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A afirmativa falsa é: "sua única função é manter escondidos os documentos importantes pra que nenhum leigo possa acessar." Na verdade, a função dos arquivos é guardar e conservar documentos, visando sua utilização futura, presente e passada, além de servir como instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada. O arquivamento não consiste apenas em guardar documentos, mas em servir de fonte de pesquisa para toda a administração, sendo base para eventuais tomadas de decisões.
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