PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS - MARKETING EM NUTRIÇÃO

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Curso: Bacharelado em Nutrição
Unidade Curricular: Marketing em Nutrição
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Inicialmente, se faz necessário recorremos ao conceitos do que seria os eventos: “São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços”. 
Nessa abordagem ainda, existem os chamados eventos especiais, que são apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. 
Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros (ALLEN; JOHNNY ET AL, 2003).
Assim, partimos da necessidade de responder alguns questionamentos que tornam-se importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento:
	1. Por que o evento será feito?
	Deve-se ter claro as razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento.
	2. Quais serão os parceiros do evento? 
	Entende-se como parceiros internos e externos, aqueles indivíduos ou empresas que estarão colaborando para a realização do evento.
	3. Quando o evento será realizado? 
	Uma etapa importante é a discussão de uma data e/ou temporada, pois, poderão existir situações que influenciarão no sucesso da proposta.
	4. Onde o evento será montado? 
	O local deve representar a melhor escolha para a plateia/público e para o promotor do evento.
	5. Qual é o conteúdo do evento?
	Deve-se corresponder às necessidades, desejos, expectativas da público-alvo e deve estar alinhado com as questões anteriores.
PARA REFLETIR:
	
	Todos os eventos são concebidos por:	
Oportunidade: Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento. & Especialização: Crescente crescimento das especializações, principalmente na área biomédica.
Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de três fases distintas:
Pré-evento: Fase essencial em que haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros, tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas.
Evento: Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo, aqui atuam, também os fornecedores e profissionais.
Pós-evento: Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho.
É IMPORTANTE LEMBRAR: 
Comissão organizadora
É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante. Fazem parte da composição básica da comissão organizadora: marketing, finanças, vendas, técnica, cerimonial e protocolo e segurança.
Na fase do Pré-evento é realizada a contratação da Comissão Organizadora de Eventos. Assim, são características importante a serem consideradas como critérios de avaliação e seleção de uma comissão: Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação; estrutura administrativa e recursos técnicos; espaço físico; situação econômica e recursos auxiliares.
Dessa forma, são responsabilidades e atividades da Comissão Organizadora de Eventos:
I. Coordenação e planejamento das atividades;
II. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento;
III. Contratação, coordenação e controle dos fornecedores; 
IV. Elaboração da logística e infraestruturas necessárias;
V. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra;
VI. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;
VII. Confirmação de convidados;
VIII. Banco de dados;
IX. Documentação oficial;
X. Inscrições e adesões, entre outros.
O Processo de escolha da Comissão, pode ser realizado por licitação ou indicação. As relações de contratos devem ser estabelecidas no ato da concessão da vínculo estabelecido, podendo ser em forma de:
Parceria ou risco: neste tipo de contrato os organizadores e os clientes são parceiros, uma vez que a remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento, assim a organizadora propõe contrato para eventos considerados seguros.
Remuneração fixa: nessa relação a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento, são geralmente utilizados em eventos de curta e média duração.
Misto: constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de resultados financeiros alcançados no evento.
PRÉ-PROJETO:
Definição do bem ideal para um evento. É nessa etapa que se coleta as informações para construção de cenário:
1. Históricos de eventos realizados?
2. Quem é o seu cliente?
3. Que se espera do evento?
PROJETO DE EVENTOS:
Objetivos e justificativas: Os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e indicar como serão avaliados seus resultados.
A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros. 
Justificativa: Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a importância do evento que justifiquem sua realização.
TIPOLOGIA E TÍTULO DO EVENTO:
 O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento. 
A cidade: Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do público-alvo, são eles:
a. Infraestrutura: hospedagem, alimentação, entretenimento, entre outros;
b. Local: capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos;
c. Acessibilidade: à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis;
d. Eventos paralelos e serviços auxiliares;
e. Atrações turísticas;
f. Conveniências dos patrocinadores;
g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo;
h. Órgão públicos: apoios pertinentes.
É necessário pensar sobre a capacidade e infraestrutura adequada para o evento proposto: salas, salões, estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários, telecomunicações, ar condicionado, entre outros. 
Assim, deve-se haver compatibilidade entre a capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas as atividades propostas. Além de acesso à infraestrutura turística local: hospedagem, aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros.
Data e duração do evento: Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, religiosos, cívicos, entre outros, ou de alcance: local, municipal, estadual, nacional ou internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. 
Público-alvo: Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir, é imprescindível entender que cada tipologia tem sua duração pré-determinada.
TIPOS DE USUÁRIOS FINAIS:
1. Convidado: pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento;
2. Palestrante: convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o evento;
3. Expositor: quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é proveniente da comercialização de estandes;
4.Participante: quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os esforços de venda;
5. Acompanhante: usuário final que não participa de todo o evento. Tem potencialidade para adquirir vários produtos opcionais, enquanto o evento acontece.
Estratégia de comunicação e marketing
A definição da estratégia de comunicação e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo.
TIPOS DE ACESSO AO EVENTO: 
O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Sendo assim, os participantes podem ser classificados como:
1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros;
2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores;
3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do evento;
4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.
TEMÁRIO, PROGRAMAÇÃO E FORMATO: 
Juntos definem a realização do evento.
1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de interesse do público-alvo.
2. Programação – descrição organizada, sequencial das atividades que acontecerão no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário escolhido.
3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada. 
ESTUDO DE VIABILIDADE ECONÔMICA
Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como os filantrópicos ou os de finalidade institucional. Os estudos de viabilidade econômica devem permitir:
1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino;
2. Identificar qual porcentagem de recursos derivados e de que áreas;
3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas;
4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.
RECEITAS:
Deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o evento, são elas:
1. Caixa inicial ou saldo anterior: refere-se ao saldo remanescente da edição anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do evento para cobrir despesas iniciais.
2. Inscrições: critério de adesão ou admissão, por exemplo a taxa de inscrição ou ingresso, com valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas de pagamentos.
3. Comercialização do evento: podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais, paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim promocional, banners, uniformes, entre outros.
4. Doações: fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos.
5. Auxílios governamentais: podem vir da esfera local, estadual ou federal, como forma de incentivos fiscais ou na cessão de infraestrutura, anais do evento, entre outros.
6. Merchandising: gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao evento.
7. Anúncios : receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento.
8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta: cessão da força e credibilidade da marca, infraestrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio: valor pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas ou cotas. 
As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente tipos de ganhos.
DESPESAS: referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as despesas.
RECURSOS MATERIAIS: 
Garantem a operacionalização do evento, devem ser padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em:
· Audiovisuais: equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são eles: microfone, gravador, filmadora, som, data show, painéis, quadro negro ou branco, entre outros;
· Expediente: todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão Organizadora: material de papelaria e escritório;
· Participante: reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a refeições e estacionamento;
· Divulgação: todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento;
· Equipamentos: todo e qualquer equipamento eletro eletrônico usado no pré-evento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, impressora, microfones, entre outros.
· Diversos: inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, entre outros.
RECURSOS HUMANOS:
Relaciona aos profissionais necessários para desenvolver o evento, como programação, atividades, infraestrutura, entre outros. São eles: profissionais, palestrantes, alimentação, treinamento. Os serviços e fornecedores oficiais, devem estar cientes dos objetivos do evento, metas, padrão de qualidade e atendimento.
INFRAESTRUTURA EXTERNA:
Abrange os serviços ou equipamentos necessários para o funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado.
· Infraestrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no aeroporto);
· Posto de atendimento em hotéis e Acesso ao transporte local.
INFRAESTRUTURA INTERNA:
Refere-se a toda infraestrutura logística e operacional necessária:
· Infraestrutura física: inclui todos os locais para realização do evento, como: salas, salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários disponíveis para o serviço, entre outros;
· Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos.
· Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento;
· Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o cumprimento da programação sugerida;
· Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento;
· Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: localização, identificação e circulação;
· Limpeza e segurança.
EVENTOS PARALELOS:
Avaliação do evento por parte dos: clientes, participantes, expositores, convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros. É importante verificar os tributos, impostos e taxas. Bem como as comissões, sobre o que diz respeito a pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas e ao administrativo e logístico.
CRONOGRAMA: 
É a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho, onde são indicados os prazos de execução. Dessa forma, o cronograma deve ser Temporal e incluir aspectos como: Responsabilidade e Atividade. É a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências, tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. 
Exemplo de Checklist de Atividades
	Atividades
	Responsável
	Data de entrega
	Status
	Apresentação da proposta ao cliente
	Diretoria
	Ago/2021
	REALIZADO
	Aprovação da proposta
	Cliente
	Set/2021
	REALIZADO
	Preparação da campanha
	Marketing
	Set/2021
	REALIZADO
	Contrato com fornecedores
	Operações
	Out/2021
	REALIZADO
	Contratação de palestrantes
	Operações
	Nov/2021
	EM ANDAMENTO
Exemplo de Checklist de Alimentos e Bebidas
	A&B
	Quant.
	Descrição
	Status
	Tamanho do grupo
	Nº de pessoas
	
	
	
	Dia e horário
	
	
	
	
	Cidade
	
	
	
	
	Local
	
	
	
	
	Decoração
	Tema
	
	
	
	
	Elementos da decoração
	
	
	
	Cardápio
	Pratos
	
	
	
	
	Serviço
	
	
	
	Equipamentos
	Microfone
	
	
	
	
	SonorizaçãoPúlpito
	
	
	
	
	Palco
	
	
	
	Mesas
	Tamanhos
	
	
	
	
	Formatos
	
	
	
	
	Localização
	
	
	
	Recursos Humanos
	Garçons
	
	
	
	
	Maître
	
	
	
	
	Recepcionistas
	
	
	
REFERÊNCIAS 
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