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Organograma Capítulo 9 (edição 2008) Capítulo 10 (edição anteriores) Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias de Gestão Organizacional – Volume I Luis César G. de Araújo É um gráfico representativo da estrutura formal da organização em dado momento. O organograma deve ser usado como instrumento poderoso de trabalho e, sobretudo, um facilitador para a melhor compreensão do todo organizacional e não como um produto acabado, ao qual nos resta apenas admirar a beleza de seu desenho e o perfeito balanceamento das unidades constitutivas. Definição Objetiva demonstrar: • A divisão do trabalho, mediante o fracionamento da organização, em unidades de direção, assessorias, conselhos, gerências, superintendências, departamentos, divisões, seções, serviços, setores, etc. • A relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos relativos à delegação de autoridade e responsabilidade; • O trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais. Dependendo da técnica de elaboração aplicada, poderá evidenciar , além do tipo de trabalho desenvolvido: • O detalhamento do tipo de trabalho; • Os cargos existentes; • Os nomes dos titulares das unidades; • A quantidade de pessoas por unidade; • A relação funcional, além da relação hierárquica. • Permitir a análise organizacional, facilitada por uma boa elaboração, o que significa dizer: organograma com linhas bem definidas, esclarecimento das convenções utilizadas, abreviações e siglas, mediante uso de legenda colocada na própria folha do gráfico (freqüentemente no canto inferior à direita). Técnicas de Elaboração • Estrutural • Circular ou Radial • Funcional • Estrutura-Funcional • Matricial Estrutural • Essa técnica é utilizada para representar a maioria das organizações conhecidas. • É piramidal, apenas no organograma horizontal temos uma exceção, pois a hierarquia é apresentada da esquerda para a direita. (clássica, comitê, em linha, em linha e Estado-maior, hierárquico, hierárquico- consultivo, hierárquico-funcional, horizontal, linear, militar, misto, tradicional e vertical) Conselho de Administração Presidente Assessoria Econômica Assessoria Jurídica Assessoria de Organização Divisão de Recrutamento Divisão de Seleção Autoridade Funcional Unidade Provisória Organização X Elaborado por: Fulano de Tal Unidade Data: dd/mm/aaaa Assessoria de Planej. Estrat. Suptcia. de Rec.Humanos Características: • No alto da folha do organograma, deve constar obrigatoriamente o nome da organização; • O retângulo representa a fração organizacional. Eventualmente, o retângulo significará cargo. Isto poderá ocorrer com cargos isolados e diferenciados , tais como: auditor, consultor, assessor, etc.; • A representação gráfica dos retângulos pode ser nos dois sentidos: horizontal (deitado) e vertical (em pé); • Havendo siglas, elas devem ser explicitadas na legenda; • A linha tracejada ou pontilhada pode ter qualquer significado. O importante é explicitar a convenção utilizada no espaço destinado à legenda. Características: • A linha contínua é a linha de autoridade (vertical) e de coordenação (horizontal); • Autoridade funcional é a autoridade de função, isto é, poder que o titular de uma unidade tem sobre uma outra unidade, com relação a uma função. Não é autoridade hierárquica. A autoridade funcional sobrepõe-se à hierárquica, a não ser que haja manifestação contrária; • Unidade provisória é a unidade com duração limitada no tempo, como: comissões, comitês, grupos de estudos. • A linha vertical que parte do conselho de administração é a linha condutora do organograma. Todas as unidades dirigem-se a essa linha, o que demonstra o poder maior da organização nas mãos de seus executivo principal (presidente) e, no caso, de seu colegiado maior. Características: • A ligação vertical contínua significa autoridade hierárquica da unidade acima. • O organograma deve ser feito por grupamento de unidades, partindo das unidades de direção, assessoramento até as de cunho operacional. Unidades de mesma nomenclatura (divisões, departamentos, superintendências, etc) devem estar sempre na mesma linha horizontal. Caso estejam em linhas de coordenação (horizontal) distintas, algo está errado: ou o gráfico, ou uma das duas ou mais têm o rótulo errado; • Deve ser obedecida a ordem alfabética de entrada por grupamento semelhante de unidades. Circular ou Radial • A apresentação estética tende a suplantar qualquer forma de elaboração gráfica. O organograma circular ou radial oferece um visual suave, mormente se houver aplicação de cores, em tom pastel, por exemplo; e • Reduz a possibilidade de conflitos entre superior e subordinados, pois as linhas de autoridade ficam difíceis de ser identificada. Há organizações em que a hierarquia, embora presente, nunca é mencionada. E a existência do organograma elaborado de forma clássica tem a pretensão de realçar exatamente os vários graus hierárquicos. Características: • A autoridade hierárquica é representada do centro para a periferia; • A representação de estruturas de certa complexidade torna-se difícil, pois a existência de muitas unidades que gravitam próximo à autoridade superior dificulta a localização no gráfico dessas mesmas unidades. • A existência de muitos níveis hierárquicos também dificulta uma melhor elaboração; • Essa técnica de elaboração de forma circular é uma opção para a eventualidade de existir alguma dificuldade na representação das unidades. Por exemplo, as subunidades das unidades C-3 e C-4. caso houvesse necessidade de escrever os títulos de cada unidade, dificilmente se conseguiria representá-las, a não ser que o espaço para o desenho fosse bastante generoso. • O uso de letras e números exige, naturalmente, a explicitação em legenda que, para o exemplo dado, deverá ser em folha a parte. Funcional (a) • Esse organograma não é apenas uma simples representação gráfica de uma estrutura que se articula tal qual as demais estruturas conhecidas. • Demonstra uma forma diferenciada das unidades transacionarem no cotidiano da organização Presidente Manutenção Produção Tempos e Movimentos Características: • O funcionário ou operário não tem um chefe hierárquico. A subordinação é a pessoas que ocupa a função correspondente ao que está sendo executado naquele momento. Assim que o funcionário ou operário termina a operação e passa para outra, sua subordinação também muda, isto é, nova função, novo chefe, ou melhor, supervisor. Portanto, as ligações em linha contínua mostram uma vinculação apenas temporária; • A subordinação ao Presidente é, nitidamente, hierárquica. Podemos, porém, imaginar uma diretoria com dirigentes responsáveis pelas funções da organização. Funcional (b) • A representação gráfica é voltada apenas às funções da organização. É absolutamente diferente do organograma estrutural ou mesmo do funcional (a). • É aplicado em organizações de pequeno porte, em que existem alguns poucos chefes para uma série de atividades (funções). Presidente Administração Almoxarifado Compras Contabilidade Pessoal Características: • Apenas o retângulo da atividade maior difere das demais; • Fica a critério do elaborador do organograma dispor ou não todas as funções (as consideradas mais e menos importantes) Estrutural-funcional • Alia a estrutura da organização às funções básicas ou principais de cada uma das unidades integrantes da organização. • Em alguns casos, substitui a elaboração do manual da organização. Presidente 1. Presidir as reuniões de diretoria 2. Aprovar compras de equipamentos 3. .................................................... Assessoria em Organização 1. Estudar estruturas organizacionais do grupo de empresas 2. Atuar, em conjunto, na implantação de novas rotinas 3. .................................................... Características: • Só pode ser elaborado por partes,devido ao espaço que ocupa cada uma das unidades; • Retirando-se o prolongamento do retângulo (funções), o organograma transforma-se no tipo estrutural. Matricial (em matriz) • A estrutura matricial resulta da estrutura tradicional mais a formulação estrutural fundamentada no planejamento e execução de projetos. • A organização tem sua dinâmica ditada pela estruturação tradicional e por projeto. Características: • A autoridade maior da organização deve ser vista em dois ângulos diferentes. Enquanto organização convencional (tradicional), a autoridade máxima é seu presidente e demais diretores, membros componentes do órgão executivo de maior status. Com a inserção da estrutura em projetos, a autoridade maior é seu presidente e mais o titular da área de projetos. Há quem afirme que, com a estrutura em projetos, a autoridade maior não é o executivo principal da organização, mas o titular de projetos. Isso pode acontecer em função da alta qualificação e especialização exigida para o cargo; mesmo assim, as decisões de cunho político, certamente, não ficarão em mãos do titular de projetos, mas nas mãos de quem conduz a organização. Características: • Enquanto autoridade superior, é possível separar momentos decisórios importantes em termos das competências envolvidas. No entanto, o mesmo não se pode dizer quando o processo decisório desce aos níveis médio-inferiores. A sensação de duas chefias é permanente. Uma chefia exigirá atenção para as tarefas “da organização”, enquanto a outra chefia, exercida, em geral, pelos coordenadores de projetos, pedirá atenção para as questões do projeto que coordena. • Há dificuldade em conciliar as duas estruturas. São demandas diferentes, mas, em virtude de ambas as estruturas funcionarem com pessoal de alto nível e de boa qualificação, é possível reduzir o conflito a questões menos relevantes. Não nos referimos a lutas internas pelo poder, conflitos em nível pessoal e outros conflitos em nível interpessoal. Referimo-nos a conflitos jurisdicionais, de estabelecimento de prioridades, não mais. Características: • Os grupos vivem em constante mutação. As trocas são motivadas por diferentes projetos. Os profissionais especializados movem-se com certa freqüência entre esse ou aquele grupo, e é difícil sua representação no gráfico. • Essa movimentação de personagens de um grupo para outro dá uma dimensão de flexibilidade e adaptabilidade que outras estruturas não permitem em função, quase sempre, do rígido padrão hierárquico estabelecido. Inclusive torna a organização mais atenta às demandas e exigências ambientais. • A seta no gráfico indica continuação do organograma. Não é para ser utilizada regularmente em outros tipos de organogramas. Exercício Organização Alfa com as unidades a seguir, elabore o organograma da organização Alfa • Diretor • Seção de Gráfica • Seção de Recrutamento e Seleção • Seção de Portaria e Zeladoria • Assessoria de Informação e Gestão Organizacional • Conselho Consultivo • Gabinete (com autoridade hierárquica sobre várias unidades) • Seção de Marcenaria • Divisão de Serviços e Material • Seção de Treinamento • Divisão de Finanças • Seção de Despesas • Seção de Orçamento e Custos • Assessoria de Planejamento Estratégico • Seção de Material • Divisão de Recursos Humanos • Seção de Manutenção de Imóveis e Instalações • Grupo de Estudos Administrativos (órgão provisório e que tem o diretor como coordenador) • Assessoria Financeira (com autoridade funcional sobre a Divisão de Finanças) • Almoxarife (cargo) • Assessoria de Comunicação Social (criada, mas não implantada) • Setor de Treinamento Feminino • Setor de Treinamento Masculino Página 177 do livro Organograma - Gabarito.ppt#3. Slide 3
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