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GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Aula 1- O Papel da Informação Estratégica Empresarial O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Conteúdo Programático desta aula • A informação como fonte vital para as organizações; • A Gestão da Informação e o crescimento das organizações; • Conexão entre a Administração e a Gestão da Informação; • Reunião de dados e informações para o processo de tomada de decisão. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTRODUÇÃO Há uma constante reformulação das áreas responsáveis pela Gestão da Informação. A TI vem adaptando-se às evoluções tecnológicas. Pontos imutáveis: Discrepância: tecnologia x cultura do usuário; Incapacidade: atender na velocidade desejada; Obsolescência da TI: vertiginosa velocidade. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Alguns pensamentos “No futuro, os computadores não pesarão mais do que 1,5 tonelada.” Popular Mechanics, prevendo a evolução da ciência, 1949. “Viajei por todos os lados neste país e posso assegurar-lhes que processamento de dados é uma ilusão que não perdura até o fim do ano.” O editor da Prentice Hall, 1957. “O mundo só tem lugar para no máximo três computadores.” T.Watson: Pres. IBM 1950. Ábaco 3000 AC O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Mercado Atual O mercado atual exige preços competitivos (custos baixos) e alta qualidade nos produtos e serviços. A TI torna-se então parceira estratégica para aqueles que desejam situar-se entre as vencedoras. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO EVOLUÇÃO HISTÓRICA DA TI A TI nasceu com o surgimento dos computadores e as suas aplicações nas empresas. Até então, as informações eram produzidas em planilhas, tabulações, documentos datilografados e distribuídos por meio de malotes. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Centro de Processamento de Dados (CPD) Os grandes CPDs surgiram nos anos 1960 e eram os responsáveis pelo processamento dos dados, favorecendo, principalmente, os setores de Contabilidade, Recursos Humanos, Contas a Pagar e a Receber, Finanças, Estoque, etc. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Centro de Processamento de Dados (CPD) Eram formados por grandes equipes de técnicos, analistas de sistemas, programadores e operadores. Eram responsáveis pelo desenvolvimento e implantação de sistemas que envolviam grande quantidade de dados. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Centro de Processamento de Dados (CPD) Os usuários tinham acesso às informações por meio relatórios impressos e mais tarde, já nos anos 70, por meio de terminais ligados ao computador central.(VM) O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 90/00 >201000/10 Evolução Histórica do Mecanização das Fases da Informação 50/70 70/80 Linguagens 1G – Cod Maq 2G Assembly 3G Cobol Sistemas Corporativos Ling 4G: SQL micro- computador Fibra ótica Rede de Acesso Internet Notebook Robótica Linux Windows XP Pentium Duo Core C. Nuvem Tec. Móvel Redes socias ? O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Qualidade da Informação A informação deve estar disponível e com a melhor precisão possível. A qualidade de um Sistema de Informação depende da correta dosagem entre precisão e velocidade das informações que transitam pelo sistema. As informações usadas nas empresas devem ser absolutamente precisas (Ex: folha de pagamento, contabilidades e outros). Todavia, as informações necessárias para tomadas de decisões gerenciais não necessitam de um elevado grau de precisão. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO SISTÊMICO Nos processos de sistemas de informação, a empresa troca insumos com o mercado e gera produtos ou serviços. Há a necessidade de automatizar os sistemas produtivos. A automatização foi, historicamente, a primeira entrada da TI nas empresas. A automação de processos é feita com o desenvolvimento de sistemas. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO SISTEMAS CORPORATIVOS Assim nasceram os sistemas corporativos: Folha de Pagamento, Estoque, Contabilidade, Vendas, Marketing, etc. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Tratamento da Informação Com a evolução da TI ➔mecanizar os processos para facilitar as “tomadas de decisão”. Por outro lado, havia grande dificuldade no tratamento das informações, o que tornava as decisões imprecisas. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Centro de Informação A partir dos microcomputadores, os dados ficaram à disposição dos usuários. Surgiram, assim, os Centros de Informação, onde o usuário pode libertar-se do poder dos CPDs e criar seus próprios relatórios e pequenos aplicativos. Havia um grande problema: as ferramentas eram complexas e espantavam os usuários. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Help Desk Help Desk: apoio/suporte técnico. Um call center em vários níveis e a vários públicos. Os usuários têm os procedimentos para a resolver os problemas. Se o 1° nível não atender, passa para 2°N, 3°N (supervisor p. ex), chegando até deslocar um profissional até a casa do cliente. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Centro de Desenvolvimento de Sistemas (CDS) Com a evolução dos mercados e da competitividade, os CDS foram chamados a desenvolver sistemas cada vez mais complexos, o que levou a altos custos para as empresas. A solução para essa nova realidade foi o incentivo às empresas de desenvolvimento de sistemas (software houses) que podiam desenvolver sistemas com muito mais produtividade e eficiência (e, portanto, baixo custo) do que as equipes internas. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO TERCEIRIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO Informação é um que deve ser acompanhado de uma referência para efeito de comparação. A introdução de novas tecnologias impôs rigoroso controle de qualidade sobre a informação circulante na empresa. Terceirização da TI TI: hardware, software, meios de comunicação, periféricos, etc. que manipulam a Informação. Uma organização é como uma rede informação-decisão-ação. As decisões só podem ser tomadas quando dispomos de informação. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO RELACIONAL: SISTEMA DE INFORMAÇÃO S.I. é a integração de todos os recursos tecnológicos e organizacionais que manipulam as informações (captura, processa e distribui). Inclui: tecnologias, equipamentos, telefone, imagem, vídeo e papel. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO RELACIONAL: SISTEMA DE INFORMAÇÃO Uma empresa pode ser entendida como uma entidade que se relaciona com seu mundo externo mediante troca de insumos, produtos e, principalmente, informações.EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Relacionamento Empresa-Mercado Consumidor Troca de informações com o mercado consumidor: expectativa de preços, posição da concorrência, novas oportunidades. EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Relacionamento Empresa-Fornecedor Troca de informações com os fornecedores de insumos e bens de produção, incluindo a remuneração do fornecedor pelos produtos e serviços fornecidos. EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Relacionamento Empresa-Mão de obra Troca de informação sobre qualificação profissional e remuneração a ser paga a cada categoria. EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Relacionamento Empresa-Mercado Financeiro Troca de informação e ativo financeiro entre a empresa e instituições financeiras (bancos); busca recursos de capital para financiamentos; aplicações financeiras e restrições financeiras. EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Relacionamento Empresa-Governo troca de informações e obrigações os órgãos governamentais nas diversas esferas: fornecimento de serviços públicos, impostos, etc. EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Relacionamento Empresa-Acionistas Trocas de informações com acionistas e proprietários: investimentos, lucros, dividendos, estabelecimento de metas, a avaliação de desempenho gerencial etc. EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Relacionamento Empresa-Cliente Engloba todas as trocas de informações, produtos e numerários envolvidos na atividade comercial e produtiva da empresa com seus clientes. EMPRESA Acionista Mercado Financeiro Mercado de Mão de Obra Cliente Mercado Consumidor Fornecedor Governo O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO EMPRESA E SEUS SETORES INTERNOS Das relações externas nascem as funções e os setores internos. O sucesso depende do sucesso de cada função no atingimento dos objetivos estratégicos. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Interdependência entre os Setores e a Administração Elevada sinergia para que a empresa atinja seus objetivos. Os mecanismos e a qualidade da informação são fatores estratégicos para a empresa. A troca de informações entre setores da empresa é fator crítico de sucesso nos negócios. O Papel da Informação na Elaboração da Estratégia Empresarial – AULA1 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS HOJE • Definir os termos usados: (Dicionário de Dados). • Estabelecer as informações estratégicas. • Atribuir responsabilidades pelas informações. • Otimizar e manter o fluxo de informações corporativas. • Mecanizar os processos manuais. • Criar o fluxo de informações para apoio às decisões gerenciais. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Aula 2- Diferenciação baseada na Informação Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Conteúdo Programático desta aula • As cinco forcas competitivas de Porter. • Competências e estratégias para conquistar vantagem competitiva. • O uso da vantagem competitiva na qualidade nos serviços. • Ferramentas de TI que proporcionam a diferenciação em produtos/serviços. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTRODUÇÃO Com a globalização da economia e a valorização das pessoas, as organizações se tornaram flexíveis na precisão e rapidez nas mudanças. As necessidades dos clientes tornaram-se o foco das atenções na busca de soluções cada vez mais criativas e personalizadas. A informação passa a ser o principal insumo na gestão do conhecimento sobre o mercado e suas necessidades. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO As preferências, gostos e tendências estão na capacidade de “ouvir o cliente”. As informações são registradas em bancos de dados por um sistema de informação estratégico que auxilie o processo de tomada de decisão. A diferenciação para as organizações está no modelo de gestão baseada na informação. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO TENDENCIAS DE MERCADO Nos tempos de Henry Ford todos os clientes desejavam carros de cor preta. Hoje é diferente: personalizados/baixo custo. A flexibilização atende aos gostos dos clientes, com integração entre fornecedores de peças e tecnologia que propiciam redução de custos. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO TENDENCIAS DE MERCADO Outro forte componente das novas tendências é a automação flexível, a qual permite que tarefas sejam reprogramáveis e projetadas para atender a variados tipos de operações. A adequação é feita automaticamente por um S.I. Ferramentas CASE (Computer-Aided Software Engineering) auxiliam os analistas no desenvolvimento de software. O uso eficaz de sistemas de informação servem como força motriz para atender a essas novas tendências. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTELIGENCIA COMPETITIVA (IC) A ABRAIC – Associação Brasileira dos Analistas de Inteligência Competitiva – define IC como “um processo informacional proativo que conduz à melhor tomada de decisão, seja ela estratégica ou operacional, e visa descobrir as forças regem os negócios, reduzir o risco e conduzir o tomador de decisão a agir antecipadamente, bem como proteger o conhecimento gerado. Etapas: coleta e busca ética de dados, análise de forma filtrada e integrada e respectiva disseminação. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTELIGENCIA COMPETITIVA (IC) Nada deve ser tão confidencial, tão respeitado e tão generosamente recompensado como o trabalho de inteligência. Sun Tzu Filósofo Chinês 544 AC A necessidade do cliente determina o tipo de trabalho de inteligência a ser executado. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTELIGÊNCIA ESTRATÉGICA X INTELIGÊNCIA DE MERCADO Inteligência de Mercado: conhecer as necessidades, recursos e intenções dos clientes, concorrentes e fornecedores. Inteligência de Estratégica: Conhecer as forças e atores do ambiente estratégico. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO OBJETIVO DA CONTRAINTELIGÊNCIA Neutralizar as ações de espionagem da concorrência: detetar o invasor, neutralizar sua atuação ou contra-atacar por meio da produção de desinformação.Deve garantir a segurança dos recursos humanos, das instalações, documentos, sistemas e aplicativos. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO COMO OS ADVERSÁRIOS CHEGAM AO CONHECIMENTO Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO AMEAÇA PODE VIR DE QUALQUER LUGAR A Inteligência Estratégica estimula ações direcionadas para a obtenção de dados que venham dificultar as operações da organização. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Estimativa de perda com furto de capital intelectual: US$300 Bi O maior problema que as empresas enfrentam é a sua própria ignorância em reconhecer que a espionagem representa uma ameaça. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO VANTAGEM COMPETITIVA / DIFERENCIAL Vantagem competitiva ou diferencial competitivo permite a uma empresa diferenciar-se, por entregar mais valor aos seus clientes, em comparação aos seus concorrentes e sob o ponto de vista dos clientes. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO VANTAGEM COMPETITIVA VANTAGEM COMPETITIVA é a razão pela qual os clientes escolhem o seu produto, e não o dos seus concorrentes, exatamente porque a sua oferta tem algo que eles buscam e é melhor do que a oferta dos concorrentes. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO EXEMPLOS DE VANTAGEM COMPETITIVA • Atendimento; • Conhecimento; • Criatividade; • Inovação. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO TIPOS DE VANTAGEM COMPETITIVA: 5Rs • Relevância; • Reconhecimento; • Receptividade; • Responsabilidade; • Relacionamento. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO O que caracteriza uma vantagem competitiva? 1. A vantagem competitiva precisa ter valor para os clientes. Não basta ser diferente ou único. Essa diferença precisa ser desejada, buscada, almejada pelos seus clientes. Caso contrário será desperdício. 2. A vantagem competitiva não pode ter substitutas. Os concorrentes não podem copiar a vantagem competitiva, mas podem substituí-la. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO O que caracteriza uma vantagem competitiva? 3. A empresa precisa ter os recursos e capacidade de TI. Sem esses recursos, a vantagem competitiva terá vida curta. 4. A vantagem competitiva precisa ser sustentável. Se a vantagem competitiva não puder ser sustentada ao longo do tempo, se ela puder facilmente ser copiada pela concorrência, então a vantagem competitiva não dura. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO DAS FORCAS COMPETITIVAS DE PORTER O Professor Michael Porter, da Harvard Business School, desenvolveu a abordagem mais amplamente aceita para a elaboração da estratégia competitiva, que tem sido aplicada por diversas empresas e vem se candidatando como uma abordagem de uso comum para a definição de estratégias. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO DE PORTER Uma estratégia deve levar em consideração não apenas as ações dos concorrentes, mas também os papéis de fornecedores, clientes e de chegada de produtos alternativos. A mão de obra é considerada como um fator na equação competitiva. A “informação competitiva”, portanto, engloba muito mais do a simples “informação sobre concorrentes”. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO DE PORTER Rivalidade entre Concorrentes As empresas dividem o mercado e planejam produtos novos e mais eficientes, tentando atrair os consumidores. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO DE PORTER Poder de Barganha dos Clientes • Preço; • Informações sobre o produto; • Existência de produtos substitutos. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Ter somente um fornecedor para a empresa pode ser um ponto fraco: o fornecedor pode falir ou elevar os seus preços. MODELO DE PORTER Poder de barganha dos fornecedores • Grau de diferenciação dos insumos • Custo de produção Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO DE PORTER Outros fatores: Vantagens absolutas de custo, Economia de escala e Custos de transição de novas versões. Ameaça de Novos Entrantes • Barreiras de entrada (patentes, direitos); • Acesso aos canais de distribuição; • Diferenciação dos produtos; • Exigências de capital; • Políticas governamentais; • Marca (Valor Agregado). Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO DE PORTER Investir em tecnologia e uma forma de evitar que o produto se torne obsoleto. Ameaça de produtos substitutos • Nivel de diferenciação do produto; • Relação preço/rendimento; • Qualidade do produto; • Poder de barganha do comprador. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ELEMENTOS PARA A DEFINIÇÃO DE UMA ESTRATÉGIA Existem três elementos no processo de definição de uma estratégia em um ambiente competitivo: • Posicionamento/escopo • Competências organizacionais • Estrutura/administração. Estrutura e Administração (Governança) Como os recursos essenciais são gerenciados? Competências Organizacionais Que habilidades e conhecimentos são essenciais para o sucesso? Posicionamento e Escopo Quais os produtos e serviços que ofereceremos e em que segmento de mercado? Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ESTRUTURA/ADMINISTRAÇÃO (GOVERNANÇA) A governança lida com: • Quem é o responsável? • Quais as habilidades ou recursos para a estratégia? • A informação e a TI são importantes estratégicas relativas à governança. Associação (o quê) Contratos Implementação Controle Processo de gerenciamento (Como) Institucionais (Legais e Financeiras) Estratégia (Quem) Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CONCORRÊNCIA BASEADA NA INFORMAÇÃO Estratégias baseadas na informação significam uma grande oportunidade para as empresas obter vantagem competitiva. Avanços emTI são menos importantes nessa equação do que o desenvolvimento de uma compreensão clara das alternativas de estratégia de uma organização, e formas pelas quais a tecnologia pode afetar cada dimensão da estratégia. Diferenciação baseada na Informação – AULA2 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CONCORRÊNCIA BASEADA NA INFORMAÇÃO O e-commerce é um exemplo: a medida que mais e mais empresas utilizam a informação e a TI na implementação de estratégias e suporte a processos críticos, mais e mais transações entre empresas estão ocorrendo através da web. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Aula 3 - As Barreiras na Comunicação da Informação As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Conteúdo Programático desta aula • Formas de comunicação existentes no ambiente de trabalho. • Como as formas de comunicação afetam o ambiente de trabalho. • Tipos de comunicação no ambiente profissional. • As principais barreiras da comunicação. • Como melhorar o fluxo de informações. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTRODUÇÃO: O AMBIENTE PROFISSIONAL • Temperatura ideal: 16º a 22º; • Baixa umidade; • Ventilação; • Espaço; • Tipo e cores das pinturas; • Iluminação; • Ruído e poeira. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Formas de comunicação no ambiente de trabalho Cada pessoa tendea um tipo de comportamento. Reinaldo Passadori, diretor do instituto que leva seu nome, aponta quatro formas de comunicação: As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Formas de comunicação no ambiente de trabalho 1ª) Autoritarismo Não está limitado apenas às pessoas que ocupam altos cargos hierárquicos: fala mais alto, interrompe com frequência e usa sarcasmos e críticas para ganhar a discussão. “Critica a pessoa e não o comportamento dela. Está o tempo todo preocupado em vencer”. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 2ª) Submissos: Existem pessoas que são submissas. Elas evitam o confronto a qualquer custo e fazem de tudo para fugir de uma discussão. Cedem com muita facilidade e não sabem dar uma resposta negativa a uma solicitação. Preocupa-se muito com o outro e, principalmente, com o que dizem a seu respeito. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 3ª) Meio termo, nem tão autoritário, nem tão submisso: Forma de comunicação falsa. Pessoa ansiosa por acertar as contas, mas que evita qualquer tipo de confronto. Ela não olha nos olhos de quem conversa, mas também não mira o chão: simplesmente olha para frente. Age às escondidas, é sarcástico, com uma postura fechada e um senso de humor que até irrita. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 4ª) O pai dos justos: O assertivo é aquela pessoa que defende os próprios direitos, mas é capaz de aceitar os direitos dos outros também. Mantém contato visual fixo, um tom de voz sempre neutro, ouve bastante e, o mais importante: ouve mais do que fala. Trata os outros com respeito, fala abertamente, vai ao ponto e insiste na busca pelos seus objetivos. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Não vale queimar os colegas ... As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Não vale ser “cola” ou andar sempre à boleia ... As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO É proibido fazer chantagem... As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO …cuidado com as traições ... As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A comunicação no trabalho Quando emitimos uma opinião, enviamos um e-mail ou realizamos uma palestra, estamos expressando nossa personalidade, habilidades, capacidades. Por isso, é fundamental que estejamos qualificados cada vez mais para um bom marketing pessoal - expressar nossos atributos e qualidades de forma adequada e positiva para as pessoas que interagem conosco nas esferas pessoal e profissional. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Os métodos de comunicação bem conhecidos e aplicados colaboram na formação de equipes de trabalho mais produtivas e eficientes, na redução de conflitos e na criação de um ambiente harmônico. A falta de comunicação é a maior fonte de desperdício de tempo, esforços e de materiais, juntamente com os conflitos internos. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Tipos de comunicação no trabalho • Conversas; • Ordens que recebemos; • Apresentações; • Informativos escritos, memorandos e planos; • Chamadas e mensagens telefônicas; • e-mails. Cada um de nós deve ser o grande responsável pela nossa comunicação, seja a que recebemos ou a que enviamos. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Como posso ser responsável pela comunicação que recebo? • Nunca aceite uma informação verbal quando você necessita por escrito. • Seja breve e claro em suas conversas e nas comunicações por escrito. As pessoas andam muito ocupadas. • Não use “Serei rigorosamente sincero". Essa pessoa utiliza a verdade como uma arma para querer destruir os outros. • Nunca diga: “Não é possível ser promovido”. Pode ser feito de maneira mais positiva e construtiva, sugerindo à pessoa que faça algum curso ou algo que para aprimorar suas habilidades. • Ou seja, é possível ser honesto e, ao mesmo tempo, educado. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • Comunique-se por escrito sempre que possível. • Exercite a escrita, estude português. Logo todos notarão melhoria. • Apresentações: habilidade que mostra o seu valor profissional. • Dê total atenção às pessoas que se comunicam com você. • Evite termos técnicas. Isso irrita e você não será compreendido. • Incentive as pessoas para atingir excelência no seu trabalho. • Estabeleça um bom contato como o cliente. • Una as pessoas: será valioso no momento de discutir planos de trabalhos. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO BARREIRAS DA INFORMAÇÃO • Má comunicação: processos e tomadas de decisões desacreditadas; • Estimular a comunicação: o fluxo da informação pode ser detido por essa barreira; • Falta de competência: o gestor da informação deve ser competente; • Dependência tecnológica; A T.I. deve gerenciar o fluxo de informações na empresa. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO BARREIRAS DA INFORMAÇÃO • Ideológicas: diferenças entre países ou grupos sociais; • Econômicas: poder de negociação cliente/ fornecedor; • Legais: restrições de acesso e uso da informação; • Tempo: produção da informação X disseminação • Eficiência: esforço para informar x usos e efeitos; • Financeiras: a informação tem um preço. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ATITUDE • Terminológicas: usuários e agentes de informação; • Idioma: necessidade de tradução; • Capacidade de leitura; • Responsabilidade: o uso da informação depende da atividade do usuário e do conhecimento no seu trabalho. Para se manter no emprego: 80% depende da ATITUDE e 20% do conhecimento técnico. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Feedback As barreiras ocorrem na comunicação indireta, na qual a mensagem não alcança imediatamente o receptor, como ocorre na comunicação pessoal, mas é transformada em outros sinais e transportada por outros meios. Os canais entre o comunicador e o receptor (usuário final) transformam os sinais e o sentido da mensagem original, transportando uma "nova" mensagem e assumindo, para o receptor, o papel de comunicador (feedback). Mediadores são importantes, pois diminuem a chance de ocorrer ruídos na comunicação. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO COMUNICAÇÃO NÃO COMPREENDIDA • Necessita de conhecimentos anteriores para compreensão da mensagem; • A estrutura psicológica do usuário como a reação à mudança derivada do tradicionalismo ou de experiências negativas; • Resistências: quando a informação é percebida como ameaça. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Excesso de informações Lidar com o excesso de informação (e-mail) e como usá-la de maneira eficaz é um problema para a gestão estratégica da informação. Na era da informação a informação é o principal elemento na luta pela sobrevivência das organizações. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Diferencial Competitivo O preço e a qualidade deixaram de ser o único diferencial competitivo. Informações relevantes que auxiliam a tomada de decisão, o controle das políticas de redução de custo e da eliminação de duplicidade dos esforços. As Barreiras na Comunicaçãoda Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Bill Gates “O modo como você reúne, administra e usa a informação determina se você vencerá ou perderá. A cada dia há novos entrantes. O fluxo de informação é força vital das empresas porque permite obter o máximo de seu pessoal e aprender com seus clientes.” As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Os pecados informacionais Avareza Os czares da informação concentram a informação em determinados departamentos ou pessoas que abusam do poder de reter a informação – centralização da informação – dominância e poder político. “A distância que separa o mais fiel dos clientes do mais feroz dos concorrentes não passa, agora, de um click.” Julius Bastides. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Gula O excesso da informação desnecessária gera o caos e a improdutividade funcional. Quantidade de informação: nos últimos 50 anos equivale a mais de 5000 anos. Aumenta 30%/ano. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Ira Insatisfação com a falta de informação correta, precisa e eficaz que dificulta a tomada de decisão e perdas nos negócios: • Duplicidade • Pouca confiabilidade • Incompatibilidade • Obsolescência As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Inveja “Podemos descrever o nosso ódio, o nosso ciúme, os nossos medos, as nossas vergonhas, mas não a nossa inveja.” (Francesco Albertoni). As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Luxúria São falhas no processo de comunicação da informação. A comunicação é o carro chefe no processo informacional. Na sociedade atual é impossível ficar sem se comunicar . “Quem não se comunica se trumbica”, dizia o Velho Guerreiro. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Preguiça • A sociedade digital vive na era dos nanossegundos. • Hoje não são os grandes que devoram os pequenos e sim os mais rápidos devoram os mais lentos. • Não basta ter a informação certa. • É preciso tê-la na hora certa. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Informação Relevante • O que é irrelevante hoje pode se tornar relevante amanhã. • Toda informação é relevante dependendo do objetivo que se tenha. • Retrata uma realidade que tem a ver com o gestor. • É toda aquela que subsidia meu processo de tomada de decisão. As Barreiras na Comunicação da Informação – AULA3 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Como melhorar o Fluxo de informações • Política de informação; • Capacitar as equipes; • Criar novos canais de comunicação; • Estruturar um programa de diretrizes; • Adequar tecnologias. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Aula 4 - Processo de Gerenciamento da Informação Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Conteúdo Programático desta aula • Elementos que compõem o gerenciamento da informação. • A articulação do processo de gerenciamento da informação. • Os estilos de gerenciamento de informação. • Gerenciamento efetiva da informação. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTRODUÇÃO Em um artigo recente da Harvard Business Review, um fabricante de sapatos escreveu: “Certa vez solicitei uma cópia de cada relatório utilizado na administração. No dia seguinte, recebi vinte e três relatórios. Eu não conseguia entendê-los... O relatório de cada área parecia grego para as outras e todos pareciam gregos para mim”. Ele poderia ter descrito esses relatórios de forma mais precisa, dizendo que vinham de Atenas, Esparta, Corinto, Tebas e do Peloponeso – cada setor da organização assumindo a forma de uma divisão política com sua própria cultura, seus líderes e até adotando um vocabulário próprio. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Estudos realizados sobre gerenciamento da informação em 25 empresas, ficou claro que a maioria fracassou ou está a caminho do fracasso. O principal motivo é que as empresas não gerenciam bem a informação: ou foram propostas iniciativas de gerenciamento da informação inadequadas para a mentalidade política da empresa ou essa gerência era tratada como periférica e não como parte integrante do negócio. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO INTRODUÇÃO Quando a gerência da informação for bem administrada e encarada como um aspecto natural da vida da organização é que surgirão organizações verdadeiramente baseadas na informação. O resultado é o caminho da vitória! Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ESTILOS DE GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES As 25 empresas estudadas permitem a identificação de cinco estilos ou estados de gerência da informação: Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MONARQUIA • A classificação da informação e a sua disseminação são feitos pelos líderes da empresa; • O gerenciamento da informação é centralizado; • A autonomia dos departamentos em relação às políticas de informação é substancialmente reduzida; • A abordagem é de cima para abaixo, autocrática; • A mortalidade deste estilo é alta e rápida. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO FEDERALISMO • O G.I. é baseado no consenso em nível gerencial; • A negociação é a chave para que as partes concorrentes sejam reunidas; • Liderança forte e uma mentalidade que estimula a cooperação e o aprendizado com a área de TI. • Trata as políticas, inclusive a da informação como atividade legítima e necessária. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO FEDERALISMO: Exemplo IBM Larry Ford, chefe do serviço de informação da IBM, concluiu que a necessitava de uma abordagem radicalmente nova para o seu G.I. Ford produziu uma estratégia de informação dando ênfase ao valor que a informação pode trazer. A estratégia foi refinada e ratificada por todos os executivos. Alcançado o consenso, Ford negociou com os gerentes o compartilhamento da informação. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO FEUDALISMO • Cada unidades de negócios define as próprias necessidades de informação; • Os líderes decidem medidas a adotar para medir o desempenho e o vocabulário comum a ser utilizado; • Redução do poder da autoridade central: delegação de poderes. Assim, as decisões são separadas de acordo com as necessidades da unidade. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ANARQUIA • Ausência completa de uma G.I. Cada indivíduo obtém e gerencia sua própria informação; • Tornou-se perigosa com o rápido crescimento da TI; • Departamentos gerenciam, a custo mínimo, seus bancos de dados e geram seus próprios relatórios. A longo prazo os bancos de dados dispersam e trazem divergências de informações. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO POLÍTICA A política pode ser apontada como um dos principais fatores de fracasso para o desenvolvimento da TI. O G.I. pode ser usado para distribuir o poder ou para centralizá-lo. Algumas centralizam o uso da informação; outras usam técnicas para o acesso à informação e envolver mais as pessoas na tomada de decisão. Isso depende de fatores como: cultura, tamanho da empresa, ramo de atividade e quem faz a escolha. . Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ESTRUTURA ELEMENTARDE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO Formas de classificação da informação: • Agrupamento de dados ordenados e com características similares; • Associação: Relacionamento entre os elementos; • Sumários da informação visando facilitar o processo. PROCESSAMENTO DADOS INFORMAÇÃO SAÍDA DECISÃO COLETA DE DADOS Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CONFIDENCIALIDADE DA INFORMAÇÃO • Papéis diferentes que das informações p.ex., em uma indústria automobilística e em uma de produtos de beleza. • Em instituições financeiras, onde a informação sobre os clientes deve ser tratada com confidencialidade. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO REPERCUSSÃO DA TI NOS NÍVEIS DA ORGANIZACÃO ESTRATÉGICO: para aumentar a eficácia em termos de cumprimento da missão; TÁTICO: quando há aumento da eficiência nos processos gerenciais; OPERACIONAL: quando há aumento da produtividade. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO REPERCUSSÃO DA TI NOS NÍVEIS DA ORGANIZACÃO Os SI permitem ter produtos a preços baixos, um bom serviço e à boa relação com os clientes, resultando numa vantagem competitiva adicional. Os SI podem criar barreiras à entrada de novos concorrentes. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO REGRAS BÁSICAS PARA IMPLANTAÇÃO DO PROCESSO DE G.I. ACREDITAR: acreditar que a mudança é vital para seu futuro. PERCEPÇÃO: o que se deseja seja percebido e compreendido por todos. OBSTÁCULOS: devem ser identificados e removidos. APOIO: dar apoio para a estratégia escolhida para alcançar os objetivos. LÍDERES: Os líderes devem estabelecer qual o processo e dar o exemplo. TREINAMENTO: treinamento para desenvolver as novas qualificações . Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CONTROLE: implantar sistemas de controle para quantificar os resultados. FEEDBACK: Feedback constante deve ser dado a todos. ATITUDE: acompanhamento para corrigir comportamentos e atitudes indesejadas. RECOMPENSA: reconhecer e premiar comportamentos e atitudes desejadas. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ELEMENTOS DO GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES Cada função ou atividades deve ter seus próprios modelos decisão, mensuração, informação e de gestão e contemplar: • Banco de dados; • Pessoal capacitado em TI; • Usuários das informações; • Redes informais. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ELEMENTOS DO GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES Cada função ou atividades deve ter seus próprios modelos decisão, mensuração, informação e de gestão e contemplar: • Banco de dados; • Pessoal capacitado em TI; • Usuários das informações; • Redes informais. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO BANCO DE DADOS • Extração de dados e geração de informações por meio de aplicativos. • Dados ordenados e agrupados para facilitar a armazenagem, manipulação e extração. • Geração de informação, eliminando a redundância de dados. BD Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO PESSOAL CAPACITADO EM TI Desenvolve, implanta e mantém o banco de dados da organização. A organização tem que investir em pessoal capacitado para unir o conhecimento a diversas áreas de produção de serviços e produtos de informação. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO USUÁRIOS DA INFORMAÇÃO • Gestores, profissionais de pesquisa e desenvolvimento, de marketing, acionistas, investidores, instituições financeiras, clientes, concorrentes, fornecedores etc. • Os dados são selecionados e desenhados para fornecer a informação que será utiliza nas tomadas de decisões. • Habilidade dos usuários em interpretarem a informação adequadamente. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO REDES INFORMAIS • Os usuários podem, além de criar suas próprias redes formais de fornecedores de informação, recorrer a redes informais de informação. • O impacto dessas redes informais deve ser contemplado no gerenciamento da informação no momento de traduzir definições estratégicas em execução, ou seja, na fase de operacionalização da estratégia. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ARTICULAÇÃO DO PROCESSO DE G.I. O gerenciamento da informação dentro do contexto econômico é considerada como uma das responsáveis pelo sucesso das organizações, seja em nível de sobrevivência ou no estabelecimento de maior competitividade. A maioria das empresas frequentemente enfrenta problemas com informações redundantes, armazenadas nos servidores. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO GERENCIANDO A POLÍTICA DE INFORMAÇÃO Como deverão as empresas começar a gerenciar a informação de forma efetiva? A primeira etapa nesse processo é selecionar uma alternativa dentre os possíveis modelos de informação: Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Selecione uma organização política para a informação Qual o melhor modelo e como proceder para alcançá-lo. A empresa deve escolher um modelo único e caminhar constantemente naquela direção, por mais tempo que isso possa levar. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Adapte a política de informação à organização O fluxo de informação não traz uma mentalidade organizacional menos hierárquica e mais aberta; na verdade, a mentalidade democrática é que torna o fluxo de informação possível. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Pratique o realismo tecnológico Existem importantes fatores tecnológicos a serem considerados no G.I. com astúcia política. A estrutura da informação deve ser altamente focalizada: a informação deverá estar em unidades que os administradores possam compreender e negociar, e devem ser estabelecidas plataformas tecnológicas comuns de forma que modelos de informação mais democráticos possam ser alcançados. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Escolha o político de informação adequado Ao mesmo tempo em que possuem uma mentalidade política e um ambiente tecnológico adequados, as empresas que desejam mudar sua política de informação devem escolher os políticos de informação adequados. O papel do político de informação, o gerente essencialmente responsável por facilitar seu uso eficiente ainda está para ser preenchido em muitas empresas, apesar de existirem vários candidatos ao trono. Processo de Gerenciamento da Informação – AULA4 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Evite construir impérios de informação Já que a informação é uma ferramenta tão poderosa, organizações inclinadas ao federalismo, instintivamente resistirão ou desconfiarão de administradores que tentem construir um império baseado na posse de um grande volume de informação. A concentração de toda a responsabilidade pela coleta, manutenção e interpretação da informação numa única posição executiva é conceder poder em demasia a um só indivíduo em qualquer organização com tendências democráticas. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Aula 5 - Disseminação e Distribuição da Informação Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Conteúdo Programático desta aula • Modelos de gerenciamentoda informação. • Distribuição e Disseminação da informação. • Ferramentas de distribuição de informações: Datawarehouse, Data Mart, OLAP e Data Mining. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO OS MODELOS DE GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO Podem ser analisados em quatro dimensões: 1ª) Vocabulário e significado: um conjunto de termos, categorias e elementos de dados usado em toda a organização. 2ª) Grau de acesso à informação: quem pode acessar a informação e qual a finalidade. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO OS MODELOS DE GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO 3ª) Qualidade da informação: cuidado detalhado com a integridade, precisão, atualidade e interpretabilidade da informação. 4ª) Eficiência da informação: minimizar a redundância e armazenamento dos dados. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ETAPAS DO PROCESSO DE G.I. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ETAPAS DO PROCESSO DO G.I. 1. Identificação de necessidades e requisitos da informação; 2. Coleta da informação; 3. Classificação, Armazenamento e Tratamento da informação; 4. Desenvolvimento de produtos e serviços de informação; 5. Distribuição e disseminação da informação; 6. Análise e uso da informação. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 1ª) IDENTIFICAÇÃO DE NECESSIDADES E REQUISITOS DE INFORMAÇÃO • Conhecer das diversas formas alternativas que podem tornar a informação estratégica. • Identificar as necessidades dos usuários, analisar se as fontes de informação estão disponíveis e liberar o acesso à informação. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 2ª) COLETA DE INFORMAÇÃO • A coleta de informações implica na identificação e compreensão das informações necessárias e, só então, deve ser procedida a extração da informação de sua fonte de origem ou de um banco de dados. • Projetar e executar um plano de coleta de dados/informações. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 3ª) CLASSIFICAÇÃO, ARMAZENAMENTO E TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO • O alvo é o usuário. Devem ser feitos de modo seletivo, para não sobrecarregar o usuário com configurações amplas e que dificultam seu acesso. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 4ª) DESENVOLVIMENTO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO • Prover recursos de pessoal especializado para selecionar, estruturar, oferecer acesso, interpretar, distribuir, preservar a integridade e assegurar a conservação das informações geradas. • Prover Acessibilidade remota. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 5ª) DISTRIBUIÇÃO/DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO • Identificar as necessidades de cada grupo de usuários; • Negociar com os usuários suas reais necessidades e os custos inerentes à obtenção da informação; • Fornecer as informações que necessitam e tornar mais fácil o processo de distribuição. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO 6ª) ANÁLISE E USO DA INFORMAÇÃO • Esta etapa final caracteriza a análise e o uso da informação de acordo com os processos empresariais. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO Devido à existência de unidades de negócios na organização, há a necessidade de gerenciar a economia da informação. Para a empresa alcançar esse arranjo organizacional econômico, é necessário uma arquitetura da informação inovadora, que contemple a diferenciação conjugada com a integração. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO OBJETIVOS DE UMA ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO • Definir o espaço das informações em termos de domínios de interesse; • Definir os limites críticos: o que está dentro e o que está fora; • Definir estratégias para a definição das origens, filtragem e redução; • Tornar o comportamento da informação desejada mais fácil; • Tornar o comportamento de informação indesejada mais difícil; • Estabelecer premissas e políticas de informação; • Definir modelos de informação compartilhada. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO BENEFÍCIOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO • Suporte a tomada de decisão. • Valor agregado ao produto. • Melhor serviço. • Vantagem competitiva. • Produtos com melhor qualidade. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO TECNOLOGIAS QUE CONTRIBUEM PARA A GESTÃO DO CONHECIMENTO • Videoconferência; • Growpware; • Bases de dados on-line; • Sistemas especialistas; • Data Warehouse/Data Mining; • Internet/Intranet. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO DISTRIBUIÇÃO E DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO BUSINESS INTELLIGENCE (BI) BI é o conjunto de ferramentas e técnicas que dão suporte à tomada de decisão, com o cruzamento de informações. O seu emprego possibilita realizar uma série de análises e projeções de forma a agilizar os processos relacionados às tomadas de decisão. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO TECNOLOGIAS USADAS NA DISSEMINAÇÃO DA INFORMÇÃO 1) Propicia subsídios à tomada de decisão e a elaboração de estratégias. Pertencem a este grupo o data warehouse, data mining e data mart. 2) A disseminação do conhecimento adota as melhores práticas como o registro de discussões pelo Groupware e intranet. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO SISTEMA DE APOIO À DECISÃO (SAD) O SAD lida com grande quantidade de dados, flexibilidade em relatórios para a tomada de decisão; auxilia Compras fazendo a sugestão dos produtos e reposição de estoque. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO QUALIDADE DA INFORMAÇÃO • Determinar o mercado-alvo de um produto; • Definir preço, promoções e condições de compra; • Verificar a eficácia de campanhas de marketing; • Otimizar a quantidade de produtos no estoque; • Responder rapidamente a mudanças no mercado; • Determinar as novas tendências. É necessário que as informações sejam: precisas, acessíveis e úteis para: ... ou seja, ganhar eficiência e lucratividade Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO DISTRIBUIÇÃO E DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO BUSINESS INTELLIGENCE (BI) BI é o conjunto de ferramentas e técnicas que dão suporte à tomada de decisão, com o cruzamento de informações. O seu emprego possibilita realizar uma série de análises e projeções de forma a agilizar os processos relacionados às tomadas de decisão. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO BENEFÍCIOS DO BI • Máximo retorno do investimento; • Tendências dos negócios: melhor consistência nas ações estratégias; • Facilitar a identificação de riscos; • Maior segurança nas operações; • Oferecer dados estratégicos para análise. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO VOLUME EXCESSIVO DE DADOS Dados históricos não são mantidos nos BD, o que gera um desempenho insatisfatório. Qual a solução então? Criar um BD para manter os dados históricos e realizar poucas consultas eficazes sobre um grande volume de dados. Surge o Data Warehouse. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO DATA WAREHOUSE Ferramenta que apoia e administra a gestão do conhecimento e dásuporte à tomada de decisão. Geralmente os dados não estão relacionados entre si. São recursos, mas não são estratégicos: dados vagos e sem valor para tomada de decisões. Data Warehouse simplifica os dados disponíveis e direciona- os para os processos de tomada de decisão. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO DATA WAREHOUSE Data Mart é um DW departamental ou funcional. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO DATA MARTS Uma empresa pode construir seus Data Marts gradativamente a partir do DW Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO OUTRO EXEMPLO DATA MARTS Data Mart de Vendas: informações sobre as vendas; Data Mart do Comercial; Data Mart do Financeiro; Data Mart da Produção. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO DATA MINING – MINERAÇÃO DE DADOS • Utiliza técnicas estatísticas e de redes neurais para construir modelos capazes de predizer o comportamento de clientes; • Descoberta escondida em grandes bases de dados. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO VANTAGENS DO DATA MINING • Modelos são de fácil compreensão; • Grandes bases de dados podem ser analisadas; • Descobre informações que ninguém esperava; • Modelos são precisos e construídos rapidamente. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO OLAP - ON-LINE ANALYTIC PROCESSING OLAP surgiu no final 90´s. Desenvolvedores de ferramentas OLAP: IBM, Oracle e Microsoft. OLAP oferece respostas rápidas, criando um micro cubo na máquina cliente ou no servidor. Disseminação e Distribuição da Informação – AULA 5 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CARACTERÍSTICAS DO OLAP • Drill Down/Up (nível detalhado diante de dados multidimensionais) • Roll-up (sobe na hierarquia: operacional - gerencial) • Geração de Queries. • Consultas ad-hoc (sob encomenda) • Slice-and-Dice (alterar linhas por colunas - criação de vários relatórios em diversos formatos) GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Aula 6 - Arquitetura Organizacional Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Conteúdo Programático desta aula • Objetivos da Arquitetura da Informação; • Estrutura de Sistemas de Informação; • Sistema de Informação Transacional (SIT); • Sistema de Informação Gerencial (SIG); • Sistema de Apoio à Decisão (SAD); • Tipologias de Sistema de Informação. Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO O CONCEITO DE ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO Arquitetura da Informação é um modelo de organização para a geração e movimentação dos dados. Esse modelo e as metodologias nas quais ele se baseia tentam documentar as fontes de dados em uma organização: clientes, produtos, funcionários. Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A estrutura dos fluxos internos de informação é definida de maneira articulada com a estrutura do web site. A expressão "arquitetura da informação" se aplica também a estratégias de estruturação interna: informacional, layout, funcional. Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO O site da Cartoon Network fala a linguagem dos usuários. Utiliza como rótulo no menu desenhos dos seus personagens ao invés dos seus nomes. Desse modo até crianças em fase inicial de alfabetização conseguem acessar. Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A criação de uma arquitetura da informação bem definida, estabelecida de comum acordo e gerenciada de forma coerente permite que todas as partes envolvidas falem a mesma língua e utilizem a informação para a tomada de decisão eficaz. Caixa Eletrônico Alienígena DEITRICH, D. ; PATTERSON, W. ; WARNER, B. ATM Interface Redesign, 1994. http://www. cc. gatech. edu/ computing/ classes/ cs6751_ 94_ summer/ deitrich/ project. html Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Taxonomias é a maneira de classificar a informação em categorias lógicas. TAXONOMIAS Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Navegar é alcançar um destino que está fora do alcance do campo de visão. O navegador se orienta através de instrumentos e pontos de referência que determinam a sua posição e a direção a seguir. NAVEGAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO O usuário precisa de orientação, caso contrário ele se perde. No mundo físico existe uma infinidade de pontos de referências que o usuário utiliza para se orientar (árvores, rios, montanhas, estrelas, placas). Em um website, esses pontos não existem. É necessário criar um sistema de navegação para estabelecer pontos de referência e uma sinalização que oriente o usuário. NAVEGAÇÃO NA WEB É ANÁLOGA EM ESPAÇO FÍSICO Foto : http://www.estudar.org/pessoa/internet/02www/people- tim_berners_lee.html Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A arquitetura da informação é mais do que uma simples engenharia da informação. Engenharia é a realização de visões dentro dos limites de tempo, espaço e orçamento. Arquitetura é articulação de visões que integram os desejos e os limites dos clientes dentro das possibilidades da engenharia. O arquiteto se preocupa com o contexto, ambiente, estética, normas, ergonomia, materiais e modelos que orientam o projeto consciente de uma estrutura. Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Meio Ambiente Espaço Físico Espaço de Informação • Clima o Temperaturas máxima e mínima o Vento o Chuva • Características do solo a explorar ou evitar o Montanhas o Vale o Estabilidade o Defeitos ocultos • Qualidade dos dados externos • Concorrentes • Conhecimento político • Conhecimento econômico • Conhecimento em TI ANALOGIAS ENTRE ESPAÇO FÍSICO E O DA INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Espaço Físico Espaço de Informação Capacidades Humanas • Tolerância às condições ambientais • Limites visuais e auditivos • Preconceitos • Limites de memória • Processamento de Informação • Processo decisório • Padronização Limites Tecnológicos • Estruturas de concreto • Estruturas geodésicas • Resistência dos materiais • Tecnologia de banco de dados • Redes de comunicação • Tecnologia de suporte Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Espaço Físico Espaço de Informação Produto centrado no cliente • Planta do local • Esboços • Escalas • Orçamento • Cronograma • Gerenciamento da informação • Orçamentos • Cronograma • Softwares de controle de projetos Produto centrado no técnico ou especialista • Plantas • PERT/CPM • Lista de material • Análise de solo • Impacto ambiental • Modelagem de dados • Diagramas de casos de uso • Diagramas de classes • Diagramas de sequência Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • O design estrutural com informações compartilhadas. • Rotulação, busca e navegação no website e intranet. • A arte e a ciência de dar forma a produtos para suportar a usabilidade. • Uma disciplina e uma prática focada em trazer princípios do design e arquitetura ao espaço digital. • Elaboração do espaço digital. ROSENFELD e MORVILLE (2006) OBJETIVOS DE UMA ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO Usabilidade Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Quanto ao conteúdo real • A que ocorre com o próprio homem (sensações, percepções, emoções); • Observação empírica (acontecimentos:inundação, acidente); • Relações afetivas que se refletem em manifestações intelectuais (ideológicas, artísticas, científicas). CATEGORIAS DE INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Quanto ao conteúdo informativo • Informação histórica: os fatos que ocorreram; • Informação atual: que se reflete ao acontecer no cotidiano; • Informação prospectiva(tendências): dados, fatos e opiniões e suas dimensões futuras. CATEGORIAS DE INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Quanto à procedência • Oficial: quando emana do poder público. • Oficiosa: quando tem origem em grupos privados. • Formal: quando se comunica por meio de documento oficial ou mídia de informação. • Informal: surge em palestras ou boatos. CATEGORIAS DE INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Quanto à persuasão: Propaganda/Publicidade: opera no domínio dos produtos e dos serviços para estimular o desejo e a necessidades de aquisição. CATEGORIAS DE INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Uma organização está dividida em três níveis organizacionais: Operacional, Tático e Estratégico. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO •Oficial: quando emana do poder público. •Oficiosa: quando tem origem em grupos privados. •Formal: quando se comunica por meio de documento oficial ou mídia de informação. •Informal: quando se comunica por meio de palestras ou boatos. •Oficial: quando emana do poder público. •Oficiosa: quando tem origem em grupos privados. •Formal: quando se comunica por meio de documento oficial ou mídia de informação. •Informal: quando se comunica por meio de palestras ou boatos. Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Operacional: • Voltado para o curto prazo • Envolve cada tarefa, cada atividade • É definido no nível operacional • É voltado p/ a eficiência na execução. CATEGORIAS DE INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Tático: • Voltado para o médio prazo. • Envolve cada departamento ou gerência. • É definido no nível intermediário (gerencial). • É voltado para a integração das atividades. CATEGORIAS DE INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Estratégico: • Voltado para o longo prazo. • Envolve a totalidade da Organização. • É definido pela Alta Direção. • É voltado para a eficácia da Organização. CATEGORIAS DE INFORMAÇÃO Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Para cada nível organizacional existe um tipo de sistema de informação: Estratégico Tático Operacional ESTRUTURA DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SAD – S. Apoio à Decisão SEE – S. Especialista Estrat SEP – S.Estrat de Planos SAG – S. Apoio à Dec. Ger SEG – S. Especialista Ger SGP – S.Gestão de Progr/Ativ SAO – S. Apoio à Operação SC – S. Colaborativos SGP – S.Controle de Processos SIE Sistema Inform Estrat SIG Sistema Inform Gerencial SIT Sistema Inform Transac Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Corresponde à automatização das atividades de rotina: Vendas/Marketing, Produção, Recursos Humanos, Finanças/Contabilidade. Os dados que entram num SIT descrevem as transações efetuadas, gerando atualizações, emissão de relatórios e envio dos dados a outros sistemas. O armazenamento dos dados gerados pelos sistemas de processamento de transações se dá na forma de banco de dados que guardam um histórico das transações ocorridas na organização. SISTEMA INFORMAÇÃO TRANSACIONAL (SIT) Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO SIG é o sistema que supre os gerentes com informações precisas e automáticas para a tomada de decisão. A principal fonte de dados de um SIG é o sistema de processamento de transações. A saída do sistema de informações gerenciais. SISTEMA INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG) Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • São orientadas para relatórios e controle. • Tem capacidade analítica limitada. • Apóiam a tomada de decisão baseada em dados do presente e passado. • São relativamente inflexíveis. • Tem uma orientação interna e não externa. • Requisitos de informações são conhecidos e estáveis. • Exige um prolongado processo de análise e projeto. CARACTERÍSTICAS DE UM SIG Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Sistema relacionado à tomada de decisão referente nos negócios. Oferecem condições para lidar com problemas complexos como qual rumo tomar ou quanto investir. O SAD caracteriza-se pela capacidade de lidar com grande quantidade e utilizar diversas fontes de dados, ter flexibilidade para a geração de relatórios, de realizar análises e de gerar listas para a tomada de decisão. SISTEMA DE APOIO A DECISÃO (SAD) Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Quanto mais informatizado maior a vulnerabilidade técnica, devido ao acesso indiscriminado e à concentração das informações no ambiente. Diversidade humana As respostas a um determinado tipo de situação variam de pessoa para pessoa. Até para a mesma pessoa, as reações podem variar com o tempo. RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES Vulnerabilidade Técnica Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Influências externas e ou internas Fatores como legislação financeira, tributária, bancária, sigilo de informações, informações comerciais, processos de produção, privacidade de dados pessoais, interligação cada vez maior com a Internet. RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Preparação e manuseio Especifica quem tem autorização para preparar e manusear as informações quanto ao grau de sensibilidade e o destino a ser dado: arquivos temporários, rascunhos, esboços. Reprodução Especifica o nível hierárquico para autorizar sua reprodução. REGRAS PARA A CLASSIFICAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Distribuição / Divulgação Especifica quem tem autorização para determinar os critérios de distribuição e ou divulgação de informações. Armazenamento Especifica os critérios de armazenamento de informações em função de sua classificação. REGRAS PARA A CLASSIFICAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Perda Especifica como os casos de perda devem ser relatados e acompanhados. Destruição / Eliminação Especificar os critérios para destruição de informações desnecessárias. Recuperação Especificar os critérios para recuperação de informações. REGRAS PARA A CLASSIFICAÇÃO E IDENTIFICAÇÃO DE INFORMAÇÕES Arquitetura Organizacional – AULA 6 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Secreta – informação crucial para a organização como políticas internas ou novos produtos. Sua revelação prematura pode causar danos de imagem e prejuízos financeiros. É vital sua preservação. Confidencial - envolve desde políticas comerciais a informações de pessoal. Geralmente, estão relacionadas a questões de privacidade ou de sigilo comercial. Sua necessidade de preservação é crítica. Uso interno – relacionada com a organização interna, não dizendo respeito ao público externo. É informação valiosa e, como tal, deve ser preservada. QUANTO À PROTEÇÃO CONTRA REVELAÇÃO Qualquer informação não classificada em nenhuma das categorias acima pode ser divulgada. GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Aula 7 – Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Conteúdo Programático desta aula • Qualidadeda informação; • Gestão estratégica da informação e do conhecimento(alta direção da organização); • Gestão do Conhecimento; • Estilos de gestão do conhecimento. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A informação deve ser tratada de forma a transferir conhecimento para a Gestão Estratégica da Informação. INTRODUÇÃO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Gestão conhecimento agrega todo o conhecimento existente na organização, nas pessoas, nos processos e nos diversos departamentos. As pessoas podem usufruir de todo o conhecimento presente na organização. Um dado só é considerado informação se estiver acompanhado de uma referência. GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM - Knowledge Management) Gestão do Conhecimento é uma nova prática gerencial que visa o aumento da competitividade das empresas. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Antes da grande revolução tecnológica, a informação era tratada manualmente e na velocidade que era possível. Com a chegada dos computadores e softwares cada vez mais sofisticados, o artesanato da informação deu lugar a um rigoroso controle de qualidade sobre o fluxo de informações nas organizações. GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM - Knowledge Management) O bem mais precioso de uma organização é o conhecimento. Decisões são tomadas com base em informações confiáveis. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A informação e o conhecimento externo são obtidos utilizando-se os conceitos e ferramentas da Inteligência Competitiva. INTEGRAÇÃO DA INFORMAÇÃO COM O PROCESSO DECISÓRIO A inteligência empresarial é composta pela inteligência competitiva e pela gestão do conhecimento. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • O conhecimento é basicamente tácito e tem origem na cabeça das pessoas! • É preciso transformar o conhecimento tácito em conhecimento explícito. ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO NAS ORGANIZAÇÕES As organizações aprendem através das pessoas. Logo, as organizações dependem das pessoas. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO As informações relevantes devem ser capturadas e organizadas de forma a possibilitar rápida recuperação e identificação, sem risco de perda e duplicidade. Existem alguns softwares de gestão do conhecimento como, por exemplo, o Wintility Next(*). ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO NAS ORGANIZAÇÕES? Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • Criam procedimentos através da organização lógica dos processos; • Padronizam critérios na criação de documentos; • Elaboram fichas personalizadas; • Compartilham e-mails; • Criam recursos de busca e filtro de informações, além de publicação e acesso via web. • Impedem a criação de tarefas sem o conhecimento da gerência. SOFTWARES DE GESTÃO DO CONHECIMENTO Desta forma, o aprendizado é acelerado, pois os processos estão detalhados e prontos para uso. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Os processos de gestão do conhecimento devem ser simples e práticos mesmo com grande volume de informações armazenado. Cada profissional terá acesso somente aos seus processos e a sua lista de tarefas. A interface deve ser simples e customizada para cada perfil de acesso, com um conjunto de ferramentas e alertas para que o trabalho colaborativo tenha produtividade máxima. PROCESSOS DE GESTÃO DO CONHECIMENTO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • Têm o conhecimento como principal recurso estratégico. • Têm a aprendizagem como principal processo. • A gestão do conhecimento faz parte do trabalho de todos. • Adotam uma postura de aprendizagem intensiva e permanente como forma de buscar a competitividade. • Desenvolvem habilidade de aprender mais rápido que seus competidores. COMO SE COMPORTAM AS EMPRESAS INOVADORAS? Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • O CONHECIMENTO é o recurso principal da Sociedade atual; • A APRENDIZAGEM é o processo central dessa Sociedade. CONSOLIDAÇÃO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A gestão do conhecimento fortalece o patrimônio de conhecimento através de: • Aquisição e Criação do Conhecimento; • Compartilhamento do Conhecimento; • Registro do Conhecimento. Ciclo Do CONHECIMENTO Disseminar e Compartilhar Conhecimento Registrar Conhecimento Criar e Adquirir Conhecimento Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • O conhecimento cresce quando compartilhado e quando usado, ao contrário do capital que, quando compartilhado, é diminuído; • O conhecimento deteriora quando não é usado. Ex: a fluência em uma determinada língua deteriora se não é usada. CARACTERÍSTICAS DO CONHECIMENTO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • Criando ambientes propícios à criatividade e a inovação; • Investindo em treinamentos; • Participando em congressos, encontros e associações; • Aprendendo com o ambiente externo; • Contratando talentos. COMO FAZER A AQUISIÇÃO E CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO • Fortalecendo as relações de confiança; • Fortalecendo a auto estima; • Priorizando a realização pessoal; • Focando a melhoria da qualidade de vida das pessoas; • Elaborando procedimentos e normas. COMO FAZER PARA QUE AS PESSOAS COMPARTILHEM E REGISTREM O SEU CONHECIMENTO? Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A gestão do conhecimento deve ser encarada como um processo e não como um projeto, pois assim garante dinamismo e continuidade. ESTILOS DE GESTÃO DO CONHECIMENTO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO A gestão do conhecimento deve ser encarada como um processo e não como um projeto, pois assim garante dinamismo e continuidade. GESTÃO ESTRATÉGICA DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO MODELO DE ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CONHECIMENTO X SABEDORIA As organizações devem construir o conhecimento de forma coletiva, desenvolvendo o conhecimento organizacional. Desta forma, faz-se necessário criar uma rede de conexões bem gerenciada, de modo que o trabalho coletivo seja mais que um simples somatório de conhecimentos. Transformar informação em conhecimento torna-se, portanto, prioridade. Conhecimento é tudo o que sabemos, mas não é o suficiente. Sabedoria é o conhecimento aplicado a tudo que fazemos. E isso modifica totalmente os resultados. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CONHECIMENTO X SABEDORIA A Gestão do Conhecimento é um processo que requer participação, construção coletiva, compromisso e envolvimento de todos. O conhecimento é o saber, o acúmulo de experiências e estudos. Está ligado diretamente à percepção, pois se trata de tudo aquilo que recebemos do mundo exterior. A sabedoria implica numa "digestão" do conhecimento, a sua absorção completa e a geração de um modo de pensar e agir. A informação só tem valor quando gera conhecimento, e o conhecimento não aplicado é pior que a desinformação. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA INFORMAÇÃO CONHECIMENTO X SABEDORIA Muitas pessoas são dotadas de grande conhecimento, porém sem uma gota de sabedoria. Apenas sabiam recitar trechos de artigos, citar autores e situações semelhantes, mas sem uma opinião própria ou solução. Encontramos no interior do Brasil pessoas sem instrução nenhuma, analfabetas, porém dotadas de imensa sabedoria. Gestão do Conhecimento – AULA 7 GESTÃO DA COMUNICAÇÃO E DA
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