Organização de Arquivos: Levantamento e Análise de Dados

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ARQUIVOLOGIA PARA PG‐DF
PROFESSORA: CAROLINA TEIXEIRA
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Olá, queridos alunos! 
Chegamos à nossa quarta e última aula! Como estamos no ritmo de
estudos? Este último mês é importantíssimo na sua preparação, hein.
Não é hora de desanimar, de deixar a peteca cair. 
Muito pelo contrário, anime-se! Sei que, com a chegada do Carnaval,
dá aquela preguiça de estudar, aquela vontade de viajar, estar com
os amigos, divertir-se... mas é preciso pensar que esta época de
estudos exige de você um pouco de esforço, mas, depois, tudo será
recompensado! 
Se você já está com viagem marcada no Carnaval, não estou
querendo te julgar, olhe lá. No fundo, cada um é plenamente
consciente das suas necessidades, inclusive de descanso. 
Para quem não vai viajar no Carnaval, mas está com vontade de
aproveitar um pouco o feriado, eu sugiro uma técnica, que era o que
eu fazia quando estudava. Escolha o período que você mais deseja
aproveitar e, no outro, estude. 
Eu, por exemplo, prefiro o dia à noite. Então, em feriados em que eu
desejava descansar, saia cedo, aproveitava o dia com os amigos e, lá
pelas 16hs, voltava pra casa e estudava até o final da noite. Se você,
por outro lado, prefere a noite ao dia, acorde cedo, estude e, à noite,
divirta-se um pouco. 
A verdade é que não existe regra alguma para isto, mas acho que,
se, para você, for inevitável descansar um pouco neste Carnaval,
você deve tentar o equilíbrio, que tentei explicar acima. 
Bom, vamos à nossa aula? O Carnaval ainda está longe e, até lá,
temos ainda muito trabalho pela frente. 
A verdade é que, quando eu era aluna, achava que ninguém sofria
mais do que eu quando a banca de um concurso era desconhecida.
Agora, do outro lado, vejo que ninguém sofre mais do que o
professor, rsrs. Brincadeiras à parte, sei que você, concursando, é
muito exigido, ao estudar para concursos de bancas sem tradição,
mas o que quero dizer é que é, também, muito difícil preparar uma
aula nesse caso. 
 
 
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A aula de hoje está bem light, mais tranqüila que as outras. É que, ao
longo das aulas anteriores, avançamos na matéria e, para esta aula,
sobraram poucos pontos do edital... 
A IADES usa termos não muito comuns em provas de arquivologia e
entender o edital exige de mim muita pesquisa e preparação. Hoje,
vamos estudar o tópico “organização de um arquivo”, que ainda não
vimos nas aulas. 
Muitas vezes, em meus cursos de exercícios, eu trato de um tema,
mas não consigo encontrar questões recentes sobre ele. Ainda assim,
eu faço questão de falar sobre ele somente na teoria, para dormir
com a consciência tranqüila. 
Foi assim no meu último curso de arquivologia, pro STM. Eu, na
última aula, não encontrei questões sobre o método variadex, mas,
como considero ele importante pra concursos, falei sobre ele, na
teoria. E não é que ele caiu na prova? 
É isso que vai acontecer agora. Vamos falar sobre a organização de
arquivos, na teoria. Pois o edital exigiu o tema expressamente e não
encontrei questões recentes sobre ele. vamos lá? 
A organização dos arquivos é isto mesmo que você está pensando: a
organização dos arquivos de uma instituição, rs. Ela pressupõe várias
fases, que estudaremos uma a uma. São elas: 
- levantamento de dados; 
- análise dos dados coletados; 
- planejamento; 
- implantação e acompanhamento. 
1) Levantamento de dados 
Vamos rever a definição de arquivo? 
“Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições
de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício
de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que
seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.” 
 
 
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Bom, podemos perceber que parte essencial no levantamento dos
dados é conhecer a entidade mantenedora do arquivo, sua estrutura,
seus objetivos, seu funcionamento, etc. 
O levantamento dos dados deve começar, portanto, pela análise dos
estatutos, atas, regimentos, organogramas, normas e de todos os
documentos que possuem parte na constituição daquela instituição. 
Quando estes materiais estiverem em mãos, o arquivista deve fazer
um exame destes documentos, esclarecendo, por exemplo, o seu
gênero, espécie, estado de conservação, arranjo, estado de
conservação dos documentos. Além disso, deve, também, fazer um
levantamento sobre o local físico do arquivo, como os equipamentos
utilizados, a localização, a iluminação, a umidade, etc. 
Ou seja, nesta fase, o arquivista fará, como diz o nome, um
levantamento de todos os dados relevantes sobre este arquivo. 
2) Análise dos dados coletados 
O livro da professora Marilena Leite Paes explica, em dois curtos e
excelentes parágrafos, a que esta fase se propõe. Por isso, vou
limitar-me a reproduzi-los aqui: 
“De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o
especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação
dos serviços de arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e
propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a
serem adotadas no sistema a ser implantado. 
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e
documentação de uma instituição correspondem à sua realidade
operacional. O diagnostico seria, portanto, uma constatação dos
pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo
administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento
eficiente do arquivo”. 
Bem clara a explicação da professora, né? Passemos à próxima fase. 
3) Planejamento 
Lá nas nossas primeiras aulas, estudamos os arquivos correntes,
intermediários e permanentes, lembra-se (não tem jeito, você precisa
estar afiado neste tema para a sua prova do dia 27, hein?!)? 
 
 
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Pois é, para os arquivos passarem de uma fase para outra, é preciso
um planejamento muito bem fundamentado, que leve em conta as
normas vigentes e, também, as necessidades da instituição. 
Segundo a professora Marilena Paes, para a elaboração desse plano,
devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo
na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e
coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de
funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do
equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente,
recursos financeiros. 
Releia com atenção o parágrafo acima e perceba que, em algum
momento do nosso curso, nós estudamos estes elementos: a
centralização e descentralização dos arquivos, os métodos de
arquivamento... Vamos, aqui, dar uma ênfase na parte das
“instalações e equipamentos”, pois, dela, desmembra uma parte do
edital, bem pequenininha: os modelos de pastas. 
Mas, antes de qualquer coisa, o que é uma pasta? Pasta é uma folha
de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para
guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto,
isto é, lisa, ou ter projeção. São divididas em: 
- individual ou pessoal: onde se guardam documentos referentes a
um assunto ou pessoa em ordem cronológica; 
- miscelânia: onde se guardam documentos referentes a diversos
assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada
grupo, pela ordenação cronológica. 
Bom, eu duvidaria que a banca pudesse cobrar uma questão
específica sobre os tipos de pasta, mas, como está expresso no
edital, precisamos estudar este tópico. Aqui, as figuras valem por si
só. Basta olhar e entender que tipo de pasta é. 
Pasta suspensa: 
 
 
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Pasta com projeção: 
A terceira pasta é lisa, de corte reto ou corrida, que é a mais simples
mesmo. É como a pasta acima,mas sem a projeção. Como o nome
diz, é de corte reto e não entrecortado, como a acima. 
Ainda nesta fase do planejamento, há um importante elemento a ser
estudado: a tabela de temporalidade. Ela tem tudo a ver com
planejamento, não é mesmo? Na aula passada, vimos a sua
definição. Vamos, agora, treinar alguns exercícios? Desta vez, do
CESPE, que costuma cobrar mais este tópico, que eu considero
importante para o seu concurso. 
1. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativa –
2009 – Adaptada) A destinação dos documentos é
indicada pela tabela de temporalidade. 
Item certo. 
Você se lembra das 5 atividades típicas dos arquivos correntes? Pois
bem, a última delas é a destinação: 
 
 
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1 – Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e
movimentação; 
2 – Expedição; 
3 – Arquivamento; 
4 – Empréstimo e consulta; 
5 – Destinação. 
Última atividade dos arquivos correntes é a destinação, conceituada
pela terminologia arquivística brasileira como: operações que se
seguem à fase de avaliação dos documentos destinadas a promover
sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua
microfilmagem. 
Alguns documentos têm valor temporário; outros, valor permanente
e, por isso, não poderão, jamais, ser eliminados. 
A primeira fase desta etapa de destinação é analisar e avaliar os
documentos para determinar se eles têm valor temporário ou
permanente. Para auxiliar nesta decisão, há um instrumento,
muitíssimo cobrado em concursos públicos, chamado tabela de
temporalidade. 
A tabela de temporalidade, você já sabe, é o instrumento de
destinação, aprovado pela autoridade competente, que estabelece
prazos para a manutenção dos documentos em arquivos correntes ou
intermediários ou para sua eliminação. Veja, mais uma vez, a
definição da terminologia arquivística brasileira: 
“Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente,
que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos
nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos
permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e
eliminação.” 
Veja o exemplo a seguir, da tabela de temporalidade de documentos
de uma pessoa física: 
 
 
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Vamos observar a primeira linha da tabela: ela diz que os
documentos de Imposto de Renda deverão ser mantidos por 5 anos,
contados a partir do exercício seguinte àquele em que o lançamento
poderia ter sido efetuado. Os comprovantes de pagamento de compra
de água, por sua vez, têm o prazo de guarda de 90 dias. Isto significa
que, para a sua casa não ficar cheia de documentos velhos e inúteis,
você pode eliminar as contas de água depois de 90 dias. 
Não é preciso decorar nenhum desses valores, é claro! A tabela acima
serve apenas para você compreender, na prática, o que é uma tabela
de temporalidade! 
Agora, já estamos prontos para responder ao item: sim, a destinação
dos documentos é indicada pela tabela de temporalidade. Ficou fácil
agora, né?! 
 
 
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2. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes
Urbanos/Arquivista – 2008) Os documentos de guarda
temporária devem ser mantidos por cinco anos. 
Item errado. 
O tempo em que os documentos devem ser mantidos sob guarda
temporária depende da natureza do documento. 
Este prazo é definido por meio da tabela de temporalidade e deve ser
cuidadosamente analisado. 
O CESPE costuma, em suas provas de concursos públicos, perguntar
se os documentos devem ser mantidos por um prazo qualquer de
anos, sem fazer qualquer referência ao tipo de documento ou a sua
tabela de temporalidade. Esses itens de prova são, de forma geral,
errados. 
Existem documentos que, sob a guarda temporária, podem ser
mantidos por, por exemplo, 1, 5 ou 100 anos e é impossível dizer,
genericamente, sem a tabela de temporalidade, qual é este prazo. 
Eu poderia preparar uma aula inteira somente com exercícios
exatamente iguais ao acima, afirmando que determinado documento
deve ser mantido por um prazo X. A grande verdade é que não há
como saber por quanto tempo o documento deve ser mantido sem a
sua tabela de temporalidade. Fique atento a isto! 
3. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário /Administrativa –
2009 – Adaptada) A destinação dos documentos é
indicada pelo plano de classificação. 
Item errado. 
Sempre tem aquela questão que tenta confundir o candidato. Qual o
nome do instrumento que mostra a destinação dos documentos? É a
tabela de temporalidade, você já sabe! 
4. (MPU – CESPE – 2010) A análise e a avaliação dos
documentos para o estabelecimento dos prazos de
guarda fazem parte da fase de destinação. 
Item certo. 
 
 
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Veja o que a autora Marilena Leite Paes diz sobre a fase de avaliação
e destinação de documentos: “ talvez a mais complexa das três fases
da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a
estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto
de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o
seu valor para a instituição.”. 
Portanto, chegamos à conclusão de que, na destinação dos
documentos, atividade típica dos arquivos correntes, é feita a análise
e a avaliação dos documentos para o estabelecimento dos prazos de 
guarda – fique atento a esta informação! 
5. (MPU – CESPE – 2010) O processo de avaliação de um
documento tem como resultado a elaboração da tabela
de temporalidade do documento. 
Item certo. 
Acabamos de ver, no item acima, que, na fase de destinação, a
análise e a avaliação dos documentos são feitas. Deste modo, dizer
que o processo de avaliação de um documento tem como resultado a 
elaboração da tabela de temporalidade faz todo sentido! 
Para você não esquecer: a tabela de temporalidade é o instrumento
de destinação, aprovado pela autoridade competente, que estabelece
prazos para a manutenção dos documentos em arquivos correntes,
intermediários ou permanentes ou para sua eliminação. 
Na tabela, está escrito, suponha, que os memorandos internos serão
eliminados após 10 anos e os atos de aposentadoria somente após 
150 anos. 
6. (ABIN – CESPE – 2010) O instrumento que indica os
prazos de guarda e a destinação final dos documentos,
resultado direto do processo de avaliação, é denominado 
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código de classificação de documentos de arquivo da
atividade-meio. 
Item errado 
Nem vamos precisar gastar muito tempo nesta questão. Qual o nome
do instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final
dos documentos, resultado direto do processo de avaliação? Isso 
mesmo, é a tabela de temporalidade! 
Tudo certo até aqui? 
Bom, só para você se situar em que momento estamos nesta aula. É
tanta matéria que é comum se perder. Iniciamos a aula estudando a
organização dos arquivos, que é formada por quatro fases. Já
estudamos as três primeiras, a saber: levantamento de dados,
análise dos dados coletados e planejamento (fase na qual vimos a
tabela de temporalidade). Falta, portanto, estudarmos a última fase 
da organização dos arquivos: a implantação e acompanhamento. 
4) Implantação e acompanhamento 
Como o nome diz, é a fase em que as normas elaboradas na etapa
anterior serão implantadas, o que exigirá do responsável constante
acompanhamento, para corrigir e ir adaptando quaisquer falhas ou
vícios eventuais. 
Depois de implantados e testados os procedimentos é que deve-se
elaborar o manual de arquivo, em que ficam registradas as instruções 
que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo. 
Pronto! Acabamos, aqui, a matéria do nosso edital. Faltam, porém,
eucumprir uma promessa: terminar de comentar as questões da 
IADES de arquivologia. 
 
 
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7. (CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO – IADES –
2010) Como se classificam os arquivos, de acordo com 
seu estágio de evolução? 
(a) Os arquivos podem ser divididos entre arquivos
mortos e pastas em movimento. 
(b) De acordo com o estágio de evolução, os arquivos
podem ser genéricos, departamentais ou corporativos. 
(c) Os arquivos podem ser privados, públicos ou públicos 
com acesso restrito. 
(d) Eles se classificam em correntes, intermediários e 
permanentes. 
Viu como eu falei que as questões da IADES costumam ser fáceis? Eu
venho adotando com você, neste curso, a metodologia de responder
a todas as letras das questões de múltipla escolha, mostrando porque 
determinado item está certo ou errado. 
Nesta questão, entretanto, vamos direto à resposta, para não ficar
redundante. Ora, eu disse a você, ainda na primeira aula, que os
arquivos podem ser classificados, segundo seu estágio de evolução,
em correntes, intermediários e permanentes. Resposta certa é letra
“d”, portanto. 
Disse, ainda, que esta classificação é muitíssimo importante em
concursos públicos e eu, no seu lugar, chegaria à prova com este 
tópico na ponta da língua. Lembra-se? 
GABARITO: D 
 
 
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8. (CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO – IADES –
2010) Como se denomina o conjunto de documentos
estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os
quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de
atividades fim e meio e que se conservam junto aos
órgãos produtores em razão de sua vigência e da
frequência com que são por eles consultados? 
(a) Documentação livre de uso 
(b) Documentos RAF (restricted Access file) 
(c) Arquivo corrente 
(d) Central Dinâmica de Arquivos e Documentos 
(CDAD) 
Considero esta questão fácil. Você não pode errá-la na hora da prova!
Mesmo que um aluno da nossa turma não lembrasse, na hora da
prova, o que é um arquivo corrente, ele, ainda assim, teria grandes
chances de acertar a questão, pois, durante o curso, não tratamos de 
nenhuma outra alternativa, rs. 
Vamos rever o que são arquivos correntes? 
“Consideram-se arquivos correntes os conjuntos de documentos em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de
consultas freqüentes.” 
São, como diz o item, aqueles que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são 
por eles consultados. Faz todo sentido, né? 
 
 
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GABARITO: C 
Bom, acabamos, agora, de ver toda a teoria do edital e, também, de
resolver a todas as 4 questões de arquivologia que a IADES produziu
ao longo de seus concursos, rs. 
Como eu acho (mais uma vez, é só mesmo um palpite, já que a
banca não possui tradição na nossa matéria, em concursos públicos)
que a prova exigirá bons conhecimentos da letra seca da lei,
reproduzi, abaixo, a Lei nº 8.159 e farei, ainda, alguns comentários, 
que eu julgo lhe serem úteis durante o seu estudo. 
Os meus comentários estarão em vermelho e dentro de um box, para 
quem imprimir as aulas em preto e branco. 
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá
outras providências. 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA 
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte Lei: 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação. 
 
 
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Veja que a gestão documental é instrumento de apoio à
administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. É, também,
elemento de prova e informação. É muito comum - muito mesmo -
questões perguntando sobre o objetivo do arquivo, que é justamente
este, servir de prova. Guarde isto! 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência
do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos
documentos. 
Não vou perder muito tempo desmembrando o artigo, pois já o
fizemos, durante as primeiras aulas. Este é, na minha opinião, o
artigo de lei mais exigido em arquivologia para concursos públicos. 
Eu destacaria a expressão “produzidos ou recebidos” que traduz bem
essa particularidade do arquivo, que o distingue de bibliotecas ou
museus - que podem, por exemplo, comprar ou permutar os
arquivos. 
Na minha opinião, o trecho que mais confunde os alunos na hora da
prova é “qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos”. Durante o estudo, os alunos não prestam atenção
neste trecho e, na hora “h”, costumam achar que trata-se de um
“peguinha” da banca. 
 
 
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É muito comum, em provas de concursos públicos, a mera
reprodução do artigo! 
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente. 
Gestão de documentos não está no seu edital, mas vale a pena dar
uma conferida na definição trazida pela lei. 
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas
em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas. 
O que o artigo está dizendo é que: 
a) As informações constantes em órgãos públicos referentes ao
interesse particular de um cidadão ou de interesse coletivo ou geral
são, em regra, acessíveis; 
b) Todavia, as informações cujo sigilo é imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade,
da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são a exceção da
regra acima e, portanto, são inacessíveis. 
 
 
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Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos
documentos públicos na forma da Lei. 
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material
ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações
penal, civil e administrativa. 
CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos
públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias. 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas
atividades. 
§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter
público implica o recolhimento de sua documentação à instituição
arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. 
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes. 
Muitíssimo importante isto! 
 
 
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§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
freqüentes. 
Na minha opinião, este é o segundo artigo da lei mais cobrado em
concursos públicos. Leia e releia-o, mas tenho certeza que, com
pouco esforço, você já estará com ele memorizado. Portanto, são
documentos correntes: 
- os documentos em curso; 
- os documentos, que são movimentados, que sejam objeto de
consultas frequentes ; e 
- os documentos, ainda que não movimentados, que sejam objeto de
consultas frequentes. 
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente. 
A definição de documentos intermediários também é importante para
a sua prova! Mais uma vez, leia e releia o artigo da lei! 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados. 
 
 
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Muitos alunos titubeiam, na hora da prova, por conta da palavra
“definitivamente”. É isso aí mesmo, os documentos permanentes são
aqueles que são preservados definitivamente. 
Além disso, são aqueles que possuem valor histórico, probatório e
informativo. É correto dizer, também, que eles possuem valor
secundário. 
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da
instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência. 
Art. 10 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis. 
Guarde isto! 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
Este capítulo, de forma geral, é menos importante que o anterior, já
que, via de regra, os arquivos, em um órgão público que realiza
concurso público, são também públicos. 
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas atividades. 
 
 
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Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Público como de interesse público e social, desde que sejam
considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e
desenvolvimento científico nacional. 
Art. 13 Os arquivos privados identificados como de interesse público
e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da
unidade documental, nem transferidos para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público
exercerá preferência na aquisição. 
Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante
autorização de seu proprietário ou possuidor. 
Art. 15 Os arquivos privados identificados como de interesse público
e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a
instituições arquivísticas públicas. 
Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam
identificados como de interesse público e social. 
CAPÍTULO IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS 
Este capítulo é, para mim, pouquíssimo importante, já que trata de
coisas que são raramente cobradas em concursos públicos. 
 
 
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Art. 17 A administração da documentação pública ou de caráter
público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais. 
§ 1� São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e
os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São
considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério
da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do
Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o
arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo
com sua estrutura político-jurídica. 
Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo
Nacional poderá criar unidades regionais. 
Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder 
 
 
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Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão
e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e
oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 21 Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os
critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e
municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei. 
CAPÍTULO V 
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS 
Art. 22 É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
públicos. 
Costuma cair em provas. 
Art. 23 Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser
obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por
eles produzidos. 
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo
da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas são originalmente sigilosos. 
 
 
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Este parágrafo é uma exceção ao artigo anterior. 
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da
sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30
(trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo
ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. 
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e a
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100
(cem) anos, a contar da data de sua produção. 
Como a matéria deste concurso é pequena, eu faria um esforço para
memorizar a diferença destes prazos, acima. 
Art. 24 Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar
a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que
indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de
situação pessoal da parte. 
Parágrafo único Nenhuma norma de organização administrativa será
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto
neste artigo. 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
público e social. 
Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ ,
órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional 
 
 
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de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos 
- SINAR. 
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de
instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. 
§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo
serão estabelecidos em regulamento. 
Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. 
Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário. 
Brasília, em 08 de janeiro de 1991. 
Queridos alunos, 
Chegamos ao fim do nosso curso! Espero que vocês tenham gostado
das aulas. Eu vou entrar de férias na semana que vem, mas volto na 
semana do dia 20, a semana do concurso. 
Portanto, se você me procurar depois do dia 02 de março no fórum,
eu vou demorar alguns dias para responder, mas pode ficar tranqüilo 
que, até a data da sua prova, eu irei zerar as dúvidas. 
Por fim, gostaria de pedir aos colegas que gostaram do nosso curso o
favor de indicar o meu livro aos amigos: “Arquivologia para
Concursos”, da Editora Método. Também tenho outro livro, publicado
pela mesma editora, chamado “Administração de Recursos Materiais
para Concursos”, com teoria e exercícios do CESPE comentados. A
segunda edição dos livros deve sair no meio do ano. 
Em breve, devo lançar, aqui no Ponto, a série 1001 Questões de
Arquivologia, também do CESPE. 
 
 
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Desejo a você tudo de bom! Que Deus lhe abençoe e ótima prova na
PG-DF! 
Um forte abraço e força na peruca,
Carolina Teixeira. 
carolina@pontodosconcursos.com.br
 
 
 
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QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
1. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativa –
2009 – Adaptada) A destinação dos documentos é
indicada pela tabela de temporalidade. 
2. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS – Analista de Transportes
Urbanos/Arquivista – 2008) Os documentos de guarda
temporária devem ser mantidos por cinco anos. 
3. (CESPE – TRE/GO – Técnico Judiciário /Administrativa –
2009 – Adaptada) A destinação dos documentos é
indicada pelo plano de classificação. 
4. (MPU – CESPE – 2010) A análise e a avaliação dos
documentos para o estabelecimento dos prazos de
guarda fazem parte da fase de destinação. 
5. (MPU – CESPE – 2010) O processo de avaliação de um
documento tem como resultado a elaboração da tabela
de temporalidade do documento. 
6. (ABIN – CESPE – 2010) O instrumento que indica os
prazos de guarda e a destinação final dos documentos,
resultado direto do processo de avaliação, é denominado
código de classificação de documentos de arquivo da
atividade-meio. 
7. (CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO – IADES – 
2010) Como se classificam os arquivos, de acordo com 
seu estágio de evolução? 
(e) Os arquivos podem ser divididos entre arquivos 
mortos e pastas em movimento. 
(f) De acordo com o estágio de evolução, os arquivos 
podem ser genéricos, departamentais ou corporativos. 
 
 
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(g) Os arquivos podem ser privados, públicos ou públicos 
com acesso restrito. 
(h) Eles se classificam em correntes, intermediários e
permanentes. 
8. (CONSELHO FEDERAL DE ADMINISTRAÇÃO – IADES –
2010) Como se denomina o conjunto de documentos
estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os
quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de
atividades fim e meio e que se conservam junto aos
órgãos produtores em razão de sua vigência e da 
frequência com que são por eles consultados? 
(e) Documentação livre de uso 
(f) Documentos RAF (restricted Access file) 
(g) Arquivo corrente 
(h) Central Dinâmica de Arquivos e Documentos 
(CDAD) 
 
 
 
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GABARITO DAS QUESTÕES COMENTADAS NESTA AULA 
1. C
2. E
3. E
4. C
5. C
6. E
7. D
8. C