Técnicas Secretariais: Administração de Escritórios

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Técnicas Secretariais: 
Administração de Escritórios
Profa. Juliana Saito
Aula 2
� Conhecendo a empresa
• As organizações e sua 
estrutura
• Organograma
• O locus do secretário na 
empresa
• O trabalho do profissional de 
secretariado executivo
Organização da Aula
Contextualização
Revisão da Aula Anterior
� Histórico, legislação e perfil 
profissional
Instrumentalização
As Organizações – Reflexões
� Quais são as principais 
características de uma 
organização?
� Por que é possível que um 
profissional de secretariado 
atue em todos os níveis da 
empresa?
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Estrutura Organizacional
Fonte: Adaptado de Ardions, Romero e Sequeira, 2006, p. 44
Organograma
� É um gráfico representativo 
da estrutura organizacional 
em determinado período. 
Esse gráfico pode ser 
alterado à medida que novos 
setores surgem ou caso a 
empresa passe por algumas 
reestruturações
Significado dos Componentes 
do Organograma
Fonte: Hegnes, 2014
� Cada retângulo representa a 
cadeia de comando da 
empresa e a forma como os 
setores são distribuídos 
hierarquicamente
� As linhas se referem à 
comunicação entre as unidades 
de trabalho, compostas por 
cargos e departamentos, e nos 
ajudam a compreender quais 
setores conversam entre si e 
quais são subordinados na 
hierarquia estabelecida
Importante
� A primeira é a linha vertical 
que representa a cadeia de 
comando da organização, ou 
seja, quem está subordinado a 
quem. A outra linha, na 
horizontal, nos permite 
analisar a divisão do trabalho
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Organograma Estrutural
� É definido por um grupamento 
de unidades (direção, apoio 
superior e operacional)
Fonte: Adaptado de Araújo, 2011, p. 168
Organograma Circular
� É utilizado em empresas que 
possuem gestão horizontal, 
focando o trabalho em equipe, 
e não a hierarquia propriamente 
dita
� Diminui a possibilidade de 
conflitos entre os membros das 
organizações
� As linhas hierárquicas são 
menos representativas do que 
nos modelos mais tradicionais
Fonte: Müller, 2014
Organograma Matricial
� Divide-se por projetos, grupos 
de clientes ou unidades de 
produção
� Os grupos participantes estão 
em constante reformulação, 
pois uma nova equipe é 
formada para cada projeto 
novo
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Fonte: Pereira, 2015
Organograma Funcional
� A prioridade, nesse 
organograma, são as relações 
funcionais, ou seja, a 
distribuição gráfica é realizada 
segundo as funções de cada 
setor/departamento ou gerência
Locus do Secretário 
na Empresa
� Atualmente, qual é o lugar do 
secretário nas empresas?
� Quanto maior a empresa, 
maior a distribuição das 
funções
� Percebe-se a área secretarial 
em constante expansão e cada 
vez mais presente no 
planejamento estratégico das 
organizações
O Trabalho do Profissional 
de Secretariado
� O profissional de secretariado 
pode estar em todos os níveis 
organizacionais e, por conta 
disso, é exigido dele um 
conhecimento pleno a respeito 
da empresa em que trabalha
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� Conhecer quem irá atender na 
empresa
� Recursos disponíveis
� Instruções de trabalho
Atuação do 
Secretário Executivo
� Conhecendo o trabalho-base é 
possível agregar o trabalho com 
atividades complementares, 
focadas na estratégia 
organizacional
Aplicação
� Você conhece o modelo do 
organograma da sua empresa?
� É possível perceber a 
importância do profissional de 
secretariado executivo com 
base na visualização gráfica dos 
organogramas?
Síntese
� Apresentação dos 
organogramas
� O locus do secretário nas 
organizações e as atividades 
desenvolvidas
Resumo da Aula
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Referências de Apoio
� MAIA, Fernanda Landolfi; 
OLIVEIRA, Vanderleia Stece 
de. Secretariado em pauta: 
técnicas de assessoria e 
métodos de organização. 
Curitiba: Intersaberes, 2015.
Link para Consulta
� <http://organograma.net/orga
nograma-funcional-modelos>