A_Comunicacao_Organizacional

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1. A Comunicação Organizacional 
 
A Comunicação Organizacional é uma modalidade da comunicação integrada e é a 
responsável pela construção da identidade e imagem organizacional. Enfatiza também 
aspectos relacionados com a missão, visão, valores e filosofia da organização, 
contribuindo para um desenvolvimento mais eficaz dos atributos do sistema 
organizacional. Relacionada com os aspectos corporativos, a comunicação institucional 
visa conquistar a simpatia, confiança, e construir uma identidade/imagem com 
credibilidade e influência na sociedade. 
 
A Comunicação constitui uma ferramenta cada vez mais importante para as 
organizações. Nos últimos anos, tem sido uma área em desenvolvimento, devido ao 
reconhecimento da sua importância como fator essencial para o incentivo e 
motivação dos colaboradores. A forma como estes percebem e se sentem 
relativamente à organização, desempenha um papel muito importante no clima 
motivacional, onde uma comunicação eficaz é uma das ferramentas de que a gestão 
dispõe. A comunicação deve ser entendida como um meio fundamental para alcançar 
o bom ambiente interno e motivacional dos colaboradores e consequentemente 
atingir o sucesso da instituição. 
 
A Comunicação Interna (CI) tornou-se numa ferramenta estratégica para as 
organizações e instituições contemporâneas ao perceberem que é necessária a 
participação e a contribuição dos seus colaboradores. São eles hoje fundamentais na 
formação da imagem da instituição em que trabalham. Para realizar as suas funções 
com eficácia e atender aos anseios dos seus clientes e demais públicos é necessário 
que os mesmos estejam bem informados sobre os aspectos relevantes da instituição 
da qual fazem parte. Se o objectivo da comunicação interna é precisamente o de 
informar, motivar e integrar os colaboradores, ela transforma-se de forma 
inequívoca, num valor acrescentado que produz benefícios. Um dos aspectos mais 
importantes da comunicação interna é a criação de laços racionais e emocionais que 
vinculem o colaborador à organização. Importante nesta dinâmica, a criação e 
implementação de estratégias globais de CI como um todo e que passam pela 
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utilização de diferentes canais, instrumentos e formas de comunicar. Quando assim 
acontece, temos a melhor estratégia. 
 
A Comunicação Externa (CE) é essencial para a organização e tem como objetivo 
promover e divulgar a imagem da instituição. É através dela que se tem o pulsar do 
mercado, que se percebe o feed-back dos serviços prestados e se analisa o ambiente 
externo, na multiplicidade das suas ameaças e oportunidades para a organização. 
 
Uma boa política de CE está entre as ferramentas mais indicadas para estreitar as 
relações entre a instituição, os parceiros e a sociedade em geral. Contribui para a 
eficácia organizacional e corporativa quando concilia os objetivos da instituição com as 
expectativas dos seus públicos estratégicos. 
A comunicação externa contempla as ações desenvolvidas por uma organização no 
sentido de reforçar a imagem dos seus produtos e serviços. 
 
 
2. Plano de Comunicação e objetivos da comunicação interna e externa 
 
A finalidade do plano de comunicação é o de fornecer acções para a comunicação 
institucional, interna e externa, durante a sua elaboração e acompanhamento nas suas 
diferentes tarefas, num claro intuito de melhoria constante e dinâmica de ajuste à 
realidade de forma contínua. 
 
2.1. Objetivos da Comunicação Interna 
 
 Sensibilizar os trabalhadores para as ações da organização; 
 Responder às necessidades de informação das pessoas; 
 Explicar a organização; 
 Consolidar uma identidade e cultura comum; 
 Colaborar com a hierarquia na informação descendente e ascendente; 
 Informar os trabalhadores primeiro do que o exterior; 
 Ajudar os responsáveis a dinamizar as respetivas equipas; 
 Construir um espírito de equipa, reforçar a coesão; 
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 Preparar os trabalhadores para as mudanças na organização; 
 Mobilizar as energias do pessoal, dinamizar; 
 Criar um clima de confiança; 
 Situar a contribuição individual no funcionamento organizacional; 
 Reforçar a consideração e o respeito mútuos; 
 Promover a adesão dos trabalhadores à missão da organização; 
 Proporcionar o adequado enquadramento à expressão individual. 
 
2.2. Objetivos da Comunicação Externa 
 
 Comunicar a identidade institucional – a marca, a missão e os valores da 
organização; 
 Criar valor para a marca - desenvolver a imagem institucional; 
 Criar notoriedade institucional a nível nacional e internacional; 
 Estabelecer um relacionamento de proximidade e de confiança com os clientes; 
 Captar novos públicos; 
 Fidelizar clientes; 
 Promover uma comunicação coerente com os diversos públicos; 
 Desenvolver processos de comunicação com os órgãos de comunicação social; 
 Estabelecer um diálogo estruturado e estratégico com os parceiros; 
 
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Fontes e alvos de comunicação interna 
 
A identificação dos alvos da comunicação é essencial para o sucesso de qualquer plano 
de comunicação. Quando se transmite uma mensagem é fundamental definir a quem 
se dirige e adaptar a mensagem em conformidade com os públicos-alvo. 
Ao avaliarem-se as diferenças de conteúdos, enfoque, periodicidade e, linguagem 
exigida para cada um dos públicos-alvo, fica clara a necessidade de suportes de 
comunicação distintos para cada um deles. 
Fluxo de informação Descendente: 
A informação flui de cima para baixo, dos níveis superiores hierárquicos até aos 
colaboradores. Tem a finalidade de informar, divulgar, dirigir, dar procedimentos e 
diretrizes. 
 
Fluxo de informação Ascendente: 
A informação flui de baixo para cima, dos colaboradores para os superiores 
hierárquicos. Tem como objetivo obter esclarecimentos, fazer propostas, sugestões 
e/ou solicitações. 
 
Fluxo de informação Horizontal: 
A informação flui entre membros do mesmo nível hierárquico. Este tipo de 
comunicação apresenta três funções principais: a coordenação do trabalho; a partilha 
de informações; e a resolução de problemas interdepartamentais. 
 
Fluxo de informação Diagonal 
A informação flui entre uma chefia funcional e elementos de um grupo de trabalho. 
Visa o fluxo de informação entre especialistas de diferentes áreas funcionais em 
diferentes níveis de gestão. 
 
O quadro que se segue permite visualizar os fluxos de informação existentes na 
Universidade Aberta, no sentido descendente, ascendente, horizontal e diagonal, 
sendo considerados os seguintes Públicos-Alvo: 
 
 Reitoria 
 Equipa Reitoral- Vice-Reitores e Pró-Reitores 
 Administrador 
 Diretores de Unidades – Instituto Coordenador de Investigação, 
Departamentos, 
 Dirigentes Intermédios – Diretor de Serviços e Coordenadores 
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 Docentes 
 Colaboradores 
 
 
QUADRO DE FLUXOS DE INFORMAÇÃO NA UAb 
 
Fluxo de 
informação 
Fonte Alvos 
DESCENDENTE 
 
Reitoria 
Equipa Reitoral; 
Diretores de Unidades; 
Dirigentes Intermédios; 
Colaboradores; 
Docentes. 
Equipa Reitoral: vice-
reitores e pró-reitores 
Dirigentes Intermédios; 
Colaboradores; 
Docentes. 
Administrador 
Dirigentes Intermédios; 
Colaboradores. 
Diretores de Unidades 
Colaboradores; 
Docentes. 
Dirigentes Intermédios Colaboradores. 
ASCENDENTE 
 
Administrador 
Equipa Reitoral; 
Reitoria. 
Docentes 
Diretores de Unidades; 
Equipa Reitoral; 
Reitoria. 
Diretores de Unidades 
Equipa Reitoral; 
Reitoria. 
Colaboradores 
Dirigentes Intermédios; 
Diretores de Unidades; 
Equipa Reitoral. 
HORIZONTAL 
 
Dirigentes Intermédios Dirigentes Intermédios. 
Diretores de Unidades Diretores de Unidades. 
Docentes Docentes. 
Colaboradores Colaboradores. 
DIAGONAL Administrador 
Dirigentes 
Intermédios;Colaboradores. 
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Fluxo de 
informação 
Fonte Alvos 
 Dirigentes Intermédios Colaboradores. 
Diretores de Unidades Docentes. 
Colaboradores Dirigentes Intermédios. 
Docentes Diretores de Unidades. 
 
 
DEFINIÇÃODE CONTEÚDOS DA COMUNICAÇÃO INTERNA 
 
 
Os conteúdos da comunicação interna estão diretamente relacionados com as 
mensagens, representações e imagens que se pretendem difundir bem como os 
comportamentos que se pretendem incutir. 
 
Assim, para a comunicação interna, podemos definir grandes linhas de orientação que 
designamos como conteúdos de comunicação interna, distribuídos por ações a 
desenvolver 
 
1. CRIAR UM FLUXO NA COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL 
Fornecer permanentemente informação aos colaboradores sobre todas as ações e 
elementos institucionais, respondendo às suas necessidades e permitindo-lhes 
contribuir para uma melhoria da comunicação institucional 
 
2. PROMOÇÃO DO ENVOLVIMENTO INDIVIDUAL E COLETIVO 
Sensibilizar as chefias para o envolvimento dos colaboradores nos processos de 
tomada de decisão sempre que estes, pela sua experiência funcional e/ou 
conhecimento, possam contribuir para soluções eficazes. 
 
3. UNIFORMIZAÇÃO E CUMPRIMENTO DE PROCEDIMENTOS 
Criar mecanismos para a uniformização dos procedimentos internos. Zelar pelo 
cumprimento de normas, regulamentos e procedimentos internos. 
 
4. FORTALECIMENTO DA CULTURA ORGANIZACIONAL 
Contribuir para a criação de uma identidade institucional única, bem como para o 
fortalecimento e disseminação da cultura organizacional. 
 
5. REFORÇO DO ESPIRITO DE EQUIPA 
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Ajudar a reforçar o espírito de equipa e a coesão, promovendo as atividades de grupo. 
 
6. PROMOÇÃO DA EXPRESSÃO INDIVIDUAL 
Garantir meios que permitam a expressão individual 
 
7. PREPARAÇÃO DA MUDANÇA 
Facilitar a compreensão e implementação dos processos de mudança. 
 
 
 
DEFINIÇÃO DE CONTEÚDOS DA COMUNICAÇÃO EXTERNA 
 
A comunicação externa que decorre da eficácia da boa comunicação interna, tem 
como principal objetivo promover e divulgar a imagem da instituição. O público-alvo é 
sobretudo o público externo da organização com o qual se pretende estreitar relações. 
As ações de comunicação estão direcionadas para os parceiros estratégicos, a 
comunicação social, as organizações internacionais e a sociedade em geral. 
 
1. Seminários 
2. Workshops 
3. Road-shows 
4. Informação eletrónica (mail, newsletter) 
5. Caixa de sugestões eletrónica 
6. Feiras 
7. Imprensa escrita nacional, regional e local 
8. Site e/ou portal 
9. Conferências de imprensa 
10. Filmes e clips de divulgação 
11. Spots publicitários 
12. Entrevistas públicas 
 
 
Virgínia Zaidam 
dezembro de 2013