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!∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& % #∃ ∀%& 7. Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo – Operações de Arquivamento ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀39 8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀31 8.1 Material de Consumo ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀31 9.Protocolo ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀38 7.1. Setor de Protocolo∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀38 10. Avaliação e Destinação de Documentos∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀47 10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀47 10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) ∀∀∀∀∀∀∀∀43 10.3 Código de Classificação ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀44 10.4 Transferência e Recolhimento∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀46 11. QUESTÕES COMENTADAS ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀48 12. Lista Completa de questões∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀ 594 12. Gabarito∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀ 517 13. Bibliografia ∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀∀ 513 1. Panorama da Aula PESSOAL! Fiz uma mudança no cronograma do curso! Coloquei apenas 4 aulas. Assim, se você baixou a aula 2 antes do dia 27/02, peço que faça um novo download. Essa aula aqui está mais completa e melhor ;). Vamos lá! Nessa aula veremos temas que são muito cobrados. Coloquei muitas questões para que você veja como o assunto é mais exigido. Veja que é quase impossível que você estude todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas chamem de “noções”, muitas vezes cobram temas pesados. Por isso, procure sempre raciocinar sobre a matéria e não decorar apenas. E também, por essa razão, incluo alguns termos no Mini-dicionário. É importante que estude com atenção. Bom, a aula é grande? Um pouco...Enfim, não adianta chorar ☺ !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋ #∃ ∀%& Não se assuste com o tamanho! Ela está grande porque possui muitos exercícios e porque eu tentei detalhar muito algumas etapas de resolução de cada um, para evitar que você tenha muitas dúvidas nessa parte da disciplina. Você vai perceber que nem vai demorar tanto para estudar todo o conteúdo. As próximas aulas serão menores que essa aqui. Prometo! 2.Dica de Coach Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria. E mais do que isso: nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a disciplina A e depois migre para a B. Construa ciclos de estudos que façam com que haja uma alternância entre elas. Isso fará com que você sinta menos cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas reais de estudos). Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na capa de seu material e releia-o sempre que for começar uma aula nova. Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia esses termos que você dificuldade nas aulas anteriores. Você verá que, ao usar os ciclos e sempre revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles naturalmente passarão a fazer parte da sua memória de longo prazo. O segredo é insistir e manter a constância. Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no computador, usando rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo. https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4 https://www.youtube.com/watch?v= yI-t-waIP8 3.Mini-dicionário de Arquivologia (MDA) – continuação. Antes de avançarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso “MDA” ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas já saiba que estudaremos a questão do sigilo). Nem sempre todos poderão ter acesso aos documentos. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ( #∃ ∀%& DEPÓSITO: Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia (guarda) de terceiros, sem que aconteça a transferência de posse ou propriedade. DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Também pode ser classificado como documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência. ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível. É tipo um átomo da arquivologia ☺. UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços ou pacotilhas. JUNTADA: 1. Apensação ou anexação de um processo a outro. 2. Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo é juntado a outro ou quando documentos são incluídos em um processo. APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa. Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões. [PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]" ANEXAÇÃO [PROVISÓRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] " APENSAÇÃO Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e Anexação. São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística). Por mais que haja outras definições e, no dia a dia elas não correspondam tanto à realidade, usem esses conceitos !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ) #∃ ∀%& 4. Classificação dos Arquivos e dos Documentos1 Podemos classificar os arquivos em função de: • entidades mantenedoras • estágios de sua evolução (são as 3 idades) • extensão de sua atuação (abrangência) • natureza dos documentos Detalhe importante e cobrado em provas " De acordo com a entidade produtora, os arquivos são classificados em: • Públicos • Privados. É só lembrar que quem PRODUZ um arquivo, pode ser um “produtor” público ou privado. Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em provas). Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades, entreoutros. 4.1Entidades Mantenedoras As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da Coca- Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas características individuais, seus arquivos gerados podem ser: • Públicos (federal, estadual, municipal) • Institucionais (igrejas, escolas...) • Comerciais (empresas, firmas) • Familiares ou pessoais 4.2Abrangência (Extensão de sua atuação) O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e descentralizados. ∀ ∗++∃ ,∃−. /0#∃ ./.1∃2∃1 20− 0 30−∃ #∃ 45/06075. 8029−∃3,.6: !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& & #∃ ∀%& Os arquivos descentralizados devem ficar perto do órgão operacional, por serem muito consultados. Isso é uma característica dos arquivos correntes. Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo ou jurídico. Um exemplo é o arquivo setorial. Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma organização. Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário. 4.3Natureza dos Documentos A “Natureza dos Documentos” divide-se em duas: Arquivos Especiais e Arquivos Especializados É chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete (!), discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc. Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formas físicas tão diferentes? Certamente que sim. Já o Arquivo Especializado não faz essa “mistureba” toda. Ele possui documentos decorrentes “da experiência humana num campo específico”, independentemente da forma física que apresentem. São arquivos de engenharia, arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Ν #∃ ∀%& → Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); → Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas. Aqui você vê o diapositivo. Uma espécie de “Slide do powerpoint” do passado. Não se preocupe com sua história ou funcionamento. As bancas, quando o citam, não entram em detalhes, mas querem saber se você identifica que o diapositivo está classificado quanto ao gênero (sim) e se é um exemplo de documento iconográfico (sim). Bingo! Mais um ponto na prova. Lembre-se: estamos estudando a classificação quanto ao gênero dos documentos. Não perca isso de vista. → Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Esse é bem fácil de visualizar. → Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe que fono está relacionado a som e você não terá problemas. → Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ronaldo, “peraí”! Jaqueta? Jaqueta nada mais é do que um material de plástico ou similar que envolve as microformas. Não se !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Ο #∃ ∀%& preocupe tanto com o aprofundamento desses termos. Veja as questões, note como o tema é cobrado e você saberá exatamente o que deve priorizar. É assim que devemos estudar ;). → Informáticos: esse aqui é que você mais conhece! São documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco rígido, memória flash ou disco ótico (CD, DVD), por exemplo. Quanto à Espécie: Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não fique solto, sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão geral sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova. Vamos lá: → Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias. → Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles. Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, você veja que uma nova lei foi editada. Se você é o responsável por divulgar essa informação, poderá fazer essa comunicação por meio de um ato de correspondência, usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a equipe. Outros exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, alvará, telegrama, edital. → Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto. → Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila. Então quando o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa, a grosso modo, ele “assenta” uma multa (auto de infração), ou seja, ele registra um fato! E esse termo “apostila”? É um termo mais administrativo, ligado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-lo oficialmente. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀Π #∃ ∀%& → Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos, como as certidões, atestados e traslados, por exemplo. → Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo: tratado, convênio, contrato. Quanto à Natureza do Assunto: Aqui vamos ver uma definição bem simplória, pois o tema está ligado à classificação de documentos. E é isso que você precisa saber agora. Quanto à natureza do assunto, temos como referência a Lei de Acesso a Informação (Lei 12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Mas como já disse, o que você precisa aprender agora é isso aqui: → Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Não há restrição de acesso aos documentos. → Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem informações sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos máximos de restrição de acesso. Só para você já ficar sabendo, são três os graus de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto (até 15 anos) e Utrassecreto (até 25 anos). Muito cuidado com a palavra Confidencial! Essa classificação não existe mais!! !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀∀ #∃ ∀%& Principais Aspectos da LAI, extraídas da CGU2: • Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima) • Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não exigência de motivação) • Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação de exceções) • Fornecimento gratuito de informação,salvo custo de reprodução (gratuidade da informação) • Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral (transparência ativa) • Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à informação (transparência passiva) A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos de restrição abaixo: •Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos (renovável uma única vez) •Secreta: prazo de segredo - 15 anos • Reservada: prazo de segredo - 5 anos Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser prorrogados. E apenas UMA única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo de 50 anos) ATENÇÃO!!! Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI (12.527/2011) podem ser menores do que os estabelecidos. Cuidado com esse detalhe. Saiba que um documento classificado como ultrassecreto pode ter um prazo menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI (12.527/2011). Base legal: Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: % ∆03,106.#015. Θ∃1.6 #. Ρ35Σ0: !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %∀ #∃ ∀%& ciências atingidos pela Humanidade. Foi um período de tanta produção que começou a haver dificuldades para se gerir, controlar tantos documentos. Nesse período surgiu a Teoria das 3 Idades e um novo conceito para Gestão de Documentos. A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado: Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo aos arquivos das fases: • Corrente • Intermediária Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos. 5. Gestão de Documentos Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para então, estudarmos a Gestão deles. Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento histórico. O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %% #∃ ∀%& Vamos direto à doutrina, para não ter chance de erro. Vejamos as definições de Marilena Paes. Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria das 3 idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai tentar puxar seu tapete se você não ficar atento. Produção de Documentos (Primeira fase): Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados. Utilização de Documentos (Segunda fase) : Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições. Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;). Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase): Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ν #∃ ∀%& 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, o prenome. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Vasconcelos, Maria Luísa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vítor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Ο #∃ ∀%& Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, José !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Π #∃ ∀%& 5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são considerados!! (ver também a regra 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’ Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética! Exemplo: Antônio Almeida Filho Paulo RibeiroJúnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∀ #∃ ∀%& Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no arquivamento! Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11 para entender melhor ;) !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋% #∃ ∀%& Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Muller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Muller, Paul Schmidt, Jorge 9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo John Mac Adam Gordon O`Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Mac Adam, John O`Brien, Gordon 10.Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge à regra a qual estamos acostumados) !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∋ #∃ ∀%& Exemplo: Arquivam-se: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ríos Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Ríos, Antonio de los 11.Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam, ou seja, da mesma forma. É o mais fácil ;) Exemplo: Chun Li Al Ben-Hur Ryu Akuma Edomondo Honda Arquivam-se: Al Ben-Hur Chun Li Edomondo Honda Ryu Akuma 12.Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋( #∃ ∀%& Exemplo: Estratégia Concursos Trump Towers The Library of Congress A Colegial Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Estratégia Concursos Library of Congress (The) Trump Towers 13.Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados " os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3) 6.2 Método Geográfico !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋) #∃ ∀%& O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E, relembrando, é considerado direto porque a busca é feita diretamente ao documento. Esse método é o mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: • Nome do estado, cidade e correspondente • Nome da cidade, estado e correspondente 1)Nome do estado, cidade e correspondente – quando o arquivo é organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar, por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada por Nome do estado, cidade e correspondente. Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro: (1) Rio de Janeiro (capital) (2) Campos (3) Nova Iguaçu (4) Petrópolis (5) Teresópolis (6) Xerém Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em ordem alfabética? Não, então olhe de novo. 2)Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é organizado por cidade e não o estado, seremos “tradicionais, ou seja, usar a ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais. Ex. Organização de pasta por cidades: !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (% #∃ ∀%& Vamos montar um exemplo para clarear o método ideográfico. Imagine uma instituição com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organização dos documentos por esse método. Pagamento de bônus Desligamento de pessoal Investimentos em treinamento Anúncios Pagamento de impostos Manutenção Predial Investimento em Ações Conserto de elevadores Propaganda Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa está usando o método Ideográfico (ou por assunto). Vamos para a próxima etapa: o método Ideográfico Alfabético Dicionário (olhe no esquema). Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário, por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a ordem alfabética. Perceba! Anúncios Conserto de Elevadores Desligamento de pessoal Investimento em Ações Investimentos em treinamento Manutenção Predial Pagamento de bônus Pagamento de impostos Propaganda !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (( #∃ ∀%& Vamos usar os mesmos exemplos para o arquivamento pelo método Ideográfico Numérico. Comecemos pelo Duplex. Vejamos como o DTBA (Dicionário de Arquivologia) define o Duplex: Método de ordenac6ão que tem por eixo a distribuic6ão dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com trac6os de união. Depois que você aprende o anterior, esse, o Duplex, é fácil. Basta numerar, como demonstro abaixo: 1-FINANCEIRO 1-1 Investimento em Ações1-2 Pagamento de impostos 2 - MANUTENÇÃO 2-1 Conserto de elevadores 2-2 Manutenção Predial 3- MARKETING 3-1 Anúncios 3-2 Propaganda 4 - RECURSOS HUMANOS 4-1Desligamento de pessoal 4-2 Investimentos em treinamento 4-3 Pagamento de bônus Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse é bem diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua definição. Foi um método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos, subgrupos, subseções, etc. Apesar de tantas !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& () #∃ ∀%& divisões, a expansão das classes é finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente aumentado. Vejamos a definição do DBTA: Método de ordenac6ão que tem por eixo um plano prévio de distribuic6ão dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante 6.5 Unitermo Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento. Também é conhecida como método unitermo. 6.6 Métodos Padronizados São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não são específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber que existem e suas características básicas. Não invista muito tempo em seu estudo, pois o custo benefício, atualmente, é muito baixo. 6.6.1 Variadex Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes. 6.6.2 Automático É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos brasileiros. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& )∀ #∃ ∀%& → INSPEÇÃO: consiste no exame do documento para verificar se ele realmente se destina ao arquivamento, se possui anexo e se a classificação atribuída será alterada ou mantida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo para serem arquivados. Pode acontecer de serem enviados ao Arquivo para serem anexados ou apensados a outros ou, simplesmente, de fornecerem uma informação → ESTUDO: É a leitura atenta de cada documento para verificar a entrada3 que deverá ser atribuída a ele, assim como verificar a existência de antecedentes e a necessidade de referências cruzadas. → CLASSIFICAÇÃO: Depois que o estudo do documento é concluído, o arquivista passa para essa etapa. Nela ocorre a determinação da entrada e das referências cruzadas que serão atribuídas a ela. A classificação é responsável pela interpretação dos documentos. Logo, não é qualquer um que pode fazer isso. O profissional precisa conhecer bem o funcionamento e estrutura da instituição. Como reforça Paes, o todos os documentos de, para, ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento, devem estar classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, formando uma unidade de arquivamento, ou seja, um dossiê. A classificação é uma atividade intelectual (grave isso) → CODIFICAÇÃO: Ela reduz o tempo de ordenação e facilita o arquivamento e localização. Funciona assim: o arquivista apõe, ou seja, inclui, nos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado, usando: letras, números, letras e números e cores. → ORDENAÇÃO: é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação recebidas. Na ordenação os documentos podem ser organizados em escaninhos, pilhas ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por guias. A ordenação serve para agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. OU seja, a organização traz duas grandes vantagens: agiliza e racionaliza o trabalho de arquivamento. A ordenação é uma atividade intelectual (grave isso) ∋ β03,0 #∃ ∃3,1.#. #∃ 9−. 935#.#∃ #∃ #∃+215ΥΣ0 ∃− 9− Α3#52∃: !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& )% #∃ ∀%& → GUARDA DE DOCUMENTOS: É o arquivamento! É a guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação caso venha a ser requisitado no futuro. O arquivamento é uma operação física, ou seja, não é uma atividade intelectual. É só pensar que é uma atividade mais “braçal”. 8. Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas O que diferencia os tipos de arquivamento é a posição em que as fichas e documentos estão dispostos e não a forma dos móveis, portanto, são dois tipos de arquivamento: horizontal e vertical. No tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo uma consulta rápida, sem necessidade de manipular ou remover outras fichas ou documentos. No tipo horizontal, os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caias, escaninhos ou estantes. Esse tipo de arquivamento é muito usado para desenhos, mapas, plantas, assim como nos arquivos permanentes. 8.1 Material de Consumo Material de consumo é o que sofre desgaste a curto ou médio prazo. São as fichas, guias, pastas, tiras de inserção e outros. Vamos aprender algumas definições, extraídas da maior referência na disciplina, Marilena Leite Paes. FICHA – é um retângulo de cartolina, grande ou pe,queno, liso ou pautado, usado para o registro das informações. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& )Ο #∃ ∀%& Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1, sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que precisamos de rápido acesso aos documentos e eles precisam estar próximos. Então... a atividade de protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente dos arquivos. Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo: → Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão) → Separar a correspondência oficial da particular. → Distribuir a correspondência particular. → Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso. → Abrir a correspondência ostensiva → Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do recebimento, ao menos. → Elaboração de resumo do assunto → Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário. Obs. Cuidado! Pode parecer que um órgão público não seja obrigado a distribuir as cartas particulares de seus servidores. Mas é sim. O setor de protocolo deve fazer essa distribuição, mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o Superintendente do INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa ficar registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;). Como se alguém ainda enviasse cartinhas de amor, não é verdade? Voltemos ao que interessa! !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &∀ #∃ ∀%& trabalho é mais importante que outro quando ele ganha a “capa verde”. Significa que ele sofreu uma “autuação” um expediente normal, regular, virou um processo. → Classificação É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais, naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido ao Presidente da Petrobras. Não faria sentido. Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência. → Expedição/Distribuição Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram. Distribuição – quando é INTERNA. Expedição – quando é EXTERNA Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra “distribuição” possui um monte de “I” (3 no total). Gostou do bizu? ☺ → Controle da Tramitação/Movimentação Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de Arquivologia): !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &( #∃ ∀%& 10. Avaliação e Destinação de Documentos Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros, valor permanente (esses não podem ser eliminados). De acordo com (Paes, 1997): Há documentos que frequentemente são usados como referencia, há outros aos quais se faz referencia com menos frequência ou quase não são usados e ainda existem aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referencia. E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e frequência é que deve haver um cuidado estudo da avaliação, seleção e eliminação de documentos. 10.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação) consiste no estabelecimento de do prazo de vida dos documentos, afinal, não faz sentido que uma organização mantenha todos os documentos que produz para “toda a eternidade”, concorda? Alguns deverão ir para o lixo, por exemplo. O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades que ele pode trazer e também pelo tempo de duração (vigência) dessas finalidades. Em relação ao valor, os documentos podem ser: Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem vitais para a instituição. Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às informações que contêm. Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do documento. A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar a datas rígidas. Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há que se observar os valores que são atribuídos aos documentos, em função de seu conteúdo e as informações que ele carrega. Nunca serão importantes para essa tomada de decisão, a apresentação física ou a espécie documental a que ele pertença. !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &) #∃ ∀%& 10.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de Eliminação) Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Vamos ver os dois instrumentos agora, começando pela Tabela de Temporalidade. Tabela de Temporalidade Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística): A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Mas vamos um pouco além. Os prazos e condições estão relacionados aos arquivos correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios para microfilmagem e eliminação. A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada pela autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições claras dos documentos para se evitar a eliminação ou classificação indevida. É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante da avalição, que tem como objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com o objetivo de garantir o acesso à informação a quem necessitar dela. De acordo com o CONARQ4: Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente –, além de um campo para observações necessárias 7 sua compreensão e aplicação. Vejamos uns exemplos referentes à temporalidade, extraídos de Paes. → Folha de Pagamento: considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de serviço, as folhas de pagamento serão microfilmadas e conservadas no arquivo intermediário pelo prazo de, no mínimo, 40 anos. ( Λ,,/ςςφφφ:+57.:.1=95>03.2503.6:70>:Ψ1ς5−.7∃+ς/9Ψ652.20∃+ς22,,γ−∃50:/#≅ !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& && #∃ ∀%& → Cartões de Ponto: conservar por sete anos no serviço de pessoal, ou no arquivo Intermediário, eliminando em seguida, uma vez que os créditos trabalhistas prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. NO caso de rescisão de contrato, o empregado poderá reclamar até o limite de dois anos os créditos não prescritos no decorrer do contrato. Lista de Eliminação É uma relação específica de documentos a serem eliminados em uma única operação e que necessita ser autorizada pela autoridade competente. Os documentos podem ser eliminados quando: → os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade → os originais estão conservados, suas cópias podem ser eliminadas. → São apenas formais, como convites; → Documentos obsoletos e que não tenham mais importância para a administração. Depois de a eliminação de documentos ser determinada, devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. A eiminacao , segundo (Paes, 1997.0p. 109) deve ser racional. Os processos mais indicados são: a fragmentação, a maceração, a alienação por venda ou doação. Paes informa que aincineração não deve ser mais utilizad, por não permitir a reciclagem dos papéis e por causa da poluição gerada. 10.3 Código de Classificação De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar quaisquer documentos produzidos ou recebidos por uma instituição no exercício de suas atividadese funções. Veja como a banca CESPE define esse tema: A atividade arquivística de classificação atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo informativo. A classificação por assuntos serve para agrupar documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relativas à: !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &; #∃ ∀%& • Avaliação • Seleção • Eliminação • Transferência • Recolhimento e Acesso É importante saber que a classificação dos documentos define a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em um referencial básico para sua posterior recuperação. Plano de Classificação O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamentos específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e análise do arquivo por ela produzido. 10.4 Transferência e Recolhimento A primeira grande seleção de papéis deve ocorrer no arquivo corrente, no momento de sua transferência para o arquivo intermediário ou recolhimento para o arquivo permanente. A eliminação deve ser feita com muito cuidado. É muito importante relembrar que os os documentos que estão no arquivo intermediário ou permanente ainda possuem valor, afinal, se não o tivessem, já teriam sido eliminados, destruídos, vendidos... A transferência (passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários) e o recolhimento (transferência para os arquivos permanentes) são realizados em função da frequência de uso e não pelo valor que o documento possui! A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente visam a racionalização do trabalho, facilitar o trabalho e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais. É importante ressaltar que é possível um documento passar diretamente da fase corrente (1° idade) para a fase permanente (3° idade). Fique ligado (a) ;). !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀%( #∃ ∀%& c) produção de documentos. d) utilização de documentos. e) difusão de documentos. 12. Gabarito 1. Errada 2. Certa 3. Certa 4. Certa 5. Certa 6. Errada 7. Certa 8. Errada 9. Certa 10. Errada 11. Certa 12. ERRADA 13. Errada 14. Errada 15. Errada 16. Errada 17. Certa 18. Certa 19. Certa 20. Errada 21. Certa 22. Errada 23. Errada 24. Certa 25. Certa 26. Errada 27. Errada 28. B 29. Certa 30. Certa 31. Errada 32. E 33. D 34. D 35. Certa 36. C 37. C 38. A 39. D 40. D 41. E 42. E 43. A 44. Certa 45. E 46. E 47. B !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀%) #∃ ∀%& 48. B 49. Certa 50. E 51. Errada 52. Certa 53. C 54. C 55. E 56. C 57. E 58. Errada 59. E 60. E 61. C 62. Certa 63. Certa 64. C 65. C 66. Certa 67. Errada 68. C 69. Certa 70. C 71. B 13. Bibliografia Schellenberg, T.R (2006). Arquivos Modernos, Princípios e Técnicas. Editora FGV. Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia – Teoria e Prática (3ª edição). Editora FGV Bellotto, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento documental (4ª edição). !∀#∃%& ()∗+,−∀.∀/,0 12 (!345( 62 789!49: (;<4!457=(743: > <6?≅ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 Γ47Η< Ιϑ ≅ (+.0 ΚΛ 6)∀ΑΒ =∀Χ0.∆∀ Ε∀Χ&%Φ0 !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∀%& #∃ ∀%& Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística in http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf Lei federal 8.159 de 1991 in http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/Leis/L8159.htm Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil 03/ Ato2011- 2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60 Classiificação, Temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades- meio da administração pública. (Arquivo Nacional) in http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/cctt_meio.pdf
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