Encerramento de Projetos

Prévia do material em texto

- -1
GESTÃO DE PROJETOS
ENCERRAMENTO DO PROJETO
- -2
Olá!
Precisamos saber que existem duas formas de encerramento de um projeto: ele pode ser encerrado quando for
cancelado ou porque conseguimos completar todas as atividades programadas sendo dado então como
concluído. Dependendo da forma em que ele foi terminado, nós vamos determinar os passos necessários para
chegarmos ao encerramento.
No início deste curso, falamos sobre pesquisas indicando que apenas 35% dos projetos de TI, por exemplo, são
concluídos com sucesso. A maioria tem problemas de custos, qualidade, prazos e alguns projetos chegam a ser
cancelados por diversas razões.
E lembrando: Por que os projetos são cancelados? Pode ser que a necessidade que o cliente tinha não exista
mais; pode ser que a estratégia da empresa tenha mudado e o projeto não esteja mais alinhado com os objetivos
iniciais e estratégicos; pode ser que o patrocinador não tenha mais dinheiro para tocar o projeto, enfim... por
várias razões.
Nesta aula, você irá:
•
Conhecer os processos do grupo de encerramento do PMBoK;
•
Identificar as questões mais importantes do encerramento de um projeto.
1 Encerramento do PMBoK
O que fazer no encerramento?
• Obter a aceitação final do cliente ou patrocinador;
• Conduzir revisão pós-projeto ou fase;
• Documentar lições aprendidas;
• Atualizar a documentação do projeto;
• Arquivar informações do projeto;
• Fazer o relatório final de desempenho do projeto e relatório de auditoria;
• Encerrar contratos;
• Desmobilizar a equipe do projeto.
Processos de encerramento PMBoK
Os grupos de iniciação e de encerramento são os que possuem menos processos aqui no PMBoK. Aqui, no
encerramento, temos somente dois processos.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
- -3
Nos próximos estudos, estes processos serão detalhados.
Encerramentos a cada fase
Os processos que vimos na tela anterior acontecem não só no final do projeto, mas também no final de cada fase,
quando poderemos ter contratos com terceiros, equipes que podemos desmobilizar, por isso, este grupo de
processos de encerramento se repete ao final de cada ponto do projeto. Lembre-se, os grupos de processo do
PMBoK não são fases do projeto. A cada etapa podemos ter equipes diferentes.
Passos básicos no encerramento
O grupo de processos no encerramento não é algo tão complexo de se entender, abordaremos uma visão geral
dos passos que acontecem e que vamos discutir ao longo do módulo. Primeiro, temos que garantir que todas as
atividades do cronograma estejam concluídas e nada foi deixado de fora. Caso consigamos concluir todo o
trabalho, consequentemente, teremos o produto final para entregar ao cliente.
- -4
Na transferência do produto ou serviço ao cliente temos que obter o aceite formal e em seguida fazermos uma
revisão do projeto, avaliarmos o desempenho e em cima disso poderemos julgar as lições aprendidas e
documentar o que acertamos e o que erramos. Todos os documentos produzidos ao longo do projeto, e agora
também neste encerramento, serão arquivados. Durante todo este ciclo, podemos desmobilizar as pessoas como
pertencentes aos recursos que fizeram parte do projeto. Em uma empresa matricial, as pessoas certamente
voltarão aos seus cargos, aos seus papéis, nas suas áreas funcionais de origem.
Em uma empresa projetada, talvez, trabalhemos com contratos temporários e nem todas as pessoas serão
reaproveitadas em outros projetos. Em paralelo, vamos encerrando os contratos que tivemos com fornecedores
e outros recursos temporários contratados para o projeto.
Na vida real, os projetos não são encerrados formalmente, esta é a parte mais esquecida pelos gerentes de
projetos. Muitas vezes, o que acontece é o abandono do trabalho na sua fase final, não concluindo todas as
atividades previstas no escopo. Quando se chega ao final, quando estamos na data limite e o projeto já estando
em atraso, as pessoas querem logo se livrar daquele para iniciar outros com novas demandas que já foram
lançadas.
Desta forma, na etapa final, o que se verifica na prática é que os recursos começam a mudar seu foco e suas
prioridades. A atenção com o projeto que está sendo finalizado começa a diminuir, as equipes reduzem e inicia-
se então a desmobilização gradativa do time do projeto para outros que estão começando. Daí fica uma sensação
que o projeto nunca termina; o cliente tem a impressão que o produto foi entregue inacabado e começa a cobrar
as pendências para terminar o projeto. Desta forma, o relacionamento entre Fornecedor e Cliente inicia um
desgaste.
RECURSOS
=
PESSOAS
O encerramento formal, então, tem que existir e servir como um “marco” para caracterizar o fim do projeto,
quando se confirma o todo planejado e se conclui tudo o que foi prometido, e, a partir daí, o surgimento de novas
demandas e necessidades para o produto entregue será tratado fora do escopo do projeto inicial, se não,
poderemos ter um projeto sem fim.
- -5
Encerrar projeto ou fase - Integração 4.6
Iremos agora, detalhar os dois processos deste grupo de encerramento e discutir algumas atividades
importantes. No PMBoK, na área de Integração, temos o processo de Encerrar o Projeto ou a Fase, ou seja, a parte
responsável pela finalização de todas as atividades, em todos os grupos de processos para o encerramento
formal do projeto ou de uma de suas fases. Temos o escopo que foi planejado no Plano do Projeto, temos os
entregáveis que foram aceitos e que são saídas lá do processo de controle Verificar Escopo. Com base nisso,
faremos uma confirmação se o produto foi concluído. Em seguida, será feita a transição, o aceite e por último a
atualização dos arquivos do projeto.
Em muitos projetos relacionados ao desenvolvimento de um produto, temos alguns pontos a considerar na
entrega. Antes do encerramento precisamos planejar a troca de comando, normalmente, projetos que
desenvolvem um produto, como um software ou um equipamento, precisa ter uma fase de transição.
A entrega do projeto
- -6
Esta fase tem que ser considerada lá no levantamento do escopo quando estiver sendo desenhada a EAP. E o que
é esta fase de transição?
A equipe de projeto desenvolveu um software de gestão e conhece muito bem, tecnicamente, como ele foi feito e
é óbvio que a equipe tem facilidade em resolver qualquer problema que apareça durante o uso do sistema. A
questão é que após a entrega do projeto, a equipe que desenvolveu o produto será desmobilizada. Assim, nem
sempre podemos contar com as pessoas que desenvolveram o produto para resolver um problema em operação.
Então, convém que a equipe do projeto acompanhe o início das operações.
Em projetos de implantação de equipamentos de Telecomunicações, por exemplo, os fornecedores acompanham
a operação durante algum tempo dando todo o suporte para a equipe do Help-Desk , ajudando a resolver
problemas, tirando dúvidas e corrigindo erros.
Desta forma, a equipe do projeto vai passar o seu conhecimento técnico para o pessoal que agora vai cuidar da
operação dos equipamentos. Também devemos incluir a entrega do manual de operação, da documentação
técnica, além do treinamento para os usuários.
Uma vez que o projeto foi entregue e o conhecimento adquirido, em grandes empresas, o contratado ainda
assumirá um período de garantia, usualmente de dois anos após a entrega do projeto. Em resumo, a entrega do
projeto deve:
• Planejar a troca de bastão;
• Fornecer suporte temporário;
• Compartilhar conceitos e documentos;
• Gerenciar a garantia.
Lições aprendidas
Outra coisa muito importante no encerramento é dedicar um tempo para identificar as lições aprendidas com o
projeto. Podem ser feitas reuniões durante a execução do projeto e também durante o encerramento, cujos
objetivos são as avaliações permanentes do aprendizado. Estas lições aprendidas também são chamadas de “
Learning meetings''.
Perguntas típicas:
• O que fizemos de bom?
• O que fizemos de ruim?
• Onde não tivemos sorte?
• Onde nós tivemos sorte?
• Se fossemos fazer tudo de novo,o que não faríamos diferente?
As lições aprendidas devem ser documentadas ao final de cada projeto e compartilhadas com toda a organização.
Dentro de uma organização podemos ter várias equipes, diversos projetos sendo desenvolvidos ao mesmo
tempo e muitas vezes podemos identificar uma ação de melhoria que pode ser aplicada não só ao projeto
específico, como também nos demais projetos da empresa.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
- -7
Com esta troca de experiência entre os projetos, podemos fazer com que a organização, cada vez, aumente mais
seu conhecimento e seu desempenho nos projetos.
Relatório final
O relatório final é outro documento importante no encerramento do projeto. O que conterá este tipo de relatório?
• Avaliação: os objetivos do projeto foram alcançados na entrega do projeto?
• Mensuração contra o plano do projeto e avaliar: orçamento, marcos, qualidade, requisitos especificados 
e satisfação do cliente;
• Deve responder às seguintes questões:
• O objetivo do projeto foi alcançado?
• O trabalho foi feito no prazo?
• O projeto ficou dentro do orçamento?
• O resultado foi entregue conforme as especificações?
• O cliente ficou satisfeito com os resultados do projeto?
Este relatório será arquivado junto com as documentações do projeto, normalmente, o gerente faz uma reunião
com a equipe para fazer este tipo de avaliação. Este relatório, não necessariamente, deve ser entregue ao cliente.
Documentação
Recomenda-se completar a documentação técnica do projeto e arquivar planos, lições aprendidas e o relatório
final, enfim, pode ser arquivada toda a documentação associada ao projeto, e porque isto? Ela se tornará muito
importante na organização em projetos futuros, em casos semelhantes. Existindo o escritório de projetos, o
mesmo será o responsável por tais registros arquivados.
Encerrar aquisições
Este é o último processo do PMBoK que encerra cada aquisição feita no projeto. Suporta o processo “Encerrar o
Projeto ou Fase”, verificando se todo o trabalho e os entregáveis estão dentro dos critérios de aceitação.
Questões a serem tratadas:
• Resolver reclamações que ficaram em aberto;
• Devolver equipamentos alugados;
• Finalizar pagamentos em aberto;
• Encerrar formalmente contratos com terceira
Importante comentar que toda esta parte de aquisições, desde a formulação do contrato até o encerramento, não
necessariamente é o gerente de projetos quem vai cuidar. Se a organização tiver um departamento de compras
ou um departamento jurídico, estes setores prestarão suporte ao gerente de projetos. Muitas destas ações de
contratação e encerramento serão conduzidas por estes departamentos, nestes casos, os gerentes de projetos
devem acompanhar se estes setores estão executando conforme tudo aquilo que foi planejado no projeto.
O que vem na próxima aula
Na próxima aula, você vai estudar:
• As demandas por projetos nos setores públicos;
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
- -8
• As demandas por projetos nos setores públicos;
• A metodologia utilizada para elaborar projetos em organizações públicas e privadas.
CONCLUSÃO
Nesta aula, você:
• Compreendeu quando um projeto pode ser encerrado;
• Analisou o que acontece no encerramento;
• Identificou os processos de encerramento PMBoK;
• Entendeu a diferença entre encerrar as fases e o projeto;
• Entendeu o que ocorre na entrega do projeto;
• Identificou o que é a aceitação final;
• Entendeu como desmobilizar a equipe.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
	Olá!
	1 Encerramento do PMBoK
	O que vem na próxima aula
	CONCLUSÃO