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Planejamento e gestão de projetos Etapa 2Guia de estudos Guia de estudos Etapa Planejamento e gestão de projetos 2 Reitor: Benedito Guimarães Aguiar Neto Vice-Reitor: Marco Tullio de Castro Vasconcelos Chanceler: Davi Charles Gomes PRÓ-REITORIA DE GRADUAÇÃO E ASSUNTOS ACADÊMICOS Pró-Reitor: Cleverson Pereira de Almeida Coordenadora de Apoio Pedagógico: Marili Moreira da Silva Vieira Coordenadora de Apoio Didático-Pedagógico: Ana Lúcia de Souza Lopes CENTRO DE EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA Coordenadora Geral: Esmeralda Rizzo Coordenadora de Apoio Técnico-Administrativo: Jussara Cristina Paulon Coordenadores da Produção de Materiais Didáticos: Solange Palma de Sá Barros Ubirajara Carnevale de Moraes COMISSÃO DE CONCEPÇÃO E ACOMPANHAMENTO PEDAGÓGICO Ana Lúcia de Souza Lopes Esmeralda Rizzo Marili Moreira da S. Vieira Solange Palma de Sá Barros Ubirajara Carnevale de Moraes COORDENAÇÃO DE CURSO Miriam Rodrigues Guia de estudos Curso superior de tecnologia do eixo comum Etapa 2 Sidnei Augusto Mascarenhas Planejamento e gestão de projetos Planejamento e Gestão de Projetos ..........................................................................................7 Capítulo 1 - Conceitos básicos de estratégia e planejamento para o moderno gerenciamento estratégico de projetos ..............................................................................................................................................9 Capítulo 2 - Gestão da integração, escopo e tempo. Gestão de RH e comunicação. Gestão de custo e qualidade. .........................................................................................................................................25 Capítulo 3 - Gestão de suprimentos, gestão dos riscos e gestão do ambiente ..................................49 Sumário G943 Guia de estudos : Curso Superior de Tecnologia, eixo comum da área de gestão de negócios : módulo 4, pensamento estratégico / Universidade Presbiteriana Mackenzie ; coordenadora: Conceição Aparecida Barbosa. São Paulo : Editora Mackenzie, 2016. 285 p. : il. ; 30 cm. Inclui bibliografia. Conteúdo: Sustentabilidade e Responsabilidade Social / Vania D’Angelo Dohme -- Planejamento e Gestão de Projetos / Sidnei Augusto Mascarenhas -- Matemática / Ricardo Alves de Jesus. Disponível em formato impresso e digital. ISBN 978-85-67981-16-1 1. Sustentabilidade social. 2. Responsabilidade social. 3. Gestão de projetos. 4. Planejamento de projetos. 5. Matemática. I. Barbosa, Conceição Aparecida. II. Dohme, Vânia D’Angelo. III. Mascarenhas, Sidnei Augusto. IV. Jesus, Ricardo Alves de. V. Universidade Presbite-riana Mackenzie. CDD 658.4012 © 2018 Universidade Presbiteriana Mackenzie Todos os direitos reservados à Universidade Presbiteriana Mackenzie. Nenhuma parte desta publicação poderá ser substituída por qualquer meio ou forma sem a prévia autorização. Universidade Presbiteriana Mackenzie Rua da Consolação, 930 São Paulo | SP | CEP 01302-907 Telefone: (11) 2114-8000 www.mackenzie.br INTRODUÇÃO AO ESTUDO DO TEMA O planejamento e a gestão de projetos são de grande relevância para entendermos o comportamento das organizações em decorrência das mudanças econômicas, políticas e tecnológicas, ocorridas nos últimos anos, que provocaram grandes transformações na sociedade humana. O ambiente organizacional, formado por tudo aquilo que cerca as organizações, deixou de ser somente local para ser a global, exigindo alterações radicais nas empresas, nos produtos e nas características dos profissionais. As empresas e os indivíduos sobreviventes das profundas e intensas alterações estão continuamente desenvolvendo novas capacidades e competências, que poderão ajudar na transição. Foto: Thinkstock 8 9 CAPÍTULO 1 As alterações do ambiente organizacional e a necessidade do novo fazem com que governos, empresas, instituições e indivíduos, atribuam importância cada vez maior ao planejamento e à gestão de projetos. A partir dos anos 1980, a administração de projetos, em um movimento liderado pelo Project Management Institute (PMI), passou a ser um conjunto organizado de conhecimentos sobre as técnicas e os conceitos mais importantes sobre o gerenciamento de projetos. Editou-se então, via PMI, o Guia dos Conhecimentos sobre a Administração de Projetos (Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBOK). O objetivo desse guia é contribuir para a criação de uma linguagem comum a projetos, e fornecer fundamentos para a educação em projetos. Também por essas razões desenvolvemos a desenvolver o tema Planejamento e Gestão de Projetos, fundamentado no livro Moderno gerenciamento de projetos de Dalton Valeriano (2005), em três capítulos, assim denominados: Conceitos básicos e o moderno gerenciamento de projetos. Gestão da integração, do escopo e do tempo. Gerenciamento dos recursos humanos e das comunicações. Gestão de custo e da qualidade do projeto. Gestão de suprimentos. Gestão de riscos e gestão ambiental. Como foi possível observar, uma série de novos conhecimentos chegará até você, de um modo prático e envolvente, despertando as novas habilidades necessárias para um gestor. Vamos descobrir juntos? CAPÍTULO 1 CONCEITOS BÁSICOS DE ESTRATÉGIA E PLANEJAMENTO PARA O MODERNO GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DE PROJETOS. Neste capítulo, abordaremos conceitos básicos de planejamento e gestão de projetos, que ampliarão a compreensão dos assuntos que serão estudados. Iniciamos este capítulo com o conceito de ambiente, e posteriomente trataremos sobre organização, processos e sistemas, finalizando as conceituações com projetos e operações correntes. Todas essas conceituações são de uso comum pelas normas técnicas nacionais (Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT) e internacionais (International Standartization Organization – ISO). Com esses conceitos firmados, podemos apresentar o moderno gerenciamento de projetos e a sua interatividade com a organização desenvolvedora do projeto. Desta é exigido um funcionamento integrado que possibilite o alcance dos objetivos estabelecidos. Trataremos das características do gerenciamento, das qualidades desejáveis do gestor do projeto, e de uma visão geral do gerenciamento sobre a estrutura e a estratégia a ser adotada. Fo to : T hi nk st oc k 10 11 CAPÍTULO 1 OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM CONCEITUAL Conhecer os conceitos básicos de estratégia e planejamento, relacionando- -os com o moderno gerenciamento de projetos no que se refere à estrutura organizacional, às estratégias e à gestão. PROCEDIMENTAL E HABILIDADE Aplicar os conceitos básicos de estratégia e planejamento na execução e no gerenciamento de projetos. ATITUDINAL E VALORES Apreciar e interessar-se pelas conceituações básicas de projetos, e, com isso, buscar agir conscientemente quanto ao uso dos recursos, e preocupar-se com os interesses diversos. EXPLORANDO OS CONCEITOS FIGURA 1 – HOMEM CORRENDO ATRÁS DE ÔNIBUS Veja a imagem e pense em alguma atividade que você faz todos os dias. Por exemplo, utilizar um meio de transporte, como o automóvel ou o ônibus. Como você chamaria tudo o que está no entorno do ônibus? Ou seja, a rua, outros veículos, pessoas e prédios. Tudo que está à volta do ônibus constitui o que chamaremos de ambiente. Agora que você sabe o que é ambiente, observe o quanto ele é importante. Construa mentalmente uma relação de tudo o que é necessário para que as pessoas utilizem o ônibus. Raciocine: O local de parada do ônibus. A rua. A identificação do ônibus... E o próprio ônibus! Tudo o que identificamos como necessário para que as pessoas utilizem o ônibus é o ambiente no qual ocorre o transporte das pessoas. Perceba que tudo ocorre em uma sequência lógica: há horários determinados e roteiros preestabelecidos. Esse é o seuprimeiro contato com as ideias de organização, processo, sistema e planejamento. A partir dessa ideia inicial, identifique outra situação do dia a dia, e descreva os elementos que compõem o ambiente. Discuta sobre isso com os membros do seu grupo de trabalho. 1 2 3 Foto: Thinkstock 12 13 CAPÍTULO 1 FIGURA 2 – MODERNO GERENCIAMENTO Observe a Figura 2 e anote o que vê além da construção do edifício. Quais detalhes são evidentes? as pessoas; as diferentes roupas; o desenho nas mãos do possível gestor; o fato de alguém estar exercendo uma atividade diferente dos demais. Com base na Figura 2, e com a ajuda de suas anotações, responda às seguintes questões: A atividade parece ser organizada ou não? Pode-se supor que exista um plano para aquela atividade ou ela é casual? Agora, veja a Figura 3 e anote as suas observações: O que isso parece ser? Tem algo a ver com a representação da estrutura de uma organização? Agora vamos ampliar os conceitos básicos anteriores já expostos rde forma resumida. Prepare-se! É uma grande viagem para o conhecimento de projetos. Ambiente é atualmente um conceito comum. É uma ideia usada de muitas maneiras e diversas vezes, de modo confuso. Quando falamos de gestão de uma organização, essa compreensão deve ser clara. Então, vamos lá! O ambiente é a circunvizinhança em que a organização atua, incluindo o ar, a água, o solo, os recursos naturais, bem como os seres humanos e suas inter-relações. Atenção! O ambiente organizacional é formado por agentes que promovem ações de impactos positivos ou negativos entre si e/ou entre eles e a organização. De uma maneira geral, o ambiente organizacional pode ser entendido como tudo aquilo que está fora dos limites da organização. Vamos entender o que é processo. Circunvizinhança é de dentro para fora da organização. Procure conhecer a NBR ISO 14001. Nela você encontrará definições muito importantes. Certamente, esse documento está disponível na internet. Faça uma pesquisa! Fo to : T hi nk st oc k FIGURA 3 Foto: Thinkstock 14 15 CAPÍTULO 1 O processo pode ser compreendido como uma série de ações para produzir um resultado. (VALERIANO, 2005). Então um processo pode ser representado por seus três componentes: as entradas ou insumos; os recursos e as atividades, ou ferramentas e técnicas; as saídas ou resultados, ou produtos. Leia, no Capítulo 1 do livro de Valeriano (2005), o conceito de ambiente. Entradas Recursos Saída Fonte: Adaptado de Valeriano (2005). Entradas ou insumos é tudo aquilo que é fornecido para o processo, tal como a matéria-prima, energia e informação. Como você pode observar, as entradas podem ser tangíveis (matéria-prima) ou intangíveis (informação). Recursos são os meios necessários disponibilizados para que o processo produza resultados a partir das entradas. Os recursos, então, podem ser financeiros, humanos e materiais. Atividades são todas as ações ou trabalhos específicos, feitos sobre as entradas, para obter as saídas. Por exemplo: você necessita escrever um texto de uma página. Simplificadamente, vamos pensar em uma das entradas para o processo de escrever a página: a folha de papel. O que representa a folha dentro das definições dadas? Qual o trabalho específico realizado sobre a folha de papel? Escreva a seguir a sua resposta. __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Um conjunto de processos é o que denominamos Sistema. De uma maneira mais ampla, podemos dizer que os sistemas são formados por certo número de elementos que interagem entre si e com o ambiente como uma unidade de trabalho. Sistema é um conceito amplo o suficiente para nos fazer compreender que tanto uma floresta como o corpo humano podem ser visto como um sistema. Em lugar de empresa utilizamos a palavra Organização por ser mais geral, aplicando-se a qualquer sistema com objetivos específicos (Missão) e uma estrutura organizacional. No dia a dia, as organizações e seus recursos, suas atividades, suas missões e seu desempenho, podem ser compreendidas por meio das suas atividades rotineiras, repetitivas (denominadas de Operações Correntes) e por suas atividades temporárias (denominadas Projetos). + Atividades Tangível: que pode ser tocado, sentido pelo tato; Intangível: intocável, que não se pode tocar. Acesse a seção Aprenda Mais da Aula 1 no ambiente virtual e confira o vídeo “Escrevendo uma carta”. Missão: é o que a organização deve realizar. É a razão para sua criação Foto: T hinkstock 16 17 CAPÍTULO 1 As duas formas de atividades têm pontos comuns, como: a execução é realizada por pessoas; os recursos são limitados; as duas atividades são planejadas, executadas e controladas. Trabalhe o seguinte exemplo: Suponhamos que exista uma praça próxima de sua residência e ela não tenha um jardim. Então, com base nas explicações dadas, responda: a construção de um jardim é _______________; a manutenção do jardim, depois de construído, é __________________. Agora, faremos uma comparação entre projeto e operação corrente, por meio do quadro que segue. Acompanhe! Características Projeto Operação corrente Finalidade Criar algo novo Reproduzir o existente Duração Temporária Permanente Atividade Inovadora Repetitiva Gerenciamento De pessoas De processos Fonte: Adaptado de Valeriano (2005). Assista ao filme Tempos modernos (1936), de Charlie Chaplin. De que forma você interpreta esse filme? É um projeto ou uma operação corrente? Como são as atividades? Inovadoras, criativas ou repetitivas? Qual é a motivação do principal personagem? Ele está conformado com a situação ou pronto para mudanças? MODERNO GERENCIAMENTO Na primeira parte deste capítulo, foram apresentados vários conceitos básicos. Releia o capítulo e poste um resumo do que foi lido no Avea. Esta é uma atividade individual para a avaliação do aprendizado. Após realizar essa atividade, inicie um novo aprendizado. Conceitos Organizações podem ter origem natural, como um ser humano ou uma colmeia, ou intencional, isto é, criadas para atender a um fim específico, por exemplo, para fabricar uma roupa. Ao se criar uma organização, ela terá uma finalidade a cumprir, um fim a ser alcançado ou um negócio a ser realizado. Denominamos esse objetivo de “missão”. A interpretação da missão, seus interesses e aspirações, forma o que conhecemos como a política da organização. É por meio da política que estabelecemos os seus objetivos, ou seja, especificamos a ação, o resultado ou o produto a ser obtido, bem como o modo de obtê-lo, as condições para isso, os requisitos e as restrições. O objetivo pode, então, ser entendido como aquilo que a equipe do projeto se propõe a realizar. Para que os objetivos sejam atingidos, devemos pensar na 18 19 CAPÍTULO 1 forma como fazer – que diz respeito à ação –, e nos recursos. Chamamos isso de estratégia – que é uma visão profunda e abrangente – de longo prazo do projeto. As ações mais imediatas são chamadas de táticas. Explique, com suas palavras, o que entendeu sobre missão, política, objetivo, estratégia, tática e produto. Atenção! Faça as anotações que julgar importantes para sua compreensão sobre missão, política, objetivo, estratégia, tática e produto. Feitas as anotações, execute a atividade sugerida a seguir. Tente estabelecer uma relação entre os conceitos apresentados aqui. Como já vimos anteriormente, o resultado de um projeto é o quedenominamos de produto. Vejamos alguns exemplos de produtos de projetos organizacionais e alguns pessoais: uma ponte, uma represa, um software e uma campanha de marketing para promover um produto são exemplos de produtos organizacionais resultantes de projetos. aprovação no vestibular, instalação de um novo programa no seu microcomputador e obtenção de uma nova colocação no mercado de trabalho são exemplos de projetos pessoais. Para que qualquer um desses projetos cumpra sua finalidade é importante uma descrição do produto, que é feita com base nas necessidades dos clientes. Ainda que esse cliente seja você mesmo (veja os projetos pessoais!)! A descrição do produto deve estabelecer: quais necessidades operacionais o produto deve satisfazer; quais características satisfazem as necessidades operacionais; quais os limites de custo do projeto; quanto o possível cliente pagaria por esse produto; quais são as restrições a serem consideradas; em que prazo o produto deve estar disponível para comercialização e por quanto tempo. Leia o Capítulo 3 do livro Moderno gerenciamento de projetos (VALERIANO, 2005), em que é apresentada uma reflexão sobre cada um dos novos conceitos. São Paulo: Pearson, 2005. Disponível em: <http://moodle.mackenzie.br/link/qk>. Acesso em: 10 set. 2015. Gerenciamento de projetos O produto a ser desenvolvido e o gerenciamento do projeto são formados por uma série de atividades que são os processos. Como visto anteriormente, processo é um conjunto de recursos e atividades que transformam os insumos para o projeto em resultados. Os processos podem ser agrupados por sua semelhança, como um ciclo de vida do projeto em: iniciação, planejamento, execução, monitoração e controle, além de encerramento. Leia o item 3.2.2 do livro Moderno gerenciamento de projetos, de Dalton Valeriano (2005) e escreva uma síntese de seu entendimento em relação às fases do projeto (iniciação, planejamento, execução, monitoração e controle, encerramento). Características do moderno gerenciamento de projetos Vamos agora trabalhar no entendimento das características das equipes de projeto na atualidade, identificando os conhecimentos, as experiências e as habilidades necessárias para o desenvolvimento de projetos. Equipe: formação e trabalho – equipes para trabalho em projetos são transitórias, isto é, são formadas, consolidadas, executam o projeto, e voltam 20 21 CAPÍTULO 1 aos seus lugares de origem. São necessários, então, para todos da equipe, conhecimentos sobre formação e coordenação de equipes. Conhecimento de gestão Cada projeto é como uma microempresa com estrutura organizacional, orçamento e cronograma próprios. Como consequência, cada participante deve estar apto a fornecer informações que propiciem esse gerenciamento. Descentralização Como projetos são muito abrangentes, é conveniente que cada responsável por tarefas ou atividades seja o “gestor” daquela parte do projeto. Propriedade intelectual, normas, regulamentos Os aspectos legais, normativos e regulamentares dos projetos protegem a criação e inserem o projeto em padrões internacionais de qualidade, de gestão do ambiente e outros. Leia novamente as características do moderno gerenciamento de projetos descritas neste capítulo. Elas são importantes para que você reflita sobre as habilidades que deverá desenvolver como participante de uma equipe de projetos. Descreva três habilidades essenciais aos participantes de uma equipe de projetos. __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ SÍNTESE Os conceitos básicos anteriormente desenvolvidos sobre ambiente, processos, sistemas e organização podem ser melhor entendidos por meio de uma representação gráfica. Fonte: Aadaptado de Valeriano (2005). Desde o início deste Guia, convidamos você a uma imersão no universo dos projetos, de modo a prepará-lo para esse tipo de atividade. Agora, chegou o momento de rever de maneira resumida os seus novos conhecimentos! Organização: é uma estrutura criada com um fim específico. Missão: define os interesses e aspirações da organização. Objetivos: são as coisas que a equipe de projeto se propõe a fazer. Produto: é o resultado dos objetivos propostos pela equipe do projeto e que está inserido na missão da organização. Estratégia: é a visão a longo prazo do projeto. Táticas: são as ações imediatas do projeto. Entradas Processo 1 Sistema Processo 2 Ambiente Recursos + Atividades Recursos + Atividades Saídas Organização Ambiente 22 23 CAPÍTULO 1 APLICANDO OS CONCEITOS A atividade a seguir, um estudo de caso sobre uma expedição científica, deverá ser desenvolvida como reflexão e autoestudo sobre o ambiente, projeto e operação corrente. Dê a devida atenção ao caso e responda ao questionário com base nos conceitos apresentados e em sua experiência profissional. Estudo de Caso: A lula gigante A lula de sete centímetros comprada no mercado tem um parente muito maior: o Architeuthis, a lula gigante que chega a 20 metros e vive nas grandes profundidades marinhas. Ela é caçada por cachalotes, que são grandes baleias carnívoras. São os restos encontrados no estômago dos cachalotes que nos permitem fazer uma avaliação do tamanho da lula gigante. De qualquer modo, a lula gigante não é uma lenda. Um exemplar de dez metros já foi exposto no Museu de História Natural Smithsonian, nos Estados Unidos. É o sonho dos cientistas encontrar um representante vivo dessa espécie. A caçada à lula gigante iniciou-se em 1997, na costa da Nova Zelândia, e terminou em 1999. Uma exploração internacional foi planejada e realizada por um grupo de navios de pesquisa da Nova Zelândia, submarinos do Instituto Oceanográfico da Flórida, e uma equipe de filmagem submarina da National Geographic Society. Na televisão, as imagens da caçada deveriam entusiasmar as pessoas do mundo todo, mas a lula gigante não foi encontrada, e as filmagens mostraram somente com os cachalotes, esses caçadores das grandes profundidades. Fonte: Adaptado do caderno de exercícios do livro Administração de projetos (MAXIMIANO, 2002, p. 243). ATIVIDADE Esta atividade exige que você e seu grupo de trabalho organizem uma noite italiana para 50 casais de um clube. Você solicitou a ajuda de um dos membros que, sabidamente, tem tempo para isso, mas ele realizou a tarefa de forma desorganizada. Como vocês resolverão o problema? REFERÊNCIAS MAXIMIANO, A. C. A. Administração de projetos. São Paulo: Atlas, 2002. VALERIANO, D. Moderno gerenciamento de projetos. São Paulo: Pearson, 2005. Disponível em: <http://moodle.mackenzie.br/link/1hu>. Acesso em: 10 set. 2015. http://moodle.mackenzie.br/link/1hu 2524 CAPÍTULO 1 CAPÍTULO 2 GESTÃO DA INTEGRAÇÃO, ESCOPO E TEMPO. GESTÃO DE RH E COMUNICAÇÃO. GESTÃO DE CUSTO E QUALIDADE. Neste capítulo, abordaremos a gestão da integração, do escopo e do tempo do projeto, bem como a inter-relação desses aspectos com a gestão das pessoas, os custos e a qualidade do projeto, considerando ainda a gestão das comunicações que visam garantir um fluxo claro e orientado para os usuários das informações sobre o andamento do projeto. A gestão da integração permite a execução uniforme das atividades do projeto, como o controle de um sistema integrado das alterações no projeto. Na gestão do escopo trataremos da exata definição do produto desejado e da delimitação do próprio projeto fazendo com que não haja desvios na execução das atividades. Para a gestão do tempo, as durações das atividades são estimadas e, com base em um cronograma montado para tal fim, a execução de cada atividadeacompanhada. A gestão das pessoas é vista nos projetos sob uma perspectiva ampla e diferenciada, levando em conta não só os que trabalham, mas também os interessados nele. Assim, a abordagem dessa gestão considera as equipes, as suas motivações e a resolução de conflitos. Para as comunicações que compreenderão todo o ambiente do projeto, são considerados a geração, a coleta, a disseminação, o armazenamento e o descarte das informações relevantes para o projeto. Para os custos, será observada a estimativa: o orçamento do projeto, em que se distribuem os custos pelas várias partes do projeto, e o controle, que consiste no acompanhamento dos valores orçados, comparados aos valores reais obtidos na execução do projeto. A questão da gestão da qualidade do projeto trata-se de assegurar que todas as necessidades previstas no plano do projeto serão atendidas. O projeto, como evento de duração definida, seguirá os padrões de qualidade da organização que o desenvolve (organização hospedeira). 26 27 CAPÍTULO 2 OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM CONCEITUAL Conhecer os fundamentos das várias gestões do projeto que permitam uma visão do todo na tomada de decisões. PROCEDIMENTAL E HABILIDADE Desenvolver habilidades nas várias gestões do projeto. ATITUDINAL E VALORES Apreciar e interessar-se pelas conceituações básicas de projetos, de maneira a agir conscientemente, quanto ao uso dos recursos, e preocupar-se com os interesses diversos. EXPLORANDO OS CONCEITOS Acesse o ambiente virtual e confira o vídeo “Corrida de revezamento”. Para entendermos melhor as diversas gestões do capítulo, iniciaremos o processo com um filme. Lembre-se de que as pessoas definirão as estratégias adequadas para o projeto, trabalharão na integração, e no seu escopo, definirão o tempo de cada atividade. Essas mesmas pessoas estarão envolvidas com os custos, a qualidade do projeto e a contratação de outras pessoas, contribuindo assim para o alcance do objetivo da organização. Elas ainda serão as responsáveis pelas comunicações que informarão, entre outras coisas, o andamento do projeto. Como você pode notar, as pessoas são fundamentais para o sucesso do projeto. 1 2 3 Preste atenção no filme, reparando em detalhes, tais como: a entrada do segundo atleta; a troca do bastão. Reveja o filme, cuidadosamente, e avalie: Entrada do segundo atleta: os atletas correm emparelhados durante alguns segundos, o bastão é passado para outro atleta (praticamente sem contato visual) enquanto o primeiro sai pela lateral da pista. Faça uma reflexão sobre as seguintes questões: A preparação de atletas para vencerem uma competição como essa pode ser vista como um projeto? Qual o objetivo desse projeto? Faz algum sentido estabelecer objetivos para esse treinamento? Como fica o conceito de qualidade para esse caso? É possível falar disso? Quais são os limites desse treinamento? O treinador e os atletas podem ser vistos como uma equipe? Como você recrutaria pessoas para fazerem parte dessa equipe? Com exceção de atletas, quais outros profissionais poderiam fazer parte de uma equipe como essa? Anote as suas reflexões para comparar com os conceitos explicados de maneira detalhada no tópico seguinte. Isso ampliará muito a sua compreensão do conteúdo que está por vir. Vamos agora, por meio de um caminho lógico, detalhar as várias gestões do projeto. Fique conosco! 28 29 CAPÍTULO 2 3.1 Gestão da integração, do escopo e gestão do tempo Gestão de integração Como você já sabe, os projetos, de uma maneira geral, são formados por uma série de processos e atividades, muitas vezes, executados em diferentes locais e por diversos membros da equipe, com diferentes habilidades e conhecimentos. Como fazer isso funcionar de modo sincronizado? Por meio de processos e atividades, a gestão da integração executa a coordenação das várias partes do gerenciamento do projeto. Como isso acontece? Os dados importantes de todos os planos do projeto são incorporados e harmonizados em um plano do projeto que orienta a execução de cada plano do projeto e controla as ações previstas nesse plano. A gestão de integração é formada por vários processos relacionados: Desenvolvimento do termo de autorização do projeto: a organização deve possuir métodos que a orientem na seleção dos projetos que acrescentarão maior valor à organização. Os elementos a serem considerados abrangem: descrição da necessidade do projeto; justificativa para o desenvolvimento do projeto; expectativas das partes interessadas no projeto; partes da organização que atuarão no projeto; restrições internas e externas; orçamento aproximado. O documento gerado com essas informações é denominado autorização do projeto. Desenvolvimento preliminar da definição do escopo: elabora-se uma definição prévia do escopo, que será ampliada para fins operacionais. Desenvolvimento do plano do projeto: aqui são elaborados os planos de Sincronizado: ao mesmo tempo; simultaneamente. Fo to : T hi nk st oc k gestão das várias partes do projeto. Gerenciamento do projeto: utilizando o sistema de informações gerenciais, esse gerenciamento acompanha o projeto até a sua conclusão. Monitoração e controle de execução do projeto: esse é o processo que acompanha e controla a execução do projeto. Controle integrado das alterações: desde o início até o encerramento, a coerência de todas as partes do projeto, em todos os níveis, é mantida por um plano de gestão único. Encerramento do projeto: há uma rotina para a finalização do projeto, seja por um fracasso antes de sua conclusão, por motivos técnicos, financeiros ou prazo. Ou o encerramento se dá pelo sucesso no alcance do objetivo. Mãos à obra! Após refletir sobre essa leitura, faça um resumo de uma página sobre os principais pontos de sua conclusão. Esta é uma atividade de reflexão. 3.2 Gestão do escopo A primeira coisa a se entender é: o que é escopo? Escopo é uma descrição baseada em documentos sobre os objetivos ou resultados esperados do projeto, abordagem e conteúdo. A gestão do escopo assegura que o projeto inclua todas as atividades e ações necessárias, e somente elas, para que ele seja concluído com sucesso. O escopo compreende duas grandes áreas: o produto e o projeto. Escopo do produto: define as características e funções do produto. Escopo do projeto: define o trabalho a ser feito para que se obtenha o produto. Essa definição abrange a identificação e a quantidade de trabalho a ser realizada. Para maior clareza, vamos trabalhar um exemplo. Imagine a produção de um veículo e acompanhe, no diagrama que segue, o escopo do projeto e do produto. 30 31 CAPÍTULO 2 Fonte: Adaptado de Valeriano (2005). Aprofundando Conceitos - Estude os capítulos 7 e 8 do livro Moderno gerenciamento de projetos (VALERIANO, 2005) e faça um resumo, de aproximadamente uma lauda, com os pontos principais. VALERIANO, D. Moderno gerenciamento de projetos. São Paulo: Pearson, 2005. Disponível em: <http://moodle.mackenzie.br/link/qp> 3.3 Gestão do tempo Tempo é uma das variáveis que melhor pode traduzir a produtividade da equipe do projeto. Com maior gasto de tempo, a qualidade pode ser melhor, mas, com menor uso do tempo, é possível reduzir os custos do projeto. Fazer a gestão do tempo é administrar rigorosamente o cronograma do projeto. A gestão do tempo compreende os seguintes processos: definição das atividades, sequenciamento das atividades e estimativa da duração das atividades e plano de gestão do tempo. Escopo do projeto Escopo do produto Produto Treinamento principal (Veículo) Fábrica para produzir o veículo Desenvolvimento de fornecedores Características e desempenho do veículo Treinamento de distribuidores Foto: Thinkstock Definição e sequenciamento das atividades: as atividades devem ser detalhadas de tal maneira que seja possível colocá-las em uma sequência lógica (diagramade precedência) que considere quais necessitam ser realizadas antes de outras. A etapa seguinte consiste em desenhar um gráfico que mostra a distribuição das atividades ao longo do calendário do projeto. Exemplo: imagine a construção de um edifício. Qual a sequência lógica para o início da construção? Vamos pensar? São preparadas as fundações (alicerce) que sustentarão a estrutura. E assim por diante. Não é essa a lógica do processo? Vamos colocar isso na prática, com um exemplo para que você entenda melhor! Digamos que você foi encarregado de organizar o almoço comemorativo do aniversário da empresa em que trabalha. O primeiro passo é preparar a lista de atividades necessárias para que o almoço aconteça. Vamos fazer isso de um modo organizado, na forma de um quadro. Veja, no exemplo que segue,como podemos apresentar as ideias: Fonte: Adaptado, de Amaru Maximiano (2002). Ordem Atividade Tempo para fazer a atividade Atividade precedente Preparar a lista de convidados 1 dia 7 dias 3 dias 1 dia 1 dia 1 dia 2 dias - - 1 e 2 2 4 e 3 4 e 3 5 Escolher o local para o almoço Enviar os convites Organizar o local para o almoço Realizar o almoço Reorganizar o local após o almoço Fazer o balanço dos custos e a prestação das contas 1 2 3 4 5 6 7 32 33 CAPÍTULO 2 A seguir, vamos desenhar o cronograma do projeto, que é um gráfico que mostra a distribuição das atividades do projeto de acordo com o calendário do projeto. Vamos, então, elaborar o cronograma do almoço de aniversário da empresa em que você trabalha, supondo que toda a organização do evento deverá ser iniciada em 10 de abril. Cronograma/gráfico de barras ou gráfico de Gantt Observe que a atividade 2 se sobrepõe à atividade 1. E isso é plenamente possível, já que, enquanto preparamos a lista de convidados, também aguardaremos informações dos prováveis locais para o evento. 3.4 Gestão de pessoas Esse processo compreende o planejamento da gestão de pessoas; a equipe do projeto considerando a obtenção das pessoas, seu desenvolvimento, gestão e a dissolução da equipe ao final do projeto. Cabe ainda uma discussão acerca da administração de conflitos que, como você sabe, se faz presente em todas as organizações, em maior ou menor escala. Atividades Abril 1 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 2 3 4 5 6 7 Foto: Thinkstock 3.4.1 Planejamento da gestão de pessoas O processo de planejamento da gestão de pessoas aborda a identificação e a definição da quantidade de pessoas necessárias, a atribuição das funções, das responsabilidades e das vinculações funcionais para o projeto. O projeto pode ser iniciado com esse planejamento preparado ou com o planejamento parcialmente concluído e executado conforme surgem as necessidades. 3.4.2 A equipe do projeto Nesse processo, trataremos da obtenção da equipe, do desenvolvimento e da dissolução da equipe do projeto. 3.4.2.1 Obtenção da equipe do projeto Esse processo trata da aquisição do pessoal que fará parte da equipe do projeto, seja internamente ou em um recrutamento externo à organização. A preocupação dominante está na obtenção de pessoas com os exatos requisitos (conhecimentos + habilidades + experiência +...) definidos na gestão dos recursos. Requisitos = conhecimentos + habilidades + experiência em uma equipe de projeto? Escreva em cinco linhas por que esses requisitos devem ser levados em consideração durante um processo de recrutamento da equipe. __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Vinculação: ligação entre dois elementos ou situa- ções. 34 35 CAPÍTULO 2 3.4.2.2 Desenvolvimento da equipe do projeto Assim como os recursos físicos, a equipe do projeto é avaliada e dimensionada ao longo da execução do projeto. Por serem patrimônio da organização, as pessoas recebem um tratamento específico que visa a obtenção dos melhores resultados. A designação das pessoas, de suas posições na organização e de suas atribuições constitui a base desse processo orientado pelo plano de gestão de pessoas. 3.4.2.3 Desmobilização da equipe As habilidades gerenciais para a análise do desempenho são essenciais no desenvolvimento dessa fase do projeto, para que, no momento adequado, as pessoas sejam dispensadas do projeto, uma vez que as suas tarefas terminem. Os relatórios de desempenho têm um papel relevante na determinação da ocasião da dispensa, e, posteriormente, em futuras avaliações. Grupo e equipe Grupo: um conjunto de pessoas sem qualquer conotação de propósito ou cooperação. Equipe: as pessoas reúnem-se com uma finalidade determinada. Há comprometimento de todos os integrantes com um dado objetivo. Equipes são peças-chave na construção de organizações de alto desempenho. 3.4.3 Administração dos conflitos Considere que o projeto é um desenvolvimento temporário efetuado em uma organização permanente. O conflito é gerado pelo choque entre pessoas, grupos de pessoas ou ideias opostas. Existem, no projeto, diversas fontes de conflitos, como os lucros pretendidos pela organização, a ênfase a regras e procedimentos, o cumprimento dos custos e dos cronogramas, e outras mais. Estudos apontam que a melhor solução para os conflitos não é o confronto, pois sempre existirão perdedores. A solução, muitas vezes adotada, é o comprometimento, em que os dois lados ganham e perdem alguma coisa. Dentre as várias causas comuns de conflitos em projetos, encontramos: Fonte: Adaptado de Valeriano (2005). Com relação à organização e aos membros da equipe do projeto, os conflitos diminuem muito, quando são adotadas algumas medidas básicas, tais como: utilizar princípios éticos nos relacionamentos; estabelecer um clima de franqueza e confiança; incentivar a cooperação, e não a competição interna; estabelecer e divulgar critérios claros de promoção, incentivo e premiação pelos resultados obtidos. 3.5 Gestão das comunicações O processo de comunicação envolve técnicas que tratam de geração, coleta, armazenamento, recuperação, disseminação e descarte da informação. É importante que você saiba a diferença entre dados e informação. Dados são os fatos usados para obter a informação. A informação, por sua vez, é o conhecimento obtido da avaliação, interpretação, análise e organização dos dados. A gestão das comunicações compreende os processos de planejamento, a disseminação das informações, as informações sobre o desempenho e as comunicações entre as partes interessadas nessa gestão. Vamos detalhar os processos para a gestão das comunicações. Características das causas potenciais Desacordos quanto ao sequenciamento do projeto e suas datas Divergências quanto a sequência das atividades Divergências na formação das equipes Causas potenciais Cronograma Prioridades Recursos humanos Opiniões técnicas e de desempenho Procedimentos administrativos Custos Personalidades 36 37 CAPÍTULO 2 3.5.1 Planejamento da gestão das comunicações Esse plano expressa um conjunto de atividades e necessidades de informações dos interessados no projeto. Um plano de sucesso leva em conta a tecnologia de comunicação disponível ou necessária, e centraliza a sua pópria análise nas necessidades das partes interessadas no projeto. 3.5.2 Disseminação das informações O processo de disseminação deve assegurar que as informações cheguem aos envolvidos no projeto, do modo previsto, levando em conta o prazo e o conteúdo adequado às atividades de quem as recebe. O sistema de disseminação envolve diversas formas de documentos: (material impresso, banco de dadosintranet, internet, videoconferência etc.). 3.5.3 Informações sobre o desempenho Esse processo refere-se à coleta e à distribuição das informações sobre o andamento do projeto, para todas as partes interessadas. São informadas as formas como recursos estão sendo empregados e como as atividades serão desenvolvidas a fim de atingir o objetivo traçado. As entradas são as informações de desempenho dos diferentes trabalhos, o plano do projeto e demais informações relacionadas ao projeto. Esses dados são analisados em relação ao escopo, ao custo e aos prazos do projeto em andamento. Aqui, entra a disseminação das informações (item 2.2.2) na estrutura da organização para os envolvidos no projeto. Ao mesmo tempo, o plano do projeto é atualizado com os novos dados disponíveis. Foto: Thinkstock 3.5.4 Comunicação com as partes interessadas Esse processo consiste em informar, por meio do relatório de desempenho e da resolução de conflitos, as partes interessadas no projeto. Esses relatórios usualmente contêm informações sobre o escopo, o cronograma, os custos, a qualidade e o desempenho. Atenção aos tipos de relatórios! Relatórios de situação: informam sobre o andamento do projeto. Relatórios de progresso: informam sobre a produção da equipe. Relatório de prognósticos: informam sobre o progresso esperado e a situação futura. Vamos, agora, aprofundar os nossos conhecimentos, tratando da gestão dos custos e da qualidade do projeto. 3.6 Gestão dos custos do projeto Os custos envolvidos no desenvolvimento do projeto são analisados por meio de três diferentes processos: estimativa dos custos, em que são levantados os custos de todas as atividades; orçamento, que é a distribuição dos custos pelas diversas partes do projeto; controle dos custos, que é o acompanhamento da execução do projeto, considerando o cronograma de desenvolvimento. Para ficar claro, a seguir detalharemos um pouco mais os processos mencionados. 3.6.1 Estimativa dos custos do projeto Os custos devem ser vistos como uma consequência dos recursos e serviços necessários às atividades do projeto. Os valores de cada recurso e serviço, combinados com a lista de recursos e serviços necessários para o projeto, nos fornecerá a estimativa dos custos. 38 39 CAPÍTULO 2 Portanto, três informações são importantes para a estimativa dos custos: Custo unitário de cada recurso. Por exemplo, custo da hora de trabalho mais os encargos sociais de um técnico em eletricidade; preço de um cartucho para impressão; preço de um pacote de papel para impressão. Duração das atividades. O custo total será o resultado da multiplicação do custo unitário pela duração das atividades. Em uma atividade que dependa de financiamento, no custo estimado total, incluem-se também os juros a serem pagos. Custos indiretos. As despesas que não são geradas pelo projeto, mas que podem ser atribuídas a ele, são os custos indiretos. Por exemplo, os custos gerados com a administração geral da organização são divididos entre suas várias atividades, sendo uma parcela atribuída ao projeto. 3.6.2 Orçamento do projeto A finalidade do orçamento é associar os custos do projeto aos tempos envolvidos no desenvolvimento do projeto, ou seja, ao cronograma. Essa é uma maneira de não existir grandes variações de desembolso (saídas do caixa da empresa). que é uma prática não desejada pelos financiadores do projeto e por seus administradores financeiros. No quadro a seguir apresentamos o exemplo de um orçamento simplificado. __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Duas informações importantes para o projeto constam deste quadro: o orçamento global, na coluna (1), e o desembolso mês a mês, na linha (2). 3.7 Gestão da qualidade do projeto Considere que a qualidade de um produto ou serviço, além de ser uma exigência do mercado, isto é, dos clientes, é também uma imposição legal. As leis do país estabelecem padrões mínimos de qualidade aceitável para praticamente todos os produtos e serviços desenvolvidos nacional ou internacionalmente. Você convive com produtos e serviços que apresentam exigências de qualidade, como tomadas elétricas, automóveis e ligações feitas por celulares. Três processos diferentes integrados compreendem a gestão da qualidade do projeto: o planejamento, o controle e a garantia da qualidade. Detalharemos um pouco mais cada um dos processos, para facilitar a compreensão da gestão da qualidade do projeto. 3.7.1 Planejamento da qualidade do projeto Esse processo de planejamento tem por finalidade elaborar um plano de gestão da qualidade que deverá ser parte integrante do plano do projeto. Desse planejamento são elaborados a política de qualidade, o sistema de gestão da qualidade e um manual da qualidade que especifica o sistema de gestão da qualidade da organização, de acordo com a ISO 9000. 3.7.2 Controle da qualidade do projeto O atendimento aos requisitos da qualidade exigida no projeto é realizado por meio de exames, medições e ensaios de laboratório, que comparam os resultados obtidos com os requisitos do projeto. O controle deve estar voltado mais para a prevenção, isto é, evitar que algo aconteça, do que para a correção, que é o retrabalho. Entenda que retrabalhar implica no aumento dos custos do projeto, o que você, como gestor, não deseja. 40 41 CAPÍTULO 2 3.7.3 Garantia da qualidade do projeto A garantia da qualidade é o processo que tem por objetivo assegurar que as características planejadas para o projeto estejam no produto. A garantia da qualidade compreende atividades necessárias para gerar a confiança de que a organização desenvolvedora ou hospedeira do projeto atenda aos requisitos de qualidade estabelecidos. Para garantir isso, é necessário estabelecer um sistema da qualidade que compreenda, pelo menos, os seguintes elementos: Procedimentos padronizados básicos para a definição da qualidade de um projeto. Padrões (especificações) de qualidade de produtos, serviços e processos. Formação de pessoal. A qualidade não depende apenas de padrões e procedimentos, mas, acima de tudo, de pessoas treinadas. Um departamento ou, no mínimo, uma pessoa responsável pela coordenação da qualidade. Manuais de administração da qualidade. O manual é o guia a que se recorre para administrar a qualidade do projeto. Vamos refletir e aprimorar nossos conhecimentos? Estude e elabore um resumo (duas ou três laudas) de acordo com o seu entendimento dos capítulos 11 e 12 do livro Moderno gerenciamento de projetos, de Dalton Valeriano (2005). VALERIANO, D. Moderno gerenciamento de projetos. São Paulo: Pearson, 2005. Disponível em: http://moodle.mackenzie.br/link/1hu Acesso em: 01 jun. 2016. SÍNTESE 4.1 Escopo Para praticar os conceitos expostos neste capítulo, pense no desenvolvimento de um produto para uma dada situação. Com o propósito de oferecer uma linha de produtos mais saudáveis na área de refrigerantes, é necessário desenvolver sucos de frutas, com baixas calorias e o mínimo possível de aditivos, como conservadores. Defina o escopo do projeto, considerando: definição, o mais ampla possível, do produto principal, incluindo o tipo da embalagem; fábrica para produção ou terceirização; fornecedores de matéria-prima; rede de distribuição; divulgação do novo produto. 4.2 Recursos humanos e comunicações Após a leitura cuidadosa sobre recursos humanos e comunicações, interligue os conceitos e discuta como eles afetam os custos do projeto. Você deve elaborar um texto argumentativoe também utilizar um diagrama para maior clareza. A maneira mais fácil de construir esse diagrama é listando os conceitos, colocando as principais características, em poucas palavras, e descobrindo pontos comuns com os outros. Veja como fizemos! http://moodle.mackenzie.br/link/1hu 42 43 CAPÍTULO 2 Quais outros conceitos podem ser aqui representados e interligados? 4.3 Custo e qualidade Por sua importância no desenvolvimento do projeto, em grupo de quatro alunos, faça uma reflexão mais profunda acerca do conteúdo do capítulo. Para tornar essa reflexão mais proveitosa, vamos propor um questionamento amplo, que permita muitas considerações: discuta a relação entre qualidade e custo do projeto. Para isso, utilize os livros citados na seção “Referências” ao final do capítulo. Conflito: Pessoas versus pessoas versus ideias APLICANDO OS CONCEITOS Neste capítulo, você aprendeu sobre como se dá a gestão da integração, do escopo e do tempo. Também conheceu como funciona a gestão de Recursos Humanos (RH), da comunicação, além da gestão de custo e da qualidade. Agora, exercitaremos o conhecimento adquirido. Em certa região da cidade, um grupo de investidores tem planos para a construção de um edifício comercial, voltado para os profissionais da saúde, com consultórios, laboratórios e pequenas clínicas. São conjuntos de salas, em um edifício 16 andares com dois andares subsolos para as garagens, que serão construídos de forma adequada aos profissionais considerados. O edifício oferecerá facilidade de acesso para pessoas com deficiências físicas, horários de funcionamento ampliados, geradores para energia de emergência e outras facilidades. Defina o escopo do projeto. Como formar uma agressiva equipe de vendas para esse empreendimento? De que maneira evitar os conflitos comuns às equipes agressivas de vendas? Como pode ser estruturada a comunicação sobre o andamento do projeto com os futuros compradores, quanto ao andamento do projeto? O que significa qualidade em um projeto desse tipo? ATIVIDADE Neste capítulo foram abordados conceitos fundamentais para o desenvolvimento de projetos. A clara compreensão do assunto é importante para a continuidade deste curso. Pensando nisso, elaboramos um conjunto de exercícios de reflexão para que você desenvolva habilidades na aplicação dos conceitos. Leia atentamente as solicitações, retome os conceitos explicados anteriormente, e elabore considerações próprias na forma de um resumo. 44 45 CAPÍTULO 2 Atividade 1 Quais são os dados necessários para obter avaliações de desempenho, por um órgão de pesquisa do governo do Estado, o qual lançou um programa de apoio ao desenvolvimento de tecnologia em empresas de pequeno e médio porte? As empresas devem apresentar propostas elaboradas em parceria com universidades ou institutos de pesquisas. Se aprovadas as propostas, as empresas receberão financiamento para realizar projetos de aperfeiçoamento dos seus processos de produção e desenvolvimento de novos produtos. Você foi contratado para desenvolver um sistema de controle para os projetos patrocinados. Quais são os objetivos do sistema de controle que você vai elaborar? Como medir o desempenho dos projetos? Como esses dados serão coletados, analisados e apresentados? Fonte: adaptado de Maximiano (2002). Atividade 2 No ambiente de projetos é necessário que a equipe estabeleça, de modo claro, os objetivos e as metas que todos buscam atingir. É importante lembrar que os membros da equipe devem ter capacidade para tomar decisões que conduzam as mudanças necessárias ao projeto de forma racional, e que deve haver abertura para as discussões que surgirão ao longo do projeto. Deve-se assegurar a conclusão das tarefas, respeitando-se prazos, orçamento e qualidade. A comunicação é destacada como parte essencial para o correto funcionamento da equipe. O gerenciamento de conflitos é atividade relevante do gestor do projeto, bem como a necessidade de fazer com que as pessoas se sintam parte de equipe, com possibilidade de discussão e influência nas questões abordadas. As mudanças na organização do trabalho nos anos recentes trouxeram para as empresas a necessidade de desenvolver um corpo de líderes com novos conhecimentos e habilidades, que permitam o surgimento de equipes de alto desempenho. Vários trabalhos de pesquisa ressaltam as seguintes necessidades da liderança: descentralização o poder de decisão, dando maior autonomia ao grupo; ter o líder disponível para auxílio nas diversas questões que surgirão ao longo do projeto; estabelecimento de um canal de comunicação aberto e transparente com a equipe; gerenciamento de os diversos conflitos possíveis em qualquer organização humana; trabalhar para a colaboração mútua. Considerando o que foi apresentado, responda às seguintes questões de reflexão: 1. Por que há uma preocupação com o gerenciamento dos conflitos na equipe? __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 2. Do seu ponto de vista, quais são os cuidados que você entende que o líder deve tomar ao auxiliar nas tarefas da equipe? __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ 46 47 CAPÍTULO 2 3. Quais são as mudanças mais importantes surgidas na organização do trabalho, nos últimos vinte anos? Explique, pelo menos, duas delas. __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Atividade 3 A organização em que você trabalha lhe encarregou de elaborar um treinamento sobre administração de projetos, focando em dois objetivos principais: 1- aumentar a competência da organização na administração de projetos, pensando na nova fase de investimentos em novos produtos; 2- preparar os participantes para se submeterem ao exame de qualificação do Project Management Institute, visando obter a certificação Project Management Professional. A organização deseja que você trate o caso como um projeto e coloque em prática os seus conhecimentos sobre qualidade, custos, escopo, missão, integração, estratégia e processos. REFERÊNCIAS MAXIMILIANO, A. C. Administração de projetos. São Paulo: Atlas, 2002. BARBOSA LIMA, R. J. Gestão de projetos. São Paulo: Pearson, 2010. GIDO, J.; CLEMENTS, J. P. Gestão de projetos. São Paulo: Cengage, 2011. GRAY, C.; LARSON, E. Gerenciamento de projetos: o processo gerencial. São Paulo: McGraw-Hill, 2009. KEELING, R. Gestão de projetos: uma abordagem global. São Paulo: Saraiva, 2002. Disponível em: <http://moodle.mackenzie.br/link/1hv> Acesso em: 6 mar. 2014. KERZNER, H.; SALADIS, F. P. O que os gerentes precisam saber sobre projetos. Porto Alegre: Bookman, 2011. Disponível em: <http://moodle.mackenzie.br/ link/1hv>. Acesso em: 6 mar. 2014. VALERIANO, D. Moderno gerenciamento de projetos. São Paulo: Pearson, 2005. Disponível em: <http://moodle.mackenzie.br/link/1hu>. Acesso em: 10 set. 2015. 4948 CAPÍTULO2 CAPÍTULO 3 GESTÃO DE SUPRIMENTOS, GESTÃO DOS RISCOS E GESTÃO DO AMBIENTE Neste capítulo, abordaremos as gestões do suprimento e do risco e a gestão ambiental do projeto. Compete à gestão do suprimento a busca por recursos fora da organização, as chamadas fontes externas. Esses recursos incluem equipamentos, materiais processados, matérias-primas, serviços, softwares e outros elementos. O processo de suprimentos pode ser realizado pela organização desenvolvedora do projeto em suas unidades funcionais ou dentro da própria estrutura do projeto. Essa gestão é específica do projeto, variando de acordo com sua complexidade Abordaremos a gestão dos riscos do projeto, tendo como riscos a possibilidade de ocorrência de resultados não desejados. O projeto, como empreendimento único, apresenta incertezas, que fazem com que o risco esteja presente em muitas atividades. Essa gestão consiste no estabelecimento de processos sistemáticos de identificação dos possíveis riscos, na análise e na avaliação dos riscos e nas respostas a eles. O risco é analisado sob duas dimensões: probabilidade de sua ocorrência; impacto sobre o projeto. A gestão ambiental do projeto, da mesma maneira que a gestão da qualidade, prolonga-se além do final do projeto, por acompanhar todo o ciclo de vida do produto do projeto. A gestão ambiental não se somente restringe aos participantes do projeto mas sua ação abrange pessoas, grupos sociais e comunidades não envolvidas diretamente mas todos os que podem ser afetados por impactos do produto ou pelo serviço gerado pelo projeto. O planejamento da gestão ambiental, a verificação, as ações corretivas e as preventivas são os processos compreendidos pela gestão ambiental. 50 51 CAPÍTULO 4 OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM CONCEITUAL Conhecer as gestões do suprimento, dos riscos e os ambientes do projeto, considerando a sua complexidade funcional e relacional em relação às fontes externas. PROCEDIMENTAL E HABILIDADE Ganhar habilidades no gerenciamento do suprimento, dos riscos e do ambiente do projeto, considerando os seus processos. ATITUDINAL E VALORES Apreciar e interessar-se pelos suprimentos, pelos riscos e pelo ambiente do projeto, preocupando-se com as respostas às ameaças. EXPLORANDO OS CONCEITOS Reflita sobre o que significam suprimentos, riscos e ambiente, em um projeto, como o de uma plataforma para exploração de petróleo em alto- mar. Considere que todos os recursos necessários – homens, máquinas, equipamentos, alimentação, combustível, comunicações – dependem de fontes de abastecimento externas. Imagine a complexidade desse projeto aplicada a centenas de homens em trabalho constante. Gestão de suprimentos significa buscar recursos de fora da organização, ou seja, buscar fontes externas para o abastecimento. Esses podem ser 1 2 3 equipamentos, materiais ou serviços, ou, até mesmo, pessoas que farão parte da equipe de projeto. Os processos dessa gestão podem ser executados por uma unidade da própria organização ou por uma unidade específica (por exemplo, criada para o projeto), no todo ou em parte. Reflita com seu grupo de trabalho sobre a plataforma para exploração de petróleo em alto-mar, como ilustrada na foto. Para que a discussão do grupo seja mais produtiva, sugerimos um roteiro. Você considera a exploração de petróleo em alto-mar um projeto? Justifique a sua resposta, independentemente de positiva ou negativa. Enumere, pelo menos, cinco tipos de suprimentos necessários a uma operação como essa. Enumere, pelo menos, três riscos contidos na operação de uma plataforma para exploração de petróleo. Enumere, pelo menos, três riscos ambientais possíveis, na operação de uma plataforma para exploração de petróleo em alto-mar. Provavelmente, por intermédio dos meios de comunicação, você tem contato com questões ambientais, todos os dias. A preocupação é crescente e de extrema importância, já que, em muitos casos, trata-se da sobrevivência humana. Os projetos estão envolvidos com essas questões diretamente. Seja articulando produtos e serviços inovadores ou soluções para problemas ambientais, os projetos, por seu caráter de atividade única, demandam um enfoque constante na gestão do ambiente. Foto: Thinkstock 52 53 CAPÍTULO 4 Essa gestão é de enfoque mais amplo do que a gestão da qualidade, vista no Capítulo 2, pois ela envolve participantes que não são necessariamente os da relação cliente-fornecedor. Na verdade, são indivíduos, grupos sociais, comunidades e governo, afetados pelas ameaças dos impactos negativos de um determinado projeto sobre o ambiente. Existe ainda outro aspecto a ser considerado na gestão do ambiente, em que ela difere substancialmente da gestão da qualidade. A gestão do ambiente, de acordo com uma das normas da série ISO 14000, acompanha o produto do “berço ao túmulo”, ou seja, desde a sua concepção até o seu descarte. 3.1 Gestão de Suprimentos Em virtude do fato de o projeto ser finito, isto é, por terminar em um tempo determinado, a gestão de suprimentos se mostra como um item bastante complexo para os administradores. Na etapa de definição do projeto, os administradores, na busca por eliminar custos desnecessários, fazem previsões para empréstimo ou aluguéis de equipamento de uso não permanente. Por ter um tempo determinado para desenvolvimento, muitos dos suprimentos do projeto podem ser comprados em lotes, o que diminui sensivelmente o custo. Para suprimento dos recursos necessários ao projeto, são utilizados contratos – que são documentos firmados entre as partes, o vendedor e o comprador, especificando as condições para compra de um bem ou serviço (recursos). Nessas condições estão incluídos preços, forma de pagamento, prazo para fornecimento, frete e seguro. Recursos tangíveis e intangíveis. Em um projeto, são utilizados recursos tangíveis – recursos físicos, como prédios, máquinas, matérias-primas etc., – e intangiveis, que não são físicos, como um programa de computador, o treinamento dos seus funcionários etc. Saiba mais! Leasing – Um modo de compra. Para projetos que dependem de equipamentos muito dispendiosos, um sistema de arrendamento, conhecido em todo o mundo como leasing, é utilizado. O leasing é um acordo entre o proprietário de um equipamento ou bem e aquele que necessita desse equipamento, chamado de arrendatário. Durante o período do acordo, o arrendatário faz pagamentos, como se fosse um aluguel. Esses pagamentos são estruturados pelo dono do equipamento ou bem para cobrir os custos de aquisição, custos financeiros e a margem de lucro. Ao final do contrato de leasing, o equipamento ou bem é vendido ao arrendatário, pela diferença ainda não paga, ou é devolvido pelo arrendatário, ou faz-se um novo contrato. Para que tudo isto possa acontecer de maneira coordenada, é necessário o estabelecimento de necessário um processo essencial: a gestão do suprimento. Esse processo compreende os processos de planejamento da gestão, planejamento das solicitações, solicitações e recebimento de propostas, seleção de fornecedores, administração e encerramento de contratos. 3.1.1 Planejamento da gestão do suprimento O objetivo desse processo é levantar as necessidades do projeto que poderão, com vantagem, ser abastecidas por fontes externas. A partir do plano do produto ou serviço a ser desenvolvido no projeto, bem como das descrições dos trabalhos a serem realizados, são levantados os bens e serviços que serão contratados externamente. Saiba mais! Contratos são acordos escritos entre fornecedor e vendedor , nos quais são especificadas as condições de compra e venda, além dos serviços envolvidos na operação (treinamento, garantia fornecimento de peças de reposição). Saiba mais! Na construção de um edifício, grandes guindastes são alugados por empresas especializadas que colocam o equipamento e o operadordevidamente treinado à disposição da organização construtora do edifício. 54 55 CAPÍTULO 4 3.1.2 Planejamento das solicitações Esse é o processo de preparação dos documentos necessários para as solicitações. A documentação é específica de cada tipo de organização e da maneira como os contratos foram firmados entre as organizações. É importante observar que, para cada recurso, é necessário tomar a decisão de fazê-lo internamente, isto no âmbito da organização, ou comprá-lo no mercado. Outra atividade relevante nas solicitações é o estabelecimento de critérios para o processo: vamos escolher itens pelo menor preço de fornecimento ou pelo menor custo ao longo da vida do projeto, ou, ainda, pelas credenciais técnicas do fornecedor? 3.1.3 Recebimento de propostas Elaboradas as solicitações, é nesse processo que serão estabelecidos os contatos com fornecedores para iniciar as solicitações e receber as propostas de fornecimento. A maioria das organizações dispõe de uma listagem com os fornecedores qualificados para cada item. É, ainda, comum reuniões com os prováveis fornecedores para esclarecimentos das exigências do projeto. Isso contribui para tornar o relacionamento mais próximo, o que facilita muito o desenvolvimento atual, bem como os futuros. 3.1.4 Seleção de fornecedores No caso de itens comuns de mercado, o processo pode ser muito simples, consistindo em análise e avaliação das propostas colocadas pelos fornecedores, ou pode exigir várias análises, negociações e discussões contratuais. Muitas organizações empregam um formulário com dezenas de questionamentos, atribuindo pontos a cada resposta. A comparação das respostas dos vários possíveis fornecedores mais os critérios de seleção adotados fornecerão as informações para o resultado final. O resultado final são os contratos de fornecimento, nos quais consta o pedido e a ordem de compra, o acordo de preços e prazos, além dos demais itens que assegurem a execução do projeto. 3.1.5 Administração de contratos Esse processo tem início com a assinatura dos contratos de fornecimento com os vários fornecedores do projeto. A partir daí, acompanham-se os trabalhos entregues, verificando se os custos e a qualidade se estão dentro do acordo. Como os outros processos, esse também se concentra na gestão das possíveis alterações contratuais, na análise das solicitações de pagamento (fatura). Relatórios de desempenho dão conta de como o contrato está sendo executado por ambas as organizações. Constituem documentação importante do projeto as correspondências (eletrônicas ou não) trocadas entre as organizações quanto ao andamento e alterações do contrato. Com os compromissos cumpridos, aprovam-se os pagamentos ao fornecedor. 3.1.6 Encerramento dos contratos O processo de encerramento do contrato compreende a verificação do cumprimento de todas as exigências nele estabelecidas, documentando o final do compromisso entre as organizações. O processo de documentação inclui todos os documentos relativos ao contrato: modificações, relatórios de desempenho, faturas, comprovantes de pagamento, correspondências trocadas entre as organizações e outros. A gestão é encerrada com o envio da documentação para o arquivo e envio ao contratado de um documento de encerramento, no qual o responsável pelo contrato confirma que todos os termos foram cumpridos e as entregas aceitas. 3.2 Gestão dos riscos do projeto O que significa risco para você? Para aprendermos a pensar nos riscos, veremos quais são os processos que compõem a análise dos riscos. São eles: o planejamento da gestão dos riscos; a 56 57 CAPÍTULO 4 identificação dos riscos; a análise quantitativa e qualitativa; o planejamento das respostas a esses riscos e o seu controle. O que você entende por risco em um projeto? 3.2.1 Planejamento da gestão dos riscos O processo de gestão dos riscos tem início com uma decisão quanto à abordagem dos riscos, com a definição de um plano de riscos e sua inserção no plano do projeto, da sua execução e controle. Deve-se considerar que as várias partes interessadas no projeto têm níveis de tolerância diferentes aos riscos. O plano deve conter: a metodologia; as atribuições e responsabilidades; a reciclagem durante o projeto da gestão do risco; as pontuações e interpretações do risco; os limites do risco e os modelos de relatórios. 3.2.2 Identificação dos riscos Do início ao final do projeto, as possibilidades de risco devem ser consideradas, identificadas e documentadas. A obtenção das informações necessárias inclui entrevistas com os envolvidos nas diversas atividades e com especialistas na área, análises de forças e fraquezas, oportunidades e ameaças. As atividades desse processo necessitam ser revisadas, melhoradas e detalhadas. 3.2.3 Análise quantitativa e qualitativa dos riscos O processo de análise qualitativa (Quali) consiste em determinar a importância de cada um dos riscos identificados para orientar a sua quantificação e posterior resposta a esses riscos. O processo de análise quantitativa (Quanti) dos riscos consiste em determinar a probabilidade de sua ocorrência e seu impacto sobre os objetivos do projeto, para facilitar a tomada de decisão diante das incertezas. Cada aspecto pode ser avaliado a partir de entrevistas com especialistas no assunto. Ao final desse processo de análise, teremos uma relação dos riscos quantificados e priorizados, sua probabilidade e tolerâncias associadas. Pode-se então definir uma reserva de contingência para a redução do impacto dos riscos nos objetivos, prazos e custos. Atenção! Reserva de contingência: digamos que alguém fará uma viagem a trabalho para uma cidade no interior do Brasil. O local é desconhecido para a organização, e essa é a primeira vez que um funcionário da organização vai até lá. O profissional faz, então, com o auxílio da internet, os levantamentos necessários para determinar os custos de transporte, hospedagem, refeições, e deslocamento até o local. Você já notou que muitas informações disponíveis na internet não estão atualizadas? Pois bem, ainda que o funcionário verifique as principais informações por meio do telefone, buscando garantir a qualidade, a organização o orientará a solicitar mais de informações do que o calculado, para eventuais emergências, ou o próprio funcionário, se for experiente, fará essa solicitação. Essa é a chamada reserva contingencial: uma maneira de assegurar que o total de recursos será suficiente para o cumprimento da tarefa. Para aprofundar os conhecimentos sobre Gestão de Riscos leia o capítulo “Gestão dos riscos” do livro Moderno gerenciamento de projetos (VALERIANO, 2005). Concentre o maior esforço da sua atividade na identificação dos riscos. Pergunte-se: como podem ser identificados os riscos de um projeto? Por que a preocupação com os riscos se eles podem não acontecer? Como trabalhar com os riscos? Você precisará dessa reflexão para concluir a sua síntese. 3.2.4 Planejamento das respostas aos riscos No planejamento desse processo, são definidas as pessoas e suas funções, as providências a serem tomadas, os meios a serem empregados e as responsabilidades perante os riscos associados ao projeto. 58 59 CAPÍTULO 4 O plano de respostas aos riscos inclui: identificação dos riscos, suas descrições, causas, consequências e áreas do projeto afetadas; responsáveis por risco e suas responsabilidades resultados das avaliações e quantificação dos riscos; respostas a cada risco; limiares (limites) de risco esperado após a aplicação das respostas; plano de contingências. 3.2.5 Controle dos riscos A atividade do controle de riscos consiste em acompanhar e verificar se as respostas aos riscos foram executadas e se o planejado foi cumprido; se novas respostas se fazem necessárias; ou se a situação mudou, de forma que o plano de riscos exija alterações. Riscos não identificados anteriormentepodem surgir, de modo que respostas de emergência devem ser elaboradas assim que o risco for detectado. Com isso, o plano de riscos exige atualização constante. 3.3 Gestão ambiental Muito se fala sobre gestão ambiental em gerenciamento de projetos. O que você entende por gestão ambiental em projetos? Que relação podemos estabelecer entre gestão ambiental e gestão da qualidade? Você sabe o que significa a sigla ISO? A sigla para International Organization for Standardization deveria ser IOS e não ISO. No entanto, como em cada país de línguas diferentes existiria uma sigla diferente, os fundadores decidiram escolher uma só sigla para todos os países: ISO. Esta foi a sigla escolhida, porque, em grego, isso significa “igual”, o significado que se enquadra com o propósito da organização em questão. A ISO tem como objetivo principal aprovar normas internacionais em todos os campos técnicos, como normas técnicas, classificações de países, normas de procedimentos e processos etc. No Brasil, a ISO é representada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). A ISO promove a normatização de empresas e produtos para manter a qualidade permanente. Suas normas mais conhecidas são ISO 9000, ISO 9001, ISO 14000 e ISO 14064. As ISO 9000 e 9001 são um sistema de gestão de qualidade aplicado em empresas, e as ISO 14000 e ISO 14064 são um sistema de gestão da qualidade. Fonte: Significados.com.br. Gestão ambiental é parte integrante do gerenciamento do projeto, da mesma maneira que, ao projetarmos um produto, temos de pensar em sua embalagem. A gestão ambiental tem uma amplitude maior do que a gestão da qualidade por envolver não só o cliente e os fornecedores da empresa, mas também outros participantes que não estão diretamente envolvidos com o projeto. Pessoas, grupos sociais, comunidades e Estados podem ser afetados ou mesmo ameaçados pelos impactos negativos do projeto. Por isso, normas ambientais como as da família ISO 14000 têm aceitação, adoção e implantação muito rápidas, até mesmo pela experiência acumulada pelas empresas na implantação, por exemplo, da ISO 9000, referente à qualidade. A gestão ambiental sobrevive ao projeto por acompanhar toda a vida útil do produto. Antes de detalharmos a gestão ambiental, é conveniente que você se habitue aos termos técnicos utilizados pela norma NBR ISO 14001 – Sistemas de gestão ambiental – Especificação e diretrizes para uso e NBR ISO 14004 – Sistemas de gestão ambiental – Diretrizes gerais sobre princípios, sistemas e técnicas de apoio. As definições dadas para cada termo estão entre aspas, indicando que foram transcritas diretamente da norma técnica citada. Reflita sobre um produto específico muito comum: pneus! O descarte continua sendo um problema do projeto! 60 61 CAPÍTULO 4 Meio ambiente - “ [...] é a circunvizinhança em que a organização opera, incluindo ar, água, solo, recursos naturais, flora, fauna, seres humanos e suas inter-relações.” Aspecto ambiental - “ [...] elemento das atividades, produtos ou serviços de uma organização que pode interagir com o meio ambiente”. Impacto ambiental - “ [...] qualquer modificação do meio ambiente, adversa ou benéfica, que resulte, no todo ou em parte, de atividades, produtos e serviços de uma organização.” Política ambiental - “ [...] declaração da organização, com suas intenções e princípios, em relação a seu desempenho ambiental global, que prevê uma estrutura para a ação e definição de seus objetivos e metas ambientais.” Gestão ambiental - “ [...] a parte do sistema de gestão global que inclui estrutura organizacional, atividades de planejamento, responsabilidades, práticas, procedimentos, processos e recursos para desenvolver, implementar, atingir, analisar criticamente e manter a política ambiental.” Objetivo ambiental - “ [...] é o propósito ambiental global, decorrente da política ambiental, que uma organização se propõe a atingir, sendo quantificado sempre que exequível.” Meta ambiental – “ [...] requisito ambiental detalhado, quantificado sempre que exequível e aplicável à organização ou partes dela, resultante de objetivos ambientais, e que necessita ser estabelecido a atendido para que tais objetivos sejam atingidos.” Rotulagem ou declaração ambiental – “ [...] é a indicação dos atributos de um produto ou serviço por meio de um texto, símbolos ou gráficos aplicados no produto, em rótulos e embalagens, na literatura sobre o produto, boletins técnicos [...]”. Melhoria contínua - “ [...] o processo de aprimoramento do sistema de gestão ambiental, visando a atingir melhorias no desempenho ambiental global de acordo com a política ambiental da organização.” Agora que você já se familiarizou com alguns termos técnicos, pesquise um exemplo que demonstre que a gestão de projetos se utiliza desses conceitos e identifique um produto que apresente gestão ambiental eficaz. Identifique também um exemplo em que exista um problema de gestão ambiental em um projeto de um determinado produto. Vamos agora tratar de entender detalhadamente como é o processo de gestão ambiental. A gestão ambiental compreende os seguintes processos: planejamento da gestão ambiental, verificação e ações corretivas e preventivas, gestão ambiental no projeto e conclusões. 3.3.1 Planejamento da gestão ambiental Esse processo ambiental tem como objetivo desenvolver o plano da gestão ambiental e a sua introdução no plano do projeto. A gestão ambiental do projeto é uma consequência da política ambiental da organização responsável pelo projeto e das influências de fatores, como as exigências e restrições impostas pelo cliente, da utilização a ser dada ao produto gerado pelo projeto, aspectos legais, normas, regulamentos a serem cumpridos e muitos outros fatores externos ao projeto. A definição do escopo do projeto, a descrição do produto e as restrições impostas ao projeto continuam válidas, e devem ser seguidas. Foto: Thinkstock Atenção! Lembre-se de que a gestão ambiental é parte integrante do projeto! 62 63 CAPÍTULO 4 A análise da relação custo-benefício é um modo aplicado ao projeto para determinar quais as maneiras mais eficientes de satisfazer as exigências da gestão ambiental. Outra maneira pode ser a comparação com outras organizações ou projetos, ou, ainda, orientações de especialistas da área. O documento gerado é o plano de gestão ambiental, que define a responsabilidade da gestão ambiental de cada área, as auditorias, os procedimentos corretivos e preventivos, e toda a documentação dessa gestão. 3.3.2 Verificação e ações corretivas e preventivas Esse processo acompanha, durante todo o ciclo de vida do produto, a conformidade deste com o plano de gestão ambiental, e adota, se necessário, ações corretivas e preventivas. As auditorias ambientais ao longo do ciclo de vida do produto devem tratar do desempenho ambiental como processo sistemático e documentado de verificações e inspeções, para determinar a conformidade do projeto com o uso dado ao produto. Depois são definidas as ações corretivas e preventivas necessárias 3.3.3 Gestão ambiental no projeto A gestão ambiental e a gestão da qualidade partilham maneiras de trabalhar, processos administrativos e recursos . Entretanto, no momento da aplicação, elas são diferentes, pois a gestão da qualidade visa o atendimento das necessidades dos clientes, enquanto a gestão ambiental é mais ampla, entendendo a sociedade como um todo. Alguns pontos relevantes da Carta Empresarial para o Desenvolvimento Sustentável da Câmara do Comércio Internacional (a carta completa, com 16 itens, é um Anexo da NBR ISO 14004). 3.3.4 Produtos e serviços Desenvolver e fornecer produtos e serviços sem impactos negativos para o ambiente e que sejam seguros na utilização prevista, que apresentem o melhor rendimento em consumo energético possível e de recursos naturais, e que permitam a reciclagem,
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