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Gestão de Documentos e Arquivísticae-Tec Brasil 48 quentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários ou arquivos em:
Qual das opções abaixo representa uma forma de organizar os fichários ou arquivos?
a) ordem alfabética;
b) ordem geográfica;
c) ordem numérica (simples ou cronológica);
d) ordem de assunto.
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Para organizar fichários ou arquivos, existem várias formas que podem ser utilizadas, dependendo do tipo de informação e da necessidade de acesso. Vamos analisar as opções: a) Ordem alfabética - Uma forma comum de organização, especialmente útil para documentos que podem ser facilmente identificados por nomes ou títulos. b) Ordem geográfica - Útil para documentos que estão relacionados a locais específicos, como arquivos de empresas que atuam em diferentes regiões. c) Ordem numérica (simples ou cronológica) - Essa forma é eficaz para documentos que precisam ser organizados por números ou datas, como registros financeiros ou históricos. d) Ordem de assunto - Uma abordagem que agrupa documentos com base em temas ou tópicos, facilitando a busca por informações relacionadas. Todas as opções apresentadas são formas válidas de organizar fichários ou arquivos. No entanto, a escolha da melhor opção depende do contexto e do tipo de documentos que estão sendo organizados. Se a pergunta pede uma forma de organizar, a resposta mais abrangente e que se aplica a diversos contextos é a) ordem alfabética, pois é uma das formas mais comuns e intuitivas de organização. Portanto, a alternativa correta é: a) ordem alfabética.

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Consiste em verificar o destino de cada documento?
a) para arquivamento;
b) para solicitar informação;
c) para verificar a existência de antecedentes;
d) em obediência a uma rotina.

Nesta aula, você poderá perceber que mesmo não sendo o mé- todo mais fácil de aplicar, o Método por Assunto é o mais indi- cado quando se trata de grandes massas documentais e varie- dades de assuntos.
Qual é a principal característica do método de arquivamento por assunto?

A coleta de dados em uma pesquisa científica, precisa ser realizada de forma séria e com rigor metodológico. Dentre as opções de coleta de dados que fazem parte das pesquisas qualitativas, tem-se a entrevista. Na entrevista, a pessoa que responde às perguntas feitas pelo pesquisador, é a fonte dos dados. Existem diferentes tipos de entrevistas, de acordo com a forma de abordagem do entrevistado pelo pesquisador.
Relacione o segundo grupo com os enumerados no primeiro grupo. Marque a alternativa que tem a ordem correta de numeração do segundo grupo:
I. Face a face.
II. Em grupos.
III. Por telefone.
IV. Por correspondência.
( ) Nesse tipo de pesquisa a presencialidade não é exigida, o que pode trazer mais segurança à pessoa que irá responder às perguntas do pesquisador.
( ) Nesse tipo de entrevista a abordagem é coletiva e é preciso cuidado com o tratamento de temas polêmicos.
( ) Nesse tipo de entrevista há um alto custo e o número de respostas que retornam ao pesquisador é baixo.
( ) Nesse tipo de entrevista há a necessidade de abordagem física do entrevistado. Pode ter custo elevado, mas apresenta um bom índice de retorno de respostas.
A - III, II, I, IV.
B - III, II, IV, I.
C - IV, III, II, I.
D - I, II, III, IV.
E - II, III, IV, I.

Sobre a gestão de Documentos, é CORRETO afirmar que:
a) Está diretamente ligada com o uso de técnicas arquivísticas, para facilitar a localização e conservação dos documentos.
b) No Brasil, a gestão documental é regulamentada na Lei nº 8.159/91 que “Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”.
c) A gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação.
d) Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos;
e) Todas as alternativas estão corretas.

Assinale a alternativa que define CORRETAMENTE o termo Gestão de Documentos.
a) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
b) Conjunto de normas e regras para arquivamento.
c) Conjunto de regras para alfabetação.
d) Conjunto de procedimentos para inutilizar o arquivo temporário.
e) Conjunto de normas para atualizar o arquivo permanente.

Assinale a alternativa que corresponde à lei que define a política de gestão de documentos no Brasil.
a) Lei nº 1.859/91
b) Lei nº 8.159/91
c) Lei nº 8.591/91
d) Lei nº 5.891/91
e) Lei nº 9.851/91

Sobre os aspectos físicos dos documentos, é CORRETO afirmar que:
a) Suporte – diz respeito ao material sobre o qual as informações são registradas. É a base física dos documentos. Exemplo: fita magnética, filme de nitrato, papel.
b) Formato – configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo caderno, cartaz, dispositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, etc.
c) Gênero – configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplo: documentação audiovisual, (fotos) fonográfica (representação gráfica das palavras) iconográfica (imagens).
d) Espécie – configuração que um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo: boletim, certidão, declaração, relatório, ata.
e) Todas as alternativas estão corretas.

Assinale a alternativa INCORRETA a respeito do Código de Classificação aplicado ao setor público:
a) O Setor Público adota como método principal de classificação de documentos o sistema das Bibliotecas desenvolvido por Mevil Dewey. Trata-se de agrupamento em classes distintas.
b) O Setor Público não tem um sistema de classificação preestabelecido, ficando a critério de cada setor adaptar o sistema de acordo com suas necessidades.
c) O Código de Classificação de documentos de arquivo para a administração pública, atividades meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 que se refere aos assuntos de Administração Geral e a classe 900 que corresponde a Assuntos Diversos.
d) As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão.
e) As classes definidas como documentos de atividades fim não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.

A Teoria das Três Idades trouxe como inovação:
a) O processo de eliminação de documentos permanentes.
b) A noção de documento intermediário.
c) O processo de eliminação de documentos correntes.
d) O conhecimento a respeito da invenção da escrita alfabética.
e) A eliminação de documentos na fase temporária.

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