate- 
nadas. 
 
 
 
FÓRMULAS USANDO FUNÇÃO CHOOSE 
Essa função pode ser utilizada para criar algumas classificações conforme o nível de dificuldade 
de uma tarefa ou alguma pontuação específica. Crie uma coluna com lista e, em seguida, calcule a 
situação desejada. 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Fórmulas. 
2. Na guia Projeto, grupo Propriedades, clique em Campos personalizados. 
3. Selecione o tipo Número. 
4. Clique em Número1 ou o que estiver disponível. 
5. Altere o nome do campo para Lista Choose. 
6. Clique no botão Pesquisar. 
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Digite os valores e suas respectivas descrições conforme janela a seguir. 
O campo Lista_Choose varia de 1 a 3, de acordo com o valor especificado para o projeto. Após criar 
a lista, feche e clique no botão OK para finalizar. 
 
 
Agora você vai criar outro campo para criar a fórmula juntamente com a função Choose. Neste 
exemplo será calculada a parcela em relação aos itens da lista: 1 = valor baixo, então, será dividido 
por 1, ou seja, será pago em apenas 1 parcela e assim sucessivamente. 
7. Na guia Projeto, grupo Propriedades, clique em Campos Personalizados. 
8. Selecione o tipo Custo. 
10.Clique em Custo4 ou o que estiver disponível. 
11.Altere o nome do campo para Custo_Parcelas. 
12.Com o campo Custo_Parcelas selecionado, clique no botão Fórmula. 
13.Clique no botão Função, item Geral e selecione a função Choose. 
14. Digite os valores para cálculo, utilizando os campos que estão no botão Campo, item Número, 
opção, Número personalizado (Lista_Choose), item Custo e suas respectivas descrições: Exem- 
plo: Choose ([Lista_ Choose]; [Custo]/1; [Custo]/2; [Custo]/3). 
 
 
De acordo com o nível da lista, calcula-se com o valor do campo. Teste usando as três opções 1, 2 
e 3 e observe o resultado da coluna Custo_Parcelas. 
A seguir foram inseridas as colunas Custo, Lista_Choose e Custo_Parcelas. 
 
 
Simule outras situações utilizando a função Choose. 
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MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
ATIVIDADE 3 – CRIAÇÃO DE NOVAS TABELAS 
 
Objetivo 
• Conhecer os procedimentos para a criação de novas tabelas. 
 
Tarefa 
• Criar tabelas. 
Criar uma nova tabela pode ser uma opção produtiva para trabalhar com projetos. Em uma mes- 
ma tabela é possível inserir informações de acompanhamento de tempo e de custos (somente os 
campos que você pretende exibir podem ser inseridos) e também calcular os novos campos criados 
para criar uma tabela personalizada. 
Além de exibição nos gráficos, as tabelas têm outras utilidades, como importar ou exportar mapas 
para o Excel, além de ser a base para confecção de relatórios. 
Abra o documento Projeto Casa de campo_Fórmulas e deixe no modo Gráfico de Gantt. Deixe so- 
mente as colunas padrão do Project. 
1. Clique na guia Exibir, grupo Dados, e clique em Tabelas, Mais Tabelas. 
2. Na janela que abrir, clique no botão Nova. 
3. Ao lado da caixa Nome, ative a opção Mostrar no menu (ao habilitar essa opção, a nova tabela 
pode ser visualizada no menu Tabelas; caso contrário, fica oculta). 
4. Em Nome, digite o nome da nova tabela: Tabela específica. 
5. Desative a opção Bloquear a primeira coluna. 
 
 
6. Na coluna Nome do campo, selecione o campo Nome. 
7. Na coluna Título, digite Tarefas (é opcional). 
8. Na coluna Nome do campo, selecione o campo Duração. 
9. Na coluna Nome do campo, selecione o campo Trabalho. 
10.Na coluna Nome do campo, selecione o campo Custo. 
11.Na coluna Nome do campo, selecione o campo Reajuste. 
12.Na coluna Nome do campo, selecione o campo Condição_Custo_Concluído. 
13.Na coluna Nome do campo, selecione o campo Custo_Sinalizador. 
Após inserir todos os campos desejados, clique no botão OK e, na sequência, clique no botão Fechar. 
Para habilitar a tabela: 
14.Clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Tabelas. 
15.Clique em Tabela específica, conforme a seguir. 
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Ao habilitar a nova tabela, o modo de visualização passa a ser com os campos inseridos, para alternar 
os modos de visualização basta clicar na guia Tarefa e alterar normalmente. 
A tabela de dados está com os novos campos e o Gráfico de Gantt está com a visualização normal. 
 
 
 
ATIVIDADE 4 – CRIAÇÃO DE FILTROS 
 
Objetivo 
• Conhecer os procedimentos para criar filtros. 
 
Tarefa 
• Criar filtros. 
Em projetos grandes, a utilização de filtros permite limitar os dados exibidos. Eles restringem as 
linhas de tarefas impressas na tabela. Há vários filtros predefinidos para o projeto e para usá-los é 
preciso definir critérios. 
Por exemplo, filtros com relação às tarefas: Tarefas críticas, Tarefas em andamento, Tarefas conclu- 
ídas, Tarefas em um intervalo de datas, Tarefas com orçamento estourado, etc. Com relação aos 
recursos: Recursos superalocados, Grupo de recursos, etc. Existem três tipos de filtros que são: 
Realçar, Filtro e Agrupar por. 
Os filtros predefinidos encontram-se na guia Exibir, grupo Dados. 
 
SENAC SÃO PAULO | 41 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
FILTRO REALÇAR 
O tipo Realçar apenas altera a cor em relação ao critério definido. 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Cálculos e salve como Projeto Casa de campo_Filtros. 
2. Clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Realçar, clique na lista drop down e clique em Tarefas 
de resumo. Observe que apenas as etapas ficaram com a cor alterada. 
Para limpar ou remover o realce, basta refazer o caminho e escolher a opção Sem realce. Faça 
outros testes com os critérios Intervalo de datas, Tarefas concluídas, Usando recursos, Tarefas não 
concluídas, etc. 
 
FILTRO 
Ao filtrar utilizando essa opção, somente o critério definido ficará na tela. 
1. Clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Filtro, lista drop down e Tarefas concluídas. Observe 
que apenas as tarefas concluídas permaneceram na tela, as outras foram ocultadas. 
Para limpar ou remover o filtro, basta refazer o caminho e escolher a opção Sem filtro. Faça outros 
testes com os critérios Intervalo de datas, Tarefas concluídas, Usando recursos, Tarefas não con- 
cluídas, etc. 
 
AGRUPAR POR 
Esse tipo de filtro é interessante pois agrupa por critérios definidos, classifica as informações e altera 
a cor por grupo. 
1. Clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Agrupar por, lista drop down e Tarefas concluídas. 
Observe que foram criados dois grupos, um com as tarefas concluídas e outro com as tarefas 
não concluídas. 
Para limpar ou remover o filtro, basta refazer o caminho e escolher a opção Nenhum grupo. Faça 
outros testes com os critérios Crítica, Duração, Status, Recurso, Prioridade, Tipo de restrição, etc. 
 
42 | SENAC SÃO PAULO 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
NOVOS FILTROS 
É possível criar mais filtros de realce, filtros e grupos. Em Realce, clique na opção Novo filtro de 
realce ou Mais filtros de realce. Em Filtro, clique na opção Mais filtros ou Novo filtro. Para Grupos, 
clique na opção Mais grupos ou Novo grupo por. 
 
 
Será criado um novo filtro por grupo. Essa opção é interessante porque padroniza as cores que 
separam os grupos. 
1. Clique na guia Exibir, grupo Dados, opção Agruparpor e selecione Novo grupo por. 
2. Na opção Nome (Grupo1), digite Grupo específico, deixe habilitada a opção Mostrar no menu. 
3. Na coluna Nome do campo, defina os campos para o novo grupo: Condição_% concluída. 
4. a opção Fonte, deixe como está. 
5. Em Plano de fundo da célula, deixe a cor laranja. 
6. Clique no botão Aplicar. 
Observe que foram criados dois grupos, um com a condição OK e outro com a condição Verificar. 
 
 
Para fazer algum tipo de correção, clique em Mais grupos e no nome do grupo. No exemplo criado, 
Grupo específico. Clique na opção Editar, faça as correções e clique em salvar. 
Para retornar ao modo de visualização normal ou Gráfico de Gantt, deixe com a opção Nenhum grupo. 
Para excluir o grupo, clique na opção Mais grupos, selecione o nome do grupo e clique em Organi- 
zador. Procure o grupo e clique no botão Excluir. 
Salve as alterações do projeto. 
SENAC SÃO PAULO | 43 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
ATIVIDADE 5 – CRIAÇÃO DE MODOS DE EXIBIÇÃO COMBINADOS 
 
Objetivo 
• Saber como criar modos de exibição combinados. 
 
Tarefa 
• Criar modos de exibição combinados. 
Os modos de exibição são formas de visualizar os dados do projeto, tais como Gráfico de Gantt, uso 
da tarefa e planilha de recursos, abordados anteriormente. 
 
MODO DE EXIBIÇÃO ÚNICO 
Permite escolher a tela (Gráfico de Gantt, Gantt de Controle, Formulário de Tarefas, Planilha de Re- 
cursos, etc.), a tabela, o grupo e o filtro desejados no modo de exibição. 
Você usará o arquivo anterior: Projeto Casa de Campo_Filtro. 
1. Clique na guia Exibir, grupo Modos de exibição de tarefas ou no grupo Visões de recursos. Se- 
lecione o item Uso da tarefa, Mais modos de exibição e, na janela que abrir, selecione Novo. 
 
 
2. Clique em OK. 
3. No campo Nome, digite Novo_Modo de exibição. 
Selecione os dados conforme janela a seguir. 
 
 
4. Marque a opção Realçar filtro. 
5. Clique em OK. 
6. Clique em Aplicar. 
 
NOTA: observe que foi criada uma nova tabela já com o filtro e realçada. Para sair desse modo, cli- 
que na guia Modos de exibição de tarefa, opção Gráfico de Gantt e, para retornar à tabela criada, 
basta repetir o modo de exibição e clicar em Novo_Modo de exibição. 
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MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
MODO DE EXIBIÇÃO COMBINADO 
Nesse modo, é possível combinar dois modos de exibição em um único, muito útil quando se preci- 
sa analisar duas opções de tabela em uma só. 
1. Clique na guia Exibir, grupo Modos de exibição de tarefas ou Visões de recursos; selecione o 
item Uso da tarefa, Mais modos de exibição e, na janela que abrir, selecione Novo. 
Selecione o modo de Visão combinada. 
2. Clique em OK. 
3. No campo Nome, digite Novo_Modo de exibição combinada. 
Selecione os dados conforme janela a seguir. 
 
 
4. Clique em OK. 
5. Clique em Aplicar. 
Veja o resultado: a tabela na parte superior mostra os recursos e as tarefas atribuídas a cada recurso. 
A tabela inferior mostra as tarefas e quem irá executá-las. Crie outros modos combinados. 
 
 
6. Salve o arquivo como: Projeto Casa de campo modo combinado. 
NOTA: para sair desse modo, clique na guia Modos de exibição de tarefa, opção Gráfico de Gantt; 
para retornar à tabela criada, basta repetir o modo de exibição e clicar em Novo_Modo de exibi- 
ção combinada. Para fechar a janela inferior, posicione o mouse na parte superior e, com o botão 
direito, desmarque a opção Mostrar divisão. 
SENAC SÃO PAULO | 45 
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ATIVIDADE 6 – CRIAÇÃO DE RELATÓRIOS 
 
Objetivo 
• Conhecer os procedimentos para a criação de relatórios. 
 
Tarefas 
• Criar relatórios de tabelas. 
• Criar relatórios visuais. 
No MS Project 2019, existem duas categorias de relatórios: os relatórios propriamente ditos e os 
relatórios visuais. Esses relatórios são bem detalhados, visualmente agradáveis e, ao serem criados 
automaticamente, geram os gráficos. Esses relatórios são pré-configurados e podem ser alterados, 
principalmente os gráficos. 
As opções de relatórios estão na guia Relatório. 
 
 
 
CRIAÇÃO DE RELATÓRIOS DE TABELAS 
Pode-se otimizar o MS Project criando novos relatórios voltados para as reais necessidades de seu 
projeto. Lembre-se de que qualquer relatório é baseado em uma tabela. Você irá criar um novo rela- 
tório personalizado no MS Project. 
 
RELATÓRIO TRABALHO: NOVO RELATÓRIO 
Para isso, abra o arquivo Projeto Casa de campo modo combinado e salve como Projeto Casa de campo relató- 
rios. 
1. Clique na guia Relatório, grupo Ver relatórios, opção Novo relatório. 
2. No menu suspenso, selecione o relatório Gráfico. 
3. Na janela que se abre, informe o nome do novo relatório: Relatório Trabalho. 
 
 
Na janela de relatórios, lado direito, há o Painel lista de campos, em que estão os dados da tabela 
de tarefas para personalizar. Esse tipo de relatório tem como base uma tabela da base de dados de 
tarefa ou de recurso. É uma tabela previamente criada que permite facilidades como filtros, agrupa- 
mento e classificaçãºo de informação. 
1. No painel Lista de campos, opção Selecionar campos, insira os campos Trabalho real e Trabalho 
restante, conforme figura a seguir: 
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MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
RELATÓRIO CUSTO: PAINÉIS 
1. Clique na guia Relatório, grupo Ver relatórios, opção Painéis. 
2. No menu suspenso, selecione o relatório Visão geral do custo. 
Esse relatório é muito interessante, pois apresenta várias situações ligadas aos custos. As infor- 
mações são criadas automaticamente: Custo do projeto, Custo restante, % concluída, Tabela com 
status de custo, mais os dois gráficos. 
 
 
Para alterar os dados, selecione o gráfico superior e, no painel à direita, Lista de campos, Selecionar 
campos, selecione os campos: Custo, Custo real e Tarefas restantes. 
Selecione o gráfico inferior e altere o tipo de gráfico. Para isso: 
1. Clique na guia Design, grupo Tipo, opção Alterar tipo de gráfico. 
2. Selecione Colunas e tipo Colunas agrupadas. 
3. Selecione os gráficos e clique na guia Design, opção Alterar cores e deixe com as cores dese- 
jadas. Analise as alterações efetuadas em relação à figura anterior.- 
SENAC SÃO PAULO | 47 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
RELATÓRIO RECURSOS 
1. Clique na guia Relatório, grupo Ver relatórios, opção Recursos. 
2. No menu suspenso, selecione o relatório Visão geral do recurso. 
Altere os tipos de gráficos, mantendo as informações geradas automaticamente. O gráfico à esquer- 
da apresenta as seguintes informações sobre os recursos: Trabalho real, Trabalho restante e Traba- 
lho da linha de base. O gráfico à direita apresenta as seguintes informações: % trabalho concluído 
e trabalho restante. A tabela a seguir apresenta os recursos, início e término e o total de horas do 
recurso. Todas essas informações podem ser alteradas usando o painel à direita. 
 
 
 
RELATÓRIO CUSTOS: FLUXO DE CAIXA 
1. Clique na guia Relatório, grupo Ver relatórios, opção Custos. 
2. No menu Suspenso, selecione o relatório Fluxo de caixa. 
Esse relatório apresenta a visão geral em relação aos custos, fluxo de caixa, custo real, custo da 
linha de base, custo restante e variação de custos, podendo ser analisado por meio de gráfico e 
tabelas. 
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MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
 
CRIAÇÃO DE RELATÓRIOS VISUAIS 
Os aplicativos são interligados entre si. Os relatórios visuais permitem exportar o projeto para o 
Excel e para o Visio, pois muitas vezes a complexidade do projeto exige essa interação. Ao exportar 
para o Excel, cria-se automaticamente a Tabela dinâmica, e para o Visio é criado um fluxogramaa 
partir dos dados do projeto. 
 
Exportação para o Excel 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Relatórios (caso não esteja aberto). 
2. No modo de visualização, deixe no modo Gráfico de Gantt. 
3. Clique na guia Relatório, grupo Exportar, opção Relatórios visuais. 
Para facilitar a escolha das opções de exportação, desmarque a opção para o Visio. 
 
 
4. Clique na opção Relatório de trabalho de orçamento. 
5. Clique no botão Exibir para exportar. 
 
 
6. Salve como Projeto_Exportação_Excel. 
NOTA: faça testes com os outros tipos de relatórios, explorando os campos no painel à direita, uti- 
lizando os tipos de filtros, agrupamentos e demais funcionalidades. Use a guia Relatório, grupo Ver 
relatório e crie outros relatórios com as opções Introdução, Personalizados e Recentes. Também 
é possível criar em Campos personalizados (cálculos). 
NOTA: ao exportar para o Excel, criam-se a tabela e o gráfico dinâmico; a tabela apresenta um 
resumo dos dados do projeto e pode ser alterada da forma que preferir. 
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MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
 
Exportação para o Visio 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Relatórios. 
2. No modo de visualização, deixe no modo Gráfico de Gantt. 
3. Clique na guia Relatório, grupo Exportar, opção Relatórios visuais. 
Para facilitar a escolha das opções de exportação, desmarque a opção para o Excel. 
4. Clique na opção Relatório de progresso de recurso. 
5. Clique no botão Exibir para exportar. 
 
 NOTA: ao exportar para o Visio, cria-se um fluxograma ou diagrama com os dados do projeto 
 
 
 
6. xSalve como Projeto_Exportação_Visio. 
 
ATIVIDADE 7 – EXPORTAR E SALVAR PARA O EXCEL 
 
Objetivo 
• Conhecer os procedimentos para exportar e salvar com o Excel. 
 
Tarefa 
• Exportar ou salvar para o Excel. 
É possível salvar ou exportar projetos para o Excel pois em muitas situações é necessário gerenciar 
dados como planilha em Excel. 
 
EXPORTAR OU SALVAR PARA O EXCEL 
Você pode enviar para os usuários informações sobre o projeto no formato de uma planilha do Ex- 
cel. O MS Project utiliza um mapa para definir os campos que serão exportados. Existem alguns 
mapas previamente definidos e você também pode criar outros, definindo os campos e/ou tabelas 
que deseja exportar. 
No exemplo a seguir será criado um mapa. Você exportará para o Excel as informações sobre a base 
de dados de tarefa, os recursos e as atribuições. 
Para salvar um projeto para o Excel, siga os procedimentos a seguir: 
1. Abra o arquivo Projeto Casa de campo_Excel. 
2. Clique em Arquivo, Salvar como. 
3. Em Nome do arquivo, não precisa alterar. 
4. Em Tipo, altere para Pasta de trabalho do Excel. 
5. Clique no botão Salvar. 
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MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
 
 
 
 
 
 
6. Clique no botão Avançar. 
7. Marque a opção Dados selecionados e clique em Avançar. 
8. Marque Novo mapa e clique no botão Avançar. 
9. Marque as opções: 
• Tarefas 
• Recursos 
• Atribuições 
• Incluir cabeçalho ao exportar 
• Botão Avançar 
Siga os procedimentos: 
10. Nome da planilha de destino, altere para Campos específicos. 
11.Na opção Campos de, adicione os campos: 
• nome 
• custo 
• % concluída 
12.Clique em Concluir. 
 
 
Após salvar ou exportar dados específicos do projeto para o Excel, serão exportados apenas os 
campos definidos. Nesse exemplo foram os campos selecionados acima. Dependendo da versão, 
ao exportar valores como os utilizados aqui (Custo e %), os campos de valores são exportados como 
texto e, então, é necessário converter campos de texto para valor usando a função (= valor (texto). 
 
NOTA: o nome para a opção “Nome da planilha de destino no Excel” significa uma nova aba ou 
guia ou ainda Plan1. Os campos definidos no exemplo acima (nome, custo e % concluída) equi- 
valem à primeira planilha. Se quiser criar outros campos em outras abas, basta clicar no botão 
Avançar e, ao finalizar, clicar em Concluir. 
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3. Trabalhando com pool de 
recursos e múltiplos projetos 
OBJETIVOS 
• Conhecer pool de recursos. 
• Trabalhar com múltiplos projetos. 
 
POOL DE RECURSOS 
Como há geralmente mais de um projeto sendo executado simultaneamente na empresa, é acon- 
selhável implementar o pool de recursos para ter melhor visibilidade de todos os recursos de que a 
empresa dispõe. 
Além de permitir uma consulta mais efetiva quanto às atividades de projetos envolvidos em cada 
recurso, o pool de recursos permite também uma manutenção precisa do cadastro, na medida em 
que as informações ficam centralizadas em um único arquivo. Por exemplo: se um recurso X teve 
um aumento de 10%, para que a modificação seja refeita em todos os projetos que utilizam desse 
recurso, basta fazer a alteração no pool de recursos. 
 
ATIVIDADE 1 – TRABALHAR COM POOL DE RECURSOS 
 
Objetivo 
• Trabalhar com pool de recursos. 
 
Tarefas 
• Criar um arquivo pool. 
• Compartilhar recursos. 
• Abrir o pool de recursos. 
• Usar o recurso no pool de recursos. 
 
CRIAÇÃO DE UM ARQUIVO POOL 
Para utilizar o pool de recursos, é preciso cadastrar os recursos em outro arquivo de projeto (.mpp). 
Neste arquivo, o Gráfico de Gantt estará vazio, pois não terá nenhuma tarefa, mas a relação de re- 
cursos (funcionários, máquinas, insumos e fornecedores) que a empresa utiliza em todos os seus 
projetos (e que serão cadastrados na planilha de recursos). 
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Depois de cadastrados todos os recursos, deve-se salvar o arquivo. 
1. Clique em Arquivo, Salvar como e selecione uma pasta. 
2. Salve o arquivo com o nome Pool de recursos.mpp. 
 
 
 
COMPARTILHANDO RECURSOS 
Antes de alocar recursos em suas tarefas, cada gerente de projeto deve criar o vínculo entre seu 
projeto e o pool de recursos. Para funcionar, o arquivo do projeto e o pool de recursos devem per- 
manecer abertos. 
1. Clique em Arquivo e selecione Abrir. 
2. Abra o arquivo Projeto área de lazer_Sem compartilhamento. 
3. Clique na guia Recurso, grupo Atribuições, selecione Pool de recursos e clique em Compartilhar 
recursos. 
4. Marque a opção Usar recursos. 
5. Marque também a opção O pool tem prioridade, conforme figura a seguir: 
 
 
6. Clique em OK. 
7. Clique em Arquivo, Salvar como. Selecione um lugar para salvar e nomeie como Área de la- 
zer_Compartilhado. Clique em OK. Ao clicar na lista drop down na coluna Nomes dos recursos, 
os recursos já estão padronizados. 
 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
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Ao utilizar o pool de recursos, evite abrir o arquivo de projeto e executar um Salvar como, pois isso 
cria um novo arquivo de projeto também vinculado ao pool, duplicando as tarefas e gerando vários 
conflitos de recursos. 
Experimente fazer algumas alocações de recursos às tarefas e feche o arquivo salvando com as 
alocações. 
8. Salve os dois arquivos. 
9. Clique em Arquivo e clique em Fechar (feche os dois arquivos que estão abertos). 
 
ABRINDO O POOL DE RECURSOS 
Uma vez vinculado um arquivo de projeto a um pool de recursos, sempre que o projeto for aberto 
aparecerá uma tela informando a abertura do arquivo do pool de recursos como “leitura” ou “não 
abrir o pool”. 
1. Clique em Arquivo e selecione Abrir. 
2. Selecione o arquivo Área de lazer_Compartilhado. 
3. Clique em Abrir. 
Será exibido o quadro Abrir informações sobre o pool de recursos. 
 
 
Nessa janela, a primeira opção seu projeto exibe no modo de leitura e gravação, e o MS Project tam- 
bém abrirá o pool de recursos no modo somente leitura. Portanto, você não poderá criar ou alterar 
um recurso, só alocar quaisquer recursos existentes no pool ao seu projeto. 
Com a segunda opção, abre-se apenas o seu arquivo de projeto.Se o pool contém 500 recursos, 
somente aqueles alocados nas tarefas aparecerão na planilha de recursos do projeto. 
4. Clique no botão Cancelar. 
5. Clique em Arquivo e selecione Abrir. 
6. Selecione o arquivo Pool de recursos.mpp. 
7. Clique em Abrir. 
Ao abrir o arquivo de pool de recursos, antes de abrir o arquivo de projeto, a tela exibida é a seguinte: 
 
MS PROJECT 2019 AVANÇADO – FERRAMENTA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS 
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Na primeira opção (default), o pool abre no modo somente leitura, permitindo apenas consultar o 
pool de recursos, o custo (unitário e total) de cada um, a disponibilidade, a carga de trabalho, etc. 
Na segunda opção, o pool abre no modo leitura e gravação, mais utilizado para incluir ou alterar 
algum recurso. É importante ressaltar que neste momento nenhum gerente de projeto consegue 
acessar o pool. 
Na terceira opção, o pool também abre no modo leitura e gravação, mas o MS Project cria outro 
arquivo com todos os projetos vinculados ao pool. Isso possibilita uma visão de Gráfico de Gantt 
com todas as tarefas em todos os projetos em que os recursos estão alocados. 
8. Selecione a terceira opção e clique em OK. 
Para quebrar o compartilhamento dos recursos do projeto com o pool de recursos, é necessário 
abrir o arquivo do Pool de recursos, selecionar a guia Recurso, grupo Atribuições, selecionar o item 
Pool de recursos e clicar em Compartilhar recursos. Na janela que se abre, temos acesso a todos os 
arquivos dos projetos com os recursos compartilhados ao pool. Se quiser tirar o vínculo de compar- 
tilhamento dos recursos, selecione o nome do projeto e clique no botão Quebrar vínculo: 
 
 
 
USO DO RECURSO NO POOL DE RECURSOS (TIMESHEET) 
Para perceber melhor a alocação dos recursos em mais de um projeto, abra um novo projeto e di- 
gite algumas tarefas. Salve. Insira os recursos por meio do pool de recursos. Assim, você consegue 
visualizar a quantidade de horas de um recurso, os projetos em que esse recurso está alocado, etc. 
No exemplo, foi criado um novo projeto teste (Pool). 
1. Abra o arquivo Pool de recursos (caso não esteja aberto). 
2. Selecione a opção Modo leitura-gravação (2ª opção). 
3. Clique na guia Recurso, grupo Exibir; selecione Planejador de equipe e o modo de visão Uso 
dos recursos. 
4. No modo de visão que aparece, selecione a coluna Trabalho. 
5. Clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha Inserir coluna. 
6. Selecione o campo Projeto. 
7. Insira a coluna % concluída. 
Você pode inserir outras colunas e exibir outras informações para diferentes tipos de análises. Ob- 
serve que na figura abaixo o recurso Equipe 1 está superalocado. É possível visualizar a quantidade 
de horas alocadas em cada tarefa e em cada projeto, assim como a % concluída em cada projeto. 
Ao inserir as colunas de Data de início e Data de término também será possível analisar as informa- 
ções nos dois projetos. 
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Pode-se montar um fluxo de caixa previsto e o já realizado adicionando os campos Custo linha de 
base e Custo real. 
 
ATIVIDADE 2 – TRABALHAR COM SUBPROJETOS E PROJETOS 
CONSOLIDADOS 
 
Objetivo 
• Trabalhar com subprojetos e projetos. 
 
Tarefa 
Trabalhar com múltiplos ou subprojetos e projetos consolidados. 
 
SUBPROJETOS E PROJETOS CONSOLIDADOS 
Para ter uma visão macrogerencial de todos os projetos, podemos criar um portfólio dos projetos da 
empresa. Há duas formas para trabalhar com subprojetos: com vínculo e sem vínculo. 
 
Subprojeto com vínculo 
Cria-se um arquivo mestre e nele são inseridos outros projetos. Esses projetos devem manter liga- 
ção com suas matrizes, atualizando o arquivo mestre diante de toda e qualquer alteração na matriz 
e vice-versa. Acontece também quando uma tarefa depende do término de outra que está em outro 
projeto, sendo necessário trabalhar com subprojetos e criar vínculos entre eles. 
1. Abra o Project. 
2. Clique em Arquivo, selecione Novo, opção Projeto vazio. 
3. Clique em Arquivo. Salvar como, escolha um local e dê o nome do arquivo de Mestre. 
4. Selecione a primeira linha no campo Nome da tarefa. 
5. Selecione a guia Projeto, grupo Inserir e clique em Subprojeto. 
6. Selecione o arquivo SUB_1_Projeto Casa de campo. A opção Vincular ao projeto está assinala- 
da. Deixe como está para manter o vínculo entre os projetos. 
7. Clique em Inserir ou dê duplo clique no nome do arquivo. 
 
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8. Selecione a segunda linha e faça o mesmo para o arquivo SUB_2_Projeto Área de lazer. 
9. Clique em Inserir ou dê duplo clique no nome do arquivo. 
No projeto mestre, cada linha é vista como uma tarefa e toda atualização feita em cada subprojeto 
afeta o projeto mestre quando este for aberto. 
Observe que, na figura abaixo, visualizamos apenas as linhas (1) e (2). A estrutura de tópicos está 
fechada. Na coluna Indicadores, visualiza-se o ícone do Project, indicando dois projetos vinculados. 
 
 
1. Salve o arquivo mestre e todos os outros arquivos abertos. 
 
 
Para visualizar as tarefas dos projetos, basta expandir a estrutura de tópicos: 
1. Clique na seta à esquerda do nome do projeto ou clique na guia Exibir, grupo Dados, Estrutura 
de tópicos, opção Mostrar subtarefas. 
Observe que, no início do projeto, a linha (1) aparece duas vezes. A primeira significa que é o primei- 
ro projeto e a segunda significa que é a primeira linha do primeiro projeto. Após o término do primeiro 
projeto, aparece a linha (2), que é o segundo projeto e, em seguida, a linha (1), que é a primeira tarefa 
do segundo projeto, e assim sucessivamente. 
Vincular tarefas em subprojetos: 
A tarefa (3) do primeiro projeto será a predecessora da tarefa (5) do segundo projeto. Para criar vín- 
culo entre projetos, a forma mais simples é arrastar a barra de uma tarefa para outra tarefa. 
1. Posicione o mouse sobre a barra (Gráfico de Gantt) da tarefa (3). 
2. Arraste o mouse até a barra da tarefa (5) e solte o mouse. 
Observe que uma linha foi criada ligando as duas tarefas. Na coluna predecessora visualiza-se o 
endereço da tarefa do primeiro projeto. 
 
Subprojeto sem vínculo 
Também é possível criar um arquivo mestre em que se inserem outros arquivos, sem a necessidade 
de ligação entre eles. Exemplo: um projeto é criado por vários departamentos; cada departamento 
cria sua parte e depois é necessário unir todos em apenas um, considerando que se trata de apenas 
um projeto. 
1. Abra Novo projeto e salve como o nome de Mestre (o nome mestre é para facilitar, mas o projeto 
pode ter outro nome). 
2. Selecione a primeira linha. 
3. Selecione a guia Projeto, grupo Inserir, Subprojeto. 
4. Selecione o arquivo SUB_1_Projeto Casa de campo. A opção Vincular ao projeto está assinala- 
da. Desmarque essa opção, pois nesse caso não o projeto não manterá vínculo com os originais 
ou as matrizes. 
NOTA: ao salvar o projeto, aparece a solicitação para salvar somente um dos projetos ou todos 
os projetos. Salve todos. Ao abrir um dos projetos, as alterações feitas no mestre são atualizadas 
automaticamente. 
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5. Clique em Inserir ou dê duplo clique no nome do arquivo. 
6. Selecione a segunda linha. 
7. Selecione o arquivo SUB_2_Projeto Área de lazer. A opção Vincular ao projeto está assinalada. 
Desmarque essa opção, pois nesse caso o projeto não manterá vínculo com os originais ou as 
matrizes. 
8. Clique em Inserir ou dê duplo clique no nome do arquivo. 
 
 
O segundo projeto foi reprogramado conforme o vínculo estabelecido entre as tarefas dos projetos, 
ou seja, agora todos os projetos formam apenas um, e vários projetos podem ser inseridos. 
8. Salve