pdf-190985-Aula 02-LIMPAJcurso-25185-aula-02-v3

ΚΛ
 
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trabalho é mais importante que outro quando ele ganha a “capa verde”. Significa que ele 
sofreu uma “autuação” um expediente normal, regular, virou um processo. 
→ Classificação 
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito para que 
haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de classificação da 
instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só abrindo, não é verdade?! É! 
Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! 
Se for um documento sigiloso ou particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos 
confidenciais, naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um 
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido ao 
Presidente da Petrobras. Não faria sentido. 
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou 
semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência. 
→ Expedição/Distribuição 
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. 
Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram. 
Distribuição – quando é INTERNA. 
Expedição – quando é EXTERNA 
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de Externa, vai 
saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à distribuição Interna, por 
exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra “distribuição” possui um monte de “I” 
(3 no total). Gostou do bizu? ☺ 
→ Controle da 
Tramitação/Movimentação 
Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de 
Arquivologia): 
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10. Avaliação e Destinação de Documentos 
Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros, valor permanente 
(esses não podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997): 
Há documentos que frequentemente são usados como referencia, há outros aos 
quais se faz referencia com menos frequência ou quase não são usados e ainda 
existem aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou 
referencia. 
E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e frequência é que deve 
haver um cuidado estudo da avaliação, seleção e eliminação de documentos. 
10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação 
Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação) consiste no 
estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, não faz sentido que uma 
organização mantenha todos os documentos que produz para “toda a eternidade”, 
concorda? Alguns deverão ir para o lixo, por exemplo. 
O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades que ele pode trazer 
e também pelo tempo de duração (vigência) dessas finalidades. Em relação ao valor, os 
documentos podem ser: 
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais para a 
instituição. 
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações que 
contêm. 
Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento. 
A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas rígidas. 
Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há que se observar os valores que 
são atribuídos aos documentos, em função de seu conteúdo e as informações que ele 
carrega. Nunca serão importantes para essa tomada de decisão, a apresentação física ou 
a espécie documental a que ele pertença. 
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10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) 
Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas comissões de 
análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos 
documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora, começando pela Tabela de 
Temporalidade. 
 Tabela de Temporalidade 
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística): 
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por autoridade 
competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, 
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. 
Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos arquivos 
correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios 
para microfilmagem e eliminação. 
A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela autoridade 
competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos documentos para se 
evitar a eliminação ou classificação indevida. 
É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico 
resultante da avalição, que tem como objetivos definir prazos de guarda e destinação de 
documentos, com o objetivo de garantir o acesso à informação a quem necessitar dela. De 
acordo com o CONARQ4: 
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais 
produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os 
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação 
ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias 7 sua 
compreensão e aplicação. 
Vejamos uns exemplos referentes à temporalidade, extraídos de Paes. 
→ Folha de Pagamento: considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de 
serviço, as folhas de pagamento serão microfilmadas e conservadas no arquivo 
intermediário pelo prazo de, no mínimo, 40 anos. 
(
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→ Cartões de Ponto: conservar por sete anos no serviço de pessoal, ou no arquivo 
Intermediário, eliminando em seguida, uma vez que os créditos trabalhistas 
prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. NO caso de rescisão 
de contrato, o empregado poderá reclamar até o limite de dois anos os créditos não 
prescritos no decorrer do contrato. 
 Lista de Eliminação 
É uma relação específica de documentos a serem eliminados em uma única operação e 
que necessita ser autorizada pela autoridade competente. 
 Os documentos podem ser eliminados quando: 
→ os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em 
sua totalidade 
→ os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas. 
→ São apenas formais, como convites; 
→ Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a administração. 
Depois de a eliminação de documentos ser determinada, devem ser preparados os termos 
de eliminação correspondentes. A eiminacao , segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser 
racional. Os processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por 
venda ou doação. Paes informa que aincineração não deve ser mais utilizad, por não 
permitir a reciclagem dos papéis e por causa da poluição gerada. 
10.3 Código de Classificação 
 
De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos de arquivo 
é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer documentos produzidos 
ou recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades