AUTOMAÇÃO-DE-PROCESSOS-DE-NEGÓCIO

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SANTA CRUZ DO SUL - RS 
AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO 
CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU 
NÚCLEO DE PÓS-GRADUAÇÃO E EXTENSÃO – DOM ALBERTO 
 
 
1 
 
SUMÁRIO 
1 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS ...................................................... 4 
2 METODOLOGIA DE AUTOMAÇÃO .................................................. 4 
3 A TECNOLOGIA É PEÇA-CHAVE NA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS 
EMPRESARIAIS. ............................................................................................... 5 
4 OS BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS.................... 6 
4.1 O que a automação de processos, aliada ao BPM pode trazer de 
benefícios para empresa .............................................................................. 10 
5 AUTOMATIZAR OS PROCESSOS DE NEGÓCIO DE UMA EMPRESA
 12 
5.1 Identificar os processos ............................................................. 12 
5.2 Usar a prata da casa ................................................................. 13 
5.3 Monitorar com atenção .............................................................. 13 
5.4 Preparar para mudanças ........................................................... 13 
5.5 Lembrar dos clientes ................................................................. 14 
5.6 Ter paciência ............................................................................. 14 
6 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS: COMO ELA PODE IMPULSIONAR OS 
RESULTADOS ................................................................................................. 14 
6.1 Redução de custos .................................................................... 15 
6.2 Otimização do tempo................................................................. 15 
6.3 Clareza na divisão de tarefas .................................................... 16 
6.4 Melhoria na comunicação .......................................................... 16 
6.5 Garantia de qualidade e consistência ....................................... 17 
6.6 Geração e análise de métricas .................................................. 17 
6.7 Desenvolvimento de visão estratégica ...................................... 18 
7 RELAÇÃO ENTRE BPM E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS ......... 18 
 
2 
 
8 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS E REGRAS DE NEGÓCIO COM BPMS E 
SOA (APR) ....................................................................................................... 20 
8.1 Objetivos ................................................................................... 20 
8.2 Benefícios para você e sua organização ................................... 21 
9 PASSOS PARA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO COM 
BPMS 22 
9.1 Criação de protótipos de interface ............................................. 23 
9.2 Criação das Integrações ............................................................ 23 
9.3 Aplicação das Regras de Negócios ........................................... 23 
9.4 Preparação do Monitoramento – BAM ...................................... 23 
9.5 Homologação ............................................................................ 23 
9.6 Produção ................................................................................... 24 
10 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS: ERROS E ACERTOS COM 
BPMS.......... ..................................................................................................... 24 
10.1 Problemas na implantação da automação de processos ....... 25 
10.2 A necessidade da empresa .................................................... 26 
10.3 Como selecionar os processos .............................................. 26 
10.4 O processo automatizado deve ter características favoráveis à 
automação. 27 
10.5 Avaliação do processo ........................................................... 28 
10.6 Transformação do Modelo de Negócio para um Modelo de 
Automação. 28 
10.7 Os processos automatizados ................................................. 29 
10.8 Função da automação de processos ..................................... 29 
10.9 Equipe de desenvolvimento deve ter conhecimento e expertise 
suficiente na plataforma e nos conceitos de processos. ............................... 30 
10.10 Entender a importância da gestão da mudança na implantação do 
processo...... 31 
 
3 
 
10.11 Percepção da equipe ............................................................. 32 
10.12 O papel da Liderança ............................................................. 33 
11 BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO COM 
RPA.... 34 
12 SITUAÇÕES A AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NÉGOCIO 
FUNCIONA MELHOR ...................................................................................... 37 
12.1 Áreas onde a automação de processos de negócio gera grandes 
resultados 38 
13 EXEMPLOS REAIS DE AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS DE 
NEGÓCIOS.. .................................................................................................... 39 
BIBLIOGRAFIA ...................................................................................... 43 
 
 
 
4 
 
1 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS 
A tecnologia é uma poderosa aliada para a efetiva implantação da gestão de 
processos de negócio. Através da tecnologia de automação dos processos, é possível 
tornar sua execução mais ágil e produtiva, otimizando os investimentos em tecnologia 
da organização e trazendo para os usuários maior disponibilidade de tempo para 
gerenciar suas atividades sem se preocupar com atividades repetitivas de rotina e 
controle. A ProcessMind fornece os serviços e as ferramentas necessárias à 
automação desses processos, através de tecnologia própria ou de nossos Parceiros 
de Negócio: BPMS (Business Process Management Systems). 
2 METODOLOGIA DE AUTOMAÇÃO 
Nossa metodologia possibilita automatizar os processos de negócio de forma 
gradual e contínua. A automação é planejada para ser implantada de forma cíclica 
sendo que, a cada ciclo de automação, é elaborada uma Especificação Funcional do 
Processo, em cada ciclo serão executadas atividades de detalhamento e construção 
do processo e a entrada em produção ocorre em prazos curtíssimos de trabalho, ao 
final de cada ciclo de construção, o processo automatizado será apresentado à equipe 
para feedback. 
 
Fonte: processmind.com.br 
 
5 
 
 
Fonte: processmind.com.br 
3 A TECNOLOGIA É PEÇA-CHAVE NA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS 
EMPRESARIAIS. 
Capaz de abranger todas as frentes de uma organização, a automação de 
processos é um importante diferencial competitivo para uma empresa, pois possibilita 
o planejamento, a execução e o monitoramento de todos os processos de negócio, 
mantendo-os alinhados e permitindo sua constante melhoria. 
A tecnologia é fundamental para a automação de processos, que é composta 
pela racionalização, otimização e automatização dos processos-chave de uma 
organização. 
As soluções para automação de processo são, em sua maioria, integradas a 
dados empresariais dentro de uma mesma plataforma, e a Stefanini possui parcerias 
estratégicas para proporcionar a implementação de workflows com as melhores e 
mais atualizadas ferramentas disponíveis no mercado, como o Microsoft SharePoint 
Designer e o Nintex. 
 
 
6 
 
 
Fonte: stefanini.com 
4 OS BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS 
A automação de processos procura definir e otimizar os processos de negócio 
para, em seguida, executá-los sobre uma arquitetura de sistemas informatizada. Esta 
automação não está limitada à mera execução de atividades automáticas por 
computadores; vai além, mantendo uma ampla intervenção humana e a participação 
dos diferentes participantes relacionados, como colaboradores, clientes e parceiros. 
Um BPMS (Business Process Management System) oferece os seguintes 
controles de integridade de um processo: 
 
 A ordem das atividades é mantida e regulada pelo BPMS. 
 A realização das atividades previstas é garantida. 
 Garantia das condições necessárias paraencerramento de cada 
atividade. 
 Controle de cadeias de responsabilidade (alçadas de decisão) 
 Controle de papéis e responsabilidade. 
 
Ao automatizar, garantimos a execução do processo em sua forma, cumprindo-
o fielmente da maneira como foi pretendido e eliminando as possibilidades de infringir 
 
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as regras de integridade do processo, seja por fraude, desconhecimento ou 
negligência. 
O rápido progresso da tecnologia também pode ajudar a economizar tempo e 
a dirimir os problemas da distância. Se em outros tempos essas eram barreiras à 
execução de um trabalho, isto já não é mais verdade. Um processo automatizado 
permite que os participantes realizem suas tarefas a partir de locais de trabalho 
virtuais, em que os funcionários operam remotamente entre si ou com a gerência. 
A interação com um processo automatizado não está restrita a uma ferramenta 
ou um meio apenas. É possível implementar um processo com interação através de 
e-mails, sistemas legados, aplicações móveis (smartphones, pdas, celulares, tablets), 
portais e sistemas web. 
Pode-se implementar um processo em ambientes de Intranet ou Extranet, 
permitindo a participação ativa de clientes, parceiros e fornecedores e possibilitando 
que equipes ou filiais trabalhem cooperadamente mesmo à distância. 
Outra grande vantagem de se automatizar um processo de negócio reside na 
simples premissa de que nos casos em que a interação humana agrega pouco valor 
à realização da tarefa, estas atividades manuais podem ser automatizadas, poupando 
tempo e recursos. 
 
 
Fonte: blog.iprocess.com.br 
Se em um processo as pessoas precisam interagir com diferentes sistemas 
para realizar suas tarefas, é possível desenhá-lo de forma que essas interações sejam 
 
8 
 
feitas de automaticamente. Isto gera ganhos em produtividade, pois os participantes 
não necessitam mais inserir dados manualmente, reduz a possibilidade de erros 
humanos e assegura, pelo BPMS, o controle e tratamento das integrações com outros 
sistemas. 
 
 
Fonte: blog.iprocess.com.br 
O tempo dedicado à transferência de uma atividade de um participante a outro 
pode, também, ser excessivamente longo. Por vezes é preciso levar documentos 
fisicamente a alguém para que o processo possa seguir seu caminho e é necessário 
que cada pessoa conheça o processo ou, ao menos, quem é a próxima pessoa a 
interagir com ele. Um conhecido caso deste tipo de situação são os processos 
judiciais, que até recentemente sempre tramitavam entre tribunais em grandes 
volumes de papéis impressos. Esta troca de mãos da informação agrega grande 
lentidão ao processo. 
Neste sentido, o processo automatizado poupa tempo e recursos porque 
permite o tráfego eletrônico de documentos (ou informações). Também o BPMS envia 
a atividade ao próximo participante de forma praticamente imediata e, como é ele 
quem identifica o próximo participante, as pessoas podem se concentrar em executar 
suas tarefas diminuindo a necessidade de que conheçam o processo em sua 
totalidade. 
 
9 
 
E a proatividade de um processo automatizado não está limitada a repassar 
atividades, ele também controla os prazos de execução de tarefas e executa as ações 
definidas quando estes não são cumpridos, sem a necessidade de intervenção ou 
monitoramento. 
 
 
Fonte: blog.iprocess.com.br 
A automação de um processo permite obter uma enorme quantidade e 
variedade de indicadores extremamente úteis para a gestão. São meios que permitem 
saber, por exemplo, quanto tempo o processo está levando, se parou, quanto tempo 
parou e porque parou. Isto é possível porque o BPMS armazena todas as informações 
referentes às execuções das instâncias dos processos. 
Com isto, é possível consultar o estado atual e histórico de cada processo ou 
atividade, identificando participantes, dados inseridos e resultados obtidos em cada 
uma das instâncias. 
 
10 
 
 
Fonte: blog.iprocess.com.br 
Com as ferramentas incluídas na maioria dos BPMS, pode-se extrair relatórios 
para analisar as informações e indicadores medidos na execução das diferentes 
instâncias do processo. A consolidação e análise dessas informações oportuniza a 
melhoria contínua destes processos, dando ao gestor as informações que este 
necessita para tanto. 
O controle de qualidade de um processo de negócio está necessariamente 
ligado a indicadores e estes são difíceis de se obter. A automação de processos 
permite obtê-los de forma facilitada em relação aos métodos tradicionais, 
possibilitando enormes oportunidades de medição e evolução do negócio. 
4.1 O que a automação de processos, aliada ao BPM pode trazer de benefícios 
para empresa 
 Otimização dos processos de produção: encurtando o ciclo de produção, 
otimizando a carga do equipamento, minimizando os recursos das 
ações. 
 
11 
 
 Monitorar e controlar resultados em tempo real, tanto em aspecto global 
como de forma detalhada, auxiliando a tomada de decisões. Veja no 
vídeo abaixo (em inglês) como é possível gerir um processo por meio de 
um painel de gestão. 
 Rastreabilidade do processo – esteja ele concluído ou em andamento. 
 A automação de processos pode unir os bancos de dados de todos os 
setores da empresa, (ex.: contabilidade, RH, estoque, vendas e 
representantes regionais) em um sistema de informação comum. O que 
reduz o número de erros, evita falhas de comunicação e aumenta a 
velocidade de processamento de dados. 
 Definir, configurar e padronizar indicadores de performance do negócio. 
 Obter relatórios consolidados com indicadores (documentados) 
extremamente úteis para a gestão, a qualquer momento. 
 Identificar e sanar pontos de ineficiência, desperdícios e má aplicação 
de recursos. 
 Implementação do workflow para eliminar erros e inconsistências de 
processo. 
 Aumento significativo da velocidade de execução – brutal redução de 
tempo. 
 Eliminação do tempo entre as atividades. 
 Maior consistência na aplicação das regras de gerenciamento do 
negócio. 
 Eliminação do trânsito, acumulo e dos custos com impressões e papel. 
 Possibilita o uso de diferentes sistemas, de diferentes plataformas 
(integração), sem que o funcionário tenha que decorar quais telas usar 
(as telas são disponibilizadas automaticamente). 
 Padronização na operação – Qualidade – inclusive para efeito de SOX. 
 
Basicamente, a automação de processos permite que as organizações possam 
projetar, executar, observar, monitorar e melhorar constantemente os processos do 
negócio, o que torna a automação de processos uma das mais poderosas vantagens 
competitivas de uma empresa. 
http://www.venki.com.br/ferramenta-bpm/dashboard/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/automacao-de-processos-na-alog-data-center/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/tecnicas-modernas-de-gestao-na-bodytech/
http://www.venki.com.br/ferramenta-bpm/dashboard/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/ouvidoria-sebrae/
http://www.venki.com.br/ferramenta-bpm/gerenciar-equipes/
http://www.venki.com.br/ferramenta-bpm/gerenciar-equipes/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/agilidade-com-processos/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/agilidade-com-processos/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/abertura-de-lojas-franqueadas-bureau-veritas/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/gestao-da-autarquias-tcu-cgu-sescoop-mt/
http://www.venki.com.br/blog/casos-sucesso/gestao-da-autarquias-tcu-cgu-sescoop-mt/
 
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5 AUTOMATIZAR OS PROCESSOS DE NEGÓCIO DE UMA EMPRESA 
 
Fonte: ibccoaching.com.br 
A tecnologia é uma das principais aliadas dos empreendedores que sonham 
em alavancar seus negócios sem precisar gastar muito dinheiro. Isso também é 
verdadeiro nos processos de negócios que, quando automatizados, podem fazer com 
que as atividades se tornem mais ágeis e produtivas, demandando menos tempo e 
esforço dos funcionários e setores responsáveis. No entanto, antes de começar uma 
mudançatão importante como essa em sua empresa, é preciso saber se ela irá trazer 
os resultados esperados. 
5.1 Identificar os processos 
O primeiro passo a ser seguido é mapear, de forma completa e abrangente, 
todos os processos (ou parte deles) que podem ou precisam ser automatizados. Para 
isso, identifique casos como: 
 
 documentos distribuídos entre diversos funcionários/setores; 
 consultas recorrentes para localização de arquivos; 
 atividades duplicadas e/ou manuais; 
 tarefas que, quando finalizadas, podem disparar outras de forma 
automática; 
 
13 
 
 pontos em que o processo é interrompido em função de uma pessoa que 
não esteja disponível. 
 
Esses casos podem estar diretamente relacionados ao desempenho dos 
funcionários, ao nível de produtividade de uma fábrica, aos fluxos de atendimento nos 
canais de venda, às práticas de e-commerce, entre outros fatores. 
5.2 Usar a prata da casa 
Os próprios sistemas utilizados pela sua empresa muitas vezes contam com 
alguns recursos que permitem a visualização parcial dos possíveis ganhos com a 
automação. Imagine um software que registra as compras dos clientes: quando o 
pedido entra no sistema, pode disparar uma série de processos internos 
automaticamente dentro da empresa (como geração de nota fiscal ou localização do 
produto no estoque) exigindo apenas algumas alterações no código. Em seguida, sua 
empresa poderá partir para uma automação mais robusta dos processos com o uso 
de ferramentas disponíveis no mercado, o que irá garantir a redução dos principais 
gargalos e o verdadeiro aumento da produtividade. 
5.3 Monitorar com atenção 
Para avaliar como a automação de processos impacta a empresa, é preciso 
definir os indicadores de desempenho que ela espera melhorar com a iniciativa, 
comparando os resultados do cenário atual e após a mudança. Escolha as métricas 
mais importantes para seu negócio, que irão mostrar o desempenho da empresa rumo 
aos objetivos estratégicos. Isso irá permitir testes mais precisos e um maior controle 
dos processos. 
5.4 Preparar para mudanças 
A automação de processos em uma organização muda de forma substancial o 
modo como as pessoas trabalham no dia a dia. E não podemos nos esquecer de que 
as pessoas são elementos indispensáveis para que o novo cenário seja aceito e 
 
14 
 
adotado como rotina. Dessa forma, delegue a automação dos processos de negócio 
a um profissional com experiência e que esteja empenhado no alcance dos objetivos, 
para que as mudanças possam ser gerenciadas sem gerar prejuízos ao clima na 
empresa. 
 
5.5 Lembrar dos clientes 
Muitas empresas desenvolvem a automação dos processos de negócio 
olhando somente para si mesmas. Mas lembre-se que as mudanças mais importantes 
são aquelas percebidas pelos clientes, como agilidade no atendimento, entrega dos 
produtos/serviços, facilidade para preencher cadastro, etc. 
5.6 Ter paciência 
Ao começar a automação dos processos, lembre-se que você ainda poderá 
alterá-los posteriormente. Por isso, não espere que a primeira mudança seja perfeita, 
pois pode levar tempo até que o processo amadureça e apresente os resultados 
esperados. Respeite os ciclos de iteração e avalie, periodicamente, o que pode ser 
feito para melhor o estado atual. Automatizar os processos é fundamental para que a 
empresa consiga tomar melhores decisões sobre o negócio e alcançar melhores 
níveis de serviço. Por isso, sua automação e melhoria contínua não podem ser vistas 
apenas como ações temporárias, mas sim como parte da cultura da empresa. 
6 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS: COMO ELA PODE IMPULSIONAR OS 
RESULTADOS 
Automação de processos: esse é um dos caminhos mais efetivos para se 
estabelecer uma tomada de decisões cada vez mais alinhada com os objetivos 
estratégicos da empresa. E essa afirmação é ainda mais válida em tempos de 
instabilidade econômica, quando a principal saída para se manter competitivo no 
mercado é reduzir despesas, ganhar agilidade e otimizar os processos deficitários no 
fluxo de produção. 
 
15 
 
Nesse cenário é que se destacam os sistemas ERP, sigla para Enterprise 
Resource Planning ou, em bom português, sistemas de gestão empresarial. Essas 
ferramentas são usadas por empresas de todos os portes na automação, no controle, 
na gestão e na melhoria dos processos e serviços envolvidos em um negócio. 
6.1 Redução de custos 
Uma das principais vantagens da automação de processos para um negócio é, 
sem dúvida, a redução de custos. É preciso lembrar que, como as tarefas manuais de 
uma empresa são realizadas individualmente e em um ritmo muito mais lento do que 
as tarefas automatizadas, tendem a ser mais custosas. Assim, automatizar processos 
faz com que seja possível realizar mais, demandando menos recursos. 
Além disso, a automação de processos também diminui as despesas com 
suprimentos e materiais (papéis, arquivos e cartuchos de tinta, por exemplo) para 
manter as atividades burocráticas rodando. Isso sem contar que ainda evita falhas na 
comunicação entre um setor e outro da empresa e reduz os gastos com retrabalhos 
em virtude de erros humanos. 
6.2 Otimização do tempo 
 
Fonte: sebrae.com.br 
https://blog.sonda.com/tudo-o-que-voce-precisa-saber-sobre-integracao-de-sistemas-de-gestao/
 
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Tarefas manuais implicam um trabalho repetitivo, atencioso e demorado por 
parte dos funcionários, seja no preenchimento de formulários, na formatação de 
planilhas ou na atualização dos dados do estoque. Já com a automação das tarefas 
burocráticas do negócio, você não só diminui a quantidade de trabalho necessário 
como também garante a execução das atividades da forma como foram planejadas. 
E é possível otimizar ainda mais o tempo gasto nas tarefas diárias! Isso 
acontece graças à análise dos fluxos de trabalho (workflows), uma sequência de 
etapas que mapeia e racionaliza os processos e as equipes neles envolvidas. Assim 
é possível acompanhar de perto o fluxo de trabalho, evitando que os colaboradores 
percam tempo com tarefas paralelas, longe de suas especialidades. 
6.3 Clareza na divisão de tarefas 
Quando você automatiza o fluxo de trabalho, cada etapa do processo de 
produção (aprovação, rejeição e inserção de dados, por exemplo) fica vinculada a um 
proprietário. Na prática, isso quer dizer que é possível descobrir rapidamente quem 
são os responsáveis por determinadas tarefas e quando exatamente elas foram 
executadas, o que resulta em uma maior accountability (prestação de contas), já que 
todo o processo de produção é transparente e pode ser acompanhado pelos 
colaboradores. 
E as vantagens não acabam por aí! Como esse sistema proporciona uma maior 
clareza na divisão das tarefas, os colaboradores que eventualmente estiverem 
sobrecarregados podem pedir ajuda imediata a outros funcionários menos ocupados 
e envolvidos no processo de produção. 
6.4 Melhoria na comunicação 
Não é difícil se perder em meio a tantos e-mails, lembretes, documentos e notas 
enviadas no dia a dia do processo de produção, correto? Aí entra o fluxo de trabalho 
automatizado, que centraliza a comunicação entre você, as equipes e os 
colaboradores ao exibir em um único painel de controle para todas as solicitações, 
dispensando o envio adicional de e-mails ou mensagens SMS. 
 
17 
 
Em outras palavras: seus colaboradores poderão conferir precisamente 
quantos pedidos foram aprovados ou rejeitados, quanto tempo foi aplicado nisso, 
quem são os responsáveis pelas tarefas e quais atividades demandaram mais tempo 
de trabalho. Portanto, automatizar processos elimina o ruído de comunicação, 
organiza a execução das tarefas e impede que a produtividade seja afetada nos 
períodos de maior demanda. 
6.5 Garantia de qualidade e consistência 
O raciocínio é simples: a automação de processos garante que as tarefas serão 
realizadas de maneira idêntica, o que gera resultados sempre consistentes e de alta 
qualidade. Isso tambémresulta no desenvolvimento de produtos e serviços mais 
confiáveis, eficientes e inovadores, sem grandes elevações nos custos e no tempo de 
trabalho investido. 
Por fim, vale ressaltar que, aliada ao aumento da eficiência e da qualidade dos 
produtos e serviços finais, a redução de custos na linha de produção beneficia 
diretamente o cliente, agregando valor e credibilidade à marca. 
6.6 Geração e análise de métricas 
Não é nenhum segredo que o sucesso de um negócio depende principalmente 
da implementação de uma estratégia inteligente e alinhada com o mercado. O detalhe 
é que, para conseguir isso, é preciso monitorar, avaliar e remodelar constantemente 
sua estratégia de negócios, sempre com base em dados estratégicos, precisos e 
confiáveis. É aqui que a automação de processos indica uma vantagem competitiva, 
pois facilita muito a geração e a análise de métricas, fornecendo automaticamente 
cálculos e gráficos com informações consistentes para direcionar a tomada de 
decisões. 
Nesse contexto, um ERP pode oferecer, em tempo real, dados atualizados 
sobre todos os setores da empresa (como finanças, vendas, RH, gerência, suporte e 
atendimento ao cliente, por exemplo), permitindo também a gravação de métricas e 
indicadores-chave de desempenho (KPIs) específicos para acompanhar as 
informações de que necessita. 
https://blog.sonda.com/entenda-como-a-qualidade-dos-dados-e-fundamental-para-as-empresas/
https://blog.sonda.com/entenda-como-a-qualidade-dos-dados-e-fundamental-para-as-empresas/
 
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6.7 Desenvolvimento de visão estratégica 
Uma vez que os processos estão automatizados, a comunicação entre setores 
está organizada e as informações sobre a empresa foram centralizadas em um único 
banco de dados, a análise das métricas e dos indicadores vai apontar com precisão: 
 
 se sua estratégia de negócios atual é eficiente ou requer mudanças; 
 quais são as reais necessidades do negócio; 
 se há gargalos em algum processo; 
 quais são os setores e as equipes que ficam acima da média e vice-
versa; 
 se a automação de processos facilitou o trabalho diário. 
 
A ideia é que, ao conhecer detalhadamente o negócio, você já estabelece 
um diferencial competitivo entre sua empresa e os concorrentes, especialmente nos 
períodos de crise. 
Suprindo demandas de gerenciamento, redesenhando processos ineficientes e 
tomando decisões mais estratégicas, você trabalha para escalar seus negócios no 
longo prazo, evitando o aumento de preços dos produtos ou a elevação dos custos de 
produção. 
 
7 RELAÇÃO ENTRE BPM E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS 
 
https://blog.sonda.com/automatizacao-de-processos-produtivos-aumentando-a-competitividade/
 
19 
 
Fonte: ema.net.br 
Mas o que de fato seria BPM? BPM é um conjunto de técnicas, conceitos e 
práticas que visam acabar com problemas através de processos. De acordo com o 
CBOK, livro referência no assunto, BPM é uma abordagem disciplinar para identificar, 
desenhar, executar, documentar medir, monitorar, controlar e melhorar processos de 
negócio, que estejam automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e 
alinhadas com os objetivos estratégicos das organizações. 
A automação de processo é somente um dos assuntos que envolvem um 
BPM e será ele o foco principal dos nossos próximos vídeos. 
Normalmente quando busca-se automatizar processos, espera-se um retorno 
de otimização de processo e controle de desempenho, entretanto, para que isso seja 
possível, é necessário ter como suporte uma arquitetura de sistemas informatizado. É 
importante destacar e automatizar o processo não significa restringir todas as ações 
as atividades deste processo ao sistema, também deve ser levada em consideração 
as ações humanas dentro das atividades. 
Quando se pensa em automatizar o processo há dois caminhos que surgem na 
mente: 
É através do mapeamento de requisitos do cliente ou requisitos funcionais para 
o desenvolvimento de um sistema; 
Plataformas definidas como o BPMS ou Business Process System . Mas o que 
é BPMS? BPMS é um produto de software desenvolvido para executar atividades de 
processos de forma automatizada fornecendo os seguintes controles: 
 
 Distribuição e ordenação do trabalho; 
 Aplicação de regras de negócio; 
 Controle de papéis e responsabilidades; 
 Cobrança de prazos; 
 Integração de dados e tecnologia entre outras. 
 
Entender que iniciativas voltadas à melhoria de processos são um meio e não 
um fim para se alcançar a transformação, mostra-se fundamental para que a 
percepção de valor do negócio seja positivo trate isso como um mantra. 
 
20 
 
“Processos que geram resultados desalinhados com a estratégia de negócio 
nada mais são do que desperdício de recurso, custo e tempo” 
 Caso essas diretrizes sejam seguidas pela empresa entre os principais 
benefícios da automação de processos podemos ver : a integridade do próprio 
processo (as atividades são executadas conforme foram desenhadas e 
planejadas), controle e monitoramento das atividades através de indicadores ou de 
eventos que os sistemas pode capitar, podemos falar sobre redução de riscos de 
retrabalho, ou qualquer outro tipo de risco atrelado ao processo e agilidade da 
performance das atividades e por último a questão da confiabilidade das 
informações geradas pelo processo. 
8 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS E REGRAS DE NEGÓCIO COM BPMS E SOA 
(APR) 
A automação consiste basicamente na orquestração de atividades, incorporar 
lógica sofisticada de decisão nos desvios dos processos, integrar serviços de sistemas 
e prover mecanismos de controle e monitoração. 
O Conjunto de Sistemas que Automatiza a Gestão de Processos de Negócio 
(BPMS - Busines Process Management Suite) e a Arquitetura Orientada a Serviços 
(SOA - Service Oriented Architecture), facilitam a automação dos processos, otimiza 
recursos do desenvolvimento, traz flexibilidade, para liberar mais valor dos serviços. 
Utilizar o BPMS e SOA integrados possibilita aos processos acessar e alterar 
informações nos softwares de gestão (ERP, CRM, SCM, BRMS) de forma acurada, 
integrada e automática, aumentando a velocidade da execução dos processos. 
8.1 Objetivos 
 Usar tecnologia para promover o uso racional de recursos, eliminar 
desperdícios e obter ganhos de produtividade. 
 Habilitar profissionais da própria organização capazes de otimizar e 
automatizar processos e decisões nas notações BPMN e DMN, 
integrados a fluxos de trabalho (workflow) e sistemas. 
 
21 
 
 Ir do desenho à execução de processos de negócio para proporcionar 
maior fluidez das informações com o consequente aumento da 
velocidade das operações. 
 Unificar os diagramas de processos de negócio entre a documentação e 
a execução para facilitar auditoria, medir atividades e subsidiar o 
gerenciamento de desempenho. 
 Transformar processos e decisões em ativos de conhecimento 
executáveis para que tanto os especialistas de negócios quanto os 
profissionais de TI possam manter e evoluir com independência e 
agilidade. 
8.2 Benefícios para você e sua organização 
 Integrar pessoas, processos, decisões e tecnologias para eliminar 
desperdícios e trabalhos manuais. 
 Escalar e controlar grandes volumes de fluxos e filas de trabalho. 
 Melhorar a visibilidade das operações da organização com painéis de 
gerenciamento de desempenho. 
 Mitigar riscos com decisões operacionais automatizadas e garantir o 
cumprimento de políticas e normas diretamente nos processos. 
 Aproximar as áreas de negócio com a TI para um trabalho conjunto de 
desenvolvimento, manutenção e aprimoramento dos processos. 
 Encurtar o tempo de distribuição de novas versões de processos e 
regras de negócio para implementar mudanças de forma ágil e 
responder mais rapidamente a novas condições. 
 
 
22 
 
9 PASSOS PARA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO COM BPMS 
 
Fonte: bowe.com.br 
Automação de processos de negócio é como é conhecida a maneiraespecífica 
de se implantar processos numa organização por meio das seguintes atividades: 
 
 Uso de tecnologias específicas 
 Integração de dados e sistemas 
 Controle de fluxo do trabalho 
 Distribuição das tarefas 
 Monitoramento em tempo real 
 
Para que a automação de processos de negócio atinja os melhores resultados, 
são usadas soluções tecnológicas denominadas BPMS (Business Process 
Management Systems). Quando se trabalha dessa maneira, usando ferramentas 
especialmente desenvolvidas para a automação de processos, 6 etapas devem ser 
seguidas e executadas da melhor maneira. A seguir, vamos resumir cada uma delas 
para que você perceba as vantagens de automatizar processos com ajuda de 
ferramentas de apoio sistêmico. 
 
23 
 
9.1 Criação de protótipos de interface 
Trata-se da criação dos layouts das telas de forma similar ao que se pretende 
utilizar quando a automação de processos de negócio estiver concluída. Dessa forma, 
se estabelece como integrar da melhor maneira os formulários que nortearão a 
execução da parte humana do processo. Assim, busca-se assegurar que o processo 
será realizado exatamente de acordo com sua descrição. Para isso, é preciso ter 
definidos os pontos de interação, o diagrama do processo, o fluxo de dados e um 
layout padrão ou modelo. 
9.2 Criação das Integrações 
Nessa etapa se faz a integração entre os bancos de dados e os sistemas 
usados no processo, conforme o que foi definido durante o desenho do processo. 
9.3 Aplicação das Regras de Negócios 
Regras de negócio permitem a diminuição de trabalhos repetitivos nos 
processos. Com o uso de BPMS na automação de processos de negócio é possível 
parametrizar a aplicação dessas regras, fazendo com que a tomada de decisão sobre 
elas funcione adequadamente. 
9.4 Preparação do Monitoramento – BAM 
Business Activity Monitoring é uma das vantagens adquiridas ao se utilizar 
BPMS durante a automação de processos de negócio. Ela proporciona ter à mão as 
informações dos resultados dos processos em tempo real e na forma de KPIs, muito 
mais fáceis de se entender e analisar, principalmente por meio de dashboards. 
9.5 Homologação 
O objetivo desta etapa é acompanhar a execução do processo para se verificar 
se o resultado obtido é satisfatório, integrando a tecnologia usada, o ferramental, a 
interface e o usuário. Testes com usuários são muito usados. 
http://pt.wikipedia.org/wiki/Painel_de_bordo
 
24 
 
9.6 Produção 
Depois de homologado, o processo entra em operação assistida, mas com 
acompanhamento direto, auxiliando a equipe de TI a implementá-lo, monitorá-lo e 
sanar dúvidas. 
É possível implementar a automação de processos de negócio sem o auxílio 
de ferramentas BPMS, mas isso demanda um esforço muito maior, principalmente de 
motivação dos colaboradores, e um acompanhamento constante do trabalho realizado 
por todos. 
10 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS: ERROS E ACERTOS COM BPMS 
Atuando há mais de 18 anos com projetos de automação de processos no 
Brasil, pude observar que projetos de sucesso de automação normalmente foram 
executados em um ambiente com as seguintes características: 
 
 A plataforma de BPMS escolhida atendia as expectativas planejadas. 
Então, conseguia entregar todos os requisitos e funcionalidades 
desejadas no momento em que ela foi selecionada. 
 O processo escolhido era propício para automação. Tendo 
características que realçaram os ganhos que a tecnologia pode trazer 
em uma automação de processos. 
 O modelo de negócio (TO-BE) foi revisitado e transformado em um 
modelo para automação (TO-DO). Adaptando e detalhando as suas 
características e funcionalidades para que fosse suportado 
adequadamente pela ferramenta. 
 A equipe de automação de processos tinha conhecimento e 
expertise suficientes para realizar a automação. Tendo uma base 
conceitual de processos e tecnologia adequada e o conhecimento 
técnico necessário para usar as ferramentas disponibilizadas. 
 A gestão da mudança foi considerada como algo fundamental para a 
implantação do processo. Disparando ações de mobilização e 
preparação para que o processo automatizado fosse realmente utilizado. 
 
25 
 
 
Contudo, nem sempre é fácil criar um ambiente com essas características e, 
ao longo do caminho, muitos problemas podem aparecer. Ao longo deste artigo 
apresento, para cada um destes fatores, os principais desafios enfrentados pelas 
organizações no momento da automação de processos, buscando descrever o motivo 
pelo qual problemas ocorrem. 
10.1 Problemas na implantação da automação de processos 
As seções a seguir apresentam em seu subtítulo os principais problemas 
enfrentados. 
 
A plataforma BPMS deve atender as expectativas planejadas. 
 
Problemas que impactam neste fator: 
 
 A plataforma de BPMS não atende às necessidades da forma como se 
gostaria. 
 O desenvolvimento de processos na plataforma é muito complexo para 
ser realizado pelo negócio. 
 A plataforma foi escolhida por ser do mesmo fabricante do meu ERP e 
não atende adequadamente os meus processos. 
 
A escolha de uma plataforma de BPM é uma árdua e difícil tarefa, pois envolve 
inúmeros fatores que vão desde questões técnicas até elementos de natureza 
financeira, mercadológica ou funcional. Escolher um BPMS não é tão simples como 
escolher um editor de texto ou um navegador. Empresas que nunca utilizaram uma 
solução de automação de processos podem não entender toda a amplitude e 
complexidade desta escolha até virem a usar uma. O que pode prejudicar a qualidade 
do processo de seleção. 
O leque de funcionalidades oferecido por uma plataforma de BPM é muito 
amplo e envolve uma série de siglas e tecnologias tais como BPA, BPMS, BPMN, 
BRMS, BAM, ECM e SOA, para citar algumas. 
http://blog.lecom.com.br/blog/2015/11/05/bpm-bpms-e-bpmn-quais-as-diferencas/
 
26 
 
10.2 A necessidade da empresa 
Saber o que a empresa realmente precisa para atender aos seus processos é 
essencial para que a plataforma atenda aos requisitos dos projetos. Isso envolve uma 
discussão ampla do que é necessário e de que forma cada funcionalidade atenderá 
às expectativas. 
Nos projetos de seleção de plataforma de BPM executados pela iProcess, a 
primeira etapa visa justamente identificar quais os requisitos que deverão ser 
avaliados, com base numa planilha com mais de 500 itens. Entender o que é 
realmente importante para o cenário de processos da organização e refletir o que se 
espera de cada funcionalidade é fundamental para que não se descubra no 
andamento do projeto que a suíte adquirida não atende às necessidades do processo. 
Entre as características desejadas, uma das grandes expectativas é a 
possibilidade da própria área de negócio conseguir a automação de processos. 
Contudo, para este sonho se tornar realidade, a plataforma precisa ser simples e 
objetiva, provendo um ambiente de configuração de processos, formulários e 
integrações descomplicado que permita o desenvolvimento através de ações intuitivas 
de configuração. A solução deve prover capacidade ao negócio de desenvolver o seu 
processo sem que para isso sejam necessários conhecimentos técnicos em 
tecnologia da informação. 
Evidentemente que toda a simplicidade gera limitações. Neste caso, os 
processos precisarão se adequar para utilização de formulários com inteligência 
limitada, fluxo com regras de negócio simples e possivelmente inexistência de 
integrações com outros sistemas de informação. 
O desequilíbrio na avaliação destes fatores pode fazer com que todo um projeto 
de automação planejado para ter baixo envolvimento da TI simplesmente se mostre 
inviável. 
10.3 Como selecionar os processos 
Finalmente, é importante ressaltar que muitos processos de seleção se iniciam 
de forma invertida. Isto é, partem do produto para definir os requisitos. Isso acontece 
devido à ideia que uma plataforma de um fabricante predominante entre os sistemas 
da minhaorganização terá mais aderência às minhas necessidades. A suposição que 
http://iprocess.com.br/
 
27 
 
normalmente é feita é que se parte dos sistemas forem do mesmo fabricante do 
BPMS, a integração e operação dos processos será muito mais fácil. 
Esse pensamento não leva em conta que sistemas de informação são 
desenvolvidos para atender a necessidades transacionais, cujo foco está no modelo 
de informação necessário para o negócio e em como estas informações são 
transformadas ao longo das transações. Por outro lado, processos 
automatizados visam atender o fluxo destas informações, organizando como elas 
transitam entre as diferentes pessoas e sistemas. 
Soluções de automação de processos trazem para o mundo sistêmico a 
capacidade de atender necessidades de trâmite e execução que não são atendidas 
pelos sistemas convencionais. Por isso a escolha de um BPMS deve se focar nos 
requisitos de processos ao invés de serem simplificados a uma análise de aderência 
aos sistemas que a organização já utiliza. 
10.4 O processo automatizado deve ter características favoráveis à automação. 
Problemas que impactam neste fator: 
 
 A automação do processo não traz os ganhos esperados. 
 O processo é complexo demais para ser automatizada pelo negócio. 
 
Por mais produtiva que possa ser a plataforma utilizada, toda automação 
exige esforço e tempo e é um investimento que gera expectativas nos envolvidos. 
Entre as motivações mais comuns para a automação de processos, podemos citar a 
necessidade de controle, diminuição de prazo, aumento da eficiência e eficácia, 
rastreabilidade ou garantia da integridade do processo, entre outros fatores. 
Os ganhos obtidos com a automação, sejam eles quantitativos ou qualitativos, 
dependem das metas traçadas para os seus indicadores, e de acordo com a natureza 
e as características do processo a automação pode se mostrar pouco eficaz para 
alcançar estes ganhos frente ao investimento que se faz necessário. 
Projetos de automação devem ser iniciados por uma análise de ROI que avalie 
quais são os ganhos esperados, o quanto eles podem ser atingidos com a automação 
e o quanto o investimento para se obter estes ganhos justifica a execução do projeto. 
 
28 
 
A falta de uma análise adequada antes do início do projeto pode alimentar a ideia de 
que os ganhos oriundos com a automação de processos são periféricos e estigmatizar 
toda e qualquer iniciativa futura. 
10.5 Avaliação do processo 
Além disso, tão importante quanto entender se a plataforma não é muito 
complexa para ser usada pelo negócio, é avaliar se o processo é suficientemente 
simples para que possa ser automatizado sem o envolvimento da TI. Processos cuja 
automação é conduzida pelo negócio costumam ter algumas características que 
fazem que a sua configuração não exija um conhecimento técnico aprofundado. Por 
exemplo, processos centrados em pessoas, com atividades baseadas em formulários 
de interfaces simples e com pouca (ou nenhuma) necessidade de integração. 
Processos que demandem a incorporação de informações de sistemas legados 
ou de sistemas externos, que precisem de formulários complexos ou de muitas de 
regras de negócio e validações, ou que tenham atividades humanas intercaladas com 
atividades sistêmicas tendem a exigir um conhecimento técnico que normalmente só 
é dominado pelos profissionais da área de TI. 
Entender claramente as características do processo é fundamental para que a 
iniciativa de automação, quando feita pelo negócio, possa chegar até o fim como 
uma ação bem-sucedida. 
10.6 Transformação do Modelo de Negócio para um Modelo de Automação. 
Problemas que impactam neste fator: 
 
 Acreditar que as informações do modelo de negócios (TO-BE) são 
suficientes para a automação. 
 Não pensar na usabilidade do processo automatizado. 
 O processo trava devido à falta de regras e exceções. 
 Acreditar que o processo irá substituir as aplicações. 
 Trazer toda a complexidade das aplicações para dentro do processo. 
 
 
29 
 
Desenvolvido com o foco de mostrar para as áreas quais as expectativas de 
negócio são esperadas no processo e como o mesmo deverá ser executado, o modelo 
TO-BE não traz inúmeras das informações que são necessárias para uma automação 
de processos, tais como a interface e as informações que devem ser disponibilizadas 
para o ator no momento da execução ou as regras que definem quais pessoas na 
organização devem executar uma determinada atividade. Com a falta deste 
discernimento, não é raro que projetos inteiros sejam implementados sem que o 
modelo de negócios seja detalhado para um modelo de automação, gerando como 
resultado processos automatizados que não atendem às necessidades do negócio. 
10.7 Os processos automatizados 
Num processo automatizado, a responsabilidade por distribuir as atividades 
entre as pessoas e decidir a ordem como o processo é executado é do motor de 
processo, que passa a orquestrar a sua execução de acordo com o diagrama 
modelado. Ao contrário do processo manual, em que as pessoas interpretam o fluxo 
do processo e podem improvisar as decisões sobre a sequência das atividades, um 
processo automatizado segue um caminho pré-definido no momento do seu 
desenvolvimento, de modo que todas as exceções relevantes devem ser conhecidas 
antecipadamente para garantir que o processo não irá “travar”. Processos 
automatizados sem este cuidado correm o risco de serem rapidamente abandonados 
por sua incapacidade de atender necessidades do negócio. 
Tendo suas atividades sendo orquestradas pela plataforma, a interface 
disponibilizada para a execução de cada atividade passa a ser uma preocupação 
adicional. É através da interface que cada participante irá interagir com o processo. A 
automação exige uma visão conjunta que una as necessidades do processo e 
a usabilidade fornecida pela sua interface, de modo a fornecer um ambiente agradável 
e produtivo para quem vai executar o processo. 
10.8 Função da automação de processos 
Apesar do cuidado necessário para que a interface do participante com o 
processo seja adequada, é importante ter em mente que a automação de 
 
30 
 
processos não vem para substituir as aplicações. Mas sim para complementar a 
camada transacional de informações com uma camada de tramitação de processos. 
Processos automatizados orquestram transações de sistemas legados que gerenciam 
informações financeiras ou comerciais, por exemplo, ao longo da sua execução. A 
camada de processos não vem para substituir estes sistemas, mas sim para unir suas 
operações sobre uma visão única de atendimento ao negócio. 
Por isso é importante que esteja muito claro para a equipe de automação o que 
deve estar na camada de processos e o que deve estar na camada de aplicação, para 
evitar que seja trazida para o desenvolvimento do processo toda a complexidade de 
uma transação de processamento de informações. Exemplificando, não é porque a 
empresa decidiu automatizar o processo de pagamento da folha que ela trará para as 
telas do processo o cálculo do salário, imposto, contribuição e retenção, visto que esta 
responsabilidade cabe ao sistema de RH. 
10.9 Equipe de desenvolvimento deve ter conhecimento e expertise suficiente 
na plataforma e nos conceitos de processos. 
Problemas que impactam neste fator: 
 
 TI acha que a plataforma de BPMS é mais uma ferramenta de 
desenvolvimento. 
 Equipe não tem domínio técnico sobre a plataforma de BPMS. 
 A falta de visão de processos pela equipe de automação. 
 
Tão importante quanto à área de negócios ter os conhecimentos de técnicos 
exigidos pela plataforma quando ela vai automatizar um processo é que a TI tenha 
conhecimento de processos quando a sua complexidade exige que ela assuma esta 
automação. Não raro os times de tecnologia assumem que a plataforma de BPMS é 
mais uma ferramenta ou linguagem a ser aprendida, e não entendem que a forma de 
pensar e proporsoluções é diferente. Enquanto linguagens convencionais trabalham 
orientadas a casos de uso ou transações, onde a análise do problema está focada em 
como o usuário irá interagir em uma determinada tela para realizar uma transação. A 
visão de processos exige a busca por soluções orientadas a forma como processo irá 
https://www.lecom.com.br/blog/automacao-de-processos/
 
31 
 
tramitar, como as atividades serão disponibilizadas, quem deverá ser alocado e como 
sistemas e pessoas se integram neste modelo. 
A falta da visão de processos pelo time de TI pode fazer com que a sequência 
de atividades proposta mais se pareça com um grande “wizard” de passo-a-passo de 
execução de uma transação do que a orquestração de atividades de diferentes 
participantes que possuem responsabilidades e indicadores que precisam ser 
medidos para que possa gerar dados relevantes para a gestão do processo. 
Juntando estes dois aspectos, é comum vermos estas 
equipes subdimensionarem o esforço de aprendizado necessário para se desenvolver 
e gerenciar uma plataforma de BPM. Isso faz com que as equipes enfrentem 
dificuldades técnicas que podem causar atrasos ou até mesmo o cancelamento do 
projeto. 
 
10.10 Entender a importância da gestão da mudança na implantação do 
processo. 
Problemas que impactam neste fator: 
 
 Resistência dos usuários inviabiliza o uso da solução. 
 Falta de patrocínio da direção na adoção do processo automatizado. 
 Não são executadas atividades de gestão da mudança. 
A implantação de uma automação de processos pode se demonstrar tão ou 
mais complexa do que a adoção de um novo processo TO-BE. Tendo em vista que: 
 
 Traz uma nova configuração do processo, discutida e redesenhada para 
que o processo automatizado já carregue consigo os ganhos das 
mudanças priorizadas. 
 Além do desafio das pessoas de saírem de sua área de conforto para 
fazerem o processo de uma forma diferente, a automação traz consigo 
transparência, controle e rastreabilidade sobre tudo o que é feito no 
processo. 
 
 
32 
 
A falta de visão dos gestores de que a mudança pode gerar resistências dos 
usuários pode inviabilizar a adoção do novo processo, que começa a ser boicotado 
desde as etapas de homologação e capacitação até a sua execução. 
10.11 Percepção da equipe 
A realização de ações de gestão da mudança é fundamental para a 
conscientização de todos de por que as coisas devem mudar. A equipe deve estar 
particularmente interessada em demonstrar: 
 
 A necessidade de se fazer o processo de forma diferente. 
 O que motiva a implantação das mudanças aprovadas. 
 A importância para a empresa de se buscar que as metas do processo 
sejam atingidas. 
 Os problemas que existiam na forma como o processo era feito 
anteriormente. 
 
As iniciativas de gestão de mudança neste caso são tão importantes quanto às 
ações de implementação de qualquer processo futuro. Ainda apresentam o agravante 
que os participantes, no caso da automação, irão resistir não só a sair da zona de 
conforto como também à possibilidade de terem suas ações visíveis, rastreáveis e 
controladas. 
 
33 
 
10.12 O papel da Liderança 
 
Fonte: acirpsjriopreto.com.br 
Para o sucesso destas ações, o patrocínio da liderança executiva é 
fundamental, porque garante que os envolvidos receberão uma mensagem clara e 
inequívoca: as mudanças chegaram para ficar e deverão ser cumpridas para o 
sucesso dos planos traçados e de toda a organização. 
A quantidade de obstáculos listados acima mostra que o caminho para um 
projeto de automação de processos de sucesso é cheio de desafios. 
Se por um lado observamos que projetos que contemplem os fatores de 
sucesso apresentados inicialmente tem grande chance de dar certo, é inevitável notar 
que a falta de qualquer um destes fatores pode ser determinante para um eventual 
fracasso. Cabe à equipe estar atenta para estes fatores, para evitar estes e outros 
problemas e usufruir dos ganhos que a automação pode trazer à organização. 
 
34 
 
11 BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO COM RPA 
 
Fonte: sollicita.com.br 
Em uma organização moderna é até comum presenciar a produtividade ser 
ofuscada por uma série de processos mecânicos e repetitivos que, ainda que sejam 
importantes, não acrescentam em nada no desenvolvimento profissional dos seus 
colaboradores. 
No entanto, a automação de processos, por meio da RPA (Robotic Process 
Automation ou Automação Robótica dos Processos), permite que você amplie a 
produtividade, melhore seus indicadores e mantenha a competitividade com redução 
de custos - e sem abrir mão da qualidade no serviço prestado. 
 
Encurta o ciclo de produção 
 
Com a RPA programada para realizar as tarefas repetitivas e manuais 
automaticamente, a sua equipe pode focar mais na liderança, focando o tempo livre 
em trabalhar ativamente no desenvolvimento de sua divisão. 
Além do fato de que a ausência dessas tarefas mecânicas permite aumentar a 
produtividade, já que o ciclo de cada atendimento passa a ser menor e mais agilizado 
pela automação de processos. 
 
 
35 
 
Permite um monitoramento mais preciso 
 
Os indicadores fornecidos pela RPA ficam salvos e disponíveis para consulta 
dentro de uma plataforma, análise e a identificação de oportunidades e outras 
métricas. 
Entre elas, podemos citar os resultados de cada atendimento. Assim, é possível 
mensurar com muito mais precisão a capacidade produtiva do seu departamento e, 
consequentemente, novas maneiras de fazer a área crescer. 
 
Facilita a integração de informações 
 
Não é à toa que a RPA esteja entre as principais tecnologias que revolucionarão 
o seu negócio. Afinal, também atua na integração de informações entre os diversos 
sistemas legados da empresa. 
Com isso, evitam-se inserções incorretas e o processamento de dados dentro 
do fluxo do processo de negócio é agilizado. Há diversos exemplos clássicos de 
otimizações conquistadas com a automação de processos, como vendas realizadas 
em plataformas de e-commerce. Neste exemplo, um ou mais robôs monitoram 
diversos pedidos em diferentes transportadoras e alimentam um sistema inteligente 
de logística, gerando acompanhamentos das entregas dos produtos. 
 
Compila relatórios com indicadores 
 
Este é um benefício que, na verdade, complementa o que falamos no tópico 
anterior. Uma vez que a RPA absorve as informações e as transforma em relatórios 
úteis e variados para identificar detalhes da sua gestão, a automação de processos é 
um ótimo instrumento de avaliação interna. 
Além disso, esse processo inovador também ajuda a identificar carências e gargalos 
produtivos, da mesma maneira que pode ser aplicado para apontar desperdícios e, 
até mesmo, a má aplicação de recursos, já que a RPA é uma ferramenta 
personalizável com as suas necessidades. 
 
Dá à sua equipe uma posição estratégica 
 
36 
 
 
Imagine que a eliminação de atividades operacionais, agora feita por robôs, 
gera uma simplificação no processo de negócio, além da redução no tempo médio de 
cada atividade. Essa tecnologia também permite a você focar em ações estratégicas 
para aumentar a produtividade, reduzir erros e explorar o talento individual dos 
membros de sua equipe. 
Dessa maneira, você pode desenvolvê-los e capacitá-los de maneira frutífera. 
Afinal de contas, ao extinguir as tarefas manuais e repetitivas, fica mais fácil desafiar 
os seus colaboradores para que eles se destaquem e possam até fazer parte de um 
plano de carreira. 
 
Redução nos custos operacionais 
 
Ao optar pela automação de processos os recursos de seu departamento terão 
um melhor aproveitamento o que, consequentemente, reduz as despesas. 
E, pelo fato de estarem trabalhando em atividades menos mecanizadas e mais 
inteligentes, sua equipe terá sua autoestima renovada e o turnover será naturalmente 
diminuído, assim como os custos altos que gera. 
 
Mais segurançaaos dados 
 
A integração de informações é um diferencial e tanto da RPA, que armazena 
as informações das transações na plataforma e pode conceder acesso restrito a um 
grupo de usuários selecionados. 
Outro fato importante está relacionado aos dados de privacidade 
transacionados dentro do processo de negócio, como dados de cartões de crédito, 
linhas digitáveis de boletos e documentos de pessoas que são inseridos manualmente 
nos sistemas. Estas informações correm o risco de serem usadas por pessoas mal-
intencionadas que praticam roubos e fraudes, causando estrago, muitas vezes 
irreversíveis, na imagem da empresa. 
As mesmas informações, quando transacionadas entre os sistemas por robôs, 
garantem sua integridade, pois podem ser realizados de preferência em outras 
máquinas, totalmente seguras. 
 
37 
 
 
Crescimento sem dores e custo fixo 
 
Há diversas operações ou departamento dentro das organizações que 
apresentam sinais claros de necessidade de automação, principalmente quando as 
pessoas envolvidas dentro do processo são medidas com peças de produtividades, 
fazem parte de uma média que produz X em tempo Y e, que quando a empresa 
precisa produzir mais, amplia-se o número de membros na equipe. 
Estas pessoas, além de não estarem fazendo um trabalho motivador, correm o 
risco de serem dispensadas, o que gera o transtorno da perda de tempo com 
treinamento e com a perda da curva de aprendizado. 
A automação de processos tem objetivo prover uma produtividade previsível e ir mais 
além! 
12 SITUAÇÕES A AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NÉGOCIO FUNCIONA 
MELHOR 
 A tecnologia é uma grande facilitadora da automação dos fluxos de trabalho 
visto que pode tornar a intervenção humana desnecessária. Entre suas diversas 
vantagens estão a economia de tempo e dinheiro, a satisfação dos clientes que 
percebem a rapidez nas transações e o fim do erro humano. 
Apesar disso, nem todos processos que ocorrem na sua empresa envolvem 
tecnologia. Baseadas nesse fato, as empresas devem determinar quais situações são 
mais apropriadas para passar pela automatização. A pergunta é: como as empresas 
selecionam isso? 
O primeiro passo é começar analisando os drivers estratégicos e operacionais 
para melhoria de tudo que circunda a organização. Por exemplo, no mercado 
globalizado atual, grande parte das corporações se sentem pressionadas para que 
seus produtos e serviços sejam comercializados rapidamente e antes do seu 
concorrente. Num ambiente extremamente competitivo, todos estão sob grande 
pressão para economizar e minimizar os custos ao máximo. 
 
38 
 
Consequentemente, as empresas buscam automatizar seus processos de 
negócios. Isso ocorre porque estão sujeitos a erros humanos e que podem ser 
otimizados caso ocorram melhorias tecnológicas. 
12.1 Áreas onde a automação de processos de negócio gera grandes resultados 
 
Fonte: impeto.com.br 
Tarefas repetitivas: 
Diversas tarefas como: gerenciar projetos e atualizações de software, 
monitoramento de segurança, rastreamento de tempo, entre outros são exemplos de 
repetições de processos que podem ser automatizados. Ao reduzir o trabalho humano 
nessas situações, elas podem ser feitas de forma uniforme e, assim, reduzir 
drasticamente o erro. Dessa forma, o seu funcionário pode focar numa tarefa que 
demanda maior trabalho intelectual e criativo. 
 
Rastreamento e alertas: 
 
Inúmeras empresas estão começando a investir na internet das coisas (IoT) 
como sensores e redes para impulsionar sua automação. Seu principal objetivo é 
alcançar o panorama geral dos processos que ocorrem “fora de casa”. Entre seus 
 
39 
 
exemplos está a inserção de sensores em contêineres de carga que os acompanham 
e emitem alertas quando ocorre algum dano na mercadoria que está transportando. 
 
 
Portais de treinamento de funcionários “self-service” 
 
Os funcionários podem, de qualquer lugar e momento, realizar cursos de 
treinamento online que promovam seu desenvolvimento de carreira. 
Um processo de automação pode registrar todas informações e acompanhar o 
progresso pessoal sem a necessidade de ter um profissional de RH para tomar conta 
disso. 
 
Gerenciamento eletrônico de documentos: 
 
Isso foi incorporado em processos de negócios que variam de ordem de compra 
e processamento de pedidos para aprovações de orçamento. Além disso, solicitações 
eletrônicas, assinaturas podem passar por automação. 
13 EXEMPLOS REAIS DE AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS 
Exemplo de automatização de processos de negócios em empresa de 
logística e navegação 
 
Para gerenciar uma cadeia de processos complexos como os de uma empresa 
de logística, com porte subcontinental e centenas de clientes, é preciso garantir 
comprometimento total com controles internos e com a redução de custos. 
Só com a padronização e a otimização de rotinas, somadas ao aumento dos 
controles, será possível gerar ganhos como estes: 
 
 Diminuição de controles paralelos. 
 Integrar diferentes áreas e departamentos, como Financeiro, RH, 
Orçamentos, Qualidade e Produção. 
 Obtenção de dados estatísticos centralizados. 
 
40 
 
 Mais qualidade nos serviços prestados. 
 Recuperação de receitas. 
 Diminuição de despesas. 
 
Exemplo de automatização de processos de negócios em rede de 
academias 
 
Pequenas e médias empresas com algumas filiais e que oferecem serviços 
podem ser grandes beneficiárias da automatização de processos. 
Clientes de serviços são muito suscetíveis a variações na qualidade e à 
variabilidade da experiência. É por isso que ferramentas de automação que trazem 
uma visão ampla do que está acontecendo na empresa, por meio de interfaces, 
permitindo um monitoramento próximo e em tempo real, traz enormes ganhos de 
gerenciamento e controle para os gerentes, que se refletem na qualidade final dos 
serviços e na satisfação dos clientes. 
Este exemplo de automação de processos traz os seguintes benefícios: 
 
 Maior controle administrativo. 
 Melhoria da comunicação entre diferentes áreas. 
 Diminuição de e-mails desnecessários. 
 Possibilidade de monitoramento dos processos. 
 Maior capacidade gerencial. 
 Melhoria contínua. 
 
Exemplo de automatização de processos de negócios em ouvidoria 
Só pelo fato de ter uma ouvidoria em atividade, pressupõem-se que uma 
organização já tenha uma preocupação elevada e muita atenção voltada para o 
gerenciamento dos processos. 
Mas chega o momento em que é preciso fazer uso de uma ferramenta BPM. 
Isso porque são complexas e diversas as atribuições de uma ouvidoria. Dentre elas, 
podemos destacar: 
 
 
41 
 
 Ouvir e receber ocorrências, analisar, encaminhar ao responsável e 
acompanhar o andamento. 
 Monitorar os tempos de resposta. 
 Monitorar a qualidade das respostas. 
 Sugerir soluções. 
 Pesquisar a satisfação dos clientes. 
 Repassar feedbacks aos setores citados. 
 
A implementação de uma ferramenta BPM flexível, com o auxílio da criação do 
Escritório de Processos, traz diversos benefícios: 
 
 Controle dos fluxos de tarefas. 
 Controle dos fluxos de informação. 
 Geração de indicadores. 
 Criação de relatórios gerenciais. 
 Facilidade na tomada de decisão. 
 Mais transparência. 
 Integração dos processos. 
 
Exemplo de automatização de processos em empresa de mineração 
 
Empresas que lidam com operações complexas, investimentos vultosos e que 
são submetidas a rigorosas auditorias e controles, tanto de órgãos governamentais 
como de acionistas, necessitam de ferramentas BPM para controlar os processos e 
gerar as evidências necessárias para as auditorias. 
A adoção da automação de processos nessas organizações resulta em 
diversas vantagens e soluções que efetivamente trazem benefícios para a empresa: 
 
 Automação de novos processos. 
 Redesenho de processos. 
 Maior controle das atividades. 
 Mensuração de indicadores. 
 Gestão mais ágil e eficiente.42 
 
 Geração de evidências. 
 Atendimento das exigências legais. 
 Feedback positivo das instituições fiscais. 
 
Exemplo de automatização de processos de service desk para empresa 
de capitalização 
 
Empresas que lidam com ativos tão importantes para seus clientes, como é o 
caso de empresas de capitalização, necessitam de excelência total ao gerenciar seus 
processos de atendimento e suporte ao usuário, agilizando ao máximo seu service 
desk. 
Neste caso, a adoção de ferramentas BPM para automação dos processos só 
pode trazer benefícios como estes: 
 
 Controle adequado dos processos. 
 Acompanhamento do fluxo de trabalho em tempo real. 
 Controle ágil dos chamados. 
 Acompanhamento das soluções oferecidas. 
 Capacidade de priorização de atendimentos mais urgentes. 
 Quantificação dos chamados para melhor alocar as equipes de 
atendimento. 
 Criação de indicadores confiáveis. 
 Mensuração efetiva e ágil desses indicadores. 
 Integração com outros processos. 
 Diminuição de atendimentos pessoais, via telefone ou via e-mail, sendo 
substituídos pelas funcionalidades da ferramenta. 
 
 
43 
 
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