Fases do recebimento de equipamentos, materiais e produtos_ entrada, conferência qualitativa, quantitativa e regularização

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Fases do recebimento de equipamentos, materiais
e produtos: entrada, conferência qualitativa,
quantitativa e regularização
Futuro Técnico em Logística, o recebimento é o procedimento que busca a garantia
de que os produtos ou materiais, que chegam até o estoque (armazém), estejam de
acordo com o previsto e desejado, ou seja, que possuam integridade física ou química.
Além da integridade, o recebimento também deve garantir quantidades, volumes, pesos,
prazos de validade e outros requisitos mais específicos, de acordo com cada material que
compõe a carga.
As atividades de recebimento vão desde a chegada do material, na entrega pelo
fornecedor, até a entrada nos estoques. Trata-se, portanto de uma atividade integrada às
áreas de contabilidade, compras e transporte.
Para que estas fases sejam contextualizadas iremos tratá-las a seguir.
Entrada de materiais e produtos (descarga)
Na descarga e entrada de materiais é importante que estejamos atentos para
algumas etapas, tais como:
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A recepção dos veículos transportadores, todos autorizados de forma prévia.
Interação com as pessoas responsáveis pelo descarregamento das mercadorias.
Conferir a compra na Nota Fiscal ou Nota Fiscal Eletrônica - NFe (DANFE-
Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) - ou documento correspondente
previamente autorizado.
Conferir se a compra autorizada está no prazo de entrega acordado entre as
partes.
Conferir se o número do pedido de compra consta na Nota Fiscal.
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As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega não
devem ser aceitas, e os motivos do não recebimento devem ser apontados no verso da
NF.
As divergências e irregularidades constatadas em relação às condições conferidas
devem motivar a recusa do recebimento.
A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: o destinatário emite uma nota
fiscal de devolução de compras ou o destinatário recusa a mercadoria no verso da própria
NF, destacando os motivos que o levaram a isso.
Na segunda hipótese, o emitente da NF irá disponibilizar uma NF de entrada para
receber a mercadoria devolvida.
Importante
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Como houve a circulação da mercadoria, a NF original não poderá ser cancelada.
Caso a nota fiscal de devolução, emitida pelo comprador, seja eletrônica, ela
deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco e enviada para o
destinatário da NF-e que deu origem a NF-e de devolução.
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Conferência quantitativa
A primeira conferência, também conhecida como "contagem cega", é
aquela na qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a
quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido em oposição
ao faturado é efetuada a posteriori - ou seja, depois do recebimento - por meio
da pessoa do conferente que analisa as distorções e providencia a
recontagem.
Neste caso, a pessoa que confere e faz a contagem dos produtos e
materiais no descarregamento, ainda não observou a quantidade que consta
na nota fiscal. Sendo assim, somente após a contagem será feita a
confrontação com os itens faturados na Nota Fiscal, finalizando, assim, a
conferência quantitativa.
Conferência qualitativa
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A conferência qualitativa é uma fase posterior em que se aprofunda e
garante que as adequações dos materiais e produtos estão de acordo com o
esperado, ou seja, que além das quantidades, os produtos estejam de acordo
com as especificações qualitativas, quanto a sua integridade e características.
Exemplo: em se tratando de peças de
vestuário, deve-se verificar se, além das
quantidades corretas, as peças estão nas cores e
tamanhos especificados na NF.
O profissional de estoque, responsável pelo recebimento, deve conferir
com atenção a Nota Fiscal que acompanha a mercadoria. A figura 1, a seguir,
é uma Nota Fiscal eletrônica- NF-e padrão adotado atualmente em todo país.
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Ao receber o produto, é importante que o profissional responsável
observe os seguintes itens na NF:
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Data de emissão e de saída.
Natureza da operação.
Dados do remetente e do destinatário, como: CNPJ ou CPF, razão
social e endereço.
Valor do produto.
Quantidade do produto.
Campo da NF em que consta a descrição, o nome, a marca do produto
e o lote.
Campo da NF em que consta a quantidade e volumes transportados
(caixas, paletes, sacos, bags etc.), na quantidade devemos verificar se está
de acordo com o valor e o peso especificado.
Campo fiscais: não é de competência do recebedor da mercadoria,
quem verifica é o setor contábil, e este é o setor responsável por corrigir
incoerências.
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"Frete por conta": é importante verificar se está conforme o acordado,
pois impacta em quem fará o pagamento do frete, se o remetente ou
destinatário.
Regularização
É o controle do processo de recebimento, pela confirmação das
conferências qualitativa e quantitativa, por meio de laudos de inspeção técnica
para decisão de aceitar ou recusar, e, finalmente, pelo encerramento do
processo.
Após o processo de descarga e das conferências quantitativa e
qualitativa, por meio das minuciosas avaliações técnicas, anteriormente
descritas, e a simultânea confrontação entre o físico e a nota fiscal, daremos
origem a uma das seguintes situações:
Autorização de pagamento ao fornecedor: quando estiver tudo de
acordo, após as conferências, a NF é encaminhada ao setor responsável
pela entrada e, em seguida, é repassada para o financeiro, este que é o setor
responsável por programar o pagamento.
Devolução do produto ao fornecedor: quando houveremdivergências após as conferências deverão ser providenciadas as
devoluções.
Reclamação ou adequação de produto recebido com ressalvas e
protocolado: caso anteriormente tenha sido citado que o destinatário recusa
a mercadoria, com descrição no verso da própria NF, destacando os motivos
que o levaram a isso, será necessário adequar o produto. Exemplo: produtos
avariados.
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Entrada do material em estoque: após todas as conferências e
efetivada a regularização, tem-se, então, a entrada fisicamente do material
no estoque.
Atenção
Vale ressaltar que os produtos não aceitos serão recusados no ato da
conferência, mas que também o material em excesso, em falta ou com defeito
poderá ser devolvido ao fornecedor, acompanhado da Nota Fiscal de
devolução, emitida pela empresa compradora.
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Observe um exemplo prático de devolução: lojas de
vestuários recebem caixas de mercadorias (roupas) e
descarregam em seu estoque a quantidade de caixas, conforme
especificado nas Notas fiscais, porém, após a abertura dos
volumes, observa-se que as especificações das roupas não
estão de acordo, pois algumas apresentam cores repetidas e
outras com cores faltando, portanto, a devolução se torna
necessária para não comprometer as vendas da coleção daquela
estação.
Futuro Técnico em Logística, observamos que todas as etapas e
cuidados com o recebimento de materiais são fundamentais para o bom
andamento da organização. Veja que, se as conferências forem realizadas
corretamente, evitaremos muitos problemas e ganharemos em eficiência na
administração dos estoques, podendo consolidar uma diferenciação em
relação aos concorrentes; melhorando a qualidade, reduzindo os tempos,
diminuindo os custos, entre outros fatores, oferecendo, assim, uma vantagem
competitiva para a própria empresa. Desta forma, os produtos devem sempre
estar estocados adequadamente e em boas condições para serem entregues
no tempo certo e nas quantidades adequadas, com o menor custo possível.
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