Aula 01 -Secretariado ESPEP

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Ministrante:
Secretariado – Módulo 1: O papel do(a) secretário(a) / postura do(a) secretário(a)
Professora: Dra. Denise Dantas Muniz
João Pessoa/PB, 08 de setembro de 2021.
Sumário
Aspectos históricos do Secretariado
Funções e atribuições do profissional de Secretariado
Legislação e Regulamentação da profissão
Aspectos funcionais do profissional de Secretariado: organização, comunicação, assertividade, resolutividade
Níveis de Secretariado
Aspectos Históricos do Secretariado
Termo é originado do Latim;
Secretarium = lugar retirado ou conselho privado;
Secretum = retiro, audiência secreta, mistério;
Primeiros registros em 500 a.C. – Egito;
Escribas = domínio da escrita, cálculo, classificação de arquivos, redação;
Alexandre Magno (336-323 a.C.) conferiu posição estratégica aos escribas a partir dos registros feitos;
Aplicação direta em batalhas, com análises da geografia, cultura, poderio militar e falhas do inimigo;
Ministrante:
Aspectos Históricos do Secretariado
Mas, antes de seguir, algumas adições:
Maquiavel (1469-1527) dedica em seu livro “O Príncipe” um capítulo para os secretários;
“Aquele a quem é confiada a administração de um negócio; um que escreve para o outro” – Samuel Johnson (1709-1784);
Boom moderno com a Segunda Guerra Mundial e período pós-guerra;
Ocupação feminina por motivos de escassez de homens;
Aspectos Históricos do Secretariado
No Brasil, fenômeno chega com as multinacionais nos anos 1950;
“Empregado a quem cabe classificar, copiar e/ou redigir correspondência, marcar compromissos, etc.” – Dicionário Aurélio;
Exigências mais solicitadas: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados e atendimento telefônico;
Anos 1960: Secretária era símbolo de status no empresariado;
1969: Universidade Federal da Bahia – 1º curso de Secretariado Executivo do Brasil;
Anos 1970: Inserção como membro ativo na gerência;
Anos 1980: Assume posição de assessoria nas empresas;
O secretariado, em seu modelo atual no Brasil, coincidiu com a abertura do mercado feita por JK para as multinacionais.
Aspectos Históricos do Secretariado
1985: Regulamentação da profissão no Brasil;
Anos 1990: posicionamento como atividade estratégica;
Avanços tecnológicos e abertura de mercado com Collor;
Busca pela Qualidade Total (Juran);
Implica que transcende de uma “propriedade” do executivo para um membro indissociável da organização;
Acumula funções que incluem redação e análise de documentos, ordenamento de compromissos, execução de atividades de estafe (staff) e assessoramento ao executivo;
A opinião de uma secretária, quando requerida, é cabível e pertinente;
Funções e Atribuições
Principais funções:
Planejar e controlar a infraestrutura gerencial;
Organizar o ambiente laboral;
Estabelecer a rotina diária de trabalho;
Organizar e atualizar a agenda do chefe executivo;
Despachar com a chefia e distribuir tarefas aos auxiliares;
Recepcionar pessoas e manter contatos de interesse da organização;
Assessorar o executivo com transmissão de informações e executando tarefas que lhe sejam confiadas;
Vida de profissional do secretariado é, por muitas vezes, extenuante. Mas alguém tem que assumir o papel, não é?
Funções e Atribuições
Planejar e controlar a infraestrutura gerencial não se limita a despachar ordens;
Agrega metodologias da Administração Científica;
POC3 (Planejar, Organizar, Coordenar, Comandar, Controlar);
Ao planejar, o profissional do secretariado está se integrando com a visão da empresa e da gestão;
Auxilia na execução do programa de ação;
Despacha as delegações feitas pelo executivo para os departamentos e setores;
Transmite o feedback obtido das delegações emitidas;
Jules Henri Fayol (1841-1925) foi um engenheiro francês e considerado um dos pais da Administração. Suas contribuições tornaram o secretariado função relevante para o executivo.
Funções e Atribuições
Organizar implica em compilar as informações encaminhadas da gestão para os setores e vice-versa;
Fazer com que as informações necessárias cheguem às pessoas corretas, na quantidade exata e no momento preciso;
Expansível para a parte dos arquivos, que exige conhecimentos advindos da arquivologia;
Saber recuperar dados de períodos anteriores;
Contribuição para atender normativas e solicitações dos órgãos de controle – TCE, CGE, MP;
Para não esquecer:
TCE = Tribunal de Contas do Estado;
CGE = Controladoria-Geral do Estado;
MP = Ministério Público;
Funções e Atribuições
Coordenar, enquanto profissional do secretariado, implica em, conforme seus limites de autoridade, atuar no auxílio do despacho de ordens por parte da gestão;
Agrega, neste ponto, responsabilidades quanto ao registro de atas e reuniões conforme realizadas;
Informações são transcritas para facilitar seu trabalho como elo entre direção e departamentos;
Reduzir os “ruídos de comunicação” entre as hierarquias;
Funções e Atribuições
Comandar é uma ação restrita aos que estejam sob sua supervisão direta;
Confunde-se com a coordenação, mas tem a diferença de que envolve a questão hierárquica;
Se for uma secretária executiva, esta pode delegar funções e comandar as demais secretárias que estejam hierarquicamente abaixo de sua posição;
É importante ressaltar que o comando não é colateral, isto é, não alcança colaboradores que atuem em funções distintas ao do secretariado;
“Seguinte, pessoal: todo mundo aqui sabe de suas responsabilidades individuais e coletivas, mas sou eu que presto contas em nome de todos. Isto significa que se houverem falhas, a culpa é minha; e se houver sucesso, são todos vocês que colaboraram para que fosse possível alcançar, ok?”
Funções e Atribuições
A função “Controlar” no secretariado está em verificar se as ações desenvolvidas estão em conformidade com o planejamento;
Envolve a organização de todas as informações pertinentes ao requerido, a coordenação dos dados do executivo com os demais departamentos e setores e o comando sob os demais subordinados para que as ordens possam ser seguidas de forma otimizada;
Controlar implica em, quando requerido e/ou necessário, apontar sugestões de melhorias para otimizar o processo de suas atividades de gestão da informação;
Funções e Atribuições
Vejamos agora um pequeno vídeo que fala sobre algumas das funções e atribuições que são assumidas pelas profissionais do secretariado.
Desafios de Uma Secretária Executiva
Quais as suas atuais atribuições no ambiente de trabalho em que você atua? Será que todos atuam da mesma forma?
Funções e Atribuições
O que um(a) profissional do secretariado não pode fazer?
Revelar informações sigilosas, mesmo após o desligamento;
Extrapolar o limite da sua autoridade;
Comentar e/ou especular sobre as informações que lhe são repassadas;
Delegar funções próprias a terceiros;
Repassar apenas por meio oral informações às partes interessadas;
Legislação e Regulamentação
Regulamentação recente no Brasil;
Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985 – Dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário, e dá outras providências;
Vejamos a atual redação da Lei 7377/85:
Secretário-Executivo é o profissional diplomado no Brasil em curso superior de Secretariado, legalmente reconhecido;
Técnico em Secretariado é o profissional portador de certificado de conclusão de Curso de Secretariado, em nível de 2º grau;
Profissional não habilitado, mas com comprovação de exercício contínuo durante 5 anos ou escalonado por 10 anos...
Achou que é só isso? Tem mais.
Legislação e Regulamentação
Há mais informações e confiança entre uma secretária e seu chefe do que nossa vã filosofia pode imaginar
Portaria nº 3.103, de abril de 1987 – enquadramento sindical da profissão de secretariado como categoria diferenciada;
Leis de regulamentação, acordos coletivos e sindicato próprios da profissão;
Traduzindo: secretária é uma função específica e que a enquadra em categoria própria, com direitos específicos, independente do local de trabalho em que esteja vinculada;Legislação e Regulamentação
Lei nº 9.261, de 11 de janeiro de 1996 – altera a redação dos incisos I e II do artigo 2º, o caput do artigo 3º, o inciso VI do artigo 4º e o parágrafo único do artigo 6º da Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985;
Alterações feitas pela Lei 9261/96;
Define os critérios para o profissional ser definido como Secretário-Executivo e Técnico em Secretariado;
Confere os direitos da profissão para aqueles que exerceram a função por tempo superior a 5 anos, desde que comprovados por declarações dos empregadores;
Basicamente, a Lei nº 9261/96 traz um ordenamento acadêmico-profissional da categoria do secretariado, evitando que pessoas não qualificadas ocupem os cargos que são pertinentes a um profissional formado.
Achou que é só isso? Tem mais.
Legislação e Regulamentação
Existem diferenças entre um secretário-executivo e um técnico em secretariado;
	Secretária-Executiva	Técnica em Secretariado
	Planejar, organizar e dirigir os serviços de secretaria	Organizar e manter os arquivos de secretaria
	Assistência e assessoramento direto a executivos	
	Coleta de informações para consecução de objetivos e metas da empresa	
	Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro	Redação e digitação de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro
	Interpretação e sintetização de textos e documentos	Classificação, registro e distribuição da correspondência
	Orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia	Execução de serviços típicos de escritório: recepção, registro de compromissos, informações e atendimentos telefônicos
	Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender as necessidades de comunicação da empresa	
Legislação e Regulamentação
Conforme as Diretrizes Curriculares Nacionais – DCN – para o curso em Secretariado Executivo, o estudante deve ter formação que lhe permita “desenvolver capacidade de análise, interpretação e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública e privada” – VIEIRA; ZUIN, 2015. DOI: 10.7769/gesec.6i3.341
Representação: FENASSEC – Federação Nacional das Secretárias e Secretários;
Principais pautas:
Reivindicação do Conselho Federal de Secretariado;
Regulamentação do Código de Ética para a profissão;
Aspectos funcionais da profissão
Alinhamento com o 5S (Housekeeping);
SEIRI, SEISO, SEITON, SEIKETSU, SHITSUKE;
Criado no Japão no pós- 2ª guerra como filosofia para o trabalho na indústria;
Atualmente uma filosofia de vida;
A aplicação destes conceitos estão fortemente ligados aos aspectos funcionais mais relevantes para o profissional do secretariado;
Organização, comunicação, assertividade, resolutividade;
Aspectos funcionais da profissão: organização
Equivalente ao SEITON (senso de organização) e SEIKETSU (senso de saúde e higiene);
Consiste na arrumação de objetos, materiais e informações úteis de maneira funcional;
Facilitar a localização do recurso a qualquer momento requerido por qualquer pessoa interessada;
Incluem documentos, relatórios, anotações, agenda;
Organizar os dados permite que a resposta a uma demanda específica possa ser respondida em tempo otimizado;
Elimine do seu ambiente de trabalho o caos e implemente a ordem. Seu corpo e mente agradecem.
Aspectos funcionais da profissão: organização
Como aplicar o SEITON?
Organizar os seus recursos conforme o seu nível de uso;
Materiais com mais uso ficam próximos ao local de trabalho, enquanto os menos utilizados devem ficar mais distantes;
Defina mecanismos de identificação apropriados;
Padronize nomenclaturas;
Use cores para identificação de grupos de objetos;
Elimine do seu ambiente de trabalho o caos e implemente a ordem. Seu corpo e mente agradecem.
Aspectos funcionais da profissão: organização
Como aplicar o SEITON?
Identifique o lugar de cada coisa e os objetos guardados;
Organize os arquivos e demais documentos por assunto, ano, setor, periodicidade ou outro parâmetro que seja mais adequado ao modelo da organização;
Elimine do seu ambiente de trabalho o caos e implemente a ordem. Seu corpo e mente agradecem.
Aspectos funcionais da profissão: organização
Quais os benefícios do SEITON?
Facilidade para encontrar documentos, materiais e outros itens necessários ao trabalho;
Diminuição de compras desnecessárias e do estresse ocupacional;
Redução dos ruídos de comunicação na transmissão de informações;
Maior agilidade, melhor aspecto visual do ambiente;
Elimine do seu ambiente de trabalho o caos e implemente a ordem. Seu corpo e mente agradecem.
Aspectos funcionais da profissão: organização
Já o SEIKETSU está diretamente ligado a um processo de padronização do trabalho realizado;
Padronizar: aspecto da qualidade no qual se cuida do procedimento;
Neste quesito, o profissional de secretariado deve atuar segundo a perspectiva da “ação tomada pelo indivíduo”;
Promoção de atitudes internas devem gerar benefícios dentro da organização;
Parafraseando Mahatma Gandhi, “seja a mudança que espera do órgão em que atua”;
O profissional do secretariado, antes de tudo, é um forte, pois sua multidisciplinaridade requer esforços dentro da organização em que atua.
Aspectos funcionais da profissão: organização
A função do profissional do secretariado, observando o SEIKETSU, está ligado ao pensamento da melhoria contínua (Kai-Zen);
Deve ser considerado na aparência do vestuário;
Deve ser observado nas relações interpessoais;
Deve estar explícito nas iniciativas de ofertas de qualificação ao profissional e à equipe;
Elimine do seu ambiente de trabalho o caos e implemente a ordem. Seu corpo e mente agradecem.
Aspectos funcionais da profissão: organização
Benefícios do SEIKETSU:
Elevação da moral pela manutenção do esforço investido;
Minimização dos custos por perdas de material;
Melhoria da produtividade, qualidade e ambiente de trabalho de forma consistente;
Elimine do seu ambiente de trabalho o caos e implemente a ordem. Seu corpo e mente agradecem.
Aspectos funcionais da profissão: organização
Vejamos agora um pequeno vídeo que trata, de forma humorada, a necessidade de haver uma comunicação assertiva e útil para se garantir resultados.
O Diabo veste Prada – Ferramenta de Trabalho
Aspectos funcionais da profissão: comunicação
Equivalente ao SEIRI (senso de utilização) e o SEISO (senso de limpeza);
O SEIRI consiste em separar o que é útil do que é inútil;
Definir quais as prioridades que devem ser atendidas e relegar para segundo plano as atividades secundárias;
Consiste em analisar o local de trabalho e classificar os itens segundo os critérios de utilidade ou frequência;
Descartar ou remanejar os itens não úteis, sejam tangíveis ou intangíveis;
Aspectos funcionais da profissão: comunicação
O descarte deve ser, antes de executado, analisado e estabelecido conforme as regras da empresa e legislação vigente;
Priorizar, na estação de trabalho, somente os materiais e documentos que serão utilizados no dia de trabalho;
Demais documentos relevantes devem ser guardados em arquivos;
E o que isso tem a ver com o aspecto da comunicação??
Bem, essa senhora aqui parece que não sabe a resposta, mas nós iremos entender a relação agora...
Aspectos funcionais da profissão: comunicação
Ao separar os recursos conforme a frequência de uso e respectiva utilidade, as informações são transmitidas com maior agilidade e menor nível de ruído;
As atividades de assessoramento do gestor/diretor/chefe se tornam otimizadas, reduzindo desperdícios quanto ao tempo, movimentos e processamento inadequado;
Tempo: implica no quanto de tempo foi necessário para que a informação chegasse ao gestor e, então, uma decisão seja tomada;
Movimento: observa-se quanto esforço é gasto para poder acompanhar o gestor para transmitir as informações pertinentes ao momento do dia de trabalho;
Processamento inadequado: está diretamente ligado aos métodos adotados para selecionar as informações conforme a relevância, urgência e gravidade;Aspectos funcionais da profissão: comunicação
Neste ponto, o profissional de secretariado deve ter, dentre suas competências, a capacidade de realizar um planejamento de tudo o que precisa ser feito;
Conscientizar os demais subordinados a seguirem o SEIRI;
Fazer uso de checklist como instrumento para o SEIRI permite verificar:
Se há objetos desnecessários no ambiente de trabalho;
Se há excedente de material de expediente;
Se os arquivos do computador estão adequados ao SEIRI;
Livre-se do espírito de acumulador, principalmente no ambiente de trabalho. Acumular material na estação de trabalho é acumular estresse, hora extra não remunerada e broncas da chefia/direção/gestão.
Aspectos funcionais da profissão: comunicação
Benefícios da aplicação do SEIRI nas atividades de Secretariado;
Facilita-se a busca de informações no momento requerido para entrega às partes interessadas na quantidade exata e qualidade exigida;
Redução da necessidade de espaço e de estoque de materiais e documentos;
Redução do desperdício, dos custos, do tempo e recursos gastos;
Maior organização e melhor nível de produtividade;
Aspectos funcionais da profissão: comunicação
Vejamos agora um pequeno vídeo que apresenta uma cena do filme “A Dama de Ferro”, que conta a história de Margaret Thatcher, primeira-ministra inglesa na década de 1980.
Comunicação Prévia – Cena “A Dama de Ferro”
Como reagir diante de uma situação no qual o chefe faz críticas de forma inadequada, como o observado na cena?
Aspectos funcionais da profissão: assertividade
Quanto a assertividade:
“É uma competência emocional que determina que um indivíduo consiga tomar uma posição clara” – Fonte: Significados, 2021.
“É a habilidade social de fazer afirmação dos próprios direitos e expressar pensamentos, sentimentos e crenças de maneira direta, clara, honesta e apropriada ao contexto” – Fonte: Revista VEJA, 2020.
Por ser uma profissão com alta demanda de múltiplas qualificações, a assertividade é uma função que requer a cautela secretarial para ser aplicada com o devido sucesso;
Por ser um aspecto funcional de grande valor, também é de grande risco. Sua aplicação deve ser precisa e conter informações que agreguem valor ao diálogo para o chefe executivo. E qual dos “S” corresponde?
Aspectos funcionais da profissão: assertividade
O SHITSUKE (senso de autodisciplina) está diretamente ligado a como fazemos uso dos outros 4 “S” anteriormente explicitados e suas respectivas manutenções;
Isto significa que o SHITSUKE busca fazer com que a roda não seja reinventada a cada dia;
Está diretamente ligado ao desenvolvimento de hábitos quanto a observar, seguir normas, regras, procedimentos e especificações, sejam formais ou informais;
Contudo, é preciso muita força de vontade para ser implementado;
Famosos pelo código de honra e pela disciplina, os samurais tinham elevado comprometimento com as regras e normas estabelecidas, sem desfocarem na melhoria de suas técnicas de luta.
Aspectos funcionais da profissão: assertividade
O SHITSUKE, para o profissional do secretariado, está ligado a(o):
Aspecto transdisciplinar da função (conhecimentos e competências múltiplas para assessoria da chefia);
Atuação nas relações públicas internas (diretoria – departamentos/setores) e externas (diretoria – fornecedores/cidadãos/autarquias/autoridades);
Qualificação e atualização de suas competências sempre que observar uma oportunidade antes de chegar a necessidade;
Aspectos funcionais da profissão: assertividade
O SHITSUKE e a ASSERTIVIDADE estão intrinsecamente ligadas quanto a competência da comunicação;
Melhora a capacidade de expressão e imagem social;
Fomenta o respeito pelas outras pessoas;
Resolução de confrontos e capacidade de negociação;
Aumento da autoconfiança e da credibilidade;
Redução do estresse;
Aspectos funcionais da profissão: resolutividade
É a capacidade de resolver ou finalizar um processo, de forma a simplificar e agilizar processos;
Sua aplicação no secretariado está ligado à capacidade de prover soluções para problemas internos;
Atividades inerentes à secretaria;
Comunicação chefia/departamentos/chefia;
Capacidade de reconhecer as necessidades da chefia em prover informações em suficiência e clareza para que toda a autarquia possa alcançar os resultados propostos; 
Entregar as devolutivas para a chefia analisar as capacidades e viabilidades;
Como você observa o seu ambiente de trabalho hoje? Quais elementos do 5S são mais visíveis?
Níveis de Secretariado
Três níveis principais: JUNIOR, PLENO E SÊNIOR;
Júnior: profissional recém-diplomado, dando os primeiros passos no mercado de trabalho. Dar suporte aos profissionais do nível pleno e sênior; atender telefonemas, agendar reuniões, elaborar relatórios;
Pleno: mais de três anos de graduação e atuação no mercado de trabalho. Maior liberdade de decisão na empresa; realização de atividades com maior conhecimento, como assessoria;
Sênior: mais de seis anos de experiência, com elevado grau de autonomia na empresa. Gerencia equipes e projetos; requer liderança e visão estratégica (braço direito do executivo);
Estudo Dirigido (1 de 2)
A atuação de um profissional do secretariado na administração pública seguia os padrões de uma hierarquia burocrática, limitando suas atividades a execução das tarefas descritas nas atribuições da função, sem muita autonomia e poder de decisão. As relações entre as chefias e departamentos eram estritamente impessoais, existindo diferenças crônicas de funcionamento e comunicação.
O profissional do secretariado era visto como um subalterno, meramente executor, uma pessoa que não era proativa, apenas obedecia às ordens recebidas dos seus superiores. Sua colaboração se tornou efetiva a partir de mudanças na conjuntura estrutural das instituições. 
O indivíduo passa a perceber uma transformação organizacional na medida que vai acumulando experiências do dia a dia. Através dessa compreensão, percebe seu papel na organização em que trabalha, onde o profissional do secretariado atua como um elo entre a chefia com os departamentos, setores, fornecedores e usuários do serviço.
Estudo Dirigido (2 de 2)
Face ao exposto, descreva a forma como é estabelecida as relações de trabalho e atuação do profissional de secretariado no seu ambiente laboral, destacando as relações em que atue dentro dos aspectos funcionais (organização, comunicação, assertividade e resolutividade) entre a chefia e os demais atores envolvidos nas informações transmitidas e recebidas.
Prazo de entrega: dia 09/09, para o e-mail denisedoc2019@gmail.com 
Realização
“O QUE É ESCRITO SEM ESFORÇO, EM GERAL, É LIDO SEM PRAZER” – Samuel Johnson (1709-1784)
Professor(a): Denise Dantas Muniz
Email: denisedoc2019@gmail.com
Telefone: (83) 98813-4718
Contato Professor(a)
SECRETARIA DE ESTADO DA ADMINISTRAÇÃO
ESCOLA DE SERVIÇO PÚBLICO DA PARAÍBA - ESPEP
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