Assistente Administrativo QB

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Programa
Via Rápida Emprego
 
Curso de Assistente Administrativo 1 
Sumário 
Perfil Profissional .............................................................................................. 3 
Introdução ..................................................................................................... 3 
Características da função ............................................................................... 3 
Rotinas e procedimentos na prática da profissão ............................................ 3 
O comportamento do profissional ................................................................... 4 
Planejamento, organização e responsabilidades .............................................. 4 
Planejamento ................................................................................................. 4 
O que é planejar? ........................................................................................... 4 
Organização ................................................................................................... 5 
Organização Pessoal ...................................................................................... 5 
Responsabilidade ........................................................................................... 6 
Ambiente de trabalho ..................................................................................... 7 
Aspectos físicos .............................................................................................. 7 
O Mobiliário ................................................................................................... 7 
A Iluminação ................................................................................................. 7 
Material de escritório ..................................................................................... 7 
Controle e tramitação de documentos ...........................................................11 
Fluxo e tramitação de documentos ................................................................11 
Recepção de documentos ..............................................................................12 
Expedição e Formulários da Empresa ...........................................................13 
Os Principais Formulários Utilizados na Empresa ......................................13 
Instrumentos para controle do trabalho ........................................................14 
Materiais necessários para operacionalizar o trabalho ...................................14 
Regras práticas para organizar o trabalho ........................................................15 
Caracterização dos serviços ...........................................................................15 
Conhecimento do ambiente de trabalho ......................................................15 
A área de trabalho ........................................................................................16 
Controle do fluxo de entradas e saídas ..........................................................18 
Autorização de entrada .................................................................................18 
Controle de entrada e saída de material ........................................................19 
Controle de entrada e saída de veículos .........................................................20 
Correio eletrônico ..........................................................................................20 
Exemplo de Endereço Eletrônico ................................................................20 
Programando e organizando reuniões ............................................................21 
 
Curso de Assistente Administrativo 2 
Procedimentos ..............................................................................................21 
Objetivo de uma reunião ...............................................................................21 
Como aprender com um grupo ......................................................................22 
Início da reunião ...........................................................................................22 
Fim da reunião .............................................................................................22 
Depois da reunião .........................................................................................23 
Notas: Atenção Especial .............................................................................23 
Tipos de reuniões ..........................................................................................24 
Resolução de problemas e tomada de decisões ..............................................24 
Planejamento ................................................................................................25 
Quem vai participar da reunião? ...................................................................25 
Escolha uma estratégia .................................................................................25 
Trabalhando com dois a sete participantes ....................................................26 
Arrumando a sala de reuniões ......................................................................26 
Como escolher o lugar certo? ........................................................................26 
Como dispor mesas e cadeiras? .....................................................................26 
Arquivos .......................................................................................................27 
Conceito de arquivos .....................................................................................27 
Administração eficiente dos arquivos. ...........................................................27 
Prazos de permanência dos documentos - transferência. ............................27 
Detalhes para a organização do arquivo: .......................................................28 
Passos do Arquivo: ........................................................................................29 
O visual ........................................................................................................29 
Técnicas e métodos .......................................................................................30 
Método de arquivamento ...............................................................................30 
Importância dos arquivos organizados. .........................................................31 
Tipos de arquivos ..........................................................................................32 
Quanto à disposição física dos documentos ...................................................32 
Quanto à permanência dos documentos ........................................................32 
Diagnóstico objetivo dos arquivos ..................................................................32 
Referências Bibliográficas ................................................................................34 
 
 
 
Curso de Assistente Administrativo 3 
Perfil Profissional 
 
Introdução 
 
Todas as pessoas trabalham para garantir sua 
sobrevivência, isto é, para satisfazer as suas 
necessidades de moradia, de alimentação, de 
medicamentos, de vestimentas e, de um modo geral, 
para a aquisição de bens de consumo. Elas trabalham 
também por aprovação social. 
Além disso, o trabalho favorece o relacionamento humano, o 
reconhecimento e a valorização das pessoas, cria e fortalece as amizades e favorece 
a troca de ideias. 
 
Características da função 
 
O Assistente Administrativo deverá ter o domínio 
sobre assuntos tais como: rotinas administrativas, 
programação e organização de tarefas, perfil de 
profissionais, comunicação e relacionamento, técnicas 
de atendimento, liderança, elaboração de cartas, 
relatórios entre outros. 
 
Rotinas e procedimentos na prática da profissão 
 
O Assistente Administrativo tem um grande campo de atuação no mercado 
detrabalho, pois com conhecimentos sobre a organização e execução das mais 
diversas tarefas administrativas de uma empresa ou de órgão público, ele atuará 
em áreas como: atendimento, elaboração de documentos, cartas, ofícios, 
planilhas, cálculos, gráficos, pequenos trabalhos externos e outras funções que 
variarão de empresa para empresa. 
 
Curso de Assistente Administrativo 4 
 
O comportamento do profissional 
 
O comportamento do profissional deve ser adequado ao ambiente de 
trabalho. Os funcionários de todas as empresas, de maneira geral, para o bom 
desempenho de suas funções, devem ter, além dos conhecimentos específicos, um 
comportamento apropriado ao ambiente de trabalho. 
O funcionário deve se lembrar que cada empresa tem suas características e 
que a adequação e o comportamento assertivo no local de trabalho são 
fundamentais. 
O que seria esta adequação? Começa com o cumprimento dos horários, 
roupas limpas e sóbrias, discrição, nada de fofocas, tom moderado de voz, falar a 
Língua Portuguesa corretamente, trabalhar utilizando redação oficial, 
comunicação formal, são condições essenciais. Lembre-se que as regras são para 
todos! 
A estrutura formal de uma organização é representada por um organograma 
que deve ser conhecido e respeitado. Nele ficam estabelecidos os níveis 
hierárquicos dos profissionais que lá trabalham. 
Todo Assistente Administrativo deve saber que a organização de 
compromissos, de atividades e de pagamentos é feita por intermédio de agendas. 
Essa organização deve ser feita com muito rigor. Faz parte do trabalho do 
Assistente Administrativo manter a agenda em ordem e usá-la sempre. 
Boa educação, bom senso, honestidade, respeito, iniciativa, senso de 
justiça, respeito às normas da empresa e lealdade são comportamentos essenciais. 
Planejamento, organização e responsabilidades 
Planejamento 
O que é planejar? 
Planejar significa estabelecer o que vai ser 
feito. É pensar antes de fazer. É decidir o que vai 
ser feito amanhã. É enumerar, na véspera, todas 
 
Curso de Assistente Administrativo 5 
as atividades. Todo e qualquer trabalho tem que 
ser planejado para ser organizado. A 
improvisação é mãe da ineficácia. A agenda é 
uma grande aliada para os funcionários. Não 
confie na sua memória, pois ela poderá falhar, 
mas não basta somente registrar as atividades 
do dia-a-dia; é necessário também estabelecer 
quais as que serão realizadas em primeiro ou 
em segundo lugar e, para tanto, devemos ter o 
bom senso de enumerar as tarefas de acordo com o grau de prioridade. 
Planejando, organizando, registrando tudo em um caderno, livro ou 
agenda, aumentamos nosso tempo, ou seja, vão sobrar horas para podermos 
realizar outras tarefas com uma margem de tempo melhor, sem correria ou 
atropelos. 
Registre, anote, agende! Nunca confie na memória pois ela é falha! 
 
Organização 
Todo trabalhador deve criar 
métodos práticos que lhe permitam agir 
da melhor forma em seu trabalho diário. 
O senso comum e o conhecimento que 
tenha dos assuntos indicarão quais são os 
mais importantes e quais podem ser 
deixados para o dia seguinte, com o 
cuidado de evitar esquecimentos. 
Lembrar sempre de elaborar uma lista de assuntos pendentes, colocando-os 
em ordem de importância. Fixar uma meta e não descansar até alcançá-la. 
 
Organização Pessoal 
A organização pessoal é 
muito importante. Devemos zelar 
pela nossa aparência, uniformes 
sempre limpos, sapatos 
engraxados, cabelos e unhas 
cortadas e limpas, barba feita, 
higiene corporal etc. Se a empresa 
não possui uniforme, devemos 
separar roupas só para o trabalho. A aparência pessoal e os hábitos higiênicos 
são importantes para manter a saúde e o relacionamento entre as pessoas. 
 
Curso de Assistente Administrativo 6 
Responsabilidade 
Além de planejar e de organizar as suas atividades, o funcionário tem que 
ter a responsabilidade pelas tarefas realizadas. 
É de sua responsabilidade: 
• conhecer e seguir as normas e regulamentos internos da empresa; 
• estar sempre presente no trabalho; 
• ser pontual; 
• avisar, se possível, quando for faltar; 
• respeitar o horário de trabalho (entrada, saída e horários de 
refeições); 
• anotar qualquer informação e repassá-la corretamente; 
• conservar e manter limpo o local de trabalho; 
• zelar pelos produtos que utiliza; 
• zelar pelos equipamentos que manipula; 
• zelar pelo patrimônio: prédio, instalações, equipamentos, imóveis, 
decorações etc. 
 
Também do seu cuidado e da sua responsabilidade vai depender a 
tranquilidade da empresa! 
 
A Sala de Recepção da Empresa 
 
Quem recebe é o anfitrião da 
empresa e, por isso mesmo, é de se 
esperar que cuide do setor onde trabalha 
como se fosse a sua própria casa. 
Contudo, muitos profissionais falham na 
realização desse importante serviço, porque implica no cumprimento de algumas 
tarefas aparentemente desnecessárias. 
O recepcionista que mantém a sala de recepção limpa, em ordem e 
eficientemente organizada estará apenas demonstrando uma atitude correta para 
com o serviço. Muitas vezes o ambiente de trabalho a que você se acostumou a 
trabalhar está contra você. Pense que você passa, pelo menos, oito horas do seu 
dia no trabalho e certamente o que estiver errado no seu ambiente de trabalho 
vai diminuir sua produtividade e causar danos a sua saúde. Faça alguma coisa 
antes que seja tarde. 
 
Curso de Assistente Administrativo 7 
Ambiente de trabalho 
 
Aspectos físicos 
 
O Mobiliário 
 
Uma mesa muito baixa acaba com a coluna de 
qualquer um. O tampo da mesa deve estar em média a 
80 cm do chão. A cadeira deve ter sempre encosto para 
toda a área das costas e deve ser acolchoada. Em 
último caso traga almofadas de casa. Seus pés devem 
estar sempre apoiados. Se a cadeira é alta demais, 
providencie uma caixinha para apoiar os pés. 
O teclado do computados deve estar a uma distância que faça o cotovelo estar 
a 90º em relação ao corpo. O topo do monitor deve estar à altura da linha dos olhos 
de modo que a cabeça fique levemente inclinada para baixo. Uma cadeira de 
escritório deve ter apoio para o antebraço. Apoie seu braço nele para usar o mouse. 
 
A Iluminação 
Se você puder fazer algo para 
melhorar a iluminação da sua sala, 
faça. Danos na visão decorrentes de 
uma iluminação inadequada podem 
gerar problemas em médio prazo que 
sejam irreversíveis. Quando perceber 
que está inclinando a cabeça para 
conseguir ler alguma coisa, procure 
seu oculista e providencie uma 
iluminação melhor. 
 
Material de escritório 
 
Pastas e mais pastas: a quantidade de papéis que 
circulam pela sua mesa pode fazer com que você perca 
tempo somente tentando tirar tudo aquilo da sua 
frente, para ver qual é mesmo a cor do tampo da sua 
mesa. O remédio para esta papelada toda chama-se 
arquivo. Isso inclui o lixo também. Existem pastas de 
plástico transparente que não precisam sequer ser 
abertas para se ver o que há dentro delas. Outras destas pastas são arquivos com 
 
Curso de Assistente Administrativo 8 
dezenas de divisórias. Nestes arquivos podem ficar os papéis que estavam em 
pastas com um número menor de folhas ou se fazer um “pré-arquivo” para as folhas 
que devem ser estudadas mais tarde. 
 
Papéis de rascunho: se os tempos estão para 
economia, colabore. Transforme as folhas que 
iriam para o lixo e que estavam com o verso em 
branco, em bloco de recados. 
 
Cola: prefira as de bastão. 
 
 
 
Furador de papéis: são usados para arquivar papéis 
em pastas tipo fichário. Eles podem ter quatro, três ou 
dois furos. 
 
Grampeador: prefira os com grampos maiores, que 
conseguem grampear mais de vinte folhas. Para menos 
que isso você pode usar um clipe. Alguns grampeadores 
vêm com um tirador de grampos na parte de trás. Caso 
o seu não tenha, providencie aqueles longos de metal ou 
os pequeninos com dois dentinhos. Se tiver que grampear folhasque deverão ser 
muito manuseadas, passe uma fita adesiva em volta do canto do papel e grampeie 
em cima da fita. Isto evitará que as folhas rasguem e também protege o papel 
contra a ferrugem do grampo. 
 
Fita adesiva: hoje em dia existem fitas quase invisíveis. 
Elas têm um tom esbranquiçado e são menos “meladas” 
do que as fitas amareladas. Se a fita não vem dentro de 
um suporte que separa a extremidade do rolo, perca um 
“segundinho” fazendo uma aba (dobre 1 cm da fita para 
baixo de modo que este 1 cm de parte não adesiva fique 
virada para o rolo) para poder pegar a fita da próxima 
vez, sem ficar arranhando o rolo e rasgando a fita. Aí, 
sim, você vai perder muito mais tempo. 
 
 
 
Curso de Assistente Administrativo 9 
Clipes: eles servem para manter papéis juntos temporariamente e sem furar o 
papel. Para consumar a união entre dois papéis, use o 
grampeador. Além do mais, clipes enferrujam com o 
tempo e entortam. Porém existem outros clipes, feitos 
para grande quantidade de folhas. Alguns são coloridos 
bastante bonitos e práticos. 
 
Tesoura/Estilete: o uso descuidado do estilete pode 
acabar com o tampo de sua mesa. Para evitar o uso da 
tesoura ou do estilete algumas pessoas dobram o papel 
para um lado, para o outro, apoiam na quina da mesa, 
procuram a régua para romper o papel na dobra. Tudo 
isso é tempo desperdiçado. O estilete ou a tesoura à 
mão são um caminho mais curto, mas cuidado com o 
estilete. Mantenha-o sempre retraído, com lâmina para 
dentro. Quando a lâmina é mantida retraída, o estilete 
é até mais seguro que a tesoura. Para abrir cartas é 
melhor usar um cortador de papéis mesmo. O estilete é 
afiado demais e pode estragar o conteúdo do envelope. 
 
Régua: além de seu uso primário, ela é bastante útil no 
uso de estilete, mas tenha cuidado de passar o estilete 
pela parte mais grossa. O estilete deforma a régua e as 
linhas traçadas pela parte marcada pelo estilete não 
ficam tão retas. 
 
Lápis/Lapiseira: para diminuir a tralha do escritório, 
prefira as lapiseiras que vem com uma borrachinha na 
ponta. As lapiseiras aposentam também o apontador, 
que causa tanta sujeira. Por via das dúvidas, deixe os 
materiais em extinção (lápis, borracha e apontador) na 
gaveta, só por segurança. Mantenha também caixinhas de grafite extra e preste 
atenção se são do número certo para sua lapiseira. 
 
Canetas: pode parecer bobagem, mas há sempre alguém no 
escritório procurando uma 
caneta. Para onde elas vão, é um 
mistério. Talvez para a mesma 
dimensão para qual vão os 
guarda-chuvas perdidos. Tenha 
sempre um maço de canetas de 
pelo menos quatro cores diferentes. Hoje em dia existem canetas de todas as cores, 
 
Curso de Assistente Administrativo 10 
incluindo prata e ouro. Se você quiser fazer um arco-íris no seu porta-lápis, tudo 
bem, mas prefira canetas que sejam visíveis em papel branco. Quem já recebeu um 
recado escrito com caneta amarela em um papel branco sabe o quanto isso é 
irritante. Quanto ao porta-lápis, o seu uso é questionável. Se você optar por manter 
um na sua mesa, lembre-se de deixar nele apenas canetas que você não se importa 
em perder. 
 
Destaca-texto (marca-texto): são canetas com uma cor bem berrante e 
transparente. Um texto marcado é a primeira coisa que se vê numa folha e não se 
perde tempo procurando onde está a passagem para a qual se queria chamar 
atenção. 
 
Fichário: existem os rotativos e os horizontais. Os 
horizontais não precisam ser furados e são mais 
práticos. Eles devem ter uma tampa para protegem as 
fichas da poeira. Tenha sempre divisória e fichas 
pautadas e lisas de reserva. Se seu fichário for 
organizado e atualizado constantemente, 50% de sua 
organização já está resolvida. 
 
Caderninho de notas: para 
você levar toda vez que tiver que fazer uma atividade 
fora da sua mesa. Este deve ter folhas resistentes, pois 
será bastante manuseado. Deixe a canetinha dele presa 
nas espirais ou na capa, para nem pensar em esquecer. 
 
Agendas: plural! Você tem, pelo menos, uma agenda 
pessoal e uma de trabalho. Se misturar as duas vai se 
complicar e se você misturar as duas e não se complicar 
é porque não tem vida pessoal e isso não é bom. Procure 
uma agenda que seja pequena e fácil de guardar na 
bolsa. Tenha dentro dela as informações mais 
pertinentes ao seu trabalho, principalmente, as sobre o 
seu chefe. Procure agendas que contenham as 
diferenças de fusos horários e códigos de área de todos 
os países. 
 
Dicionário: essencial em qualquer escritório. 
Provavelmente existe um à disposição de todos os 
empregados e é por isso que ele some. Mantenha um 
dicionário de bolso dentro de sua gaveta para não sair da sua mesa sem 
 
Curso de Assistente Administrativo 11 
necessidade, nem interromper o colega. Tenha um de português e outros das 
línguas estrangeiras usadas em seu escritório. Se não encontrar a palavra no seu 
pequeno dicionário, aí, sim, apele para o do escritório. Lembre-se dos dicionários 
on line. 
 
Guia de RUAS e CEPS: os endereços errados podem fazer você 
perder muito tempo. Da mesma forma, o desespero na hora de 
achar o CEP de uma rua não se justifica. Hoje você pode 
encontrar praticamente qualquer endereço e CEP na internet. Há 
vários programas que auxiliam até a calcular quilometragem, 
condução, gastos com combustível e oferecem as alternativas 
possíveis para a viagem. 
 
 
 
Controle e tramitação de documentos 
 
Fluxo e tramitação de documentos 
 
A capacidade de escrever corretamente e com 
segurança é fundamental. O constante 
aperfeiçoamento do idioma, a familiarização com a 
linguagem e as formas usualmente empregadas na 
comunicação são bem-vindos. 
 
Curso de Assistente Administrativo 12 
O controle do fluxo diário de correspondência é muito importante. Em 
organizações de grande e médio porte existem departamentos responsáveis 
unicamente pela recepção, distribuição e expedições de correspondências internas 
e externas da empresa. Nesses locais, todos os volumes recebidos são 
protocolados, classificados e posteriormente encaminhados aos departamentos e 
pessoas competentes ou são tomadas as providências para que os materiais sejam 
devidamente despachados. 
Tem empresas nas quais a triagem e o envio de 
toda a correspondência costuma se concentrar nas 
mãos de uma única pessoa, geralmente, a 
recepcionista, que é quem faz uma primeira seleção e 
encaminha os volumes. Normalmente, apenas a 
recepcionista tem autorização para abrir 
correspondência sem especificação clara do 
destinatário. Sendo assim, ela deve tomar conhecimento do assunto e, só então, 
proceder à distribuição adequada. Devemos nos lembrar que a quebra do sigilo de 
correspondência pessoal é crime. 
A expedição de documentos inclui tarefas como pesar, fechar e selar 
embrulhos, cartas, preparar protocolos, recibos e, principalmente, tomar todas as 
providências para que a correspondência seja enviada em tempo hábil. 
Qualquer que seja a sua situação específica é fundamental que você tenha 
pleno conhecimento das precauções e procedimentos básicos que envolvem o 
manejo da correspondência. 
Quando uma remessa de correspondência chega às mãos do Assistente 
Administrativo, deve ser aberta; evite "picá-la" no decorrer do expediente. Você 
observará que existe certa regularidade nos serviços de entrega dos correios e, 
mesmo que você receba a correspondência por intermédio de outro departamento 
de sua empresa, sempre é possível estabelecer o horário aproximado em que isso 
ocorre diariamente. 
Programe-se em função dessa rotina, reservando uma parcela de seu tempo 
para o manuseio da correspondência. Primeiramente, separe os volumes 
destinados ao seu departamento e redistribuindo o mais rápido possível as cartas 
endereçadas a outras seções; estas não devem ser abertas em hipótese alguma. 
Providencie a devolução do material recebido por engano e anoteno envelope uma 
informação que você possa fornecer: pessoa desconhecida, mudou-se, endereço 
incompleto etc. 
 
 
 
 
Recepção de documentos 
 
Curso de Assistente Administrativo 13 
 
As normas para abertura de correspondências podem variar e você deve agir 
de acordo com os hábitos do escritório e as instruções recebidas de antemão; em 
alguns casos, caberá a você apenas organizar a 
remessa, separando os vários tipos de 
correspondência: telegramas e envelopes com a 
anotação "urgente", correspondência pessoal, 
correspondência comum ou "de rotina", 
comunicados internos e circulares, material de 
publicidade, catálogos, revistas etc. feito isto, 
passe todo material às pessoas especificadas. 
É conveniente registrar (em sua agenda ou outro local apropriado) as 
informações contidas em documentos com frases do tipo "mandaremos um 
relatório detalhado dentro de duas semanas", "aguarde mostruário atualizado no 
fim do mês" etc. Decorrido o prazo estipulado, você poderá tomar as providências 
para que se cumpra o prometido. 
Tome nota de todas as datas de expedição e recebimento dos documentos e 
correspondências; é muito importante o controle ou registro de toda a 
correspondência recebida. Uma folha de registro deve conter os seguintes itens: 
datas de recebimento e arquivamento da correspondência, data e código de 
referência citados no texto da carta, o nome do remetente, assunto tratado e o 
departamento ou pessoa a que foi dirigida. Faça uma folha de registro como 
modelo e tire cópias de acordo com as suas necessidades. Uma vez que as folhas 
estejam preenchidas, arquive-as numa pasta em ordem cronológica. 
 
Expedição e Formulários da Empresa 
 
Toda comunicação escrita, além de ser um atestado de eficácia da empresa, 
é um documento que representa quem o assina. Por esses motivos, é importante 
tomar uma série de precauções antes de expedir qualquer correspondência. 
 
Os Principais Formulários Utilizados na Empresa 
• Cadastro de fornecedores; 
• Formulários de cotação de preços; 
• Pedido de compra; 
• Previsão de compras; 
• Orçamento de compras; 
• Ficha individual de controle de estoques; 
• Mapa financeiro de controle de estoques; 
 
Curso de Assistente Administrativo 14 
• Nota fiscal; 
• Fatura; 
• Duplicata; 
• Formulários de crédito; 
• Boletim de caixa; 
• Controle de caixa; 
• Proposta de emprego; 
• Registro de empregado; 
• Relação de empregados; 
• Folha de pagamento; 
• Aviso e recibo de férias; 
• Registro de ponto etc. 
 
Instrumentos para controle do trabalho 
 
Materiais necessários para operacionalizar o trabalho 
 
Da Empresa: 
Convenção, regulamento, definições de funções; 
Lista de funcionários e de veículos (atualizadas); 
Lista de telefones úteis e de emergência; 
Lista do patrimônio. 
 
Do Prédio (manutenção e conserto): 
Plantas do prédio (estrutura, hidráulica, elétrica); 
Lista de assistência técnica; 
Lista de fornecedores e prestadores de serviços; 
Equipamentos para manutenção e consertos. 
 
Dos Funcionários: 
Cadastro dos funcionários, (RG, cargo, horário de trabalho, endereço, telefone de 
emergência etc.). 
 
Da Organização de seu Próprio Trabalho: 
Agenda de compromisso; 
 
Curso de Assistente Administrativo 15 
Relatório diário (só os fatos mais importantes que quebrem a rotina). 
 
Do Serviço (tanto operacional quanto administrativo): 
Escala de tarefas para cada funcionário; 
Controle das datas de manutenção dos equipamentos. 
 
Regras práticas para organizar o trabalho 
 
Em primeiro lugar, são atribuídas prioridades: o que deve ser realizado 
imediatamente? 
O trabalho toma-se mais agradável e simples se dispomos de conhecimentos 
profissionais sobre arquivística, redação, gramática, informática e controles 
contábeis e, se temos à mão: guia com os telefones mais usados, código de 
endereçamento postal, lista telefônica, dicionário da língua portuguesa, lista de 
assuntos pendentes, em ordem de importância, uma Gramática da Língua 
Portuguesa, a Consolidação das Leis do Trabalho - CLT e, finalmente, 
estabelecimento de metas para alcançar. 
 
Caracterização dos serviços 
 
Conhecimento do ambiente de trabalho 
 
O primeiro passo para a adaptação ao local de trabalho é o conhecimento 
do ambiente físico. O domínio do 
prédio e de suas instalações permite a 
desenvoltura dos funcionários. Saber 
como se localizar, a quem se dirigir, 
encontrar com precisão aquilo que se 
procura são fatores de economia de 
tempo e segurança. 
Uma empresa não se limita ao 
ambiente físico já que apenas congrega um grupo social engajado na conquista do 
bem comum; daí a importância fundamental do conhecimento da filosofia de 
trabalho adotada pela instituição; é dela que 
emanam os regulamentos e normas, direitos e 
deveres do funcionário. Este não poderá justificar 
um crime alegando desconhecer os princípios 
básicos que norteiam o sistema ao qual pertence. 
 
Curso de Assistente Administrativo 16 
O ramo de atuação da empresa, seus objetivos 
e abrangências no mercado, sua situação dentro da 
organização maior, também no caso de órgãos e 
autarquias, são apenas aspectos importantes a 
serem considerados e do domínio de todos os 
funcionários que constituem a engrenagem 
empresarial. O trabalho individual só poderá ser 
realizado com eficiência, se dirigido ao todo. Ninguém 
é proprietário da função que exerce, mas responsável por ela. 
As chefias são consideradas como lideranças; são responsáveis pelas 
atribuições que lhes são conferidas e, também, por responsabilidades maiores que 
os cargos lhes conferem. 
O tipo de liderança exercida, no entanto, 
varia de acordo com as características pessoais 
do ser humano que ocupa determinado cargo. 
Nem sempre o funcionário concorda com o tipo 
de orientação dada ao trabalho, mas pode 
adaptar-se a ela sem se violentar, desde que 
identifique o tipo de liderança e se disponha a 
conviver com ela. 
 
O conhecimento dos colegas e a identificação de 
seus cargos e/ou funções também são necessários, não 
só para o entrosamento, como também para que o fluxo 
de trabalho se desenvolva rápida e objetivamente. 
Os requisitos dos serviços devem ser 
explicitamente definidos como características 
observáveis e sujeitas à avaliação. Quanto mais claro e 
preciso for o processo de prestação de serviços e o nível 
de treinamento recebido pelas pessoas nele envolvidas, 
maior a oportunidade para se adotarem princípios 
estruturados de qualidade. 
A ideia central destas informações é identificar e documentar todas as 
atividades que colaboram para a melhoria da qualidade dos serviços e, entender 
algumas regras importantes que auxiliam no convívio entre pessoas e ambiente 
de trabalho para que o mesmo resulte em sucesso. 
 
 
A área de trabalho 
A área de trabalho do Assistente Administrativo é o escritório, mas os 
demais espaços destinados aos serviços com os quais se integra a Assistência 
 
Curso de Assistente Administrativo 17 
Administrativa também o são. Lembrando-se que isto varia de empresa para 
empresa. 
A área ocupada pela recepção, por exemplo, varia de acordo com a categoria 
do estabelecimento, com o número de colaboradores que nela trabalha, com o 
movimento de usuários etc. Da mesma forma, variam os equipamentos e 
mobiliários existentes nas empresas. Um Assistente Administrativo precisa 
conhecer os equipamentos e instrumentos de controle mais utilizados em uma 
recepção: 
• computador; 
• impressora; 
• máquina registradora elétrica / eletrônica; 
• calculadora; 
• máquinas de cartões de crédito; 
• quadro de chaves; 
• central telefônica; 
• telefones; 
• fichários; 
• arquivos; 
• livros de Ocorrências e de Registros; 
• mesas, gavetas e prateleiras e 
• alarmes. 
 
Local de Trabalho: é onde o funcionário passa a maior parte produtiva do dia. 
 
Escritório: é o local de encontro da 
administração, de toda atecnologia e o 
principal local de trabalho do Assistente 
Administrativo. É considerado como a fábrica 
de informações e sua matéria prima é a 
comunicação. Nos escritórios são geradas as 
informações que serão utilizadas nas tomadas 
de decisões que, por sua vez, afetarão toda 
empresa. 
 
Escritório Tradicional: valoriza mobiliários, documentos de controle de tempo e 
hora de trabalho, equipamentos mecânicos que exigem maior esforço físico. 
 
Curso de Assistente Administrativo 18 
 
Escritório Moderno: valoriza o ser humano, o mobiliário 
é anatômico e os recursos tecnológicos são utilizados 
para diminuir o esforço físico. Diminui a utilização de 
papéis, o que torna a informação mais dinâmica. 
 
Cuidados com equipamentos e materiais no ambiente 
de trabalho: 
 
• manter blocos, papéis ou impressos para recado em sua mesa de trabalho; 
• manter clipes, apontadores, borrachas, corretivos em gavetas com 
divisórias; 
• manter porta-lápis limpo e em ordem; 
• manter os móveis limpos; 
• utilizar capas nos equipamentos; 
• ligar tomadas, luzes e equipamentos quando forem utilizados e 
desligá-los ao sair; 
• deixar listas telefônicas, guias e agendas organizadas e ao alcance de todos; 
• organizar a mesa de trabalho; 
• zelar pelos objetos decorativos e manter a sala arejada; 
• verificar diariamente se os equipamentos estão funcionando 
adequadamente; 
• arquivar cartões de visitantes. 
 
Controle do fluxo de entradas e 
saídas 
 
Autorização de entrada 
 
A recepção é o ponto de 
segurança principal da empresa, pois 
por ela circulam todos os tipos de 
pessoas, materiais e veículos que 
entram e saem da empresa de forma 
regular. 
A recepcionista regula e controla a circulação de pessoas através de 
identificação que é feita por CRACHÁS, conferência de materiais, notas fiscais, 
entrada e saída de veículos, pesagem e, eventualmente, atendimento de telefone. 
Todos os procedimentos são pré-estabelecidos pela empresa através de 
normas e regulamentos. 
 
Curso de Assistente Administrativo 19 
O controle pode ser feito por meio de identificação visual, com a utilização 
de CRACHÁS ou de forma direta, o atendente irá: 
• solicitar documento (oficial tipo CREA etc.) com foto; 
• entrar em contato com o funcionário, se autorizar, continuar; 
• anotar os dados dos visitantes; 
• entregar o CRACHÁ e a autorização de acesso, que deverá ser devolvida, 
assinada ou carimbada pela pessoa visitada; 
• indicar ou conduzir o visitante ao local; 
• na saída, recolher o CRACHÁ e a autorização, verificar se está assinado 
ou carimbado; estando tudo certo, devolver o documento. 
 
Controle de entrada e saída de material 
 
Quando o material for deixado na recepção, o recepcionista, desde que 
autorizado pela empresa, deverá tomar os seguintes procedimentos: 
• pedir um documento com foto oficial da pessoa; 
• entrar em contato com o responsável pelo material; 
• solicitar a nota fiscal e conferir o material pela nota fiscal; 
• datar e assinar o canhoto da nota; 
• enviar posteriormente para a expedição ou para o setor responsável. 
 
Quando a pessoa for entrar com algum material, devemos tomar as seguintes 
providências: 
• pedir um documento (com foto e oficial) à pessoa; 
• solicitar a nota fiscal; 
• entrar em contato com a pessoa solicitada e confirmar o material; 
• conferir o material com a nota; 
• anotar todos os dados pessoais; 
• entregar o CRACHÁ e a autorização; 
• indicar ou conduzir a pessoa até o setor e, na saída, conferir se o canhoto 
da nota e a autorização foram assinados e 
• recolher o CRACHÁ, devolver o canhoto da nota e o documento. 
 
Curso de Assistente Administrativo 20 
 
Controle de entrada e saída de veículos 
 
Deve-se efetuar o mesmo procedimento 
acima, porém há necessidade de anotar todos os 
dados do veículo, como marca, modelo, ano, cor, 
placas e se está avariado ou não. Há casos em que 
o visitante entra com o carro avariado e, na saída, 
responsabiliza a empresa, alegando que o fato 
ocorreu dentro da empresa. 
 
Correio eletrônico 
 
A comunicação à distância está cada vez mais 
rápida e simples. O avanço mais recente é o correio 
eletrônico, também conhecido como e-mail - eletronic-
mail. O correio eletrônico nada mais é do que uma 
forma de se enviar e receber correspondências. A 
única diferença é que, ao invés de usarmos os serviços 
dos correios, utilizamos um computador conectado à 
Internet para enviar e receber as mensagens. 
A Internet é uma rede de comunicação que interliga computadores do 
mundo todo. Qualquer um que tenha um computador conectado à Internet pode 
ter um endereço eletrônico. 
A linguagem usada no correio eletrônico é geralmente informal, o que ajudou 
na popularização desse novo meio de comunicação. Outra vantagem é o fato de ser 
possível enviar imagens e sons junto com a mensagem. 
 
Exemplo de Endereço Eletrônico 
 
O endereço eletrônico é só seu. Ninguém pode ter outro igual. Ele é formado 
por: 
fulano.detal@bol.com.br 
1 2 3 4 5 
1. O nome que você quer usar em seu endereço. 
2. O símbolo @ (arroba) que significa “at” (inglês) ou “em” (português). 
3. Nome da empresa que oferece serviços e conexão à Internet, conhecida como 
“provedor de acesso”. 
 
Curso de Assistente Administrativo 21 
4. Complemento que diferencia usuários comuns ou comerciais (.com), dos 
órgãos governamentais (.gov), instituições educacionais (.edu) e organizações não-
governamentais (.org). 
5. Identificação do país (br = Brasil, fr = França, uk = Inglaterra (United King) etc.). 
Os Estados Unidos são o único país que não usa identificação. Assim sendo, por 
exemplo, o e-mail terminado apenas em .com significa que o provedor está baseado 
no Estado Unidos. 
 
Algumas Recomendações: 
 
Quando estiver enviando mensagens para outros países não acentue as 
palavras. Em alguns países, que não usam acentos gráficos em suas palavras, as 
mensagens não aparecem corretamente na tela do computador e acabam 
atrapalhando a compreensão do texto. 
No final, assine a mensagem e repita seu endereço eletrônico. Ele aparecerá 
na tela do destinatário na cor azul. Indicando que, para responder à mensagem, 
basta “clicar” sobre o endereço. 
 
Programando e organizando reuniões 
 
Procedimentos 
 
A reunião é um método de ação social e 
administrativa que integra diversas pessoas em 
torno de um só objetivo. É uma técnica de 
trabalho em grupo através da qual podemos 
proporcionar: 
• informação; 
• participação; 
• cooperação dos membros do grupo. 
 
Objetivo de uma reunião 
 
A) Integração dos membros; 
B) Definição dos problemas; 
C) Coletar críticas e sugestões; 
D) Caracterizar os elementos determinados do problema; 
 
Curso de Assistente Administrativo 22 
E) Equacionar soluções. 
 
 
Como aprender com um grupo 
 
Junto com o grupo, estabeleça um sistema 
para dar a cada um a oportunidade de ser 
registrador ou facilitador. Um plano viável é 
designar um novo facilitador e registrador para 
cada reunião. Reserve quinze minutos no final de 
cada reunião para discutir como foi a reunião e 
oferecer sugestões úteis ao facilitador e ao 
registrador. Depois de algumas pessoas terem tido 
a chance de experimentar o prazer e as dificuldades de registrar e auxiliar, o nível 
de empatia e respeito por estes importantes papéis aumentará rapidamente. 
1. Providenciar uma agenda 
2. Chegar mais cedo e arranjar a sala de reuniões. 
 
Início da reunião 
• Começar na hora marcada; 
• Fazer com que os participantes se apresentem e estabelecer quais são 
as expectativas para a reunião; 
• Definir claramente os papéis; 
• Rever, revisar e ordenar a agenda; 
• Determinar com clareza o limite de tempo; 
• Rever os itens de ação para a reunião seguinte. 
 
Fim da reunião 
• Estabelecer os itens de ação: quem? o quê? quando? 
• Rever a Memória do Grupo; 
• Marcar a data e o lugar da próxima reunião edesenvolver uma agenda 
preliminar; 
• Avaliar a reunião; 
• Encerrar a reunião decisiva e positivamente, no horário previsto; 
• Limpar e arrumar a sala. 
 
 
Curso de Assistente Administrativo 23 
Depois da reunião 
• Acompanhar os itens de ação e começar a planejar a próxima reunião. 
 
Atenção Especial 
 
Uma reunião dá trabalho para ser preparada mesmo quando é informal. 
Você vai relacionar todos os participantes. Para convocá-los, faça uma pauta 
informando data, horário e local e, se possível, a finalidade da reunião e o tempo 
estimado de sua duração. Caso haja participantes não muito conhecidos de todos, 
saliente essa informação aos participantes mais comuns. Dê o nome e a origem 
de todos os novos participantes para não haver constrangimentos. 
Providenciar blocos de anotações com 
lápis ou caneta para todos, uma pequena agenda 
com as etapas da reunião, um quadro branco ou 
folhas de flip-chart, canetas para quadro branco 
ou giz, se o quadro for negro. Se necessário, 
televisão, vídeo, data-show e computador. A 
preparação da reunião demandará maiores 
cuidados, incluindo pessoal preparado para 
manipular os aparelhos eletrônicos. 
Dê uma ideia geral do assunto da reunião já no primeiro parágrafo da ata 
da reunião. Algumas pessoas colocam apenas o dia, o horário da reunião e o local 
onde aconteceu. Esse tipo de informação pode ser relegado ao segundo parágrafo. 
Reuniões geralmente envolvem informações, discussões e decisões. Nem 
todas as reuniões são bem organizadas, mas o assistente administrativo tem que 
ser. Se a reunião se arrasta de tópico em tópico, você terá que impor uma ordem. 
O trabalho do Assistente é resumir os pontos-chaves que foram levantados 
nas reuniões. O ponto alto da maioria das reuniões é a decisão dos pontos- chave. 
As consequências dessas decisões devem ser destacadas para que seja alvo de 
atenção nas próximas reuniões. 
Quando for elaborar a ata da reunião agrupe itens afins em seções. Deve 
tentar encontrar similares entre os tópicos. Talvez alguns itens possam ser 
agrupados numa seção chamada “Pendências”, enquanto outros devam ficar na 
seção “Concluídos”. Organize uma lista de “pendências” ou “concluídos” por 
ordem de importância. Se a lista for longa, deve haver uma ordem de importância. 
Use subtítulos. Quando você lê um artigo, seus olhos primeiro procuram o 
assunto principal e depois os detalhes. Use subtítulos, negrito e letra em itálico 
para deixar seu documento mais fácil e agradável de ler. Relacione ideias 
paralelas. Se você tem de listar quatro observações que o “Sr. Rodrigues” fez 
durante a reunião, escreva da seguinte maneira: “o Sr. Wagner Rodrigues: 
mencionou... relatou... explanou... solicitou...” 
 
Curso de Assistente Administrativo 24 
Evite excesso de detalhes nas atas, saliente as implicações de cada decisão 
para cada uma das pessoas que estão participando da reunião. Deixe claro quem 
ficou responsável por tarefas e prazos - quando responsabilidades forem delegadas 
e prazos determinados. 
Separe fatos de opiniões. Enquanto estiver fazendo atas, mantenha-se 
ligado na diferença entre fatos e opiniões. Fatos são indiscutíveis e objetivos; 
opiniões são visões pessoais. 
Mencione a data da próxima reunião. A menos que todos os convocados já 
saibam a data do próximo encontro, tenha certeza de que informou o dia a todos. 
Informe também as tarefas a serem cumpridas antes da próxima reunião. 
 
Tipos de reuniões 
 
Existem vários tipos de reuniões, um para cada tipo de problema. 
Classificam-se em: 
1. Quanto aos objetivos a serem seguidos: 
a. Informativa: informa fatos e problemas. 
b. Tomada de decisões: encontrar soluções. 
c. De avaliação: avalia, toma decisões. 
 
2. Quanto à periodicidade: 
a. Regular: com datas e horários marcados em cronograma anual, 
mensal etc. 
b. De emergência: é uma reunião inesperada, acontece por algum 
motivo de emergência. 
 
3. Quanto à forma de apresentação do tema ou disposição do grupo: 
a) Seminário: consiste numa exposição verbal com pessoas colocadas no 
mesmo plano de igualdade, sendo que todos devem ter conhecimento 
prévio do assunto. 
b) Mesa redonda: é uma reunião do tipo clássico, preparada e conduzida 
por um coordenador ou por um dirigente, em que sua função é conduzir 
a reunião para que, no decorrer da discussão, o assunto não saia do 
tema principal. 
 
Resolução de problemas e tomada de decisões 
 
Curso de Assistente Administrativo 25 
 
Definimos um problema como uma situação que 
você quer mudar. Pode ser um estado de confusão 
sobre um conjunto de regulamentos, um nome para 
um produto ou o preenchimento de um cargo vago. 
Para haver um problema, é preciso que haja um 
agente e um desejo de mudança. Uma reunião para a 
solução de problemas ataca o problema, mas não toma necessariamente uma 
decisão. 
Se você está tentando tomar uma decisão por consenso, então, o Método de 
Interação é essencial. Se a sua organização é hierárquica, a reunião deve incluir 
o elemento que toma a decisão final, caso contrário, seus esforços serão perdidos. 
O número de elementos no grupo não deve ultrapassar a quinze pessoas, 
mas se os elementos básicos da decisão tiverem sido selecionados fora da reunião, 
é possível trabalhar com trinta pessoas. 
 
Planejamento 
 
Planejamento é uma solução de problemas orientada para o futuro. 
“Quando você planeja uma viagem está imaginando como vai fazer para resolver 
o problema de ir até o local ao qual deseja ir.” 
 
Quem vai participar da reunião? 
 
Saber quem vai participar de uma reunião é parte fundamental do 
Planejamento. 
Grande porcentagem de reuniões, em organizações predominantemente 
hierárquicas, mantém um número fixo de membros – o gerente e sua equipe. A 
questão é quando aconselhar o envolvimento de outras pessoas em uma reunião 
para que se tenha um resultado mais assertivo e promissor. 
Pergunte a si próprio: Quem é que tem uma grande experiência? Quem 
precisa estar por aqui? Quem precisa estar por dentro desta decisão? Quem é o 
elemento-chave para implementar qualquer solução? Depois disso, certamente 
você indicará a presença de outras pessoas. 
 
Escolha uma estratégia 
 
Curso de Assistente Administrativo 26 
 
Um grupo de trabalho, para ser efetivo, 
depende totalmente dos elementos que forem 
escolhidos. Um grupo de trabalho não tem poder 
final de decisão, mas sua força vem do processo 
de inclusão. 
 
Trabalhando com dois a sete participantes 
 
Muitas reuniões caem nesta categoria, particularmente, as reuniões de 
equipe onde estão presentes o gerente e os seus subordinados imediatos. 
Se há quatro ou menos pessoas no grupo, se todas compreendem os 
conceitos necessários, poderão se auxiliar mutuamente. O papel de facilitador 
poderá ser feito em rodízio por todos os membros. Se dois participantes começam 
a discutir, um terceiro pode tornar-se a terceira parte neutra e começar a auxiliar. 
Se o grupo parece paralisado, alguém pode sugerir um processo como: “Por 
que não abandonamos esse problema e passamos para o próximo?” ou “Vamos 
adiar o julgamento por enquanto”. Quando uma questão fica muito difícil de 
resolver será vital alguma forma de auxílio por um terceiro elemento. 
 
Arrumando a sala de reuniões 
 
O local em que se realiza a reunião pode afetar o seu funcionamento. Uma 
boa sala de reuniões não garante uma boa reunião, mas uma sala inadequada 
pode contribuir para o seu fracasso. 
 
Como escolher o lugar certo? 
 
Uma das primeiras coisas que você precisa fazer quando decide aonde vai 
se reunir é estimar, para cima e para baixo, o número de pessoas esperadas e 
escolher uma sala que comporte o grupo. 
 
Como dispor mesas e cadeiras? 
 
A disposição das cadeiras e mesas determina o cenário para uma reunião 
e pode influenciar de diversas maneiras o que vai acontecer. 
Para reuniões entre cinco e trinta pessoas, as duas configuraçõesbásicas 
 
Curso de Assistente Administrativo 27 
são a circular e a semicircular. Todas as outras são variações de uma destas. A 
disposição circular é convencional. A semicircular é a mais usada para reuniões 
pelo Método de Interação. 
 
Arquivos 
 
Conceito de arquivos 
 
O arquivo é a memória mecânica de 
uma empresa. É o centro ativo de 
informações, instrumento de controle para a 
ação administrativa de qualquer empresa 
pública ou privada. 
É o local onde guardamos e conservamos os documentos de uma empresa. 
É importante adotar um sistema centralizado de arquivo, no qual todo material e 
os equipamentos necessários estejam disponíveis. 
 
Administração eficiente dos arquivos 
 
Os métodos que mais favorecem a 
confidencialidade são os numéricos. O 
arquivo deve ser separado dos arquivos 
comuns da empresa e, geralmente, localizado 
na sala do executivo. É importante mantê-lo 
sempre trancado. Jamais deverá aparecer em 
sua gaveta a expressão “Arquivo 
Confidencial”. 
É fundamental o cuidado na destruição de documentos. Jamais serão 
transferidos para “arquivo inativo”. Deverão ser guardados no máximo de tempo 
e depois destruídos. 
 
 
 
Prazos de permanência dos documentos - transferência. 
 
Transferência é a operação pela qual os papéis em desuso serão retirados 
do arquivo ativo e colocados no arquivo permanente. Essa operação tem por fim 
aliviar a carga de papéis do arquivo ativo. Porém, isso não significa que o arquivo 
inativo deverá se transformar em “depósito de lixo”. 
 
Curso de Assistente Administrativo 28 
O arquivo inativo deverá ser organizado sob as mesmas regras que 
conduzem o ativo. Isso auxiliará na localização dos papéis em desuso. Talvez você 
pense que, uma vez no arquivo permanente, não serão mais necessários os 
documentos. Não se esqueça que os documentos de departamento de pessoal, por 
exemplo, jamais poderão ser destruídos, a não ser depois de microfilmados. 
Convém que você utilize o registro de entradas e saídas para anotar os 
documentos que forem destruídos, anotando a data e o conteúdo dos mesmos. 
As empresas estabelecem a validade dos documentos segundo as 
determinações legais. A partir daí eles poderão ser destruídos. A disciplina e a 
uniformidade são fatores importantes de organização. 
A disciplina é fator fundamental para a organização dos arquivos e a 
localização dos documentos arquivados. Arquivos que várias pessoas manuseiam, 
geralmente são desorganizados. Você jamais deverá ter um arquivo de “livre 
acesso”. 
A requisição de documentos deverá ser por escrito, em um formulário 
simples, que você poderá elaborar. Nada deverá deixar o arquivo sem que seja 
devidamente registrado. 
Outro registro fundamental é o de entrada, feito cronologicamente. Anote 
tudo que chegar até você. É importante que outras pessoas dominem o arquivo, 
para substituí-lo numa emergência. Você poderá elaborar um manual no qual 
serão anotadas todas as decisões relativas ao arquivo. Isso é muito importante 
para manter a uniformidade do trabalho, o que vai colaborar para a localização 
rápida dos documentos. 
Outro elemento de controle é o “Guia Fora”, usado para substituir as pastas 
ou documentos que tiveram que sair do arquivo. Esse guia tem o formato e 
tamanho dos guias comuns, aparecendo em projeção à palavra “FORA”. Isto vai 
ajudar no rearquivamento das pastas, uma vez que não será necessário o 
manuseio de todas para se encontrar o lugar da pasta retirada. 
Existem vários elementos mantenedores da organização do arquivo e que 
farão com que a localização dos documentos seja imediata. 
Se conseguir disciplinar a ação de seus colegas, se mantiver a uniformidade 
dos aplicados, se tiver um controle total de tudo o que entra e sai, essa organização 
será constante, sem despender um maior esforço ou tempo. 
Você poderá fazer do seu arquivo, um centro de informações dinâmico, atual 
e vivo. E nós acreditamos que é possível conviver com o arquivo, não como um 
mal necessário, mas como um elemento que fará você crescer pessoal e 
profissionalmente! 
 
Detalhes para a organização do arquivo: 
• as gavetas nunca devem ficar abarrotadas; 
 
Curso de Assistente Administrativo 29 
• as pastas não devem ficar superlotadas; 
• use grampos de plásticos, pois não enferrujam; 
• não utilize clipes; 
• grampeie sempre do lado esquerdo superior do papel; 
• material volumoso deve ser dobrado, ficando o título para fora; 
• os furos do papel devem ser reforçados com etiquetas próprias; 
• todos os papéis rasgados devem ser consertados com fita adesiva; 
• os papéis amassados devem ser estirados, economizando espaço; 
• quando um documento for retirado, deve ser deixada uma folha com o 
nome de quem retirou e a data de devolução; 
• recortes de jornais ou revistas devem ser arquivados em envelopes 
plásticos; 
• revistas, jornais, catálogos devem ser arquivados diretamente no 
INATIVO, mesmo sendo recentes. 
 
Passos do Arquivo: 
1º) Leitura: ler toda a documentação para poder classificar; 
2º) Classificação: de acordo com o método adotado pela empresa; 
3º) Numeração ou Codificação: de acordo com o método adotado pela 
empresa; 
4º) Agrupamento: colocar documentos junto com outros que serão 
arquivados numa mesma pasta e 
5º) Arquivamento: furar, colocar em pastas, por etiquetas etc. 
 
O visual 
 
As pastas têm que ser uniformes. A 
desorganização começa pelo visual. O arquivo 
não pode causar uma sensação de desespero 
assim que for aberto. 
Pastas danificadas, papéis fugindo pelos cantos, etiquetas perdidas ou se 
desprendendo causam desânimo em qualquer empregado. Ninguém gosta de 
trabalhar com documentos danificados. 
As etiquetas têm de estar bastante visíveis e escritas claramente. Olhos são 
mais rápidos do que as mãos, portanto, não perca tempo dedilhando cada pasta 
e afastando capas, tentando ler etiquetas escritas manualmente, isto custará 
 
Curso de Assistente Administrativo 30 
muito mais tempo. 
Verifique as pastas “obesas”. O objetivo da pasta é agilizar a procura de um 
item. Se você correr os dedos por dezenas de papéis até achar o que precisa, onde 
estará a agilidade? 
 
Técnicas e métodos 
 
Método de arquivamento 
 
Existem várias maneiras de ordenar papéis. Você vai precisar conhecer um 
bom número delas, para poder identificar a que mais se ajusta ao seu setor e ao 
tipo de documentos que serão guardados. 
Quando se fala em métodos de arquivamento, pensa-se que eles são 
fórmulas mágicas que apresentarão soluções imediatas a todos os problemas. 
Vamos encontrar alguns métodos muito práticos, que têm ajudado a 
solucionar seus problemas: 
 
a) Método Alfanumérico 
 
Podemos organizar alfabeticamente: os nomes pessoais, as razões sociais, 
os assuntos, os nomes geográficos etc. Os nomes pessoais e as razões sociais 
compõem o Arquivo Alfabético. No sistema organizado por nome, as pastas 
receberão, em suas projeções, o nome do correspondente a que pertence. Os 
nomes pessoais deverão entrar pelo último sobrenome e, por estes, serão 
organizados. 
As razões sociais entrarão de forma direta. As pastas deverão ser 
alfabetizadas de maneira rígida, para evitar enganos e demoras. Serão separadas 
por guias alfabéticas (A, B, C etc.). É um método prático de consulta direta para 
arquivos simples e correspondências. 
O “Método Alfabético por Assunto” vai reunir grandes assuntos em ordem 
alfabética. Cada um deles será dividido em matérias mais específicas, também em 
ordem alfabética, dentro do assunto geral. 
No “Método Geográfico”, reuniremos nomes geográficos. É, também, um 
método nominal. A divisão do arquivo será feita com guias geográficos (por região, 
estados, cidades etc.), sempre em ordem alfabética, do mais geral para o mais 
específico. Dentro da pasta de cada cidade, aparecerão as correspondências ou o 
que se está arquivando em ordem alfabética. Esse tipo de arquivamento é utilizadocom mais frequência em departamentos comerciais. 
 
 
Curso de Assistente Administrativo 31 
b) Método Numérico 
 
É o mais utilizado quando se deseja manter a confidencialidade dos 
arquivos. O Método Numérico Nominal vai numerar os correspondentes de acordo 
com a ordem de entrada no arquivo. Na projeção da pasta vai aparecer apenas o 
número que o correspondente recebeu. As guias de indicação utilizadas serão 
numéricas, dividindo as pastas em blocos de 25, 30 ou 50 itens, conforme a 
necessidade e o material que se está arquivando. 
Para a localização da pasta far-se-á necessário um índice alfabético pelo 
nome do correspondente, indicado o número que lhe foi dado. 
No método numérico por assunto, os assuntos gerais receberão números 
inteiros, enquanto as divisões de assuntos seguirão a sequência numérica 
progressiva. 
Exemplo: Assunto: “violência”; 
Violência doméstica contra a mulher. 
Violência doméstica contra meninas. 
Violência doméstica contra meninas de até 12 anos. 
Na projeção da pasta aparecerá o número do assunto e o arquivamento será 
numérico. Para cada assunto, divisão e subdivisão, será feita uma ficha com o 
assunto e seu número respectivo, bem aparente. Essas fichas formarão o índice 
alfabético necessário para a localização das pastas. 
Esse método também poderá ser aplicado a arquivos departamentais, 
utilizando-se para isso, o próprio organograma da empresa ou do departamento. 
Para arquivamento de materiais especiais é indicado o processo de 
Indexação Coordenada. Devem ser utilizados para microfilmes, microfichas, 
slides, recortes de jornais, artigos de periódicos, mapas, plantas, fotografias, 
enfim, para todos os materiais que não se enquadram nos métodos tradicionais. 
Os documentos serão numerados por ordem de chegada e, por essa ordem, 
serão arquivados sem preocupação com o assunto, origem etc. De cada um serão 
retiradas palavras-chaves para sua identificação. Essas palavras serão indexadas 
em fichas divididas em colunas de 0 a 9 e arquivadas alfabeticamente. Nessas 
fichas aparecerão outros números de documentos em que as palavras-chaves 
apareçam. A localização será feita através da coordenação dessas palavras-chaves. 
 
Importância dos arquivos organizados 
 
A rapidez é importante, mas nem sempre é fator primordial nas atividades 
de arquivo. Deve-se pensar, sobretudo, que o documento arquivado retornará e o 
número de acesso, consequentemente, gerará informação. Assim, a rapidez deverá 
ser associada à precisão! 
 
Curso de Assistente Administrativo 32 
Comece por observar todos os seus arquivos para detectar as falhas que 
por ventura existam. Se as gavetas estiverem superlotadas, isso significa que se 
perde tempo ao colocar ou retirar um documento: que a possibilidade de estrago 
dos documentos é maior. Deve-se fixar pelo menos 10 cm, de espaço livre, para a 
movimentação das pastas. 
Verifique as pastas. Elas deverão ser do mesmo tipo e tamanho. É 
importante manter a uniformidade do arquivo. Veja como elas estão etiquetadas. 
As etiquetas feitas no computador são mais visíveis e auxiliam na localização. 
Observe se as guias que separam são em números suficientes, ou se, tem 
que procurar em grandes blocos, para localizar uma pasta ou documento. Quanto 
mais guias e minuciosas, menos tempo você perderá na localização. 
Por fim, observe o conteúdo das pastas. Será que elas não estão 
sobrecarregadas de documentos já ultrapassados? Será que os documentos não 
estão arquivados em duplicidade? Feito isso, se tem um diagnóstico do arquivo. 
 
Tipos de arquivos 
 
Quanto à disposição física dos documentos 
 
Os arquivos podem ser verticais, horizontais e rotativos. São verticais os 
arquivos nos quais os documentos são dispostos verticalmente, uns atrás dos 
outros. Seu gabinete é fabricado em metal ou madeira. Os de metal têm melhor 
aceitação. 
Os horizontais são os arquivos em que os documentos são armazenados 
horizontalmente, sobre suportes especiais, geralmente em gavetas. Exemplos 
típicos são as mapotecas e o Kardex. 
Os rotativos são arquivos em que documentos são arranjados de forma a 
girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. São de preço mais elevado. 
 
Quanto à permanência dos documentos 
 
Arquivo Ativo: constituído de documentos em trânsito, constantemente 
consultados; é relativo a assuntos em andamento. 
 
Arquivo Inativo (permanente): formado por documentos pouco utilizados ou não 
utilizados; assuntos já liquidados, mas que são importantes para comprovações. 
 
Diagnóstico objetivo dos arquivos 
 
Curso de Assistente Administrativo 33 
 
Não é possível determinar acertadamente um método prático de 
arquivamento, sem antes deter todos os dados que levarão a essa escolha. Comece 
por conhecer melhor a sua empresa, sua estrutura organizacional, seus pontos-
chaves, seus objetivos. Conheça também o seu departamento ou setor, os serviços 
prestados, as pessoas envolvidas, o que se espera do serviço de cada uma delas. 
Finalmente, trace os objetivos do seu serviço e, fundamentalmente, as 
diretrizes do seu arquivo, quais as pessoas que o utilizam, quais as informações 
comumente solicitadas, qual o nível dessas informações, quais os tipos de 
documentos arquivados. A partir desse levantamento, você poderá determinar 
qual o método de arquivamento que mais se ajusta às necessidades do seu setor 
ou da sua empresa. 
 
Curso de Assistente Administrativo 34 
Referências Bibliográficas 
 
CASTIGLIONI, José Antônio de Mattos. Assistente Administrativo. Editora Érica. 
CHIAVENATO, Idalberto. Princípios da administração – o essencial em teoria geral 
da administração. MALONE. 
GONÇALVES, Claudinei Pereira. Métodos e Técnicas administrativas. Editora LT. 
VIA RÁPIDA. Apostila de Assistente Administrativo. 
	assistente_administrativo
	Assistente Administrativo QB
	capa_vr.pdf
	Página 1