O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO COMO FACILITADOR DA INFORMAÇÃO E DA COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

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O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO COMO FACILITADOR DA 
INFORMAÇÃO E DA COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES 
1Cristiane de Oliveira (cristianeoliveirases@gmail.com) 
RESUMO 
O presente estudo tem como objetivo geral compreender a importância do/a profissional de 
secretariado executivo como facilitadoro/a da informação e da comunicação organizacional 
e, como objetivos específicos procuramos analisar a comunicação como uma importante 
ferramenta de apoio para o/a profissional de secretariado executivo; explicar a finalidade da 
comunicação nas organizações e identificar as principais formas de comunicação. Como 
problemática dessa pesquisa, apresentamos a seguinte pergunta: É possível que o/a 
profissional de secretariado executivo com as suas habilidades técnicas operativas e 
emocionais contribua para a eficácia da comunicação dentro da organização? A 
comunicação pode contribuir para resultados positivos, se feita de maneira eficiente e eficaz 
ou pode trazer resultados negativos se os envolvidos não estiverem alinhados e 
sintonizados com os ideais da empresa. No contexto macro, o ser humano é multifacetado e 
complexo e, esses fatores implicam no ambiente de trabalho e, certamente isso impacta nas 
constantes mudanças. O/a secretári/oa executiva na evolução de sua carreira manteve-se a 
preocupação com o relacionamento interpessoal, o que nos remete a pensar que alinhado a 
sua qualificação técnica o/a mesmo/a buscou aperfeiçoamentos emocionais. Neste trabalho 
buscamos apresentar ainda que de forma superficial alguns meios de comunicação, como: 
ofícios; memorando; e-mails; etc.; porém concordamos com Torquato, Gaudêncio que tais 
meios de comunicação são bastante eficientes, porém temos outros “canais de 
comunicação como murais; quadros de avisos ou espaços abertos, onde os colaboradores 
podem transmitir informações utilitárias” e que em especial irá atender a todos, vistos que 
dependendo do cargo/função, há empregados que não possuem e-mails ou outros acessos 
e, e em decorrência disso, não podem ficar sem as informações pertinentes da empresa, 
lembrando que no espaço físico não circula apenas os empregados da instituição, nesses 
ambientes perpassam: fornecedores; empregados terceirizados; prestadores de serviços; 
clientes externos; visitantes; entre outros, que precisam ter acesso a informações que 
compete às eles. 
Palavras - chave: secretariado executivo; comunicação; competências. 
 
 
 
1. Introdução 
 
1 Aluna do curso de Bacharelado em Secretariado Executivo – IFMT - Campus Cuiabá. 
mailto:cristianeoliveirases@gmail.com
 
 
Dentre vários problemas que podem permeiar as organizações, a 
comunicação é um dos mais comuns que podemos citar e certamente isso pode 
ocorrer porque o ato de comunicar depende de alguns fatores, tais como: ambiente 
no qual o emissor e receptor está inserido; a complexidade do assunto; contato de 
diferentes pessoas e áreas de atuação; a necessidade de solucionar conflitos; entre 
outros. 
Dessa forma, compreendemos a necessidade de um profissional que possa 
contribuir para o processo de melhorias no que refere a comunicação e o processo 
de informações no cotidiano das organizações. 
Assim o presente estudo tem como objetivo geral compreender a importância 
do/a profissional de secretariado executivo como facilitador/a da informação e da 
comunicação e como objetivos específicos procurarmos analisar a comunicação 
como uma importante ferramenta de apoio para o/a profissional de secretariado 
executivo; explicar a finalidade da comunicação nas organizações e identificar as 
principais formas de comunicação no ambiente de trabalho. 
Como problemática dessa pesquisa, apresentamos a seguinte pergunta: É 
possível que a profissional de secretariado executivo com as suas habilidades 
técnicas operativas e emocionais contribua para a eficácia da comunicação dentro 
da organização. 
 A escolha do tema justifica-se por considerar que a comunicação é um dos 
principais pilares para o desenvolvimento das organizações. Podemos perceber que 
as empresas investem muito no quesito comunicação interna e externa, mas na 
prática nem sempre materializa de acordo com o que é proposto, pois entedemos 
que esse é um trabalho que deve ser realizado diariamente com a equipe e o/a 
profissinal de secretariado pode contribuir para assimilação e a execução de 
ferramentas que venha colaborar para o crescimento o organizaconal e sobretudo 
pessoal. 
Neste trabalho vamos explicar a importância do/a profissional de secretariado 
conhecer as suas habilidades não só técnicas, mas emocionais para atuar como 
um/a facilitador/a da comunicação e das informações no mundo cooperativo. 
 
 
Para a materialização deste trabalho foi necessário buscar compreenssão em 
outros trabalhos de autores que abordam o assunto e sobretudo propõem métodos e 
técnicas para que as organizações obtém melhores resultados. 
Assim, foi possível abordar assuntos, como por exemplo: A comunicação: 
uma importante ferramenta institucional; O que é a comunicar-se; conhecer alguns 
canais de comunicação; dentre outros assuntos relevantes para a discussão. 
Apresentarmos no final dessa pesquisa as considerações finais, visto que 
percebemos que para o/a profissional de secretariado executivo contribuir no 
processo de melhoria de comunicação é necessário mais que formação adequada 
as exigências do mercado, mas que busque educação continuada, treinamentos 
focados no desenvolvimento da comunicação, desenvolvimento humano, dentre 
outros fatores que possam contribuir para o seu aprimoramento profissional. 
O nosso objetivo neste trabalho não é esgotar as análises e discussões 
acerca da temática e sim abrir novos debates e caminhos para evidenciar-se a 
necessidade de melhorias no que tange o trabalho desse/a profissional aqui em 
questão. 
2. Referencial Teórico 
Para a discussão e elaboração deste trabalho fomos buscar conhecimentos 
em materiais publicados por alguns autores que abordam o tema: comunicação e e 
secretariado executivo. 
Assim para falarmos de comunicação compartilhamos das ideias das autoras 
Hepp e Martins (2009) que explicam que a comunicação é: 
[...] considerada uma das principais ferramentas estratégicas nas 
relações sociais e profissionais. Ela tem um papel crucial nas 
organizações e, hoje, diante das exigências do mundo dos negócios, 
é fundamental que ocorra de forma alinhada e eficaz. É por meio do 
processo comunicacional que gestores e empresários exercem as 
funções de planejamento, organização e liderança, influenciando os 
clientes internos e externos (p. 27). 
As mesmas autoras ainda pontuam que: 
A comunicação é um fenômeno organizacional universal e se 
relaciona diretamente com os resultados do dia a dia, com as 
tomadas de decisão e relacionamentos no trabalho. Esses assuntos, 
 
 
dependendo das habilidades de comunicação, são responsáveis pelo 
bom ou mau desempenho pessoal ou organizacional. É quase 
impossível qualquer empresa ou profissional ser bem sucedido sem 
desenvolver uma excelente habilidade de comunicação (p. 27). 
No que refere a importância evolução da profissão dentro das organizações 
fomos buscar informações nos materiais publicados pelas autoras Bortolotto e 
Willers (s/d; p.46), “Os profissionais tiveram que rever e renovar seu modo de 
executar as atribuições inerentes à profissão, reconstruindo-se a cada nova situação 
e a cada nova tecnologia que lhes era apresentada”. Aposenta-se a máquina de 
escrever e dar-se lugar aos computadores; notebooks, dentre outros equipamentos 
de alta tecnologia. 
De acordo com Torquato (1992) defende-se que a função básica da 
comunicação na empresa é: “promover consentimento e aceitação. Para tanto, é 
necessária uma estrutura bem definida e coordenação centralizada. Essa 
coordenação seria responsável pelas pesquisas, pelas táticas, estratégias, normas, 
canais, fluxos eplanos de comunicação”. 
Trabalhamos com outros autores, como por exemplo: Bond, (s/d); 
Nascimento, (2012); Carvalho (1998); dentre outros que certamente contribuíram de 
forma bastante eficaz para a construção deste trabalho. 
3. Procedimentos Metodológicos 
De acordo com Gil (p.41; 2008) “O primeiro passo a ser dado numa pesquisa 
científica,[…] , é a formulação clara de um problema”, e como problematica deste 
trabalho, procuramos responder a seguinte pergunta: é possível que o/a profissional 
de secretariado executivo com as suas habilidades técnicas operativas e emocionais 
contribua para a eficácia da comunicação dentro da organização? Alinhado com a 
problemática apresentarmos o objetivo geral que é: compreender a importância do/a 
profissional de secretariado executivo como facilitador/a da informação e da 
comunicaçãoorganizacional e, assim materilizarmos de forma empiríca a nossa 
pesquisa. 
Para alcançar os objetivos propostos neste projeto de pesquisa que resultou 
no presente artigo, o caminho percorrido foi por meio de pesquisas de materiais 
publicados em revistas cientificas e assim buscamos responder os questionamentos 
 
 
levantados neste trabalho. Sendo assim, a referida pesquisa foi baseada em revisão 
bibliográfica. 
O presente trabalho considerou-se os estudos disponíveis na literatura 
especializada, sobre O/a profissional de secretariado executivo especialmente como 
facilitador/a das informações e da comunicação dentro das organizações. Essa 
problemática tem sido foco de grandes discussões no ambiente acadêmico, visto 
que um dos principais assuntos que são questionados dentro das empresas é de 
como tais informações que são consideradas de suma importância são 
disseminadas entre os empregados e a alta gestão. 
 Assim buscamos descrever as principais características e meios de 
comunicação que são utilizadas dentro do ambiente corporativo e de que forma o/a 
secretario/a executivo/a pode contribuir como facilitador/a de informações e 
comunicações. Para isso serão abordados fatores que possam contribuir para um 
questionamento aqui proposto. 
4. Análise e Discussão dos Resultados 
4.1 A Comunicação: Uma Importante Ferramenta Institucional 
A comunicação é um instrumento de grande relevância dentro das 
organizações, porém nem sempre ela funciona na plenitude, visto que, uma das 
maiores pontuações feitas dentro das organizações é a falta dela, o que acarreta 
desentendimento entre os mais diversos profissionais e, sobretudo retrabalhos, o 
que resulta em vários prejuízos financeiros e até os desgastes emocionais entre os 
envolvidos. Comunicar-se bem é uma arte, é uma troca de informações entre o 
transmissor e o receptor e, sobretudo a percepção entre os indivíduos envolvidos 
(BOND, s/p e s/d). 
É fato que a convivência humana nem sempre foi uma tarefa fácil, todavia 
podemos frisar que na verdade ela é complexa e desafiante (BOND, s/p e s/d). 
Vários fatores podem influenciar no processo de comunicação de alta 
eficiência, uma delas está relacionada ao relacionamento interpessoal, a falta de 
empatia, a falta de confiança; o ambiente; dentre outros (BOND, s/p e s/d). 
 
 
A comunicação pode ser verbal ou escrita e compreende-se que é de 
responsabilidade do emissor certificar-se que a sua mensagem foi entendia e 
compreendia pelo receptor. 
4.2 O que é comunicar - se? 
Todo mundo pode comunicar-se? Sim, claro! Como falado anteriormente a 
comunicação é uma arte, que pode ser praticada por todos, porém, todo mundo 
sabe se comunicar? Certamente o mundo moderno tem dificultado um pouco. 
Temos inúmeros compromissos ao longo do dia e mal lermos uma mensagem e já 
estamos fazendo uma pergunta qualquer, se tivemos prestado atenção naquilo que 
estávamos lendo, provavelmente não precisaríamos fazer uma ou mais perguntas 
desnecessárias ou até mesmo darmos respostas equivocadas. Informar não é 
comunicar, visto que comunicar é se relacionar, mas, todavia não há informação 
sem um projeto de comunicação (NASCIMENTO, 2012; p. 1). 
Conforme as explicações do autor Wolton (2011) apud Nascimento (2012) há 
uma diferença entre comunicação e informação: “O primeiro remete a ideia de 
negociação, compartilhamento e relação. O segundo está ligado à mensagem e aos 
dados”. 
Segundo Wolton (2011) apud Nascimento (2012), “[...] a onipresença da 
informação torna a comunicação mais difícil, já que num mundo onde milhões de 
indivíduos estão conectados, administrar a diferença entre todos esses pontos de 
vistas torna mais difícil a relação e a tolerância”. Ou seja, estamos vivendo a era do 
feed food, (tudo muito rápido) e possivelmente é ai que acontece as falhas na 
comunicação, visto que há muitas diferenças linguísticas, religiosas, políticas, 
filosóficas e culturais. 
Vale pontuar que a comunicação é inerente ao ser humano, visto que viver é 
comunicar – se. 
[...], os seres humanos desejam comunicar por três razões: 
compartilhar, convencer e seduzir – mesmo que esses três 
elementos não estejam explicitados. [...], a comunicação esbarra na 
incomunicação, uma vez que os receptores não estão sintonizados 
ou discordam das mensagens que o incomodam, ao mesmo tempo 
em que almejam mostrar seu modo de ver o mundo. [...], abre-se 
uma fase de negociação, onde os protagonistas tentam chegar a um 
 
 
acordo. Por fim, há a negociação e a convivência, dois 
procedimentos destinados a evitar a incomunicação e as suas 
consequências (NASCIMENTO, 2012; p. 2). 
Sendo assim, a comunicação pode contribuir para resultados positivos de 
uma organização, se feita de maneira eficiente e eficaz ou pode trazer resultados 
negativos se os envolvidos não estiverem alinhados e sintonizados. 
4.3 Canais formais e informar de comunicação 
As empresas possuem diversos tipos de comunicação interna e externa 
que varia conforme a necessidade e a formalidade de cada assunto. 
Oliveira (2016) elenca os seguintes meios de comunicação: “boletins, 
jornais, reuniões, memorandos escritos, correio eletrônico, quadros de aviso 
tradicionais e informativos”. 
Outros autores como Torquato enfatiza que esses meios de comunicação 
citado no parágrafo acima, não engloba a empresa como um todo, por esse motivo 
lembramos a relevância da secretária executiva atentar para os mais diversos 
detalhes, visto que muitos colaborados em decorrência de seu cargo/função não tem 
acesso a e-mail, dentre outros meios de comunicação mais formais. 
Nesse sentido, canais de comunicação como murais, quadros de 
avisos ou espaços abertos, onde os colaboradores podem transmitir 
informações utilitárias, avisos departamentais ou de espaços livres 
são considerados também, meios importantes que fazem parte da 
cultura organizacional (TORQUATO, 2002 apud OLIVEIRA, 2016). 
Assim, a comunicação tende a contribuir de forma estratégica no processo de 
comunicação de todos, com o foco de melhoria da qualidade de vida dos 
empregados e resultando na maior produtividade de todos. 
5. O/a profissional de secretariado executivo como facilitador/a da 
comunicação 
Antes de falarmos sobre o/a profissional de secretariado executivo como um/a 
facilitador/a da comunicação dentro das organizações, é importante fazermos um 
breve relato sobre a evolução desse/a profissional que evolui de um perfil 
 
 
operacional para um perfil muito mais voltado para gestão, empreendedorismos, 
criatividade, liderança, dinamismo, cooperativismo, entre outros. 
Para Bortolotto e Willers (s/d; p. 45), “O profissional de Secretariado Executivo 
é peça chave dentro da organização, devido á flexibilidade do seu perfil atribuições e 
competências”. Sendo assim, entendemos esse profissional como um elo entre a 
alta gestão e os demais colaboradores. 
Vale ressaltar que nem sempre o/a profissional de secretariado executivo 
desenvolveu esse papel mais multifuncional e polivalente, característica essas que 
são hoje de fundamental importânciano mundo globalizado, visto que antes ela era 
visto e reconhecida apenas como uma profissional com perfil operacional que 
realizava demandas mais corriqueiras, como: atender telefone; fazer e servir café; 
tirar cópias; etc. (BORTOLOTTO E WILLERS, s/d; p. 45). 
Muitas foram às mudanças ocorridas desde a época da inserção dessa 
profissional nas organizações e que utilizava as máquinas de escrever até a 
chegada dos computadores de alta tecnologia, como podemos ver nas 
considerações das autoras. 
[...], muitas foram as mudanças que ocorreram na função de 
secretário até chegar a ser uma profissão reconhecida por lei (Lei 
7377, de 30/09/85 e Lei 926l, de 11/01/96). Evoluiu, paralelamente, a 
uma constante (re) construção das atividades administrativas devido 
à chegada do computador e das tecnologias de informação e de 
comunicação (BORTOLOTTO e WILLERS, s/d; p. 46). 
Percebemos que a qualificação profissional não é algo estático, mas algo 
construtivo ao longo da carreira. Sendo assim, com as novas tecnologias o/a 
profissional de secretariado teve que buscar-se aperfeiçoar –se e inovar –se no 
contexto atual. E o mundo cooperativo tem percebido cada vez mais a importância 
desse profissional para ocupar os mais diversos espaços junto aos dirigentes e às 
equipes de trabalho (BORTOLOTTO E WILLERS, s/d; p. 46). 
Nesse contexto, Carvalho (1998), vai destacar que: “o secretário executivo é 
um assessor executivo e administrador de informações que assessora a 
direção/chefia a processar e organizar informações”. Entendemos que esse/a 
profissional é como uma extensão do trabalho do executivo, pois em muitas 
situações é ela que irá dá subsídios, resposta ou até orientações de como uma 
tarefa deverá ser executada. 
 
 
De acordo com os autores citados neste trabalho, compreendemos que a 
evolução desse/a profissional vem como um marco na história da profissional, tendo 
um leque que inclui as habilidades e competências técnicas. Nesse contexto a 
profissional tem muito mais a contribui com as organizações e, sobretudo com os 
demais empregados, visto que é ele/a (secretário/a) que em muitas ocasiões será 
o/a mediador/a de informações e outras demandas entre o executivo e os demais 
subordinados. 
No que refere a gerenciamento das informações e documentos, também cabe 
entre as atribuições do profissional de secretariado executivo, “Esta técnica consiste 
na recepção, interpretação, analise, difusão, armazenamento e manutenção de toda 
e qualquer informação emitida ou recebida pela organização” (BORTOLOTTO E 
WILLERS, s/d; p. 51). 
Podemos citar várias habilidades técnicas desse/a profissional, porém o 
objetivo dessa análise é compreender a importância do/a profissional de 
secretariado executivo como fornecedor/a de informações e da sua relevância no 
processo de comunicação dentro das organizações, visto que um dos maiores 
problemas que são pontuados dentro das empresas pelos empregados é a 
ineficiência da comunicação que refere-se a um processo: 
[...] pelo qual alguém ou alguma coisa torna-se comum a duas ou 
mais pessoas, ou seja, é compartilhada. Comunicação é o processo 
de transmitir idéias ou pensamentos de uma pessoa para a outra 
com a finalidade de promover o entendimento da pessoa que recebe. 
É o intercâmbio de informação entre duas ou mais pessoas ou 
organizações, por meio verbais ou não verbais (BORTOLOTTO E 
WILLERS, s/d; p. 50). 
Esses processos de comunicação que são explicados pelas autoras que 
ação, torna-se algo em comum entre duas ou mais pessoas. Como mencionado 
anteriormente, estamos a todo tempo com muita pressa, durante o dia temos 
diversos trabalhos e problemas que precisamos responder de forma rápido e correto, 
alinhado a esses fatores o/a profissional de secretariado executivo precisa e deve 
estar interligado/a com a organização como um todo. Nesse caso, é importante 
manter as relações interpessoais de forma coesa e equilibrada. 
 
 
O/a secretária executiva, precisa se conhecer enquanto pessoa, enquanto 
profissional de alta performance, conforme é explicado pelas autoras Bortolotto e 
Willers (s/d; p.54), “interpretar as características de sua personalidade, para que 
possa administrar em benefício do processo administrativo ou de trabalho, pois isto 
garantirá uma postura e um perfil adequado a um profissional de assessoramento”. 
E o processo de comunicação é mais uma habilidade que a referida profissional 
precisa desenvolver em meio as suas rotinas. 
A comunicação é um fenômeno organizacional universal e se 
relaciona diretamente com os resultados do dia a dia, com as 
tomadas de decisão e relacionamentos no trabalho. Esses assuntos, 
dependendo das habilidades de comunicação, são responsáveis pelo 
bom ou mau desempenho pessoal ou organizacional. É quase 
impossível qualquer empresa ou profissional ser bem sucedido sem 
desenvolver uma excelente habilidade de comunicação (HEPP e 
MARTINS, 2009; p.27). 
Nesse contexto, o/a profissional de secretariado precisa compreender que 
ele/a é uma das personagens de suma importância para o sucesso da empresa e ter 
o entendimento que a comunicação impacta diretamente no processo de qualidade 
do ambiente organizacional, e o profissional de secretariado executivo, em razão de 
trabalhar com executivos de diferentes formações culturais, profissionais, politica e 
até mesmo religiosa, buscou-se aprimorar e ampliar novos processos 
comunicacionais, a fim de melhor atender as exigências do mercado, (HEPP e 
MARTINS, 2009; p.27). 
A gestão da informação na organização através da profissional de 
secretariado executivo e sua forma de comunicar-se resultaram 
numa ligação positiva entre o executivo e os demais profissionais da 
empresa, pois o fluxo das informações não depende somente da 
tecnologia ou de equipamentos, mas sim de pessoas, e para isso é 
necessário o gerenciamento da informação (HEPP e MARTINS, 
2009; p.29). 
No contexto macro, o ser humano é multifacetado e complexo e esses fatores 
implicam no ambiente que por isso tem constantes mudanças e o/a secretária na 
evolução de sua carreira manteve a preocupação com o relacionamento 
interpessoal. 
 
 
Por isso, ela pode atuar como facilitadora na comunicação interna 
das empresas, identificando quais são os problemas e propondo 
melhorias e soluções. A profissional de secretariado atua como peça-
chave na comunicação interna das organizações, mostrando, de 
várias formas, como sua colaboração efetiva e adequada inova e 
proporciona sucesso e resultados para todos (HEPP e MARTINS, 
2009; p.29 e 30). 
Assim, a comunicação é um importante mecanismo que a profissional de 
secretariado executivo precisa ter como uma de suas habilidades, pois sem dúvida 
isso é um diferencial para alcançar os resultados almejados tanto pela empresa 
como pela profissional. 
6. Canais de comunicações mais utilizados nas organizações 
Podemos ter os melhores meios de comunicação dentro de uma organização, 
mas se não tivermos pessoas capacitadas, treinadas e dispostas, para utilizar e 
manusear esses canais, não terá a eficiência desejada. 
Conforme Branco (2013, p. 24), 
O termo canal é considerado como o veículo ou o meio através do 
qual a mensagem é transmitida, permitindo que emissor e receptor 
comuniquem. As características do canal determinam a natureza dos 
códigos que podem ser transmitidos através dele. A seleção dos 
canais representa um dos aspetos fulcrais na eficácia 
comunicacional, logo, há necessidade de alinhar quatro elementos: 
os objetivos do emissor, os objetivos da mensagem que este deseja 
transmitir, os atributos do canal e as características do receptor. 
E como canal de comunicação dentro de uma empresa varia de acordo com o 
perfil e a necessidade de cada uma. São eles: skaype; mensenger; whats; 
memorando; e-mails; telefone; circular interna; dentre outros meios de comunicação, 
que são utilizados para transmitir informes, convites, convocações,entre outros 
assuntos. 
Sendo assim, é importante que o emissor tenha atenção quanto a escrita, 
visto que o receptor precisa entender e compreender a mensagem, ela tem que ser 
sempre escrita de forma clara, objetiva, e dependendo do contexto, precisa ser 
formal e dentro das normas técnicas. Para Branco (2013, p. 26), “A palavra escrita 
 
 
assume particular importância na abordagem qualitativa, tanto para o registo dos 
dados como para a disseminação dos resultados”. 
Todavia é relevante que o emissor tenha um feedback do retorno de suas 
mensagens, visto que mensagens mal emitida ou mal interpretada pode carretar 
prejuízos tanto social como financeiro. Vale ressaltar que a comunicação 
empresarial se constitui em uma teia de aranha “e não simplesmente como uma ‘via 
de mão dupla’, [...], na qual uma via leva a mensagem e a outra volta, trazendo a 
resposta, ou o feedback do receptor, então, de fato, ela é muito mais complexa do 
que parece” ( CAHEN, 1990 apud NOGUEIRA; SILVA, 2014; p. 4). 
Falamos muito da comunicação escrita, mas vale lembrar que temos outro 
meio de comunicação muito utilizada e que devemos dar atenção ela: a tonalidade 
de voz. 
A voz é mais um dos diversos elementos importantes na viabilização do 
trabalho da secretária executiva, até por ela ser uma gestora que em muitos 
momentos representa o executivo. A tonalidade da voz é um elemento crucial, 
juntamente com a linguagem corporal, faz-se necessário desenvolvê-la. O 
funcionamento vocal apropriado favorece a efetividade da comunicação e, sobretudo 
facilita o entendimento entre as partes (SERVILHA e COSTA, 2015). 
Ainda nesse sentido, ressaltamos que os diversos tipos de tonalidades vozes 
podem impactar no processo de trabalho de quaisquer profissionais. Apresentamos 
a seguir algumas tonalidades de voz citadas pelos autores: voz incisiva; voz 
melodiosa; fala carregando peso; fala frases muito longas; voz diferente da habitual; 
etc. Não estamos afirmando que o tipo de tonalidade de voz vai prejudicar a 
colocação da profissional de secretariado executivo no mercado de trabalho, mas é 
importante buscar o equilíbrio não só na tonalidade de voz, mas da vestimenta, na 
maquiagem e até ruído que é produzido pelo sapato dessa profissional (SERVILHA 
e COSTA, 2015). 
7. Comunicação interna: elemento essencial nas organizações 
A comunicação influencia no contexto das organizações e no dia a dia das 
pessoas e, a secretaria executiva, pode ser considerada uma agente promotora da 
facilitação desse instrumento. De acordo com Oliveira (2016; p. 12), “pode ser 
 
 
considerada uma ferramenta estratégica dentro da instituição, pois auxilia no clima 
organizacional da empresa, uma vez que gera o bom convívio entre colaboradores, 
além de refletir o aumento do lucro e produtividade”. 
De acordo com Marchiori (2006, p. 213-214) destaca que a comunicação; 
Oportuniza a troca de informações via comunicação, contribuindo 
para a construção do conhecimento, o qual é expresso nas atitudes 
das pessoas. É fundamental um processo que engloba a 
comunicação administrativa, fluxos barreiras, veículos, redes, formais 
e informais. Promove, portanto, a interação social e fomenta a 
credibilidade, agindo no sentido de manter viva a identidade de uma 
organização. 
Vale ressaltar que fazer funcionar a comunicação dentro de uma organização 
com hum mil ou um colaborador, não é uma tarefa fácil, mesmo que a empresa 
disponibiliza meios de comunicações excelentes, todavia a organização é formada 
por pessoas e o ser humano apresenta multiface e complexidades que em 
determinados casos merecem atenção de forma individualizada. 
Oliveira (2016; p. 39) pontua alguns fatores que podem ser trabalhados no 
processo de melhoria da comunicação entre a alta gestão e os demais 
colaboradores que o/a secretário/a executivo/a pode trabalhar no aprimoramento da 
comunicação, visto que entendemos que o/a profissional tem capacidade técnica 
para tal atividade. 
a) trabalhar na integração de departamentos, para que a 
comunicação entre eles se torne tão positiva quanto a 
comunicação entre colaboradores de mesmo setor; b) promover 
mais eventos ou momentos de recreação, dentro ou fora da 
empresa, para aumentar a frequência de uso da comunicação 
informal e assim melhorar o relacionamento dos colaboradores 
de diferentes departamentos; c) como forma de minimizar as 
barreiras físicas comunicativas, é necessário rever a estrutura 
organizacional, principalmente na questão de barulhos ou ruídos 
excessivos; d) oferecer formas de introduzir os colaboradores 
aos conhecimentos a cerca da profissão de Secretariado 
Executivo, como palestras, ou até mesmo a disponibilização de 
materiais digitais. 
 
Vale ressaltar que nem sempre o/a profissional de secretariado tem o 
entendimento que ele/a pode e deve ser considerado/a facilitador/a de informações 
e comunicações dentro das empresas e, sobretudo de sua importância, pois 
 
 
muitos/as ainda executam as suas demandas de maneira técnica operativa e muitos 
empregados não tem ciência da competência do/a profissional do secretariado 
executivo e não o/a reconhecem como sendo uma peça chave dentro da 
organização (BORTOLOTTO e WILLERS, s/d; p. 46). 
Alguns empregados citam como empecilhos da comunicação: as pessoais e 
as barreiras 2semânticas aquela que depende da linguagem utilizada no momento. 
(OLIVEIRA, 2016). 
 
8. Considerações Finais 
Ao final deste trabalho, compreendemos que é possível que o/a profissional 
de secretariado executivo com as suas habilidades técnicas contribua para a eficácia 
da comunicação dentro de pequenas ou grandes organizações, visto que é o/a 
profissional que media a relação entre a alta gestão, empregados e clientes externos 
de forma geral. 
Nesse sentido, é importante que o/a profissional esteja atento/a aos demais 
assuntos, pois em muitos casos é ele/a que terá que transmiti-las aos demais. 
Pontuamos que a comunicação é essencial dentro das comunicações e que 
quando ela não acontece de forma eficiente e efetiva pode interferir até na vida 
financeira da empresa, como por exemplo: nas contas a pagar e a receber. 
Ao longo do tempo o/a profissional de secretariado executivo sofreu inúmeras 
transformações e que ao nosso olhar são bastante positivas, pois ele/a passa não só 
atuar apenas nas demandas técnicas operativas e sim na gestão organizacional, 
pois apresenta habilidades diversas, tendo um papel importante nas demandas de 
liderança, gestão, empreendedorismo, planejamento estratégico; no processo 
orçamentária da empresa; dentre outras funções e, esse é um dos principais motivos 
que possibilita ser um/a facilitador/a no processo de comunicação e, sobretudo das 
informações do cotidiano da empresa o/a qual está inserido/a. 
Porém existem alguns fatores que compreendemos que tanto a organização 
como o/a secretário/a, precisa perceber, tais como: a individualidade de cada pessoa 
 
2A semântica é a ciência do significado, em contraste com a fonética, que é a ciência dos sons. Quase toda 
comunicação é simbólica, isto é, efetuada através do uso de símbolos (palavras, quadros e ações) que sugerem 
certo significado (OLIVEIRA, 201; p.21). 
 
 
como um todo dentro das organizações, o ser humano em geral é complexo e por 
esse motivo a comunicação pode implicar em barreiras físicas; semântica; fisiológico 
e pessoais. 
Nesse sentido, o/a secretário/a precisa ter um olhar macro, para assim 
identificar tais situações e buscar meios e formas para contribuir nesse processo. 
Nesse contexto é importante que a mesma tenha equilíbrio emocional para o 
desempenho de suas funções na empresa. 
Por fim, conhecemos de forma superficial e suscinta alguns meios de 
comunicação, como: ofícios; memorando; e-mails; etc.; e podemos classificar essas 
ferramentas como formal, porém concordamos com Torquato (1992) que tais meiosde comunicação são bastante eficientes, porém temos outros “canais de 
comunicação como murais quadros de avisos ou espaços abertos, onde os 
colaboradores podem transmitir informações utilitárias” e que em especial irá atender 
a todos, vistos que dependendo do cargo/função, há empregados que não possuem 
e-mails ou outros acessos e, e em decorrência disso, não podem ficar sem acessar 
as informações da empresa ao qual fazem parte e, sobretudo porque no meio físico 
não circula apenas os empregados da empresa, nesses espaços perpassam: 
fornecedores; empregados terceirizados; clientes externos; visitantes; entre outros, 
que precisam ter acesso a informações que compete às eles. 
Assim, concluirmos que é necessário que o/a secretário/a executivo/a, tenha 
uma formação adequada as exigências do mercado, que busque educação 
continuada e que de fato esse/a profissional compreenda a sua importância dentro 
das empresas que trabalha em consonância com o seu executivo, tambem é 
necessário observar outros motivos, como por exemplo a necessidade da rápida 
adaptação as mudanças das organizacionais e do mundo do trabalho. 
Por fim, esperamos que este estudo incentive outras pesquisas que tenham 
como público o/a profissional de secretariado executivo. Entendemos que as 
análises e reflexões aqui feitas necessitam ser mais aprofundadas, visto que o 
assunto aqui tratado têm vários aspectos que merecem atenção, ficando aqui 
abertas e inacabadas. 
 
 
 
REFERÊNCIAS 
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Palestras, Livros, Coordenação, Capacitação e Consultorias. s/d e s/a. 
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