Principais documentos escolares que devem ser registrados e arquivados

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Principais documentos escolares que devem ser registrados e arquivados
EXERCÍCIOS
1. 
O ciclo de vida de um documento é composto por três etapas. A primeira é quando o documento é usualmente utilizado e consultado pela escola; a segunda é quando deixa de ser consultado habitualmente, mas precisa ser arquivado por tempo determinado; e a terceira é quando cumpriu sua vigência, mas ainda mantém o valor secundário.
Identifique a alternativa em que o ciclo de vida de um documento está ordenado adequadamente.
Você acertou!
A. 
Arquivo corrente – Arquivo intermediário – Arquivo permanente.
Os documentos são classificados considerando seu valor. Documentos de valor primário são aqueles produzidos ou recebidos pela instituição e que atendem suas necessidades e finalidades na ordem administrativa, fiscal e legal. Documentos de valor secundário são aqueles que são relevantes histórica e culturalmente, tornando-se permanentes. A denominação do ciclo de vida corrente é dada ao documento usualmente utilizado na administração pública. Quando deixa de ser de uso constante ou cumpriu seu uso inicial, é identificado como intermediário; nessa fase, o documento é arquivado e aguarda sua destinação final: o descarte ou, de acordo com seu valor histórico e cultural, a permanência (documento permanente). As denominações ativo, passivo e morto são coloquiais, não representando o ciclo de vida documental. 
Resposta incorreta.
B. 
Arquivo ativo – Arquivo passivo – Arquivo morto.
Os documentos são classificados considerando seu valor. Documentos de valor primário são aqueles produzidos ou recebidos pela instituição e que atendem suas necessidades e finalidades na ordem administrativa, fiscal e legal. Documentos de valor secundário são aqueles que são relevantes histórica e culturalmente, tornando-se permanentes. A denominação do ciclo de vida corrente é dada ao documento usualmente utilizado na administração pública. Quando deixa de ser de uso constante ou cumpriu seu uso inicial, é identificado como intermediário; nessa fase, o documento é arquivado e aguarda sua destinação final: o descarte ou, de acordo com seu valor histórico e cultural, a permanência (documento permanente). As denominações ativo, passivo e morto são coloquiais, não representando o ciclo de vida documental. 
Resposta incorreta.
C. 
Arquivo primário – Arquivo intermediário – Arquivo secundário.
Os documentos são classificados considerando seu valor. Documentos de valor primário são aqueles produzidos ou recebidos pela instituição e que atendem suas necessidades e finalidades na ordem administrativa, fiscal e legal. Documentos de valor secundário são aqueles que são relevantes histórica e culturalmente, tornando-se permanentes. A denominação do ciclo de vida corrente é dada ao documento usualmente utilizado na administração pública. Quando deixa de ser de uso constante ou cumpriu seu uso inicial, é identificado como intermediário; nessa fase, o documento é arquivado e aguarda sua destinação final: o descarte ou, de acordo com seu valor histórico e cultural, a permanência (documento permanente). As denominações ativo, passivo e morto são coloquiais, não representando o ciclo de vida documental. 
Resposta incorreta.
D. 
Arquivo corrente – Arquivo intermediário – Arquivo descartável.
Os documentos são classificados considerando seu valor. Documentos de valor primário são aqueles produzidos ou recebidos pela instituição e que atendem suas necessidades e finalidades na ordem administrativa, fiscal e legal. Documentos de valor secundário são aqueles que são relevantes histórica e culturalmente, tornando-se permanentes. A denominação do ciclo de vida corrente é dada ao documento usualmente utilizado na administração pública. Quando deixa de ser de uso constante ou cumpriu seu uso inicial, é identificado como intermediário; nessa fase, o documento é arquivado e aguarda sua destinação final: o descarte ou, de acordo com seu valor histórico e cultural, a permanência (documento permanente). As denominações ativo, passivo e morto são coloquiais, não representando o ciclo de vida documental. 
Resposta incorreta.
E. 
Arquivo corrente – Arquivo intermediário – Arquivo morto.
Os documentos são classificados considerando seu valor. Documentos de valor primário são aqueles produzidos ou recebidos pela instituição e que atendem suas necessidades e finalidades na ordem administrativa, fiscal e legal. Documentos de valor secundário são aqueles que são relevantes histórica e culturalmente, tornando-se permanentes. A denominação do ciclo de vida corrente é dada ao documento usualmente utilizado na administração pública. Quando deixa de ser de uso constante ou cumpriu seu uso inicial, é identificado como intermediário; nessa fase, o documento é arquivado e aguarda sua destinação final: o descarte ou, de acordo com seu valor histórico e cultural, a permanência (documento permanente). As denominações ativo, passivo e morto são coloquiais, não representando o ciclo de vida documental. 
2. 
A classificação dos documentos e a elaboração das tabelas de sua temporalidade estão relacionadas aos princípios da Administração Pública, além de contribuir para atender às demandas da sociedade contemporânea.
Identifique a alternativa que contempla a gestão de documentos como procedimento de melhoria de processos e serviços para a sociedade.
Resposta incorreta.
A. 
Simplificação da gestão, acesso à informação e controle do Estado.
Os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos estão diretamente ligados à racionalização dos procedimentos, pois imprimem agilidade e simplificam os processos de produção, tramitação, arquivamento, descarte ou preservação definitiva de documentos públicos. Com a definição de normas e procedimentos técnicos para classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a sociedade é beneficiada com acesso rápido à informação e eficiência e transparência das ações, tão essenciais para o desenvolvimento e a efetivação de uma sociedade democrática.
Você acertou!
B. 
Acesso à informação, racionalização e transparência.
Os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos estão diretamente ligados à racionalização dos procedimentos, pois imprimem agilidade e simplificam os processos de produção, tramitação, arquivamento, descarte ou preservação definitiva de documentos públicos. Com a definição de normas e procedimentos técnicos para classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a sociedade é beneficiada com acesso rápido à informação e eficiência e transparência das ações, tão essenciais para o desenvolvimento e a efetivação de uma sociedade democrática.
Resposta incorreta.
C. 
Acesso à informação, burocratização e eliminação de documentos antigos.
Os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos estão diretamente ligados à racionalização dos procedimentos, pois imprimem agilidade e simplificam os processos de produção, tramitação, arquivamento, descarte ou preservação definitiva de documentos públicos. Com a definição de normas e procedimentos técnicos para classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a sociedade é beneficiada com acesso rápido à informação e eficiência e transparência das ações, tão essenciais para o desenvolvimento e a efetivação de uma sociedade democrática.
Resposta incorreta.
D. 
Eficiência, controle e descarte de documentos.
Os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos estão diretamente ligados à racionalização dos procedimentos, pois imprimem agilidade e simplificam os processos de produção, tramitação, arquivamento, descarte ou preservação definitiva de documentos públicos. Com a definição de normas e procedimentos técnicos para classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a sociedade é beneficiada com acesso rápido à informação e eficiência e transparência das ações, tão essenciais para o desenvolvimento e a efetivação de uma sociedade democrática.Resposta incorreta.
E. 
Simplificação da gestão, burocratização e controle do Estado.
Os planos de classificação e as tabelas de temporalidade de documentos estão diretamente ligados à racionalização dos procedimentos, pois imprimem agilidade e simplificam os processos de produção, tramitação, arquivamento, descarte ou preservação definitiva de documentos públicos. Com a definição de normas e procedimentos técnicos para classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos, a sociedade é beneficiada com acesso rápido à informação e eficiência e transparência das ações, tão essenciais para o desenvolvimento e a efetivação de uma sociedade democrática.
3. 
A regulação do sistema de classificação de documentos no Brasil é feita por categorias e subcategorias com base no sistema de numeração decimal. Leia as assertivas abaixo:
I. A definição das categorias e subcategorias está ligada à estrutura administrativa do ente público.
II. A classificação de documentos segue ordenação hierárquica.
III. O valor do documento está estritamente ligado a seu ciclo de vida.
IV. A tabela de classificação é única, não tendo qualquer vínculo com a estrutura administrativa do ente público.
V. O sistema de classificação é mais um elemento da burocracia estatal.
Identifique a alternativa em que constam as assertivas verdadeiras.
Resposta incorreta.
A. 
Todas as assertivas são verdadeiras.
É importante recordar que a classificação é feita por categorias e subcategorias, sendo que, no Brasil, a catalogação é feita com base no sistema de numeração decimal e estruturada de forma hierárquica. Faz-se necessário o conhecimento da estrutura administrativa do ente ou instituição e das peculiaridades do trabalho e respectivas entregas para a elaboração da tabela de classificação de base, com a finalidade de arquivo e identificação de temporalidade, reduzindo a burocracia e atendendo aos princípios de transparência, acessibilidade e razoabilidade.
Resposta incorreta.
B. 
São verdadeiras as assertivas I, II e IV.
É importante recordar que a classificação é feita por categorias e subcategorias, sendo que, no Brasil, a catalogação é feita com base no sistema de numeração decimal e estruturada de forma hierárquica. Faz-se necessário o conhecimento da estrutura administrativa do ente ou instituição e das peculiaridades do trabalho e respectivas entregas para a elaboração da tabela de classificação de base, com a finalidade de arquivo e identificação de temporalidade, reduzindo a burocracia e atendendo aos princípios de transparência, acessibilidade e razoabilidade.
Resposta incorreta.
C. 
São verdadeiras as assertivas I, II, III e IV.
É importante recordar que a classificação é feita por categorias e subcategorias, sendo que, no Brasil, a catalogação é feita com base no sistema de numeração decimal e estruturada de forma hierárquica. Faz-se necessário o conhecimento da estrutura administrativa do ente ou instituição e das peculiaridades do trabalho e respectivas entregas para a elaboração da tabela de classificação de base, com a finalidade de arquivo e identificação de temporalidade, reduzindo a burocracia e atendendo aos princípios de transparência, acessibilidade e razoabilidade.
Resposta incorreta.
D. 
São verdadeiras as assertivas IV e V.
É importante recordar que a classificação é feita por categorias e subcategorias, sendo que, no Brasil, a catalogação é feita com base no sistema de numeração decimal e estruturada de forma hierárquica. Faz-se necessário o conhecimento da estrutura administrativa do ente ou instituição e das peculiaridades do trabalho e respectivas entregas para a elaboração da tabela de classificação de base, com a finalidade de arquivo e identificação de temporalidade, reduzindo a burocracia e atendendo aos princípios de transparência, acessibilidade e razoabilidade.
Você acertou!
E. 
São verdadeiras as assertivas I, II e III.
É importante recordar que a classificação é feita por categorias e subcategorias, sendo que, no Brasil, a catalogação é feita com base no sistema de numeração decimal e estruturada de forma hierárquica. Faz-se necessário o conhecimento da estrutura administrativa do ente ou instituição e das peculiaridades do trabalho e respectivas entregas para a elaboração da tabela de classificação de base, com a finalidade de arquivo e identificação de temporalidade, reduzindo a burocracia e atendendo aos princípios de transparência, acessibilidade e razoabilidade.
4. 
Marque V (verdadeiro) ou F (falso) para os itens que se referem à classificação adequada para documentos escolares.
(  ) As atas de Conselho de Classe e série precisam ser incorporadas ao prontuário do estudante.
(  ) O Plano Gestão Escolar é documento corrente durante sua vigência.
(  ) O prontuário dos estudantes é documento corrente enquanto o aluno estuda na escola, passando posteriormente a intermediário.
(  ) O Diário de Classe do professor é documento que compõe o arquivo permanente.
(  ) O Livro de Atas das reuniões do Conselho de Escola não compõe o acervo de documentos que precisam ser arquivados.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
Resposta incorreta.
A. 
V – V – V – F – F.
Os documentos, enquanto em uso frequente, são considerados correntes e, quando acaba sua vigência, ou seja, o prazo de validade neles expresso, passam a compor o arquivo intermediário, até a finalização do prazo definido pela tabela de classificação para serem formalmente descartados; é o que ocorre com o Plano Gestão Escolar e o Diário do Professor. No caso do Livro de Atas, este compõe o acervo de documentos correntes da escola, sendo formalmente aberto, suas páginas numeradas e rubricadas; ao seu término, é encerrado e passa a incorporar o arquivo intermediário, pelo prazo definido na tabela de temporalidade. O prontuário do estudante compõe o arquivo corrente dos documentos escolares enquanto o aluno permanecer na escola; findado o curso ou o aluno deixar de estudar na instituição, por qualquer motivo, passa a compor o arquivo intermediário. No prontuário do estudante, ficam somente documentos de registros pessoais, não sendo incorporados outros tipos de documentos.
Resposta incorreta.
B. 
F – F – F – V – V.
Os documentos, enquanto em uso frequente, são considerados correntes e, quando acaba sua vigência, ou seja, o prazo de validade neles expresso, passam a compor o arquivo intermediário, até a finalização do prazo definido pela tabela de classificação para serem formalmente descartados; é o que ocorre com o Plano Gestão Escolar e o Diário do Professor. No caso do Livro de Atas, este compõe o acervo de documentos correntes da escola, sendo formalmente aberto, suas páginas numeradas e rubricadas; ao seu término, é encerrado e passa a incorporar o arquivo intermediário, pelo prazo definido na tabela de temporalidade. O prontuário do estudante compõe o arquivo corrente dos documentos escolares enquanto o aluno permanecer na escola; findado o curso ou o aluno deixar de estudar na instituição, por qualquer motivo, passa a compor o arquivo intermediário. No prontuário do estudante, ficam somente documentos de registros pessoais, não sendo incorporados outros tipos de documentos.
Resposta incorreta.
C. 
F – V – V – V – F.
Os documentos, enquanto em uso frequente, são considerados correntes e, quando acaba sua vigência, ou seja, o prazo de validade neles expresso, passam a compor o arquivo intermediário, até a finalização do prazo definido pela tabela de classificação para serem formalmente descartados; é o que ocorre com o Plano Gestão Escolar e o Diário do Professor. No caso do Livro de Atas, este compõe o acervo de documentos correntes da escola, sendo formalmente aberto, suas páginas numeradas e rubricadas; ao seu término, é encerrado e passa a incorporar o arquivo intermediário, pelo prazo definido na tabela de temporalidade. O prontuário do estudante compõe o arquivo corrente dos documentos escolares enquanto o aluno permanecer na escola; findado o curso ou o aluno deixar de estudar na instituição, por qualquermotivo, passa a compor o arquivo intermediário. No prontuário do estudante, ficam somente documentos de registros pessoais, não sendo incorporados outros tipos de documentos.
Você acertou!
D. 
F – V – V – F – F.
Os documentos, enquanto em uso frequente, são considerados correntes e, quando acaba sua vigência, ou seja, o prazo de validade neles expresso, passam a compor o arquivo intermediário, até a finalização do prazo definido pela tabela de classificação para serem formalmente descartados; é o que ocorre com o Plano Gestão Escolar e o Diário do Professor. No caso do Livro de Atas, este compõe o acervo de documentos correntes da escola, sendo formalmente aberto, suas páginas numeradas e rubricadas; ao seu término, é encerrado e passa a incorporar o arquivo intermediário, pelo prazo definido na tabela de temporalidade. O prontuário do estudante compõe o arquivo corrente dos documentos escolares enquanto o aluno permanecer na escola; findado o curso ou o aluno deixar de estudar na instituição, por qualquer motivo, passa a compor o arquivo intermediário. No prontuário do estudante, ficam somente documentos de registros pessoais, não sendo incorporados outros tipos de documentos.
Resposta incorreta.
E. 
V – V – F– F – F.
Os documentos, enquanto em uso frequente, são considerados correntes e, quando acaba sua vigência, ou seja, o prazo de validade neles expresso, passam a compor o arquivo intermediário, até a finalização do prazo definido pela tabela de classificação para serem formalmente descartados; é o que ocorre com o Plano Gestão Escolar e o Diário do Professor. No caso do Livro de Atas, este compõe o acervo de documentos correntes da escola, sendo formalmente aberto, suas páginas numeradas e rubricadas; ao seu término, é encerrado e passa a incorporar o arquivo intermediário, pelo prazo definido na tabela de temporalidade. O prontuário do estudante compõe o arquivo corrente dos documentos escolares enquanto o aluno permanecer na escola; findado o curso ou o aluno deixar de estudar na instituição, por qualquer motivo, passa a compor o arquivo intermediário. No prontuário do estudante, ficam somente documentos de registros pessoais, não sendo incorporados outros tipos de documentos.
5. 
Para a organização do espaço a ser designado como arquivo na unidade escolar, são necessários alguns cuidados em relação à estrutura física, bem como ao mobiliário. Sobre o espaço e a organização do arquivo escolar, é possível afirmar que:
I. O ambiente destinado aos arquivos precisa ser limpo, organizado e ventilado.
II. Os suportes destinados aos arquivos de documentos precisam ter durabilidade e dar condições de preservação da integridade física dos documentos.
III. Os documentos que serão acomodados no ambiente de arquivo precisam ser revisados, organizados e identificados.
IV. Os documentos cujo portador seja papel até o tamanho A4 podem ser empilhados em caixas ou pastas.
V. Os documentos que serão acomodados no ambiente de arquivo precisam passar previamente por um processo de duplicação, pois no arquivo poderão ser danificados.
Identifique a alternativa em que constam as assertivas verdadeiras.
Resposta incorreta.
A. 
São verdadeiras as assertivas I, II e IV.
Para a escolha do suporte em que serão alocados os documentos (prontuários, livros de atas, Planos de Gestão, Regimentos Escolares, processos, ofícios, entre outros), é importante observar que o ambiente destinado aos arquivos precisa ser limpo, organizado e ventilado. Além disso, é necessário identificar quais suportes são recomendados para o tipo de documento e o tempo de destinação no arquivo, ou seja, deve-se verificar a durabilidade, considerando a determinação de manutenção e a integridade física de cada um dos registros arquivados. Os documentos cujo portador seja papel até o tamanho A4 devem ser acondicionados em pastas ou escaninhos na posição vertical. Também é necessário fazer controle de todos os documentos acomodados no ambiente de arquivo. O processo de classificação e aplicação da tabela de temporalidade tem como objetivo racionalizar o uso e a guarda dos documentos; assim, ao se arquivar um documento, não é necessário duplicá-lo, exceto se for cópia digital.
Resposta incorreta.
B. 
São verdadeiras as assertivas IV e V.
Para a escolha do suporte em que serão alocados os documentos (prontuários, livros de atas, Planos de Gestão, Regimentos Escolares, processos, ofícios, entre outros), é importante observar que o ambiente destinado aos arquivos precisa ser limpo, organizado e ventilado. Além disso, é necessário identificar quais suportes são recomendados para o tipo de documento e o tempo de destinação no arquivo, ou seja, deve-se verificar a durabilidade, considerando a determinação de manutenção e a integridade física de cada um dos registros arquivados. Os documentos cujo portador seja papel até o tamanho A4 devem ser acondicionados em pastas ou escaninhos na posição vertical. Também é necessário fazer controle de todos os documentos acomodados no ambiente de arquivo. O processo de classificação e aplicação da tabela de temporalidade tem como objetivo racionalizar o uso e a guarda dos documentos; assim, ao se arquivar um documento, não é necessário duplicá-lo, exceto se for cópia digital.
Resposta incorreta.
C. 
São verdadeiras as assertivas I, II,  III e IV.
Para a escolha do suporte em que serão alocados os documentos (prontuários, livros de atas, Planos de Gestão, Regimentos Escolares, processos, ofícios, entre outros), é importante observar que o ambiente destinado aos arquivos precisa ser limpo, organizado e ventilado. Além disso, é necessário identificar quais suportes são recomendados para o tipo de documento e o tempo de destinação no arquivo, ou seja, deve-se verificar a durabilidade, considerando a determinação de manutenção e a integridade física de cada um dos registros arquivados. Os documentos cujo portador seja papel até o tamanho A4 devem ser acondicionados em pastas ou escaninhos na posição vertical. Também é necessário fazer controle de todos os documentos acomodados no ambiente de arquivo. O processo de classificação e aplicação da tabela de temporalidade tem como objetivo racionalizar o uso e a guarda dos documentos; assim, ao se arquivar um documento, não é necessário duplicá-lo, exceto se for cópia digital.
Você acertou!
D. 
São verdadeiras as assertivas I, II e III.
Para a escolha do suporte em que serão alocados os documentos (prontuários, livros de atas, Planos de Gestão, Regimentos Escolares, processos, ofícios, entre outros), é importante observar que o ambiente destinado aos arquivos precisa ser limpo, organizado e ventilado. Além disso, é necessário identificar quais suportes são recomendados para o tipo de documento e o tempo de destinação no arquivo, ou seja, deve-se verificar a durabilidade, considerando a determinação de manutenção e a integridade física de cada um dos registros arquivados. Os documentos cujo portador seja papel até o tamanho A4 devem ser acondicionados em pastas ou escaninhos na posição vertical. Também é necessário fazer controle de todos os documentos acomodados no ambiente de arquivo. O processo de classificação e aplicação da tabela de temporalidade tem como objetivo racionalizar o uso e a guarda dos documentos; assim, ao se arquivar um documento, não é necessário duplicá-lo, exceto se for cópia digital.
Resposta incorreta.
E. 
Todas as assertivas são verdadeiras.
Para a escolha do suporte em que serão alocados os documentos (prontuários, livros de atas, Planos de Gestão, Regimentos Escolares, processos, ofícios, entre outros), é importante observar que o ambiente destinado aos arquivos precisa ser limpo, organizado e ventilado. Além disso, é necessário identificar quais suportes são recomendados para o tipo de documento e o tempo de destinação no arquivo, ou seja, deve-se verificar a durabilidade, considerando a determinação de manutenção e a integridade física de cada um dos registros arquivados. Os documentos cujo portador seja papel até o tamanho A4 devem ser acondicionadosem pastas ou escaninhos na posição vertical. Também é necessário fazer controle de todos os documentos acomodados no ambiente de arquivo. O processo de classificação e aplicação da tabela de temporalidade tem como objetivo racionalizar o uso e a guarda dos documentos; assim, ao se arquivar um documento, não é necessário duplicá-lo, exceto se for cópia digital.