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CAPÍTULO 6 BALANCED SCORECARD A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: P Compreender a função do balanced scorecard. P Conhecer as medidas não fi nanceiras de desempenho das empresas. P Identifi car os indicadores de acompanhamento dos resultados da empresa com o uso do balanced scorecard. P Estruturar um balanced scorecard. P Utilizar as informações do balanced scorecard na controladoria. 108 Controladoria 108 109 BALANCED SCORECARD 109 Capítulo 6 CONTEXTUALIZAÇÃO Nos capítulos anteriores, você estudou o sistema empresa, a contribuição da controladoria na gestão empresarial e no planejamento operacional, bem como os instrumentos utilizados pela controladoria para avaliar os investimentos e o desempenho de resultados da empresa. Neste capítulo, vamos estudar uma ferramenta de avaliação de desempenho que tem a função de complementar as atividades da controladoria no fornecimento de informações gerenciais aos administradores, chamada de balanced scorecard. Para tanto, vamos iniciar pela sua defi nição e função, seguido da demonstração das medidas não fi nanceiras de desempenho. Além disso, veremos a sua contribuição na gestão estratégica e como acontece o seu processo de construção e implantação nas empresas. DEFINIÇÃO E FUNÇÃO DO BALANÇO SCORECARD (BSC) O Balanced Scorecard (BSC) foi desenvolvido pelo executivo do Instituto Nolan Norton, David Norton, e pelo consultor acadêmico Robert Kaplan. Com o objetivo de ampliar o scorecard, organizaram um estudo sobre o assunto em 1990, resultando no Balanced Scorecard, que é uma ferramenta de controle gerencial e de gestão estratégica utilizada pelos administradores nas empresas. Sua função principal é medir o desempenho organizacional sob quatro perspectivas: fi nanceira, do cliente, de processos internos e de aprendizado e crescimento. Com a publicação de um artigo na revista Harvard Business Review sobre o assunto em 1992, diversas empresas começaram a aplicar o novo conceito dentro de suas organizações. Além de um sistema de medição, o Balanced Scorecard passou a ter importância na administração da estratégia da empresa. Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 241): O BSC foi desenvolvido por Robert S. Kaplan [...] e David P. Norton [...], os quais acreditavam que as medidas de desempenho tradicionais (fi nanceiras), utilizadas na era industrial, já não atendiam às medidas de desempenho requeridas na era da informação, determinando a incorporação no sistema de indicadores não fi nanceiros e relacionados com os ativos intangíveis. Balanced Scorecard, que é uma ferramenta de controle gerencial e de gestão estratégica utilizada pelos administradores nas empresas. Sua função principal é medir o desempenho organizacional sob quatro perspectivas: fi nanceira, do cliente, de processos internos e de aprendizado e crescimento. Além de um sistema de medição, o Balanced Scorecard passou a ter importância na administração da estratégia da empresa. 110 Controladoria 110 O scorecard deve ser a tradução da estratégia da unidade de negócios sob a forma de um conjunto articulado de medidas que defi nem tanto os objetivos estratégicos de longo prazo quanto os mecanismos para alcançar esses objetivos. É um novo instrumento que integra as medidas derivadas da estratégia. Sem menosprezar as medidas fi nanceiras do desempenho passado, ele incorpora os vetores do desempenho fi nanceiro futuro. Esses vetores, que abrangem as perspectivas do cliente, dos processos internos, do aprendizado e crescimento, nascem de um esforço consciente e rigoroso da tradução da estratégia organizacional em objetivos e medidas tangíveis (KAPLAN; NORTON, 1997, p. 19). Na tabela 23, podemos visualizar as medidas que servem de base para avaliar as quatro perspectivas. Tabela 23 – Medidas genéricas para as quatro perspectivas Perspectiva Medidas Genéricas Financeira Retorno sobre o investimento e o valor econômico agregado Do Cliente Satisfação, retenção, participação de mercado e participação de conta Interna Qualidade, tempo de resposta, custo e lançamentos de novos produtos Aprendizado e Crescimento Satisfação dos funcionários e disponibilidade dos sistemas de informação Fonte: Kaplan e Norton (1997, p. 44). Quando integradas, essas quatro perspectivas proporcionam uma análise e uma visão ponderada da situação atual e futura da performance do negócio. As quatro perspectivas são importantes para a avaliação de desempenho organizacional servindo como indicadores. Segundo Cevey e Rodrigues (2007, p. 5), “os indicadores podem ser considerados ferramentas que permitem o acompanhamento das principais variáveis de interesse da empresa, possibilitando o planejamento de ações e melhoria de desempenho”. Para traduzir a estratégia em medidas de desempenho, é importante considerar três princípios fundamentais, conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 249): “as relações de causa e efeito; os vetores de desempenho; e a relação com os fatores fi nanceiros [...]”. Esses princípios devem apoiar-se no uso da tecnologia da informação e no sistema de informações, possibilitando a 111 BALANCED SCORECARD 111 Capítulo 6 integração da informação em todos os níveis organizacionais e respeitando as relações de indicadores previamente estabelecidos para alcançar os objetivos defi nidos. Para Godoy (2009), os indicadores devem representar características dos resultados obtidos. Essas características possuem os indicadores controladores de natureza mensurável e podem confi gurar um tipo de indicador subjetivo, por exemplo, satisfação dos clientes. Mesmo sendo de caráter subjetivo, devem ser desenvolvidos métodos que permitam medir a característica subjetiva. Os indicadores devem estar relacionados a cada perspectiva e em conformidade com as suas estratégias. A tabela 24 apresenta o conjunto de indicadores de acompanhamento da estratégia, desenvolvido por Kaplan e Norton e adaptado por Padoveze (2005): Tabela 24 - As perspectivas e os indicadores de ocorrência e tendência Indicadores Estratégicos Objetivos Estratégicos (Indicadores de Ocorrência) (Indicadores de Tendência) Financeiros F1 – Melhorar Lucros Retorno sobre Investimento Variedade de Produtos/ Serviços Geradores de Receita F2 – Ampliar Mix de Receita Aumento da Receita F3 – Reduzir Estrutura de Custos Mudança do Custo de Manutenção de Depósitos Dos Clientes C1 – Aumentar o Nível de Satisfação dos Clientes com Nossos Produtos e Pessoal Participação no Segmento Profundidade do Relacionamento C2 – Aumentar o Nível de Satisfação “Após a Venda” Retenção de Clientes Pesquisa de Opinião sobre Satisfação Internos I1 – Compreender nossos Clientes Receita Gerada por Novos Produtos I2 – Criar Produtos Inovadores Ciclo de Desenvolvimento de Produtos I3 – Efetuar a Venda Cruzada dos Produtos Quociente de Venda Cruzada 112 Controladoria 112 I4 – Transferir Cliente para Canais Rentáveis Mudança de Mix de Canais Horas Passadas com o Cliente I5 – Minimizar Problemas Operacionais Taxa de Erros de Serviço I6 – Atendimento Efi ciente Tempo de Atendimento de Solicitações Do Aprendizado A1 – Desenvolver Habilidades Estratégicas Índice de Cobertura de Funções Estratégicas A2 – Fornecer Informações Estratégicas Índice de Disponibilidade de Informações Estratégicas A3 – Alinhar Metas Pessoais Satisfação dos Funcionários Receita pós Funcionário Alinhamento de Metas Pessoais (%) Fonte: Padoveze (2005, p. 123-124). De modo geral, a estruturado BSC pode ser visualizada na fi gura 8, a seguir. Figura 8 – Estrutura do Balanced Scorecard – BSC. Fonte: Kaplan e Norton (1997, p.10). 113 BALANCED SCORECARD 113 Capítulo 6 Conforme a fi gura anterior, podemos observar que um dos pontos principais são as medidas não fi nanceiras de desempenho, que estudaremos em maior profundidade a seguir. Com base nessa perspectiva, o desenvolvimento do BSC nas empresas fornece um método para a empresa considerar, sistematicamente, o que deve fazer para desenvolver um sistema internamente consistente e inclusivo de planejamento e de controle, além de mostrar uma base para entender a diferença entre empresas bem-sucedidas e fracassadas. MEDIDAS NÃO FINANCEIRAS DE DESEMPENHO Frequentemente, as empresas recorrem a medidas fi nanceiras para avaliar o desempenho de seus empregados, porque elas são facilmente quantifi cáveis e motivam os empregados a melhorar o lucro contábil da empresa. Nos últimos anos, contudo, tem aumentado o número de empresas que começaram a utilizar medidas não fi nanceiras relacionadas à satisfação do cliente e à qualidade do produto. Uma das principais razões para isso é que medidas não fi nanceiras de desempenho direcionam a atenção dos empregados para coisas que eles podem controlar. Na verdade, a avaliação de desempenho começa com o atendimento dos objetivos e estratégias da organização em indicadores não fi nanceiros. Exemplo: A empresa deseja ser um fabricante de baixo custo ou um inovador? Em que mercados pretende concorrer? A organização precisa, inicialmente, defi nir aonde quer chegar, o que deseja ser, o que pretende atingir. Somente depois disso, é que ela pode desenvolver medidas de avaliação de como está se saindo no alcance desses objetivos. Leia o livro Contabilidade de custos: criando valor para a administração, de Michael Maher, da Editora Atlas, publicado em 2001. O livro aborda medidas não fi nanceiras de desempenho. De modo geral, para se poder mensurar o desempenho, é importante levar em consideração dois conceitos. O primeiro é fazer com que todos os membros focalizem a atenção nos objetivos da organização e refl itam sobre como contribuir para atingir esses objetivos. O segundo é refl etir sobre a capacidade de cada nível da organização ou o que é controlável naquele nível. Nos níveis mais baixos da organização, medidas não fi nanceiras de desempenho focalizam satisfação do cliente, qualidade do produto e refl etem o que os empregados dessas unidades controlam. 114 Controladoria 114 A mensuração de desempenho enfatiza coisas diferentes em níveis diferentes. Nos níveis mais baixos da organização, medidas não fi nanceiras de desempenho focalizam satisfação do cliente, qualidade do produto e refl etem o que os empregados dessas unidades controlam. Medidas de desempenho que enfatizam a satisfação do cliente, por exemplo, aplicam-se aos empregados que lidam diretamente com os clientes, como acontece em uma loja de departamentos, em um restaurante de alimentação rápida ou em um banco. Medidas de desempenho que enfatizam qualidade do produto, por sua vez, aplicam-se aos empregados que trabalham no setor de produção, por exemplo, em uma estação de pintura. Em níveis intermediários da empresa, medidas não fi nanceiras se concentram nos sistemas operacionais que trabalham conjuntamente e de forma efetiva, em comparação com os dos concorrentes. Nesses níveis, além de coordenação e melhora das atividades em andamento, também acontece o redesenho de produtos e processos. Por exemplo, a gerência média é que deve ser responsabilizada se o serviço ao cliente em uma loja de departamentos for insatisfatório, considerando que os empregados não receberam treinamento adequado. Existem algumas medidas não fi nanceiras de desempenho que as empresas utilizam para avaliar o desempenho de gerentes no nível médio, que são as seguintes: • volume não desejado de rotação de pessoal; • frequência de atendimento aos prazos de entrega aos clientes; • desempenho no desenvolvimento dos empregados, tais como, qualidade e extensão de treinamento; • desempenho no tratamento com terceiros envolvidos no negócio, tais como, qualidade das relações com fornecedores e frequência com que pedidos são incorretamente comunicados a eles. No topo da organização, a avaliação de desempenho se concentra em verifi car se a organização se encontra no caminho certo para atender as suas responsabilidades, na perspectiva de seus stakeholders (grupos ou indivíduos cujos interesses são afetados pelas medidas que a organização toma). Entre esses grupos de indivíduos se incluem os acionistas, clientes e empregados da organização, além da comunidade na qual ela realiza negócios e, em alguns casos, a sociedade em geral. Os empregados, por exemplo, dependem da organização - é ela que lhes dá emprego - os acionistas, também, o retorno de seu investimento depende do desempenho da organização. Desempenho nesse nível exige compromissos delicados entre os interesses dos diversos stakeholders. Em níveis intermediários da empresa, medidas não fi nanceiras se concentram nos sistemas operacionais que trabalham conjuntamente e de forma efetiva, em comparação com os dos concorrentes. No topo da organização, a avaliação de desempenho se concentra em verifi car se a organização se encontra no caminho certo para atender as suas responsabilidades, na perspectiva de seus stakeholders. 115 BALANCED SCORECARD 115 Capítulo 6 Pessoas em diferentes níveis da organização têm diferentes responsabilidades. Consequentemente, o sistema de avaliação de desempenho mede coisas diferentes em níveis diferentes. Então, como regra geral, medidas de desempenho devem relacionar-se com o que as pessoas em diferentes níveis controlam. Como o BSC é incorporado ao sistema de gestão gerencial, torna-se fundamental a compreensão do sistema de gestão estratégica da empresa. No próximo item, vamos estudar o balanced scorecard como um sistema de gestão. Atividades de Estudos: 1 Qual é a defi nição do Balanced Scorecard? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2 O que são medidas não fi nanceiras? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 3 A mensuração de desempenho se baseia em quais conceitos? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________ 116 Controladoria 116 4 Comente sobre a estrutura do Balanced Scorecard. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ A CONTRIBUIÇÃO DO BALANCED SCORECARD PARA O SISTEMA DE GESTÃO ESTRATÉGIA Para entender o uso do Balanced Scorecard como um sistema de gestão estratégica, é preciso compreender o que é gestão estratégica. Podemos dizer que gestão é a atividade de conduzir uma empresa ao resultado desejado e planejado por ela, mesmo com as difi culdades existentes. A gestão estratégica é servida de um conjunto de elementos orientados para a interação da empresa com o seu ambiente externo mediante atividades de planejamento, implementação, controle e avaliação, levando em consideração alguns fatores técnicos, econômicos, sociais, psicológicos e políticos. (NAKAGAWA, 1993). O termo estratégia foi incorporado ao mundo dos negócios, nas décadas de 60 e 70, por causa do aumento das preocupações com a concorrência, além das já existentes com o cliente e o fornecedor. Para que uma empresa se mantenha no mercado, é necessário que ela tenha uma estratégia competitiva, a qual pode ter sido desenvolvida implícita ou explicitamente. Explicitamente se for por um processo de planejamento ou implicitamente se for desenvolvida mediante as atividades dos vários departamentos funcionais da empresa. Se a estratégia competitiva não for oriunda de um processo de planejamento, terá ela sido desenvolvida, em muitos casos, por ações isoladas dos departamentos da empresa, o que com certeza não traz bons resultados. (PATON et al., 2010). Portanto, as informações adquiridas a partir de indicadores fi nanceiros e não fi nanceiros são importantes para o sucesso do processo de gestão da empresa, bem como para defi nir as estratégias de atuação, visando a sua manutenção no mercado. É importante ressaltar que o papel da controladoria é dinâmico nesse processo, pois cabe a ela auxiliar o processo de implantação com as informações necessárias. E, após a implantação, a controladoria utilizará as informações disponibilizadas e com as informações de outros instrumentos, como os estudados no capítulo 5 deste Caderno de estudos, têm a função de processar, fi ltrar, compilar, estabelecer cruzamento de informações e analisar com detalhes o desempenho da empresa e de seus resultados, bem como propor melhorias nos pontos críticos. 117 BALANCED SCORECARD 117 Capítulo 6 Conforme Nascimento e Reginato (2009, p. 254), “no BSC criam-se as condições de vincular os pontos considerados estratégicos na organização: fi nanceiro, clientes, produção, pessoas, etc., e dessa forma é possível defi nir- se estratégia de ação, visando otimizar os resultados”. É importante ressaltar que o papel da controladoria é dinâmico nesse processo, pois cabe a ela auxiliar o processo de implantação com as informações necessárias. E, após a implantação, a controladoria utilizará as informações disponibilizadas e com as informações de outros instrumentos, como os estudados no capítulo 5 deste Caderno de estudos, têm a função de processar, fi ltrar, compilar, estabelecer cruzamento de informações e analisar com detalhes o desempenho da empresa e de seus resultados, bem como propor melhorias nos pontos críticos. A área da controladoria participa em cada fase de defi nição e implementação do BSC; desde o delineamento dos objetivos até o controle de todas as perspectivas, comparando se o que foi defi nido no scorecard está sendo assimilado por todos e, consequentemente, executado de forma consistente, considerando-se as expectativas retratadas no modelo de gestão, e procurando, por meio dessa metodologia, manter a harmonia sistêmica a fi m de possibilitar que a empresa se perpetue. (NASCIMENTO; REGINATO, 2009, p. 254). Leia o livro Contabilidade Gerencial, de Ray H. Garrison e Eric W. Noreen, 9ª edição, da LTC Editora, publicado em 2001. O livro aborda custos padrões e o Balanced Scorecard. Atividades de Estudos: Qual a contribuição do Balanced Scorecard para a controladoria? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 118 Controladoria 118 Veremos, a seguir, quais os elementos envolvidos no processo de construção do BSC. PROCESSO DE CONSTRUÇÃO DO BALANCED SCORECARD - BSC Algumas empresas utilizam um calendário gerencial que identifi ca os diferentes processos gerenciais em uso e o cronograma para as atividades de cada processo. Segundo Padoveze (2009), esses processos são os seguintes: a) Tradução da visão: nesse processo se deve esclarecer a missão da empresa para os gestores das divisões e estabelecer o consenso em torno da visão e da estratégia da organização. b) Comunicação e comprometimento: na segunda etapa comunicam sua estratégia aos diversos níveis hierárquicos da empresa com a fi nalidade de vincular os objetivos da empresa aos objetivos dos departamentos e dos indivíduos. c) Planejamento de negócios: nessa etapa são integrados os planos comerciais e fi nanceiros. As iniciativas e estratégias da empresa são transformadas em indicadores que irão para os planos dos gestores dos departamentos e divisões, bem como a alocação de recursos e o estabelecimento de prioridades. d) Feedback e aprendizado: é o processo de monitoramento dos resultados de curto prazo a partir das perspectivas: clientes, processos internos de negócios e aprendizado e crescimento. Assim, permite-se avaliar a estratégia adotada, cumprindo o ciclo do aprendizado estratégico. Para tanto, a implementação de um sistema gerencial baseado no BSC precisa de líderes de transição, que são executivos que facilitam a construção do scorecard e ajudam a incorporá-lo como um novo sistema gerencial. A empresa deve designar um executivo para operar o sistema de gestão estratégica de forma sistemática e contínua. Conforme Kaplan e Norton (1997), o papel da gerência de transição é desempenhado de acordo com três mecanismos básicos: a) Arquiteto: responsável pelo processo de construção do Balanced Scorecard inicial e incorporação do scorecard ao sistema gerencial. Esse responsável terá que ser capaz de educar a equipe executiva e orientar a tradução da estratégia em objetivos e indicadores específi cos, de maneira não ameaçadora e de formaa não desencadear reações defensivas. A implementação de um sistema gerencial baseado no BSC precisa de líderes de transição, que são executivos que facilitam a construção do scorecard e ajudam a incorporá-lo como um novo sistema gerencial. A empresa deve designar um executivo para operar o sistema de gestão estratégica de forma sistemática e contínua. 119 BALANCED SCORECARD 119 Capítulo 6 b) Agente de mudanças: esse agente de mudança deverá se reportar diretamente ao executivo principal, visto que ele atuará como o chefe do staff, encarregado de comandar o desenvolvimento do novo sistema gerencial durante um período de dois ou três anos em que novos processos gerenciais são desencadeados pelo BSC. c) Comunicador: tem por responsabilidade compreender, aderir e apoiar todos os membros da organização, dos níveis hierárquicos mais elevados às equipes e funcionários das linhas de frente e da retaguarda. Para Kaplan e Norton (1997), o processo de implementação deve ser realizado seguindo instruções que constam em dez tarefas consecutivas, conforme veremos a seguir: a) Tarefa 1 – Selecionar a unidade organizacional adequada “A construção do primeiro scorecard funciona melhor numa unidade estratégica de negócios, de preferência uma que tenha atividades de uma cadeia de valores completa: inovação, operações, marketing, vendas e serviços.” (KAPLAN; NORTON, 1997 p. 314). b) Tarefa 2 – Identifi car as relações entre a unidade de negócios e a corporação Conforme Kaplan e Norton (1997), defi nida e selecionada a unidade estratégica de negócios, o arquiteto deve analisar o relacionamento da unidade com as outras unidades, além da estrutura divisional e corporativa. Além disso, pode realizar algumas entrevistas com os principais executivos do nível divisional e corporativo, visando a conhecer alguns aspectos como: • os objetivos fi nanceiros estabelecidos para a unidade (crescimento, lucratividade, fl uxo de caixa, volumes de extração); • os temas corporativos primordiais (meio ambiente, segurança, políticas em relação aos funcionários, relacionamento com a comunidade, qualidade, competitividade de preços e inovação); • relações com outras unidades (clientes comuns, competências essenciais, oportunidades para abordagens integradas a clientes, relacionamento entre fornecedores e clientes internos). 120 Controladoria 120 c) Tarefa 3 – Realizar a primeira série de entrevistas O arquiteto prepara o material básico do BSC, bem como os documentos internos sobre a visão, a missão e a estratégia da empresa e da unidade de negócios. Esse material é fornecido a cada executivo do alto escalão na unidade de negócios, sendo normalmente escolhidos de 6 a 12 executivos. (KAPLAN; NORTON, 1997). Depois que os executivos analisam o material, o arquiteto realizará entrevistas de aproximadamente 90 minutos com cada executivo. “Nessas entrevistas, o arquiteto obtém informações sobre os objetivos estratégicos e as ideias preliminares da empresa para as medidas do Balanced Scorecard, abrangendo as quatro perspectivas.” (KAPLAN; NORTON, 1997, p. 317). d) Tarefa 4 – Sessão de síntese Depois de realizadas todas as entrevistas, o arquiteto e outros membros da equipe de projeto se reúnem para discutir as respostas obtidas nas entrevistas, destacam questões importantes e preparam uma relação preliminar de objetivos e medidas que servirão de base para a primeira reunião com a equipe da alta administração. (KAPLAN; NORTON, 1997). e) Tarefa 5 – Workshop executivo: primeira etapa Nessa etapa, o arquiteto deve marcar e realizar uma reunião com a equipe da alta administração para dar início ao processo de geração de consenso em relação ao scorecard. “Durante o workshop, o arquiteto facilita um debate de grupo sobre as declarações de missão e estratégia, até que seja alcançado um consenso. A equipe executiva deve ser dividida em quatro subgrupos, cada um responsável por uma das perspectivas.” (KAPLAN; NORTON, 1997, p. 318-319). f) Tarefa 6 – Reuniões dos subgrupos Segundo Kaplan e Norton (1997), o arquiteto deve trabalhar com subgrupos individuais durante a realização de várias reuniões, nas quais cada subgrupo terá quatro objetivos principais: • refi nar a descrição dos objetivos estratégicos, conforme as intenções expressas no primeiro workshop executivo; • para cada objetivo identifi car o indicador ou indicadores que melhor captam e comunicam a intenção do objetivo; • para cada indicador proposto identifi car as fontes das informações e as ações que podem ser necessárias para tornar essas informações acessíveis; 121 BALANCED SCORECARD 121 Capítulo 6 • para cada perspectiva identifi car as relações críticas entre seus indicadores, bem como entre ela e as outras perspectivas do scorecard. Tentar identifi car de que maneira cada medida infl uencia a outra. De acordo com Kaplan e Norton (1997, p. 320), “o objetivo essencial da seleção de indicadores específi cos para o scorecard é a identifi cação dos indicadores que melhor comuniquem o signifi cado da estratégia”. Conforme Godoy (2009), o indicador deve ser escolhido pela facilidade de se medir e pelo custo-benefício da mensuração do indicador. A organização deve procurar em seus processos dados que já são coletados, controles que são realizados, porém, muitas vezes, podem estar sendo feitos por motivos que não estão absolutamente relacionados com a característica a qual se quer analisar, mas que podem servir para o monitoramento. Outro ponto importante na escolha dos indicadores de desempenho, segundo Godoy (2009, p. 9), “é que o mesmo não deve somente representar as características do processo ao qual ele está relacionado, mas também possuir características que tenham impacto sobre os processos posteriores.” Conforme Kaplan e Norton (1997) existem alguns indicadores que são essenciais nesta etapa do processo de implantação do BSC: • Indicadores fi nanceiros: compreende o retorno sobre o investimento/ valor econômico agregado, a lucratividade, o aumento relacionado ao mix de receita e a produtividade da redução de custos. • Medidas dos Clientes: compreende a participação de mercado, a aquisição, retenção, lucratividade e satisfação dos clientes. • Medidas de Aprendizado e Crescimento: compreende a satisfação e retenção de funcionários e a lucratividade por funcionário. O resultado fi nal dos subgrupos para cada perspectiva deve conter o seguinte, conforme Kaplan e Norton (1997, p. 321): - uma lista de objetivos para a perspectiva, acompanhada de uma descrição detalhada de cada objetivo; - uma descrição dos indicadores para cada objetivo; - uma ilustração de como cada indicador pode ser quantifi cado e apresentado; - um modelo gráfi co de como os indicadores se inter- relacionam dentro de uma perspectiva, e entre as quatro perspectivas. De acordo com Kaplan e Norton (1997, p. 320), “o objetivo essencial da seleção de indicadores específi cos para o scorecard é a identifi cação dos indicadores que melhor comuniquem o signifi cado da estratégia”. 122 Controladoria 122 g) Tarefa 7 – Workshop executivo: segunda etapa Um segundo workshop, envolvendo a equipe da alta administração, seus subordinados diretos e um maior número de gerentes de nível médio, debate a visão, a estratégia, os objetivos e os indicadores experimentais da organização para o scorecard. (KAPLAN; NORTON, 1997, p. 321). h) Tarefa 8 – Desenvolver o plano de implementação O plano deve esclarecer como os indicadores se ligam aos bancos de dados e aos sistemas de informações e comunicar o BSC para toda a organização, incentivando e facilitando o desenvolvimento de medidas desegundo nível para as unidades descentralizadas. i) Tarefa 9 – Workshop executivo: terceira etapa A equipe executiva se reunirá uma terceira vez para chegar à decisão fi nal sobre a visão, os objetivos e os indicadores desenvolvidos nos dois primeiros workshops, e para validar as metas de superação propostas pela equipe de implementação. (KAPLAN; NORTON, 1997, p. 322). j) Tarefa 10 – Finalizar o plano de implementação Para criação de valor, o BSC deve ser integrado ao sistema gerencial da organização. Recomenda-se que os executivos comecem a utilizar o Balanced Scorecard no prazo de 60 dias, mas depende de cada empresa. Em relação ao prazo de realização das tarefas, Kaplan e Norton (1997) sugerem um período de 16 semanas. Isto possibilita à alta administração um tempo entre os eventos programados – entrevistas, workshops executivos e reuniões de subgrupos – para considerar e refl etir sobre a estrutura evolutiva do Balanced Scorecard, a estratégia, o sistema de informações e, mais importante, os processos gerenciais que ele representará. A fi gura 9 mostra um cronograma característico para o BSC. 123 BALANCED SCORECARD 123 Capítulo 6 Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Atividades I. Arquiteto do Programa de Medição 1. Escolha da Unidade Organizacional Planejamento do projeto 2. Identificação das Relações entre A Unidade e a Corporação Entrevistas II. Definição dos Objetivos Estratégicos 3. Entrevistas da Primeira Etapa Workshop 1 4. Sessão de Síntese 5. Workshop Executivo: Primeira Etapa Subgrupos III. Escolha dos Indicadores Estratégicos 6. Reuniões dos Subgrupos Workshop 2 7. Workshop Executivo: Segunda Etapa Lançamento do Plano IV. Elaboração do Plano de Implementação 8. Desenvolvimento do Plano de Implemen- Workshop 3 tação 9. Workshop Executivo: Terceira Etapa 10. Finalização do Plano de Implementação Figura 9 - Cronograma típico para o Balanced Scorecard. Fonte: Kaplan e Norton (1997, p. 323). Com base no cronograma, na terceira semana, o arquiteto e os consultores deverão escolher a unidade organizacional para implantar o projeto piloto na empresa. Até a sexta semana, deverá ter sido realizado o primeiro workshop, com o intuito de defi nir os objetivos estratégicos da companhia. Dessa fase até a décima terceira semana, os indicadores estratégicos deverão estar mencionados. Serão necessárias reuniões dos subgrupos e o segundo workshop executivo para analisar estes indicadores. Na última fase, ou seja, até a décima sexta semana, o plano de implementação do BSC deverá ser executado para fi nalização do projeto, assim, formalizando o terceiro workshop executivo para implantação do novo sistema gerencial. Com base em Nascimento e Reginato (2009, p. 254) os principais benefícios do balanced scorecard são: • A tradução da estratégia em termos operacionais, ou seja, para toda a organização; • A garantia de que os elementos da estratégia (objetivos, indicadores, metas e iniciativas) estejam alinhados e vinculados; • A formação da base para um processo de gestão estratégica efi caz e integrado; 124 Controladoria 124 • A possibilidade de incorporar outras ferramentas, dependendo das necessidades da empresa. Os pontos considerados estratégicos na empresa como o fi nanceiro, o cliente e a produção, dentre outros, possibilitam a defi nição de estratégias para a melhoria dos resultados da empresa. Contudo, o BSC também possui algumas fragilidades que precisam ser explicitadas. Nascimento e Reginato (2009) apontam para críticas nas relações de causa e efeito, na clareza dos objetivos e indicadores defi nidos e na fl exibilidade para fazer adaptações. Nesse caso, sugere-se a integração de outras ferramentas que possam suprir essas defi ciências. Aqui, cabe o papel da controladoria que é o de sugerir a implantação destas ferramentas, conforme a necessidade. Atividades de Estudos: 1 Faça uma pesquisa em empresas da região onde você reside e identifi que as que utilizam o BSC. Feito isso, elabore um quadro dos indicadores de acompanhamento. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2 Estruture uma sugestão do BSC, tomando como exemplo uma empresa que você conhece e que ainda não implantou esse instrumento. ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ O papel da controladoria que é o de sugerir a implantação destas ferramentas, conforme a necessidade. 125 BALANCED SCORECARD 125 Capítulo 6 ALGUMAS CONSIDERAÇÕES A fi nalidade de qualquer empresa é gerar riqueza e bem-estar a partir do cumprimento da missão para a qual foi concebida. Para isso, precisa saber aproveitar todas as oportunidades de agregar valor ao seu produto, satisfazendo o cliente, acompanhando as tendências do mercado e reduzindo custos. O balanced scorecard é um instrumento que possibilita implementar e acompanhar o andamento da estratégia da empresa, utilizando-se das quatro perspectivas - fi nanceira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento – combinadas com medidas de desempenho e de resultados que, segundo Nascimento e Reginato (2009), dependem da efi cácia do relacionamento das causas e efeitos considerados na sua construção. O seu sucesso depende do apoio das diveras áreas da empresa, do comprometimento dos gestores e do desenvolvimento do sistema como um todo. Especialmente, a controladoria tem uma função muito importante nesse processo que é dar suporte a todas as etapas do processo, desde a sua defi nição até a sua manutenção e controle, não esquecendo que faz parte do seu trabalho a utilização de bons sistemas de informação e controles internos. Concluímos, assim, este Caderno de estudos de Controladoria a partir do qual aprendemos diversas formas de avaliação e análise de resultados, bem como a estrutura que compõe o departamento de Controladoria de uma empresa, a abrangência e a relevância de sua atuação. Desejamos que você tenha atingido um excelente aproveitamento desta disciplina, pois ela o ajudará a qualifi car a sua profi ssão e, também, a organizar melhor a sistemática para avaliação dos resultados da sua empresa. REFERÊNCIAS CEVEY, M. de J.; RODRIGUES, L. H. Desenvolvimento de uma abordagem metodológica para construção de painel de controle executivo, utilizando os conceitos do balanced scorecard e a sistemática de indicadores da teoria das restrições: uma aplicação para atividade de operadoras deplanos de saúde. In: Congresso ANPCONT, I, 2007, Gramado/RS. Anais... Gramado/RS: ANPCONT, 2007. 126 Controladoria 126 GODOY, A. L. Indicadores de desempenho organizacional. Centro de Desenvolvimento Profi ssional e Tecnológico (CEDET), São Paulo, 2009. Disponível em: <http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da- Qualidade/indicadores-de-desempenho-organizacional.html>. Acesso em: 09 out. 2009. KAPLAN, R. S.; NORTON, D. P. A estratégia em ação. Rio de Janeiro: Campus, 1997. NAKAGAWA, M. Introdução à controladoria: conceitos, sistemas, implementação. São Paulo: Atlas, 1993. NASCIMENTO, A. M.; REGINATO, L. Controladoria: um enfoque na efi cácia organizacional. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2009. PADOVEZE, C. L. Contabilidade gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2009. ______. Controladoria estratégica e operacional: conceitos, estrutura e aplicação. São Paulo: Thomson, 2005. PATON, C. et al. O uso do balanced scorecard como sistema de gestão estratégica. Portal O gerente. Disponível em: <http://www.ogerente.com.br/ gestao/bsc/gestao-bsc-como_sistema_gestao_estrategica_1.htm>.Acesso em: 18 maio 2010.
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