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CURSO TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO BRUNA DE FREITAS CAETANO CAMILLA DE LOURDES BUZINARO SILVA CIBELLY IADA DOS SANTOS DE SENE JOÃO VICTOR SALAZAR DA ROCHA RAFAEL GUSTAVO LIMA RAYSSA DE OLIVEIRA COSTA E SILVA RENAN KAUE SCIMEONI VIGINESKI RODRIGO JOSE DOS SANTOS CORSO 2º ANO A PROCESSOS ADMINISTRATIVO: PRINCIPAIS DECISÕES DO PROCESSO DE ADMINISTRAR CASCAVEL – PR 2021 CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL PEDRO BOARETTO NETO - CEEP CURSO TÉCNICO EM ADMINISTRAÇÃO BRUNA DE FREITAS CAETANO CAMILLA DE LOURDES BUZINARO SILVA CIBELLY IADA DOS SANTOS DE SENE JOÃO VICTOR SALAZAR DA ROCHA RAFAEL GUSTAVO LIMA RAYSSA DE OLIVEIRA COSTA E SILVA RENAN KAUE SCIMEONI VIGINESKI RODRIGO JOSE DOS SANTOS CORSO PROCESSOS ADMINISTRATIVO: PRINCIPAIS DECISÕES DO PROCESSO DE ADMINISTRAR Trabalho de Pesquisa apresentado ao curso Técnico em Administração do Centro Estadual de Educação Profissional Pedro Boaretto Neto – CEEP Cascavel, como requisito parcial para obtenção de nota na Disciplina de Teoria Geral da Administração sob orientação da professora Marisa Lurdes Cherini CASCAVEL – PR 2021 INTRODUÇÃO O seguinte trabalho tem como tema os processos administrativos (Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar), abordando conceitos, estratégias, exemplos e relações dos tópicos abordados. O trabalho tem como objetivo sanar dúvidas e trazer mais conhecimento sobre o tema, a metodologia usada no trabalho foi a pesquisa online em grupo, juntamente com a pesquisa bibliográfica. CONCEITO DAS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS As quatro funções administrativas são planejar, organizar, dirigir e controlar. Elas compreendem um grande universo de ações que o gestor deve tomar para manter a organização no rumo certo. As funções administrativas PODC têm origem na Teoria Neoclássica, de Peter Drucker. As quatro funções básicas constituem o processo administrativo, que vai além do ciclo administrativo, pois é dinâmico, interativo e cíclico. As funções PODC fazem parte do processo administrativo e são inter-relacionadas. O objetivo final é alcançar resultados eficientes e eficazes (a eficiência é alcançada alocando os recursos certos, nos lugares certos e da maneira certa). Administrar é estabelecer metas e operacionalizar o seu alcance: planejando, organizando, dirigindo e controlando pessoas e recursos. PODC são funções de administração: as partes do processo administrativo. PROCESSO ADMINISTRATIVO O processo administrativo é: ➢ Uma sequência de funções que se sucedem; ➢ Uma forma de conduzir as atividades; ➢ A maneira como a administração alcança seus objetivos de forma eficaz. O processo administrativo é cíclico e encandeado, há uma sequência: O processo é um cíclico, dinâmico e interativo: ● Cíclico: se repete; ● Dinâmico: possibilita o retorno a um ponto anterior; ● Interativo: flexível, interage e se ajusta ao meio. A partir desta perspectiva o processo administrativo não tem um início ou um fim definido. ENFOQUE PROCESSUAL E ENFOQUE FUNCIONAL O processo administrativo pode ter enfoque processual ou enfoque funcional. ENFOQUE PROCESSUAL Processo administrativo, em que PODC são as etapas de um processo que deve produzir um resultado. Suas características: ➢ Continuidade: não tem início e fim definidos, pois o processo é contínuo e cíclico; ➢ Dinamicidade: algo mutável, tendência de influências, internas e externas que alteram o trajeto; Planejamento Organização Direção Controle ➢ Flexibilidade: associada à capacidade de adaptação; ➢ Organicidade: capacidade de adaptação a diferentes cenários, mesmo processo administrativo, mas que se adapta ao contexto; ➢ Interatividade: entre as atividades PODC, cada atividade interage com as outras; ➢ Sistematicidade: atividades ocorrem sempre da mesma forma, seguindo normas e regras pré-estabelecidas; ➢ Interatividade: dentro de cada processo, há atividades que se subdividem em outras. ENFOQUE FUNCIONAL As partes que compõem o processo administrativo segundo o enfoque funcional são as funções do administrador, o PODC (planejamento, organização, direção e controle). São as rotinas administrativas (rotinas administrativas são o padrão de funcionamento da empresa, que permite prever resultados e manter as tarefas em dia). As funções administrativas sob o enfoque funcional podem ser entendidas de maneira separada, porém devemos ficar atentos pois essas funções podem ser separadas, mas não isoladas. Neste enfoque as funções da Administração são as mesmas independente do contexto, elas não variam de acordo com o nível hierárquico do administrado, nem com o tipo de organização. Planejamento, Organização, Direção e Controle estão sempre presentes em qualquer setor, tipo de empresa, etc. ➢ É o trabalho do administrador planejar, organizar, dirigir e controlar. Imagem 1: Funções Administrativas PODC: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. fonte: médium, 2019 CONCEITO DE PLANEJAMENTO É o processo de estabelecer objetivos e meios adequados para alcançá-los. Planejamento configura as rotas de ação. Planejamento é um processo, uma sequência de etapas, que visa alcançar uma meta e estabelece de que forma esta meta será alcançada. Fins e meios – metas e rotas de ação. Planejamento é estratégia, pois define a melhor rota de ação rumo ao objetivo. Metas e métodos. Planejamento não é uma atividade isolada ou uma tarefa apenas, planejamento é uma sequência encadeada de atividades. É a função base do processo administrativo: com base no planejamento são realizadas as outras 3 funções. ➢ Planejar reduz a incerteza e aumenta as chances de sucesso. O planejamento lida com o futuro (não adivinha o futuro), lida com previsões, pois o presente pode influenciar o futuro. O objetivo do planejamento é tornar a organização proativa. PASSOS DO PLANEJAMENTO 1. Definir os objetivos: onde se deseja chegar; 2. Determinar situação atual: situação da organização; 3. Desenvolver premissas (possibilidades) sobre o futuro: descrição das alternativas e possíveis eventos; 4. Analisar e escolher dentre as alternativas; 5. Implementar o plano e avaliar o resultado. VANTAGENS DO PLANEJAMENTO Oferece um Norte para a organização; ajuda a reforçar a sinergia entre os esforços; define os parâmetros de controle (que ocorre na Função Controle); ajuda na motivação; auxilia no autoconhecimento da empresa (competências, limitações e objetivos, por exemplo). Para definir o caminho, é necessário saber para onde ir. Objetivo: é a situação desejada; aonde se quer chegar. Os objetivos devem ser desdobrados e quantificados em metas. O objetivo é o resultado. Meta: é a quantificação do objetivo, o desdobramento do objetivo. Pode-se quebrar os objetivos em metas. A meta é a quantificação do resultado. É menos subjetivo e mais quantitativo. NÍVEIS DA FUNÇÃO PLANEJAMENTO Cada nível possui abrangências, riscos e raciocínios diferentes. Os níveis de planejamento estão relacionados aos níveis de atuação do administrador, sendo eles: Estratégico Alta complexidade, foco no longo prazo (4 anos). Global, objetivos gerais, diretrizes estratégicas, com forte visão do ambiente externo. Define o negócio, missão, visão e valores organizacionais. Faz o diagnóstico estratégico, com análises internas e externas (matriz SWOT). Formula estratégias, define a implantação e define métodos de controle. O planejamento estratégico está relacionado com a adaptação da organização à incerteza, é orientado para o futuro, envolve toda a organização (é compreensivo), é um processo de construção de consenso,é uma forma de aprendizagem organizacional. Foco em toda a empresa, longo prazo e objetivos globais e genéricos. Também pode ser chamado nível institucional. É o nível mais amplo, compõe toda a organização, lida com alto risco, define diretrizes. Lida com visão, missão e valores. Um erro no nível estratégico afeta toda a organização. Tático É o nível intermediário, com menor complexidade que o nível estratégico e maior que o nível operacional, abrange departamentos, tem foco no médio prazo. Médio risco e médio prazo (2 anos). O planejamento tático considera as diretrizes do planejamento estratégico e determina objetivos específicos para cada unidade ou departamento. Conecta os dois extremos. Atua no ambiente intermediário dos departamentos, que estão abaixo do presidente e diretores das empresas. Foco em um departamento, médio prazo e objetivos detalhados. Operacional Baixa complexidade, foco no curto prazo (1 ano). Lida com uma única tarefa ou atividade, planejamento do dia a dia, tarefa a tarefa. O planejamento operacional considera tanto o planejamento estratégico quando o planejamento tático para determinar ações específicas necessárias para cada atividade ou tarefa. Os objetivos do planejamento operacional são mais detalhados e específicos. Foco nas tarefas e atividades, curto prazo e objetivos mais detalhados. Ligado às tarefas — desdobramento do planejamento estratégico e do tático em tarefas realizáveis. Pode-se dizer que o planejamento estratégico se desdobra no planejamento tático e que este, por sua vez, desdobra-se no planejamento operacional. Níveis de planejamento são interdependentes e inter-relacionados; cada nível tem um prazo, um foco e uma abrangência. NEGÓCIO, MISSÃO, VISÃO E VALORES Faz parte do Planejamento Estratégico. É o referencial estratégico: a definição da identidade da organização. CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO Processo de alocar pessoas e recursos para atender aos objetivos. É a função que distribui o trabalho, os recursos e a autoridade. Segundo Chiavenato (1998) a organização é um sistema de atividades conscientemente coordenadas de dois ou mais indivíduos. A cooperação entre eles é essencial para a existência da organização. CONCEITOS CHAVES DA ORGANIZAÇÃO Organização é um processo (e não uma tarefa ou atividade). Organização envolve coordenação e controle. ➢ Divisão do trabalho: especialização de tarefas torna o indivíduo mais produtivo, economizando tempo. Aumento da produtividade = produz mais em menos tempo. Quanto maior o grau de especialização, maior a produtividade. A produtividade máxima é atingida em um nível de especialização específico. O grau de especialização aumenta a produtividade até certo ponto. Além deste ponto, há queda Negócio È o raio de atuação, tipo de atividade da organização, atividades principais efetivas da organização. Atuação. É o aspecto mais objetivo da empresa. Missão É o propósito de a empresa existir. É sua razão de ser. Visão É a situação que a empresa deseja estar no futuro. Valores São as atitudes, comportamento e resultados que devem estar presentes em todas as pessoas que atuam no empreendiment o e nas relações da empresa com seus clientes, fornecedores e parceiros. da produtividade (alienação do trabalhador, desmotivação). Na divisão do trabalho, cada indivíduo fica responsável por uma parte do processo. ➢ Coordenação: processo de integração das diferentes atividades desenvolvidas em cada departamento, de modo a atingir os resultados pretendidos. Integrar e harmonizar as atividades (como numa orquestra). Tarefas se sobrepõem de forma organizada (coordenada) para chegar ao resultado. Coordenação está fortemente ligada ao conceito de organização, pois organizar é coordenar esforços. ESTRATÉGIAS DE COORDENAÇÃO ➢ Ajuste mútuo: forma de coordenação mais intuitiva e informal (baseado no diálogo); ➢ Supervisão direta: supervisor define o que se espera de cada funcionário e monitora a execução. Tem um aspecto mais formal com a presença de um supervisor. O coordenador monitora mais de perto a execução das tarefas, esta é a estratégia mais comum nas organizações; ➢ Padronização dos processos de trabalho: determina uma lógica de trabalho, seguida por todos (ex: linha de montagem). O processo é padronizado, os indivíduos não precisam ter a visão do todo. O trabalho geralmente é repetitivo para permitir este tipo de padronização; ➢ Padronização dos resultados: resultados são padronizados, objetivo final claro como atingir determinada quantidade ou qualidade. Equipe opera para alcançar o resultado, que é padronizado (ex: definição de metas); ➢ Padronização de habilidades: necessita trabalhadores com alto nível de conhecimento e habilidades, todos conhecem muito bem a tarefa. Cada profissional já possui as habilidades e sabem o que devem fazer. Há pouca necessidade de controle e avaliação (ex: junta médica); TIPOS DE ORGANIZAÇÃO – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Estrutura organizacional pode ser informal (ex:amizades) e formal (representada em um organograma) — sendo que uma influencia a outra. Toda organização tem uma estrutura informal, pautada por relações de afinidade, por exemplo. Na estrutura formal, representada pelo organograma, há a divisão de trabalho, relação de supervisão, canais de comunicação, subdivisões principais e níveis hierárquicos. Somente a estrutura formal é representada no organograma. Estrutura formal lida com as relações de trabalho. O organograma é um esqueleto. Hierarquia — sentido vertical; áreas de atuação — sentido horizontal. AUTORIDADE Conjunto de ordens e instruções transmitidas pelos chefes e dirigentes aos subordinados. Está ligada à hierarquia. Estão relacionadas ao formato do organograma. RELAÇÕES DE AUTORIDADE ➢ Linear: formato piramidal, centralização da decisão, autoridade linear ou única, comunicação formal linear. Vantagens: definição clara de autoridade e responsabilidade; estrutura simples e fácil compreensão, níveis hierárquicos bem definidos. Desvantagens: centralização excessiva (chefes generalistas, autocracia); comunicações indiretas e demoradas (sujeito a interferências); pode atrapalhar o crescimento da organização. Funciona melhor em empresas pequenas. ➢ Funcional: autoridade descentralizada, baseado no princípio da especialização. Autoridade diluída (dividida), comunicação direta, supervisão técnica. Vantagens: especialização das chefias, comunicações diretas, rápidas e sem interferência, descentralização das decisões. Desvantagens: diversas autoridades, pode haver contradição, não tem visão do todo, pode gerar conflitos. ➢ Assessoria (staff): assessores auxiliam no aconselhamento de superiores sobre tendências de mercado, métodos e modelos de gestão. Não possuem autoridade oficial, tem função de aconselhamento apenas. Estrutura de autoridade mais complexa. Autoridade de staff é relativa, aconselha e faz parecer técnico. Permite descentralizar decisões. O staff não tem autoridade sobre linha de produção, pois é uma assessoria e faz consultoria. O staff não tem relação hierárquica nem com diretores nem com a linha de produção. ➢ Responsabilidade: enquanto a autoridade é um direito, a responsabilidade é um dever. A autoridade é o direito formal de alocar pessoas e recursos, segundo o cargo. A responsabilidade é o dever de responder por seus atos. Ambos os conceitos são diretamente proporcionais: quanto maior a autoridade, maior a responsabilidade. ➢ Comando: pressupõe a existência de um superior e de um subordinado, em que existe uma relação de comando, pois existe uma hierarquia. Quem manda deve ter autoridade sobre o subordinado para haver uma relação de comando (e deve existir uma hierarquia). Comunicação do superior para o subordinado é uma relação de comando.O feedback é a comunicação do subordinado para seu superior. ➢ Centralização: líder traz para si as demandas. ➢ Descentralização: líder entrega tarefas, divide responsabilidades. DIREÇÃO Dirigir significa interpretar os planos para as pessoas e dar as instruções e orientação sobre como executá-los e garantir o alcance dos objetivos. A Direção corresponde à terceira função administrativa que compõe o processo administrativo, vindo depois do planejamento e da organização, e antecedendo o controle. “Dirigir é o processo de mobilizar e acionar os recursos, especialmente as pessoas, para realizar as atividades que conduzirão aos objetivos”. (MAXIMIANO, 1995, p. 61). Por sua vez, o processo de direção diz respeito à condução da empresa para que os objetivos estabelecidos sejam alcançados. Nele, o papel desempenhado pelo líder gera impactos significativos. O alinhamento das estratégias e a motivação dos colaboradores, por exemplo, são de sua responsabilidade. A função administrativa da direção também pode ser apontada como “liderar”, “influenciar” e “motivar” os empregados a realizar as tarefas essenciais do projeto. Para ser um bom líder, no entanto, é importante que o gestor saiba distribuir tarefas, cobrar funcionários e resultados, além de inspirá-los com segurança e determinação. Nesta fase, a atividade está relacionada diretamente às lideranças de uma empresa, que deve estar preparada para exercer as tarefas de delegar, acompanhar, cobrar e motivar a equipe da instituição. Mesmo em ambientes de hierarquia horizontal, ou seja, onde não existem superiores ou um chefe, a direção administrativa deve ser transparente e coerente. Dessa forma, as equipes multidisciplinares e autônomas poderão tomar decisões e executar tarefas de acordo com os objetivos do negócio. Conclui-se então que, dirigir não é, necessariamente, uma função de um cargo de gestor, mas uma diretriz administrativa, que deve ser reconhecida e acompanhada por todos. Em resumo, dirigir uma equipe exige habilidades que vão além da pura e simples autoridade. A liderança precisa coordenar, gerenciar e facilitar o trabalho dos demais, garantindo que o pessoal da organização avance e desenvolva o trabalho de maneira eficaz. ➢ A direção estabelece metas e busca alcançá-las. A direção desdobra o objetivo final em metas. CONCEITOS CHAVES DE DIREÇÃO Motivação: dos aspectos da função de direção. Também pode ser considerada dentro da psicologia organizacional Motivação são as causas, razões e motivos para a direção, intensidade e persistência do comportamento humano em busca de resultados. Graças à motivação as ações são realizadas — existe um motivo para a ação. Os motivos podem ser intrínsecos (ex: necessidades fisiológicas) ou extrínsecos (ex: influência do meio). Motivação não é constante no tempo nem é igual para todos os indivíduos em todas as situações. Direção é a rota. Persistência é a capacidade humana de sobreposição de seus esforços para qualquer ameaça que possa afetá-los. Ser persistente é ser fiel aos objetivos. Intensidade é o grau do esforço. Dentro das organizações, a motivação é estudada, estimulada e controlada — é intencional. Várias estratégias são empregadas para motivar os funcionários e prever comportamentos. Liderança: liderança é a capacidade de exercer influência e depende da relação entre os indivíduos — do líder com os liderados. A liderança é um processo que acontece via comunicação interpessoal, com exercício de influência. Liderança precisa de pessoas, influência, poder, autoridade e de contexto. Liderança é um fenômeno social que depende da relação entre as pessoas, da capacidade de influência e da situação. liderança = influência ➢ Capacidade de liderança está relacionada com influência. Influência é fazer com que as pessoas façam aquilo que não fariam sem a presença da influência e do líder. Influência é aquilo que faz mudar o comportamento. Líder é a pessoa que exerce influência sobre as outras pessoas e faz com que elas mudem o comportamento. Liderança também está relacionada ao poder — o poder é utilizado para influenciar o comportamento das pessoas. O poder (e a liderança) ocorre em uma situação específica. Importante não confundir chefia (cargo) com autoridade nem liderança com poder. A influência gera a liderança; o poder é por onde está liderança acontece. O poder (e a liderança) pode ser formal ou informal. O poder é a capacidade de alguém fazer com que o outro faça algo, mesmo que ofereça resistência. Tipos de Poder: Poderes formais estão relacionados ao cargo (coercitivo e de recompensa). Poderes informais estão relacionados às características pessoais. ➢ Poder coercitivo: ameaça, sanção, focado nos cargos, posição no cargo tem autoridade para exercer o poder (ex: polícia); ➢ Poder de recompensa: indução, através de recompensa, também focado nos cargos, uso do cargo e da autoridade para oferecer recompensa; ➢ Poder de competência: poder relacionado às pessoas, associação de conhecimentos, habilidades e atitudes, há um saber teórico e prático, é um poder inerente à pessoa e não do cargo; ➢ Poder carismático: pessoa gera afinidade, interação humana; influência se dá pelo tratamento e forma que a pessoa trata os outros; ➢ Poder racional legal: emana da norma, lei, regra, etc. Comunicação: o processo de comunicação, nas organizações, gera grande número de problemas. Comunicação é um exercício mútuo, com transmissão de informações de uma parte para outra. Códigos devem ser compartilhados pelo emissor e receptor. É um aspecto vital para qualquer organização. Ah Dois tipos de comunicação dentro das organizações: informal e formal. ➢ Comunicação informal: geralmente via oral, mais rápida, mais flexível, mais simples e menos rigorosa, ligada a afinidades; motiva e integra pessoas; entretanto, pode gerar rumores e fofocas.; ➢ Comunicação formal: ocorre de acordo com a hierarquia (vertical ou horizontal), obedece a regras e normas, estabelece rotina e padronização nas comunicações; pode gerar burocracia excessiva. Comunicação em círculo: indivíduos comunicam-se entre si (ex: reunião). Em cadeia: de um nível a outro. Em roda: existe um eixo central (ex: apresentação, sabatina, coletiva de imprensa). Todos os canais: combinações de mais de um tipo de canal. CONTROLE A função de controle representa o acompanhamento, o monitoramento e a avaliação do desempenho. Tem o objetivo de verificar se o que foi planejado, organizado e dirigido atingiu o resultado esperado — deve comparar o idealizado com o realizado. O controle é a função administrativo de monitoramento de atividade, a fim de manter a organização no caminho certo e de permitir correções necessárias, em caso de erros, desvios e falhas. O controle avalia os processos anteriores: planejamento, organização e direção. Processo administrativo PODC não tem início nem fim, pois é contínuo, mas é constituído de etapas e a função controle é a última etapa deste processo. Acabado o controle, retoma-se o planejamento. Controle é o processo que, mediante comparação, a partir de padrões previamente estabelecidos, visa medir e avaliar o sucesso/fracasso das políticas com o intuito de retroalimentar o processo administrativo, visando corrigir ou reforçar o comportamento, perceber desvios positivos e negativos (correção ou reforço/aperfeiçoamento). Controle sempre pressupõe comparação — entre o que foi planejado e o que foi efetivamente realizado. ➢ Padrões previamente estabelecidos: são os indicadores; ➢ Indicadores podem ser qualitativos (ex: bom ou ruim); são mais subjetivos e interpretativos; ➢ Indicadores podem ser quantitativos (ex: nota, escala), sendo mais objetivos, numéricos; ➢ Principal objetivo da função controle: medir e avaliar desempenho. Etapa de controle alimenta novo planejamento. Controle → Planejamento.https://caderno.medium.com/?source=post_sidebar--------------------------post_sidebar----------- https://caderno.medium.com/?source=post_sidebar--------------------------post_sidebar----------- CONCLUSÃO Neste trabalho foram abordados os Processos Administrativos, o PODC, o qual foi dividido em tópicos e detalhadamente explicados. Se aprofundando neste tema temos a visibilidade de que acontece um ciclo e quando seguido cada passo corretamente deste processo, a empresa que adquiriu p método terá grandes chances de alcançar o sucesso. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANDRADE, Marcio Roberto. Planejar, organizar, dirigir e controlar na administração de uma pequena empresa. Disponível em: https://blog.contaazul.com. Acesso em: 14 mar. 2021. CADERNO MEDIUM. Funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar. Disponível em: https://caderno.medium.com. Acesso em: 12 mar. 2021. https://blog.contaazul.com/ https://caderno.medium.com/