EXERCICIOS IV UNIDADE IV

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Arquivos correntes e protocolos, arquivos intermediários, permanentes, especiais
UNIDADE IV
DESAFIO IV
Você é o gestor do setor ABC de uma grande instituição que optou por um protocolo centralizado. Dentre as normas de recebimento de documentos, está a atribuição de uma numeração eletrônica gerada de forma automática no ato do recebimento do documento, com indicação de data e hora pelo sistema.
Veja mais sobre um caso ocorrido na sua empresa.
Durante um processo seletivo realizado no seu setor, sob seu comando, foi determinado em edital que o prazo máximo para recebimento de documentação seria na sexta-feira, 06/04/2018, com recebimento no protocolo da instituição. Na segunda-feira, dia 09/04/2018, a funcionária do protocolo vem até você com um envelope que acabara de chegar ao protocolo-portanto, fora do prazo. Entretanto o mesmo havia sido recebido pela secretaria do setor DEF, e por ter ocorrido na sexta-feira, ela resolveu guardar e só destinar ao protocolo no início da semana seguinte.
Considerando as regras de gestão documental, explique se a documentação será aceita ou não, justificando a sua resposta. 
Padrão de resposta esperado
Considerando as normas de arquivologia e protocolo, um documento só é considerado recebido pela instituição ao seguir as regras internas do protocolo. No caso sob análise, embora tenha sido recebido pela secretária no dia 06/04/2018, esse ato feriu as normas de protocolo da instituição, pois não recebeu a numeração do sistema com o registro de data e hora.
Diante desse cenário, a documentação não foi entregue tempestivamente, uma vez que o seu recebimento não se deu pelo protocolo da instituição, devendo o gestor desconsiderá-la para a seleção em curso.
EXERCICIOS IV
1. Para que um documento integre um arquivo corrente, ele deve ter valor​​​​​​​:
A. secundário.
Documento primário é a denominação para um arquivo que integra o documento corrente. Também denominado de Arquivo de Primeira Idade, é o conjunto de documentos, em tramitação ou não. Pelo seu valor primário, um arquivo corrente é composto de documentos em tramitação, ou seja, que têm valor fiscal, administrativo ou legal. 
B. financeiro.
Documento primário é a denominação para um arquivo que integra o documento corrente. Também denominado de Arquivo de Primeira Idade, é o conjunto de documentos, em tramitação ou não. Pelo seu valor primário, um arquivo corrente é composto de documentos em tramitação, ou seja, que têm valor fiscal, administrativo ou legal. 
C. primário. (Resposta correta)
Documento primário é a denominação para um arquivo que integra o documento corrente. Também denominado de Arquivo de Primeira Idade, é o conjunto de documentos, em tramitação ou não. Pelo seu valor primário, um arquivo corrente é composto de documentos em tramitação, ou seja, que têm valor fiscal, administrativo ou legal. 
D. histórico.
Documento primário é a denominação para um arquivo que integra o documento corrente. Também denominado de Arquivo de Primeira Idade, é o conjunto de documentos, em tramitação ou não. Pelo seu valor primário, um arquivo corrente é composto de documentos em tramitação, ou seja, que têm valor fiscal, administrativo ou legal. 
E. documentos correntes não são dotados de valor.
Documento primário é a denominação para um arquivo que integra o documento corrente. Também denominado de Arquivo de Primeira Idade, é o conjunto de documentos, em tramitação ou não. Pelo seu valor primário, um arquivo corrente é composto de documentos em tramitação, ou seja, que têm valor fiscal, administrativo ou legal. 
2. Um documento que não é mais consultado frequentemente deve:
A. ser recolhido.
A transferência de arquivos entre as fases do ciclo, o período de guarda e a destinação são determinados pela instituição e postos em uma ferramenta de consulta. Um documento que não é mais consultado frequentementedeve ser mantido em arquivo corrente até que cesse o prazo previsto em tabela de temporalidade.
B. passar ao arquivo intermediário.
A transferência de arquivos entre as fases do ciclo, o período de guarda e a destinação são determinados pela instituição e postos em uma ferramenta de consulta. Um documento que não é mais consultado frequentementedeve ser mantido em arquivo corrente até que cesse o prazo previsto em tabela de temporalidade.
C. ser mantido em arquivo corrente. (Resposta correta)
A transferência de arquivos entre as fases do ciclo, o período de guarda e a destinação são determinados pela instituição e postos em uma ferramenta de consulta. Um documento que não é mais consultado frequentementedeve ser mantido em arquivo corrente até que cesse o prazo previsto em tabela de temporalidade.
D. ser transferido para o arquivo permanente.
A transferência de arquivos entre as fases do ciclo, o período de guarda e a destinação são determinados pela instituição e postos em uma ferramenta de consulta. Um documento que não é mais consultado frequentementedeve ser mantido em arquivo corrente até que cesse o prazo previsto em tabela de temporalidade.
E. ser eliminado.
A transferência de arquivos entre as fases do ciclo, o período de guarda e a destinação são determinados pela instituição e postos em uma ferramenta de consulta. Um documento que não é mais consultado frequentementedeve ser mantido em arquivo corrente até que cesse o prazo previsto em tabela de temporalidade.
3. O arquivo intermediário é composto:
A. por documentos estritamente públicos.
Quando o documento ingressa na fase intermediária do seu ciclo de vida, significa dizer que o tempo de disponibilidade para consultas mais frequentes se acabou, no entanto ainda existe possibilidade de consulta com menor frequência. Portanto, é necessário que ele ainda esteja acessível.
B. por documentos cuja frequência de consulta é diminuída, mas ainda guarda valor primário. (Resposta correta)
Quando o documento ingressa na fase intermediária do seu ciclo de vida, significa dizer que o tempo de disponibilidade para consultas mais frequentes se acabou, no entanto ainda existe possibilidade de consulta com menor frequência. Portanto, é necessário que ele ainda esteja acessível.
C. por documentos que não se sabe a destinação.
Quando o documento ingressa na fase intermediária do seu ciclo de vida, significa dizer que o tempo de disponibilidade para consultas mais frequentes se acabou, no entanto ainda existe possibilidade de consulta com menor frequência. Portanto, é necessário que ele ainda esteja acessível.
D. por documentos que serão objeto de expedição.
Quando o documento ingressa na fase intermediária do seu ciclo de vida, significa dizer que o tempo de disponibilidade para consultas mais frequentes se acabou, no entanto ainda existe possibilidade de consulta com menor frequência. Portanto, é necessário que ele ainda esteja acessível.
E. por todos os documentos que saíram do arquivo corrente.
Quando o documento ingressa na fase intermediária do seu ciclo de vida, significa dizer que o tempo de disponibilidade para consultas mais frequentes se acabou, no entanto ainda existe possibilidade de consulta com menor frequência. Portanto, é necessário que ele ainda esteja acessível.
4. Os serviços de protocolo são desenvolvidos​​​​​​​:
A. por qualquer funcionário ou servidor regular.
O protocolo pode ser centralizado, quando reúne as funções de recebimento de documentos de toda a instituição, ou descentralizado, quando existe de forma setorizada, mas sempre com a manutenção das funções e rotinas de procedimentos. Sendo assim, os serviços de protocolo são desenvolvidos​​​​​​​ por um setor específico da entidade.
B. pela secretária do gerente.
O protocolo pode ser centralizado, quando reúne as funções de recebimento de documentos de toda a instituição, ou descentralizado, quando existe de forma setorizada, mas sempre com a manutenção das funções e rotinas de procedimentos. Sendo assim, os serviços de protocolo são desenvolvidos​​​​​​​ por um setor específico da entidade.
C. por um setor específico da entidade. (Resposta correta)
O protocolo pode ser centralizado,quando reúne as funções de recebimento de documentos de toda a instituição, ou descentralizado, quando existe de forma setorizada, mas sempre com a manutenção das funções e rotinas de procedimentos. Sendo assim, os serviços de protocolo são desenvolvidos​​​​​​​ por um setor específico da entidade.
D. pelo porteiro.
O protocolo pode ser centralizado, quando reúne as funções de recebimento de documentos de toda a instituição, ou descentralizado, quando existe de forma setorizada, mas sempre com a manutenção das funções e rotinas de procedimentos. Sendo assim, os serviços de protocolo são desenvolvidos​​​​​​​ por um setor específico da entidade.
E. nenhuma das alternativas.
O protocolo pode ser centralizado, quando reúne as funções de recebimento de documentos de toda a instituição, ou descentralizado, quando existe de forma setorizada, mas sempre com a manutenção das funções e rotinas de procedimentos. Sendo assim, os serviços de protocolo são desenvolvidos​​​​​​​ por um setor específico da entidade.
5. Considerando o conceito de arquivo especial, é correto afirmar que:​​​​​​​
A. os documentos físicos não têm nenhuma validade para esse tipo de arquivo.
O que determina o caráter especial de um arquivo é a especificidade do suporte no qual os documentos que o compõem se apresentam. Documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM e outros — que, por essa razão, merecem tratamento especial.
B. são compostos apenas por documentos de relevante valor histórico — por isso o nome.
O que determina o caráter especial de um arquivo é a especificidade do suporte no qual os documentos que o compõem se apresentam. Documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM e outros — que, por essa razão, merecem tratamento especial.
C. documentos em suporte de papel, desde que se apresentem em formato específico, podem ser integrantes de um arquivo dessa natureza.
(Resposta correta)
O que determina o caráter especial de um arquivo é a especificidade do suporte no qual os documentos que o compõem se apresentam. Documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM e outros — que, por essa razão, merecem tratamento especial.
D. não existe nenhum arquivo especial digital.
O que determina o caráter especial de um arquivo é a especificidade do suporte no qual os documentos que o compõem se apresentam. Documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM e outros — que, por essa razão, merecem tratamento especial.
E. os documentos especiais são sempre raros.
O que determina o caráter especial de um arquivo é a especificidade do suporte no qual os documentos que o compõem se apresentam. Documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides, disquetes, CD-ROM e outros — que, por essa razão, merecem tratamento especial.