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ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS Fernanda Rocha de Aguiar Análise administrativa: aspectos fundamentais Objetivos de aprendizagem Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados: Reconhecer os elementos que envolvem uma análise administrativa global. Identificar os elementos que podem fazer parte do ambiente interno da empresa (ambiente de tarefa). Indicar os elementos externos que podem estar envolvidos nas ati- vidades da empresa (ambiente geral). Introdução As organizações vivenciam a era do conhecimento e da revolução tec- nológica, em que diversos desafios estão presentes. Torna-se cada vez mais difícil desenvolver estratégias de competitividade e inovação em ambientes de profundas e rápidas modificações. Nos últimos anos, as pessoas mudaram, a forma de trabalho mu- dou, e muitos elementos influenciaram e ainda influenciam o ambiente organizacional. Quando entendemos as transformações tecnológicas, sociais, econômicas e políticas em nossa sociedade, observamos que essas mudanças impactam os cenários das empresas, exigindo delas maior capacidade de resposta ao mercado. Para ser possível responder ao mercado, é necessário analisar constantemente o meio em que a organização está inserida e verificar de que forma ela afeta e é afetada por tantas variáveis do contexto ambiental. Neste capítulo, você vai estudar a análise administrativa aliada à avaliação das organizações, da sua estrutura e do seu ambiente. Você vai analisar a organização como um sistema aberto e compreender as implicações e as variáveis de seu ambiente interno, percebendo também o lugar que ela ocupa em relação ao seu ambiente externo. Análise administrativa As organizações, de uma forma geral, encaram grandes desafi os à medida que buscam ganhos competitivos em relação aos seus concorrentes, ao mesmo tempo que precisam estabelecer um relacionamento de qualidade com seus clientes, em um mercado que se transforma rapidamente. Nesse ambiente de transformações, as organizações já não são mais vistas como sistemas fechados, como se observava anteriormente. Essa abordagem arcaica se caracterizava como estática e voltada somente para a eficiência interna; nesses sistemas, os administradores tinham foco no desenvolvimento das tarefas, inibindo a criatividade, a iniciativa e a participação das pessoas (ESCRIVÃO FILHO; PERUSSI, 2010). Contudo, a partir da segunda metade do século XX, o ambiente mudou e trouxe à tona novas formas de trabalhar, promovendo a visão das organizações como sistemas abertos. Essa aborda- gem transformou o foco da gestão, que passou a atuar também no ambiente externo, analisando ameaças e oportunidades para que pudessem ser ajustadas internamente. Dessa forma, podemos entender as organizações como sistemas abertos, pois fazem trocas constantes com o meio. Assim, elas retiram do ambiente externo os recursos necessários para seu funcionamento, como os insumos, e, da mesma forma, devolvem para o meio produtos ou serviços, conforme definem Lacombe e Heilborn (2008). Chiavenato (2014) traz alguns conceitos que facilitam o entendimento dessa relação de troca que ocorre entre a orga- nização e o ambiente externo, listados a seguir. Entrada ou insumo: é a parte do sistema que fornece energia ou in- formações para que o sistema funcione. Saída do produto ou resultado: é o resultado para o qual trabalham os elementos do sistema; deve ser coerente com os objetivos do sistema como um todo. Processamento: é o mecanismo de conversão das entradas em saídas. Feedback ou alimentação de retorno: é a função na qual o sistema compara as entradas e as saídas, verificando se estão de acordo com os padrões preestabelecidos. Ambiente: é o meio que envolve externamente o sistema. Para que o sistema seja viável, ele deve interagir constantemente com o meio, além de ter capacidade de se adaptar, mudar e responder às exigências e demandas do ambiente externo. Análise administrativa: aspectos fundamentais2 Nesse contexto, a análise administrativa se revela como aliada da avalia- ção das organizações, da sua estrutura e do seu ambiente. Para Cury (2006), a análise administrativa consiste em um processo de trabalho dinâmico e contínuo, que busca obter diagnósticos situacionais das causas e estudar so- luções integradas para os problemas administrativos das empresas. Isso tudo é realizado por meio de planejamento, para aperfeiçoar o clima e a estrutura organizacionais e os processos e métodos de trabalho. Mas, para que a análise administrativa ocorra, deve haver o levantamento da situação atual da empresa e de todos os aspectos relevantes, a fim de promover o diagnóstico e propor ações para a situação desejada. A análise administrativa não é um programa, mas, sim, um processo de trabalho, em que se constroem eventos e ações a serem considerados no ambiente em que a organização está inserida. Busca-se uma intervenção para o alcance dos objetivos da organização. Quando nos referimos ao ambiente organizacional, podemos entendê- -lo como um conjunto de forças externas à organização, sendo que é desse ambiente que as empresas retiram recursos para a sua sobrevivência e seu desenvolvimento, conforme apontam Oliveira e Silva (2006). Para que a orga- nização seja eficiente, ela precisa conhecer o ambiente no qual está inserida, sendo que aspectos tecnológicos, econômicos, sociais e políticos influenciam na sua forma de atuação. Ainda de acordo com Oliveira e Silva (2006), podemos destacar três níveis de ambientes em que as organizações estão inseridas (Figura 1): o ambiente geral ou macroambiente, que engloba os fatores tecno- lógicos, políticos, legais, econômicos, internacionais, socioculturais, demográficos e ecológicos; o ambiente de tarefa, que compreende os clientes, concorrentes, for- necedores e agências regulamentadoras; o ambiente interno da organização. Acesse o link a seguir e assista a uma reportagem sobre as mudanças organizacionais, que mostra que as grandes empresas investem em lazer e em novas relações de trabalho. https://qrgo.page.link/Bpgzp 3Análise administrativa: aspectos fundamentais Figura 1. A empresa, o ambiente geral e o ambiente da tarefa. Fonte: Adaptada de Chiavenato (2008a). Ambeinte geral Ambiente de tarefa Empresa Clientes Concorrentes Fornecedores Grupos regulamentadores Variáveis sociais Variáveis ecológicas Variáveis demográ�cas Variáveis legais Variáveis econômicas Variáveis tecnológicas Variáveis políticas Além dos ambientes que foram citados, Oliveira e Silva (2006) acrescentam o conceito do ambiente global, que abrange o ambiente doméstico e o ambiente externo, quando as empresas atuam em outros países. Nesse caso, as empresas que buscam estratégias para atuar em diversos países precisam entender o mercado global, que conta com diferentes culturas, barreiras de entrada, atuação dos governos locais, taxas de câmbio, legislação, entre outros aspectos. É fato que, cada vez mais, as marcas se tornam globais e os produtos são conhecidos e comercializados mundialmente. Diante dessa abertura de mercados e negociações, as organizações precisam se adaptar, pois outras empresas também estão tomando lugares em seus mercados nacionais. O mundo é pequeno para tantas oportunidades incríveis de negócios; cabe aos administradores analisá-lo, adaptar seus produtos e conhecer a cultura dos países que lhes oferecem novas formas de atuação. Análise administrativa: aspectos fundamentais4 Elementos da análise administrativa global Para Cury (2006), a análise administrativa refl ete a necessidade de efetuar diagnósticos das situações que precisam ser modifi cadas e estudar soluções conjuntas para os problemas administrativos das organizações. Ela possui elementos importantes para defi nir as estratégias a serem implementadas, como: diagnóstico situacional das causas, que busca identificar o clima e a estrutura da organização; métodos e processosde trabalho; intervenção planejada, que é o estudo das soluções dos problemas — de início, ela compreende as fases de planejamento da solução e competente crítica; planejamento das mudanças, que ocorre nas fases de implantação e controle. A análise administrativa é útil para o desenvolvimento de uma gama de atividades, em quaisquer setores da administração, prevendo o envolvimento positivo do público interno da organização e possibilitando a conscientização, no sentido de aprender a ver o problema. Esse envolvimento reflete uma ampla participação da força de trabalho no andamento do projeto, por meio de reuniões, entrevistas, questionários e outros recursos. O processo deve ser realizado por analistas especializados, integrantes ou não de unidades organizacionais específicas, que utilizam técnicas de pesquisa científica prática e pensamento criador, realizando a identificação dos problemas, a determinação de suas causas e a criação de soluções. Esse processo deve ser desenvolvido no menor espaço de tempo possível, pois as intervenções demoradas são sempre prejudiciais ao desempenho eficaz dos órgãos sob intervenção. A análise administrativa pode ser dividida em três fases interdependentes, veja-as a seguir. 1. Diagnóstico situacional das causas, que é composto pelo levantamento e pela crítica do levantamento. 2. Estudo das soluções dos problemas, que é dividido em planejamento de solução e crítica do planejamento. 3. Implementação das mudanças, que é dividida em implantação e controle de resultados. 5Análise administrativa: aspectos fundamentais Acesse o link a seguir e leia o artigo “O paradigma da complexidade e a análise or- ganizacional”, que apresenta um novo paradigma científico, que foi originado na cibernética e na biologia e que, nos últimos 20 anos, tornou-se válido em várias áreas da ciência. Ainda que o texto seja de 1992, o tema continua atual, porque aborda as raízes históricas do que se considera atualmente como paradigma da complexidade. https://qrgo.page.link/nW6xM O ambiente interno das organizações O ambiente de tarefa, diferentemente do ambiente geral, que se refere ao local em que todas as organizações estão situadas, é aquele mais específi co de cada organização e abrange consumidores, fornecedores, concorrentes, agências regulamentadoras e grupos de interesse, conforme apontam Oliveira e Silva (2006). Trata-se do meio ambiente específi co da empresa, que corresponde ao segmento do ambiente geral mais imediato e próximo à empresa. O ambiente de tarefa inclui setores com os quais a organização interage diretamente e que têm impacto direto na capacidade da organização de alcançar seus objetivos, conforme leciona Daft (2013). Nesse sentido, Chiavenato (2008a) divide o ambiente de tarefa em quatro elementos principais: 1. Consumidores: usuários dos produtos ou serviços da empresa, que se encarregam de absorver as saídas ou os resultados da atividade empresarial. 2. Fornecedores de recursos: é o mercado de suprimento de entradas e insumos necessários às operações da empresa. São todos aqueles que têm relacionamento direto com as empresas e que fornecem os insumos e recursos necessários para o seu funcionamento. Nesse sentido, entende- -se que existe uma relação de dependência entre os fornecedores e as empresas que com eles mantêm relações comerciais. 3. Concorrentes: representam as empresas que concorrem entre si para a obtenção dos recursos necessários. Assim, os concorrentes podem disputar as entradas e as saídas de uma empresa. Nesse sentido, Oliveira e Silva (2006) explicam que existem dois tipos de concorrentes: os diretos, que produzem produtos ou serviços similares, e os indiretos, Análise administrativa: aspectos fundamentais6 que são organizações distintas, mas que trabalham para alterar o inte- resse do consumidor, desviando as intenções de compra. Além disso, os concorrentes podem disputar os recursos necessários para a produção, como matéria-prima, equipamentos, tecnologia, entre outros. 4. Grupos reguladores: são constituídos pelas instituições que, de al- gum modo, impõem controles, limitações ou restrições às atividades da empresa, seja especificando maneiras pelas quais ela deverá ser conduzida, seja cerceando algumas de suas decisões. Acesse o link a seguir e assista a um vídeo que ensina como fazer uma análise do ambiente interno. https://qrgo.page.link/ZfgP7 Variáveis do ambiente interno As variáveis internas se referem àquelas sobre as quais a organização tem controle mais direto, conforme apontam Oliveira e Silva (2006), sendo elas: proprietários, recursos humanos, gestores, ambiente físico de trabalho e cultura organizacional. Os recursos humanos representam as pessoas que trabalham em uma organização, oriundas do ambiente externo e que formam a energia que mo- vimenta, além das máquinas, a criatividade e a capacidade de inovação da empresa, a partir de suas competências e habilidades. Por serem diferentes umas das outras, as pessoas trazem consigo culturas diferentes, sendo um desafio para os gestores canalizar o que cada um tem de melhor para o bem da organização, conforme leciona Martins (2015). Os proprietários são os detentores legais do negócio. Já os gestores são, também, recursos humanos, mas são denominados por Oliveira e Silva (2006) como o corpo governante, eleito pelos acionistas ou pelos proprietários para administrar todos os recursos presentes na organização, bem como as funções administrativas, para que os resultados estabelecidos pelos proprietários sejam atingidos. 7Análise administrativa: aspectos fundamentais O ambiente físico de trabalho também representa uma variável do am- biente interno. A disposição das instalações é determinada pelos donos do negócio e deve seguir condições adequadas de trabalho, além de estar em harmonia com o tipo de tarefa realizada. Nesse âmbito, considera-se a tem- peratura e os ruídos, que podem interferir na produção, e a disposição física dos equipamentos que estão à disposição dos colaboradores. A cultura organizacional também é uma dimensão do ambiente interno, uma vez que representa um sistema de crenças e valores compartilhados e que se desenvolve dentro da organização, funcionando como um guia do comportamento humano. Ainda que a cultura possa surgir de diferentes locais e pessoas, sua principal sustentação começa com o proprietário, que deixa clara a sua filosofia e a sua visão empresarial, conforme lecionam Oliveira e Silva (2006). Saiba mais sobre as empresas Google, Netflix e Apple, que consistem em bons exemplos de cultura organizacional, juntamente com Facebook, Twitter e muitas outras que são referências mundiais no assunto. https://qrgo.page.link/rFnYY O ambiente externo das organizações O ambiente externo das organizações é altamente afetado pelo que costu- meiramente chamamos de variáveis PEST, que representam fatores políticos, econômicos, sociais e tecnológicos do cenário em que o segmento da organi- zação se encontra. Essa análise é baseada em fatores macroambientais, que partem do pressuposto de que o sucesso de uma organização não pode ser devidamente compreendido e estudado sem antes se recolher, analisar e per- ceber toda a informação existente relacionada com o setor em que a empresa atua e com o ambiente de negócio externo existente. O objetivo primordial da análise PEST é ajudar a empresa a reagir a mudanças no seu ambiente externo, conforme apontam Coelho e Dominguez (2016). Análise administrativa: aspectos fundamentais8 Variáveis tecnológicas As variáveis tecnológicas abrangem todos os eventos que representam mudanças e inovações tecnológicas e que afetam as organizações. A internet, por exemplo, é uma ferramenta poderosa na estratégia de empresas que dominam esse recurso. Também é relevante destacar os sistemas de informação como fatores tecnológicos. Esses sistemas oferecem às empresas a oportunidade de criar bancos de dados ricos em informaçõespara atender aos clientes e gerenciar os seus processos. Podemos listar alguns elementos e aspectos presentes no cenário tecnológico atual: as novas tecnologias que estão surgindo; os setores que ainda não renovaram sua base tecnológica; os setores relacionados que estão passando por grandes transformações; a quantidade de profissionais de nível técnico disponíveis para o seu negócio; a possibilidade de atender outros mercados pelo barateamento da operação. Variáveis políticas As variáveis políticas são aquelas que as partes interessadas não controlam. Esses eventos incluem todos os eventos políticos, como leis trabalhistas, políticas fi scais, restrições comerciais, reformas comerciais, regulamentos ambientais, estabilidade política e tarifas. Oliveira e Silva (2006) pontuam questões ligadas ao governo nas esferas federal, estadual e municipal, em relação às quais a tomada de decisão pode afetar a vida das organizações. Em outras palavras, o governo regulamenta as ações das pessoas e das organizações no mercado, fazendo com que o comportamento delas siga o regramento vindo das instituições. Nesse caso, o governo estabelece o caminho pelo qual as organizações podem se desenvolver, seguindo as bases legais, conforme aponta Martins (2015). Como exemplos de leis e regulamentos que influenciam a prática das organizações, podemos citar: mudanças na legislação trabalhista; o Código de Defesa do Consumidor, criado em 1990, que trata dos direitos dos consumidores, protegendo-os contra questões abusivas das organizações, ou mesmo quando seus direitos não são respeitados; reformas na legislação trabalhista; mudanças nas regras de processos licitatórios. 9Análise administrativa: aspectos fundamentais Variáveis econômicas As variáveis econômicas se referem aos fatores como câmbio, produto interno bruto (PIB) e todos os aspectos que afetam o ambiente econômico. Os eventos externos incluem crescimento econômico, recessão, taxa de infl ação, taxa de câmbio, salário mínimo, taxas de salários, desemprego, custo de vida, dispo- nibilidade de crédito, disponibilidade de fi nanciamento, fl utuações de preços (infl ação ou defl ação), taxa de juros, desemprego, entre outros que devem ser considerados. Cada um desses elementos pode afetar as organizações e ajudar ou atrapalhar para que elas alcancem seus objetivos. Por exemplo, quanto mais alta a infl ação, menor o poder de compra das pessoas devido à desvalorização da renda; assim, as empresas vendem menos. Outro aspecto importante relacionado ao fator econômico é a balança comercial. Esta se refere a todas as importações e exportações que o Brasil realiza para com o resto do mundo. Se o Brasil importa mais do que exporta, a balança comercial fica em déficit, o que, para a economia, não é interessante. Para que isso não ocorra, é necessária a intervenção do governo no que se refere às taxas de juros, aos impostos e às demais tarifas, bem como a valorização do produto nacional frente ao importado. Diante dessa abordagem, é nítido que as organizações devem monitorar esses indicadores, a fim de buscar ações que minimizem as ameaças que sofrem do ambiente externo, diminuindo as incertezas e aumentando as possibilidades de um planejamento mais consistente, conforme leciona Martins (2015). Variáveis sociais As variáveis sociais abrangem todos os eventos que afetam o mercado e a comunidade socialmente e incluem expectativas culturais, normas, dinâ- micas populacionais e consciência saudável. Também fazem parte dessa perspectiva as características demográfi cas, como tamanho da população, faixa etária, religião e escolaridade, que incentivam as empresas a pensarem sobre valores ou hábitos de consumo que afetam a atuação da empresa, especialmente quando a estratégia se refere à entrada em novos mercados, conforme leciona Martins (2015). Análise administrativa: aspectos fundamentais10 Uma variação da nomenclatura PEST é o PESTLE/PESTEL/PESTAL, que inclui ainda os fatores legais e ambientais. Contudo, muitas vezes, esses fatores podem ser incluídos nas outras categorias do PEST. Por exemplo, os fatores legais podem ser incluídos nos fatores políticos ou econômicos, en- quanto os fatores ambientes podem ser incluídos nos fatores sociais, políticos ou mesmo tecnológicos. A Amazon.com foi uma empresa pioneira no e-commerce, sendo a primeira com destaque internacional. Tendo iniciado o negócio com o comércio de livros, a empresa efetua a venda de diversos itens e marca presença em muitos países, tendo iniciado as operações no Brasil em 2012. Para se manter como uma das principais varejistas do meio eletrônico, a empresa se beneficia da aplicação da análise PEST, uma ferramenta que pode identificar os fatores externos e ajuda a elaborar o planejamento estratégico da empresa. Veja a análise das variáveis do contexto PEST da Amazon. Fatores políticos: apoio governamental ao comércio eletrônico (oportunidade). A Amazon poderia continuar expandindo em diferentes mercados com esse apoio governamental. No entanto, esse fator também é uma ameaça, por causa da crescente concorrência. Por exemplo, com apoio governamental, as empresas de varejo on-line chinesas também estão expandindo suas operações. Fatores econômicos: estabilidade econômica dos mercados mais desenvolvidos (oportunidade). A estabilidade econômica da maioria dos países desenvolvidos aumenta a probabilidade de sucesso. Essa condição minimiza os problemas eco- nômicos, diminuindo os riscos para a expansão da empresa de varejo eletrônico. Fatores sociais: aumento dos hábitos de compra on-line (oportunidade). A empresa pode se beneficiar do aumento dos hábitos de compra on-line, à medida que mais pessoas em todo o mundo obtêm acesso à internet. Fatores tecnológicos: obsolescência tecnológica rápida (ameaça e oportunidade). A Amazon enfrenta a ameaça de uma rápida obsolescência tecnológica, que pres- siona a empresa para desenvolver continuamente seus recursos tecnológicos. No entanto, essa condição também é uma oportunidade para a otimização do negócio. Por exemplo, o investimento contínuo da empresa em tecnologia da informação poderia aumentar sua vantagem competitiva e proteger seus negócios de novos operadores na indústria de comércio eletrônico. 11Análise administrativa: aspectos fundamentais CHIAVENATO, I. Gestão de pessoas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2008a. CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração nas organizações. 9. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2014. CHIAVENATO, I. Novos paradigmas: como as mudanças estão mexendo com as empresas. 5. ed. Barueri: Manole, 2008b. COELHO, H. G. A.; DOMINGUEZ, L. Diagnóstico e recomendações estratégicas numa empresa da restauração: contributos da análise de Porter, SWOT e PESTEL. 2016. Rela- tório de Estágio (Mestrado em Economia) — FEP, Universidade do Porto, Porto, 2016. Disponível em: https://repositorio-aberto.up.pt/bitstream/10216/87173/2/159722.pdf. Acesso em: 21 jun. 2019. CURY, A. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2006. DAFT, R. L. Organizações: teorias e projetos. 11. ed. São Paulo: Pioneira Thomson Le- arning, 2013. ESCRIVÃO FILHO, E. E.; PERUSSI FILHO, S. Teorias de administração: introdução ao estudo do trabalho do administrador. São Paulo: Saraiva, 2010. LACOMBE, F. J. M.; HEILBORN, G. L. J. Administração: princípios e tendências. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2008. MARTINS, D. L. C. C. Desenvolvimento gerencial e liderança. Indaial: UNIASSELVI, 2015. OLIVEIRA, J. F.; SILVA, E. A. Gestão organizacional: descobrindo uma chave de sucesso para os negócios. São Paulo: Saraiva, 2006. Leitura recomendada BOWDITCH, J. l.; BUONO, A. F. Elementos do comportamento organizacional. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2013. Análise administrativa: aspectos fundamentais12
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