A guarda de documentos é de extrema importância tanto para os colaboradores quanto para os empregadores. Ela consiste no processo de manutenção e armazenagem dos documentos originais da empresa, sejam eles da área contábil ou trabalhista, como notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos originais. A importância desse processo está relacionada à segurança jurídica, fiscal e trabalhista que ele proporciona à empresa. Em caso de auditorias por parte de órgãos públicos, esses documentos podem ser solicitados. Se o documento em questão não estiver armazenado, a empresa pode sofrer multas e penalidades. Por exemplo, no caso de um processo trabalhista em que a empresa não possua algum documento do registro do trabalhador, isso pode ser considerado como falta de registro e resultar em multas a serem pagas ao colaborador. É importante ressaltar que os documentos trabalhistas possuem prazos distintos de acordo com sua importância. Além disso, é necessário compreender as diferenças entre as regras de prescrição e decadência. A prescrição está relacionada ao direito subjetivo, quando uma das partes é obrigada a um dever. Caso o prazo para ajuizar uma ação seja ultrapassado, ocorre a prescrição. Já a decadência está relacionada ao direito potestativo, quando uma parte tem um poder assegurado, mas o outro lado não é obrigado a fazer nenhuma prestação a favor da parte contrária. Se o possível reclamante não exercer o direito dentro do prazo estipulado pela lei, ocorre a decadência. Portanto, a guarda adequada dos documentos é fundamental para garantir a conformidade legal e evitar problemas futuros para a empresa.
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