Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo

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Acondicionamento e guarda de documentos de arquivo 
O acondicionamento consiste em um invólucro que protege o documento dos agentes externos de deterioração, tais como luz, poeira, variação de temperatura e umidade, poluentes e pragas. Nos processos de produção, tramitação, organização e acesso aos documentos, deverão ser observados procedimentos específicos, de acordo com os diferentes gêneros documentais, com vistas a assegurar sua preservação durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de temporalidade e destinação. Um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho técnico e administrativo e possuir áreas de deposito reservadas com condições climáticas e segurança especial. Assim o edifício deve ser planejado ou adaptado prevendo-se os trabalhos relacionados com recolhimento, organização, arranjo, guarda, preservação e segurança do acervo, bem como atividades de pesquisa, educativas e culturais. Também devem ser previstas instalações e facilidades de acesso para deficientes físicos, sejam eles usuários ou funcionários.
Em casos de construções novas, adaptações ou reforma geralmente a opção que se oferece é a de se adequar edifícios construídos para outras finalidades. A adaptação poderá ser uma solução, desde que sejam observadas as necessidades básicas de um arquivo. Entretanto as adaptações podem se tornam muito dispendiosas, inclusive a médio e longo prazo, por questões de funcionalidade. Recomenda-se que se realizado previamente um estudo minucioso de custo e benefício, quando da construção de um novo prédio ou da utilização de um já existente para a guarda de acervos documentais.
Todos os documentos devem ser acondicionados em invólucros de papel cor branca, alcalino, 240g/m², com identificação a lápis (lápis preto regente 6b) na parte superior à direita ou com uma etiqueta de identificação. O tamanho dos envelopes deve ser confeccionado conforme o tamanho da caixa. Após embalar os documentos em invólucros de papel alcalino, proceder ao condicionamento em caixas-arquivo. Elas devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e a pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os documentos.
As caixas-arquivo devem medir 14x27x39cm (LxAxP), ou 14x36x50cm, produzidas em material inerte ou alcalino. As caixas-arquivo comerciais não alcalinas podem ser utilizadas, já que os documentos estão envolvidos internamente por invólucros de papel alcalino, criando uma barreira contra a migração de acidez das caixas. Quando sobrar espaço dentro da caixa, é necessário que se coloque um “espaçador” de material inerte para compensar o espaço vazio e evitar a deformação dos documentos. Os índices mais elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de microrganismos, que aumentam as proporções dos danos.
Para pacotilhas ou para agrupar os envelopes, caso tenham vários volumes de um mesmo dossiê e necessitem de maior proteção, utilizar cadarços. O cadarço adequado deve ser de algodão cru (100%), 3,5 cm de largura, sarjado. O transporte é um item importante na preservação, a responsabilidade pela integridade física do acervo em trânsito cabe à instituição detentora. É necessário que durante o transporte do acervo, até o destino final, sejam cumpridos determinados procedimentos quanto ao manuseio, acondicionamento e meio de transporte. Essas orientações darão suporte ao controle de situações de risco que envolvem o transporte de documentos. Toda instituição arquivística deve contar com um Plano de Emergência escrito, direcionado para a prevenção contra riscos potenciais, e para o salvamento de acervos em situações de calamidade com fogo, agua, insetos, roubo e vandalismo. Este plano deve incluir um programa de manutenção do edifício, partindo de um diagnóstico prévio do prédio e de sua localização, para identificar riscos geográficos e climáticos que possam ameaçar o prédio e o acervo, vulnerabilidade do edifício quanto à sua função de proteger os acervos.
A fase do manuseio corresponde ao carregamento e descarregamento das caixas que contêm os documentos, que pode ser feito manualmente ou com o auxílio de equipamentos do tipo carrinhos, empilhadeiras ou similares.
Sempre manusear os documentos originais com mãos limpas, de preferência fazendo uso de luvas. Além de luvas, os técnicos também utilizar guarda-pós, e máscara para o manuseio dos documentos. Esta recomendação atende à saúde de usuários e técnicos, considerando-se que o passado foi frequente.
Ao distribuir o acervo em dois formatos de caixa, o objetivo é a otimização dos espaços nas estantes do processo de entrada de acervos. Para a montagem das caixas e a disposição dos dossiês a tampa deve ser sempre fechada para o lado esquerdo, os documentos devem ser dispostos em ordem, da esquerda para a direita, os processos/dossiês devem ser colocados com a lombada para baixo. As caixas-arquivo podem ser de papelão ondulado, espessura superior a 3mm, gramatura de 650g/m² de cada lado do corrugado, com as duas capas Kraft linear. As partes externas devem ser confeccionadas em papel Kraft fabricado com fibras primárias longas de primeira ou papelão rígido micro ondulado livre de ácidos, 100% produzidas em alpha celulose, com fibra longa de primeira com 560g/m2. Os compartimentos devem ser independentes entre si separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração ou climatização.
Os depósitos precisam ficar isolados do restante das atividades do edifício. A separação dessas áreas pode ser feita no sentido horizontal ou vertical. Sendo no sentido horizontal, os depósitos podem ser construídos em um ou vários blocos, separados das demais áreas ou localizados abaixo destas. No sentido vertical, eles deveriam ficar em andares mais baixos no caso da distribuição vertical, os andares inferiores deveriam ser preferidos para os depósitos e os superiores para salas de consulta e trabalho. Com essa distribuição, os depósitos ficam protegidos contra eventuais problemas com o telhado como goteiras.
As áreas destinadas ao trabalho deverão corresponder a 15% da superfície edificada elas incluem gabinetes do diretor e assistentes, administração e recursos humanos, salas de reunião e auditórios, recepção, seleção, triagem, higienização e infestação de documentos, tratamento técnico, conservação, encadernação, fotografia e microfilmagem, almoxarifado, serviços de manutenção, limpeza, segurança e lavatórios. O acesso do público aos gabinetes de diretores e assistentes, assim como as demais áreas administrativas e técnicas, deve ser controlado. Se o prédio possuir mais de um andar, devem ser previstas escadas e elevadores específicos para o público.
Na Upa Buriti Sereno a nossa realidade do dia a dia se resume em acondicionamento das fichas de atendimento, são realizados o armazenamento em sacos plásticos transparentes, logo em seguida armazenados em prateleiras, lugar não arejado, com pouco espaço, arquivos por data, boa claridade. Os dossiês são guardados em envelopes, pasta suspensa e armário de aço arquivo, já o mapa dos médicos armazenados em caixas de papelão de arquivo e em seguida em armários de aço arquivo, os memorandos e ofícios guardados em pasta A-Z e armários mapa de atendimento (Enfermaria), embalados em sacos plásticos transparentes, e armários ambos possuem controle de pragas apenas quando solicitados pela administração, para realizar a dedetização em toda unidade (Zoonose), controle de umidade não possui. Estas informações foram emitidas por servidores relacionados a cada departamento.
 
Biografia:
Emiliana Brandão e Lúcia Regina Saramago Peralta
ALA, n.27, 2012: 7° SIATI
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