Automatização de Processos Empresariais

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Automatização
A automatização de processos consiste em transformar etapas que eram realizadas de maneira estritamente manual em procedimentos que contam com a ajuda de tecnologia. Ou seja, a técnica de automação faz parte da gestão de processos empresariais e consiste, basicamente, no uso de tecnologia e na integração de sistemas e dados para aprimorar o fluxo e o controle do trabalho e para se dedicar a actividades que realmente são importantes, como estratégias e inovações de negócio.
A automatização não serve para substituir a actividade humana, mas para optimizar recursos e facilitar o trabalho dos profissionais de uma maneira geral.
Fundamenta-se, por exemplo, na colecta, análise e armazenamento de dados, assim como na execução de determinadas tarefas produtivas e na facilitação de tomadas de decisão. Para tanto, são utilizadas soluções de tecnologia que permitem à empresa reduzir os custos de operação.
Em tempos de transformação digital a procura pela automação das actividades vem crescendo a cada dia mais, afinal, independente do tamanho ou da complexidade de um negócio, todos os profissionais compreendem que os trabalhos manuais, além de gastarem muito tempo, estão sempre susceptíveis a erros. Dessa forma, a automação dos processos pode optimizar as actividades da empresa e ainda diminuir custos operacionais. Isso porque, ao adoptar as soluções adequadas, muitas vezes a empresa evita os gastos com contratação de grandes e especializadas equipes para a operação.  
 Como implantar a automatização de processos
Para que a automatização de processos ofereça os resultados esperados, é muito importante garantir que sua implantação seja feita de maneira estruturada e de acordo com as diretrizes da sua empresa. Como é uma mudança considerável na forma como a companhia realiza suas tarefas, tudo precisa ser bem planejado e os passos para fazer a implantação incluem:
1. Entender as necessidades do negócio
O primeiro passo consiste em compreender do que a sua empresa requer em termos de automatização. É necessário avaliar quais processos podem se tornar automáticos e quais são os pontos mais importantes a considerar. A partir daí, é possível definir que tipo de recursos a solução de automatização precisa ter.
1. Mapear processos
Mapeie os processos para que entenda quais podem ser automatizados e como isso será realizado. Entender o fluxo de trabalho é fundamental nessa etapa, pois isso vai mostrar quais são os gargalos produtivos e quais são as etapas com mais impacto no resultado final.
1. Fazer a selecção adequada
Escolher a solução correta é fundamental para que se obtenha sucesso em todo o processo de automatização. Sem essa etapa, há comprometimentos tanto em relação à eficiência como também em relação a questões como segurança e compliance.
Diante disso, é muito importante fazer uma escolha acertada e que tenha a ver com as prioridades do seu negócio. É necessário, por exemplo, identificar se a empresa tem uma boa atuação no mercado e qual é o nível de qualidade oferecido pela sua solução.
1. Oferecer treinamento
A próxima etapa consiste em realizar a implantação da solução em si e iniciar o treinamento da equipe. Essa parte é especialmente importante, porque se os envolvidos nos processos não forem treinados adequadamente, a solução não poderá ser utilizada com seu máximo potencial.
O ideal é oferecer um treinamento completo de uso, com todas as instruções necessárias e suas boas práticas para os profissionais que irão utilizá-la. Nesse momento, inclusive, é fundamental que haja uma boa comunicação, pois se trata de uma mudança de processo operacional. Se não houver uma comunicação adequada, terá dificuldades para garantir que tudo saia conforme o planeado.
1. Monitorar os resultados
Mesmo com todos os cuidados, a automatização de processos talvez exija algum tipo de mudança e optimização futura. Em alguns casos, pode se tratar de resultados abaixo do esperado, mas em outros, pode se tratar de uma potencial melhora.
Seja como for, é indispensável monitorar os resultados em relação à automatização. Defina e acompanhe os parâmetros mais importantes em relação a essa mudança e faça alterações conforme o processo se desenrolar. Isso garante que a automatização esteja seja sempre relevante e proporcione os resultados desejados.
Exemplos Práticos
· Quando vamos a uma loja de roupas e não encontramos a numeração desejada exposta na arara. Nos dirigimos a um/a atendente e solicitamos o tamanho, mas ao invés de ir até o estoque para procurar, ele/a acessa um computador e faz a pesquisa, constatando que não há mais a numeração.
· Um estabelecimento comercial que possui alto fluxo de vendas diárias precisa emitir notas fiscais sobre cada venda. Efectuar esse serviço manualmente exigiria um grande desperdício de tempo e recursos. Essa tarefa pode ser automatizada por meio de um sistema inteligente e independente, dispensando a necessidade de um usuário para efectuar o trabalho manualmente, optimizando o nível de produtividade da empresa.
Sistema de informação 
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