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Administração – EAD - 2021 1 01 - A IMPORTÂNCIA DO CAPITAL HUMANO NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Demonstrar a importância do recurso humano no projeto, descrever o gerenciamento de pessoas e exemplificar os estágios de desenvolvimento de uma equipe em um projeto. A IMPORTÂNCIA DOS RECURSOS HUMANOS Nonaka e Takeuchi (1997) afirmam que a organização não pode criar conhecimento por si própria sem a iniciativa do indivíduo e a interação que acontece dentro do grupo. O elemento humano é um dos principais responsáveis pelo sucesso ou fracasso de um projeto, pois é por meio de seus conhecimentos, habilidades e atitudes que um projeto acontece. Uma equipe de projeto é formada por um grupo de pessoas que trabalham de forma conjunta em busca de um objetivo comum. O GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS O gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos necessários para tornar mais efetivo o uso dos recursos humanos envolvidos no projeto. Isso inclui todas as partes envolvidas: patrocinadores, fornecedores, clientes, assessorias e equipe. A Figura 2 ilustra os processos envolvidos no gerenciamento dos recursos humanos. • Planejamento organizacional – Identificar, documentar e designar os papéis e responsabilidades e os relacionamentos de reporte dentro do projeto. • Montagem da equipe – Conseguir os recursos humanos aptos a executar as atividades do projeto. • Desenvolvimento da equipe – Desenvolver competências individuais e de grupo para elevar o desempenho do projeto. Esses processos interagem entre si e com os processos das demais áreas de conhecimento. A MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Uma importante ferramenta utilizada no planejamento organizacional é a matriz de responsabilidade. Esse documento facilita a visualização e controle das atividades e identifica seus responsáveis. A Tabela abaixo ilustra um exemplo da matriz de responsabilidade. Atividade Agente GP GF AA Atividade Agente GP GF AA Prazo das etapas do projeto X # Contato com o cliente 0 Qualidade do trabalho # X Elaboração do esboço da proposta 0 # # Aprovar proposta antes do cliente # # X Detalhamento da proposta 0 Compra de equipamentos até R$ X Controle orçamentário 0 Compra de equipamentos acima de R$ # 0 X Manutenção equipamentos/laboratórios 0 Promoção dos técnicos # X Integrar etapas do projeto entre as diversas Contratação dos técnicos # X Áreas técnicas 0 Dispensa dos técnicos # X Elaborar relatórios atividade 0 Alocação dos técnicos ao Projeto # X Elaborar relatórios gerais sobre o projeto 0 Subcontratação de serviços X Controle do tempo sobre os técnicos 0 Treinamento dos técnicos X0 Alocação de equipamentos aos projetos # 0 Administração – EAD - 2021 2 Legenda: GP = Gerente de Projeto GF = Gerente Funcional AA = Alta Administração X = São os responsáveis pela tomada de decisões em cada atividade do projeto. O = São os responsáveis pela execução. # = Que serão consultados na execução das tarefas do projeto. A MONTAGEM DA EQUIPE As chaves para a seleção da equipe de projeto são os conhecimentos e o discernimento. Uma boa apreciação de três áreas: • O cargo. • A natureza das habilidades gerenciais e a capacidade e atitudes do candidato na realização do trabalho. • Adequação ao ambiente do projeto. O DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE Uma equipe é formada por um grupo de pessoas que trabalha de forma conjunta em busca de um objetivo comum. O trabalho em equipe é o esforço cooperativo de membros de uma equipe para alcançar esse mesmo objetivo. ESTÁGIOS DE DESENVOLVIMENTO E CRESCIMENTO DA EQUIPE B.W. Tuckmam dividiu o desenvolvimento de uma equipe em quatro estágios: Formação, agitação, normalização e execução. A formação envolve a transição, ou seja, a pessoa passa de indivíduo para membro de equipe. Nesse estágio existe a expectativa e ansiedade para começar o trabalho, o grupo começa a estabelecer uma identidade e tenta definir e planejar as tarefas que precisam ser executadas. O segundo estágio é a agitação; o objetivo do projeto fica mais óbvio, os membros da equipe começam a colocar em prática suas habilidades nas tarefas. A realidade poderá, no entanto, desapontar os membros cujas expectativas iniciais não sejam correspondidas. No estágio de agitação surgem os conflitos e aumentam as tensões. A normalização é o estágio em que a maioria dos conflitos pessoais foi resolvida, as insatisfações também diminuem, a equipe aceitou seu ambiente operacional e passa a exercer controle e a tomar decisões, a coesão no trabalho começa a se desenvolver, as pessoas sentem-se incluídas e aceitam as outras como parte da equipe. No quarto e último estágio, a execução, a equipe estão altamente comprometidas e ansiosas para alcançar o objetivo do projeto. O nível de desempenho do trabalho é alto, a confiança é grande e existe um grau de interdependência, os membros colaboram e ajudam uns aos outros a fim de realizar suas tarefas. Há um sentimento de A natureza do cargo As habilidades necessárias Adequação do candidato Formação Agitação Normalização Execução Administração – EAD - 2021 3 satisfação, visto que há progresso e que ele é reconhecido. 02 - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE CAPITAL HUMANO EM PROJETOS Existem diferentes estratégias de RH que podem auxiliar as empresas de serviços a selecionar uma boa equipe de trabalho. Faz-se necessário entender que a excelência na prestação de serviços para atingir a satisfação do cliente passa por diferentes ações que resultarão na qualidade ou não desse atendimento. De acordo com Lovelock e Wirtz (2006), a escolha da pessoa certa para um determinado cargo é o ativo mais importante de uma empresa. O melhor investimento de uma empresa é na contratação das pessoas certas. CONTRATANDO AS PESSOAS CERTAS A empresa que busca contratar as pessoas certas para um cargo está concorrendo com outras empresas que recebem currículos dos melhores profissionais que estão no mercado. Selecionar e qualificar esses profissionais é uma tarefa que exige estratégia e atenção no que se espera desse profissional em relação ao cargo que ele ocupará e o retorno esperado pela empresa. O CAPITAL HUMANO COMO AGENTE DE TRANSFORMAÇÃO NA GESTÃO DE PROJETOS Para Paladini (2006) os recursos humanos desempenham um papel muito importante e específico na gestão de projetos de uma organização. Os recursos humanos têm características bem interessantes nessa gestão. • Este setor da empresa não pode ser descrito por meio de dispositivos teóricos ou de procedimentos analíticos, por seus aspectos subjetivos. • De difícil avaliação, pois depende de motivação no seu processo de aprendizagem, podendo atrasar ou acelerar todos os mecanismos de reação ao conhecimento transmitido. • Requer grandes investimentos em seu processo de integração a metas da empresa. • Caracterizado como o mais complexo da organização, de acordo com Paladini (2006). Por outro lado, Paladini (2006) ressalta que também pode ser o recurso com maior capacidade de oferecer retorno à empresa: • Determinando formas de trabalhar com eficiência. • Têm condições de determinar formas eficazes de direcionar seu trabalho para ações específicas. • Em situação de dificuldade, pode ser criativo e desenvolver soluções para problemas da forma mais adequada às necessidades que se configurem. Lidar com os recursos humanos é um dos maiores desafios da gestão de projetos de uma empresa. É importante que o candidato queira trabalhar com determinada empresa. Dessa forma, esse candidato enviará seu currículo, que se juntará a outros que serão avaliados por essa empresa. De acordo com a empresa McKinsey & Company, existe uma guerra pelo talento de bons profissionais. As empresas que querem se destacar precisam estar nesse mercado em busca de tais profissionais. A empresa deve ter uma proposiçãode valor atraente para que as pessoas se candidatem para serem seus funcionários potenciais. Para ser atraente, uma empresa deve ter fatores que concorram no mercado, como: De acordo com Lovelock e Wirtz (2006), uma empresa precisa ter uma faixa situacional de salário entre 65º e 80º percentil do mercado para atrair os bons profissionais. Uma empresa deve compreender as necessidades dos profissionais visados e ajustar suas proposições de valores, caso haja real interesse na contratação. • Boa imagem de empreendedorismo no mercado. • Entrega de produtos e serviços de alta qualidade. • Desenvolver o orgulho em seus funcionários de serem parte de sua equipe. • Ter um pacote de remuneração compatível com a média do mercado. • Além de haver outros atrativos a serem propostos também. Nenhuma empresa é perfeita para todos. Isso pode ser especialmente válido para bons Administração – EAD - 2021 4 lugares de trabalho, já que essas empresas tendem a ter real caráter (...) sua própria cultura. Empresas com personalidades distintas tendem a atrair – e a repelir – certos tipos de indivíduos. 03 - DESIGNAÇÃO DE PESSOAL NO PROJETO -ESTRUTURA FUNCIONAL DE FUNÇÕES EM PROJETOS Para Almeida (2004), uma das principais características do mercado atual é o trabalho seletivo que se reflete na busca por candidatos mais qualificados, no qual as empresas procuram por talentos que agreguem valor à cultura organizacional. A autora ainda afirma que com o aumento das exigências de perfis ideais para os cargos, observa-se que muitos profissionais são subutilizados em atividades não condizentes aos seus requisitos, demonstrando a existência de uma defasagem entre as demandas dos empregadores e o mercado de recursos humanos disponível. Neste caso, imaginemos um profissional que possua experiência de anos em atividades operacionais de departamento pessoal sendo captado para atuar com atendimento à clientes com profundos conhecimentos sobre o produto que a empresa comercializa. Será que este profissional conseguirá atender ao perfil da vaga? O que se percebe é que para o planejamento de um processo seletivo, tanto o perfil ideal do candidato quanto a vaga tornam-se instrumentos fundamentais para a escolha do candidato mais adequado (ALMEIDA, 2004). A construção de um perfil profissional possui abordagens que tem como o foco tanto o trabalho a ser executado como a cultura que empresa possui. Inúmeras são as formas utilizadas para a construção de um perfil, que inclui diferentes abordagens, etapas, fontes de informação e coleta de dados (ALMEIDA, 2004). A autora (Almeida, 2004) ainda afirma que o perfil do cargo oferece uma visão geral das características necessárias no qual são descritos atividades e responsabilidades e requisitos e vantagens do cargo. Banov (2010) ratifica que a identificação do perfil deriva do levantamento dos dados necessários sobre o cargo e sobre a pessoa que irá ocupá-lo, tornando o cargo vital ao processo seletivo. Então o que se observa é a existência de elementos básicos e que irão definir o perfil ideal do candidato: o perfil do cargo, o perfil de competências, o perfil de performance, a validação do perfil ideal, a avaliação do perfil elaborado e as críticas à construção do perfil ideal (ALMEIDA, 2004). Segundo Banov (2010) o Perfil do Cargo deve conter elementos básicos, tais como: • Nome do cargo, o qual deve ser claro e condizente à função desempenhada; • Posição do cargo no organograma da empresa, o qual é definido a partir da nomenclatura do cargo e que permite observar a hierarquização e o posicionamento na estrutura organizacional; • Descrição das atribuições e responsabilidades, que se referem às tarefas diárias e esporádicas pertinentes ao cargo; • Requisitos ou exigências, referentes aos dados pessoais do ocupante do cargo como idade, gênero, estado civil, experiência anterior, entre outros; • Supervisão exercida, a qual define o nível de liderança exercida a subordinados; • Relacionamentos, de âmbito interno (chefia e colegas de trabalho) e externo (clientes, fornecedores, etc.); • Condições oferecidas pela empresa, no que tange a salário, benefícios e incentivos. O Perfil de Competências referem-se aos Conhecimentos, Habilidades e Atitudes (CHA) que o ocupante do cargo necessita ter para realizar com expertise as atividades pertinentes ao cargo (ALMEIDA, 2004). Administração – EAD - 2021 5 MAS O QUE REPRESENTA O CHA? Banov (2010) esclarece que a Competência (C) se refere ao domínio intelectual da área de atuação, associado à escolaridade e formação acadêmica. Já a Habilidade (H) é a capacidade de saber fazer, ou seja, a técnica aplicada, a experiência adquirida. A Atitude (A) é a capacidade de agir, ou seja, a postura nas decisões mais adequadas às exigências do momento. A autora afirma ainda que a preocupação com o perfil de competências surge em virtude do ambiente empresarial altamente competitivo e que faz com que as empresas procurem adequar colaboradores às estratégias do negócio, alinhando os objetivos individuais de cada colaborador às metas organizacionais (BANOV, 2010). Para Almeida (2004), o Perfil de Perfomance descreve o que a pessoa precisa fazer para ser bem- sucedida e alcançar o resultado e sucesso esperados. Nesse tipo de perfil, o foco é o sucesso e não somente os tipos de competências necessárias para o exercício de determinado trabalho. Por isso se faz necessário identificar os empregados com alto nível de desempenho no cargo, para somente depois identificar os resultados obtidos e que obtiveram o sucesso almejado. A fim de se reconhecer a Validação do Perfil Ideal faz-se necessário a participação do gestor de área em conjunto com o profissional de gestão de capital humano, sendo este último responsável pela instrumentação e elaboração do perfil. Isso é necessário pois o gestor é a melhor referência às necessidades do projeto e auxiliará o processo de validação por ter plenos conhecimentos das atividades exercidas no projeto e pelas atribuições pertinentes ao perfil do candidato mais habilitado para executá-las (ALMEIDA,2004). Almeida (2004) alerta que após a validação torna-se importante fazer a Avaliação do Perfil Elaborado, ou seja, verificar se o perfil está devidamente ajustado com o esperado pelo ocupante do cargo. Para isso, deve-se elaborar o perfil seguindo uma visão mais realista e pautada no conhecimento do mercado de trabalho e de pesquisas da área de Recursos Humanos. Por fim, a autora (Almeida, 2004) esclarece que se devem ter Críticas à Construção do Perfil Ideal, em virtude dos efeitos negativos que possam vir a ocorrer na prática da construção e divulgação de perfis ideais, bem como sua utilização como critério de seleção. Cabe ressalvar que a avaliação do candidato baseado apenas em um perfil pré-definido não contempla em sua totalidade as demais competências presentes na pessoa e que poderiam agregar mais valor à empresa. O que você pode observar até esse momento é que delinear o perfil do cargo é uma tarefa bastante complexa e exige muito conhecimento do profissional de recursos humanos. Não basta apenas ter conhecimento do perfil do cargo para atender ao requisito de uma vaga. Faz-se necessário que o cargo seja descrito de forma clara e objetiva a fim de detalhar as atribuições pertinentes a cada função. Para Chiavenato (2006), a Descrição de Cargos refere-se a um processo no qual é enumerada as tarefas e atribuições que compõem um cargo e o torna distinto dos demais existentes em uma empresa. Nele são detalhadas as tarefas requeridas bem como a periodicidade da execução e os métodos empregados. Trata-se de um levantamento documental dos principais aspectos que compõe o cargo e dos deveres e responsabilidades envolvidas. Mas como é realizada a descrição de cargos? Inicialmente torna-se primordial compreender os conceitos de Tarefa, Função e Cargo. De acordo com Marras(2011) entende-se a Tarefa como atribuições que requerem o esforço humano para determinado fim, enquanto a Função se caracteriza pelo acúmulo dessas tarefas, somadas a deveres e responsabilidades. Já o conjunto de funções similares compõe o Cargo. Mas não basta apenas compreender esses conceitos. É preciso saber de que forma esses elementos serão coletados. Estamos nos referindo à Análise de Função. A Análise de Função é o trabalho realizado pelo profissional de Recursos Humanos com o objetivo de prospectar os detalhes de cada função que compõe determinado cargo, no qual são observados todos os requisitos e exigências que permitam identificar “o que”, “como” e “para que” determinada atividade é realizada (MARRAS, 2011). Administração – EAD - 2021 6 E como é feita esta análise de função? De acordo com Marras (2011) para analisar o cargo utiliza-se uma Metodologia de Análise de Função, ou seja, as práticas utilizadas pelo profissional de Recursos Humanos para obtenção dos dados que respondam às questões? o que? como? e para que? a atividade é feita. Observemos a tabela abaixo: Metodologia de Análise de Função Conceito Exemplo Observação in loco A atividade desenvolvida é acompanhada no local físico em que é executada. Um operador de máquina que trabalha no setor da produção manuseando um equipamento pesado é observado pelo profissional de Recursos Humanos que coleta os dados das atividades desempenhadas, sem interferir na rotina do executante. Entrevista com o ocupante do cargo O executante da função passa por uma entrevista com o profissional de Recursos Humanos que coletará de forma mais detalhada as atividades desenvolvidas. Um profissional do setor de tecnologia que executa atividades variadas envolvendo programação e linguagens específicas da área na qual atua, exigindo do profissional de Recursos Humanos informações mais detalhadas a fim de compreender como se traduz a função. Neste método há abordagem direta com perguntas direcionadas ao executante. Questionário a ser preenchido pelo ocupante O executante é submetido ao preenchimento de um questionário com questões referentes às suas tarefas executadas. Um profissional da área financeira que possui uma rotina muito intensa não permitindo uma abordagem direta com o profissional de Recursos Humanos e por meio do questionário ele poderá especificar as atividades realizadas. Método Combinado Refere-se à associação dos métodos observação in loco, entrevista e questionário, com o propósito de se obter mais claramente e detalhadamente todas as atividades exercidas pelo executante da função. Uma atividade que não ficou devidamente esclarecida pelo método da observação in loco, poderá ser complementada pela entrevista ou pelo preenchimento do questionário. No método combinado, a combinação deve ser ajustada a fim de esclarecer todas as dúvidas que ainda perdurem sobre a função. Agora que sabemos como a Análise de Função é realizada, precisamos saber quais são as Áreas de Análise, ou seja, quais os campos analisados para determinar o universo das exigências de um cargo (MARRAS,2011): • Requisitos Mentais, referente ao nível de conhecimento utilizado para o exercício de determinada função: escolaridade, idiomas, softwares específicos, experiência, etc. • Requisitos Físicos, referente às exigências físicas que o executante do cargo necessita possuir: trabalhos que exigem força física (muito sentado ou em pé), habilidades visuais, auditiva, etc. • Responsabilidade, referente ao nível de comprometimento e autonomia: responder por erros, resultados atingidos, assumir riscos, etc. • Condições de Trabalho, referente ao ambiente no qual o profissional executa sua atividade: ambiente normal de escritório, locais insalubres, locais perigosos, etc. Por fim, após obtidos todos os dados necessários, é preenchido o formulário específico de Descrição de Cargos, apontando as tarefas rotineiras e esporádicas, bem como as atividades descritas de forma sucinta e detalhada. Faz-se necessário que o profissional de Recursos Humanos redija a Descrição de Cargos de forma clara, objetiva e fiel aos dados obtidos na análise de função (MARRAS, 2011). Ainda de acordo com o autor (MARRAS, 2011), ao término do processo de coleta de informações e da análise de dados obtidos, o profissional de Recursos Humanos submete o documento à revisão final para eventuais correções que se façam necessárias. Administração – EAD - 2021 7 Agora, cada cargo da empresa deve ter uma Descrição de Cargo? A resposta a esta pergunta é “sim”, pois cada organização possui um número especifico de cargos e cada um deve ter sua respectiva descrição. Com isso obtém-se um volume de descrições que compõe o Manual de Descrição de Cargos e que, de acordo com marras (2011) refere-se à compilação de todas as descrições de cargos da empresa, dividindo-os por áreas, conforme a estrutura existente na organização. Torna-se crucial que cada empresa disponha deste manual, pois ele representa a prova real e documental das atividades pertinentes à mão de obra existente em determinada organização. Mas qual é a importância da descrição de cargos para o processo de recrutamento? Para Chiavenato (2006), a Descrição de Cargos auxilia o recrutador ao fornecer subsídios à elaboração de anúncios, bem como demarcação do mercado de mão de obra no qual se deve iniciar o processo de recrutamento. 04 - TÉCNICAS DE RECRUTAMENTO VOLTADAS AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS RECRUTAMENTO DE PESSOAS Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro das organizações. É basicamente um sistema de informação por meio do qual a organização divulga e oferece ao mercado de recursos humanos as oportunidades de emprego que pretende preencher. É uma atividade que tem como objetivo imediato atrair candidatos, dentre os quais serão selecionados os futuros participantes da organização. Nesse sentido, o recrutamento é uma atividade de relações públicas e de envolvimento da organização com a comunidade que rodeia. Mas ainda, é uma atividade da comunicação com o ambiente externo. TIPOS DE RECRUTAMENTO 1 - RECRUTAMENTO INTERNO A busca pela retenção dos talentos tornou-se uma constante para as empresas que querem manter a competitividade no mercado. No entanto, cada vez mais os profissionais estão atentos e dispostos a buscarem empresas que ofereçam os melhores benefícios. Mas os trabalhadores não estão atentos apenas a salários atrativos e a programas de incentivo, também estão alerta às possibilidades de desenvolvimento profissional. Dentro desse contexto, podemos encontrar investimentos na área de Treinamento e Desenvolvimento; e, para que o profissional não busque no concorrente uma nova oportunidade, as empresas oferecem ao funcionário a chance de ascensão profissional por meio da valorização do processo. 2 - RECRUTAMENTO EXTERNO Aborda um enorme contingente de candidatos que estão espalhados pelo mercado de RH. O recrutamento externo utiliza várias e diferentes técnicas para influenciar e atrair candidatos, trata-se de escolher os meios mais adequados para chegar até o candidato desejado. O processo de recrutamento deve ser uma atividade contínua e ininterrupta e culmina com o candidato preenchendo a proposta de emprego, ficha cadastral ou currículo à organização. Apresenta a vantagem de trazer sangue novo para a organização, talentos, habilidades e novas expectativas, aumentar e enriquecer o capital intelectual, renovar a cultura organizacional. Em contrapartida, implica altos custos para a aplicação das técnicas seletivas, tornando-se oneroso e demorado, além de afetar negativamente a motivação dos atuais funcionários e reduzir a fidelidade deles em oferecer oportunidades a estranhos. 3 - RECRUTAMENTO MISTO É quando a empresa dá prioridade para os funcionáriosda empresa, mas também abre a candidatos externos. 4 - RECRUTAMENTO ON-LINE Esse é o tipo de recrutamento mais recente no cenário atual dos Recursos humanos. A empresa recebe currículos a partir de seu próprio site, em um sistema de recrutamento on-line do tipo Trabalhe Administração – EAD - 2021 8 Conosco. É uma ferramenta prática e intuitiva que faz a captação de novos currículos on-line totalmente padronizados, evitando perda tempo, tornando o processo muito mais rápido, eficiente e com um menor custo. Os candidatos poderão cadastrar currículos pela internet, facilitando pesquisas e atualizações, pois ficam armazenados em uma base de dados exclusiva para a empresa. ANÁLISE E AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS Com os dados obtidos durante a entrevista, o selecionador pode tentar fazer a seleção final, caso precise de mais evidências poderá programar uma segunda entrevista, testes ou outras fontes. O selecionador deve estabelecer uma pontuação para cada candidato com relação a cada um dos critérios. Caso o selecionador opte em adquirir referências pessoais, deverá tomar cuidado, pois além de não serem aconselhadas, elas tendem a ser um tanto subjetivas. Há empregadores que preferem não se envolver, outros estão satisfeitos com os padrões de trabalho e condutas inferiores, alguns poderão optar em não prejudicar o ex-funcionário ou até confundi-los. Durante a entrevista, fatores como postura, roupas e atitudes também são observadas e ajudam na tomada de decisão. Antes de tomar qualquer decisão precipitada, é aconselhável revisar a pontuação de cada candidato, se tiver mais pessoas envolvidas na seleção, certificar-se de que todos entenderam e concordaram com a avaliação, principalmente a futura chefia. O entrevistador deve ficar muito atento aos considerados pecados capitais do candidato: • Querer dominar o entrevistador. • Ser muito prolixo nas respostas. • Propor intimidades com o entrevistador. • Mentir ou demonstrar incoerência nas respostas. • Falar mal do ex-gerente ou da ex-empresa. • Divulgar dados confidenciais da empresa em que se encontra atualmente ou em que já trabalhou. • Demonstrar soberba ou convencimento, elogiando exageradamente a si próprio. • Falar de forma reticente ou reservada sobre assuntos normais de família. • Demonstrar ser resistente ou avesso às novidades. • Ter aparência desleixada e inadequada aos padrões da empresa. • Chegar atrasado sem justificativa convincente para o fato. Após a tomada de decisão, mantenha arquivados os documentos de todos os candidatos por pelo menos seis meses, pois pode existir a possibilidade de contestação de um dos candidatos alegando discriminação por questão de sexo ou de raça. O selecionador poderá justificar sua decisão com as anotações feitas na hora da seleção, em que estará registrada sua razão para rejeitar esse ou aquele candidato. Podemos dizer que, de modo geral, os tipos mais utilizados pelas organizações atualmente são: a. Cartazes: recrutamento de baixo custo, proporciona rapidamente um bom número de candidatos. Veículo estático e recomendado apenas para cargo simples, como os de operários e auxiliares de escritório. b. Indicações: recrutamento de baixo custo, alto rendimento e efeito relativamente rápido. O veículo que vai até o candidato por meio da indicação. c. Agências de recrutamento: intermediárias no processo de recrutamento. Esse procedimento evita gastos de tempo, porque elas já possuem um banco de dados bem reforçado, incluindo profissionais de todas as áreas, ainda não expõem as empresas aos desgastes de receber e cadastrar a infinidade de candidatos à vaga e normalmente não implica grande valores. Também é útil na medida em que mantém sigilo e tende a oferecer apenas candidatos qualificados. Administração – EAD - 2021 9 d. Consultorias de Outplacement (recolocação) - Uma empresa normalmente contrata uma consultoria de outplacement quando pretende desligar um profissional e deseja ajudá-lo no processo de recolocação no mercado. A consultoria assessora a empresa no processo de desligando e "prepara" o profissional para enfrentar o mercado. Só trabalham com pessoas jurídicas, isto é, têm como clientes empresas e não pessoas físicas. Seus honorários são cobrados das empresas que contratam seus serviços e variam de um a três salários do profissional. e. Consultoria de Replacement (Recolocação pessoa física) - Atendem especialmente pessoas físicas. A metodologia de trabalho é basicamente a mesma do modelo anterior e os honorários são cobrados dos profissionais que contratam seus serviços e giram em torno de um salário do profissional. f. Headhunter - É o nome que se dá aos profissionais "caçadores de cabeça", numa tradução literal, ou "caçadores de talentos", que agem somente com cargos do topo da pirâmide organizacional (presidentes, vice-presidentes, diretores) ou em ocasiões muito especiais, com profissionais extremamente difíceis de serem localizados. O processo de recrutamento é direcionado em função da necessidade da organização. Como já falamos, o maior desafio é atender a contratação do funcionário no tempo adequado. O recrutamento é um processo sistemático e estratégico, é por meio dele que os candidatos identificam as políticas de atração e retenção de talentos. 05 - PROCESSO DE SELEÇÃO COM BASE EM COMPETÊNCIAS EM PROJETOS Entender o conceito de competência. Analisar o perfil de competências. Identificar as competências técnicas e comportamentais. COMPETÊNCIA O que é Competência? Se pensarmos nas atividades que desempenhamos ao longo de nossas vidas, verificaremos que são os nossos conhecimentos, nossas habilidades e atitudes que atuam como diferenciais para apresentarmos resultados de qualidade. Rabaglio (2013) define como: "conhecimentos, habilidades e atitudes que são os diferenciais de cada pessoa e tem impacto em seu desempenho e consequentemente nos resultados atingidos". A palavra competência é utilizada de maneira diferente pelos especialistas em Recursos Humanos. Rabaglio (2013) cita Paul Gren, definindo como: "uma competência individual é uma descrição escrita de hábitos de trabalhos mensuráveis e habilidades pessoais utilizados para alcançar um objetivo de trabalho". Mas, nota-se que definir competência como um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes em busca de melhoria do desempenho e consequente resultado, tem sido a definição mais utilizada. VAMOS AGORA FALAR UM POUCO SOBRE O CHA – Conhecimento, Habilidade e Atitudes! C CONHECIMENTO SABER o que sabemos, mas não necessariamente colocamos em prática. H HABILIDADES SABER FAZER o que praticamos, temos experiência e domínio. A ATITUDES QUERER FAZER as características pessoais, que nos levam a praticar ou não o que conhecemos e sabemos Podemos afirmar que para se ter um bom desempenho é necessário que conhecimentos, habilidades e atitudes estejam bem alinhados, para que possamos ter eficácia em nossas atividades. Nada irá adiantar ter conhecimentos se estes não forem utilizados, não fará menor diferença, será preciso Administração – EAD - 2021 10 praticar! Colocar os conhecimentos em prática é desenvolver habilidades. Mas, para isto é preciso querer, então... atitude! Rabaglio (2013) também cita o especialista Scott B. Parry que define competência como "um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionadas, que afeta parte considerável da atividade de alguém, que se relaciona com o seu desempenho, que pode ser medido segundo padrões preestabelecidos, e que pode ser melhorado por meio de treinamento e desenvolvimento". Iniciativa, flexibilidade, criatividade, empreendedorismo, planejamento são atitudes diferenciadas que levam a resultados diferentes, segundo Rabaglio (2013). Portanto, não basta ter competência técnica é preciso desenvolver competências comportamentais que levem o profissional a ter atitudes que possam trazer resultadospositivos para a organização e também para sua carreira. Lembremos que, embora as competências técnicas e comportamentais sejam importantes para o desenvolvimento e encarreiramento profissional, são esta últimas, as comportamentais, as maiores responsáveis pelas demissões nas organizações. MAPEAMENTO DAS COMPETÊNCIAS Mapear competências é identificar quais as competências necessárias para se ter bons resultados; no caso, quais as competências essenciais para que a empresa atinja seus objetivos estratégicos. É através de Indicadores de Competências que podemos identificar as competências técnicas e comportamentais. Para cada atividade há o perfil específico que leva o profissional a ter alto desempenho em suas atividades. O primeiro momento para diagnosticar a utilização de competências • é durante o processo seletivo de um candidato, onde se pode mapear o perfil de competências técnicas e comportamentais exigidas para o cargo e quais os presentes no repertório desse profissional. Mas sabe-se que não é a realidade de muitas empresas. Muitos funcionários não são selecionados com este critério, sendo este o motivo pelo qual algumas pessoas encontram- se fora do perfil exigido pelo cargo. • diante deste cenário, a avaliação com foco em competências é extremamente importante para se identificar quais competências devem ser priorizadas, desenvolvidas e treinadas para que se obtenha sucesso no cargo. A pessoa certa no cargo certo! COMO MAPEAR UM PERFIL DE COMPETÊNCIAS? Aqui será utilizado, como exemplo, o cargo de GERENTE DE UNIDADE. Para mapear o perfil das competências dos cargos ou funções, temos alguns passos, segundo Rabaglio (2013): 1º PASSO Pesquisa dos indicadores de competências do cargo ou função. • É preciso ter informações sobre quais são os conhecimentos, habilidades e atitudes imprescindíveis para o bom desempenho no cargo. Para isso não podemos prescindir da descrição do cargo, onde devem constar todas as suas atividades, atribuições e responsabilidades. INDICADORES DE COMPETÊNCIAS São algumas das atribuições do cargo, a partir das quais verificamos as competências necessárias para executá-las adequadamente. 1 Emitir e analisar relatórios administrativos, financeiros e comerciais, obtidos através do sistema de gestão; 2 Administrar a folha de pagamento de seus colaboradores; 3 Recrutar, selecionar os novos colaboradores, substituindo-os quando necessário; 4 Administrar e acompanhar projetos e resultados de todas as equipes. COMPETÊNCIAS TÉCNICAS Conhecimentos Habilidades COMPETENCIAS COMPORTAMENTAIS Atitudes Administração – EAD - 2021 11 COMPETÊNCIAS TÉCNICAS São os conhecimentos e habilidades necessários para o bom desempenho de cada uma das atribuições. CONHECIMENTOS 1 Conhecimento de técnicas de redação empresarial; conhecimento de gestão comercial e financeira; conhecimento do sistema de gestão; 2 Conhecimento das rotinas de folha de pagamento, normas e leis trabalhistas e cálculos matemáticos; 3 Conhecimento de técnicas de recrutamento e seleção; conhecimento das rotinas dos colaboradores; técnicas de entrevista; 4 Conhecimento das metas e dos procedimentos das equipes. HABILIDADES 1 Conhecimento de técnicas de redação empresarial; conhecimento de gestão comercial e financeira; conhecimento do sistema de gestão; 2 Conhecimento das rotinas de folha de pagamento, normas e leis trabalhistas e cálculos matemáticos; 3 Conhecimento de técnicas de recrutamento e seleção; conhecimento das rotinas dos colaboradores; técnicas de entrevista; 4 Domínio de técnicas de liderança. COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS São as atitudes que facilitam a busca de resultados e eficácia. ATITUDES 1 Clareza, objetividade, capacidade de análise e síntese, comunicação verbal, proatividade; 2 Atenção, administração do tempo. clareza, concentração, relacionamento interpessoal, organização, planejamento, foco em resultados; 3 Organização, planejamento, estratégia, empatia, comunicação, relacionamento interpessoal, fluência verbal, saber ouvir, percepção, atenção, concentração, imparcialidade, ética, foco em resultados, bom humor; 4 Clareza, objetividade, empatia, liderança participativa, liderança coach; liderança orientadora, planejamento, relacionamento interpessoal, administração do tempo, foco em resultados, comunicação, flexibilidade, saber ouvir. 2º PASSO Agrupamento de competências comportamentais No passo anterior, várias competências comportamentais se repetem, já que são necessárias para atender as múltiplas atribuições do cargo. Assim, as competências comportamentais são colocadas em pequenos grupos, agrupadas por similaridade, permitindo criar ferramentas de avaliação para observá-las. Grupo I - Competências orientadas para o cliente Clareza. Objetividade. Comunicação verbal. Fluência Verbal. Bom humor. Empatia. Grupo II - Competências orientadas para a liderança ou gestão de pessoas Administração do tempo. Flexibilidade. Liderança coach. Liderança orientadora. Liderança participativa. Relacionamento interpessoal. Saber ouvir. Grupo III - Competências orientadas para resultados Atenção. Capacidade de análise e síntese. Concentração. Disciplina. Foco em resultados. Imparcialidade. Objetividade. Organização. Percepção. Planejamento. Proatividade. Administração – EAD - 2021 12 Temos, finalmente, toda a relação das principais competências, técnicas e comportamentais, exigidas para o cargo. 3º PASSO Definição das competências técnicas e comportamentais. Deve ser operacional, traduzindo a prática dessas competências. COMPETÊNCIAS TÉCNICAS COMPETÊNCIAS TÉCNICAS DEFINIÇÕES Conhecimento e prática de técnicas de redação empresarial. Comunicação escrita. Conhecimento da língua portuguesa e de relatórios, redação e comunicação escrita, usando clareza e objetividade em documentos escritos e informações escritas a clientes internos e externos. Conhecimento e prática de gestão comercial e financeira. Conhecimento de técnicas e gestão de finanças, matemática comercial e financeira, noções de contabilidade para gerir a unidade com foco em resultados. Conhecimento e prática do sistema de gestão específico do cargo. Capacidade de operacionalizar os sistemas formais e informatizados de gestão específica do cargo gerencial. Conhecimento e prática das rotinas da folha de pagamento, normas, leis trabalhistas e cálculos matemáticos. Capacidade e domínio das rotinas de folha de pagamento, legislação trabalhista, normas, regulamentos e políticas utilizadas pela empresa. Conhecimento e prática de técnicas e ferramentas de recrutamento e seleção de pessoal. Habilidade para formular perguntas. Domínio de técnicas e ferramentas consistentes e atualizadas de recrutamento e seleção de pessoas, com o objetivo de trazer para a unidade talentos específicos para o sucesso no cargo. Conhecimento e prática das rotinas dos colaboradores. Domínio das rotinas e atribuições dos colaboradores da equipe com o objetivo de fazer acompanhamento, treinamento e avaliação de performance, na busca de resultados eficazes. GRUPO DE COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS Nº dos Grupos Grupos de Competências Definições Grupo I - Competências orientadas para o cliente. Clareza. Objetividade. Comunicação Verbal. Comunicação interpessoal. Bom humor. Empatia. Capacidade de criar técnicas eficazes de comunicação com todos os clientes internos e externos, influenciando positivamente e superando necessidades e expectativas. Grupo || - Competências orientadas para a liderança ou gestão de pessoas. Administração do tempo. Flexibilidade. Liderança de Coach. Liderança orientadora. Liderança participativa. Relacionamento interpessoal. Saber ouvir. Capacidade de coordenar, treinar, orientar, integrar e motivas equipes, fornecendo o suporte necessário para a eficáciaem resultados. Grupo ||| - Competências orientadas para resultados. Atenção. Capacidade de análise e síntese. Concentração. Foco em resultados. Imparcialidade. Objetividade. Organização. Percepção. Planejamento. Proatividade. Capacidade de estabelecer ordem de prioridade às suas ações, de forma a cumprir sua agenda de compromissos, utilizando-se das melhores práticas do mercado, para atingir excelência em resultados. Com o exemplo apresentado finalizamos o 3º passo e já temos o mapeamento das competências técnicas e comportamentais do cargo, que será utilizado nos processos de seleção, avaliação e treinamento. Administração – EAD - 2021 13 COMO MENSURAR COMPETÊNCIAS? A técnica da mensuração se resume em: • Identificar a quantidade de indicadores de competências (atividades do cargo constantes na descrição do cargo). Quantos indicadores têm o cargo? No exemplo apresentado, temos quatro indicadores. • Verificar nos grupos de competências similares quantas vezes cada indicador de competências citou pelo menos uma competência do grupo. Se indicou a competência, o grupo está indicado. Segundo Rabaglio (2013), nesta ferramenta a mensuração é fornecida pela própria metodologia, não havendo inferência da equipe do projeto ou das lideranças. Retomando o que vimos, definimos alguns indicadores de competências; deles obtivemos as principais competências; agrupamos por similaridade; já que algumas das competências têm características em comum; definimos essas competências de forma prática, indicando onde apareceriam nas atribuições rotineiras do cargo. 06 - MOBILIZAÇÃO, TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE EQUIPES EM PROJETOS Compreender o treinamento como um processo de aprendizagem. TIPOS DA EDUCAÇÃO PROFISSIONAL A educação se refere a toda influência que recebemos do ambiente social. Podemos falar em vários tipos de educação, por exemplo: social, religiosa, cultural, política, moral, profissional etc. Aqui, vamos tratar da educação profissional que compreende três etapas interdependentes, porém distintas, e que faz parte do nosso dia a dia no treinamento. Tipo de Educação Profissional Escopo Objetivos Extensão de tempo Características Formação Prepara e forma a pessoa para o exercício de profissão no mercado de trabalho. Amplos E mediatos. Longo Prazo Qualifica para futura profissão. Dada nas escolas e mesmo dentro das organizações. Desenvolvimento Amplia e aperfeiçoa a pessoa para crescimento profissional na carreira na organização. Menos amplos. Médio Prazo Proporciona conhecimentos e prepara para funções complexas. Dado em organizações. Treinamento Prepara a pessoa para ocupar determinado cargo na organização. Restritos e Imediatos. Curto Prazo Fornece o essencial para o cargo atual. Dado nas organizações ou em empresas especializadas. CONCEITOS Normalmente o treinamento está mais voltado para o trabalho, uma vez que seu objetivo central é preparar o treinando para o desempenho eficiente de uma determinada tarefa. Há inúmeras definições e conceitos sobre o que é treinamento e talvez a que mais reflita a realidade seja: treinamento é parte do processo de desenvolvimento integral aplicado de maneira sistemática e organizada, por meio do qual as pessoas aprendem conhecimentos, atitudes e habilidades em função de objetivos definidos e necessidades específicas. Mas, também, podemos dizer que: 1. Treinamento é... "Ação capaz de formar, aprimorar e desenvolver pessoas, mediante aquisição / modificação de conhecimentos, habilidades e atitudes. Atender às necessidades da empresa de forma que o desenvolvimento organizacional e individual caminhe paralelamente". 2. Treinamento é... "Processo educacional de curto prazo aplicado de maneira sistemática e organizada, por meio do qual as pessoas aprendem conhecimentos, habilidades e atitudes em função de objetivos estabelecidos". O PROPÓSITO DO TREINAMENTO É... Aumentar a produtividade e a qualidade das pessoas, influenciando os seus comportamentos. Administração – EAD - 2021 14 CONCEITO DE DESENVOLVIMENTO A palavra desenvolvimento vem do latim (dês – para ênfase + em – para dentro, interno + volvere – mudar de posição, lugar). Entendemos que desenvolvimento é crescer, progredir, alguém em direções diferentes da que está habituado. Dentro de um processo de desenvolvimento, espera-se que a pessoa seja preparada para assumir posições mais complexas, e não apenas aperfeiçoar aquilo que ela já executa. O conceito de treinamento parece muito com o conceito de desenvolvimento, porém o desenvolvimento possibilita uma visão futura da atuação do profissional. Deve ser levado em conta o histórico do profissional, suas experiências profissionais, seus objetivos e também o objetivo da organização. Enfim, Treinamento & Desenvolvimento tem a missão de suprir a empresa com as competências que ela necessita para o bom andamento do trabalho. Para estudo desta disciplina nomearemos os dois indistintamente sob a sigla T&D. Diferenças de Treinamento & Desenvolvimento Treinamento Desenvolvimento Instrução de Operações Técnicas e Mecânicas Conceitos educacionais filosóficos e teóricos Projetado para o pessoal não gerencial Objetiva o pessoal gerencial Projetos para curto prazo Educação mais ampla Propósito definido e específico Propósitos genéricos de longo prazo Treinamento: orientado para o presente, focaliza o cargo atual e busca melhorar as competências relacionadas com o desempenho imediato do cargo. Desenvolvimento de Pessoas: focaliza os cargos a serem ocupados futuramente na organização e as novas competências que serão requeridas. Treinamento como um processo de aprendizagem Tomando emprestado o modelo de sistemas, podemos dizer que processo é uma representação gráfica simplificada de uma atividade que possibilita a transformação de um insumo (recurso) em um produto e/ou serviço. Entendendo melhor: Entradas Informações e Materiais – Como treinandos, recursos organizacionais (diagnósticos, levantamentos de necessidades), recursos instrucionais, habilidades, conhecimentos etc. Processo Programas de treinamento, processos de aprendizagem individual, reuniões, workshops, seminários etc. Saídas Pessoas habilitadas para o sucesso e a eficácia organizacional etc. Feedback Avaliação dos resultados do treinamento ou do processo desencadeado, obtido por meio de meios informais ou de pesquisas sistemáticas. Administração – EAD - 2021 15 07 - MOTIVAÇÃO E ENVOLVIMENTO DA EQUIPE NA GESTÃO DE PROJETOS Entender os efeitos da frustração sobre a motivação No trabalho e como provocar mudanças por meio de fontes motivacionais como formas alternativas de remuneração e recompensas. A motivação humana constitui um importante campo do conhecimento da natureza humana e da explicação do comportamento humano. Para compreender o comportamento das pessoas torna-se necessário conhecer sua motivação. É difícil definir exatamente o conceito de motivação, uma vez que tem sido utilizado com diferentes sentidos. De modo geral, motivo é tudo aquilo que impulsiona a pessoa a agir de determinada forma ou, pelo menos, que dá origem a um comportamento específico. MOTIVO AÇÃO = MOTIVAÇÃO Esse impulso à ação, ou seja, motivo ou razão que leva a pessoa a agir, pode ser provocado por um estímulo externo, mas também pode ser gerado internamente nos processos mentais do indivíduo. Nesse aspecto, a motivação está relacionada com o sistema de cognição (conhecimento/aprendizado) do indivíduo. Os atos de um ser humano são guiados por sua cognição, pelo que ele pensa, acredita e vê. Mas ao se perguntar o motivo por que ele age daquela forma, entra-se na questão da motivação. COGNIÇÃO MOTIVO INTERNO = AUTOMOTIVAÇÃO Podemos dizer então que a motivação pode vir tanto de fora para dentro quanto de dentro para foradependendo do entendimento da pessoa do que é melhor para ela. A resposta relativa à motivação é dada em termos de forças ativas e impulsionadoras traduzidas em palavras como desejo e receio, onde o indivíduo pode desejar poder ou status e recear o ostracismo social ou as ameaças à sua autoimagem. Além disso, a análise motivacional procura identificar determinados objetivos para cujo atendimento o ser humano gasta suas energias. Efeitos de desejos e receios no comportamento humano: • Desejando o poder, ele compromete seus esforços, seu tempo e sua substância para alcançá-lo; • Desejando obter status, ele procura comprar sua caminhada ingressando nos meios apropriados; • Receando o ostracismo social, ele foge dos amigos e conhecidos que sejam capazes de levá-lo a apoiar uma causa social impopular; • Receando as ameaças à sua autoestima, ele evita situações em que sua competência intelectual possa ser definida. O comportamento é causado por estímulos internos e externos, ele pode ser motivado. Tanto a hereditariedade como o meio ambiente influenciam decisivamente no comportamento das pessoas. Subjacente a todo comportamento existe sempre um impulso, um desejo, uma necessidade, uma tendência, expressões que servem para designar os motivos do comportamento. Há uma finalidade em todo comportamento humano. Ele não é casual nem aleatório, mas sempre orientado e dirigido para algum objetivo. CICLO MOTIVACIONAL O processo de motivação de uma pessoa depende da percepção que ela tiver para o seu estímulo, suas necessidades e seus desejos. Uma necessidade rompe o estado de equilíbrio do organismo, causando um estado de tensão, insatisfação, desconforto ou desequilíbrio. Esse estado leva o indivíduo a um comportamento ou ação capaz de descarregar essa tensão ou livrá-lo do desconforto ou do desequilíbrio. Se o comportamento for eficaz, o indivíduo encontrará a satisfação da necessidade, fazendo com que o seu organismo volte ao estado de equilíbrio anterior e a ajustar-se novamente ao ambiente. Veja o infográfico para entender melhor esse ciclo motivacional. Esse entendimento é fundamental para o seu aprendizado deste tópico. Administração – EAD - 2021 16 As necessidades ou motivos não são estáticos, ao contrário, são forças dinâmicas e persistentes que provocam diferentes comportamentos. Com a aprendizagem e a repetição, os comportamentos tornam-se gradativamente mais eficientes na satisfação de certas necessidades. Por outro lado, quando uma necessidade satisfeita não é motivadora de um comportamento, já não causa mais tensão ou desconforto. No ciclo motivacional, muitas vezes a tensão provocada pelo surgimento da necessidade encontra uma barreira ou um obstáculo para sua liberação. Não encontrando saída normal, a tensão represada no organismo do indivíduo procura um meio indireto de saída, seja por via psicológica ou por via fisiológica. Outras vezes, a necessidade não é satisfeita nem frustrada, mas sim transferida ou compensada. Isso se dá quando a satisfação de outra necessidade reduz ou aplaca a intensidade da primeira necessidade que não pôde ser satisfeita. É o que acontece quando o motivo de uma promoção para um cargo superior é contornado por um bom aumento de salário ou por uma nova sala de trabalho. COMO OCORRE A MOTIVAÇÃO? O comportamento é motivado pelo desejo de atingir algum objetivo. Nem sempre, porém, esse objetivo é conhecido pelo indivíduo. Boa parte da motivação humana localiza-se na região abaixo do consciente. A unidade básica do comportamento é uma atividade. O ser humano está sempre desenvolvendo uma ou mais atividades: andar, falar, comer, trabalhar. A qualquer momento pode, porém, decidir mudar de atividade. Os motivos é que impulsionam e mantêm o comportamento dos indivíduos. São, por assim dizer, as molas da ação. Também se pode identificar os motivos com as necessidades e dizer que os indivíduos são movidos pelas necessidades. Os motivos ou necessidades se dirigem para os objetivos, que estão fora dos indivíduos. Por exemplo, se alguém sente a necessidade de comer, dirige seu comportamento em direção ao objetivo comida. O indivíduo tem milhares de necessidades. Todas competem por seu comportamento. A necessidade mais forte em determinado momento é a que conduzirá à atividade. MOTIVAÇÃO X FRUSTRAÇÃO A frustração representa um degrau mais alto ou mesmo uma parede intransponível e, para vencê-la, o indivíduo vê-se obrigado a planejar o uso de novas estratégias comportamentais. Para os psicólogos da aprendizagem, a frustração é representada por um tipo especial de incentivo negativo, sendo considerada como resultante do bloqueio de uma atividade em andamento, como por exemplo, um choque elétrico, que impede o animal de acionar uma alavanca para obter o alimento do qual está carente. Cabe lembrar que nesse sentido, aquilo que foi inicialmente pretendido deixa praticamente de ser possível e o sujeito do experimento vê-se obrigado a modificar suas pretensões iniciais e deve adotar outra forma de comportamento. Administração – EAD - 2021 17 Há obstáculos sérios na vida de cada um que ocasionam frustrações consideráveis, tais como uma quebra de carreira profissional ardentemente desejada, uma doença incurável, ou um desastre financeiro. Esse tipo de frustração deixa marcas na personalidade e muito frequentemente aquele que foi alvo dessa frustração necessita de ajuda de outras pessoas para sair da situação. A satisfação de algumas necessidades é temporal e passageira, ou seja, a motivação humana é cíclica e orientada pelas diferentes necessidades. O atendimento de certa necessidade não impede o surgimento de uma nova. O comportamento é quase um processo de resolução de problemas, de satisfação de necessidades, à medida que elas vão surgindo. As principais teorias sobre a motivação são as relacionadas às as necessidades humanas, sendo a mais conhecida delas a Teoria da Hierarquia das Necessidades de Maslow, onde ele a explica por meio de uma pirâmide. Maslow formulou essa teoria com base no conceito de hierarquia de necessidades que influenciam o comportamento humano, pelo fato de o homem ser uma criatura que expande suas necessidades no decorrer de sua vida. À medida que ele satisfaz suas necessidades mais básicas, outras mais elevadas passam a influenciar no seu comportamento. Administração – EAD - 2021 18 COMO MOTIVAR OS FUNCIONÁRIOS EM UMA ORGANIZAÇÃO? Para ser capaz de manter alta a motivação de seus funcionários, o gestor deve estar atento a eles e a tudo que diz respeito ao seu trabalho, como: Reconhecer as diferenças individuais – notar que cada um é cada um, com suas particularidades, capacidades e limites diferentes. Perceber que os funcionários têm necessidades diferentes – perceber que cada uma precisa de coisas diferentes para se motivar e alinhar as metas, nível de envolvimento e recompensas às suas necessidades. Utilizar os objetivos e feedback – estabelecer metas específicas para cada um e dar feedback com relação ao desempenho para atingi-las. Permitir que participem das decisões – administrar a participação em decisões que os afetam para melhorar a produtividade, comprometimento, e satisfação no trabalho. Vincular as recompensas ao desempenho – ajustar a forma de recompensar, mostrando ao funcionário o vínculo existente entre recompensa e desempenho para diminuir a rotatividade e o absenteísmo. Verificar a equidade do sistema – mostrar as diferenças de desempenho por habilidades, capacidades e esforço que derivam em diferentes formas de remuneração, atribuições de tarefas e outras recompensas. Fonte: Robbins, (2010, pg. 252). Motivação X Recompensas Apesar de a remuneração não ser o principal fator se satisfação no trabalho, como já visto anteriormente, ainda assim é uma fonte de motivação, a qual pode ser administrada pelas organizações para obterem a produtividade desejada. A administração da remuneraçãocomo motivação deve enfatizar o seguinte: Administração – EAD - 2021 19 - O QUE PAGAR – estabelecer uma estrutura de remuneração, equilibrando a avaliação profissional e a competitividade externa da remuneração à remuneração média da área de atuação. - COMO REMUNERAR – recompensar os funcionários individualmente, baseando parte da remuneração deles em critérios de avaliação, como: • programas de remuneração variável – basear a remuneração em medidas de desempenho individual ou organizacional (vendedores e gestores); • plano de remuneração por unidade produzida – oferecer uma soma fixa por unidade de produção completa (área de produção); • plano de pagamento com base no mérito – basear-se no índice de avaliação de desempenho individual (empregados assalariados); • remuneração por habilidades – estabelecer o salário de acordo com as habilidades dos funcionários ou com a sua capacidade de desempenhar mais de uma função; • planos de participação nos lucros – distribuir um pagamento com base em alguma fórmula de cálculo da lucratividade por resultados obtidos; • participação nas melhorias – incentivar coletivamente a melhoria da produtividade do grupo por um determinado período; • planos de participação acionária para funcionários – beneficiar os funcionários com a possibilidade de compra de ações da empresa a preços mais baixos que no mercado. Os programas de remuneração variável aumentam a motivação e produtividade dos funcionários, e, consequentemente, a lucratividade da empresa que os adotar adequadamente. Além da remuneração variável, vista anteriormente neste tópico, existem outras implicações globais que variam de acordo com a cultura organizacional, a qual permite às empresas adotarem as seguintes abordagens: 1. Características do trabalho – o modelo de características do trabalho propõe uma reorganização dos elementos da função a ser desempenhada para aumentar o esforço individual por meio da motivação. Nesse modelo, a descrição do trabalho pode ser baseada em cinco dimensões: • Variedade de habilidades • Identidade da tarefa • Significância da tarefa • Autonomia • Feedback 2. Desenho de cargos – os cargos podem ser desenhados por meio de duas abordagens motivacionais: • Rodízio de tarefas – transferência temporária e periódica de funcionários para outras funções, realizando tarefas diferentes; • Enriquecimento do trabalho – expansão das funções, onde o trabalhador controla mais o planejamento, execução e avaliação do seu próprio trabalho. 3. Esquemas alternativos - oferecer alternativas de condições de trabalho, como: horário flexível, compartilhamento de tarefas entre dois ou mais funcionários, trabalho a distância (home office, escritório virtual). 4. Benefícios flexíveis – beneficiar os funcionários, permitindo que eles criem seu próprio pacote de benefícios de acordo com as suas necessidades pessoais. 5. Envolvimento do funcionário – usar a capacidade do funcionário, aumentando seu comprometimento com o sucesso organizacional para envolve-lo em processos participativos, como: • Gestão participativa – onde os funcionários compartilham a responsabilidade e o poder de decisão com seus superiores Administração – EAD - 2021 20 • Participação por representação – os funcionários também participam das tomadas de decisão, só que representados por um pequeno grupo. 08 - COMUNICAÇÃO E FEEDBACK NA GESTÃO DE PROJETOS Compreender as funções e do processo de comunicação e apresentar um exemplo prático de como os gestores de comunicação interna e de recursos humanos aprimoram a troca de informações e a disseminação de ideias entre os funcionários. FUNÇÕES E PROCESSO DE COMUNICAÇÃO A comunicação tem 4 funções importantes a ser destacadas dentro de um grupo ou organização: controle, motivação, expressão emocional e informação. • Controle: as organizações possuem hierarquias e, por exemplo, quando um colaborador é informado de que deve comunicar qualquer problema de trabalho primeiro ao seu superior imediato, a comunicação está desempenhando uma função de controle. • Motivação: a comunicação facilita a motivação, pois funciona como uma forma de esclarecer ao colaborador o que e de que forma deve ser feito, qual a qualidade de seu desempenho e como pode melhorá-lo. • Expressão emocional: a comunicação também pode funcionar como uma forma de expressão emocional, pois, para muitos funcionários, seu grupo de trabalho é fonte primária de interação social. • Informação: a comunicação proporciona as informações de que as pessoas e os grupos precisam para tomar decisões. A função final da comunicação é a facilitar a tomada de decisão, mas para isso, é necessária a informação adequada. (ROBBINS, 2010) Antes que a comunicação se realize, ela precisa de um propósito, ou seja, de um propósito entre um emissor e um receptor. Processo de comunicação: 09 - COMUNICAÇÃO E FEEDBACK NA GESTÃO DE PROJETOS Compreender as funções e do processo de comunicação e apresentar um exemplo prático de como os gestores de comunicação interna e de recursos humanos aprimoram a troca de informações e a disseminação de ideias entre os funcionários. FUNÇÕES E PROCESSO DE COMUNICAÇÃO A comunicação tem 4 funções importantes a ser destacadas dentro de um grupo ou organização: controle, motivação, expressão emocional e informação. • Controle: as organizações possuem hierarquias e, por exemplo, quando um colaborador é informado de que deve comunicar qualquer problema de trabalho primeiro ao seu superior imediato, a comunicação está desempenhando uma função de controle. Administração – EAD - 2021 21 • Motivação: a comunicação facilita a motivação, pois funciona como uma forma de esclarecer ao colaborador o que e de que forma deve ser feito, qual a qualidade de seu desempenho e como pode melhorá-lo. • Expressão emocional: a comunicação também pode funcionar como uma forma de expressão emocional, pois, para muitos funcionários, seu grupo de trabalho é fonte primária de interação social. • Informação: a comunicação proporciona as informações de que as pessoas e os grupos precisam para tomar decisões. A função final da comunicação é a facilitar a tomada de decisão, mas para isso, é necessária a informação adequada. (ROBBINS, 2010) Antes que a comunicação se realize, ela precisa de um propósito, ou seja, de um propósito entre um emissor e um receptor. PROCESSO DE COMUNICAÇÃO: 10 - CALENDÁRIO DE ATIVIDADES E ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM PROJETOS Indicar como o profissional de projetos deve fazer a gestão do próprio tempo. Apresentar os modelos que podem ser seguidos, trazendo eficácia profissional e a administração do tempo Há cada vez menos tempo para terminar todas as tarefas que temos diariamente. As tarefas profissionais e domésticas podem levar-nos a exaustão por incapacidade de fazer tudo o que tínhamos planejado no início do dia. Para melhorar, precisamos dominar a técnica de administração do tempo. O que é administração do tempo? É fazer mais em menos tempo, atingido o equilíbrio entre a conquista dos objetivos e o tempo alocado, faz-se necessário transcender, isto é, dispor de tempo livre e estar preparado para usufruí-lo. Tempo é bem mais do que dinheiro, é qualidade de vida, pois permite aproveitá-la melhor, possibilita maior domínio e controle do trabalho, otimiza o trabalho executado, aumenta a produtividade e mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional. A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em primeiro lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada. Existem fatores a serem observados que contribuem para modificarmos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, levando-nos a pensar nos seguintes fatos: • Estou dando o tempo certo às coisas realmente importantes? • Estou mantendoo equilíbrio adequado entre minhas atividades de rotina e as de inovação a longo e curto prazo? • As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas? Administração – EAD - 2021 22 • Estou realizando tarefas desnecessárias? • Estou pulando de tarefa em tarefa sem concluí-las? Respondendo a estas perguntas teremos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós. Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é saber a diferença entre urgência, importância e prioridade, que são totalmente diferentes entre si. A urgência está relacionada ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que propostos para o término. A importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa. A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância. Temos então um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer logo (isto está diretamente relacionado à urgência), nem tampouco uma coisa importante (isto está diretamente relacionado à importância). A administração do tempo, preferencialmente, deve ser desenvolvida em equipe, porque ninguém é independente nas organizações. Então para que funcione a favor da organização e qualidade de vida e seus colaboradores, é necessário que todos estejam conscientes de que o tempo é vida e que possuam um quadro de tempo a fim de evitar interrupções frequentes para que as pessoas consigam desenvolver suas atividades. A má administração do tempo pode nos deixar irritados com os colegas, cansados física e psicologicamente, podemos apresentar dificuldades de concentração, não dormir bem (o que afeta nosso desempenho durante o dia) e, em casos extremos, pode-se apresentar uma depressão. Por isso, aprenda a reconhecer em si o problema da gestão do tempo e como se manifesta em si, não trabalhe mais horas só porque não consegue ter o trabalho pronto. Aprenda gerenciar o tempo e usar as horas que dispõe da forma mais produtiva possível, depois esqueça o trabalho e vá para casa. Planeje o seu tempo antes de começar a trabalhar, isso dará uma excelente sensação de estar com as coisas controladas. Preocupe-se em mostrar resultados durante o tempo que passa na empresa e não em trabalhar mais horas que os outros. Não tente encontrar mais tempo nas horas do dia, mas sim usar o tempo que tem de forma eficiente. Aprenda também a deixar o seu local de trabalho organizado no final do dia. Não perde mais de cinco minutos e quando chegar no dia seguinte vai ter uma sensação muito agradável. Aprenda a organizar sua informação para não perder tempo ao procurá-la, quando devia estar a trabalhar. É muito importante deixar espaços vagos na agenda, para pequenos imprevistos e principalmente para poder parar e analisar o que já fez, o que falta fazer e retomar o rumo certo. É bom lembrar que os "super" bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente bem- sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente. Falta de tempo é o eterno álibi dos incompetentes. A alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo. 11 - AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA EQUIPE EM PROJETOS Analisar os processos de avalição de desempenho com foco nos resultados tanto para o crescimento e desenvolvimento das pessoas quanto para os resultados da organização. CONCEITOS E RELEVÂNCIA DO ASSUNTO Avaliação de desempenho é a apreciação sistemática do comportamento profissional de cada pessoa em relação às atividades desempenhadas, metas e resultados alcançados, contribuição para o negócio da empresa, seu potencial e suas necessidades de desenvolvimento, em um determinado período. Avaliação de desempenho é um instrumento gerencial que permite ao administrador mensurar os resultados obtidos por um funcionário ou por um grupo, em período e área específicos (conhecimentos, metas, habilidades etc.). Administração – EAD - 2021 23 • Reconhecer os diferentes níveis de contribuição de cada um • Identificar necessidades de treinamento e desenvolvimento • Acompanhar a evolução e desenvolvimento de cada um • Propiciar oportunidades para feedback • Oferecer subsídios para fins de remuneração (méritos) • Identificar colaboradores aptos a promoções • Estimular o compromisso pelo autodesenvolvimento • Fornecer informações para a construção do plano de ações para o próximo período • Escalas gráficas • Incidentes críticos • Comparativo • Escolha forçada Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela sobre escolha forçada: Modelo AD: Escolha Forçada FATORES + - Apresenta produção elevada Comportamento dinâmico Tem dificuldade com números É muito sociável Tem espírito de equipe Gosta de ordem Não suporta pressão Aceita críticas construtivas Tem boa aparência pessoal Comete muitos erros Oferece boas sugestões Decide com dificuldade Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela sobre incidentes críticos: Modelo AD: Incidentes Críticos Aspectos Excepcionalmente Positivos Aspectos Excepcionalmente Negativos Sabe lidar com as pessoas Apresenta muitos erros Facilidade de trabalhar em equipe Falta de visão ampla Apresenta ideias novas Demora a tomar decisões Tem características de Liderança Espírito conservador Facilidade de argumentação Dificuldade em lidar com números Espírito empreendedor Comunicação deficiente Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela sobre escala gráfica: Administração – EAD - 2021 24 Modelo AD: Escala Gráfica FATORES ÓTIMO BOM REGULAR FRACO Produção Quantidade do trabalho realizado Sempre ultrapassa os padrões Às vezes ultrapassa os padrões Satisfaz os padrões Sempre abaixo dos padrões Qualidade Esmero no trabalho Excepcional qualidade no trabalho Superior qualidade no trabalho Qualidade satisfatória Péssima qualidade no trabalho Cooperação Relacionamento interpessoal Excelente espírito de colaboração Bom espírito de colaboração Colabora normalmente Não colabora Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela sobre comparativo: Erros comuns em Avaliação de Desempenho Eteito de Halo O avaliador é levado pela impressão, preconceito Tendência central - Avaliar todos os funcionários "na média" para evitar situações constrangedoras - Generalização de um conceito, bom ou ruim Atitudes inconscientes - Avaliar a complexidade do cargo, e não o desempenho apresentado - Influenciar-se por características pessoais fora do ambiente de trabalho Falta de um modelo de avaliação O avaliador deve construir um modelo de avaliação para poder comparar o desempenho apresentado com o esperado Como complemento e ilustração desta parte da aula, visualize a tabela sobre entrevista de avaliação de desempenho: Entrevista de Avaliação de Desempenho Preparação - Escolher um local adequado, sem barulho e interrupções - Agendar data e horários e manter - Reunir documentos como avaliação anterior, ficha cadastral, elogios recebidos de clientes, etc. Entrevista - Criar um clima favorável - Apresentar primeiro os pontos fortes do avaliado - Apresentar, em seguida, os pontos a melhorar, com exemplos concretos - Estabelecer metas e responsabilidades para o avaliado e para o avaliador - Elaborar um plano de ação para o próximo período de avaliação Para a realização de uma excelente entrevista, o feedback é fundamental. Veja agora como realizá-lo: Exemplo de como dar feedback: • Exponha a ação, o que foi feito corretamente, descrevendo o que aconteceu com exatidão, sem fazer juízo de valores, e logo após o ocorrido. • Coloque o que é necessáriomelhorar, especificamente. • Ao final, utilize sempre uma sentença positiva. Utilize o "e" como junção em cada etapa, nunca o "mas", pois ele elimina o que foi dito anteriormente. De maneira geral, compartilhar informação, fornecer feedback e encorajar participação entre todos os membros da equipe são três práticas-chave de comunicação utilizadas por equipes bem-sucedidas. E, lembre-se: o fundamental para o uso dessa ferramenta, como tudo na vida, é o respeito às pessoas. Avalie o desempenho, nunca a pessoa. São coisas totalmente distintas. Administração – EAD - 2021 25 12 - RECONHECIMENTO E RECOMPENSAS NA GESTÃO DE PROJETOS Esclarecer como funcionam as formas de remuneração variável, com destaque para a Participação de lucros e resultados, a compra de ações e aporte para planos de Aposentadoria com alinhamento em relação às estratégias da empresa. REMUNERAÇÃO ESTRATÉGICA A remuneração estratégica refere-se ao conjunto de todas as ferramentas que possuímos atualmente, ou seja, a própria remuneração funcional, salários indiretos, remuneração por habilidades e competências, remuneração variável, participações acionárias e outras diversas formas de se remunerar. A ilustração abaixo mostra de forma sistêmica aspectos da remuneração estratégica. Alinhar a remuneração aos objetivos estratégicos da organização também é uma forma de gerar resultados operacionais, ou seja, faz com que cada profissional se comprometa com as estratégias da organização. Além da remuneração, é necessário incentivar os funcionários continuamente para que alcancem metas e resultados desafiadores. A remuneração fixa funciona apenas como fator de sobrevivência. O sistema de remuneração deve ter um programa de incentivo capaz de incrementar as relações de troca entre os funcionários e a empresa. Os outros métodos de remuneração incluem, necessariamente, a remuneração variável para melhorar os resultados, criatividade, inovação, espírito empreendedor e iniciativa. Dentre os métodos de remuneração variável estão plano de bônus anual, opção de compras de ações da empresa, participação nos resultados alcançados, remuneração por competência e distribuição de lucros e resultados. A escolha do método mais adequado depende diretamente das necessidades da empresa e dos funcionários. Administração – EAD - 2021 26 REMUNERAÇÃO VARIÁVEL A remuneração variável é a parcela da remuneração total paga trimestral, semestral ou anualmente em favor do funcionário e, em geral, é de caráter seletivo e depende dos resultados estabelecidos pela empresa. Os programas de remuneração variável são comumente utilizados pelas empresas tanto com a finalidade de incentivos, visando contribuir para melhorar o desempenho de seus profissionais, atrelando esta remuneração ao sucesso do negócio ou desempenho de cada área, mas também como forma de planejamento tributário. A legislação trabalhista destaca dentre as formas de remuneração variável a ajuda de custo, as comissões, diárias para viagem, gorjetas, gratificações e prêmios. Atualmente destacam-se as formas de remuneração variável, como, por exemplo, a participação nos lucros - mais conhecida como PLR (trata-se de obrigação legal), stock option (participação acionária) e os aportes em planos de previdência. Estas últimas têm sido mais comuns por conta das vantagens tributárias que dispõem, conforme mostraremos a seguir, visto que o intuito é esclarecer como funcionam estas formas de remuneração variável em destaque, apontando suas vantagens e desvantagens, especialmente no que tange à tributação. REMUNERAÇÃO VARIÁVEL ATRAVÉS DE PARTICIPAÇÃO NOS LUCROS A participação nos lucros da empresa encontra previsão constitucional: "participação nos lucros, ou resultados, desvinculada da remuneração, e, excepcionalmente, na gestão da empresa, conforme definido em lei" (artigo 7º, XI, CF), tendo sido inserida no Brasil através de sucessivas medidas provisórias e, por fim, através da edição da lei 10.101, de 19/12/2000. A PLR COMO FERRAMENTA DE ALINHAMENTO PLR - Participação de lucros e resultados a seus funcionários. • Contemplar metas da empresa e metas de equipe entendimento do negócio da empresa. • Reforçar comportamentos desejáveis dos funcionários. • Possuir regras simples e bem divulgadas. • Divulgar os resultados parciais ao longo de todo o ano. • Prever valores significativos • O processo dever ser o mais transparente possível - Despertar sentido de “parceria”. • Deve ser perfeitamente entendido e alinhado com as chefias imediatas - estes são os guardiões do processo. A participação nos lucros da empresa encontra previsão constitucional: "participação nos lucros, ou resultados, desvinculada da remuneração, e, excepcionalmente, na gestão da empresa, conforme definido em lei" (artigo 7º, XI, CF), tendo sido inserida no Brasil através de sucessivas medidas provisórias e, por fim, através da edição da lei 10.10, de 19/12/2000. A ilustração mostra as características da PLR como ferramenta de alinhamento da remuneração. Possui natureza jurídica indenizatória, participativa e condicionada à ocorrência da condição acordada através do plano de participação, em que ficam estipulados os critérios que dão ensejo à participação. Entretanto, se houver prejuízo, o empregado dele não participa, não assumindo perdas. Na PLR não há incidência de contribuições para o INSS e para o FGTS. Além disso, como o imposto de renda é retido na fonte, esta forma de remuneração é vantajosa para os funcionários. Para os empregadores vale a tabela progressiva do IR: 15% para valores entre R$ 2.246,76 e R$ 2.995,70 (27,5% acima deste limite), sendo que a lei permite também que o empregador deduza o valor distribuído como despesa operacional, o que tem impacto direto no lucro real apurado. Administração – EAD - 2021 27 PPR - PARTICIPAÇÃO NOS RESULTADOS O X da questão A participação nos resultados não substitui ou complementa a remuneração devida a qualquer empregado, nem constitui base de incidência para qualquer cargo trabalhista e previdenciário, não se aplicando o princípio da habitualidade: • Não é salário Não há incidência, por exemplo, de INSS e FGTS. Não incide em médias (13º salário, férias, gratificações e prêmios). • Atenção A implementação de PPR necessita de uma análise jurídica trabalhista detalhada, assim como o envolvimento do sindicato da categoria. Embora não seja salário, deve ser considerado no composto da remuneração total (mix compensatório, competitividade, atração e retenção de talentos, etc.). • Distribuição (práticas utilizadas no mercado) 5 a 10% do resultado líquido (valor a ser distribuído) 0,8 a 1,3% do faturamento (valor a ser distribuído). REMUNERAÇÃO VARIÁVEL RECEBIDA ATRAVÉS DA PARTICIPAÇÃO ACIONÁRIA DA EMPRESA STOCK OPTION A participação acionária de empregados, embora prevista na legislação brasileira desde o advento da lei nº6.404/76 (Lei das Sociedades Anônimas), começou a ser implantada pelas empresas somente na década de 90. A lei foi regulamentada através da circular 3013 do Banco Central. É uma forma de remuneração variável de reflexos em longo prazo, diferentemente de bônus, prêmios e participação em resultados que constituam forma variável de remunerar a curto prazo. A opção de compra de ações confere ao seu titular o direito de, em um determinado prazo, subscrever ações da empresa para a qual trabalha ou da sua controladora no exterior a um preço determinado ou determinável, segundo critérios estabelecidos por ocasião da outorga, através de um plano previamente aprovado pela assembleia geral da empresa. E é exatamente esse período de carência que faz com que os empregados, principalmente aqueles que ocupam os altos escalões nas empresas, desejem continuar em seus postos de trabalho, não se deixando seduzir por ofertas de emprego e oportunidades da concorrência. O contrato de oferta de compra de ações não representa
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