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Esses documentos precisam ser guardados de maneira adequada para organizar arquivos e assim, manter a organização do setor. O arquivamento deve ser feito em pastas exclusivas de cada funcionário, que podem ser organizadas por data de admissão ou por ordem alfabética. Por sua vez, essas pastas precisam ficar guardadas em local livre de umidade ou luz forte para garantir a preservação dos documentos. Sendo assim, esse local deve ser de acesso facilitado para que os funcionários que necessitem buscar esses documentos os encontrem de maneira rápida. Deve-se ter cuidado também com as condições do local onde serão guardados os arquivos, para não acumular poeira sobre os papéis. Além disso, deve ser feita dedetização no ambiente a cada seis meses para evitar a presença de traças, cupins, baratas e outros insetos indesejados.

O primeiro passo para começar a organizar arquivos é separar os documentos por funcionário, quando for o caso e por assunto, quando forem documentos da empresa. Como conclusão, você pode criar um arquivo ativo, com os documentos que são buscados com frequência e outro arquivo inativo, onde ficarão armazenados os documentos que não são tão utilizados. O arquivo inativo pode ser depositado sob a responsabilidade de empresa especializada pela guarda de “arquivo morto”.