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FUNDAMENTOS DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NAS ORGANIZAÇÕES Me. Nelson Speranza Filho GUIA DA DISCIPLINA 2021 1 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 1. PLANEJAMENTO Objetivo A proposta deste texto é apresentar a você o que é planejamento e porque ele é importante no nosso dia a dia e na gestão de organizações. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Planejamento. Organizações. Introdução Planejar é central para obter-se o sucesso nos objetivos pretendidos. É com planejamento que conseguimos considerar todas as hipóteses e variáveis que afetam esses objetivos, e nos preparar melhor para lidar com elas. Não é à toa que o planejamento é estudado há muitos anos, tendo em vista que são inúmeros os casos de organizações que sucumbiram ou tiveram sucesso em virtude de um bom planejamento. Neste texto, você vai conhecer um pouco mais sobre essa teoria e sua aplicabilidade na prática, obtendo o conhecimento que é necessário. Nesse texto tratarei dos seguintes assuntos: 1.1. Conceito de Planejamento; 1.2. Princípios; 1.3. Tipos de Planejamento. 1.1. Conceito de Planejamento Podemos conceituar planejamento como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação futura desejada, de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, e com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa. (Oliveira, 2007) Grifei uma palavra, não é? Sim, processo. É importante você aprender que, quando falamos de planejamento, ele é, antes de tudo, um processo. Com isso, quero dizer que ele não é, necessariamente, um produto único e pontual, mas sim um processo desenvolvido com começo, meio e fim, que se desenrola de forma contínua e com momentos próprios. Quando chega próximo ao seu prazo determinado o planejamento se renova e a um novo processo é dado continuidade. 2 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Os acadêmicos dizem que o planejamento tem cinco dimensões e acho importante apresentá-las a vocês: • Assunto: diz respeito ao tema abordado no planejamento, que pode ser produção, pesquisa, finanças, marketing, etc. • Elementos: que compõe o planejamento – objetivos, estratégias, políticas, orçamentos, etc. • Tempo: a duração do planejamento, que pode ser de longo, médio ou curto prazo. • Unidades organizacionais: se é voltado para toda a organização, para alguns departamentos, subsidiárias, etc. • Características: de que tipo de planejamento estamos falando? Pode ser tático, operacional ou estratégico, sendo este último o foco da nossa disciplina no curso. Não confunda, porém, o planejamento com a previsão, a projeção, a predição, a resolução de problemas ou o plano. Enquanto o planejamento é um processo, a previsão é a tentativa de antecipar eventos futuros; a projeção é a busca de igualar o futuro ao presente; a predição é a falta de controle sobre o futuro; a resolução de problemas é um ponto imediato; e o plano é um documento formal, que muitas vezes vai incluir o planejamento, mas que se distingue dele. Todo planejamento, aliás, vai ser formalizado em um plano escrito, mas são produtos diferentes. 1.2. Princípios Ainda que existam muitas metodologias para o planejamento estratégico, sendo que você conhecerá a mais tradicional delas neste curso, é importante ressaltar que o planejamento dentro de uma organização precisa respeitar alguns princípios para que os resultados de sua implementação sejam os esperados. Eles são divididos em gerais e específicos. 1.2.1. Princípios Gerais: • Princípio da contribuição: o planejamento deve contribuir para os objetivos máximos da organização; 3 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Princípio da precedência do planejamento: o planejamento vem antes da ação, está no início do processo administrativo. Não se começa uma atividade sem o devido planejamento antes; • Princípio das maiores influências e abrangência: o planejamento influencia a organização a ponto de provocar modificações nas suas características, em muitos casos. A partir do planejamento, que tem abrangência ampla, se alteram muitas configurações organizacionais, seja em RH, finanças, etc; • Princípio de maior eficiência, eficácia e efetividade: o planejamento deve levar a organização a uma situação de maior eficiência, eficácia e efetividade. Você sabe já o que é eficiência, eficácia e efetividade, não é mesmo? Bem, vou conceituá-los, de qualquer forma: • Eficiência é fazer as coisas da maneira adequada, é resolver os problemas da melhor e mais “eficiente” forma: rápido, baixos custos, etc. Em uma analogia com o futebol é o jogar bonito. • Eficácia é fazer as coisas certas, é conquistar o que se pretende. Em outra analogia, é ganhar o jogo. • Efetividade é apresentar resultados de longo prazo, manter-se na disputa, ganhar o campeonato no final. 1.2.2. Princípios específicos: • Planejamento participativo: considera a inclusão de todas as áreas necessárias ao desenvolvimento de um bom planejamento. O Planejamento não é feito só de cima para baixo, mas envolvendo todos os que vão diretamente ser afetados por ele. Tem que ser, portanto, um processo compreensivo. • Planejamento coordenado: todo o planejamento deve seguir uma lógica clara de coordenação, pois não existe planejamento com áreas atuando de forma independente e sem uma liderança clara. • Planejamento integrado: os vários níveis da organização devem ter o seu planejamento integrado dentre eles. • Planejamento permanente: o planejamento deve ser permanente, uma vez que as condições do planejamento se alteram com o tempo e, por isso, o planejamento se renova. 4 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Com isso você já aprendeu os princípios do planejamento, e posso passar para a próxima parte, dos tipos de planejamento existentes. 1.3. Tipos de Planejamento Já me antecipei um pouco atrás sobre quais os três tipos de planejamento, você percebeu? E quais são eles? Bem, essa é simples: o planejamento estratégico, o tático e o operacional. O planejamento estratégico é o foco da nossa disciplina e tratarei dele nos demais textos desse guia, mas é importante distingui-lo dos demais tipos de planejamento, que também são importantes e têm funções diferenciadas. Assim, de forma sintética, pode-se dizer que o planejamento estratégico se relaciona com objetivos de longo prazo e com estratégias e ações para alcançá-los; o planejamento tático diz respeito a objetivos de mais curto prazo e o operacional apenas às decisões da atividade, de curtíssimo prazo. Confira a seguir dois quadros que resumem e conceituam os três tipos de planejamento. O primeiro apresenta os níveis de decisão e o segundo o ciclo básico dos três tipos de planejamento: 5 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância E aí, está pronto para uma tarefa, agora que você já conhece os três tipos de planejamento? Neste texto eu apresentei a você o conceito de planejamento nas organizações, reforçando a ideia de se tratar um processo continuado, e não como algo que se realiza e acaba. Falei também dos princípios do planejamento e dos seus três tipos, que são importantes para que você possa conhecer e diferenciá-los, já que no próximo texto começarei a tratar do planejamento estratégico de forma mais detalhada. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 24 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 6 Fundamentosde Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Objetivo Este segundo texto do nosso guia da disciplina tem como objetivo falar sobre o planejamento estratégico e porque ele é importante nas organizações. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Planejamento. Organizações. Introdução Quando o planejamento estratégico é realizado e acompanhado de forma adequada, ele é responsável por garantir o alcance dos objetivos traçados e viabiliza o sucesso das metas estabelecidas. Sem planejamento – e sem planejamento estratégico – não há visão de longo prazo na organização ou empresa, e sim apenas ações continuadas, sendo realizadas uma atrás da outra. Com planejamento, há perspectiva de crescimento e ampliação, conseguindo-se efetivamente pensar em todas as possibilidades, diminuindo o personalismo na gestão e tornando-a mais profissionalizada. Teremos apenas duas seções nesse texto, mas isso não significa que ele contém menos conteúdo. Na verdade, tratarei aqui da razão de existência do planejamento estratégico, de como ele influencia as empresas e demais organizações e quais as suas fases de realização, as quais irei detalhar nos textos seguintes deste guia. Você concluirá esse texto conhecendo efetivamente o que é o planejamento estratégico e porque ele é importante. Assim, os tópicos que tratarei aqui são: 2.1. Introdução; 2.2. Fases metodológicas. 2.1. Introdução Você sabe o que é planejamento estratégico? Planejamento estratégico é: [...] o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela organização, visando ao otimizado 7 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância grau de interação com os fatores externos – não controláveis – e atuando de forma inovadora e diferenciada. (Oliveira, 2007) Reparou que tem processo novamente aí? Pois é, planejar é sempre um processo! Quando estou ministrando um curso de planejamento estratégico, sempre destaco algumas habilidades com as quais um bom profissional liderando esse processo deve contar, que são: 1. Analisar fatos para identificar oportunidades; 2. Dimensionar de maneira rápida e acurada a situação apresentada; 3. Identificar estratégias para cada situação; 4. Recomendar cursos de ações específicos; 5. Aprimorar conhecimentos analíticos adquiridos em áreas funcionais; 6. Unir teoria e prática; 7. Preparar análises por escrito e recomendações de ação. Esses mesmos profissionais (gestores) têm responsabilidades diretas no processo de planejamento das organizações, e dentre elas listo algumas: • Definir a missão (duradoura, em longo prazo); • Formular a filosofia da empresa (crenças, valores); • Estabelecer políticas (planos de ação); • Estabelecer objetivos (empreendimento-alvo); • Desenvolver a estratégia (conceitos, ideias e planos para atingir os objetivos – planejamento estratégico); • Planejar a estrutura – plano estrutural e atividades, recursos; • Engajar pessoas (recrutar, selecionar, desenvolver); • Estabelecer procedimentos; • Fornecer instalações; • Fornecer capital; • Estabelecer padrões (medidas de desempenho); • Estabelecer programas de administração e planos operacionais; • Fornecer informações de controle (informação e medição de desempenho); • Manter o pessoal ativo. 8 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Em geral, o processo de implementação de um planejamento estratégico é liderado pela alta cúpula das organizações, através do próprio Diretor/Presidente ou dos Departamentos de Planejamento, mas deve envolver toda a estrutura e não somente os líderes. Um planejamento que é realizado de cima para baixo, sem integração total com os demais membros da organização, está fadado ao fracasso, uma vez que fatalmente não levará em conta todas as peculiaridades desta organização. E quais os benefícios do planejamento estratégico quando estamos falando de uma empresa? São pelo menos dois que podemos identificar, sendo eles aumentar o nível de lucro e toda a organização com a realização de metas de longo prazo. Além disso, é possível identificar também vários benefícios potenciais de um bom processo de planejamento estratégico, que são: • Aponta problemas antes que eles ocorram (riscos); • Fortalece o comprometimento; • Chama a atenção para a mudança e permite ações em resposta; • Identifica necessidade de redefinição da natureza do negócio; • Melhora a canalização dos esforços; • Permite clara visão do negócio; • Facilita a identificação e exploração de oportunidades; • Oferece visão objetiva dos problemas; • Fornece estrutura para análise da execução do plano e atividades; • Minimiza os efeitos de mudanças adversas; • Ajuda o relato das decisões e estabelecimento de objetivos; • Torna efetiva a alocação de tempo e recursos para identificação de oportunidades; • Coordena a execução das táticas do plano; • Permite a integração de todas as funções de marketing; • Minimiza os recursos e tempo dedicados a corrigir erros; • Cria estrutura para comunicação interna; • Permite ordenar prioridades dentro de cronograma; • Ajuda a ordenar ações individuais; 9 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Fornece base para esclarecimento de responsabilidades individuais e contribui para motivação; • Encoraja o pensamento positivo da equipe; • Estimula abordagem cooperativa, integrada e entusiasmada para corrigir problemas. Ufa! Muitos? Não é necessário decorar todos os benefícios listados acima, mas pelo menos ter uma visão geral dos efeitos do planejamento em uma organização quando bem implementado. Vale citar que as organizações também têm expectativas em relação ao planejamento estratégico, que são: • Conhecer e melhor utilizar seus pontos fortes internos - Ponto forte é a diferenciação conseguida pela empresa que lhe proporciona uma vantagem operacional no ambiente empresarial; • Conhecer e eliminar ou adequar seus pontos fracos internos - Ponto fraco é uma situação inadequada da empresa que lhe proporciona uma desvantagem operacional no ambiente empresarial; • Conhecer e usufruir as oportunidades externas. - Oportunidade é a força ambiental incontrolável pela empresa, que poderá favorecer ou não sua ação estratégica; • Conhecer e evitar as ameaças externas. - Ameaça é a força ambiental incontrolável pela empresa, que cria obstáculos à sua ação estratégica, mas que poderá ou não ser evitada; • Ter um efetivo plano de trabalho. Destaquei mais quatro palavras, não é mesmo? Pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças. Voltarei a elas no próximo texto desse guia. Agora, quero que você conheça alguns dos resultados esperados com o planejamento estratégico: 10 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Direcionamento de esforços para os resultados comuns, que sejam de interesse de todos os envolvidos no processo. • Consolidação do entendimento, por todos os funcionários, da visão, da missão, dos propósitos, das macro estratégias, das macro políticas, da postura estratégica, dos objetivos gerais, dos objetivos funcionais, dos desafios, das metas, das estratégias, das políticas e dos projetos da organização, bem como indicar a elaboração do programa de atividade das várias unidades ou áreas que integram a estrutura organizacional; • Estabelecimento de uma agenda de trabalho por um período de tempo que permita à organização trabalhar levando em conta as prioridades estabelecidas e as exceções justificadas.Finalmente, já caminhando para o encerramento dessa seção, é importante também eu os informar sobre as duas distintas metodologias de se elaborar um planejamento estratégico. A primeira prevê, antes, a definição de onde se quer chegar, para em seguida se estabelecer como a empresa chegará lá a partir do ponto em que se encontra atualmente. Já a segunda, busca primeiro a definição qual a situação atual da empresa, para então ser estabelecido aonde se quer chegar. Neste curso, trabalharemos com a segunda metodologia. 2.2. Fases metodológicas São cinco as fases metodológicas do planejamento estratégico. Nos próximos textos me deterei em detalhá-las melhor, mas é importante você ter um panorama inicial sobre todas desde já: a) Análise do ambiente (diagnóstico estratégico): consiste no momento de monitorar o ambiente organizacional para identificar as oportunidades e os riscos atuais e futuros. É o conjunto de todos os fatores, internos e externos, que podem influenciar o progresso obtido por meio da realização dos objetivos; b) Estabelecimento da diretriz organizacional: é a fase em que a meta da organização é determinada: missão e objetivos. É o momento-chave do planejamento, no qual a organização define aonde quer chegar a partir da compreensão da sua capacidade. Do presente, portanto, indica-se o ponto no futuro para o qual toda a estratégia da organização convergirá; 11 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância c) Formulação da estratégia: é o curso de ação para garantir o alcance dos objetivos. Neste momento desenham-se os planos táticos e operacionais a partir dos objetivos traçados e daquilo que a organização pretende alcançar. É o desdobramento do planejamento estratégico em outros planos menores; d) Implementação da estratégia: uma vez estabelecido aonde se quer chegar, é hora de colocar a estratégia em prática e levar adiante o planejamento. É um momento específico do processo considerado muito importante, pois pode levar a organização a não conseguir efetivar as diretrizes estabelecidas; e) Controle estratégico: é o acompanhamento e monitoramento da implementação da estratégia, bem como do seu relacionamento com as diretrizes estabelecidas. O processo de controle permite reavaliar a implementação e, eventualmente, até se concluir que a estratégia estabelecida é impraticável e que os objetivos não serão alcançados. O quadro a seguir dá um bom panorama sobre essas fases: 12 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Acabamos mais um texto desse guia da disciplina, no qual tive a oportunidade de detalhar para você os benefícios de um planejamento estratégico. Agora, somando o conteúdo dos dois textos, você já tem conhecimento sobre planejamento e sobre Diagnóstico Estratégico Empresa Ambiente • O que é? • Como está? − Recursos − Vantagem competitiva • Como está? • Como estará? − Conjunturas − Necessidades Identificadas − Concorrências − Limitações Governamentais Valores, aspirações e desejos Ideologia • Como queremos estar? • O que queremos ser? • O que queremos fazer? • O que é certo? (escala de valores) Cenários − O que está para acontecer? − Como a empresa será afetada? Identificação de objetivos, desafios e metas Estratégias Alternativas Propostas • Avaliar perante a: − Aceitabilidade • Valores • Ideologia − Exequibilidade • Recursos disponíveis • Circunstâncias disponíveis − Coerência − Eficácia Identificação de Estratégias Alternativas Aceitáveis Missão da Empresa Escolha das Estratégias a Serem Implantadas Implementação das Estratégias Escolhidas Avaliação das Estratégias Implementadas 13 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância o planejamento estratégico, sabendo distinguir os vários tipos e a apresentar a metodologia. Vou partir para apresentar, uma a uma, todas as fases de um planejamento estratégico e quero que você fique expert nisso ao final de nosso curso. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 24 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 14 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 3. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO: ANÁLISE AMBIENTAL DAS ORGANIZAÇÕES Objetivo O terceiro texto do guia tem como propósito apresentar a você detalhes sobre a análise ambiental das organizações, um dos primeiros passos para o desenvolvimento de um planejamento estratégico efetivo. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Processo. Análise ambiental. Introdução Você deve lembrar que nos dois primeiros textos desse guia me preocupei em conceituar o que é planejamento e o que é planejamento estratégico, mostrando suas características, princípios, benefícios e aplicações. Agora, começo a detalhar as fases do planejamento estratégico, dentro daquilo que tenho reforçado desde o início, de se tratar de um processo, e não de um produto ou um mero documento. Com a análise ambiental, ou diagnóstico estratégico, você conhecerá instrumentais para o estudo sobre as características das organizações, ou seja, de tudo o que as envolve e afeta, interna e externamente. Neste texto tratarei da análise ambiental em um tópico único, sendo que serão apresentadas três técnicas de análise de ambiente organizacional. 3.1. Análise Ambiental A análise do ambiente (ou análise ambiental, como nosso título) é o processo de monitoramento do ambiente organizacional que visa identificar as oportunidades e os riscos atuais e futuros que podem vir a influenciar a capacidade das empresas de atingir suas metas. Aí você me pergunta: - Certo, professor, e o que é ambiente organizacional? Pois bem, ambiente organizacional é o conjunto de todos os fatores, tanto internos como externos à organização, que podem influenciar o progresso obtido no planejamento por meio da realização dos objetivos. 15 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância A avaliação ambiental é realizada sempre no começo do processo de planejamento, mas também monitorada continuamente, para que a administração possa reagir adequadamente aos acontecimentos e intensificar o sucesso da organização. Quais são os papéis da análise ambiental? Eu gostaria de destacar pelo menos três: • Papel orientado para a política: manter a alta administração informada sobre as principais tendências emergentes no ambiente (atitudes, normas e leis). • Papel do planejamento estratégico integrado: melhorar o desempenho organizacional, pois conscientiza os altos administradores e os gerentes de divisões das questões que surgem no ambiente da empresa. • Papel orientado para a função: melhorar o desempenho organizacional ao fornecer informações ambientais relacionadas ao desempenho efetivo de funções organizacionais específicas. Uma organização tem vários ambientes que serão analisados no processo de planejamento estratégico, e é importante mostrá-los a você, para que tenha mais claro tudo o que é levado em consideração nesse momento: Ambiente Geral – nível de ambiente externo à organização, formado por componentes que normalmente têm amplo escopo e sobre o qual a organização não tem nenhum controle: • Componente econômico • Componente social • Componente político • Componente legal • Componente tecnológico Ambiente Operacional – nível de ambiente externo à organização, composto de setores que normalmente têmimplicações específicas e relativamente mais imediatas na empresa: • Componente cliente • Componente concorrência • Componente de mão-de-obra 16 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Componente fornecedor • Componente internacional Ambiente Interno – nível de ambiente da organização que está dentro dela e que normalmente tem implicação imediata e específica em sua administração. • Componente organizacional • Componente trabalhista • Componente de marketing • Componente de produção • Componente financeiro. Veja agora um quadro que consolida a informação que acabei de passar: Isto posto, apresento a seguir algumas das de técnicas de análise do ambiente que podem ser utilizadas pela organização. Elas não são exaustivas e vários teóricos e livros 17 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância apresentarão outras técnicas. O mais importante é você saber, na verdade, identificar aquela que é melhor para sua organização e que irá produzir uma análise mais efetiva. 3.2. Exame de ambiente É a técnica utilizada para reunir informações sobre eventos e suas relações dentro dos ambientes internos e externo da organização. Consiste na revisão e avaliação sobre informações sobre os ambientes interno e externo. Ela é dividida em três formas: • Sistemas descontínuos de análise – estudos ambientais dirigidos (crise de energia). • Sistemas permanentes de análise – revisão regular do ambiente ou dos componentes ambientais significativos • Sistemas contínuos de análise – monitoramento constante do ambiente organizacional. 3.3. Análise de oportunidades e riscos É análise pela qual é necessário classificar os fatores ambientais examinados em termos de níveis ambientais e de oportunidades e riscos potenciais. Essa é a famosa análise SWOT (ou FOFA, em português), que considera os pontos fortes, oportunidades, pontos fracos e ameaças. Percebeu que as letras grifadas compõem o nome da técnica em português? O mesmo vale para o inglês – strenghs, weaknesses, opportunities e threats (que, traduzindo, está em ordem diferente – forças, fraquezas, oportunidades e ameaças). Veja agora como é um quadro de uma análise FOFA, para aspectos ambientais que afetam a organização: 18 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Para aplicar esta metodologia, deve-se avaliar a organização a partir dos fatores ambientais citados anteriormente e identificar cada um deles dentro de um dos quadrados do quadro acima. 3.4. Previsão ambiental É uma técnica pela qual se estabelecem as possíveis condições de um ambiente organizacional em determinado momento no futuro. 3.5. Características de uma análise ambiental bem-sucedida Para que seja bem-sucedida, uma análise ambiental deve levar em consideração algumas características. Conheça algumas delas: • Será conceitual e praticamente ligada às atividades de planejamento. • Exigirá as informações para a alta administração. • Deverá ser continuamente apoiada pela alta administração. • Será efetuada por pessoas que têm habilidades de estrategista. Este já foi um texto muito mais prático, não? Apresentei a você detalhes do processo de elaboração de um planejamento estratégico, que começam pelo estudo da análise ambiental da organização. Você foi apresentado a novos termos, como o conceito de ambiente organizacional, importante à análise ambiental, que é dividido em três níveis, e também aos objetivos, momentos e papéis da análise ambiental. Também abordei de forma mais específica três técnicas de análise ambiental: o exame de ambiente, a análise de operações e riscos (SWOT/FOFA) e a previsão ambiental. Lembrem-se que esta lista não é exaustiva e existem outras espécies apontadas pelos teóricos, ok? Agora, a fim de dar continuidade à nossa análise sobre diagnósticos estratégico, vou abordar no tópico seguinte detalhes sobre a visão, os valores e a missão, quando você terminará o ciclo de estudos sobre o início de um desenvolvimento estratégico efetivo. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 24 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 19 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 4. VISÃO, VALORES E MISSÃO Objetivo O quarto texto do guia tem como propósito apresentar a você ainda mais detalhes sobre a análise ambiental das organizações. Aqui trataremos sobre a visão, os valores e a missão - os primeiros passos para o desenvolvimento de um planejamento estratégico efetivo. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Processo. Diretrizes organizacionais. Introdução A visão representa o ponto em que a organização pretende alcançar no prazo futuro. Os valores representam o conjunto dos princípios e crenças fundamentais de uma organização e dão apoio para todas as principais decisões que ela vier a tomar. Já a missão é, efetivamente, a definição da razão de existência daquela organização. É algo fundamental de se estabelecer, como será visto aqui. Ao todo, vou tratar de três tópicos que serão apresentados neste texto são: 4.1. Visão; 4.2. Valores; 4.3. Missão. 4.1. Visão A visão representa o ponto em que a organização pretende alcançar no prazo futuro. Em geral, a grande maioria dos planejamentos estratégicos é feito com uma visão temporal de 05 anos. Esse período é longo o suficiente para nos permitir desenvolver projetos que facilitem o alcance da visão e ao mesmo tempo tem uma duração que facilita lidar com os acontecimentos imprevistos. Lidar com planejamento de 10, 15 ou 20 anos, nos impediria de conseguir mapear todas as possibilidades que afetariam o nosso planejamento, e daí a teoria indicar que eles devem sempre ser elaborados para um prazo de quatro a cinco anos. A visão é a descrição de AONDE a organização quer chegar. Veja o que ela deve conter: • Deve guiar o desenvolvimento da estratégia da organização. 20 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Deve se ousada, mas atingível em um determinado espaço de tempo; • Deve focar na comunicação interna. Esse último ponto é importante e você deve marcá-lo: a visão deve focar na comunicação interna, serve para inspirar os membros da equipe, funcionários e trabalhadores, e por isso muitas organizações sequer a tornam pública. Mas isso não é uma regra, e você vai ver logo abaixo exemplos de visão de várias empresas e ONGs que selecionei para este material. E como deve ser uma visão? Elas devem ser: − Inspiradoras; − Atingíveis; − Dar um rumo claro; − Diretas; − Dinâmicas. No geral, a visão será uma única e curta frase, com um direcionamento objetivo de onde a organização quer chegar, e de fácil compreensão. Veja a seguir alguns exemplos de visão: “Seremos uma das cinco maiores empresas integradas de energia do mundo e a preferida pelos nossos públicos de interesse” - Petrobrás “A Samsung se dedica ao desenvolvimento de tecnologias inovadoras e processos eficientes que criam novos mercados, enriquecem a vida das pessoas e permitem que a Samsung permaneça na posição de líder digital” - Samsung “Ser reconhecida como organização que desenvolve e dissemina práticas que contribuam para a transformação social” - Fundação Gol de Letra. “A Natura, por seu comportamento empresarial, pela qualidade das relações que estabelece e por seus produtos e serviços, será uma marca de expressão mundial, identificada com a comunidade das pessoas que se comprometem com a construção de um mundo melhor através da melhor relação consigo mesmas,com o outro, com a natureza da qual fazem parte e com o todo” - Natura “Disponibilizar recursos técnicos, científicos e humanos adequados, atuando como centro de referência em diagnóstico e tratamento do câncer infanto-juvenil; oferecer apoio multidisciplinar e suporte social, com a finalidade de manter a adesão ao tratamento; Treinar e capacitar profissionais, buscando multiplicar conhecimento e promover impacto na assistência à saúde do País; Trabalhar constantemente em parceria, somando esforços com a comunidade, universidade e empresariado, através de mobilização de recursos, gestão participativa e potencialização de 21 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância conhecimento; Promover atuação efetiva do voluntariado; Garantir acesso ao tratamento a crianças e jovens de famílias de baixa renda.” - GRAAC 4.2. Valores Os valores representam o conjunto dos princípios e crenças fundamentais de uma organização e dão apoio para todas as principais decisões que ela vier a tomar. Os valores são os fundamentos que norteiam a atuação da organização. Em geral, valores são listados como frases curtas, ou mesmo apenas palavras, que indicam quais são os valores observados. Os valores devem ser sempre lembrados e divulgados, para que todos os membros da organização o tenham em consideração quando estiverem atuando no nome dela. Conheça alguns exemplos de valores de organizações nacionais: “Dignidade, Fraternidade, Perseverança e Solidariedade” – Fundação Gol de Letra “A Samsung é guiada por uma filosofia simples, valores sólidos e altos padrões éticos que estão sempre presentes em nosso trabalho diário. Em tudo o que fazemos, nos empenhamos em ajudar a melhorar a vida das pessoas” - Samsung “Descritos no Plano Estratégico, os valores são a forma como a Companhia pauta suas estratégias, ações e projetos. Eles devem estar presentes na condução das atividades e refletir o jeito de ser da Petrobras” – Petrobrás “Competência Ética Transparência Solidariedade Trabalho em equipe Igualdade nas relações” - Graac 4.3. Missão A missão é a razão de existência da organização e reflete seus valores. A missão é uma frase, um parágrafo, que atesta a declaração ampla da diretriz organizacional e é relevante porque inclui e propõe-se a: • Conter a descrição do PORQUÊ a organização existe; • Guiar todas as decisões da organização; • Descrever uma realidade duradoura / independente do tempo; 22 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Ser usada para comunicação dentro e fora da organização – a missão é pública, e a ela deve ser dada publicidade. E você sabe o que deve constar em uma boa missão? • Onde atuar? – onde a organização atua, em qual ambiente e espaço. • Quem vai ser o público-alvo? – quem é o público-alvo que ela atinge na sua atuação, que tipo de público ela mira alcançar. • O que a organização vai fazer? – que a atividade principal, ou atividades principais, da organização. • Por que / para que a organização vai atuar? – qual o motivo dessa organização existir, o seu propósito. • Como atuar? – com quais fundamentos ela atua, e como se dá essa atividade. • De que forma vai atuar? – de qual maneira, levando o quê em consideração a organização atua. Marque os seis itens acima e use-os sempre quando for escrever uma missão e terá começado bem o seu planejamento estratégico. Ter uma missão é fundamental para qualquer organização, mesmo as que não contam com um processo de planejamento estratégico estabelecido. Conheça abaixo alguns dos motivos do porque é tão importante a missão: • Ajuda a concentrar esforços em uma direção comum; • Ajuda a assegurar que a organização não persiga propósitos conflitantes; • Serve de base para a alocação de recursos organizacionais; • Estabelece áreas amplas de responsabilidades por tarefa na organização; • Atua como base para o desenvolvimento de objetivos organizacionais. Há, finalmente, alguns pré-requisitos para que a missão que for desenvolvida pela organização tenha sucesso e é muito importante que você os leve em consideração quando estiver participando de um processo desses: • Participação ativa e visível das pessoas chave da organização; • Conhecimento da conjuntura e dos fatores-chave de sucesso no futuro; • Discussão aberta e profunda de todos os pontos de vista. 23 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Vamos então conhecer alguns exemplos de Missão de empresas e organizações nacionais? Separei alguns aqui para vocês: “A Universidade Santa Cecília tem por missão educar para o desenvolvimento da Região Metropolitana da Baixada Santista, através da formação de profissionais críticos e analíticos, da produção de conhecimentos e do comprometimento com a responsabilidade social” – Unisanta. “Garantir a crianças e adolescentes com câncer, dentro do mais avançado padrão científica, o direito de alcançar todas as chances de cura com qualidade de vida” – Graac. “Nossa razão de ser é criar e comercializar produtos e serviços que promovam o Bem-Estar/Estar Bem” – Natura. “Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nos mercados nacional e internacional, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua” – Petrobrás. “Contribuir para a formação cultural e educacional de crianças e jovens para que possam atuar com autonomia na transformação de suas realidades” - Fundação Gol de Letra. Este já foi um texto muito mais prático, não? Apresentei a você detalhes do processo de elaboração de um planejamento estratégico, que passam pela definição de visão, valores e missão. Você viu muitos exemplos também, certo? Procurei identificar quatro ou cinco organizações que contam com um planejamento estratégico desenvolvido e apresentado em seu website institucional, para ilustrar alguns casos e reforçar o nosso conteúdo. Considerando que você prestou bastante atenção no que eu escrevi, deve ter observado que alguns dos exemplos apresentados estão de acordo com a teoria, enquanto outros não. Isso é bom, pois era justamente a minha intenção e será foco de exercícios e tarefas nosso. Até a próxima semana! OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 24 ed. São Paulo: Atlas, 2007. PORTER, M. E. Estratégia Competitiva. 7.ed. Rio de Janeiro: Campus, 1991. 24 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 25 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 5. OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO E A FORMULAÇÃO DE ESTRATÉGIAS Objetivo A quinta aula do curso tem como prioridade aprofundar o conhecimento na formulação do planejamento estratégico. Agora você conhecerá mais sobre os objetivos e os fatores que devem ser levados em consideração durante o processo do planejamento. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Processo. Formulação de estratégias. Introdução Os objetivos têm como função tornar a visão alcançável, a fim de operacionalizar as metas de longo prazo das organizações. Como conhecê-los é fundamental durante o estudo do planejamento estratégico, neste texto o analisaremos dentro do escopo de sua formulação. Assim, você verá a seguinte divisão de tópicos neste texto: 5.1. Objetivos organizacionais; 5.2. Estratégias e estruturas; 5.3. Formulação de Estratégias; 5.4. Estratégias Funcionais; 5.5. Restrições e critérios de seleção na formulação de estratégias 5.5.1. Restrições; 5.5.2.Critérios. 5.1. Objetivos Organizacionais Um objetivo organizacional é uma meta para a qual a organização direciona seus esforços. Quando alcançados em sua totalidade, os objetivos contribuem para que a organização tenha atingido a sua visão de futuro. Assim, eles são as metas mais importantes da organização e, por isso, todo o planejamento estratégico estará focado para o seu alcance. E, afinal, por que os objetivos são importantes? Porque eles servem como diretrizes na tomada da decisão; são como um guia para aumentar a eficiência organizacional e para a avaliação do desempenho institucional. 26 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Os objetivos podem ser de curto e de longo prazo, com alcance de um a quatro anos, e podem escritos para mirar várias áreas na organização (dentre outras): • Posicionamento no mercado; • Inovação; • Produtividade; • Níveis de recursos; • Lucratividade; • Desempenho e desenvolvimento do administrador; • Desempenho e atitude do funcionário; • Responsabilidade social. E você sabe quais devem ser as características dos objetivos organizacionais? • Específicos • Exigentes de esforços • Atingíveis • Flexíveis • Mensuráveis • Consistentes a longo e curto prazo Agora vou falar sobre como se estabelecem esses objetivos. São três etapas: Etapa 01 – reflexão sobre os resultados da análise de ambiente; Etapa 02 – estabelecimento de uma missão organizacional efetiva; Etapa 03 – estabelecimento de objetivos organizacionais eficazes, que devem prever: • Análise das tendências ambientais; • Desenvolvimento de objetivos para a organização como um todo; • Criação de uma hierarquia de objetivos; • Desenvolvimento de objetivos individuais. 5.2. Estratégias e Estruturas As estratégias organizacionais são formuladas pela alta administração e projetadas para alcançar os objetivos globais da organização. 27 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Primeiro, as estratégias gerais devem ser selecionadas e desenvolvidas. Depois, são definidos e decididos os papéis das diversas linhas de negócios da organização e quais recursos serão alocados entre si. Existem várias alternativas de estratégia, você quer saber quais são elas? I. Estratégia de concentração: é aquela em que a organização enfoca uma única linha de negócios, de atuação. Quer um exemplo? Ovomaltine, só vende achocolatado em pó; II. Estratégia de estabilidade: a organização procura se estabelecer em determinadas linhas de negócio e tenta manter-se nelas. Exemplo: a Universidade Santa Cecília atua só com educação, de várias maneiras; III. Estratégia de crescimento: organizações buscam crescer, seja nas vendas, lucros, participação, etc. Isso é o normal, aliás, todas as empresas querem crescer, e organizações não lucrativas precisam apresentar melhores resultados. As estratégias de crescimento podem ser obtidas de várias maneiras: a) Integração vertical: aquisição de outras organizações na cadeia econômica da organização: uma universidade compra um colégio de ensino médio, por exemplo; b) Integração horizontal: crescimento por meio de aquisição de organizações concorrentes: o Santander comprou o Banco Real, o Itaú comprou o Unibanco; c) Diversificação: crescimento por meio de aquisição de organizações em outras áreas de negócios, para gerar sinergias e economias. IV. Estratégia de redução de despesas: se a organização está ameaçada pela concorrência ou em virtude de planejamento mal feito no passado, ela pode se definir por uma estratégia de redução, o que inclui algumas possibilidades: a) Estratégia de rotatividade: livrar-se do que não é eficiente, como produtos que dão prejuízo; b) Estratégia de desinvestimento: vender negócios ou transferi-los para outras organizações. Os bancos, recentemente, venderam suas financeiras, como a ibi; c) Estratégia de liquidação: fechamento total do negócio, que tem todo o seu ativo vendido e passado adiante. Foi com o que aconteceu com a VARIG, por exemplo, onde quase toda a empresa fechou e uma parte foi separada. 28 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância V. Estratégias combinadas: são estratégias que unem características das demais estratégias acima definidas. Dependendo do porte da organização, será mesmo necessário combinar mais de uma estratégia para garantir um planejamento eficiente e eficaz. 5.3. Formulação de Estratégias Agora que você já conhece os tipos de estratégias, vamos falar de suas formulações. Formular estratégias de negócios envolve a tomada de decisão em nível de divisão ou de unidade. Essas estratégias devem ser consistentes com a estratégia global da organização para tal linha específica de negócios. Ainda que a metodologia abaixo provavelmente não seja aplicável no seu dia-a-dia profissional, é importante conhecê-la, pois ela é modelo na teoria do planejamento estratégico, e foi desenvolvida por Michael Porter, um estudioso americano. Essa metodologia prevê que, na formulação de uma determinada estratégia, deve- se considerar a análise de cinco forças competitivas, que são: • Risco de novos concorrentes • Poder de barganha dos fornecedores • Poder de barganha dos compradores • Risco de produtos substitutos • Rivalidade entre concorrentes Para Porter, a análise desses cinco fatores citados deve moldar o desenvolvimento da estratégia de negócios e, por exemplo, uma empresa tem maior oportunidade de obter alta lucratividade em setores econômicos caracterizados por altas barreiras à entrada de produtos substitutos e por concorrentes, compradores e fornecedores que sejam menos competitivos. Ainda que poucos setores venham a ter essas mesmas características, a chave para a formulação da estratégia é analisar as oportunidades e restrições particulares no setor. Fazendo as devidas adaptações, tenho certeza que você conseguiria aplicá-la na administração pública, por exemplo. 29 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 5.4. Estratégias Funcionais As estratégias funcionais são elaboradas por especialistas de cada área da organização que, juntos, descrevem as tarefas específicas que devem ser executadas para a implementação da estratégia. São elas: • Estratégia de pesquisa e desenvolvimento: • Estratégia de operações: • Estratégia financeira: • Estratégia de marketing: • Estratégia de recursos humanos. Mas você provavelmente vai me dizer que essas funções não são suficientes para abranger, por exemplo, toda a administração pública. Eu concordo. A elas, devem ser somadas outras funções específicas, como licitação, patrimônio, e excluídas aquelas que não se aplicarem ao caso prático. 5.5. Restrições e critérios de seleção na formulação de estratégias Infelizmente, nem tudo é perfeito e está disponível no momento da elaboração da estratégia e há restrições que prejudicam – ou alavancam – o processo de formulação das estratégias. Vou falar um pouco sobre isso agora: 5.5.1. Restrições: a. Disponibilidade de recursos financeiros: pode-se ter uma ótima estratégia, mas pouco dinheiro para implementá-la. Assim, será preciso adaptar a própria estratégia, pois ela não se tornará viável; b. Atitude frente a riscos: há organizações e pessoas avessas a riscos. Querer assumir mais ou menos riscos é uma das restrições do processo de definição da estratégia; c. Competências organizacionais: a estratégia pode ser excelente, mas a organização não tem capacidade interna para implementá-la. Já viu isso antes?; d. Relações entre canais: se é algo novo onde a organização não tem a devida experiênciaou não consegue implementar a estratégia por conta própria, isso pode redundar em uma restrição; 30 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância e. Retaliação da concorrência: quando for o caso, a concorrência pode te ruma reação inesperada e influenciar – restringir – a estratégia da organização. 5.1.2. Critérios: E quais são os critérios que você deve levar em conta na elaboração de alternativas estratégicas? Listei abaixo alguns deles: • Correspondam ao ambiente externo; • Envolvam uma vantagem competitiva sustentável; • Sejam consistentes com outras estratégias da organização; • Forneçam flexibilidade adequada para a organização; • Estejam de acordo com a missão da organização e com os objetivos de longo prazo; • Sejam organizacionalmente factíveis. Neste texto você viu uma grande quantidade de conteúdo sobre a estruturação, formulação e estratégias funcionais, bem como restrições e critérios na formulação de um planejamento estratégico, que será complementada na aula seguinte, na qual veremos a sua implementação de fato. Assim, como a complexidade do tema irá aumentar um pouco mais no texto a seguir, é importante que você analise o conteúdo com bastante cuidado, para que o seu conhecimento teórico seja devidamente arrematado. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 24 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 31 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 6. IMPLEMENTAÇÃO DE ESTRATÉGIA Objetivo A proposta deste texto é o estudo da penúltima fase do processo de planejamento estratégico, a implementação de estratégias. Formuladas as estratégias pela organização é chagada a hora de colocá-las em prática, e para isso o gestor deve conhecer e identificar as diferentes estratégias que tem a seu dispor, sempre levando em consideração a estrutura organizacional. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Processo. Implementação de estratégias. Introdução Estamos chegando ao fim do processo de planejamento estratégico, já estudamos diversas fases deste processo, como a análise ambiental, o estabelecimento da diretriz organizacional, a formulação da estratégia. Agora iremos estudar a implementação da estratégia formulada. Para tanto, é necessário que analisemos aspectos importantes sobre esse assunto, como as estratégias que o gestor tem à sua disposição. Ainda, é bastante importante que conheçamos a estrutura organizacional e os projetos. Assim, você verá a seguinte divisão de tópicos neste texto: 6.1. Implementação de estratégia 6.1.1. Tarefas da implementação de estratégia 6.1.2. Análise das mudanças provocadas pelas estratégias 6.1.3. Analisar a estrutura organizacional 6.1.4. Tipos de estrutura organizacional 6.1.5. Analisar a cultura organizacional 6.2. Projetos. 6.1. Implementação de estratégia Vamos implementar a estratégia agora? Veja abaixo um rápido quadro que nos ajuda a entender melhor a relação entre a formulação da estratégia e a sua implementação, bem como os riscos envolvidos nesse processo: 32 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Formulação da Estratégia Boa Ruim Implementação da Estratégia Boa Sucesso Roleta-russa Ruim Problema Fracasso Entendeu o quadro? Vou explicá-lo um pouco mais: • Uma estratégia bem formulada e bem implementada, gera um sucesso; • Uma estratégia bem formulada e mal implementada, nos deixa com um problema na mão; • Uma estratégia mal formulada, mas bem implementada, nos impossibilita saber o resultado – a montanha russa; • Finalmente, uma estratégia mal formulada e mal implementada, gera um retumbante fracasso, como seria de se esperar. 6.1.1. Tarefas da implementação de estratégia Naturalmente, você deve imaginar que haja passos que devam ser seguidos para a implementação da estratégia. Vamos ver quais são eles? 6.1.2. Análise das mudanças provocadas pelas estratégias Estratégias provocam mudanças na organização e no impacto do seu trabalho. Assim, é importante escolher corretamente quais estratégias serão seguidas, para avaliar melhor o seu impacto. Análise das mudanças estratégicas Análise da estrutura organizacional Análise da cultura organizacional Seleção de uma abordagem de implementação Implementação e avaliação da estratégia 33 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Listei abaixo diferentes tipos de mudanças estratégias para apresentar a você, e vou comentar um pouco sobre as suas implicações: a) Estratégia de continuação - Aquela na qual se repete a mesma estratégia usada no período anterior. Em geral, uma estratégia de continuação é a mais simples de ser implementada, mas determinar se ela é de fato a abordagem apropriada vai depender dos resultados da análise do ambiente; b) Estratégia de mudança de rotina - Uma estratégia de mudança de rotina implica mudanças nos apelos normalmente usados para atrair consumidores. As empresas alteram seus apelos publicitários, atualizam as embalagens, usam diferentes táticas de preços e podem substituir os distribuidores e métodos de distribuição durante o curso normal das operações. A implementação de tais estratégias exige atividades de planejamento e coordenação com as agências de publicidade e intermediários. Um tipo importante de estratégia de mudança de rotina envolve a mudança de mentalidade dos consumidores com relação a determinado produto. a) Estratégia de mudança limitada - Implica a oferta de novos produtos em novos mercados dentro da mesma classe geral de produtos. Existem muitas variações nesse nível de mudança estratégica, porque os produtos podem ser novos de muitas maneiras. Exemplos: novos sabores de Toddy. b) Estratégia de mudança radical - Abrange uma reorganização maior dentro da empresa. Esse tipo de mudança é comum quando ocorrem fusões e aquisições entre empresas do mesmo setor, como é o caso da Nestlé e Garoto. A organização adquirida não somente obtém novos produtos e mercados, como também enfrenta problemas legais, a complexidade de desenvolver uma nova estrutura organizacional e, muito frequentemente, a necessidade de reconciliar valores e crenças organizacionais conflitantes. A estratégia de mudança radical também pode envolver muitas mudanças na estrutura organizacional e múltiplas aquisições e vendas de subsidiárias. 34 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância a) Redirecionamento organizacional - Uma forma de redirecionamento organizacional envolve fusões e aquisições de empresas de indústrias diferentes. O grau de mudança estratégica depende de quão diferentes sejam as indústrias e de quão centralizada seja a administração da nova empresa. Outro modo de redirecionamento organizacional ocorre quando uma empresa abandona uma indústria e aposta em outra. Por exemplo, quando uma pequena cervejaria não consegue mais concorrer na indústria de cerveja e redireciona seus esforços para as indústrias de transporte e embalagem. 6.1.3. Analisar a estrutura organizacional Existem dois tipos de estrutura organizacional: A formal, que representa o relacionamento hierárquico entre os diversos níveis de cargos e funções, mostradas no organograma da organização, e a informal, que representa o relacionamento social baseado nas amizades ou interesses compartilhados entre os diversos membros de uma organização (rádio peão, por exemplo) Ao implementar uma estratégia, os gestores devem levar em consideração tantoa estrutura formal quanto a informal, por três razões. Em primeiro lugar, é preciso descobrir se a estrutura organizacional existente promoverá ou impedirá o sucesso da implementação. Por exemplo, o excesso de níveis hierárquicos. Segundo, é preciso saber quais níveis de administradores e quais pessoas dentro da organização serão responsáveis pelas diversas tarefas de implementação. Terceiro, a organização informal pode ser usada para facilitar o sucesso da implementação. Se diversos gerentes regionais consultam uns aos outros para discutir questões relacionadas à implementação, essa rede informal pode ser usada para encorajar uma rápida execução de estratégias, por exemplo. 6.1.4. Tipos de estrutura organizacional Vamos ver alguns tipos de estruturas organizacionais? Você provavelmente vai reconhecê-las quando comparando com a entidade na qual atua profissionalmente, mas é 35 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância sempre bom entender também na teoria, pois são várias as formas de uma organização se arranjar internamente. Lembrando: estrutura organizacional é como a organização está disposta na sua forma de gestão interna: A. Estrutura simples B. Estrutura funcional 36 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância C. Estrutura divisional D. Estrutura de unidades estratégicas de negócios 37 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância E. Estrutura organizacional matricial 6.1.5. Analisar a cultura organizacional Você já ouviu falar na expressão “cultura organizacional”? Cultura organizacional pode ser entendida como um conjunto de valores e crenças compartilhados que influencia a efetividade da formulação e da implementação da estratégia. A importância da cultura organizacional para a implementação de estratégias é tamanha que influencia o comportamento dos funcionários e, espera-se, motiva-os a atingir ou ultrapassar os objetivos organizacionais. As culturas organizacionais são desenvolvidas e reforçadas de diversas maneiras. Há cinco mecanismos principais nesse processo, que podem ser apresentados assim: • Aquilo a que os líderes prestam atenção e o que medem e controlam; • Reações dos líderes a incidentes críticos e crises organizacionais; • Papel deliberado na modelagem, ensino e condução; • Critérios para alocação de recompensas e cargos; • Critérios para recrutamento, seleção, promoção e aposentadoria de funcionários. 38 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Existem, porém, outros mecanismos que afetam e ajudam a formar a cultura organização, que inclusive podem parecer curiosos para você, mas efetivamente são importantes e realmente ocorrem, dependendo de onde se está: • Desenho e estrutura da organização. • Sistemas e procedimentos organizacionais. • Projeto de espaço físico, fachadas e edifícios. • Histórias, lendas, mitos e parábolas sobre eventos e pessoas importantes. • Declarações formais de filosofia, crenças e privilégios organizacionais. 6.2. Projetos Avançamos muito, até aqui, mas ainda temos bastante conteúdo pela frente. Agora, vou falar dos projetos, que são o desdobramento dos objetivos. Lembrando: a missão e a visão redundam nos objetivos estratégicos, em geral de longo prazo. Já os projetos são as ações práticas da organização para alcançar os seus objetivos definidos. Projetos são trabalhos com data de início e final previamente estabelecidas e que têm um coordenador responsável, um resultado final predeterminado e para onde se alocam recursos necessários para a sua realização. Projetos têm características próprias e envolvem alguns outros conceitos que são importantes para você saber: • Atividade é a unidade ou parte identificada e administrada dentro de um projeto. • Programa é o conjunto de projetos homogêneos quanto ao seu objetivo maior. • Administração de projeto é o esforço no sentido de melhor alocar os recursos da empresa, tendo em vista alcançar os objetivos estabelecidos anteriormente. • Plano de ação é o conjunto das partes comuns dos diversos projetos, quanto ao assunto que está sendo abordado, como recursos humanos, finanças, etc. Projetos têm apenas duas fases, já que são mais simples que o planejamento como um todo: caracterização e execução. Na fase da caracterização se analisam o problema alvo, o ambiente do projeto, os objetivos a serem alcançados, os estudos necessários, a equipe de trabalho alocada, os recursos que serão precisos, etc. Já na fase de execução, observa-se a utilização dos recursos, a supervisão do trabalho, o seu acompanhamento e a avaliação final dos trabalhos executados. 39 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Quer conhecer algumas das características do sucesso de um projeto? Preparei uma lista com elas: • Cumprir os prazos; • Manter os custos previstos; • Cumprir com a qualidade esperada; • Manter o equilíbrio organizacional nas atividades; • Aumentar as oportunidades de trabalho a partir do projeto. Para fechar esse texto, é importante reforçar a ligação dos projetos com os planos de ação. Na parte de formulação estratégica, estamos definindo os objetivos do nosso planejamento, que precisarão ser alcançados em determinado período de temo. Quando tratamos de projetos, estamos falando da parte tática, dos planos que vamos desenvolver para alcançar esses objetivos que, finalmente, se ligam à visão. Neste texto vimos muitos conceitos importantes, aliás, fundamentais para o entendimento do processo de planejamento estratégico, como implementação de estratégias, tipos de estratégias, estrutura organizacional e projetos. Lembre-se que de nada serve analisarmos o ambiente, estabelecermos diretrizes organizacionais e formularmos estratégias se sua implementação não se der de forma correta. É sempre essa a visão processual, um conjunto de atos interligados, interdependentes, tendentes a um fim: a criação, desenvolvimento e manutenção de uma organização. OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 24 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 40 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 7. CONTROLE E AVALIAÇÃO Objetivo Este módulo do curso pretende apresentar a você as características do controle e avaliação do planejamento estratégico. Como processo que é – e que reforço desde o início desse curso – o planejamento precisa ser continuamente monitorado e aprimorado, para garantir o seu sucesso. E é disso que tratarei aqui. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Processo. Controle e avaliação. Introdução Em uma organização com um processo bem estabelecido de planejamento estratégico, a cada cinco anos se inicia um novo ciclo de renovação deste planejamento. Algumas terão ciclos maiores, de seis ou sete anos, talvez de quatro, mas nunca nada muito diferente disso. Enquanto não se renova o ciclo, e durante a implementação do planejamento vigente, as organizações têm que dispor de um efetivo instrumento de acompanhamento e controle, justamente para garantir o alcance dos objetivos traçados no momento da formulação. Este texto debaterá esse instrumento, e versará sobre: 1. Finalidade de controle e avaliação; 2. Fases do processo de controle e avaliação; 3. Consistência do planejamento estratégico. 4. Defeitos 7.1. Finalidade A finalidade do controle e avaliação do processo de planejamento estratégico é acompanharcomo a organização está indo no seu caminho de implementá-lo. Este é, portanto, um fim de monitoramento e aprimoramento dos rumos, e não de cerceamento do trabalho que está sendo realizado. O controle pode ser definido como a função que visa comparar o que foi previamente estabelecido – os parâmetros – com o que está sendo verificado – os resultados alcançados. A comparação parâmetros x resultados permite à função do controle 41 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância indicar medidas para correção de rumos, reforço de desempenho ou até intervenção no processo de implementação do planejamento estratégico. Mas você deve querer saber mais sobre este tema, e está se perguntando quais as finalidades da função de controle e avaliação em um planejamento estratégico. Bem, então vamos lá! • Identificar problemas, falhas e erros que se transforma em desvios do planejado, com a finalidade de corrigi-los e de evitar sua reincidência; • Fazer com que os resultados obtidos com a realização das operações estejam, tanto quanto possível, próximos dos resultados esperados e possibilitem o alcance dos objetivos; • Verificar se as estratégias estão proporcionando os resultados esperados, dentro das situações existentes e previstas; • Proporcionar informações gerenciais com periodicidade, para que seja rápida a intervenção no desempenho do processo. 7.2. Fases do processo de controle e avaliação São quatro as fases de controle e avaliação de um planejamento estratégico, e vou explicá-las a você com detalhes nessa seção. Estabelecimento de padrões de medidas e de avaliação – são os padrões originados dos objetivos, metas, projetos, etc., de todas as definições estratégicas do planejamento. É a partir desses padrões que se realiza o controle depois. Medida dos desempenhos apresentados – é o processo de estabelecer o que será medido, a partir de critérios de quantidade, qualidade e tempo. Comparação do realizado com o resultado esperado – é fazer a comparação entre o que se esperava alcançar e o resultado atingindo até o momento da avaliação. Pode-se prever um determinado desvio aceitável, mas se a diferença entre o esperado e o realizado for muito grande, deve-se passar para a próxima fase. Ação corretiva – são as medidas adotadas para eliminar graves desvios encontrados entre o realizado e que era esperado. No geral, as ações de correção devem: 42 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Estar focadas em pontos críticos, para não se perder tempo e gastar dinheiro; • Ser bem explicitadas, para facilitar entendimento e aceitação da ação de correção; • Ser rígidas e precisas, mas permitir certa flexibilidade para se adequar ao ambiente; • Ser realista e operacionalizável – precisa ser executável; • Ter custos de operação menor do que os benefícios que vai proporcionar, ou então a ação não compensará ser realizada; • Ser ágeis; • Ser objetivas e efetivamente reforçar o processo, ao invés de prejudicá-lo. Assim como o planejamento pode ter caráter estratégico, tático e operacional, o mesmo vale para o controle, que pode ser realizado nos três níveis e afetar, com ações de correção, os objetivos (estratégicos), os projetos (táticos) e as ações pontuais. 7.3. Consistência do planejamento estratégico Existe um grande número de motivos que pode levar uma organização a fracassar na sua iniciativa de planejamento estratégico. Nesta última seção de nosso curso, quero apresentar um quadro que resume um pouco essas causas, e para as quais os gestores devem sempre ficar atentos: Antes do início da elaboração Durante a elaboração Durante a implementação 1. Estruturação inadequada do setor: a) contratação de um elaborador do plano; b) alocação inadequada da estrutura; c) funcionários ineficientes; d) estruturação inadequada da equipe; 1. Desconhecimento dos conceitos básicos: a) considerar como um processo fácil ou difícil b) não considerar como um sistema integrado c) desconsideração dos aspectos intuitivos d) desconsideração do processo de aprendizagem e treinamento 1. Inadequação no controle e avaliação: a) falta ou inadequação do sistema de controle b) desconsideração da relação custos versus benefícios 2. Ignorância da importância e significado do planejamento: a) existência de sucesso sem o planejamento b) alguma falha anterior do planejamento; 2. Inadequação no envolvimento dos níveis hierárquicos: a) envolvimento insuficiente ou demasiado da alta administração b) não envolvimento da média administração 2. Interação inadequada com os funcionários a) falta de participação e envolvimento b) falta de comprometimento c) falta de conhecimento 43 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância c) expectativa de enormes e rápidos resultados; d) transposição direta do planejamento de outra empresa e) desassociação do processo de administração c) atitudes inadequadas perante o planejamento 3. Não preparação do terreno para o planejamento: a) não eliminação do foco de resistências b) não esquematização do sistema de controle e avaliação c) desconhecimento da natureza do planejamento 3. Defeitos na elaboração em si: a) não interligação com os planejamentos operacionais b) falhas no estabelecimento e interligação dos vários itens considerados c) excesso – ou falta – de simplicidade, formalidade e flexibilidade d) período de tempo inadequado e) ineficiência dos responsáveis pelo planejamento f) inadequada ou inexistente gestão do conhecimento g) dissociação com o processo de inovação 4. Desconsideração da realidade da empresa: a) inadequação ao tamanho e recursos disponíveis b) inadequação quanto à cultura da empresa 4. Baixa credibilidade ao planejamento: a) descontinuidade no processo b) utilização de situações pouco realistas c) não divulgação das informações d) dificuldades de trabalhar com o planejamento O planejamento deve mostrar sempre consistência, seja ela interna (fatores internos à organização), externa (fatores externos – fornecedores, legislação, etc.), em relação aos riscos, ao horizonte de tempo e à sua praticabilidade. Se não houver consistência, o planejamento está desde o início fadado ao fracasso. 44 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância Um outro quadro, a seguir, nos mostra aspectos das diferentes atitudes que as pessoas das organizações têm diante do processo de planejamento, e que prejudicam o alcance da sua consistência. Diga-me, várias dessas reações não são conhecidas por você? Atitude / Discriminação Inativa Reativa Pré-ativa Interativa Situação desejada Atual Passada Futuro previsto Futuro esperado Frase Básica I “Navego com a maré sem balançar o barco” “Tento nadar contra a maré de volta a uma praia familiar” “Estarei na frente da maré e chegarei antes dela” “Tento redirecionar a maré” Frase Básica II “Estou satisfeito com a situação” “Tentei isso e não funcionou” “Vou tentar isso” “Vou fazer as coisas acontecerem” Estilo de administração Conservador. “Por crise” Reacionário Liberal Criativo Postura básica Conservador Saudosista Otimizador Idealizador Postura básica Estabilidade e sobrevivência Situação passada adequada Otimização da situação Autodesenvolvim ento Auto-realização Autocontrole Base para tomada de decisão Viabilidade Experiência em anos e intuição Lógica, ciência e experimentação Conhecimento e compreensão das pessoas e do ambiente Tratamentodo futuro Não trata do futuro Não trata do futuro Planeja o futuro Prepara o futuro Prazo do futuro Não considera o futuro Não considera o futuro Curto e médio Longo Mudanças nos sistemas vizinhos Não efetua Não efetua Não efetua Procura introduzir mudanças Ambiente externo Reage às mudanças sérias e não às oportunidades Reage às mudanças sérias e não às oportunidades Reage às oportunidades e às ameaças Procura criar oportunidades e se antecipar às mudanças Mudanças ambientais São ilusórias, superficiais ou temporárias Não se preocupa com isso Existem Existem e são importantes Alocação e administração de recursos Dentro do sistema Dentro do sistema Dentro do sistema Dentro e fora do sistema Ação Nula Fraca Forte Muito forte Dispêndio de esforços Elevado (para manter as coisas como estão) Elevado (para manter as coisas como estão) Relativo Elevado (para fazer as coisas acontecerem) Problemas Eles não têm solução Procura soluções em ações passadas São tratados antecipadamente São tratados antecipadamente 45 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância e de forma sistêmica Processos de mudança Resistente Resistente Não é resistente Não é resistente Soluções apresentadas Não se preocupa com isso Tipo “panaceia” Planejadas Planejadas e inovadoras Complexidade Não gosta de tratar Não gosta de tratar Trata Trata Avanço tecnológico Inadequado Prejudicial É uma coisa boa Seus efeitos dependem de como as pessoas o usam Foco de intervenção Não considera Não considera Nos resultados (problemas) Nos produtores, nos resultados (problemas) e seus efeitos Implantação dos planos Não se preocupa com isso Não se preocupa com isso Não se preocupa com isso Preocupa-se com o processo de aprimoramento Preocupação com o planejamento Nenhuma Praticamente nenhuma Como uma sequencia de passos estabelecidos Total Filosofia básica Quer o que pode entender Quer o que já teve Tenta conseguir o que quiser Tenta criar condições ara conseguir o que quer Empresas que sobrevivem nessa atitude As protegidas através de subsídios Dificilmente sobrevivem Normalmente sobrevivem Todas, principalmente as mais criativas Medo básico Fazer algo que é para ser feito (erro de ação) Fazer algo que provoque novas situações (erro de inovação) Fazer algo que é para ser feito (erro de ação) Não fazer (erro de omissão) Fazer algo que é para ser feito (erro de ação) Não fazer (erro de omissão) Não mudar (erro de manutenção 7.4. Defeitos Um planejamento estratégico pode apresentar falhas na sua elaboração, e é importante que você saiba sobre elas: • Não interligação do planejamento estratégico com os planejamentos operacionais – isso vai significar que o que é definido no topo do planejamento não está coerente com o que é definido para a aplicação, para o resto da organização, causando ruído e falta de sincronicidade. • Apresentação de falhas no estabelecimento e interligação dos vários itens do planejamento estratégico – é importante que a metodologia utilizada na elaboração do planejamento seja fácil de ser entendida, para evitar essas falhas. 46 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância • Apresentação de excesso – ou falta – de simplicidade, formalidade e flexibilidade – o planejamento não deve ser complexo, rebuscado, inflexível. Deve manter a simplicidade na forma e na implementação, para garantir que os objetivos sejam alcançados. • Inadequação no estabelecimento do período de tempo do planejamento estratégico – você já leu sobre isso aqui, mas é importante reforçar, que o planejamento estratégico deve ter uma perspectiva de tempo limitada, geralmente variando de 4 a 6 anos, no máximo 7, a depender da estrutura e porte da organização. • Ineficiência dos responsáveis pelo planejamento estratégico – a equipe tem que estar bem preparada para conduzir o planejamento estratégico, entendendo a metodologia e sua importância para a organização. • Inadequada ou inexistente gestão do conhecimento – algo muito comum de se observar nas organizações brasileiras – você com certeza já viu isso – a ausência de uma estrutura eficiente para administração a informação prejudica o planejamento estratégico, e resulta em problemas para os gestores. Finalmente, você pode estar se perguntando o que leva um planejamento estratégico a ter baixa credibilidade. Dentre os motivos, quero destacar: • Descontinuidade no processo; • Utilização de situações pouco realistas; • Não divulgação de informações inerentes ao planejamento; • Dificuldade de se trabalhar com planejamento estratégico. Neste momento do curso apresentei a você o conceito de controle e avaliação do planejamento estratégico, e porque ele é fundamental para garantir o sucesso da implementação desse processo. Se não há controle, não se podem comparar os resultados com aquilo que se era esperado – e daí melhorar os rumos. Em virtude disso, mostrei também algumas falhas e reações típicas à implementação de um planejamento estratégico, que muitas vezes vai causar o seu insucesso e desempenho fraco nas organizações. 47 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 24 ed. São Paulo: Atlas, 2007. 48 Fundamentos de Planejamento Estratégico nas Organizações Universidade Santa Cecília - Educação a Distância 8. O ESTRATEGISTA Objetivo Para finalizar nossos estudos sobre planejamento estratégico é importante não esquecer aquele que é o responsável pelo planejamento e execução das estratégias organizacionais, o Estrategista. As teorias a respeito do estrategista são diversificadas e vão desde aspectos relacionados à sua personalidade, até as interessadas em estudar o tipo de tarefas e habilidades que implicam no desempenho eficaz da função. Nesse módulo falaremos um pouco de cada uma, ou seja, da personalidade e das competências do estrategista. Palavras-chaves: Planejamento estratégico. Gestor. Estrategista. Introdução Tradicionalmente, os estudos têm tratado estratégia como uma propriedade das organizações, isto é, uma organização tem alguma estratégia, de um ou outro tipo, contudo é preciso ter em mente que “Organizações não criam ou realizam estratégias: as pessoas o fazem. São as pessoas que investem seu talento, criatividade e energia para o serviço estratégico”. (MANTERE, et al, 2009). Por isso é importante conhecer o estrategista e o que ele pode representar, em termos ganho de valor, para as organizações. 8.1. Conceituando o Estrategista O termo estrategista indica determinada pessoa que tenha a habilidade especial em executar as estratégias que lhe são atribuídas, isto é, um “especialista em estratégia”, alguém astucioso, hábil. Um “profissional especialista em planejamento de operações militares; quem planeja ou organiza com astúcia; quem desenvolve estratégia ou técnica; tático”. (BORBA, 2004, p.562) A origem do termo Estrategista vem do Grego strategós que significa: quem é versado em estratégia, como na antiga Atenas, o general eleito magistrado anualmente, ou na Grécia antiga, onde era cada um dos dez magistrados eleitos pelo povo para cuidar de assuntos de caráter militar. Analisando os termos “general” e “estrategista”, percebe-se que são designações para uma determinada pessoa, a qual tem funções e competências diferenciadas, e que 49 Fundamentos de Planejamento Estratégico
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