Contabilidade basica UNID 2

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CONTABILIDADE 
BÁSICA
Angela Maria Haberkamp
Livros fiscais e contábeis, 
obrigatórios e auxiliares
Objetivos de aprendizagem
Ao final deste texto, você deve apresentar os seguintes aprendizados:
  Identificar os principais livros fiscais e contábeis.
  Definir a utilidade e aplicação de cada livro fiscal e contábil.
  Reconhecer a obrigatoriedade de cada livro.
Introdução
As empresas devem emitir diferentes livros contábeis e fiscais, com o 
objetivo de controlar a contabilidade e o recolhimento de impostos. 
Dependendo do tipo de empresa, a obrigação pode estar relacionada 
à impressão dos livros e sua guarda, seja na forma física (em papel) ou 
na forma digital. A guarda dos livros em formato digital foi criada com 
a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital, que entrou 
em vigor em 2007 e, gradativamente, foi se tornando obrigatório para 
praticamente todas as empresas.
Neste capítulo, você vai estudar sobre os livros fiscais e contábeis 
obrigatórios e auxiliares, analisando o formato de cada um. Por fim, você 
vai identificar que tipo de empresa deve emitir cada tipo de livro.
Livros fiscais e contábeis 
Antes de estudar os livros contábeis obrigatórios, você deve saber que eles 
servem para fazer a escrituração da empresa. Segundo Ferreira (2009), a 
escrituração é o registro de tudo o que ocorre na empresa; esse registro segue 
uma ordem cronológica, ou seja, os fatos são registrados à medida que ocorrem, 
ao longo dos dias, meses e anos. A escrituração é uma parte fundamental da 
contabilidade, pois nela são armazenados os registros contábeis. 
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Os lançamentos contábeis realizados dão origem à escrituração contábil e 
permitem identificar informações operacionais (como valores a pagar a fornece-
dores e a receber de clientes) e gerenciais (como as receitas e o lucro da empresa). 
Todas as empresas devem ter uma contabilidade; logo, todas precisam fazer a 
escrituração, independentemente do seu ramo de atividade (indústria, comércio 
ou serviços) ou do seu porte (tamanho). A escrituração é exigida pelas Normas 
Brasileiras de Contabilidade, pela Legislação Tributária, pelo Código Civil e 
pela Lei das Sociedades por Ações (Lei nº. 6.404, de 15 de dezembro de 1976), 
sendo registrada ou armazenada nos livros contábeis e fiscais.
Ferreira (2009) define escrituração contábil como a técnica utilizada para o registro dos 
fatos contábeis, sendo feita por meio de lançamentos que representam as operações 
que afetam o patrimônio.
Agora que você já viu para que serve a escrituração, vamos conhecer os 
livros decorrentes desse processo, que podem ser contábeis, fiscais ou sociais. 
Os principais livros contábeis são o Diário e o Razão, voltados ao controle 
da contabilidade da empresa. Com base nas informações que neles constam, 
são emitidas as demonstrações contábeis, das quais as mais conhecidas são o 
balanço patrimonial e a demonstração do resultado do exercício. Esses livros 
são exigidos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade, pelo Código Civil e 
pela Lei das Sociedades por Ações. 
Já os livros fiscais contêm informações em relação aos valores tributáveis 
(sobre os quais deve ser pago o imposto, como as vendas ou o lucro) e aos 
impostos devidos pelas empresas. Como exemplos de livros fiscais, podem 
ser citados os livros de registro de entradas e saídas de mercadorias, de 
apuração de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), 
de apuração do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), de apuração 
do ISS (Imposto sobre Serviços), entre outros. Os livros fiscais podem ser 
emitidos de forma física (em forma de livros ou impressos) ou de forma 
digital. Os livros fiscais são exigidos pela legislação tributária, em âmbito 
federal, estadual ou municipal. 
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares2
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
O terceiro conjunto de livros, os livros sociais, ou societários, são exigidos 
somente das sociedades anônimas e contêm informações relacionadas às assem-
bleias, à compra, à venda e ao controle das ações. Os principais livros sociais são: 
  Livro de Registro de Ações;
  Livro de Registro de Transferência de Ações;
  Livro de Atas de Assembleia Geral;
  Livro de Presença de Acionistas;
  Livro de Atas de Reunião da Diretoria;
  Livro de Atas de Reunião de Conselho de Administração;
  Livro de Atas do Conselho Fiscal. 
São exigidos pela Lei das Sociedades por Ações. Como os livros societá-
rios são restritos às sociedades por ações, neste capítulo você vai estudar em 
detalhes os livros contábeis e fiscais.
A primeira questão a ser avaliada quando se trata da obrigatoriedade da 
emissão dos livros é a identificação do regime tributário no qual a empresa 
está enquadrada e dos tributos incidentes sobre as vendas ou sobre o lucro. 
Em cada caso, deve ser aplicada a legislação correspondente. Em comum, 
há a obrigatoriedade de que um contador assuma a responsabilidade pelos 
livros, juntamente à administração da empresa. Os livros podem ter o formato 
manual, impresso ou eletrônico.
Os livros em formato manual são comprados em gráficas e vêm com o 
formato preestabelecido, que identifica todas as informações necessárias. São 
preenchidos manualmente e utilizados por empresas de pequeno porte, com 
pouca movimentação.
Os livros em formato impresso são emitidos a partir de sistemas de in-
formações. Nesses casos, os lançamentos e registros contábeis e fiscais são 
realizados no sistema, e esse sistema permite a impressão dos livros. Esses 
livros são utilizados por empresas de pequeno ou médio porte, que têm con-
dições de arcar com um sistema contábil mais completo. 
Já os livros em formato eletrônico não precisam ser impressos. Os lança-
mentos e registros são realizados no sistema de informação da empresa. Porém, 
em vez de imprimir os livros por meio de relatórios, são gerados arquivos 
eletrônicos. Esses arquivos eletrônicos são enviados aos órgãos fiscalizadores 
(Receita Federal e órgãos de controle estaduais ou municipais) e não precisam 
ser impressos (embora a empresa possa imprimir os relatórios, se quiser). 
3Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Veja, no Quadro 1, os principais livros contábeis e fiscais que podem ser 
exigidos das empresas. Observe quais livros devem ser entregues por cada 
tipo de empresa ou organização.
Obrigações
Microempreendedor 
Individual — MEI 
(Lei Complementar 
nº. 123, de 
14/12/2006)
Simples Nacional 
(Lei Complementar nº. 123, 
de 14/12/2006 e Resolução 
CGSN nº. 140/2018, art. 63)
Pessoas jurídicas 
não optantes pelo 
Simples Nacional 
e pelo MEI
Contábeis Dispensado das obriga-
ções acessórias
  Livro Diário
  Livro Razão
  Livro Diário
  Livro Razão
Fiscais  Documento de 
Arrecadação do 
Simples Nacional 
(DAS)
  Declaração anual 
de faturamento
  Livro Caixa
  Livro Registro de 
Inventário
  Livro Registro de Entradas 
(ou Apuração de ICMS)
  Livro Registro dos Serviços 
Prestados e Livro Registro 
de Serviços Tomados
  Livro Registro de Entrada e 
Saída de Selo de Controle 
(ou Apuração de IPI)
  Livro Registro de 
Impressão de 
Documentos Fiscais 
(somente para 
estabelecimento gráfico)
  Livros específicos 
dos contribuintes 
que comercializam 
combustíveis
  Livro Registro de 
Veículos, (para quem 
interfere habitualmente 
no processo de 
intermediação de 
veículos)
  Livro Caixa
  Livro Registro de 
Inventário (ou 
Apuração de 
ICMS)
  Livro Registro de 
Entradas
  Livro Registro 
dos Serviços 
Prestados e 
Livro Registro 
de Serviços 
Tomados
  Livro de Registro 
de Entrada e 
Saída de Selo 
de Controle (ou 
Apuração de IPI)
Quadro 1. Livros contábeis e fiscais obrigatórios
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares4
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Empresas que adotam regimes simplificados de tributaçãotêm menor 
quantidade de obrigações acessórias. Conforme o art. 27 da Lei Comple-
mentar nº. 123/2006, a empresa optante pelo Simples Nacional poderá, op-
cionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles 
das operações realizadas, atendendo às disposições previstas no Código 
Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho 
Federal de Contabilidade (BRASIL, 2006). Também o MEI com receita 
bruta anual de até R$ 81.000,00 está dispensado de seguir um sistema 
de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros e de 
levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico 
(BRASIL, 2016).
As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples 
Nacional devem apresentar, anualmente, declaração única e simplificada 
de informações socioeconômicas e fiscais, a DAS. Devem, no entanto, 
observar a legislação dos respectivos entes federativos (estado e municípios 
onde atuam) quanto à entrega de outras declarações. O empreendedor 
individual optante pelo MEI é dispensado da declaração eletrônica de 
serviços municipal.
De forma geral, quanto menor a empresa, menores as obrigações em re-
lação aos livros fiscais e contábeis. Conforme o Decreto-Lei nº. 486, de 3 de 
março de 1969, as empresas devem fazer a escrituração, mecanizada ou não, 
utilizando os livros e papéis adequados. Essa escrituração deverá ser completa, 
em idioma e moeda corrente nacionais, com individuação e clareza, por ordem 
cronológica (dia, mês e ano), sem intervalos em branco, entrelinhas, rasuras 
ou emendas (BRASIL, 1969).
A escrituração dos livros era feira exclusivamente em papel até o surgi-
mento do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O Sped Contábil 
substitui os livros contábeis (Diário e Razão) em papel pelo formato digital, 
e o Sped Fiscal substitui a escrituração e impressão do Livro Registro de 
Entradas, Livro Registro de Saídas, Livro Registro de Inventário, Livro 
Registro de Apuração do IPI, Livro Registro de Apuração do ICMS, entre 
outros (APRESENTAÇÃO, [2019]).
Os livros obrigatórios para empresas prestadoras de serviços estão sujeitos 
à legislação municipal, sendo exigidos em alguns casos em papel e, em outros, 
5Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
em formato eletrônico. Tanto no formato em papel quanto no formato digital, 
o titular ou representante legal da organização e o contador habilitado junto 
ao Conselho Regional de Contabilidade devem assumir a responsabilidade 
sobre os livros. No caso do formato em papel, isso é feito mediante assinatura 
nos termos de abertura e encerramento; no formato digital, é feita a assinatura 
digital, autenticada por certificado digital. 
Conforme Oliveira (2014), a essência do Sped é possibilitar que os poderes 
públicos tenham informações detalhadas sobre as empresas e demais institui-
ções. Os arquivos em formato eletrônico contêm dados que antes só poderiam 
ser verificados em visita ao local da empresa ou ao escritório de contabilidade. 
Eram necessários também a análise e o manuseio da documentação física, o que 
tornava a fiscalização muito difícil e pouco eficaz, do ponto de vista prático. 
Considerando o poder de fiscalização e de disponibilidade das informações, 
o Sped visa a facilitar as atividades das Juntas Comerciais, das Secretarias de 
Fazenda Estadual e Municipal, da Receita Federal do Brasil, do Banco Central 
do Brasil e de outros órgãos.
A seguir, você vai saber mais sobre o Sped, a finalidade para a qual foi 
criado e as vantagens para os órgãos fiscalizadores e para as empresas.
Sistema Público de Escrituração Digital — Sped
O Sped surgiu para promover a integração e a padronização dos dados con-
tábeis, disponibilizando ao fi sco informações confi áveis e facilitando o seu 
cruzamento. Lembre-se de que o Sped não é uma obrigação adicional para as 
empresas — ele substitui os livros contábeis e fi scais que eram emitidos em 
papel (APRESENTAÇÃO, [2019]). 
O Sped é considerado um avanço na informatização da relação entre o 
fisco e os contribuintes, tendo sido parte do Programa de Aceleração do 
Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). O Sped foi instituído por 
meio do Decreto nº. 6.022, de 22 de janeiro de 2007, e alterações, para fazer 
a integração de todos os dados e as informações prestadas pelos usuários ao 
fisco (BRASIL, 2007). Segundo redação dada ao Decreto nº. 7.979, de 8 de 
abril de 2013: 
Art. 2º O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, 
armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escri-
turação contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive 
imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações 
(BRASIL, 2013, documento on-line).
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares6
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Nesse contexto, o papel do Sped é o de promover a integração dos diferentes 
órgãos fiscalizadores, por meio da padronização e do compartilhamento das 
informações contábeis e fiscais. Ao uniformizar e racionalizar as obrigações 
acessórias, exigindo uma única entrega dos contribuintes, para posterior 
compartilhamento entre os órgãos fiscalizadores, esse sistema facilita a iden-
tificação de irregularidades (APRESENTAÇÃO, [2019]).
De forma geral, com o Sped, há a pretensão de fiscalizar de forma mais ágil 
as empresas, minimizando a sonegação e a quantidade de obrigações acessórias. 
Isso porque o contribuinte transmite aos governos federal, estadual e municipal 
a escrituração fiscal e contábil em um único arquivo, de forma digital.
Sob o aspecto fiscal, as empresas têm dois tipos de obrigações: as obrigações principais 
e as acessórias. As principais, no âmbito fiscal, são representadas pela obrigatoriedade 
da empresa de fazer o pagamento dos tributos devidos. Já as obrigações acessórias 
compreendem todas aquelas ações, declarações, documentos e fornecimento de 
informações relacionadas ao tributo pago (APRESENTAÇÃO, [2019]).
Conforme a Receita Federal do Brasil (APRESENTAÇÃO, [2019]), o 
Sped consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das 
obrigações acessórias transmitidas pelos contribuintes às administrações 
tributárias e aos órgãos fiscalizadores. Segundo a Receita Federal, o sistema 
(APRESENTAÇÃO, [2019]):
  iniciou-se com três grandes projetos — Escrituração Contábil Digital, 
Escrituração Fiscal Digital e NF-e — Ambiente Nacional;
  representa uma iniciativa integrada entre os governos federal, estadual 
e municipal;
  mantém parceria com diferentes instituições (órgãos públicos, conselho de 
classe, associações e entidades civis) na construção conjunta do projeto;
  firma protocolos de cooperação com empresas do setor privado, par-
ticipantes do projeto-piloto;
  possibilita a identificação de soluções antecipadas, com as parcerias 
fisco–empresas;
7Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
  permite que os contribuintes participem da definição dos meios de 
atender às obrigações acessórias, contribuindo para aprimorá-las;
  estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência 
mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade.
Segundo a Receita Federal, os principais benefícios do Sped para o fisco 
envolvem (APRESENTAÇÃO, [2019]):
  redução do tempo despendido por auditores nas instalações do 
contribuinte;
  fortalecimento do controle e da fiscalização pelo intercâmbio de 
informações;
  rapidez no acesso às informações;
  aumento da produtividade do auditor fiscal;
  cruzamento entre os dados contábeis e os fiscais;
  aperfeiçoamento do combate à sonegação. 
Para os contribuintes (empresas e outras organizações), os benefícios 
listados pela Receita Federal envolvem (APRESENTAÇÃO, [2019]):
  redução de custos com emissão e armazenamento de documentos em 
papel; eliminação do papel;
  simplificação das obrigações acessórias;
  uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas 
unidades federadas;
  redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
  possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes, 
a partir de um leiaute padrão.
Há, ainda, os benefícios para a sociedade como um todo, decorrentes 
da preservação do meio ambiente pela redução do consumo de papel e pela 
redução do Custo Brasil (conjunto de dificuldades estruturais, burocráticas e 
econômicas que tornam mais caro o investimento no Brasil). 
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares8
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Para que servem os livros contábeis e fiscais
Cada um dos livros contém informações específi cas, tendo o objetivo de 
escriturar determinados fatos ocorridos na organização. Independentemente 
de serem manuais, impressos em papel ou armazenados em formato eletrônico, 
os livros contemplam, de forma geral, as mesmas informações e atendem às 
mesmas fi nalidades. Por exemplo, o formato do Livro Diário pode variar, se 
comparados os modelos manual, impresso e digital; porém, as informações 
que constam neles são idênticas. 
Lembre-se de que os livros podem ser elaborados em papel ou em formato 
digital. No formato manual e em papel, os livros devem ser autenticados no 
Registro do Comércio ou Registro Civil das Pessoas Jurídicas. A autentica-
ção de livros contábeis das empresas pode ser feita pelo Sped, de que trata 
o Decreto nº. 6.022/2007, mediante a apresentação da escrituração contábil 
digital; nesse caso, não há necessidade de autenticação em Junta Comercial. 
De acordo com o item 17 da norma ITG 2000, quando a entidade adotar a 
escrituração digital, não há necessidade de impressão e encadernação dos 
livros contábeis (CFC, [2019]).
O certificado digital é um tipo de assinatura eletrônica que garante a identificação 
de uma pessoa jurídica (empresa) ou física (pessoa). Segundo o Instituto Nacional 
de Tecnologia da Informação, na prática, o certificado digital funciona como uma 
identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de 
uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Esse documento eletrô-
nico é gerado e assinado por uma autoridade certificadora, que, seguindo regras 
estabelecidas pelo Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, 
associa uma pessoa, um processo ou um servidor a um par de chaves criptográficas. 
O certificado contém os dados de seu titular conforme detalhado na política de 
segurança de cada autoridade certificadora (INSTITUTO NACIONAL DE TECNOLOGIA 
DA INFORMAÇÃO, 2017).
Conheça a seguir o formato dos livros, as principais informações que neles 
constam e a sua função.
9Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Livro Diário
O nome é um indicativo da sua função: registrar as operações do dia a dia da 
empresa. Tudo o que acontece na empresa (os fatos contábeis) é registrado 
em ordem cronológica, de forma individualizada e clara. Conforme o próprio 
nome sugere, são registradas todas as operações de um determinado dia, para, 
em seguida, serem registradas as operações dos dias subsequentes. Veja um 
exemplo de Livro Diário no Quadro 2.
Empresa Modelo Ltda.
Data Histórico Conta a débito
Conta a 
crédito Valor
25.03.20xx Pagamento NF 
2546 Fulano de Tal
25-Fornecedores 15-Caixa 200,00
25.03.20xx Recebimento 
Duplicata nº. 56250
15-Caixa 18-Clientes 150,00
26.03.20xx Valor a pagar NF 
156 Fornecedor A
19-Estoque 25-fornecedores 280,00
26.03.20xx Venda à vista NF 
45896 Cliente X
15-Caixa 31-Receita 500,00
Quadro 2. Modelo de Livro Diário
Livro Razão
O Livro Razão mostra a movimentação de cada uma das contas contábeis 
utilizadas pela empresa, de forma detalhada. Permite identifi car as variações 
ocorridas nas contas contábeis, identifi cando a situação do patrimônio a 
cada momento (a cada dia, semana, mês ou ano). A sua escrituração deve 
obedecer às Normas Brasileiras de Contabilidade. Devem ser apresentadas 
todas as informações em relação à movimentação, identifi cando o código 
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares10
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
e o nome da conta, bem como dia, mês, ano, histórico, valor e natureza do 
saldo. Veja exemplos do Livro Razão das contas 15-Caixa e 19-Estoques 
no Quadro 3.
Empresa Modelo Ltda.
Conta: 15-Caixa Saldo anterior: 650,00 D
Data Histórico Débito Crédito Saldo atual
25.03.20xx Pagamento NF 2546 
Fulano de Tal
25-Fornecedores 200,00 450,00 D
25.03.20xx Recebimento 
Duplicata nº. 56250
150,00 18-Clientes 600,00 D
26.03.20xx Venda à vista NF 
45896 Cliente X
500,00 31-Receita 1.100,00 D
Conta: 19-Estoque Saldo anterior: 300,00 C
Data Histórico Débito Crédito Saldo atual
26.03.20xx Valor a pagar NF 156 
Fornecedor A
280,00 25-Fornecedores 20,00 C
Quadro 3. Modelo de Livro Razão
Livro Caixa
O Livro Caixa representa as movimentações da conta contábil Caixa, 
mostrando todos os valores que foram recebidos ou pagos pela empresa. 
Nesse livro, podem ser registrados somente os recebimentos e pagamentos 
que foram realizados; de forma alguma devem ser registrados valores a 
receber ou a pagar. Os registros são feitos em ordem de data e devem 
conter o número do recibo ou nota fi scal, o histórico (descrição do que 
11Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
aconteceu) e o valor. O valor é informado na coluna Entrada, quando for 
recebido, e na coluna Saída, quando for pago. O Quadro 4 mostra um modelo 
de Livro Caixa.
Empresa Exemplo Ltda.
Data Nº. documento Histórico Entradas Saídas
10.05.20xx 2357 Recebimento venda 
à vista Cliente A
900,00
11.05.20xx 59060 Pagamento seguro 250,00
11.05.20xx 402306 Pagamento aluguel 
do mês
1.200,00
12.05.20xx 2469 Recebimento venda 
à vista Cliente C
3.500,00
13.05.20xx 63298 Recebido valor 
referente NF
1.100,00
Quadro 4. Modelo de Livro Caixa
Livro Registro de Inventário
No Livro Registro de Inventário são registradas as mercadorias, as matérias-
-primas, os materiais de embalagem, os produtos prontos e os produtos 
em fabricação existentes na empresa no momento do balanço. Ou seja, o 
registro de inventário detalha quais são as matérias-primas, os produtos 
ou as mercadorias que constam no estoque da empresa. Devem ser especi-
fi cados os valores e uma descrição que permita sua perfeita identifi cação. 
Também devem constar no Registro de Inventário os itens de propriedade 
da empresa que estejam em poder de terceiros (que estejam fora da empresa 
por alguma razão, como remessas para industrialização, mercadorias para 
demonstração ou comodato) e os itens de terceiros em poder da empresa 
(Quadro 5). 
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares12
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Registro de Inventário
Empresa: Exemplo Ltda.
Insc. Est.: 11111111111 CNPJ: 00.000.000/00
Estoques existentes em: 31.12.20xx
Classificação 
fiscal
Descrição Unidade Quantidade 
Valor
Unitário Total 
90269090 Bacia plástica Unid. 10 3,00 30,00
39231000 Caixa Unid. 15 1,00 15,00
39233000 Garrafas Unid. 50 0,50 25,00
44012100 Madeira Metros 200 1,00 400,00
48025310 Papel de desenho Folhas 1.000 0,10 100,00
Quadro 5. Modelo de Registro de Inventário
Livro Registro de Entradas
O Livro Registro de Entradas registra as entradas das mercadorias na empresa 
em ordem de data de aquisição (compra). Os registros devem ser feitos em 
linhas de acordo com a natureza das operações, documento por documento, 
segundo o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Entre as infor-
mações que constam no Registro de Entradas, estão:
  documento fiscal (número e data da nota fiscal de compra);
  procedência (abreviatura do estado de onde foi comprada); valor contábil (valor total da nota fiscal);
  codificação (o código contábil utilizado no plano de contas e o código 
fiscal previsto no CFOP);
  base de cálculo (valor sobre o qual incide o imposto);
  imposto creditado (valor do ICMS ou IPI a ser compensado);
  operações sem crédito do imposto (onde são informadas as compras 
que não geram direito a crédito de imposto).
Todas as notas fi scais devem ser arquivadas. Veja um exemplo de Livro Registro 
de Entradas na Figura 1.
13Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Figura 1. Modelo de Registro de Entradas.
Fonte: Livros... ([2014, documento on-line]).
Livro Registro de Saídas
O Livro Registro de Saídas registra as saídas de mercadorias, a qualquer título 
(vendas ou remessas para demonstração ou industrialização) Os registros são 
feitos em ordem cronológica, segundo as datas de emissão dos documentos fi s-
cais, registrando-se os totais diários de acordo com o CFOP. Devem constar no 
livro informações segregadas conforme a tributação incidente sobre as saídas: a 
identifi cação inicial se refere a documentos fi scais e valores contábeis. Na coluna 
de valores fi scais, a identifi cação é em relação às operações com débito de imposto 
(sendo informada a base de cálculo e o imposto debitado), bem como às operações 
sem débito de imposto, em que as saídas são isentas ou não tributadas. Há ainda uma 
coluna de observações. Veja um exemplo de Livro Registro de Saídas na Figura 2.
Figura 2. Modelo de Registro de Saídas.
Fonte: Livros... ([2014, documento on-line]).
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares14
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Livro Registro de Serviços Prestados e Livro Registro 
de Serviços Tomados
O primeiro livro registra os serviços prestados por empresas que fazem o 
recolhimento do ISS. Há algum tempo, o fi sco possibilita a utilização de 
ferramentas tecnológicas no controle da arrecadação, como a NFS-e (Nota 
Fiscal de Serviços eletrônica) (APRESENTAÇÃO, [2019]). Atualmente, em 
grande parte das cidades, o Livro de ISS é uma declaração on-line, substi-
tuindo o Livro de ISS impresso. As informações geradas pela declaração 
on-line são similares às do Livro Registro dos Serviços Prestados, em que 
constam as informações em relação a todas as notas fi scais de serviços 
prestados, incluindo a base de cálculo (valor sobre o qual o imposto é cal-
culado) e o valor do imposto devido. Informações em relação à retenção de 
imposto também são informadas, quando houver retenção de ISS por parte 
do tomador de serviço (Quadro 6).
Registro de notas fiscais de serviços prestados
Empresa: Exemplo Ltda.
Insc. Est.: 11111111111 CNPJ: 00.000.000/00
Mês ou período do ano: 01.10.20xx a 30.10.20xx
Dia Série Nº. CNPJ/CPF 
tomador serviço
Base de 
cálculo
Alí-
quota
Imposto 
devido
Imposto 
retido
Obser-
vações
12 1 234 87.301.543/0001-09 200,00 5% 10,00
15 1 345 89.567.432/0001-00 500,00 5% 25,00
16 1 567 942.309.330-87 1.000,00 5% 50,00
20 1 789 456.768.234-09 800,00 5% 40,00
Quadro 6. Modelo de Livro Registro de Serviços Prestados
Já o Registro de Serviços Tomados traz todas as contratações de serviços 
por parte da empresa que está emitindo o livro. Os livros são semelhantes 
entre si, sendo a principal diferença em relação às informações de serviços 
prestados e contratados. Veja no Quadro 7 um exemplo de Registro de 
Serviços Tomados.
15Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Registro de serviços tomados de terceiros
Empresa: Exemplo Ltda.
Insc. Est.: 11111111111 CNPJ: 00.000.000/00 Insc. Municipal: 
903456
Mês ou período do ano: 01.11.20xx a 31.11.20xx
Documentos fiscais Retenção ISS na fonte
Data 
entrada 
Espécie Série Nº. Data do 
documento
Presta-
dor de 
serviço
Valor 
docu-
mento
Base 
de 
cálculo
Alí-
quota 
Imposto 
retido
23 NF-e 1 3456 23.10.20xx Forne-
cedor A
20,00 300,00 2% 6,00
25 NF-e 1 5678 25.10.20xx Forne-
cedor B
50,00 50,00 2% 1,00
26 NF-e 1 8765 26.10.20xx Forne-
cedor C
100,00 100,00 2% 2,00
27 NF-e 1 6543 27.10.20xx Forne-
cedor D
200,00 200,00 2% 4,00
Quadro 7. Modelo de Livro Registro de Serviços Tomados
Livro Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle
Esse livro registra o uso dos selos de controle, que devem ser aplicados a 
alguns produtos, como em bebidas alcóolicas e cigarros. O selo tem como 
objetivo o controle dos produtos fabricados, e sua utilização deve ser con-
trolada pela empresa (no caso, pela indústria que produz cigarros ou be-
bidas, por exemplo). Segundo o Decreto nº. 7.212, de 15 de junho de 2010 
(regulamento do IPI), os produtos que devem utilizar o selo de controle não 
podem ser liberados ou expostos à venda sem serem selados. O controle e a 
distribuição dos selos são efetuados pela Receita Federal do Brasil. Você já 
deve ter visto um desses selos colados na rolha da garrafa de bebida alcóolica 
ou na parte superior do maço de cigarros (BRASIL, 2010). Veja no Quadro 
8 um modelo desse livro.
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares16
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
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Obrigatoriedade de elaboração e entrega
Entenda agora que tipo de empresa deve entregar cada um dos livros con-
tábeis e fi scais. Vale lembrar que os livros podem ser manuais, impressos 
ou eletrônicos e que as informações que constam nos livros não diferem 
17Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
em função do formato. O livro manual contém as mesmas informações 
do impresso e do digital. A obrigatoriedade de cada livro ocorre princi-
palmente em função do ramo de atividade, do porte da empresa e do tipo 
de produtos fabricados, segundo a Receita Federal do Brasil (APRESEN-
TAÇÃO, [2019]).
Você já viu que, quanto menor a empresa, menores as obrigações em 
relação aos livros. O MEI, que possui um regime tributário simplificado, 
é dispensado das obrigações acessórias e de escriturar os livros contábeis 
e fiscais, devendo entregar somente a declaração anual de faturamento e 
emitir mensalmente o DAS. Trata-se de uma declaração simplificada e 
de uma guia de pagamento de tributos, que não são considerados livros 
contábeis ou fiscais. Logo, o MEI não precisa elaborar os livros (APRE-
SENTAÇÃO, [2019]).
Para as empresas do Simples Nacional, as obrigações aumentam. Todas 
devem elaborar o Livro Diário e o Livro Razão, sendo os outros livros exigidos 
em situações específicas. O Sped tornou obrigatória a escrituração contábil 
fiscal e a geração dos livros em formato digital para a maior parte das empre-
sas no ano de 2014. Segundo a Instrução Normativa RFB nº. 1.422, de 19 de 
dezembro de 2013, todas aspessoas jurídicas devem apresentar a escrituração 
e os livros digitais, exceto (BRASIL, 2013):
  pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;
  órgãos públicos; 
  pessoas jurídicas inativas (aquelas que não tenham tido qualquer 
atividade);
  pessoas jurídicas imunes e isentas que receberam receitas, doações ou 
incentivos inferiores a R$ 1.200.000,00 no ano-calendário.
Entidades, como igrejas, sindicatos, associações e clubes, passaram a 
ser obrigadas a fazer a entrega da escrituração e dos livros no ano de 2016. 
Para todos, a entrega (transmitir o arquivo correspondente) deve ser feita 
até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao ano-calendário a 
que se refere (por exemplo, os documentos de 2016 deviam ser entregues 
até 31/07/2017). 
O Quadro 9 mostra um comparativo dos livros exigidos de cada tipo de 
empresa.
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares18
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Fonte: Adaptado de Brasil (1976; 2006; 2007; 2013).
Tipo de 
empresa
Microempreendedor 
Individual (MEI)
Simples Nacional
Pessoas jurídicas 
não optantes pelo 
Simples Nacional 
e pelo MEI
Indústria
Obrigações contábeis
  Dispensado 
Obrigações fiscais
  Documento de 
Arrecadação do 
Simples Nacional 
(DAS)
  Declaração anual 
de faturamento
Obrigações contábeis
  Diário
  Razão
  Caixa (facultativo)
  Registro de Inventário 
Obrigações fiscais
  Registro de Entradas
  Registro de Entrada 
e Saída de Selo de 
Controle (caso pro-
duza itens que exijam 
o selo)
Obrigações 
contábeis
  Sped Contábil
Obrigações fiscais
  Sped Fiscal
Comércio
Obrigações fiscais
  Documento de 
Arrecadação do 
Simples Nacional 
(DAS)
  Declaração anual 
de faturamento
Obrigações contábeis
  Diário
  Razão
  Caixa (facultativo)
  Registro de Inventário 
  Registro de Entradas
  Sped Contábil
  Sped Fiscal
Serviços
  Documento de 
Arrecadação do 
Simples Nacional 
(DAS)
  Declaração anual 
de faturamento
  Diário
  Razão
  Caixa (facultativo)
  Livro Registro dos 
Serviços Prestados
  Livro Registro de 
Serviços Tomados
  Sped Contábil
  Sped Fiscal
Quadro 9. Livros exigidos para cada tipo de empresa
Veja, no Quadro 9, que o Livro Diário e o Livro Razão são os únicos que devem 
ser elaborados por todas as empresas, independentemente do ramo de atividade. O 
Livro Caixa deve ser elaborado pelas empresas de grande porte. As microempresas 
e as empresas de pequeno porte do Simples Nacional não são obrigadas a emitir 
o Livro Caixa; por isso, ele aparece como facultativo no Quadro 9.
19Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
Repare também que é o ramo de atividade que define se os outros livros 
devem ser elaborados ou não. As empresas do ramo da indústria ou do comércio 
costumam ser contribuintes do ICMS; por isso, devem elaborar o Registro de 
Inventário e o Registro de Entradas. 
Já o Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle precisa ser elaborado 
somente pelas empresas que fazem o pagamento do IPI, no caso, as indústrias. 
Empresas comerciais e do ramo de serviços não recolhem o IPI, por isso, não 
têm informações a serem colocadas no Registro de Entrada e Saída de Selo 
de Controle e não elaboram esse livro.
As empresas que prestam serviços são contribuintes do ISS e, por isso, 
devem elaborar o Livro Registro dos Serviços Prestados e o Livro Registro de 
Serviços Tomados. Prestadores de serviços não pagam ICMS nem IPI e, por 
isso, são dispensados da elaboração dos livros correspondentes a esses tributos. 
As pessoas jurídicas (empresas) não optantes pelo Simples Nacional e pelo 
MEI devem elaborar a contabilidade em formato digital. Dos arquivos digitais, 
são extraídos os livros obrigatórios para cada ramo de atividade. Os livros exigi-
dos desse grupo de empresas são os mesmos do Simples Nacional, porém, devem 
ser elaborados conforme o leiaute definido no Sped Contábil e no Sped Fiscal.
APRESENTAÇÃO. Sped, Brasília, DF, [2019]. Disponível em: http://sped.rfb.gov.br/pagina/
show/964. Acesso em: 29 maio 2019.
BRASIL. Decreto nº. 6.022, de 22 de janeiro de 2007. Institui o Sistema Público de Escrituração 
Digital — Sped. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 22 jan. 2007. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2007/decreto/d6022.htm. Acesso em: 29 maio 2019.
BRASIL. Decreto nº. 7.212, de 15 de junho de 2010. Regulamenta a cobrança, fiscaliza-
ção, arrecadação e administração do Imposto sobre Produtos Industrializados — IPI. 
Diário Oficial da União, Brasília, DF, 16 jun. 2010. Disponível em: http://www.planalto.
gov.br/ccivil_03/_Ato2007-2010/2010/Decreto/D7212.htm. Acesso em: 29 maio 2019.
BRASIL. Decreto nº. 7.979, de 8 de abril de 2013. Altera o Decreto nº. 6.022, de 22 de 
janeiro de 2007, que instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital — Sped. Diário 
Oficial da União, Brasília, DF, 9 abr. 2013. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/
ccivil_03/_Ato2011-2014/2013/Decreto/D7979.htm. Acesso em: 29 maio 2019.
BRASIL. Decreto-Lei nº. 486, de 3 de março de 1969. Dispõe sôbre escrituração e 
livros mercantis e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 4 mar. 
1969. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/Del0486.htm. 
Acesso em: 29 maio 2019.
Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares20
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51
BRASIL. Lei Complementar nº. 123, de 14 de dezembro de 2006. Institui o Estatuto 
Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte; altera dispositivos das 
Leis nº. 8.212 e nº. 8.213, ambas de 24 de julho de 1991, da Consolidação das Leis do 
Trabalho — CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº. 5.452, de 1º de maio de 1943, da Lei 
nº. 10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar nº. 63, de 11 de janeiro de 
1990; e revoga as Leis nº. 9.317, de 5 de dezembro de 1996, e nº. 9.841, de 5 de outubro 
de 1999. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 15 dez. 2006. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/LCP/Lcp123.htm. Acesso em: 29 maio 2019.
BRASIL. Lei Complementar nº. 155, de 27 de outubro de 2016. Altera a Lei Complementar 
no 123, de 14 de dezembro de 2006, para reorganizar e simplificar a metodologia de 
apuração do imposto devido por optantes pelo Simples Nacional; altera as Leis nos 
9.613, de 3 de março de 1998, 12.512, de 14 de outubro de 2011, e 7.998, de 11 de janeiro 
de 1990; e revoga dispositivo da Lei no 8.212, de 24 de julho de 1991. Disponível em: 
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/Lcp155.htm#art1. Acesso em: 02 out 2020.
BRASIL. Lei nº. 6.404, de 15 de dezembro de 1976. Dispõe sobre as Sociedades por 
Ações. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 17 dez. 1976. Disponível em: http://www.
planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L6404consol.htm. Acesso em: 29 maio 2019.
BRASIL. Receita Federal. Instrução Normativa nº. 1.422, de 19 de dezembro de 2013. 
Dispõe sobre a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Diário Oficial da União, Brasília, DF, 
20 dez. 2013. Disponível em: http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.
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CFC. Livro diário. Conselho Federal de Contabilidade, Brasília, DF, [2019]. Disponível em: 
https://cfc.org.br/tecnica/perguntas-frequentes/livro-diario/. Acesso em: 29 maio 2019.
FERREIRA, R. J. Contabilidade básica. Rio de Janeiro: Editora Ferreira, 2009. v. 1.
INSTITUTO NACIONAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO. Casa Civil da Presidência 
da República. Certificação digital. INTI, Brasília, DF, 29 jun. 2017. Disponível em: https://
www.iti.gov.br/perguntas-frequentes/41-perguntas-frequentes/112-sobre-certificacao-
-digital. Acesso em: 29 maio 2019.
LIVROS fiscais. Invent Software, [s. l.], [2014]. Disponível em: http://docs.inventsoftware.info/
TaxOne/RelatoriosMagneticos/ListaLivrosFiscais/LivrosFiscais.html. Acesso em: 29 maio 2019.
Leituras recomendadasBRASIL. Receita Federal. Instrução Normativa nº. 1.420, de 19 de dezembro de 2013. 
Dispões sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD). Diário Oficial da União, Brasília, DF, 
20 dez. 2013. Disponível em: http://normas.receita.fazenda.gov.br/sijut2consulta/link.
action?idAto=48709&visao=anotado. Acesso em: 29 maio 2019.
BRASIL. Receita Federal. Resolução CGSN nº. 140, de 22 de maio de 2018. Dispõe sobre 
o Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos 
pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional). Diário Oficial 
da União, Brasília, DF, 24 maio 2018. Disponível em: http://normas.receita.fazenda.gov.
br/sijut2consulta/link.action?idAto=92278. Acesso em: 29 maio 2019.
JUCIS/RS. Livro digital. JUCIS/RS, Porto Alegre, [2019]. Disponível em: https://jucisrs.rs.gov.
br/livro-digital. Acesso em: 29 maio 2019.
21Livros fiscais e contábeis, obrigatórios e auxiliares
Identificação interna do documento F3SH7PCRB1-HE50G51