Governança de Contratos para Gestão Eficiente

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GESTÃO DE CONTRATOS – PROFESSORA MARCELA MACHADO
 
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Os contratos estão cada vez mais complexos: controles internos e legislações aumentam a cada dia o acervo (exigíveis) que vão fazendo volume na área gestora  ... e que ninguém nos ouça ... não tem tempo de organizar adequadamente aquilo que tem a obrigação de aferir. A guarda externa de documentos continua sendo praticada de forma equivocada nas empresas, quando se trata de contratos.
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Na guarda simples, uma caixa é entregue a um responsável, que organiza os documentos dentro dela, e a empresa que faz a guarda não sabe (e não quer saber) o que tem dentro dela;
Na guarda gerenciada, os documentos são identificados um a um, e um sistema de apoio identifica em qual caixa se encontra. Ao solicitar um documento, ao invés da empresa trazer uma caixa, apenas o documento solicitado é entregue. E os documentos podem referenciar uns aos outros de modo que ao solicitar um grupo de documentos,independente de quais caixas esteja cada um, apenas o que interessa é retirado das caixas e entregue
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À medida que aumenta nas empresas a tendência por terceirizar serviços de TI, em função do crescimento e diversidade de  fornecedores, também aumenta o número de contratos a serem administrados por parte dos profissionais da área.
 
A maioria destes profissionais tem dificuldade em administrar os seus diversos contratos com terceiros, desde o momento da contratação até o encerramento e, quanto maior a demanda, maior é a necessidade por controles eficazes que garantam integração das informações, atendimento de prazos de vencimento, pagamentos e a geração de agenda pró-ativa de ações. 
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A pesquisa "Gestão de Contratos nas Empresas" também identificou que o profissional de gestão de contratos é fundamental, já que 50% das empresas não utilizam métodos estruturados para firmar contratos e 23% não têm uma área formal para desenvolver essa atividade.
De acordo com o estudo, 55% dos entrevistados acreditam que os setores de TI (Tecnologia da Informação) e Compras são os que mais precisam de um gestor de contratos. Os contratos da área de Compras são os que mais recebem atenção das corporações.
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Para não ser surpreendido por pendências que sequer poderia imaginar, o empresário deve ficar atento às responsabilidades inerentes a cada relação contratual.
No que se refere aos aspectos tributários, por exemplo, é imprescindível estar alerta para a existência de regras que nem sempre são apresentadas com clareza nos textos legais. Isso é especialmente importante no que se refere à retenção de impostos e contribuições.
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Em relação à responsabilidade solidária, a terceirização de serviços e de mão de obra implica riscos. Recurso amplamente difundido entre os empresários, a terceirização viabiliza negócios, reduz custos operacionais e representa um facilitador na gestão das rotinas diárias da empresa. No entanto, é muito comum que, em decorrência dessa relação contratual, a empresa seja inserida no polo passivo de demandas trabalhistas.
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São esses e outros motivos, que tem se tornado muito comum, no meio empresarial, a busca por mecanismos de auxílio e controle da gestão de contratos. Dentre os métodos mais atrativos, destaca-se a Governança de Contratos, que proporciona maior conhecimento acerca de todo o processo de contratação, pois abrange desde a forma de escolha de fornecedor até a formação e atualização de cadastro, além dos aspectos relacionados à tributação e responsabilidades. 
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Uma vez implementada, a Governança tem se confirmado como uma ferramenta eficaz e necessária à gestão eficiente de contratos, principalmente no contexto de uma realidade jurídica de extrema complexidade como a brasileira. E, neste sentido, configura-se como instrumento imprescindível à conquista de bons resultados nos negócios.
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