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Padronização de processo: 
conheça os benefícios e o passo a 
passo para implementar
E-book
Introdução
Quais são os princípios básicos da padronização?
Por que devemos padronizar os processos?
O que deve ser padronizado?
11 vantagens de implementar a padronização de processos
7 passos para padronizar os processos
Como preparar as equipes para essa mudança?
Conclusão
Sobre a Checklist Fácil
Introdução
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
Introdução04
Padronizar significa submeter um processo a determinado 
modelo ou método predefinido. 
Quando você pensa em algo padronizado, o que exatamente
vem à sua mente? Algo rígido e intransponível? Então saiba que 
essa interpretação já está bastante ultrapassada!
Atualmente, implementar a padronização de processos dentro 
das empresas, independente da área, significa reduzir a 
variação de uma a�vidade, mas sem perder a flexibilidade.
Quando abordamos a padronização de processos, estamos 
falando em uma maneira de formalizar a produção dentro de 
uma indústria ou comércio, e isso não significa deixar de lado a 
cria�vidade e flexibilidade, submetendo os trabalhadores a 
ro�nas monótonas.
Ao entrar em uma loja de roupas, por exemplo, você deseja 
que o atendente repasse todas as informações importantes 
sobre os itens vendidos ali e que ele também saiba se adaptar 
às suas necessidades, certo? Isso é um exemplo de 
padronização de processos.
Na prá�ca, existem vários bene�cios ao usar a padronização de 
processos, e eles podem seguir duas frentes:
Qualita�vos: quando se trata do treinamento de 
atendentes e de mão de obra em geral;
Quan�ta�vos: quando a empresa consegue reduzir o 
seu gasto monetário graças à melhor u�lização dos materiais e 
recursos.
Quer saber como qualquer empresa pode começar a 
conquistar bene�cios por meio da padronização de processos? 
É exatamente isso que vai conferir ao longo desse ebook. Boa 
leitura!
Quais são os
princípios básicos 
da padronização?
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
Quais são os princípios básicos da padronização?06
Quando aprendemos algo novo, queremos colocar logo em
prá�ca o nosso conhecimento. Isso acaba gerando algumas 
dificuldades internas, principalmente dentro das indústrias, 
onde estabelecer um padrão passa a ser fundamental para o 
sucesso de todas as ações.
Simplificar ao máximo os processos e descentralizá-los também 
são a�tudes importantes. Mas não dá para tomar qualquer 
decisão sem antes padronizar. Esse é o primeiro princípio da 
padronização. 
Os padrões a serem seguidos devem ser claros e de fácil 
entendimento por parte dos funcionários. Assim, os novos 
contratados poderão padronizar os seus processos sem muitos 
problemas, facilitando a aplicação no dia a dia.
É necessário que esse padrão adotado pela empresa seja 
acompanhado de perto para que mudanças que visam a 
melhoria do desempenho possam ser realizadas.
A padronização também busca norma�zar e organizar 
processos de trabalho, a fim de aumentar a produ�vidade e 
efe�var os lucros.
Dentro de uma indústria, isso faz com que o produto atenda às 
expecta�vas do mercado de maneira mais simples e prá�ca, 
com menor custo e variação possível.
Por que
devemos padronizar
os processos?
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
Por que devemos padronizar os processos?08
Antes de par�r para a efe�va padronização dos processos de
uma indústria, é importante pensar por que a organização está 
recorrendo à padronização dos processos. Cada ins�tuição vai 
trabalhar com uma realidade:
Para reduzir custos;
Para ganhar tempo na produção;
Para minimizar erros;
Para seguir uma tendência de mercado.
Independentemente de qual seja o mo�vo da padronização dos 
processos da sua empresa, nunca deixe de se fazer essa 
pergunta, pois isso vai nortear toda as ações seguintes.
Padronizar processos não é uma tarefa trivial — e pode, 
inclusive, ser muito trabalhosa no início. Mas depois das 
mudanças serem implementadas, os resultados serão 
compensadores.
Mantenha sempre claro o mo�vo pelo qual a empresa optou 
por esse caminho!
O que deve ser padronizado? 
Todas as a�vidades crí�cas da empresa devem passar por um 
processo de padronização. Operações básicas do dia a dia e que 
são realizadas em grande quan�dade, por exemplo, devem ser 
padronizadas para evitar a ocorrência de vários erros.
Outras áreas que trazem risco à segurança também precisam 
de padronização. Esse é um importante passo para uma 
indústria ou até mesmo empresa, independentemente do seu 
tamanho.
Quando o trabalho é desenvolvido dentro de certo padrão e 
ainda com flexibilidade, as chances de erros são muito menores 
e o cliente se sente sa�sfeito com o produto ou serviço que 
adquiriu.
https://www.checklistfacil.com/blog/como-um-checklist-pode-ajudar-na-gestao-de-tempo-da-equipe/
https://www.checklistfacil.com/blog/seguranca-no-trabalho-11-dicas-para-a-prevencao-de-acidentes/
11 vantagens
de implementar
a padronização de
processos
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
11 vantagens de implementar a padronização de processos10
Esse método de padronização vem sendo cada vez mais
u�lizado como um meio para se alcançar a redução de custos
da produção e do produto final, mantendo ou melhorando a
sua qualidade.
Por isso, os bene�cios da adoção desse método proporcionam 
uma enorme vantagem compe��va para organização. Confira a 
lista das 11 principais!
A padronização cria uma ro�na para a realização das tarefas, 
promovendo uniformidade e garan�ndo que as a�vidades 
sejam executadas da melhor maneira possível.
Com isso, é possível iden�ficar oportunidades de melhorias e 
falhas, assegurando uma maior eficiência interna.
Como os procedimentos são realizados seguindo um 
determinado padrão e são documentados, os erros passam a 
ser encontrados com muito mais facilidade. Na maioria dos 
casos, você e os profissionais de sua equipe conseguem 
prevê-los e solucioná-los antes do comum.
Com a padronização integrada a todos os setores da empresa, 
os reflexos posi�vos podem ser facilmente iden�ficados, 
principalmente nos seguintes pontos:
Diminuição de custos: com padrões estabelecidos, 
fica mais fácil perceber desperdícios ou mau uso de recursos e 
de mão de obra;
Aumento na produ�vidade das equipes: com 
processos muito bem definidos, a equipe perde menos tempo 
com a resolução de dúvidas e ganha em produ�vidade;
Agilidade na resolução e na iden�ficação de 
problemas e erros: os padrões também facilitam a 
iden�ficação e correção de erros, pois as etapas são facilmente 
entendidas e visualizadas;
Redução de perdas de recursos e mão de obra: esses 
recursos podem ser tanto de natureza material quanto 
profissional e relacionada ao tempo de produção.
Com essas melhorias, é possível o�mizar os principais 
processos dentro dos setores da indústria.
1. Eliminar falhas
2. O�mizar os procedimentos internos
https://www.checklistfacil.com/blog/8-dicas-imperdiveis-para-aumentar-a-produtividade-da-equipe/
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
11 vantagens de implementar a padronização de processos 11
Realizando todo o trabalho de padronização de processos, é 
fácil iden�ficar um aumento considerável na qualidade do 
produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível ter um 
destaque maior no mercado em relação aos seus concorrentes 
diretos e indiretos.
A padronização de processos também é uma ó�ma estratégia 
para garan�r um aumento da qualidade com um baixo 
inves�mento.
Além disso, a empresa encanta e conquista a fidelização dos 
clientes, tornando-os propagadores da marca, que também 
impacta em ganhos rela�vos à compe��vidade.
Esse é um bene�cio de ordem qualita�va e diz respeito a como 
os recursos devem ser u�lizados para melhorar o processo 
produ�vo.Quando a padronização é aplicada, fica mais fácil entender 
onde os recursos são aplicados e de que forma eles podem ser 
u�lizados de maneira mais efe�va.
Dessa forma, um gerente tem mais autonomia e segurança 
para tomar decisões que diminuam o consumo e o desperdício 
de materiais.
Quando delegamos a uma equipe a operacionalização de um 
mesmo processo, ela pode inves�r tempo e energia no 
aperfeiçoamento das suas técnicas.
Isso significa que a empresa contará com profissionais mais 
capacitados para trabalhar em setores bem determinados.
Ao trabalhar com metodologias conhecidas por todos, é 
possível evitar o número de acidentes e tornar o ambiente de 
trabalho saudável e seguro. Consequentemente, você evita 
perdas humanas, judiciais e financeiras.
3. Melhorar a qualidade do produto edos serviços
4. U�lizar adequadamente os recursosdisponíveis
5. Beneficiar a operacionalizaçãodo processo
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https://www.checklistfacil.com/blog/8-razoes-para-manter-o-ambiente-de-trabalho-limpo-e-organizado/
https://www.checklistfacil.com/blog/8-razoes-para-manter-o-ambiente-de-trabalho-limpo-e-organizado/
5. U�lizar adequadamente os recursosdisponíveis
11 vantagens de implementar a padronização de processos12
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6. Aumentar a produ�vidade
O aumento de produ�vidade é um bene�cio direto de todos 
os outros citados anteriormente. Os recursos u�lizados 
corretamente fazem com que a produção trabalhe em 
excelentes condições.
A padronização de processos proporciona mais essa vantagem 
porque permite o monitoramento e o acompanhamento de 
tudo o que acontece.
Além disso, os funcionários têm menos dúvidas sobre suas 
funções e sabem como e quando elas devem ser realizadas, 
evitando a perda de tempo e de insumos.
7. Desenvolver a qualidade dos produtos
8. Manter o controle do processo
Toda indústria, comércio ou empresa de serviços quer oferecer 
entregas de qualidade, não é mesmo? Consumidores 
insa�sfeitos não fazem novas compras e não indicam a sua 
empresa, seja pela existência de defeitos ou porque não foram 
bem atendidos.
Em todos os casos, a padronização de processos faz com que 
as etapas de produção sejam bem definidas, ficando muito 
mais fácil acompanhar e melhorar a qualidade do que é 
oferecido ao mercado.
Nos processos de padronização, a condução das a�vidades é 
delegada às pessoas que as operam — sendo assim, cada um 
está responsável pelo que produz.
Tendo consciência dessa responsabilidade, cada pessoa tem 
maior controle sobre a qualidade das entregas.
Com esse trabalho em cima do controle geral das ações, a 
gerência tem mais tempo para administrar outros assuntos da 
gestão.
https://www.checklistfacil.com/blog/quer-aumentar-a-produtividade-das-auditorias-aposte-em-checklists/
https://www.checklistfacil.com/blog/a-importancia-das-praticas-de-gestao-de-qualidade-para-sua-empresa/
11 vantagens de implementar a padronização de processos13
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9. Reduzir custos 10. Aumentar o engajamentodos colaboradores
A diminuição de despesas é uma consequência direta da 
padronização de processos. Como as a�vidades seguem os 
mesmos parâmetros, o uso dos recursos é potencializado.
Assim, a gestão pode reduzir os preços dos produtos, atrair 
novos clientes e aumentar a lucra�vidade. A velocidade para 
diagnos�car problemas com mais facilidade também reduz 
todos os custos operacionais.
A maioria dos serviços de um empreendimento é realizada por 
seus colaboradores. Dessa maneira, é preciso treiná-los e 
passar os obje�vos da gestão.
Quando isso acontece, um gerente pode contar com uma 
equipe muito produ�va, que alcança as metas estabelecidas 
previamente.
Focar na padronização de processos mostra que a empresa se 
preocupa com todos, gerando mais confiança e credibilidade 
nos momentos em que é necessário ter pulso firme para 
tomar decisões.
11. Ter a chance de u�lizar novas tecnologias
Os avanços tecnológicos mudaram a maneira como as 
empresas se relacionam com clientes, funcionários e 
concorrentes. Desse modo, é preciso acompanhar as 
tendências do mercado e u�lizar o que há de mais moderno.
11 vantagens de implementar a padronização de processos14
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
Com isso, é possível ter mais produ�vidade e mobilidade na 
ro�na de trabalho. E para trazer ainda mais facilidades, é 
importante buscar uma solução que não necessita de acesso 
à internet, melhorando ainda mais a experiência de seus 
usuários.
Atualmente, existem várias ferramentas que o�mizam as 
a�vidades em uma gestão. Uma delas é um so�ware de 
aplicação de checklists customizáveis. Ele permite a 
compilação de dados em tempo real e ex�ngue o papel e as 
planilhas do negócio.
A solução Checklist Fácil facilita o trabalho de aplicação de checklists de controle
Recapitulando, a padronização de 
processos ins�tui vantagens em:
Eliminar falhas
O�mizar os procedimentos internos
Aumentar a produ�vidade
Manter o controle do processo
Reduzir custos
Melhorar a qualidade do produto e 
dos serviços
U�lizar adequadamente os recursos 
disponíveis
Beneficiar a operacionalização do 
processo
Desenvolver a qualidade dos 
produtos
Aumentar o engajamento dos 
colaboradores
Ter a chance de u�lizar novas 
tecnologias
https://conteudo.checklistfacil.com/solicitar-demonstracao-materiais-ricos
7 passos para
padronizar os
processos
7 passos para padronizar os processos16
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
Para entender melhor como colocar esse método em prá�ca e 
conquistar todos esses bene�cios, confira o passo a passo das 
etapas que devem ser analisadas e melhoradas para que 
ocorra a padronização dentro da organização:
1. Mapeie todos os processos
Na fase de mapeamento, os gestores devem iden�ficar os 
processos e as ro�nas de todos os setores internos, 
destacando recursos necessários, falhas e como as a�vidades 
são realizadas.
Nesse momento, todas as ro�nas ficam ní�das e é possível 
iden�ficar etapas desnecessárias ou redundantes no processo.
Depois de analisar todos os pontos, é possível iden�ficar 
eventuais falhas ou possibilidades de melhoria nas a�vidades 
dos colaboradores. Isso ajuda na criação de um plano de ação 
estratégico mais adequado para corrigir a maior quan�dade de 
erros possível, garan�ndo melhores resultados finais.
2. Implemente as mudanças
Depois de feito o mapeamento e analisados todos os pontos 
que devem ser melhorados, chegou a hora de aplicar a 
mudança na equipe.
É importante destacar que, para que a padronização de 
processos aconteça, todos os colaboradores devem estar 
engajados e cientes do mo�vo, da importância e do impacto 
dessas transformações.
Nesse processo, é muito importante envolver os 
colaboradores que trabalham diretamente nas a�vidades a 
serem padronizadas. Afinal, são eles que conhecem melhor a 
tarefa.
https://www.checklistfacil.com/blog/saiba-como-otimizar-processos-internos-com-um-software-de-checklist/
https://www.checklistfacil.com/blog/saiba-como-otimizar-processos-internos-com-um-software-de-checklist/
7 passos para padronizar os processos17
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3. Monitore constantemente
Com o processo já implementado em toda a empresa, os 
gestores devem monitorar constantemente a nova ro�na da 
equipe para iden�ficar se o plano de ação adotado foi 
realmente adequado.
Sempre é possível corrigir falhas, mesmo com o processo em 
andamento. O importante é agir rápido para que o tempo de 
execução das a�vidades não seja impactado e para que sejam 
adotadas medidas que evitem que o mesmo erro volte a 
ocorrer.
Com essa prá�ca, também é possível iden�ficar rapidamenteproblemas e soluções que antes não foram percebidos, 
assegurando um desenvolvimento interno con�nuo.
4. Alinhe as ações com osdepartamentos mais importantes
Antes de padronizar os processos da empresa, é importante 
listar o papel de cada setor nos procedimentos. Isso vai 
garan�r que cada um saiba como deve entregar cada ponto ao 
próximo setor que vai conduzir a etapa seguinte.
5. Escolha a tecnologia certa
A grande vantagem da padronização de processos hoje, em 
relação há 20 anos, é que a tecnologia evoluiu muito e pode 
tornar as a�vidades mais eficientes e mais rápidas.
Para isso, é importante conhecer as alterna�vas disponíveis no 
mercado de acordo com o seu segmento. Desde um complexo 
sistema de gestão até um so�ware de checklist aplicável ao 
segmento industrial: qualquer uma dessas ferramentas pode 
contribuir para a padronização de processos na empresa.
O importante é que não haja dúvida sobre a que setor 
pertence cada atribuição e que cada etapa seja muito bem 
documentada e registrada.
https://www.checklistfacil.com/blog/gestao-no-varejo-como-reduzir-e-resolver-problemas-a-distancia/
https://www.checklistfacil.com/blog/vale-a-pena-usar-um-software-de-checklist-na-gestao-industrial/
https://www.checklistfacil.com/blog/vale-a-pena-usar-um-software-de-checklist-na-gestao-industrial/
7 passos para padronizar os processos18
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6. Qualifique as pessoas
Durante a padronização de processos organizacionais, é 
primordial oferecer uma atenção especial às equipes. Elas 
precisam perceber que o processo também vai beneficiá-las.
Para que isso seja percebido, aposte na qualificação 
con�nuada dos �mes. Capacidades técnicas, analí�cas e 
gerenciais devem ser contempladas.
Outra área que merece um olhar cuidadoso é a de inovação. 
Não basta padronizar os processos: é preciso criar na equipe o 
hábito de perceber muitas possibilidades na mesma tarefa!
7. Crie indicadores de desempenho
Se antes da padronização de processos a sua empresa ainda 
não trabalhava com indicadores de desempenho, a par�r 
dessa implantação, essa necessidade será latente.
Os indicadores são uma forma de criar metas obje�vas para 
que a função principal da empresa seja cumprida. Para isso, é 
importante estabelecer metas alcançáveis e que realmente 
contribuam para o crescimento do negócio.
A própria padronização dos processos pode se tornar uma 
meta como concluir a padronização de todos os processos da 
empresa dentro de 12 meses. Para que essa meta seja 
alcançada, possivelmente haverá um plano de ação com 
diretrizes, cronogramas e prazos que permi�rão esse alcance.
https://www.checklistfacil.com/blog/como-obter-indicadores-de-desempenho-por-sistema-de-checklist/
https://www.checklistfacil.com/blog/8-passos-essenciais-para-criar-planos-de-acao/
Como preparar
as equipes
para essa mudança?
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Como preparar as equipes para essa mudança?
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
Após iniciar a padronização, é preciso ter uma atenção especial 
na preparação das equipes para esse novo padrão de trabalho. 
Os treinamentos são ó�mas maneiras para interiorizar o 
conhecimento e divulgar os novos critérios, mas é preciso 
estruturar muito bem esse momento.
Eles podem durar de dois a três meses, mas cada caso deve ser 
analisado com muito cuidado para que o dia a dia de trabalho 
não seja totalmente prejudicado. Por isso, foque em ações por 
etapas:
 Divida a equipe em áreas de atuação e facilite o 
processo de aprendizagem;
 Deixe bem claro que a ajuda de todos é 
imprescindível; 
 Use uma linguagem bem clara e compreensível por 
todos;
 Não hesite em solucionar dúvidas e resolver 
qualquer problema ou incerteza;
 Crie guias e documentos para orientar e assegurar o 
andamento das funções. 
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https://www.checklistfacil.com/blog/como-descobrir-quando-e-hora-de-um-treinamento-de-reciclagem/?utm_source=blog&utm_campaign=rc_blogpost
Conclusão
Conclusão
E-book | Padronização de processo: conheça os benefícios e o passo a passo para implementar
Esperamos que esse ebook tenha ajudado você a entender que 
sim, a padronização de processos é essencial, principalmente 
dentro das indústrias, onde existem diversos processos 
acontecendo ao mesmo tempo.
Em resumo, você precisa focar em 5 ações básicas para ter de 
fato um processo de padronização bem estabelecido:
1. Tenha processos bem definidos;
2. Foque nos treinamentos;
3. Estabeleça a nova cultura em toda a empresa;
4. Acompanhe o desenvolvimento das a�vidades;
5. Use a solução certa para apoiar todo o projeto.
E não se esqueça de usar ferramentas modernas e com 
credibilidade no mercado, como um so�ware de checklists 
customizáveis.
Ele possibilita a criação de padrões e critérios a serem seguidos 
por toda a equipe e pode ser u�lizado em várias empresas.
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