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120 Lição 9 - Viagens Executivas A melhor maneira de se estudar um mercado, apreciar a concorrência, fir- mar parcerias de sucesso, procurar representantes ou promover vendas é, sem dúvida, estar perto de tudo isso. Na maioria das vezes, o Executivo, o Gerente, precisa se ausentar da empre- sa para estar perto da evolução e cabe a você assessorá-lo em todos os pre- parativos para que essa viagem seja bem-sucedida, desde a sua preparação até a sua finalização. Aqui, iremos tratar de todos os tipos de viagem. Desde aquela tão próxima, que o ônibus se torna a melhor opção de custo e conforto, até as viagens internacionais. Ao término desta lição, você deverá ser capaz de: • Saber preparar e concluir uma viagem de seu Executivo. 1. Viagens Rodoviárias 1ª Parte - Preparação O Executivo resolveu visitar um cliente que tem sua empresa em Americana. Ele comunica que irá se ausentar da empresa por três dias e que prefere viajar de ônibus, porque a viagem é curta e ele tem parentes por lá, os quais pode- riam encontrá-lo na estação rodoviária etc. Ele solicita que você providencie a compra da passagem de ônibus e que peça a um táxi para pegá-lo no dia seguinte às 7h em sua residência. Alguns procedimentos visando ajudá-la: a) Tenha na sua agenda o telefone da rodoviária local; b) Ligue para lá e pergunte sobre qual empresa de ônibus faz a linha São Paulo - Americana. Anote na agenda; c) Ligue para a empresa de ônibus e pergunte sobre os horários de ida e de volta e o valor da passagem. Anote-os em sua agenda; d) Se o Executivo pediu para o táxi apanhá-lo em sua residência às 7h, você deve calcular a distância da residência dele até a estação rodoviária em tempo (pergunte a ele, se não souber) e comprar a passagem por volta de 15 a 30 minutos após o horário previsto para a sua chegada na Rodoviária. Se você trabalha na capital, leve em conta um possível congestionamento; 121 e) Veja com o seu Executivo quais são os planos de negócio dessa viagem. Anote detalhadamente como ele quer programar seus horários e com quem; f) Apresente para o Executivo o horário da passagem e o custo, e informe-se sobre o valor aproximado em dinheiro que ele precisará para a viagem, para que você peça o adiantamento ao Departamento Financeiro; g) Peça um adiantamento em dinheiro ao departamento financeiro e solicite ao office-boy para comprar as passagens na Rodoviária; h) Ligue para o ponto de táxi mais próximo e combine com o motorista de sua confiança para pegar o seu Executivo no dia e horário estipulado e lhe passe o endereço completo junto com as informações de horário e destino por escrito. Combine com o motorista para vir receber depois em seu escritório; i) Ligue para as empresas que serão visitadas pelo Executivo e agende a visita com o(a) secretário(a) da pessoa que irá recebê-lo, ou com o próprio. Anote em sua agenda o nome completo da empresa, o nome completo da pessoa de contato e o telefone (se possível também o telefone celular); j) Assim que tiver confirmada a programação da visita, coloque todas as informações no papel (figura 1); k) Agora junte a essa programação os documentos necessários para cada reunião, se for o caso, e prepare uma pasta para o seu Executivo; l) Entregue a pasta a ele com o dinheiro adiantado no Departamento m) Financeiro e lhe deseje uma feliz viagem e ótimos negócios. PLANO DE VIAGEM PERÍODO: 10 a 12/04/15 DESTINO: Americana - SP OBJETIVO: Reunião com fornecedores e possíveis parceiros de negócios da BURNS PROGRAMA: DIA 10/04/05 07h Embarque na residência por carro Táxi nº 272 Sr. João 07h45 Embarque no Terminal Rodoviário Tietê, plataforma 4, Viação Americana 10h Horário previsto de chegada na Rodoviária de Americana 14h - Reunião na Copiplass - Plásticos Ltda. Contato: Sr. Mário Mendes Assunto: Desenvolvimento de Produto Fone comercial: (19) 623 6678 15h30 - Reunião na Brastol - Equipamentos S/A Contato: Srs. Pedro e João Victor Assunto: Compra de Acessórios Fone comercial: (19) 623 8899 20h - Jantar de representação com o pessoal da Burns Local: Novotel de Americana Endereço: Rua Villas Boas, 212 Fone: (19) 623 6543 E ASSIM POR DIANTE Figura 1 - Exemplo de plano de viagem. 122 Essas foram apenas sugestões de como você poderia estar resolvendo esta primeira fase da viagem. É evidente que um detalhe ou outro possa ser dife- rente, dependendo do perfil de sua empresa, de seus produtos e, é claro, do Executivo. Lembre-se: sozinha você não vai a lugar algum. Você precisa estabelecer al- gumas parcerias, do tipo como esta, com o motorista de táxi. 2ª Parte - Conclusão da Viagem Agora o Executivo já retornou da viagem. Dedique alguns minutos junto à sua chefia para fazerem o balanço da viagem e fechar o RELATÓRIO DE VIAGEM (figura 2). Relatório de Viagem é um formulário que quase todas as empresas usam para que a pessoa que viaje possa colocar nele todos os tipos de despesas, ane- xando todos os comprovantes de pagamentos, fazendo um fechamento dos gastos da viagem. Este relatório de viagem é muito útil para o departamento financeiro realizar o fechamento das despesas. Exemplo de Relatório de Via- gem: Figura 2 - Exemplo de Relatório de Viagem. 123 2. Viagens Aéreas Preparar e administrar as providências decorrentes da viagem do Executivo fazem parte das atribuições da Secretária, caso a empresa não conte com um departamento responsável para esta tarefa. Este trabalho exige uma série de conhecimentos específicos, familiaridade com uma terminologia própria, assessoria externa (agente de viagens e des- pachante) e suporte de guia específico para consulta. Existe um dinamismo muito grande no setor de viagens, o que faz com que muitas informações fiquem ultrapassadas em curto prazo. O importante é conhecer a essência do trabalho e contar com a ajuda do agente de viagens para as atualizações necessárias. 2.1 Nacionais Quanto aos preparativos de uma viagem aérea nacional, os caminhos a seguir tornam-se um pouco mais complexos. O melhor início é firmar uma parceria com uma agência de viagens. Se a sua empresa ainda não tem uma agência que a atenda, faça contato com umas três agências e convide-as para uma visita à sua empresa. Agende a vi- sita em dias alternados para que eles não se encontrem em sua empresa, o que seria muito constrangedor. O representante levará para você o material da agência que apresenta todos os serviços oferecidos por eles, bem como os descontos que poderiam estar concedendo. Ele explicará como funcionam os contatos e os pedidos de re- serva. Depois de receber as agências, dê uma boa apreciada nas propostas e escolha a que mais serviços oferecer e com as melhores condições de pagamento. Preparativos para a Viagem Suponhamos que o Executivo decida que fará uma viagem para participar de um Congresso em Salvador e peça a você: que prepare a sua inscrição no evento, compre os seus bilhetes, contrate o táxi para o aeroporto e, além disso, marque um almoço em um dia do Congresso com a empresa fornecedora PAULUS Ltda., visando o fechamento de uma parceria de trabalho. a) Em primeiro lugar, você deve ter em mãos o material de divulgação do Congresso. Se o Executivo não o tiver, veja com ele um telefone de contato ou alguma informação para que você possa descobrir o caminho; b) De posse do telefone da organizadora do evento, faça um contato e tente colher as seguintes informações: período do evento, local e custo 124 para participação. Estas informações básicas você deverá anotar em sua agenda. Em seguida, peça que lhe enviem o folder do evento pelo correio ou pela Internet, como você preferir. Se for possível, peça para lhe adiantarem o folder por e-mail, para que o seu Executivo possa ter um conhecimento prévio do Congresso e seus objetivos. Aproveite para perguntar se eles têm uma Agência cuidando do transporte para que você possa fazer contato e, neste caso, anote o telefone; c) De posse do folder sobre o evento, reúna as informações básicascomo local, período do evento e os horários de início e fim. Faça um contato com a sua agência e solicite cotação de voo para o local do Congresso, informando os horários de início e o dia de término para que eles possam lhe apresentar uma programação de voos. Desta maneira, você poderá comparar os dois custos e optar pelo melhor (veja custo X serviços). Quando passamos para uma agência uma programação de viagem, normalmente ela apresentará horários de saída e chegada de várias companhias aéreas. Exemplo: suponhamos que o Congresso tenha seu início no dia 10 de abril, às 14h, e o seu término no dia 15 de abril, às 16h; d) Recebendo essas cotações, compare com os custos da agência prestadora de serviços do Congresso e apresente para o seu Executivo, para que possa ser fechada a programação de voos. No caso dos traslados, a experiência mostra que é mais seguro fechar com a agência acostumada a atender o seu Executivo. Se for viável economicamente, feche este item com a sua agência também. e) Faça a inscrição do Executivo. Você poderá aproveitar a ficha de inscrição que deve ter sido passada, via e-mail, juntamente com o folder do evento. Preencha com todos os detalhes solicitados e pegue a autorização do Executivo para efetuar o depósito do valor da inscrição. Normalmente, na ficha de inscrição de congressos é apresentado um número de conta corrente de banco para o referido depósito. De posse do comprovante de depósito do Banco, envie para a organização do Congresso a ficha de inscrição junto com o depósito bancário. Confirme o recebimento e a inscrição mais tarde por telefone; f) Quanto às passagens, passe para a agência a opção que mais agradou o seu Executivo e peça que lhe envie os bilhetes no máximo um dia antes do embarque; g) Faça aquele contato solicitado pelo Executivo, com a empresa PAULUS, e agende um almoço com o contato da empresa (o Executivo precisa lhe passar com quem será o almoço) e veja com essa pessoa a possibilidade de ser no Hotel onde o Congresso estará acontecendo. Se a outra pessoa não aceitar, aceite a sua indicação de local. 125 Parece que a programação da viagem está quase fechada. O que mais falta? Veja com o seu Executivo qual a quantia em dinheiro que ele precisará levar e solicite o adiantamento ao Departamento Financeiro. Prepare a sua pasta de viagem, onde não poderá faltar: Folder do Evento juntamente com a programação; Os bilhetes aéreos; O Voucher de reserva dos traslados contratados; A programação do Almoço com o Executivo da PAULUS, contendo nome completo do Executivo, seu telefone de contato e o horário e local do almoço. Finalize a programação de viagem, deixando resolvidos alguns pontos como: • Como serão realizados os compromissos na sua ausência? • Se ele tem alguma tarefa em especial para você nesses dias de viagem? • Quem assinará os documentos na sua ausência? Apresentamos aqui apenas uma das situações que poderia ser vivenciada por você, em seu dia a dia secretarial. Existem, é óbvio, muitas outras. Porém, acreditamos que as providências necessárias não serão muito diferentes. Bilhetes de Viagem Bilhetes físicos: atualmente, não utilizado frequentemente, pois a maioria das emissões são realizadas através de e-tkt. Nestes casos, o cliente solicita um voo para a agência e ela faz a reserva, atra- vés do sistema ou companhia aérea. Após aprovação, emite o bilhete físico e encaminha ao cliente. E-tkt (bilhete eletrônico): o cliente solicita um voo para a agência. A agência emite o bilhete eletronicamente gerando uma confirmação. Essa confirma- ção é encaminhada ao cliente através de e-mail ou virtually there. 126 Formas de confirmação de voo • Virtually there - informações do voo - classe, dia, hora e destino • e-mail PTA: utilizado em casos nos quais não é permitida a emissão do bilhete ele- trônico. Exemplo: o passageiro está em um destino onde não se permite a emissão do bilhete eletrônico. Desta forma, a agência envia o PTA para a loja da com- panhia aérea no aeroporto. Para realizar o embarque, o passageiro deverá comparecer na loja onde será gerado um bilhete físico. 2.2 Internacionais Preparar uma viagem internacional é assunto bastante sério e merece uma atenção redobrada, pois o nível de detalhes é grande. Vejamos de uma forma mais estruturada em conteúdo os pontos a serem observados para que você possa auxiliar o seu Executivo nesta tarefa. A melhor maneira de se estudar um mercado, apreciar a concorrência, pro- curar representantes ou promover vendas é, sem dúvida, uma viagem ao ex- terior para o contato pessoal com os clientes estrangeiros. Mas, para que essa viagem apresente resultados positivos, deve ser programada em seus míni- mos detalhes, pois o tempo gasto na preparação será compensado se todas as etapas funcionarem devidamente no país estrangeiro. Os detalhes a serem observados antes do embarque não se restringem à reserva de passagens de avião, do hotel e passaporte, mas implicam princi- palmente na coleta de um máximo de informações, na programação de um itinerário sensato, na comunicação de visita com antecedência, de modo que a estada no exterior seja exclusivamente consagrada aos contatos produtivos. Objetivos Antes de tudo, é preciso lembrar que uma viagem de negócios a um país es- trangeiro deve corresponder a um objetivo preciso e definido no quadro da política comercial da empresa. Sua preparação deve ser metódica e minucio- sa, além de ter um desenvolvimento eficaz. Na volta, a viagem deverá apre- sentar resultados positivos e continuados. 127 Estrutura O tempo de duração e a extensão geográfica da viagem dependerão tanto de seu objetivo (viagem rápida, somente para sondar a entrada de um novo pro- duto em determinado mercado, ou viagem prolongada de inspeção e conta- tos com os agentes e clientes), quanto do país a ser visitado. Uma viagem de alguns dias, talvez de uma semana, em algum mercado lati- no-americano, pode ser bastante proveitosa, mas é preciso considerar tam- bém viagens de maior duração, abrangendo territórios de países longínquos. Nesse caso, as condições podem divergir bastante, inclusive no que diz res- peito aos horários comerciais do país. Por exemplo, o horário de trabalho em Madri é muito diferente do de Estocolmo, e assim por diante. Organização da Viagem O viajante deve estabelecer um plano preciso para o itinerário previsto (mu- nir-se de mapas e guias de viagem) e um programa detalhado que lhe garanta uma viagem sem incidentes. Marcar os hotéis, os horários de viagem, o nú- mero dos voos. É aconselhável o embarque no fim de semana (sexta-feira ou sábado), de modo que ele possa se habituar ao novo fuso horário do país de destino antes de começar a estabelecer seus contatos. As reservas de lugares nos aviões e nos hotéis, nas diferentes escalas previs- tas, devem ficar sob a responsabilidade de uma agência de viagens. Você não pode esquecer: • o passaporte (munido dos vistos necessários, se for o caso); • carteira de motorista; • vacinas exigidas para entrada em determinados países; • presentes (quando houver necessidade); • material de apresentação da empresa; • cartões de visita em inglês. 128 Como Preparar uma Viagem Figura 3 - Exemplo de programação de viagem internacional. 129 Apresentamos a seguir uma programação de viagem internacional, para que você possa ter uma noção do que deve ser preparado com a sua ajuda: Concluímos, então, que a Secretária não organizou sozinha a programação da viagem. Utilizou-se de sua agência, não somente para a questão dos voos, mas para a reserva dos hotéis e aluguel do carro. Se você sentir dificuldades para compreender o itinerário que o Executivo irá lhe passar, peça ajuda à sua agência. Na intenção de realizarem um bom trabalho de prestação de ser- viços, vale compartilhar opiniões e conhecimentos. Não se esqueça, porém, quando do retorno de seu Executivo, que um Relató- rio de Viagem precisa ser gerado, com a apresentação de todas as despesas,somando-se também um relatório gerado dos negócios/contatos realizados, com cadastramento de todos os cartões de visitas recebidos etc. Nesse caso, é necessário ver com o Executivo de que forma você poderá estar ajudando. Além da programação das datas, locais a serem visitados, voos e hotéis, você precisa se preocupar com a documentação requerida para a viagem. A seguir, vamos falar do passaporte, do visto de entrada do país a ser visitado e das vacinas exigidas. 2.3 Documentação para Viagem Veja na figura 4, um resumo da documentação necessária. INTERNACIONAL NACIONAL BRASILEIROS Passaporte válido até o retorno Identidade original Visto de entrada quando necessário expedida por órgão público autorizado MENORES Passaporte válido até o retorno Identidade original (independente da idade) Visto de entrada quando necessário expedida por órgão público autorizado ESTRANGEIROS Passaporte da nacionalidade Adultos / Menores válido e RNE original RNE original Visto de entrada se necessário Países Limítrofes (convênio Brasil, Argentina, Uruguai, Paraguai e Chile). Os brasileiros poderão viajar para estes países apresentando somente a carteira de identidade origi nal, fornecida por órgão público autorizado e em bom estado de conservação (inclusive os menores de idade). Não são aceitas carteiras emitidas por entidades de classe e pelas Forças Armadas ou auxiliares. O prazo máximo de estadia é de 90 dias. Figura 4 - Documentação necessária. 2.4 Passaporte: Documentos Necessários Passaportes são os documentos necessários para viajar do Brasil para quase todos os países. 130 Para tirar um passaporte, os seguintes documentos precisam ser providen- ciados: 1) Carteira de Identidade; 2) Título de Eleitor, juntamente com os últimos comprovantes de votação; 3) Certificado Militar (para homens maiores de 18 anos); 4) Comprovante de residência (conta de luz ou telefone). 5) 2 fotos 5 x 7 com data e fundo branco; 6) CPF; 7) Formulário Oficial do Departamento da Polícia Federal preenchido (este formulário é encontrado em papelarias e deve ser assinado somente a vista do Agente da Polícia Federal); 8) Os naturalizados devem apresentar original do Certificado de naturalização; 9) Certidão de Casamento (para as mulheres casadas); 10) Apresentação da Guia DARF - Documento de Arrecadação da Receita Federal, encontrado em papelarias, a ser preenchido em duas vias e pago no Banco. O código do campo 04 será sempre 1361, mas o valor a arrecadar deverá ser informado pela agência que presta serviços à sua empresa (todas elas sabem como preencher o DARF). O interessado, munido dos documentos originais, deve dirigir-se pessoal- mente à Delegacia de Polícia Federal. Informe-se no seu estado sobre os en- dereços. 2.5 Visto e Vacinação Visto Para se entrar em um país estrangeiro, é necessário estar com o VISTO DE ENTRADA concedido pelo Consulado representante desse país no Brasil. Para se garantir com relação ao visto de entrada, quando estiver programan- do a viagem e ter conhecimento dos países a serem visitados, ligue para os referidos consulados representantes no Brasil para pegar informações sobre como obter os vistos. Depois, pegue as informações com a sua agência e con- fira as informações. Conhecemos um caso em que a Secretária foi demitida por ter sido displi- cente em relação a isso, permitindo que o Executivo fosse barrado em países estrangeiros por falta do visto. Ele informou à Secretária que iria apenas ficar no aeroporto para encontrar uma pessoa. Ela ligou para a agência, explicou a situação e o agente de viagens informou que, se fosse por apenas algumas horas, não seria necessário. Ela bem que ficou em dúvida com a situação, mas não confirmou junto ao Consulado e jogou o seu emprego fora. 131 Os documentos necessários para retirada de visto são diferentes para cada país. O visto deverá ser renovado toda vez que o passaporte for substituído por um novo passaporte, mesmo que o visto esteja no seu período de validade. Assim que lhe for passado um roteiro de viagem internacional, corra em pri- meiro lugar com a documentação. Vacinação É importante observar a necessidade da vacinação contra febre amarela para viagem a determinados países. A vacina deve ser tomada com o mínimo de uma semana de antecedência da viagem e pode ser feita em Clínicas de Va- cinação. A carteira de vacinação obtida nestes postos pode ser trocada pela carteira de vacinação internacional nos Aeroportos. 3. Locação de Carro 3.1 No Exterior As reservas junto às locadoras são efetuadas por categoria e não por modelo específico. Se, por qualquer motivo, a categoria do carro reservado não es- tiver disponível, a locadora oferecerá um carro de categoria superior, pelo mesmo preço do carro reservado. Documentos Necessários Licença de motorista válida e em bom estado, endereço e número do telefone do local de hospedagem; passaporte; passagem de volta; voucher e cartão de crédito internacional de propriedade do motorista. A não apresentação do cartão de crédito implicará na exigência de um depósito em espécie a critério de cada país e cada locadora, no ato da contratação da locação. Algumas loca- doras não alugam veículos sem a apresentação de cartão de crédito. Motoristas adicionais devem ser registrados no contrato de locação, como também apresentarem suas licenças (expedidas há pelo menos um ano). As locadoras cobram uma taxa diária pelo motorista adicional. O não pagamento dessa taxa implicará no cancelamento do seguro, caso ocorra algum acidente e o motorista não estiver com situação regular. Neste caso o motorista titular será responsável por danos materiais, podendo sofrer um processo judicial. Verifique junto ao seu agente de viagens todas as regras de locação no ato da reserva para ter mais segurança. 3.2 Seguro-Viagem Serve como assistência ao viajante, atendendo-o nas situações emergenciais durante a viagem. 132 Para acionar a rede de atendimento 24 horas e de prestadores conveniados ou avulsos, do seguro escolhido, basta um telefonema a cobrar e o passageiro terá à sua disposição uma completa assistência e todo o apoio que necessitar durante a viagem. Existem vários tipos de seguros viagem, com coberturas diferenciadas que vão desde assistência médica hospitalar, odontológica (casos de emergência), farmacêutica, repatriação, transmissão de mensagens urgentes, seguro baga- gem, seguro de acidentes pessoais, localização e busca de bagagem extravia- da, até formalidades administrativas. Você acabou de ter uma visão geral sobre viagens e seus preparativos e viu o quanto é importante estabelecer parcerias. Com a experiência em prepará- -las, você verá que o assunto pode ficar bem mais extenso, porém interessan- te e prazeroso. Exercícios Propostos 1. Sobre o roteiro de preparação da viagem, fazem parte: ( ) a) data, duração, público e programação ( ) b) data, duração, público e prestação de contas ( ) c) relatório de viagem, duração, data e objetivo ( ) d) data, duração, objetivo e programação ( ) e) data, objetivo, público e programação 2. Sua chefia vai participar de um Congresso e ficará ausente por 10 dias. Neste caso, você precisa: I. Tomar providências de cancelar os compromissos assumidos anteriormente por conta própria; II. Definir se há alguma tarefa especial para você nesses dias; III. Definir quem assinará os documentos durante essa ausência. ( ) a) apenas a alternativa II está correta ( ) b) apenas a alternativa I está correta ( ) c) estão corretas as alternativas I e III ( ) d) estão corretas as alternativas II e III ( ) e) estão corretas as alternativas I e II 3. Passaporte, Carteira de Motorista e Vacina são documentos exigidos em viagens: ( ) a) rodoviárias ( ) b) de carro ( ) c) internacionais ( ) d) nacionais ( ) e) todos os tipos de viagens 133 4. São itens que fazem parte da conclusão da viagem: I. Relatório de viagens II. Prestação de contas III. Mapade rotas turísticas ( ) a) estão corretas as alternativas I e III ( ) b) estão corretas as alternativas I e II ( ) c) estão corretas as alternativas I e III ( ) d) apenas a alternativa I está correta ( ) e) apenas a alternativa II está correta 5. Indique se V (verdadeiro) ou F (falso) e assinale a alternativa correta: I. Para entrar em um país estrangeiro é necessário estar com o visto de entrada concedido pelo consulado brasileiro. II. Ao se programar uma viagem, deve-se entrar em contato com o consulado do país para onde se pretende viajar para conferir se há necessidade de alguma vaci- nação específica. III. Relatório de Viagem é um roteiro usado para descrever, dia a dia, todas as ati- vidades programadas. IV. Seguro Viagem serve como assistência ao viajante, atendendo-o nas situações emergenciais durante a viagem. V. As reservas junto às locadoras de veículos são efetuadas por modelo específico. ( ) a) F – V – F – V – F ( ) b) F – F – V – V – F ( ) c) V – V – F – V – F ( ) d) F – V – V – F – V ( ) e) F – V – F – V – V
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