Aula 04

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ARQUIVOLOGIA EM EXERCÍCIOS PARA O STM
PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA
AULA 4
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Bom dia, queridos alunos! 
Começo a aula dizendo que eu juro que fiz o melhor que pude para 
enviar esta aula a você mais cedo. Tentei terminá-la na quarta, mas, 
madrugada adentro, virou quinta-feira. 
De toda forma, para tentar compensar você por isto (apesar de que, 
quero deixar claro, eu não atrasei o cronograma absolutamente em 
nada; estava aula estava mesmo prevista para hoje, desde o início do 
curso!), procurei fazer uma aula bem mastigadinha, para que você 
não tenha dúvidas na semana da prova. 
Não me preocupei, também, em fazer uma aula extensa, como nos 
nossos padrões – muito pelo contrário, aliás -, já que, nestes últimos 
dias, tempo é um bem realmente valioso. Então, de forma bem 
objetiva, vou tratar, nesta última aula, sobre o item 4 do nosso edital 
do STM: noções de método de arquivamento. 
Além deste, tenho outros dois compromissos com você nesta aula: o 
primeiro é falar sobre “código de classificação”, que ficou 
propositadamente deixado para esta última aula (tem a ver com a 
matéria que veremos hoje!), e o segundo é tentar te ajudar nestes 
últimos dias que antecedem à prova, com um pouco da minha 
experiência pessoal e do que já ouvi por aí neste mundo dos 
concursos. 
Vamos começar por esta última parte?! Olha, já ouvi zilhões de 
histórias de concurseiros que, apesar de muito bem-preparados, não 
foram aprovados nos concursos que desejavam, simplesmente por 
terem administrado mal as horas que antecedem à prova. 
Eu sugiro que, no dia anterior à prova, você revise aquilo que já 
aprendeu e, à noite, faça algo leve, de que você goste, como assistir 
a um episódio do seu seriado preferido, comer sua comida favorita e 
por aí vai. 
Não deixe, de modo algum, para, minutos antes da prova, tentar 
aprender algo que você ainda não sabe. Isso pode te desesperar. E, 
quando chegar ao local de prova, vá direto para a sala, se concentre. 
Não fique nos corredores, porque, de lá, não sai uma só conversa que 
preste, rs. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Sério mesmo, dessas conversas de corredor só saem abobrinhas, do 
tipo como o concurso está concorrido, como Fulaninho ouviu falar que 
vai ter fraude, como Ciclaninho é um ninja nos estudos e vai passar. 
Ninguém merece ouvir esse tipo de coisa! Você estudou, você está 
sabendo a matéria e você vai passar: esse deve ser seu pensamento 
esse fim de semana. Combinado assim? 
Outra coisa que eu, particularmente, acho importantíssimo, é o sono. 
Não sei se você precisa de muitas horas de sono (como eu), mas eu 
costumo, antes das provas de concurso público, não colocar 
despertador pelo menos dois dias antes da prova. Acordo quando o 
organismo acorda. É claro que nem todo mundo pode se dar ao luxo 
de fazer isso, pois muitos já trabalham, têm outras atividades, mas, 
se você puder, eu acho que vale a pena! 
Imagine você se preparar todo pra prova, ter a matéria na ponta da 
língua e, na hora H, estar com sono? Parece piada, mas isso acontece 
demais! Os alunos ficam ansiosos, querem estudar até o último 
minuto e não dão conta do tranco, na hora da prova. 
Pois bem, vamos logo iniciar os estudos sobre os métodos de 
arquivamento? Olha, são muitos métodos, mas, antes que você se 
desespere, digo que os métodos têm tudo a ver com o nome que lhes 
foi dado. Portanto, é bem tranqüilo entender cada um dos métodos, 
salvo raras exceções. Por exemplo, o método geográfico levará em 
conta o que para arquivar os documentos? O local, a geografia. 
Entendeu? Então vamos lá. 
Observação: eu não gosto de fazer previsões de quais matérias 
podem (ou não) cair em determinado concurso, especialmente 
porque, além de não ter bola de cristal, eu não possuo informação 
privilegiada alguma. Se eu, algum dia, como farei hoje, disser a você 
que eu acho que tal ou tal matéria deve cair na prova, não vai passar 
de um “achismo”. 
Pois é, eu ACHO que métodos de arquivamento tem grandes chances 
de cair na prova, especialmente porque não houve um item sequer 
sobre o tema nos últimos “grandes” concursos, como a ABIN e o 
MPU. Então, como a matéria é sempre recorrente e está sumida há 
algum tempo, eu apostaria que, neste seu concurso do STM, ela vai 
cair. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Finalmente, às questões: 
(CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) Uma das 
principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e 
eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser 
cumprida se os documentos forem organizados de maneira 
lógica e racional, respeitando as características dos 
documentos de arquivo. 
Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item 
subseqüente. 
1. O método de arquivamento dos documentos de arquivo 
deve ser definido a partir da natureza dos documentos e 
da estrutura da organização que os produz ou recebe. 
Item certo. 
Ótimo item para iniciarmos os estudos sobre métodos de 
arquivamento. Afinal, o que é isso? 
Você já sabe que os arquivos correntes são muito consultados, não é? 
Imagine, agora, uma grande empresa, que precise arquivar vários 
documentos. Para recuperá-los, ela precisará adotar alguém método 
de arquivamento. E é a isso que a questão se refere. 
Existem vários métodos de arquivamento, capazes de atender às 
mais variadas entidades e seus respectivos documentos. O método é 
determinado de acordo com a natureza dos documentos e a natureza 
da entidade – guarde isto! 
Existem vários métodos de arquivamento (veremos todos eles ainda 
nesta aula) e, para escolher o método a ser utilizado, é necessário 
levar em conta estes fatores, a saber: a natureza dos documentos e a 
natureza da estrutura da organização que os produz ou recebe. 
Isso faz muito sentido, já que é muito natural que a natureza do 
documento a ser arquivado e a estrutura da organização que o está 
arquivando (estou repetindo propositadamente, para que você não 
precise revisar esta aula antes da prova!) sejam levados em conta na 
escolha do método. 
Por ser, então, que, hipoteticamente, um mesmo documento utilize 
métodos de arquivamento diferentes caso seja arquivado em 
instituições também diferentes. Ou, por outro lado, pode ser que uma 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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mesma organização use métodos distintos, a depender do documento 
a ser arquivado. 
Ficou claro? Vamos dar uma rápida olhada na tabelinha com os 
métodos, para irmos já nos familiarizando com eles. 
BÁSICOS 
ALFABÉTICO 
GEOGRÁFICO 
NUMÉRICOS 
SIMPLES 
CRONOLÓGICO 
DÍGITO-TERMINAL
IDEOGRÁFICOS
ALFABÉTICOS 
ENCICLOPÉDICO
DICIONÁRIO 
NUMÉRICOS 
DUPLEX 
DECIMAL 
UNITERMO 
2. (CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) Nome, 
local, número, data e assunto são os elementos de um 
documento que devem ser considerados na ordenação 
dos documentos de arquivo. 
Item certo. 
Olhe na figura, acima. Qual o primeiro método? O alfabético. 
É o método mais simples, desde que o elemento principal a ser 
considerado seja mesmo o nome. É um método direto, já que não 
necessita de índice ou código algum para a sua localização. 
“Carol, como assim ele é um método direto?”, você pode estar se 
perguntando. Funciona assim: todos esses métodos da figura 
pertencem a dois sistemas, o direto ou indireto. 
Sistema direto é aquele que não necessita de índices ou de códigos 
para a recuperação da informação. Se os documentos estão 
ordenados por ordem alfabética, para encontrar, por exemplo, o 
documento do João, não será preciso um índice. Basta valer-se, nas 
pastas, da simples ordem alfabética. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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www.pontodosconcursos.com.brIndireto, por sua vez, é o sistema que necessita que um índice ou 
código seja consultado para se localizar o documento. 
A exceção é o sistema semi-indireto, característico do método 
alfanumérico, aquele que utiliza letras e números combinados – 
guarde isto! Para concursos públicos, a única informação que você 
precisará guardar sobre o método alfanumérico é que ele é o único a 
utilizar o sistema semi-indireto. Ok? Então, guarde: sistema semi-
indireto -> método alfanumérico. 
Você precisará saber, para a sua prova do STM, quais métodos são 
diretos e quais são indiretos. Não se aperreie, vamos estudá-los um a 
um. Até agora, o que você não pode deixar passar é a informação de 
que o sistema direto não necessita de índices e o indireto, por sua 
vez, precisa deles. Tudo bem? 
Vamos aproveitar a questão para aprender tudo sobre o método 
alfabético? 
O número de pastas individuais depende do porte da entidade. Pode 
ser que, em uma entidade pequena, as letras A, B, e C sejam 
armazenadas em uma só pasta e, em uma entidade grande, a letra A 
tenha de ser dividida em várias pastas (de Aa – Ae, uma pasta; de Ae 
– Aj, outra pasta e assim por diante). 
Há, entretanto, um tipo especial de pasta que merece ser estudado: 
as pastas miscelânia. São documentos diversos (com até cinco 
unidades em cada uma das pastas) que, separados, não justificam a 
criação de uma pasta própria. Eles ficam aí, na pasta miscelânia, até 
que seja necessária a criação de uma pasta própria, devido ao 
aumento do número de documentos correspondente. 
A ordenação interna das pastas miscelânea deve obedecer à ordem 
alfabética, em primeiro lugar e, se necessário, à ordem cronológica. 
Além disso, podem ser arquivadas antes ou depois das pastas 
individuais. 
Vantagens do método alfabético: é direto, rápido, fácil e barato. 
Desvantagens do método: a literatura afirma que os erros no método 
alfabético são mais comuns, devido ao cansaço visual e à variedade 
gráfica nos nomes. Esses erros ficam mais frequentes quando o 
volume de documentos é considerável. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Bem tranqüilo o método alfabético, né? Vamos, agora, passar ao 
método geográfico, que é o segundo método que a questão exige. 
Vamos aprender tudo sobre ele. 
É método direto. É utilizado quando, em um documento, o local de 
procedência ou origem é dado relevante. 
Sobre o método geográfico, é interessante que você saiba, também, 
as vantagens e desvantagens do método: 
- Vantagens: é direto e de fácil manuseio. 
- Desvantagens: exige duas classificações, o local e o nome do 
correspondente. 
Há, basicamente, duas opções no arquivamento do método 
geográfico: 
a) Nome do estado, cidade e correspondente 
Nesse caso, em que os documentos estão organizados por estado, a 
capital deve vir primeiro, independentemente de ordem alfabética. As 
outras cidades, porém, devem vir em ordem alfabética. Exemplo: 
Estado Cidade Correspondente 
Distrito Federal Brasília (capital) Pires, Juliana 
Distrito Federal Ceilândia Lopes, Priscila 
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Humig, Luiz Felipe
Rio de Janeiro Búzios Bita, Maria de Lourdes
b) Nome da cidade, estado e correspondente 
Neste caso, como a cidade é o principal elemento (e não o estado), 
não há destaque para as capitais. Utiliza-se, somente, a ordem 
alfabética. 
Veja o exemplo: 
Cidade Estado Correspondente 
Brasília (capital) Distrito Federal Pires, Juliana 
Búzios Rio de Janeiro Bita, Maria de Lourdes
Ceilândia Distrito Federal Lopes, Priscila 
Rio de Janeiro (capital) Rio de Janeiro Humig, Luiz Felipe 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Quando for correspondência com outros países, alfabeta-se, primeiro, 
o país, seguido necessariamente da capital e do correspondente. 
Vamos rever a figura com os métodos de arquivamento? (Mais uma 
vez, eu quero deixar claro para você que, como esta aula está sendo 
ministrada na semana da prova, eu vou utilizar de todos os recursos 
de que dispuser – inclusive das repetições e do humor dubitável, rs – 
para te ajudar a assimilar a matéria da forma mais leve e fácil 
possível). 
BÁSICOS 
ALFABÉTICO 
GEOGRÁFICO 
NUMÉRICOS 
SIMPLES 
CRONOLÓGICO 
DÍGITO-TERMINAL
IDEOGRÁFICOS
ALFABÉTICOS 
ENCICLOPÉDICO
DICIONÁRIO 
NUMÉRICOS 
DUPLEX 
DECIMAL 
UNITERMO 
Então, até agora, tá mamão com açúcar. Método alfabético utiliza o 
nome, a boa e velha ordem alfabética para arquivar os documentos; 
método geográfico utiliza o local para arquivar os documentos. E o 
método numérico? Isso mesmo, se vale de números para arquivos os 
documentos... 
Existem 3 métodos numéricos, como você vê na figura. Veja cada um 
deles: 
MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES: 
Um número é atribuído às pessoas físicas ou jurídicas e um índice 
alfabético, remissivo, é utilizado. Além disso, é necessário manter um 
registro dos números utilizados até o momento, para evitar que 
sejam abertas duas pastas com o mesmo número. 
Duas observações importantes sobre esse método para concursos 
públicos: 
– nele, pode-se reutilizar o número de uma pasta que venha a vagar; 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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– tem ampla utilização nos arquivos especiais e especializados. 
MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO: 
Aqui, a data também precisa ser observada, além da simples ordem 
numérica. É a modalidade adotada em quase todas as repartições 
públicas. 
Nesse método, quando um registro é anulado, o número só é 
aproveitado se for distribuído na mesma data que o registro anterior. 
Vale a observação de que o método numérico cronológico é o único 
que dispensa o uso de pastas miscelânia, já que cada documento 
recebe seu próprio número de registro, perfazendo um único 
processo, em ordem numérica rigorosa. 
A desvantagem do método advém do fato de ele ser um método 
indireto, o que significa que a duplicidade de pesquisa é necessária. 
As vantagens, por sua vez, derivam da natureza do método: como é 
mais fácil lidar com números do que com letras, as possibilidades de 
erro no arquivamento são menores. 
MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL 
O método dígito-terminal é utilizado quando do arquivamento de uma 
quantidade muito grande de documentos; no INSS, por exemplo. 
Os números, de 5 ou 6 dígitos, são arquivados a cada par. Para 
localizar o número 546.726, por exemplo, o procedimento é o 
seguinte: 
– separar o número em pares, iniciando pela direita: 54-67-26; 
– como se inicia pela direita, o grupo 26 é chamado de primário, o 67 
de secundário e o 54 de terciário; 
– encontrar a pasta 26; em seguida, verificar as pastas cujo grupo 
secundário é o 67; por fim, localizar a pasta 54. 
Se o número a ser localizado tiver menos de 5 dígitos, são colocados 
zeros à esquerda, até que ele complete 6 dígitos. Após este 
procedimento, os passos a serem realizados são os mesmos listados 
acima. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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As desvantagens do método são a sua leitura não tradicional (que 
pode tornar-se um problema) e a disposição física dos documentos 
que o método exige. 
As vantagens são a redução de erros de arquivamentos (ele foi criado 
com esta intenção) e a rapidez na localização e também no 
arquivamento. 
O único método cujo nome é mais chatinho é o ideográfico. Métodos 
ideográficos são aqueles que, para arquivar os documentos, valem-se 
do ASSUNTO contido no documento. Então, para não esquecer: 
ideográfico -> assunto. Repita umas 5 vezes aí na sua cabecinha que 
não esquecerá mais. Ideográfico, assunto; ideográfico, assunto; 
ideográfico, assunto... 
Existem vários métodos ideográficos (reveja a figura), mas, por 
razões didáticas, vamos falar sobre eles somentenas próximas 
questões. 
Então, finalmente voltando ao item, o primeiro método da figura é o 
alfabético, que considera, na ordenação dos documentos, o nome. O 
segundo método, o geográfico, leva em consideração o local. O 
método numérico se utiliza de números e, no caso do método 
numérico cronológico, de datas. Por fim, os métodos ideográficos se 
valem do assunto para a ordenação dos documentos. 
Em suma, os métodos de arquivamento consideram, na ordenação 
dos documentos de arquivo, nome, local, número, data e assunto. 
3. (CESPE – TRE/AL – Técnico Judiciário/Administrativo – 
2009) No que se refere ao arquivamento de documentos, 
é indicado que a instituição adote um método de 
arquivamento único. 
Item errado. 
Se você prestou atenção nos itens anteriores, já teria uma dica de 
que o item é, de fato, errado. 
Há diferentes métodos de arquivamento e, para escolher o que será 
utilizado, a empresa baseia-se em dois critérios: na natureza do 
documento e na estrutura da instituição que o produz ou recebe (ah, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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mas eu vou puxar o seu pé à noite na cama se você errar isso na 
hora da prova, hein?! rsrs) 
Se a natureza do documento influi nesta decisão, resta claro que não 
existe esta indicação de que a empresa utilize somente um método 
de arquivamento. Aliás, pelo contrário: é recomendável que a 
empresa escolha o método de arquivamento que mais se molde a 
determinado documento, sem ficar presa a um tipo único. 
4. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) O método 
alfabético é um dos métodos de arquivamento de 
documentos e tem o nome como principal elemento a ser 
considerado. 
Item certo. 
Agora ficou fácil, né? 
Neste item, o examinador cobrou a simples definição de método 
alfabético. E, sim, nele, o nome é o principal elemento a ser 
considerado. O método alfabético é o mais utilizado entre os 
métodos. 
5. (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 
2008) A disposição alfabética de pastas de documentos 
de um arquivo a partir das regras de alfabetação é 
exclusiva para nomes de pessoas. 
Item errado. 
Agora o examinador “viajou”, né?! A palavra “exclusiva” é daquelas 
que faz você levantar a sobrancelha, desconfiado. 
A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo é 
usada para nomes de pessoas, mas é, também, utilizada para nomes 
de empresas, de órgãos, de instituições... 
6. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário – Administrativa – 
2009 – Adaptada) De acordo com as regras de 
alfabetação, está correta a seguinte apresentação de 
ordenação de pastas de funcionários de um órgão: 
 Alberto Luiz 
Moreira, Maria Madalena 
Santos Cruz, Antônio 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Item errado. 
Com este item, iniciamos a matéria que, para mim, é a mais divertida 
em arquivologia. Sério mesmo, eu acho essa matéria muito legal! 
Não é que eu a acho menos chata não (porque tem cada 
matériazinha que a gente estuda pra concurso, né?! rs), mas, de 
todas as matérias que eu já estudei pra concurso, esta é a mais leve 
e divertida. 
À primeira vista, vai parecer um pouco confusa, mas, com algum 
treino (que faremos na aula mesmo, fique tranqüilo), você vai pegar 
rapidinho. Vou fazer questão de parecer um papagaio-repetidor-das-
regrinhas, para você aprender, nem que seja por “osmose”, rs. 
Existem 13 regrinhas para arquivar os documentos e você precisa 
estar afiado nelas para a sua prova. São bem tranqüilas, você vai 
ver. Vamos lá: 
1. Em nomes de pessoas físicas, o primeiro critério é o sobrenome e, 
depois, o prenome. Prenome é o nome que os nossos pais nos dão, 
como João, Maria, etc. 
Carolina Teixeira 
Gustavo Fernandes 
Fernando Ribeiro 
Tiago Lopes Fernandes 
Colocando os nomes acima, em ordem alfabética, tem-se que: 
Fernandes, Gustavo 
Fernandes, Tiago Lopes 
Ribeiro, Fernando 
 Carolina 
Perceba como a ordem dos nomes se alterou, após a alfabetação. 
Note, também, que, em caso de sobrenomes iguais, prevalece a 
ordem alfabética do prenome. 
2. Sobrenomes ligados por hífen ou compostos de um substantivo e 
um adjetivo não se separam. 
Heitor Villa-Lobos 
Humberto de Alencar Castelo Branco 
Ludmilla Monte Verde 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Arquivam-se: 
Castelo Branco, Humberto de Alencar 
Monte Verde, Ludmilla 
Villa-Lobos, Heitor 
3. Os sobrenomes formados com as palavras “Santa”, “Santo” ou 
“São” também não se separam. 
Filipe Santo Cristo 
Marcelo Santa Rita 
Tainá São José 
Arquivam-se: 
Santa Rita, Marcelo 
Santo Cristo, Filipe 
São José, Tainá 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na 
classificação de sobrenomes iguais. 
L. Ferreira 
Lúcia Ferreira 
Lucimar Ferreira 
Arquivam-se: 
 L. 
 Lúcia 
 Lucimar 
5. Os artigos e preposições, como a, o, de, d’, da, do, e um, uma não 
são considerados. 
Danielle da Rocha 
Dalva de Oliveira 
Renata Henriques d’Andrade 
Arquivam-se: 
Andrade, Renata Henriques d’ 
Oliveira, Dalva de 
 Danielle da 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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6. Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto ou Sobrinho, que 
exprimem grau de parentesco, são considerados parte do último 
sobrenome, mas, ainda assim, são desconsiderados na ordenação 
alfabética. 
Aloísio Barbosa Neto 
Caio Cordeiro Filho 
Igor Nazareth Sobrinho 
José Jayme Moraes Junior 
Arquivam-se: 
Barbosa Neto, Aloísio 
Cordeiro Filho, Caio 
Moraes Junior, José Jayme 
Nazareth Sobrinho, Igor 
Entretanto, há uma observação: os graus de parentesco podem ser 
considerados, desde que sirvam de elemento de distinção (leia-se: o 
grau de parentesco é o único nome que difere dos outros). Veja este 
exemplo: 
Aloísio Barbosa Neto 
Aloísio Barbosa Sobrinho 
Aloísio Barbosa Filho 
Arquivam-se: 
Barbosa Filho, Aloísio 
Barbosa Neto, Aloísio 
Barbosa Sobrinho, Aloísio 
7. Os títulos tampouco são considerados na alfabetação. São 
colocados após o nome completo, entre parênteses. 
Dra. Ana Beatriz Lopes 
General no Rocha 
Ministro João Pedro Goés 
Professora Fernanda Coutinho 
Arquivam-se: 
Coutinho, Fernanda (Professora) 
Goés, João Pedro (Ministro) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Lopes, Ana Beatriz (Dra.) 
 no (General) 
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, 
salvo os espanhóis e orientais, que serão estudados a seguir: 
Lucy Humig 
Phoebe Buffay 
Rachel Green 
Ross Geller 
Arquivam-se: 
Buffay, Phoebe 
Geller, Ross 
Green, Rachel 
Humig, Lucy 
9. As partículas dos nomes estrangeiros (como di, du, Mac, O’) 
podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las parte 
integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. 
Ronald Mac Donald 
Leonardo di Caprio 
Jean Du Pont 
Ryan O’Donnell 
Arquivam-se: 
Caprio, Leonardo di 
Du Pont, Jean 
Mac Donald, Ronald 
O’Donnell, Ryan 
10. Os nomes espanhóis são registrados de forma diferente: pelo 
penúltimo sobrenome, já que ele corresponde á família do pai. 
Andrés Iniesta Luján 
David Villa Sánchez 
Iker Casillas Fernández 
Arquivam-se: 
Casillas Fernández, Iker 
Iniesta Luján, Andrés 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Villa Sánchez, David 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são 
registrados como se apresentam. Não é necessário fazer modificações 
nos nomes para colocá-los em ordem de alfabetação. 
Li Ushizima 
Mukhtar Mai 
Arquivam-se: 
Li Ushizima 
Mukhtar Mai 
12. Os nomes de pessoas jurídicas (firmas, empresas, instituiçõese 
órgãos governamentais) devem ser transcritos como se apresentam. 
Entretanto, artigos e preposições não são considerados, para fins de 
ordenação. Desse modo, os artigos do início do nome são colocados, 
entre parênteses, após o nome, para facilitar a ordenação. 
Ponto dos Concursos 
Juliana Miranda Ltda. 
XK & Cia. 
The Library of Congress 
A Loja 
Arquivam-se: 
Juliana Miranda Ltda. 
Library of Congress (The) 
Loja (A) 
Ponto dos Concursos 
XK & Cia. 
13. Em títulos de congressos, conferências, reuniões, seminários e 
afins, os números – arábicos, romanos ou mesmo por extenso – são 
desconsiderados na alfabetação e, por isso, devem vir entre 
parênteses, ao final do nome. 
II Congresso de Arquivologia 
5º Seminário sobre a paz 
Primeira Conferência do Cespe 
Arquivam-se: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Conferência do Cespe (Primeira) 
Congresso de Arquivologia (II) 
Seminário sobre a paz (5º) 
Estas regras, todavia, não engessam a organização. Imagine que a 
organização tenha um funcionário chamado Joaquim Maria Machado 
de Assis, que é conhecido somente pelos sobrenomes: Machado de 
Assis. 
Ela pode, excepcionalmente, arquivá-lo como “Machado de Assis, 
Joaquim Maria”, desde que, em “Assis, Joaquim Maria Machado de”, 
haja uma remissiva (ou seja: uma observação deixando claro que os 
documentos do funcionário estão em outro local, especificado) para 
evitar dúvidas e desentendimentos futuros. 
Veja outro exemplo de exceção, com o objetivo de melhor servir à 
organização: 
João Mendes Leite Junior 
Deveria ser arquivado, em regra: Leite Junior, João Mendes. 
Pode ser arquivado, excepcionalmente, pelos nomes mais 
conhecidos: Mendes Junior, João Leite – desde que haja a remissiva. 
Observação: pode-se adotar, na ordenação, o critério de letra por 
letra ou o de palavra por palavra. 
Exemplo de critério letra por letra: 
Monte Claro 
Monteiro 
Monte Verde 
Esses mesmos dados, se classificados pelo critério palavra por 
palavra, serão assim ordenados: 
Monte Claro 
Monte Verde 
Monteiro 
Observe que, no critério letra por letra as letras são consideradas na 
alfabetação, independentemente do fato de a próxima letra a ser 
analisada pertencer ou não à palavra anterior. No critério palavra por 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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palavra, por sua vez, a palavra em que a letra se encontra influi na 
alfabetação. 
Em relação a essas regrinhas, não tem jeito, você terá de memorizá-
las. Mas não há motivo para pânico, não. Ao fazer exercícios, você vai 
perceber que acabará “internalizando” as regrinhas de maneira leve e 
natural. 
Então, para te ajudar nessa tarefa de memorizar essas benditas 
regrinhas, eu vou colocá-las nos comentários aos exercícios, todas as 
vezes em que elas forem necessárias à resolução, pode ser? Assim, 
você não precisa ficar voltando às páginas para encontrar a regra 
correta e vai aprendendo... 
Vamos voltar ao nosso item, que, apesar de fácil, exigia atenção. O 
CESPE quis, claramente, confundir o candidato. 
Para resolver a questão, a primeira regra de que vamos nos valer é 
mesmo a regra nº 1: 
1. Em nomes de pessoas físicas, o primeiro critério é o sobrenome e, 
depois, o prenome. Prenome é o nome que os nossos pais nos dão, 
como João, Maria, etc. 
Carolina Teixeira 
Gustavo Fernandes 
Fernando Ribeiro 
Tiago Lopes Fernandes 
Colocando os nomes acima, em ordem alfabética, tem-se que: 
Fernandes, Gustavo 
Fernandes, Tiago Lopes 
Ribeiro, Fernando 
 Carolina 
Perceba como a ordem dos nomes se alterou, após a alfabetação. 
Note, também, que, em caso de sobrenomes iguais, prevalece a 
ordem alfabética do prenome. 
A regra básica de alfabetação (número 1) diz que os nomes devem 
ser ordenados por ordem alfabética do último sobrenome. Então, os 
nomes (usados na questão): 
Alberto Luiz Bezerra 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Antônio Santos Cruz 
Maria Madalena Moreira 
Arquivam-se: 
 Alberto Luiz 
Cruz, Antônio Santos 
Moreira, Maria Madalena 
O erro da questão é, portanto, colocar os dois sobrenomes, “Santos” 
e “Cruz”, juntos. Ao colocar estes sobrenomes juntos, o CESPE quis 
fazer alusão à regra número 3, que diz que sobrenomes formados 
com as palavras “Santa”, “Santo” ou “São” não se separam na 
alfabetação. 
3. Os sobrenomes formados com as palavras “Santa”, “Santo” ou 
“São” também não se separam. 
Filipe Santo Cristo 
Marcelo Santa Rita 
Tainá São José 
Arquivam-se: 
Santa Rita, Marcelo 
Santo Cristo, Filipe 
São José, Tainá 
No item, porém, o sobrenome utilizado foi “Santos”, que não é 
composto. Se o nome fosse Antônio Santa Cruz, aí sim, a regra 
número 3 se aplicaria, mas, da forma como está, somente a regra 
número 1 é necessária para a resolução do item. 
Examinador estava malicioso esse dia, hein?! Mas aluno meu não cai 
em pegadinha não. Viu como os itens são bem fáceis? Eles só exigem 
atenção, mas, via de regra, exigem conhecimentos muito básicos. 
7. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário – Administrativa – 
2009 – Adaptada) De acordo com as regras de 
alfabetação, está correta a seguinte apresentação de 
ordenação de pastas de funcionários de um órgão: 
Barbosa Filho, Élson 
Vianna Neto, Milton 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Vianna Sobrinho, Milton 
Item certo. 
Neste item, o CESPE cobrou conhecimentos sobre a regra número 6, 
que diz que sobrenomes que exigem grau de parentesco são 
considerados parte integrante do último sobrenome e, assim, não são 
considerados na ordenação alfabética. 
6. Os sobrenomes como Filho, Júnior, Neto ou Sobrinho, que 
exprimem grau de parentesco, são considerados parte do último 
sobrenome, mas, ainda assim, são desconsiderados na ordenação 
alfabética. 
Aloísio Barbosa Neto 
Caio Cordeiro Filho 
Igor Nazareth Sobrinho 
José Jayme Moraes Junior 
Arquivam-se: 
Barbosa Neto, Aloísio 
Cordeiro Filho, Caio 
Moraes Junior, José Jayme 
Nazareth Sobrinho, Igor 
Entretanto, há uma observação: os graus de parentesco podem ser 
considerados, desde que sirvam de elemento de distinção (leia-se: o 
grau de parentesco é o único nome que difere dos outros). Veja este 
exemplo: 
Aloísio Barbosa Neto 
Aloísio Barbosa Sobrinho 
Aloísio Barbosa Filho 
Arquivam-se: 
Barbosa Filho, Aloísio 
Barbosa Neto, Aloísio 
Barbosa Sobrinho, Aloísio 
A ordenação dos três nomes citados no item está, portanto, correta. 
Viu como, para responder aos itens, você precisa, simplesmente, 
saber as regrinhas? E elas não são difíceis. Sugiro que você imprima 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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estas regrinhas e leia algumas vezes antes da prova (não vai levar 
mais do que 3 minutos cada leitura). 
8. (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 
2008) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de 
palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra 
por letra. 
Morro Alegre 
Morro Branco 
Morro Maior 
Morro Santo 
Monteiro 
Montenegro 
Item errado. 
Do modo como a questão está escrita, parece que o examinador 
cobrará do candidato conhecimento sobre a diferença de ordenação 
“letra por letra” e “palavra por palavra”. 
Para respondê-lo corretamente, todavia, o candidato só precisou 
valer-se a regra número 1, a mais básica: 
1. Em nomes de pessoas físicas, o primeiro critério é o sobrenome e, 
depois, o prenome. Prenome é o nome que os nossos pais nos dão, 
como João, Maria, etc. 
Carolina Teixeira 
Gustavo Fernandes 
Fernando Ribeiro 
Tiago Lopes Fernandes 
Colocando os nomes acima, em ordem alfabética, tem-se que: 
Fernandes, Gustavo 
Fernandes,Tiago Lopes 
Ribeiro, Fernando 
 Carolina 
Perceba como a ordem dos nomes se alterou, após a alfabetação. 
Note, também, que, em caso de sobrenomes iguais, prevalece a 
ordem alfabética do prenome. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Observe que, qualquer que seja a regra, “Monteiro” ou “Montenegro” 
precedem a palavra “Morro”, qualquer que seja seu complemento. 
Desse modo, a disposição acima está incorreta, já que “Morro” não 
pode vir, por ordenação alfabética, a frente de “Monteiro” ou 
“Montenegro”. 
Percebeu a sutileza da questão? Ainda que o candidato não soubesse 
nada sobre a ordenação “letra por letra” ou “palavra por palavra”, 
conseguiria responder ao item. Veja que, qualquer que seja a regra, 
os nomes devem estar, sempre, em ordem alfabética. E, neste item, 
o examinador colocou os nomes fora da ordem. 
9. (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 
2008) O método de ordenação dos documentos a partir 
do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido 
como Duplex. 
Item errado. 
O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da 
cidade ou de um estado é conhecido como geográfico. 
Ok, até aqui você já sabe. O que é, entretanto, o método Duplex? 
Vamos rever nossa figurinha: 
BÁSICOS 
ALFABÉTICO 
GEOGRÁFICO 
NUMÉRICOS 
SIMPLES 
CRONOLÓGICO 
DÍGITO-TERMINAL
IDEOGRÁFICOS
ALFABÉTICOS 
ENCICLOPÉDICO
DICIONÁRIO 
NUMÉRICOS 
DUPLEX 
DECIMAL 
UNITERMO 
Veja que o Duplex é um método ideográfico numérico. Ideográfico, 
eu pedi para você decorar ainda agora o que era: está relacionado ao 
assunto. Eu também disse que, no momento oportuno, explicaria 
cada um dos métodos ideográficos. Pois é, este momento chegou. 
Quase todas as organizações possuem certos documentos que devem 
ser arquivados por assunto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Os métodos de arquivamento não são de fácil aplicação, pois 
dependem da interpretação do conteúdo dos documentos. Ainda 
assim, é o mais aconselhável em grandes volumes de documentos de 
assuntos diversos. 
Não faça confusão entre a classificação dos métodos por assunto com 
a classificação por espécies documentais, como atas, contratos, 
telegramas, que é, também, muito comum. 
Se um candidato a algum concurso público desejar arquivar os seus 
documentos referentes aos estudos das mais diferentes matérias, 
poderá fazê-lo valendo-se do método ideográfico: 
Administração de Recursos Materiais 
Compras 
Estoque 
Supply Chain Management 
Arquivologia 
Arquivos 
Métodos de arquivamento 
Microfilmagem 
Direito Administrativo 
Atos 
Contratos 
Lei nº 8.112 
Os métodos por assunto podem ser alfabéticos ou numéricos (reveja 
na figura). 
a) Métodos alfabéticos 
Quando o volume de documentos é pequeno, deve-se adotar um dos 
métodos alfabéticos, a saber: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Ordem dicionária: como em um dicionário, os assuntos são dispostos 
exclusivamente pela ordem alfabética, independentemente do 
assunto a que pertencem. No exemplo dado acima, dos arquivos de 
um concursando, as matérias ficariam assim arquivadas, em ordem 
dicionária: 
Arquivos 
Atos 
Compras 
Contratos 
Estoque 
Lei nº 8.112 
Métodos de arquivamento 
Microfilmagem 
Supply Chain Management 
Ordem enciclopédica: como em uma enciclopédia, os documentos são 
ordenados, primeiramente, por assunto e, dentro de cada assunto, 
são ordenadas por ordem alfabética: 
Administração de Recursos Materiais 
Compras 
Estoque 
Supply Chain Management 
Arquivologia 
Arquivos 
Métodos de arquivamento 
Microfilmagem 
Direito Administrativo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Atos 
Contratos 
Lei nº 8.112 
b) Métodos Numéricos 
Os métodos numéricos ideográficos mais conhecidos são o duplex, o 
decimal e o unitermo. 
Método Duplex: os documentos são divididos em classes, ilimitadas. 
Pode-se criar quantas classes quiser e isto exige certo cuidado, para 
não serem abertas classes desnecessárias. 
Ainda que uma classe não seja prevista inicialmente, ela pode ser 
criada assim que a necessidade surgir. Por exemplo, um concurseiro, 
ao arquivar seus documentos, não previu uma determinada classe. 
Com o decorrer dos estudos, descobriu que seria necessária a criação 
de outras classes para, abordar, por exemplo, o tema “métodos de 
arquivamento básicos”, separadamente. Para resolver a esta situação 
e criar tópicos novos, não há o menor problema, já que as classes 
são ilimitadas. 
Se, antes, o arquivo dele estava assim: 
1 – Administração de Recursos Materiais 
1.1 Compras 
1.2 Estoque 
1.3 Supply Chain Management 
2 – Arquivologia 
2.1 Arquivos 
2.2 Métodos de arquivamento 
2.3 Microfilmagem 
3 – Direito Administrativo 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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3.1 Atos 
3.2 Contratos 
3.3 Lei nº 8.112 
Agora, após a inclusão dos métodos básicos de arquivamento, ficará 
assim: 
1 – Administração de Recursos Materiais 
1.1 Compras 
1.2 Estoque 
1.3 Supply Chain Management 
2 – Arquivologia 
2.1 Arquivos 
2.2 Métodos de arquivamento 
2.2.1 Básicos 
2.2.1.1 Alfabético 
2.2.1.2 Geográfico 
2.2.1.3 Numéricos 
2.2.1.4 Ideográficos 
2.3 Microfilmagem 
3 – Direito Administrativo 
3.1 Atos 
3.2 Contratos 
3.3 Lei nº 8.112 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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A vantagem do método é clara: a abertura ilimitada de classes – por 
isso, é preferido em relação ao método decimal, a ser estudado a 
seguir. 
A desvantagem é a contrapartida da vantagem: ora, se podem ser 
abertas quantas classes forem necessárias, elas precisam ser 
cuidadosamente definidas, para não haver documentos que tratam do 
mesmo tema sendo arquivados em mais de um lugar. 
Método Decimal: criado com base no Sistema Decimal de Melvil 
Dewey, divide o conhecimento humano em nove classes principais e 
uma décima é reservada para os assuntos mais genéricos, que não se 
enquadram nas nove classes anteriores. 
A parte inteira do número é composta de três algarismos e a parte 
decimal depende do número de classes que dele deriva. Logo, pode 
não haver parte decimal ou ela pode ter dois, três, quatro ou mais 
algarismos. 
É necessário que a pessoa responsável pelo arquivo faça um estudo 
cuidadoso das classes, já que elas são limitadas em apenas dez. Mas, 
por outro lado, as subclasses podem ser expandidas ilimitadamente, 
desde que, é claro, cada uma delas tenha somente dez divisões. 
As vantagens do método são, além da possibilidade de expansão 
ilimitada das subdivisões dos assuntos, o fato de as nomenclaturas 
em que são agrupados os documentos serem de fácil memorização. 
As desvantagens são a dificuldade de previsão antecipada de todas as 
classes, além da própria limitação da classe em si. 
Este método decimal tem tudo a ver com o código de classificação, 
que estudaremos ao final da aula. Lembre-se dele! 
Voltando ao nosso item, o método duplex é método ideográfico, ou 
seja, ordenado por assunto e, portanto, não utiliza nome de estado 
ou cidade para ordenação. Item errado. 
10. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente 
Técnico-Administrativo – 2009) A disposição de 
processos por seu número é um método de classificação 
de documentos conhecido como duplex. 
Item errado. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Mais uma vez, o CESPE procura fazer confusão com o método duplex, 
método porassunto. 
A disposição de processos por seu número é um método de 
classificação de documentos conhecido como numérico. 
Para a sua prova, você precisa levar a informação de que o método 
duplex é ideográfico! 
11. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente 
Técnico-Administrativo – 2009) Na organização feita 
segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as 
pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou 
das empresas, não considerando, para fins de ordenação, 
os artigos e preposições que os constituem. 
Item certo. 
Vamos rever a regra número 12: 
12. Os nomes de pessoas jurídicas (firmas, empresas, instituições e 
órgãos governamentais) devem ser transcritos como se apresentam. 
Entretanto, artigos e preposições não são considerados, para fins de 
ordenação. Desse modo, os artigos do início do nome são colocados, 
entre parênteses, após o nome, para facilitar a ordenação. 
Ponto dos Concursos 
Juliana Miranda Ltda. 
XK & Cia. 
The Library of Congress 
A Loja 
Arquivam-se: 
Juliana Miranda Ltda. 
Library of Congress (The) 
Loja (A) 
Ponto dos Concursos
XK & Cia. 
Neste item, o examinador sintetizou a regra número 12, que diz que 
os nomes de firmas, empresas e instituições devem ser transcritos 
como se apresentam, não se considerando, contudo, para fins de 
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. E foi 
exatamente isto o que o item propôs. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Percebeu como ele só reescreveu a regrinha? 
12. (CESPE – TRE/AL – Técnico 
Judiciário/Administrativo – 2009) No método de 
arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado 
para a recuperação da informação é o assunto. 
Item certo. 
Ah, mas se você errou este item merece um cascudo! rs. 
O examinador exigiu do candidato, neste item, o conhecimento mais 
simples sobre o método ideográfico: sua classificação se dá por 
assunto. 
Já sabe: ideográfico, assunto; ideográfico, assunto; ideográfico, 
assunto... 
13. (CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) 
Pastas de um arquivo classificadas como acordos, 
convênios, correspondências, relatórios, processos, 
formulários e guias são exemplos da utilização do 
método de arquivamento por assunto. 
Item errado. 
Deve-se tomar cuidado para não confundir a classificação pelo 
método ideográfico (por assunto) com a classificação por espécies 
documentais, que separa os documentos em acordos, atas, 
convênios, relatórios, etc. 
Ao dividir os documentos em atas, relatórios, formulários (leia-se: em 
espécies documentais) não se está analisando o assunto de cada um 
desses documentos. 
Não se está analisando se o relatório trata de uma reunião ou de uma 
viagem, por exemplo. Então, na divisão por espécies documentais, os 
relatórios ficarão todos juntos e podem tratar dos assuntos mais 
diversos e possíveis assuntos. 
Em suma, essa divisão por espécies documentais, que separa os 
documentos em atas, relatórios, contratos, nada tem a ver com os 
métodos de arquivamento ideográficos – mas, apesar disso, o CESPE 
adora cobrar isso! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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14. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente 
Administrativo – 2010 – Adaptada) Considere que os 
documentos de um determinado setor da DPU estejam 
organizados com base na procedência ou local. Nessa 
situação, o método de arquivamento adotado denomina-
se onomástico. 
Item errado. 
Se os documentos de um determinado setor da DPU estão 
organizados com base na procedência ou local, o método de 
arquivamento adotado denomina-se geográfico. 
E onomástico, que método é este? Onomástico é o método que 
organiza os elementos por meio do nome. Então, de forma grosseira, 
para concursos públicos, métodos onomásticos são métodos 
alfabéticos. 
15. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário – 
Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as 
regras de alfabetação, está correta a seguinte 
apresentação de ordenação de pastas de funcionários de 
um órgão: 
D’Almeida, Paulo 
D’Andrade, Roberto 
D’Carmo, Anísio 
Item errado. 
Para responder a este item, bastava saber a regra número 5 de 
alfabetação: 
5. Os artigos e preposições, como a, o, de, d’, da, do, e um, uma não 
são considerados. 
Danielle da Rocha 
Dalva de Oliveira 
Renata Henriques d’Andrade 
Arquivam-se: 
Andrade, Renata Henriques d’ 
Oliveira, Dalva de 
 Danielle da 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Já que os artigos e preposições não são considerados, os nomes 
devem ser, deste modo, arquivados da seguinte forma: 
Almeida, Paulo D’ 
Andrade, Roberto D’ 
Carmo, Anísio D’ 
Para fecharmos nossa aula de hoje, vamos estudar dois tópicos, 
sobre os quais eu não consegui encontrar questões recentes. Eu sei 
que o curso é de exercícios, mas eu gosto de dormir com a 
consciência tranqüila e, portanto, me sinto na obrigação de, 
objetivamente, abordar estes dois tópicos com você: 
• CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO 
O Conarq, Conselho Nacional de Arquivos, possui uma resolução que 
fala sobre o código de classificação e, tamanha é a clareza com que a 
resolução está redigida, que transmito, abaixo, o texto a que ele se 
refere: 
O código de classificação de documentos de arquivo é um 
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer 
documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas 
funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o 
objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como 
forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas 
relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, 
recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho 
arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual 
reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele 
contida. A classificação define, portanto, a organização física dos 
documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para 
sua recuperação. 
No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos 
documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se 
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades 
desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos 
recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional 
do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e 
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Para este instrumento adotou-se o modelo de código de classificação 
decimal. 
Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por 
assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e 
estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As 
dez classes principais são representadas por um número inteiro, 
composto de três algarismos, como se segue: 
Classe 000 
Classe 100 
Classe 200 
Classe 300 
Classe 400 
Classe 500 
Classe 600 
Classe 700 
Classe 800 
Classe 900 
As classes principais correspondem às grandes funções 
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, 
por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos 
numéricos, seguindo-se o método decimal. 
Ficou claro o que é o código de classificação? É o que código utiliza no 
método decimal, para classificar os assuntos em classes. 
• VARIADEX 
Variadex é assunto recorrente em provas de concurso público e, por 
isso, eu gostaria de falar sobre ele na aula. 
Vimos, na aula de hoje, os métodos básicos de arquivamento dos 
documentos, mas existem, também, os métodos padronizados, 
menos cobrados em concursos públicos. 
PADRONIZADOS
VARIADEX 
AUTOMÁTICOSOUNDEX 
MNEMÔNICO
RÔNEO 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Para concursos públicos, é suficiente saber o variadex. Os outros, 
além de não serem abordados em provas de concurso público, são ou 
obsoletos ou não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros. 
Método Variadex: a principal inovação é a utilização de cores, 
conforme a tabela abaixo: 
Letras Cores 
A, B, C, D e abreviações Ouro 
E, F, G, H e abreviações Rosa 
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde 
O, P, Q e abreviações Azul 
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações palha 
Essas letras, na primeira coluna, correspondem à segunda letra do 
nome e não à primeira. Um nome como “Maria Figueiras” está nas 
pastas de cor verde, pois é assim ordenado: “Figueiras, Maria” e a 
segunda letra, é, portanto, a letra “i”, de cor verde. 
A grande vantagem do método é que, como várias letras são 
agrupadas juntas (na mesma cor), a chance de erros diminui 
consideravelmente. 
Imagine que sua memória seja um disco-rígido e que, nela, com 
tantas matérias para este concurso, você só possa gravar uma única 
palavrinha para levar para o dia da prova, em relação ao método 
variadex. Essa palavrinha seria, definitivamente, “cores”. Sempre que 
se falar neste método, lembre-se da utilização de cores. 
Bom, encerramos, aqui, nossa aula e, também, nosso curso. Espero, 
de coração, ajudar você a ser aprovado no STM, no domingo. É muito 
legal ouvir histórias de pessoas que conseguiram mudar de vida por 
meio do estudo. Mais legal ainda é poder fazer parte, ainda que como 
coadjuvante, da vitória de alguém! 
Ao final, como de costume, as questões sem os comentários com os 
respectivos gabaritos. 
Até sábado, um dia antes da sua prova, eu vou responder a todas as 
dúvidas do fórum, ok? Até lá, fique tranqüilo, respire fundo e vá 
confiante para a prova. Em arquivologia, se você estudou as aulas 
com atenção e dedicação, terá plenas condições de responder aos 
itens. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Por fim, gostaria de pedir aos colegas que gostaram do nosso curso o 
favor de indicar o meu livro aos amigos: “Arquivologia para 
Concursos”, da Editora Método. Também tenho outro livro, publicado 
pela mesma editora, chamado “Administração de Recursos Materiais 
para Concursos”, com teoria e exercícios do CESPE comentados. A 
segunda edição dos livros deve sair no meio do ano. 
Em breve, devo lançar, aqui no Ponto, a série 1001 Questões de 
Arquivologia, também do CESPE. 
Desejo a você tudo de bom! Que Deus lhe abençoe. 
Um forte abraço e força na peruca, 
Carolina Teixeira. 
carolina@pontodosconcursos.com.br
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
(CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) Uma das 
principais funções do arquivo é permitir o acesso rápido e 
eficiente aos documentos. Essa função somente pode ser 
cumprida se os documentos forem organizados de maneira 
lógica e racional, respeitando as características dos 
documentos de arquivo. 
Quanto aos métodos de arquivamento, julgue o item 
subseqüente. 
1. O método de arquivamento dos documentos de arquivo 
deve ser definido a partir da natureza dos documentos e 
da estrutura da organização que os produz ou recebe. 
2. (CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) Nome, 
local, número, data e assunto são os elementos de um 
documento que devem ser considerados na ordenação 
dos documentos de arquivo. 
3. (CESPE – TRE/AL – Técnico Judiciário/Administrativo – 
2009) No que se refere ao arquivamento de documentos, 
é indicado que a instituição adote um método de 
arquivamento único. 
4. (CESPE – SECAD/TO – Papiloscopista – 2008) O método 
alfabético é um dos métodos de arquivamento de 
documentos e tem o nome como principal elemento a ser 
considerado. 
5. (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 
2008) A disposição alfabética de pastas de documentos 
de um arquivo a partir das regras de alfabetação é 
exclusiva para nomes de pessoas. 
6. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário – Administrativa – 
2009 – Adaptada) De acordo com as regras de 
alfabetação, está correta a seguinte apresentação de 
ordenação de pastas de funcionários de um órgão: 
 Alberto Luiz 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Moreira, Maria Madalena 
Santos Cruz, Antônio 
7. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário – Administrativa – 
2009 – Adaptada) De acordo com as regras de 
alfabetação, está correta a seguinte apresentação de 
ordenação de pastas de funcionários de um órgão: 
Barbosa Filho, Élson 
Vianna Neto, Milton 
Vianna Sobrinho, Milton 
8. (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 
2008) A disposição abaixo está correta, pois foi feita de 
palavra por palavra, podendo, também, ser feita de letra 
por letra. 
Morro Alegre 
Morro Branco 
Morro Maior 
Morro Santo 
Monteiro 
Montenegro 
9. (CESPE – STJ – Técnico Judiciário – Área: Administrativa 
2008) O método de ordenação dos documentos a partir 
do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido 
como Duplex. 
10. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente 
Técnico-Administrativo – 2009) A disposição de 
processos por seu número é um método de classificação 
de documentos conhecido como duplex. 
11. (CESPE – Ministério da Integração – Assistente 
Técnico-Administrativo – 2009) Na organização feita 
segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as 
pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou 
das empresas, não considerando, para fins de ordenação, 
os artigos e preposições que os constituem. 
12. (CESPE – TRE/AL – Técnico 
Judiciário/Administrativo – 2009) No método de 
arquivamento ideográfico, o principal elemento adotado 
para a recuperação da informação é o assunto. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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13. (CESPE – ANAC – Técnico Administrativo – 2009) 
Pastas de um arquivo classificadas como acordos, 
convênios, correspondências, relatórios, processos, 
formulários e guias são exemplos da utilização do 
método de arquivamento por assunto. 
14. (CESPE – Defensoria Pública da União – Agente 
Administrativo – 2010 – Adaptada) Considere que os 
documentos de um determinado setor da DPU estejam 
organizados com base na procedência ou local. Nessa 
situação, o método de arquivamento adotado denomina-
se onomástico. 
15. (CESPE – TRE/MG – Técnico Judiciário – 
Administrativa – 2009 – Adaptada) De acordo com as 
regras de alfabetação, está correta a seguinte 
apresentação de ordenação de pastas de funcionários de 
um órgão: 
D’Almeida, Paulo 
D’Andrade, Roberto 
D’Carmo, Anísio 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
1 C 9 E
2 C 10 E
3 E 11 C
4 C 12 C
5 E 13 E
6 E 14 E
7 C 15 E
8 E