Unindo as Metodologias ITIL e Ágil para a melhor Tomada de Decisão

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Unindo as Metodologias ITIL e Ágil para a melhor Tomada de Decisão
Para tomar qualquer decisão se faz necessário entender muito bem o cenário atual da empresa, setores e processos e identificar as melhores oportunidades de melhorias contínuas. Para que isso aconteça com sucesso, os líderes precisam estar alinhados com as ações semanais que estão ocorrendo na companhia. Esse alinhamento busca apresentar a todos o que fizeram no passado, se foi com sucesso ou não e o que pretendem hoje fazer para a próxima semana. Estando todos alinhados e de acordo, as atividades de melhorias são aplicadas na empresa.
A quantidade de necessidade de melhorias na empresa sempre vai existir. O importante neste momento é saber controlar a ansiedade e ter o equilíbrio necessário para tomar a melhor decisão e no momento certo. Mesmo sendo todas as atividades muito importantes, quando se define que tudo é urgente, acaba nada sendo urgente. 
Pensando nesse cenário, apresentaremos aqui o conceito das metodologias ITIL e Ágil para que você possa ter uma base estruturada para seguir em frente na análise estratégica da melhor tomada de decisão.
Um dos principais objetivos da apresentação da Metodologia ITIL é mostrar que por meio de alinhamentos semanais, muitas ações de melhorias podem ser realizadas com sucesso e de uma maneira muito transparente. Quando a Metodologia ITIL se junta com a Metodologia Ágil, muitas melhorias podem ocorrer na empresa.
A Metodologia ITIL tem dentre suas atividades, a gestão de mudanças técnicas, mudanças comerciais, gestão de mudanças Emergenciais, gestão de incidentes e gestão de problemas. Todas estas gestões também podem ser aplicadas em todos os setores da companhia. Inicialmente estas metodologias começaram a ser aplicadas no mundo operacional da Tecnologia da Informação, porém, se vocês forem analisar, cabe em qualquer seguimento.
Para realizar as melhorias na empresa, uma das premissas a se fazer é uma reunião de alinhamento com as equipes para entender quais são as mudanças propostas e quais são os recursos técnicos e humanos que precisam adquiridos para que a mudança se concretize com sucesso. Pensando nisso, segue abaixo como os alinhamentos podem ser realizados nas empresas.
Reunião de Mudança Técnica
Nesta fase, uma reunião semanal é realizada, de preferência, nas segundas-feiras, onde equipes técnicas se encontram propondo melhorias no ambiente operacional para agilizar a entrega dos produtos e serviços que foram ou estão sendo vendidos na empresa. É o momento de entender as reclamações dos clientes e buscar soluções para melhorarem a operação da empresa. 
Quando juntamos as equipes técnicas, estamos falando de desenvolvedores, analistas de infraestrutura de TI, engenheiros de elétrica, ou seja, todas as principais lideranças de cada setor técnico. Dando um exemplo, se é necessário atualizar um sistema no próximo final de semana para ele ser mais rápido, será que tecnicamente é possível? Nesta reunião outra equipe pode informar que tecnicamente não é possível, pois a equipe de elétrica sabe que vai faltar energia no bairro, informado com antecedência pela provedora de energia. 
Esta reunião tem como objetivo aproveitar o tempo das equipes para estudarem o que é tecnicamente possível de se realizar e se todos estão de acordo com estas ações. Após o acordo, as mudanças propostas e aprovadas seguem para uma reunião de mudança com uma visão estratégica e comercial.
Reunião de Mudança Comercial com visão Estratégica do Negócio
Nesta etapa, o mesmo processo de reunião semanal se repete, porém, com os tomadores de decisões estratégicas da empresa. Eles já possuem a lista de mudanças que são possíveis de serem realizadas na semana e analisam se estrategicamente são viáveis para o negócio. A equipe neste caso, são os principais líderes da empresa que possuem tomadas de decisões estratégicas.
Dando um exemplo, pode ser aprovada uma mudança técnica de atualização do sistema para o dia 30 de março, porém, para o departamento financeiro, não é estratégica esta mudança visto que toda a empresa estará em fechamento do dia 28/03 ao dia 04/04. Ou seja, não recomendam a parada na empresa para realizarem esta atividade que pode ser realizada após o fechamento. 
Reunião de Mudança Emergencial
Esta reunião é emergencial, normalmente feita por telefone, onde as mesmas aprovações são exigidas, porém, para algo mais grave que possa estar ocorrendo e precisam tomar uma decisão urgente. Lembramos que se tudo é urgente, nada é urgente. Ou seja, esta ação precisa realmente ser emergencial. Se um dos líderes entenderem que não é emergencial, ela entra para a fila da próxima reunião de mudanças e fica como entendimento que esta mudança poderia ter sido planejada com antecedência. Tendo os recursos disponíveis, a empresa aprova ou não esta decisão.
Gestão de Incidente
Aqui são tratadas as soluções de incidentes que já ocorreram. Por exemplo, foi vendido um espelho de vidro e no momento da entrega quebraram a peça. Uma equipe se reúne rapidamente para analisar se existe outra peça em estoque para reposição imediata, se existe equipe para providenciar o novo espelho com urgência ou se terão que avisar o cliente que o impacto ocorreu e o novo prazo é 30 dias.
Gestão de Problemas
Quando um incidente se repete com frequência, ele deixa de ser um incidente e vira um problema. Nesta fase um comitê é montado para entender a causa raiz deste problema e como ele pode ser resolvido de uma vez por todas. Como exemplo, citamos um caso de queda de energia frequente na rua de uma empresa. Pelo menos uma vez ao mês faltava energia. Quando o comitê foi se aprofundar no tema, descobriram que estavam roubando produtos de energia elétrica que eram responsáveis pela transmissão no local. Reportado como vandalismo, a equipe providenciou maior segurança no local para evitar roubos e repetir os transtornos.
Quando estes alinhamentos são realizados, as equipes de vendas e operações começam a ficar mais próximas e todos entendem exatamente o que podem melhorar, quais são os recursos humanos e técnicos disponíveis e quando farão as atividades. Após todas as ações aprovadas, um comunicado formal é enviado aos funcionários explicando o período da mudança, tempo de parada de algum serviço, para que possam se planejar e não serem pegos de surpresa.
Conhecendo os conceitos da Metodologia Ágil
Estas ações precisam ser humanamente possíveis de serem realizadas durante o prazo desejado, para que não se enganem ao montarem seus planejamentos. Trabalhando com este conceito de metodologia ágil, é possível obter mais resultados com o foco e o planejamento bem definido.
Tenha Equipes Excelentes!
Não dá tempo de ter pessoas trabalhando no seu time com baixa autoestima, desmotivação ou que realmente não queiram se desenvolver em conjunto com a empresa. Para trabalhar com metodologia ágil, precisamos ter pessoas dedicadas as metas estabelecidas pela empresa, com o comprometimento e responsabilidade para fazer cada ação acontecer.
Trabalhe com Milestones e Prazos pré-definidos
Identifique o que é humanamente possível de se realizar com os recursos humanos que a empresa possuí. A partir de então, crie as etapas necessárias para que o projeto possa ser concluído com sucesso. Visualize cada etapa por semana. O que pode ser feito nesta semana para dar o andamento no projeto e atender aos prazos estabelecidos.
Defina as prioridades das ações propostas
Se tudo é urgente, nada é urgente!  O Time de vendas precisa filtrar as prioridades para que tudo esteja sob controle e alinhado com todas as pessoas que fazem parte do projeto. Seja equipes de vendas, gestores, diretores, fornecedores e clientes.
Prioridade Imprescindível
Quando uma ação tem essa prioridade, é sinal de que desta semana não pode passar. Ou seja, o que precisa ser feito para que esta ação possa atingir o seu prazo. O que não pode ser feito para que esta ação ultrapasse o prazo. Qual é o resultado e retorno dos investimentos que a empresa terá concluindo esta ação.
Prioridade Importante
Quando umaação tem essa prioridade, entende-se que não é imprescindível, mas tem seu mérito de importância, ou seja, é uma ação que merece a atenção para ser realizada dentro da semana, respeitando a sua prioridade de importância. Vale também a reflexão do resultado que a empresa pode ter quando esta atividade for concluída.
Prioridade “Seria Bom Ter”
Quando uma ação tem essa prioridade, entende-se que não chegou a sua hora de urgência para ser realizada, porém, será de bom agrado se a equipe puder concluir nesta semana. Muitas destas atividades são realizadas quando existe um tempo vago e naquele momento, a atividade pode ser tirada da frente pois os recursos técnicos e humanos estão bem próximos para concluir a atividade. É o lucro do projeto, pois não tem a devida importância, porém, é uma atividade que já pode ser tirada da frente, assim, antecipando o cronograma.
Responsáveis
Para cada ação, um responsável é nomeado para que todos saibam com quem está a atividade e qual é o prazo estipulado. Este responsável pode deixar claro qual é o prazo e quem são os terceiros que estão fazendo parte da equipe que atenderá essa ação. Ação sem responsável é o mesmo que cão sem dono. Quando precisam cobrar por um status, não existe o dono da ação para cobrar ou saber o status atual.
Status
É muito importante que um status macro esteja declarado para que todos possam entender se a ação está em andamento, parada, cancelada ou concluída. 
Status Detalhado
Neste ponto é apresentada a causa raiz do projeto, onde quem ler, não terá dúvida sobre a posição atual da atividade e de quem está dependendo para dar andamento até a conclusão desta ação.
Prazo
Todos os prazos precisam ser humanamente possíveis. Não adianta criar um prazo irreal onde podem fazer de tudo que não vão atingir. Sabemos que para construir uma casa, precisamos da especialidade de um arquiteto, de engenheiros, de materiais, de equipes de construção, ou seja. Por mais rápido que façam, para tudo tem um prazo certo.
Aplicando ambas metodologias, você consegue mapear todas as melhorias necessárias da empresa, sabendo filtrar quais são de fato emergenciais, quais podem ser feitas com planejamento e dentro todas, quais são imprescindíveis, importantes e que seria bom ter na semana da reunião de alinhamento.
Atividade Extra
Com base no artigo abaixo, qual é o melhor horário para realizar as mudanças
https://www.linkedin.com/pulse/o-que-%C3%A9-reuni%C3%A3o-de-cab-gest%C3%A3o-mudan%C3%A7a-e-quais-s%C3%A3o-ti-l-rodrigues/
 
 
Referência Bibliográfica
Livro: Gestão de Negócios em Serviços, Lucratividade por meio de Operações e Satisfação dos clientes, Henrique L. Corrêa – Mauro Caon.
Artigo: O que é reunião de CAB, Gestão de Mudanças e quais são as suas importâncias no ambiente de TI: https://www.linkedin.com/pulse/o-que-%C3%A9-reuni%C3%A3o-de-cab-gest%C3%A3o-mudan%C3%A7a-e-quais-s%C3%A3o-ti-l-rodrigues/
Livro: SCRUM: A Arte de Fazer o Dobro do seu Trabalho na Metade do Tempo – Jeff Sutherland & JJ Sutherland.
Você está em um ambiente de trabalho que acaba de cair a energia por uma queda de árvore na rua.
Qual é ação abaixo que você precisa se atentar?
Trabalhar a gestão de problemas.
Por que precisamos ter equipes excelentes?
Para que possam atuar com compromisso e com a qualidade esperada para a entrega dos serviços.
Quando um comitê é montado para resolver um incidente repetitivo na causa raiz, o foco é para resolver qual das alternativas abaixo?
Gestão de Problemas.