Grátis: A gestão de documentos é um instrumento imprescindível à otimização dos recursos informacionais contidos em variados tipos de suportes. Sobre a ges... – Questões Respondidas

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A gestão de documentos é um instrumento imprescindível à otimização dos recursos informacionais contidos em variados tipos de suportes. Sobre a gestão documental, analise as sentenças a seguir: I- O epicentro da gestão documental foi nos Estados Unidos da América, sob a denominação de records management. II- A gestão documental possui as seguintes fases: produção, utilização e destinação. III- O surgimento da gestão de documentos foi em função do aumento do fluxo informacional, principalmente, após a primeira Guerra Mundial. Assinale a alternativa CORRETA:

A Somente a sentença III está correta.
B As sentenças I e II estão corretas.
C As sentenças I e III estão corretas.
D Somente a sentença I está correta.

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Ed

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Vamos analisar cada uma das sentenças: I- O epicentro da gestão documental foi nos Estados Unidos da América, sob a denominação de records management. Verdadeiro, a gestão de documentos realmente teve um grande desenvolvimento nos EUA, onde o termo "records management" se popularizou. II- A gestão documental possui as seguintes fases: produção, utilização e destinação. Falso, as fases da gestão documental geralmente incluem produção, classificação, armazenamento, utilização e destinação, mas a afirmação não menciona todas as fases relevantes. III- O surgimento da gestão de documentos foi em função do aumento do fluxo informacional, principalmente, após a primeira Guerra Mundial. Verdadeiro, o aumento do fluxo informacional após a Primeira Guerra Mundial realmente contribuiu para o desenvolvimento da gestão de documentos. Agora, vamos às alternativas: A) Somente a sentença III está correta. (Falso, a I também está correta.) B) As sentenças I e II estão corretas. (Falso, a II está incorreta.) C) As sentenças I e III estão corretas. (Verdadeiro, ambas estão corretas.) D) Somente a sentença I está correta. (Falso, a III também está correta.) Portanto, a alternativa correta é: C) As sentenças I e III estão corretas.

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Os documentos que compõem o arquivo intermediário são documentos oriundos dos arquivos de primeira idade e, muitas vezes, são massas documentais acumuladas. Sobre as massas documentais acumuladas (MDA) e o arquivo intermediário, analise as sentenças a seguir: I- As massas documentais acumuladas atualmente existentes jamais poderão ser organizadas na origem, pois tratam-se de arquivos semiativos e inativos. II- A relação dos arquivos montados nos setores de trabalho com massas documentais acumuladas é a de depósito e há uma organicidade nesses arquivos. III- A MDA é formada por documentos remanejados dos setores de trabalho e depositados no arquivo, sem qualquer tratamento na fase corrente, acarretando prejuízos operacionais, informacionais e financeiros. Assinale a alternativa CORRETA:

A Somente a sentença III está correta.
B As sentenças I e II estão corretas.
C As sentenças I e III estão corretas.
D Somente a sentença I está correta.

Quando a massa documental é transferida para o acervo de segunda idade, pode-se considerar que a maioria dos documentos ainda apresenta valor primário, ou seja, servirá para cumprir a função pela qual foi produzido. Sobre os arquivos intermediários, analise as sentenças a seguir: I- O arquivo intermediário serve de apoio às decisões da administração, pois, abriga grande volume de documentos que ainda apresentam valor primário. II- Na segunda idade, ficam os documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução. III- No arquivo Intermediário os documentos são consultados com frequência. Assinale a alternativa CORRETA:

A As sentenças I e III estão corretas.
B Somente a sentença III está correta.
C As sentenças I e II estão corretas.
D Somente a sentença II está correta.

A gestão e a guarda de arquivos é um serviço que demanda técnica, espaço e pessoal habilitado. Como várias instituições não têm o espaço adequado, costumam optar por estratégias de terceirização da guarda e gestão de documentos. Sobre a terceirização, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) A terceirizar é a contratação de terceiros para realizar atividades que não estão ligadas ao objetivo principal da empresa, fazendo com que o direcionamento da instituição seja totalmente voltado ao seu foco. ( ) A terceirização possui duas vertentes: transferência a terceiros de toda e qualquer atividade ou apenas das chamadas atividades-meio, que são as atividades não principais da instituição. ( ) A terceirização é elaborada com base na ideia do repasse de atividades-fim (acessórias) para execução por terceiros especializados. Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

A V - V - F.
B F - V - F.
C F - F - V.
D V - F - V.

O Conarq (2000) faz uma série de recomendações sobre a localização do prédio que devem ser observadas além de sugerir a necessidade de previsão do acervo, com base nas especificidades de cada organização e da documentação. Sobre as recomendações, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) O prédio de arquivo intermediário deve atender a todos os trabalhos arquivísticos como: produção, indexação, arranjo, guarda, preservação e atividades de pesquisa, educativas e culturais. ( ) Na construção do espaço deve ser previsto o crescimento para 50 anos, no entanto, na maioria dos documentos sobre programa de necessidades, alega-se que o prazo de 30 anos seria o suficiente. ( ) Na construção do espaço é recomendo utilizar aproximadamente 60% da área construída para os depósitos. Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

A V - V - F.
B F - F - V.
C F - V - F.
D V - F - F.

Para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de caixas para o armazenamento de documentos, respeitando as especificidades de cada suporte. Sobre os arquivos intermediários e os documentos, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) As caixas devem ser resistentes para cada tipo de arquivo, independente do formato/gênero dos documentos. ( ) As caixas devem ser resistentes e específicas para cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. ( ) As caixas para arquivo são excelentes para armazenamento de documentos, pois não ocupam muito espaço, otimizando a área destinada aos arquivos. ( ) As caixas Embalagens que possuem perfurações permitem o arejamento do interior da caixa, impedindo que as documentações sofram deterioração, causada por mofo ou umidade. Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

A F - V - V - V.
B V - F - V - V.
C V - V - F - F.
D F - V - F - F.

O arquivo intermediário tem sua importância por evitar o congestionamento dos arquivos permanentes com documentos que ainda não chegaram à idade de serem consolidados ou que serão destruídos ao fim dos prazos indicados para a eliminação. Sobre os arquivos intermediário, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) Os documentos que compõem o arquivo intermediário são documentos oriundos dos arquivos de primeira idade e, muitas vezes são massas documentais acumuladas. ( ) O arquivo intermediário proporciona à administração pública a economia considerável de espaço, de pessoal, de equipamento e tempo. ( ) O arquivo intermediário faz parte da teoria das três idades, as quais foram consolidadas no fim do século XIX. Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

A V - F - V.
B F - V - F.
C V - V - F.
D F - F - V.

Os arquivos intermediários necessitam de algumas especificidades na sua construção, layouts, mobiliários e equipamentos de guarda e organização (CONARQ, 2000). Sobre os arquivos intermediários, classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas: ( ) Para a construção de um arquivo, é necessário prever espaço para ao menos três áreas distintas, sendo: sala para uso do depósito/acervo, sala para atendimento ao público e sala para trabalhos técnicos/administrativos. ( ) A sala para trabalhos técnicos/administrativos é de uso do público também conhecida como sala de pesquisa. ( ) O CONARQ (2000) recomenda que a divisão ideal do espaço deve ser aproximadamente 60% da área construída para os depósitos, 15% para os trabalhos técnicos e administrativos e 25% para a utilização do público. Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

A V - F - V.
B F - V - V.
C F - V - F.
D V - F - F.

ônicos (GED), classifique V para as sentenças verdadeiras e F para as falsas:

( ) O GED se constitui em tecnologias aplicadas à gestão documental, abrangendo a classificação, avaliação, captura, e/ou demais procedimentos de materiais não físicos.

( ) O GED atende os documentos em meio físico que, por determinadas razões, necessitaram ser transpostos para ambientes digitais.

( ) O GED é definido como conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:

A V - V - V.
B F - V - F.
C V - F - V.
D F - F - V.