FECHAMENTO DO PROJETO

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FECHAMENTO DO PROJETO 
Durante nossa vida realizamos muitos projetos. Uma viagem, uma festa... tudo pode ser um projeto! 
Vamos falar um pouco sobre viagens. Normalmente fazemos uma série de planos e preparativos 
antes de embarcarmos em nossa viagem, não é verdade? Pensamos em todos os detalhes: o 
destino, o tempo que teremos disponível, o roteiro, lugares que queremos visitar, comidas diferentes 
que queremos provar, as roupas que levaremos etc. Com tudo planejado embarcamos e passamos 
bons momentos. Mas o que acontece quando retornamos da viagem? O projeto se encerrou? 
Além da memória da viagem, a vivência e a experiência que tivemos sempre nos restará mais 
coisas... coisas a fazer! Pois é, o projeto viagem ainda não acabou! Sempre haverá algumas 
atividades a serem realizadas posteriormente: roupas a serem lavadas, malas a serem guardadas, 
presentes e lembranças que trouxemos para nossos familiares que precisam ser entregues, fotos 
que queremos revelar ou arquivar, entre outras tantas coisas que precisamos fazer antes de voltar à 
rotina normal. Isto quer dizer que sempre fazemos uma série de providências antes de darmos o 
projeto como encerrado. 
Isto acontece em qualquer tipo de projeto! Mesmo quando finalizado ainda se faz necessário 
encerrar o projeto e tomar certas providências. Estas normalmente dependem do motivo do 
encerramento do projeto. 
Um projeto pode ser encerrado por ter sido bem sucedido e cumprido o seu propósito, mas também 
pode ser encerrado por ter sido abortado prematuramente. Sabemos que todo projeto envolve riscos 
e, por conta destes, algumas vezes pode acontecer dele precisar ser abortado antes de sua 
conclusão. Mas este não é o único motivo, ainda pode ser por um fator técnico, um prazo inviável, 
por desinteresse ou desistência do solicitante, por uma mudança estratégica ou porque foi priorizado 
outra atividade ou projeto. Já aconteceu de você desistir de algum projeto de viagem por ordem 
financeira? Um aumento no dólar pode nos levar, por exemplo, a abortar uma viagem para o exterior, 
não é mesmo? São vários os motivos que podem levar a um encerramento prematuro do projeto, 
mas até estes projetos precisam ser encerrados formalmente. 
 
Segundo Menezes (2009, p. 203), quando o projeto é concluído ainda é preciso encerrar os contratos 
estabelecidos com os terceiros. “É o momento de avaliar se o escopo do ‘contrato’ estabelecido com 
eles foi de fato cumprido e assinar o termo de recebimento ou algo semelhante que acuse o aceite 
dos trabalhos que nos foram prestados no projeto”. 
 
Isto quer dizer que o contrato com terceiros deve ser encerrado em todas as suas facetas: 
• dos recursos – não apenas materiais e equipamentos que foram utilizados, mas também a mão de 
obra deverá ser redistribuída ou realocada para outras atividades/projetos. 
• dos trabalhos realizados – todos os trabalhos realizados deverão ser avaliados para checar se 
estão conforme o estabelecido no planejamento e estes devem estar de acordo com o solicitado pelo 
cliente (já previamente definido para evitar problemas de aceitação nesta fase). 
• dos pagamentos – é preciso analisar se todos os contratos foram devidamente quitados e seus 
pagamentos realizados conforme contrato estabelecido entre as partes. 
 
Menezes (2009, p. 203) ainda complementa que “devemos conduzir o fechamento de nosso projeto 
com nosso cliente – seja interno, ou externo. Aqui, as providências são muito semelhantes, exceção 
feita ao acompanhamento de um contrato – que denominamos ‘contrato psicológico’. Devemos obter 
dele o ‘de acordo’ em tudo que lhe foi entregue”. 
 
De uma forma geral podemos dar como encerrado o projeto quando: 
• O produto foi aceito pelo cliente; 
• Os recursos foram desmobilizados (materiais, informações, equipamentos e pessoas); 
• Foi realizada uma avaliação interna sobre erros e acertos do projeto. Estes servirão como “lições 
aprendidas” para projetos futuros; 
• O projeto foi devidamente documentado e arquivado. 
 
Depois de todas as discussões sobre o projeto, o livro geral do projeto deve ser concluído, levando a 
assinatura dos envolvidos. O livro geral do projeto deve ser arquivado na biblioteca da empresa, ou 
em outra área predefinida para arquivamento de projetos. 
 
O livro geral do projeto, segundo Vargas (2009, p. 148), possui os seguintes objetivos: 
• Registrar, formalmente, as decisões e aprovações dos envolvidos (assinaturas, observações etc.); 
• Facilitar a revisão da estrutura do projeto; 
• Servir de base para futuros projetos da empresa (aprendizado). 
Este livro registrou todos os fatos acontecidos em todo o ciclo de vida do projeto, desde seu início até 
o seu encerramento. 
 
LIÇÕES APRENDIDAS 
Como vimos, ao encerramos o projeto registraremos formalmente toda a documentação relacionada 
ao projeto e estes servirão de base para projetos futuros, isto é o que chamamos no moderno 
gerenciamento de projetos como “lições aprendidas”. É fato que não aprendemos apenas com os 
acertos, mas também com nossos erros. Isto quer dizer que até mesmo os insucessos do projeto 
também devem ser documentados e servirão de base de conhecimento para projetos futuros. Estas 
lições aprendidas farão parte da base de conhecimento da organização. 
A base de conhecimento da organização sempre será utilizada no início de um projeto. Por exemplo, 
as experiências em viagens realizadas no passado acabam nos fornecendo um direcionamento 
quando estamos planejando uma nova viagem, não é mesmo? Não apenas o que deu certo por ter 
sido planejado corretamente, mas também coisas que deram errado ou por falta de planejamento ou 
por outros motivos. 
Todas as experiências passadas acabam se tornando uma base de conhecimento! 
Sabemos que o conhecimento pode ser tácito ou explícito. Segundo Valeriano (2005, p. 33), “o 
conhecimento explícito é derivado de reuniões (da equipe de projeto, por exemplo), de um 
organograma, de normas, instruções ou procedimentos escritos, de livros, artigos, bancos de 
dados etc. e pode ser apresentado e trocado nesses meios de comunicação”. Já o 
conhecimento tácito é “criado, desenvolvido e aperfeiçoado pela mente humana e nela fica 
gravado. Ele pode ser encontrado na memória de dirigentes, empregados, fornecedores, 
cliente etc.”. 
Sabendo que o conhecimento tácito (que é o conhecimento que nos torna experts em determinados 
assuntos) é difícil de ser sistematizado e sua transferência também é mais difícil, o objetivo de 
manter “lições aprendidas” é tentar transformar o conhecimento tácito em conhecimento explícito! 
Para Valeriano (2005, p. 33) existem alguns métodos (perguntas que podem ser realizadas) que 
podem ajudar a transformar informação em conhecimento, são estes: 
 
• Comparação: de que forma as informações relativas a esta situação se comparam a outras 
situações 
conhecidas? 
• Consequências: que implicações estas informações trazem para as decisões e a tomada de ação? 
• Conexões: quais as relações deste novo conhecimento com o conhecimento já acumulado? 
• Conversação: o que as outras pessoas pensam desta informação? 
 
Ao trabalhar com estes métodos será possível transformar as informações e as organizar de forma a 
transformá-las em conhecimento, e estes servirão de base (lições aprendidas) para projetos futuros. 
 
CHECKLIST 
Sabemos que é importante realizarmos alguns procedimentos de encerramento administrativo de 
encerramento de contratos. A fim de ajudar neste processo, Menezes (2009) sugere uma série de 
perguntas que podem ser usadas como um checklist. Observe o quadro abaixo com o checklist para 
o encerramento de contrato e para a equipe do projeto. 
 
Checklist - Questões 
 
 
 
 
 
 
PROJETO 
INTERNO 
•Existem produtos pendentes? 
•As certificações internas foram assinadas e recebidas? 
•Existem comprometimentos internos pendentes? 
•Todos os custos foram apropriadamente cobrados do projeto? 
•Todas as unidades de trabalho e pedidos foram concluídos? 
•As unidades de trabalho incompletas foram documentadas e justificadas?•A gerência foi notificada quanto à disponibilidade do pessoal do projeto? 
•A gerência foi notificada quanto à disponibilidade das instalações do projeto? 
•O plano do projeto foi arquivado com todos os dados de suporte? 
•Os excedentes de material do projeto foram administrados? 
PROJETO 
EXTERNO 
•Foi obtido acordo com o proprietário do projeto sobre a disposição dos produtos 
restantes? 
•As certificações e autorizações externas foram assinadas e aprovadas? 
•Os fornecedores foram notificados quanto a compromissos pendentes? 
•Estão todas as partes cientes do encerramento pendente? 
•As instalações do projeto foram fechadas? 
•Os procedimentos de auditoria e manutenção foram conduzidos? 
PESSOAL 
INTERNO 
•As preocupações da equipe do projeto referentes a empregos futuros foram 
abordadas? 
•A equipe está dedicada a manter os compromissos restantes do projeto? 
•Ainda existem fatores de motivação presentes para as tarefas e obrigações 
restantes? 
•As preocupações referentes à identidade da equipe foram abordadas? 
•O pessoal foi recolocado ou notificado da metodologia de realocação? 
PESSOAL 
EXTERNO 
•Estão sendo feitos esforços para assegurar que o interesse do contratante 
permaneça atendido? 
•Estão sendo feitos esforços para assegurar que as atitudes e percepções do 
contratante referentes ao projeto permaneçam estáveis? 
•As questões de transferência de pessoal estão sendo abordadas com o contratante 
do projeto? 
•O pessoal-chave e o contratante estão sendo notificados sobre o status do projeto? 
•Existe uma metodologia de comunicação para manter as relações entre o 
contratante e os gerentes do projeto (seu e do contratado)?