1. A OT Consulting é uma empresa de Consultoria que atende clientes em todo o território nacional. Algumas viagens de funcionários são internaciona...

1. A OT Consulting é uma empresa de Consultoria que atende clientes em todo o território

nacional. Algumas viagens de funcionários são internacionais, seja para participação em

eventos da área ou prospecção de clientes, pois a empresa está em franca expansão.

Cada funcionário que viaja precisa passar pelo processo de viagem, que já tem até

apelido JJ (journey joy). Ele é composto de quatro etapas: autorização, preparação, a

viagem propriamente dita e a prestação de contas.

✓ Autorização de Viagem: Sempre que um funcionário necessita realizar uma viagem

a trabalho, ele programa no calendário da empresa para dar início ao processo,

dizendo o local e motivo da viagem. Logo após, ele deve baixar um formulário

específico, que consta na intranet da empresa, e encaminhar por e-mail para seus

superiores, dependendo com uma solicitação de autorização: A solicitação deve ser

aprovada pelo Gerente da unidade, em caso de viagem local ou nacional. Se for

viagem internacional, necessita ainda passar pela aprovação de um Diretor. Em

caso de reprovação por qualquer um deles, a solicitação retorna para revisão do

solicitante, que pode reencaminhá-la ou cancelá-la.

✓ Preparação da Viagem: Caso autorizada a viagem, o setor Financeiro deve

providenciar o adiantamento dos valores de despesas, e o setor de Apoio deve

realizar as providências de viagem (compra de passagens e reserva de hotel). Em

caso de indisponibilidade de verba, passagens ou hotel, a viagem é cancelada.

✓ Viagem: Realizar a viagem. (Que em alguns casos tem sido cancelada por demora

neste processo de autorização e adiantamento - os funcionários reclamam que,

quando o adiantamento chega, a data já expirou e precisa ser marcada uma data

com o cliente e o colaborador precisa fazer tudo de novo! E as vezes ainda perde a

viagem uma segunda vez!)

✓ Prestação de Contas: Após a realização da viagem, o solicitante deve encaminhar o

relatório de viagem, com cada um dos comprovantes das despesas realizadas. O

mesmo precisa ser aprovado pelo Gerente da unidade. Se o Gerente não responder

em 3 dias úteis, a prestação de contas estará automaticamente reprovada. Neste

caso, retorna para o solicitante, que deverá corrigi-la e reencaminhá-la para uma

nova aprovação. Entretanto, como o financeiro tem um prazo para reembolsar o

dinheiro no mesmo mês da viagem, essa é uma das maiores reivindicações dos

funcionários: a aprovação automática das despesas (já que são comprovadas).

Após aprovada a prestação de contas, em caso de adiantamento a maior, o

funcionário deverá proceder o reembolso do valor correspondente. Em caso de

adiantamento a menor, o Financeiro deverá providenciar o depósito do valor

complementar